Sluttrapport Prosjekt «opprettelse av boligtjeneste» 31.10.2014 Stjørdal kommune Sætnan Anne-Lise Tiller Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 1
Innledning: Stjørdal kommune har gjennomført et 2-årig prosjekt «opprettelse av boligtjeneste» fra 2012 2014. Prosjektet kom i gang som følge av arbeidet med Boligsosial handlingsplan 2011-2015, og tiltaket var som følger: Det foreslås følgende organisering av det boligsosiale arbeidet i kommunen: Det opprettes en boligtjeneste direkte underlagt Rådmannen. Boligtjenesten opprettes som et prosjekt på 2 år med egen prosjektleder/gruppe. Denne skal utrede og utprøve boligtjenestens innhold og ressursbruk. Intensjonen er at boligtjenesten bygges opp over tid, innenfor prosjektperioden. Det foreslås også at deler av boligtjenesten blir bygd opp i forhold til prosjektorganisering hvor det bestilles tjenester både i fra Etat Omsorg og Etat Teknisk drift etter behov. Endelig forslag til organisering blir lagt fram etter evaluering av prosjektet. I slutten av 2009 fikk kommunen tilbud om å delta i Husbankens kompetanseutviklingsprogrammet «Boligsosialt arbeid og planlegging» og programmet ble gjennomført i regi av Møreforskning AS, avd. Volda og Husbanken region Midt-Norge. Det var under dette arbeidet det ble sett behov for og samforvalte boligrelaterte oppgaver i en tjeneste som en styrking av boligsosialt arbeid i kommunen. Stjørdal kommune fikk tilsagn om kr. 600.000,- i kompetansetilskudd fra Husbanken. Tilskuddet gikk til å dekke prosjektlederstilling for det første året med mål om kunnskaps- og metodeutvikling. Det ble fra oppstart ansatt prosjektleder i 100% stilling i et 2 års engasjement og Etat Omsorg bidro med prosjektmedarbeider i 50% stilling i hele perioden. Det ble opprettet en prosjektgruppe med bidrag fra Flyktningetjenesten, Etatsadministrasjon Omsorg, forvaltningskontor, Enhet Eiendom, bolig- og tomteutvikling og NAVsosialtjenesten. Rapporten vil kort beskrive hva prosjektet har gjennomført av aktiviteter i perioden september 2012 til september 2014, og hva status var ved prosjektets slutt. Vedlagt følger «Prosjektplan» undertegnet av Rådmann 14.01.13. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 2
Mål for prosjektet Overordnet målsetning: 1. Styrke og samordne/koordinere det boligsosiale arbeidet i kommunen. 2. Tettere samarbeid med ledelse både administrativt og politisk. 3. Boligsosialt arbeid og planlegging skal være et satsningsområde. Målet for prosjektet er å kartlegge og avdekke forbedringsområder innenfor det boligsosiale arbeidet i kommunen. Utvikle ny metodikk for å forbedre oppgaver som nevnt nedenfor i pkt. 1-10. Videre er målet og samforvalte boligrelaterte oppgaver i en tjeneste som en styrking av boligsosialt arbeid. Det skal også sees på ressursbehovet. Kommunen er i sterk vekst og vi må videreutvikle gode systemer for å imøtekomme de utfordringer som innbefattes i boligsosialt arbeid fremover. Metodikken skal også gi politisk og administrativ ledelse et bedre beslutningsgrunnlag i boligsosiale oppgaver. I tillegg til dette utformet prosjektgruppa 10 oppgaver som skulle gjennomføres i prosjektperioden: 1. Status vedrørende boligsosial handlingsplan. Tiltak under pkt. 1.1 Vedtatte og andre tiltak som er utført/avsluttet. 2. Kartlegging/vurdering av den kommunale boligmassen, skal gjennomføres i starten av prosjektet. Jfr. BSHP pkt. 3 i konkrete tiltak. 3. Videre satsing på Husbankens virkemidler, som gir positive ringvirkninger for kommunen, og ikke minst for den det gjelder. 4. Bestiller utfører modell må forbedres. Bedre og klarere rutiner, ansvarsdeling og innføre retningslinjer for tildeling av kommunal bolig. Jfr. BSHP pkt. 6 i konkrete tiltak. 5. Økt gjennomstrømning i kommunale og innleide boliger. Legge til rette for boligkarriere for den enkelte fra leie til eie. 6. Booppfølging må styrkes. Oppfølging i bolig for den enkelte som har behov for bistand til å mestre bo- og livssituasjon. Jfr. BSHP pkt. 2 i konkrete tiltak. 7. Redusere husleierestanser og tvangsutkastelser. Bedre rutiner og organisering av arbeidet. 8. Vurdere om kommunen skal opprette en ny funksjon boveileder/boligguide. Jfr. BSHP pkt. 5 i konkrete tiltak. 9. Kommunen må vurdere behov og tiltak for å øke tilgangen på boliger. 10. Gjennomføre en brukerundersøkelse blant både boligsøkere og leietakere om deres oppfatning av, og forventninger til kommunal bistand i boligspørsmål. Jfr. BSHP pkt. 4 i konkrete tiltak. En slik undersøkelse er arbeidskrevende og prioriteres ikke i første del av prosjektet. Kommunen må kjøpe denne tjenesten, og det er kommet forslag på Bedrekommune.no. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 3
Hva har vi gjort Innhold i boligtjenesten, ressursbruk og organisering: Hovedoppgaven til prosjektgruppa var å utrede boligtjenestens innhold, ressursbruk og hvor den skal organiseres i kommunen. Vi så at det måtte samhandles om boligsosiale utfordringer på to nivå, både systemnivå og individnivå. Dette for å sikre helhetstenkingen for det det boligsosiale arbeidet. Prosjektgruppa utarbeidet et dokument med forslag til både innhold, ressursbruk og organisering som følger vedlagt. Dette dokumentet ble oversendt styringsgruppa (rådmannens ledergruppe) for behandling. Styringsgruppa godkjenner forslag til innhold og ressursbruk. Når det gjelder organisering av boligtjenesten ble det besluttet at den legges under Etat Omsorg. I en oppstartsfase skal boligtjenesten bestå av 4,4 stillinger med leder/koordinator, saksbehandler for startlån og tilskudd, saksbehandler for bostøtte og 2 boligrådgivere (tildeling av kommunale utleieboliger og boligrådgivning/veiledning). Se eget dokument datert 09.01.14. Styringsgruppa besluttet at en boligtjeneste skal opprettes. På grunn av presset økonomi og innsparinger i kommunebudsjett var dette ikke mulig i 2014. Det er lagt inn behov for ressurser i Økonomiplan 2015. Fra 1.september 2014 ble det opprettet en ny stilling som boligkoordinator, som et ledd i oppbygging av boligtjenesten. Stillingen overføres til Etat Omsorg fra 01.01.15. Delprosjekt Kartlegging/Vurdering av den kommunale boligmassen. I forbindelse med prosjekt «opprettelse av boligtjeneste», så vi det som en nødvendighet å igangsette tiltak nr. 3, Kartlegging/vurdering av den kommunale boligmassen, jfr. Boligsosial handlingsplan 2011 2015. Det å få en god oversikt over bestående boligmasse, utviklings potensiale og begrensninger, er viktig for det boligsosiale arbeidet fremover. Har vi nok boliger? Har vi for lite boliger? Er boligene hensiktsmessige i forhold til dagens behov og behovet i planperioden? Har vi tilstrekkelig omløp i bestående boligmasse? Dette er noen av de spørsmål vi har stilt oss. Tiltaket er som følger: Det må gjennomføres en kartlegging/vurdering av den kommunale boligmassen. Det er behov for en oversikt over dagens boligmasse, og om dagens sammensetning er hensiktsmessig i forhold til dagens behov og behov i planperioden 2011 2015. I denne forbindelse vil kommunale utleieboliger (trygdeboliger) og kommunale gjennomgangsboliger bli vurdert sammen, benevnt kommunale utleieboliger. Det foreslås at de kommunale utleieboligene skilles med tidsbegrenset og tidsubegrenset leieperiode. Rapporten er nesten ferdig. Mangler siste finpuss og godkjenning. Den skal legges frem for politisk behandling og er også et viktig ledd for målsetninger i boligsosialt utviklingsprogram 2013 2016. Årsak til manglende sluttstillelse er ressursmangel/omprioritering av oppgaver etter prosjektets slutt. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 4
Delprosjekt Husleierestanser. Delprosjekt Husleierestanser kom i gang som følge av prosjekt «Opprettelse av boligtjeneste». I prosjektplan for prosjektet «opprettelse av boligtjeneste, er det under pkt. 1.4 oppgaver i prosjektet, nr. 7, nedfelt mål om å redusere husleierestanser og tvangsutkastelser. Bedre rutiner og organisering av arbeidet. Målsetting: Redusere husleierestanser og lavest mulig tvangsutkastelser fra kommunale utleieboliger. Tiltak: Utarbeide metodikk, rutiner og organisering av arbeidet rundt leietakere i kommunale utleieboliger som misligholder husleiebetaling. Tettere og forpliktende samarbeid innad i kommunen og NAV. Rapporten er ferdig og skal presenteres for styringsgruppa og legges frem for politisk behandling. Rapporten inneholder forbedringsområder og tiltak for å redusere husleierestanser og at kommunen skal ha lavest mulig tvangsutkastelser fra kommunale utleieboliger. Delprosjekt «selvstendig boligkarriere for flyktninger». Målsettingen med dette prosjektet var å sammenfatte og systematisere arbeidet med boligfremskaffelse og boligkarriere for flyktninger i alle faser av integreringsløpet, på tvers av etatsgrensene og med aktiv bruk av Husbankens virkemidler, for derigjennom å sikre en forutsigbar tilgang på første og andregangs utleiebolig eller innpass på eiermarkedet. Kommunen fikk innvilget kompetansetilskudd kr. 100.000,- til dette prosjektet. Prosjektet ble avsluttet og rapportert i november 2013. Metoder og erfaringer er tatt med inn i ordinær drift. Delprosjekt Økonomiske virkemidler. Vi hadde som målsetting å videreutvikle metode for målrettet og effektiv bruk av husbankens virkemidler, og utarbeide nye retningslinjer. Herunder tettere samarbeid med NAV. Arbeidet med å revidere bestående retningslinjer for startlån ble i tidlig fase av prosjektet påbegynt. Deretter ble arbeidet lagt på is i påvente av ny forskrift om startlån. Vi har nå under vurdering om kommunen skal lage egne retningslinjer eller kun benytte ny forskrift og veileder for startlån. Dette arbeidet vil bli videreført fremover. Det er utarbeidet gode rutiner og samhandling over flere år og kommunen har tilpasset seg ny forskrift om startlån. Det er spesielt utviklet et godt samarbeid med Flyktningetjenesten og NAV- sosialtjenesten. Arbeidsmetodene fører til vellykkede etableringer i egen bolig og skaper gjennomstrømming i de kommunale utleieboligene. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 5
Husbankens virkemidler er også nært knyttet til prosjektet «bærekraftige barnefamilier» i regi av NAV-sosialtjenesten. Retningslinjer for tildeling av kommunal utleiebolig. I kartleggingsfasen ble det registrert at kommunen ikke hadde egne retningslinjer for tildeling av kommunal utleiebolig. Søknadene ble behandlet ut fra skjønnsmessige vurderinger og opparbeidet praksis og rutiner. Dette anså vi som uheldig og det ble utarbeidet forslag til nye retningslinjer. I dette arbeidet ble kommunens jurister trukket inn i arbeidet og det var til stor nytte i arbeidet. Forslag til retningslinjer ble godkjent i kommunestyret i april 2014 og tatt i bruk. Revidering av delegeringsreglement I målsetninger for programperioden (boligsosialt utviklingsprogram 2013-2016) har vi satt som mål å øke fleksibiliteten i forhold til kommunens boligmasse. Det foreslås at Rådmannen gis fullmakt til kjøp og salg av boliger innenfor investeringsrammen. Også sett i sammenheng med leie for eie prosjekt. Det er videre foreslått å øke investeringsrammen for boliger til vanskeligstilte fra 10 millioner til 20 millioner. kommunestyret har vedtatt at rådmannen gis myndighet til å foreta erverv, salg og makeskifte for verdi inntil kr. 5.000.000,-. Forslag om økt investeringsramme for boliger til vanskeligstilte ligger til behandling i Økonomiplanarbeidet som skal vedtas på slutten av året. Begrepsendringer Benevnelse på kommunale boliger. Som en oppfølging av tiltak i boligsosial handlingsplan så vi behovet for å rydde i begrepsbruken på kommunale boliger. Våre boliger hadde betegnelsen gjennomgangsbolig og trygdeboliger og vi anså dette som lite hensiktsmessig. Derfor ble det utarbeidet et forslag om at begge disse begrepene utgår, og erstattes med kommunal utleiebolig. Kommunens strategi skal som hovedregel være å innvilge tidsbestemte leiekontrakter jfr. Husleieloven, og da vil begrepet kommunal utleiebolig forbedre arbeidet. Formannskapet vedtok begrepsendringene i februar 2014. Kommunale boliger benevnes nå som omsorgsboliger, institusjonsplass og kommunal utleiebolig. Målsetninger for programperioden Boligsosialt utviklingsprogram 2013 2016. Under prosjektperioden inngår Stjørdal kommune og Husbanken en ny samarbeidsavtale for 2013-2016, og kommunen blir deltaker i Husbankens boligsosial utviklingsprogram 2013- Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 6
2016. Det er utarbeidet målsetninger for programperioden og handlingsplan for 2014. Dette arbeidet har bidratt til å tydeliggjøre våre utfordringer, boligbehov og behov for systematisering av arbeidet. Kommunestyret vedtok målsetninger for programperioden desember 2013. Handlingsplan ble godkjent av rådmann. Som eksempler på resultat av målsetning om tilpasning av 2 boliger for storfamilier i 2014, har kommunen utbedret og bygd om en kommunal utleiebolig og igangsatt bygging av ny kommunal utleiebolig. Sistnevnte med tilskudd til utleiebolig fra Husbanken. Småhusprosjekt Prosjektgruppa har sendt inn innspill til økonomiplan arbeidet for 2014, for konkrete boligbehov. Vi foreslo bygging av inntil 5 småhus (hardbrukshus). Hvorav den ene boligen bygges som 2 hybler som midlertidig botilbud. Primært skal boligene benyttes til bosetting av rusmisbrukere. Da hovedsakelig for den gruppen rusmisbrukere som ikke er klare for rehabilitering og som skaper utfordringer for kommune å ha i en ordinær kommunal utleiebolig. Det er behov for tomteareal noe skjermet i forhold til naboskap, men samtidig ikke for avsides. Komite Levekår vedtar Rådmannens forslag om å starte utredning av behov for boliger innenfor målgruppen. Dette kan skje gjennom etablering av en arbeidsgruppe med representanter fra ulike kommunale instanser, samt i samarbeid med spesialisthelsetjenesten. Det skal også utredes muligheten for å etablere et samarbeid om en felles løsning for kommunene i Værnesregionen. Studietur til Drammen kommune I september 2013 dro prosjektgruppa på studietur til Drammen med mål om kunnskapspåfyll og erfaringsutveksling. I tillegg har vi i tidlig fase av prosjektet besøkt Malvik kommune, Verdal kommune og Steinkjer kommune. Disse turene har gitt oss mye faglig påfyll og vi har tatt med oss metoder, praksiser og rutiner som vi kan dra nytte av i vårt videre arbeid. Det er viktig å se til andre kommuner og dra veksler av mye godt boligsosialt arbeid og få inspirasjon. Foredrag fra Verdal kommune v/leder i boligkontoret I mai 2013 leide vi inn leder ved boligkontoret i Verdal kommune. Da ble alle som hadde en relasjon til det boligsosiale arbeidet invitert. Målet med dagen var at flest mulig skulle høre en suksesshistorie, og inspirasjon til å jobbe mer målrettet med det boligsosiale arbeidet. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 7
Resultat Bidrag til å løfte det boligsosiale arbeidet i kommunen, og få ansatte til å føle tilhørighet til fagfeltet. Faglig godt innspill i prosjektperioden. Søknad om prosjektmidler hos Fylkesmannen avslag. I 2014 søkte kommunen om tilskudd til oppstart av boligtjenesten, men fikk avslag. Metode kartlegging av leietakere i kommunal utleiebolig Under prosjektperioden har vi avdekket at vi har et forbedrings potensiale for å øke gjennomstrømming i de kommunale utleieboligene. Berørte parter som NAV-sosialtjenesten, Flyktningetjenesten, Forvaltningskontoret og ansvarlig for Husbankens virkemidler har en bestående praksis med møter 2.hver måned for oppfølging av kommunale leietakere som kan være aktuelle for boligkjøp. Kommunen har fått etablert mange kommunale leietakere med denne praksisen, men vi ser at her er det et stort potensiale. Prosjektgruppa har derfor lansert opprettelse av en stilling «boligrådgiver», som skal ha som oppgave og aktivt bistå kommunale leietakere over i egen bolig. Være et bindeledd ved behov for bistand fra andre i hjelpeapparatet. Bistå ved visninger, kontraktsinngåelser, overtakelser osv. Kommunen hadde ikke tilstrekkelige ressurser til å opprette en slik stilling i 2014. Foreslått stilling «boligrådgiver» er en del av den nye metoden vi ønsker å innføre. Det er utarbeidet maler for å skape bedre oversikt over den enkelte leietaker i forhold til bla. botid, husstandens størrelse, bistandsbehov/gjeld, inntektsgrunnlag osv. Det er også påstartet et arbeid med «boligmappe» som skal leveres ut ved innflytting i kommunal utleiebolig. Matriseorganisasjonskart På oppdrag fra etatsjef i Etat Teknisk etat og Etat Omsorg utarbeidet prosjektgruppa et matriseorganisasjonskart. Kartet viser boligtjenestens plassering i organisasjonen og viser en oversikt over hvem boligtjenesten trenger bistand fra/samarbeid med. Matrisekartet skal benyttes som et ledd i introduksjonen av en ny boligtjeneste i kommunen. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 8
Oppsummering Prosjektgruppa har bestått av 7 medlemmer, tverrfaglig sammensatt. Kun prosjektleder og prosjektmedarbeider har vært frikjøpt til å jobbe med prosjektet i hhv. hel og halv stilling. Øvrige deltakere har bistått prosjektet i tillegg til sin ordinære stilling. Det er gjennomført 30 arbeidsmøter og prosjektleder har hatt møter med styringsgruppa ved behov. Prosjektet er ferdig utredet og innhold og ressursbruk er beskrevet, jfr. dokument datert 09.01.14. Boligtjenesten skal videreutvikles over tid og en ressursbruk på 4,4 stilling anses som en god start. Vi har også brukt en del tid på å utrede boligtjenestens plassering i organisasjonen og har valgt å plassere den i Etat Omsorg. Det gir en god forankring mot det sosialfaglige feltet og vil være en forsterkning av boligarbeidet i etaten. Kommunen greide ikke å opprette en boligtjeneste ved prosjektets slutt, slik som forutsatt. Derimot har ledelsen bestemt at en boligtjeneste skal opprettes, og som første ledd i dette arbeidet er det fra 1.september i år opprettet en stilling som boligkoordinator. Prosjektet hadde også som mål å utprøve boligtjenesten i prosjektperioden. Pga. ressursmangel ble dette vanskelig å gjennomføre i sin helhet. Det er derimot prøvd ut deler som bl.a. prosjekt «selvstendig boligkarriere for flyktninger», arbeidet i boligsosialt utviklingsprogram med bl.a. vedtatte målsetninger, handlingsplan og oppfølging av dette, innført retningslinjer for tildeling av kommunal utleiebolig, innspill til økonomiplan-arbeid og konkrete boligprosjekt for å nevne noe. Alt i alt har prosjektet vært positivt for kommunen og bidratt til å løfte det boligsosiale arbeidet i kommunen på politisk og administrativt nivå. Arbeid som ikke er avsluttet vil bli tatt med inn i ordinær drift og videreført. Vedlegg: 1. Prosjektplan datert 14.01.13. 2. Dokument innhold, ressursbruk og organisering datert 09.01.14 3. Utkast til rapport Kartlegging/Vurdering av den kommunale boligmassen. 4. Utkast til rapport Husleierestanser. 5. Retningslinjer for tildeling av kommunal utleiebolig. Prosjekt opprettelse av boligtjeneste - sluttrapport Side 9