Dato 05.12..2016 Rev.nr 1 ArkivsakID Godkjent dato: Av Sign.: Utarbeidet av Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland. Dokumenthistorikk Side 1 av 5 VIRKSOMHETSPLAN FOR TILSYNKONTORET I GRENLAND 2017. 1 Overordnet mål... 1 2 Varighet... 1 3 Organisering, rutiner og samarbeid... 1 4 Finansiering... 2 5 Definisjoner... 2 6 Innsatsområder former for tilsyn og utvalgskriterier... 3 7 Beskrivelse/fremgangsmåte... 3 7.1 Aksjonstilsyn... 3 7.2 Tilsyn i saksbehandlingen... 3 7.3 Tematilsyn... 4 7.4 Revisjonstilsyn, dokumenttilsyn og inspeksjonstilsyn... 4 8 Rapportering... 4 9 Kommunikasjon/ informasjon... 3 10 Referanser og vedlegg... 4 11 Virksomhetsplan 2017 5 1 Overordnet mål Målet er å sikre god kvalitet på byggetiltak i Kragerø, Bamble, Porsgrunn, Skien, Siljan og Drangedal kommune, og påse at tiltak i kommunen oppføres i god kvalitet i samsvar med plan- og bygningsloven.. 2 Varighet Virksomhetsplanen for tilsyn skal revideres en gang pr. år. 3 Organisering, rutiner og samarbeid Tilsynskontoret i Grenland skal utføre sin virksomhet i.h.h.t. inngått samarbeidsavtale mellom de deltakende kommunene. Dette dokumentet gjelder for Tilsynskontoret i Grenland med tjenestested Byutvikling i Porsgrunn. 1
Den enkelte kommune har ansvar for tilsyn med byggeaktiviteten. De enkelte kommunen har fast tilsynskontakt med Tilsynskontoret i Grenland og skal være proaktive for å bidra til tilsynsaktivitetene. Ansvar for koordineringen ligger hos tilsynskontoret. Tilsynskontoret skal planlegge og gjennomføre tilsyn for Grenlandskommunene i henhold til denne strategien, jfr. Temaveiledning for tilsyn, HO-2/2012. Tilsynsgruppen skal ha 4 stk. møter i 2017. Tildelt tilsynstid for hver kommune fordeles ut ifra en total timepott på 1750 timer (årsverk eksklusiv 5 uker ferie jf. SSBs tall), og i h.h.t. fordelingsnøkkelen/samarbeidsavtalen. Det vil likevel være en variasjon fra år til år i forhold til behov for tilsyn i de enkelte kommunene, slik at ressursbruken tilpasses de enkelte kommunenes respektive behov. Dette er også hensiktsmessig siden aktørene opererer over kommunegrensene i Grenland, og gjennomførte tilsyn vil være av felles interesse. Timepotten fordeles slik: Kommune Tildelt tilsynstid Evt merknader Skien kommune 44 % 770 Porsgrunn kommune 29 % 507,5 Bamble kommune 12 % 210 Kragerø 9 % 157,5 Drangedal kommune 4 % 70 Siljan kommune 2 % 35 4 Finansiering Tilsyn skal finansieres i.h.h.t.fordelingsnøkkelen. 5 Definisjoner Tilsyn Med tilsyn menes all form for ressursbruk på tjenestestedet ut over ordinær byggesaksbehandling (i søknadspliktige saker). Virksomhetsplan Samling av ett eller flere tilsyn som er planlagt for en bestemt tidsperiode og rettet mot en spesiell hensikt. Tilsynsplan Beskrivelse av aktivitetene og ordningene for ett tilsyn. Avvik Mangel på oppfyllelse av krav. 2
Funn Resultater fra bedømmelsen av innsamlede bevis mot kriterier for tilsyn. Bevis Registreringer, angivelse av faktiske forhold eller annen informasjon som er relevant for kriteriene for tilsynet, og som kan verifiseres. Kriterier for tilsyn Samling av krav. For tilsyn med byggesaker er det vanligvis plan- og bygningslovgivningen, kommunale krav og krav i byggesakene som tilsynet omfatter. 6 Innsatsområder former for tilsyn og utvalgskriterier For hvert år kan det velges ut særskilte innsatsområder. I 2017 er det lovpålagte tilsyns områder. 7 Beskrivelse/fremgangsmåte Det bør gjennomføres tilsyn tidlig i prosessen i byggeprosjekter. Da etableres dialog med foretak med grunnlag i gjennomføringsplanen. Flere tilsyn kan gjennomføres senere i prosjektperioden. 7.1 Aksjonstilsyn Det bør etableres i løpet av 2017 en aksjonsbasert tilsynsform. Tilsynskontoret utarbeider tilsynsrapporter, virksomhetsplan og årsrapport. 7.2 Tidsplan (Prosessen ved tilsyn) Tilsynet vil variere fra den enkleste dokumentgjennomgåelse til en omfattende kvalitetsrevisjon. Uansett omfang av tilsynsprosessen, bør tilsynet omfatte følgende trinn: Tilsynsprosessen 1.trinn 2.trinn 3.trinn 4.trinn Varslingsperiode. Møte med kommunen. Innsendte dokumentasjon fra Avklaring av fakta fra foretak, fremskaffelse av dokumentasjon/bevis. Evt befaring. Oppsummering, eventuelt møter/gjennomgang med berørte parter. Utarbeidelse av rapport. Eventuelt oppfølging av merknader til rapport. kommunen. Varighet (tid) Varighet (tid) Varighet (tid) Varighet (tid) 2 5 uker 2 9 uker 2 6 uker 2 6 uker De ulike trinnene i en tilsynsprosess avhenger av type sak, og hele prosessen kan ta opp til et år å gjennomføre. I tertialrapportene vil status og framdrift for de enkelte sakene bli omtalt fortløpende. 3
7.3 Tematilsyn Ved behov kan det gjennomføres tilsyn med spesielt tema. Da benyttes den tilsynsformen som passer best for det valgte temaet. Tilsynskontoret kan være en ressurs på dette området. 7.4 Revisjonstilsyn, dokumenttilsyn og inspeksjonstilsyn Grenlandskommune vil benytte disse tilsynsformene når det er hensiktsmessig. 8 Rapportering Tilsynskontoret skal utarbeide rapport etter gjennomførte tilsyn. Tilsynskontoret utarbeider årsmelding for sin virksomhet innen 15. januar påfølgende år. Tertialrapportering: 1: jan-april, leveres 10.mai. 2: mai-august, leveres 10. september. 3: septdes, leveres 15. januar og dette blir en del av årsrapporten. 9 Kommunikasjon/ informasjon Kommunens nettsider benyttes til dette. Tilsynsrapporter, virksomhetsplan og årsrapport legges på nettstedene http://www.grenlandssamarbeidet.no/grenlandsstandarden/tilsyn/ og http://www.grenlandsstandarden.no/tilsynsrapporter.htm 10 Referanser og vedlegg Plan- og bygningsloven kapittel 25. Byggesaksforskriften 15. Veiledning til byggesaksforskriften 15. Melding HO-2/2012. 11 Virksomhetsplan 2017. Virksomhetsplanen er dynamisk og kommunene samordner hvilke byggesaker som oversendes til tilsynskontoret. 4
FORMÅL Beskriv hvorfor skal tilsynet gjennomføres, og hva som prioriteres. (Beskriv temaer/fagområder og funksjon) Ark, Bygg, Brann, Konstruksjon, Sanitær Revisjon: søk/ pro PROSJEKT Beskriv hvilke foretak eller prosjekter som skal omfattes av tilsynet. Tilsynsgruppen kom med disse forslagene: 1:Ing. Finn Tveit. Skien/Porsgrunn 2:Henning Karlsen.Skien/Porsgrunn Pågående 3:Jel (Jan Erik Lassen).Skien/Porsgrunn 4:Norsk Tre.Dragedal/Skien/Pors grunn 5:Sørensen Maskin. Skien 6:Ronny Hushovd.Skien/Porsgrun n 7:Tellefsen Bamble foretak. 8:Eik Bygg.Skien/ Porsgrunn/Siljan 9:Arkitekthuset.Kragerø Pågående. TILSYNSGRUPPE OG TILSYNS- METODE Beskriv hvem som skal delta i tilsynet, som tilsynsleder, fagtilsyn eller alene, og hvilken metode som skal benyttes. Tilbakemeldes fra den enkelte FRAMDRIFT En konkret dato for når kommunen skal gi all info til tilsynskontoret for planlegging av tilsynet. Kommunen melder inn ønsket prioritering/ tidsperiode i.h.h.t avtalen. Ark, Bygg, Brann, Konstruksjon, Sanitær Revisjon: søk/pro 10:Entreprenør Strandskogen.Kragerø Utgått. 11:Planhuset AS.Kragerø/Drangedal 12:Norsk Bygningsbevaring v /Jan Abrahamsen).Kragerø 13:TBID (Tegneriet Bygg og Interiørdesign AS)Kragerø Pågående. 14:Sigurd M. Bothner.Sivilarkitekt AS.Kragerø 5
15:Entreprenør Johan Brekka AS.Kragerø 16:Mur, Skifer & Betong AS. Ark, Bygg, Brann,Konstruksjon, Sanitær Revisjon: søk/pro 17:Valhovd Maskin..Skien 18:SF-Eiendom.Skien 19:MAX Bolig.Skien 20:Eden Eiendom AS.Skien DENNE PLANEN FRA 2016 ØNSKER TILSYNSGRUPPEN Å VIDREFØRE OG VIL BLI OPPDATERT NÅR SKIEN KOMMUNE KOMMER MED SINE FORSLAG TIL MØTE I PLAN OG BYGGESAKSFORUM DATO 09.12.2016. NÅR DENNE ER OPPDATERT ER DETTE V-PLANEN FOR 2017. 6