FOLLO BYGGETILSYN Felles tilsynskontor for kommunene Ski, Oppegård, Nesodden, Ås, Frogn og Enebakk.

Transkript

1 FOLLO BYGGETILSYN Felles tilsynskontor for kommunene Ski, Oppegård, Nesodden, Ås, Frogn og Enebakk. Dato Rev. nr 3 ArkivsakID Godkjent dato av Utarbeidet av Follo byggetilsyn Sign: hpg Dokumenthistorikk Side 1 av 8 TILSYNSPROGRAM For 1. halvår

2 INNHOLD FOLLO BYGGETILSYN Innledning Formål Omfang Ansvar, myndighet og kommunikasjon Ressurser Personell Infrastruktur Arbeidsmiljø Informasjon Økonomiske ressurser Formidling av tilsynsprogrammet Registreringer Ski kommune Oppegård kommune Nesodden kommune Ås kommune Frogn kommune Enebakk kommune Tidsplan for felles aktiviteter Referanser Dokumenthistorikk...8 2

3 1. Innledning Kommunene Ski, Oppegård, Ås, Frogn og Enebakk inngikk avtale våren 2005 om å etablere felles kontor for tilsyn i byggesaker. Tilsynskontoret FOLLO BYGGETILSYN ble vedtatt etablert fra 1. mai Nesodden kommune sluttet seg til samarbeidet i november Samarbeidsavtalen datert 2005 danner grunnlaget for arbeidet som skal gjennomføres ved tilsynskontoret. Avtalen gjelder foreløpig fram til 1. mai 2009, den vil innen denne tid bli evaluert og revurdert med hensyn til forlengelse av driften av tilsynskontoret med eventuell endring av form og omfang. Ski kommune er etter avtalen vertskommune og sekretær for styringsorganet for kontoret.. 2. Formål Tilsynsprogrammet for perioden fra 1. januar til 30. juni 2009 beskriver alle nødvendige aktiviteter for å planlegge, gjennomføre, rapportere og følge opp tilsyn med byggesaker i denne perioden. Det vil bli gjennomført tilsyn med byggesaker i Ski, Oppegård, Nesodden, Ås, Frogn og Enebakk kommuner. Antall tilsyn beregnes ut i fra en antatt kapasitet i Follo byggetilsyn (FBT). Med tilsyn i denne beregningen menes revisjonstilsyn. Antatt kapasitet settes lik ett tilsyn pr. uke pr ansatt i FBT. Antall tilsyn fordeles med en brøkdel på respektive kommuner, tilsvarende brøkfordelt folketall. Merk: Ett revisjonstilsyn kan konverteres til et nærmere bestemt antall tilsyn av en mindre omfattende type. I tillegg til tilsyn vil det også bli gjennomført møter og befaringer i samråd med bygningssjefen i respektive kommuner. Utførelse av dette tilsynsprogrammet vil kunne bidra til at kommunene får større reell innvirkning på gjennomføring av kvalitetssikring i byggetiltakene i kommunene. 3. Omfang Tilsynsprogrammet gjelder for bygningssjefene i de respektive kommunene. De er oppdragsgivere for tilsyn i sin kommune. I dette dokumentet blir betegnelsen bygningssjef brukt der det menes virksomhetsledere for byggesak. Tilsynsprogrammet gjelder for medarbeidere ved tilsynskontoret for byggesaker, byggesaksbehandlere og øvrige medarbeidere i bygningssjefens organisasjon. Tilsynskontoret vil gjennomføre det godkjente tilsynsprogrammet i samarbeid med bygningssjefene og deres medarbeidere. 4. Ansvar, myndighet og kommunikasjon Tilsynsprogrammet tas i bruk fra 1. januar Bygningssjefene eller den de utpeker kan gi kommentarer vedrørende tilsynsprogrammet. Alle vesentlige endringer i tilsynsprogrammet skal godkjennes av de bygningssjefene som endringen har betydning for. Tilsynskontoret er ansvarlig for utarbeidelse, oppdatering og oppfølging av dette tilsynsprogrammet. Alle medarbeidere som arbeider med aktiviteter som er beskrevet i dette tilsynsprogrammet skal gi relevant informasjon vedrørende byggesaker til bygningssjefen. Bygningssjefen og tilsynskontoret skal iverksette en god prosess for å sikre at relevant informasjon vedrørende byggesaker er tilgjengelig ved gjennomføring av tilsynsprogrammet. 3

4 Tilsynskontoret skal gi all relevant informasjon, som de får kjennskap til gjennom tilsynsarbeidet, til bygningssjefen. Tilsynskontoret skal oversende relevant informasjon fra gjennomførte tilsyn til Statens bygningstekniske etat. 5. Ressurser Ved gjennomføring av tilsyn med byggesaker må følgende ressurser være tilgjengelig for de ansvarlige: 5.1 Personell Bygningssjef og leder for tilsyn velger tilsynslag for hvert tilsyn. Vanligvis er byggesaksbehandler og leder for tilsyn med i tilsynslaget. Jurister og tekniske eksperter kan delta i tilsynslag dersom bygningssjef og leder for tilsyn finner behov for det. Leder for tilsyn er ansvarlig for at hvert tilsynslag har riktig kompetanse for å gjennomføre det aktuelle tilsynet. Personell som deltar i tilsyn bør ha relevant erfaring, og det bør sørges for faglig utvikling i tilstrekkelig grad. 5.2 Infrastruktur Infrastrukturen som har betydning for gjennomføring av dette tilsynsprogrammet omfatter ressurser som kontorplass, støttetjenester, informasjons- og kommunikasjonsteknologi og transportfasiliteter. Tilsynskontoret holder til i Ski rådhus 4. etasje. Det meste av arbeidet i forbindelse med gjennomføringen av tilsynsprogrammet vil foregå her. Møter og forberedelser i forbindelse med tilsyn vil foregå der tilsynsleder bestemmer. Tjenestereiser vil foregå i henhold til Ski kommunes regelverk. Bygningssjefene og tilsynsleder samarbeider om tilgang til arkiv og dataløsninger. 5.3 Arbeidsmiljø Personell som arbeider med gjennomføring av dette tilsynsprogrammet skal ha et passende arbeidsmiljø der det er tatt hensyn til sikkerhetsregler og veiledning, inkludert bruk av beskyttelsesutstyr ergonomi arbeidsplassens lokalisering fasiliteter for personellet varme, fuktighet, lys og trekk støy og forurensning Personell som deltar i befaringer på byggeplasser skal ha hjelm, vernefottøy og øvrig personlig verneutstyr som er påbudt på byggeplassen. 4

5 5.4 Informasjon Personell som arbeider med tilsyn har tilgang til de byggesakene og øvrige dokumenter som er nødvendig for å gjennomføre det arbeidet som er beskrevet i dette tilsynsprogrammet. Saksbehandler må gi relevant informasjon vedrørende byggesaken til leder for tilsyn. 5.5 Økonomiske ressurser Økonomiske ressurser for gjennomføring av tilsyn med byggesak er beskrevet i Samarbeidsavtalen mellom kommunene datert Ski kommune sender faktura til respektive kommuner hvert halvår. Faktura for første halvår sendes i mai, og faktura for annet halvår sendes i november. 6. Formidling av tilsynsprogrammet Det godkjente tilsynsprogrammet blir oversendt til bygningssjefene. Bygningssjefen er ansvarlig for at medarbeiderne i egen kommune får tilstrekkelig informasjon om de aktivitetene de skal delta i. 7. Registreringer Bygningssjef og tilsynskontoret sørger for at registreringer blir oppbevart for å bevise gjennomføringen av tilsynsprogrammet. Registreringer er blant annet korrespondanse, tilsynsprogram, årsrapporter, tilsynsplaner, tilsynsrapporter, avviksrapporter og rapporter for korrigerende og forebyggende tiltak. Vanligvis oppbevares registreringene på byggesakene i kommunens arkiv. Registreringene er offentlig informasjon. 8. Ski kommune Det vil bli gjennomført 5 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Ski kommune hvert halvår Tilsyn S_101_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn S_102_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn S_103_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn S_104_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn S_105_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Ski kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 5

6 9. Oppegård kommune Det vil bli gjennomført 4 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Oppegård kommune hvert halvår Tilsyn O_106_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn O_107_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn O_108_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn O_109_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Oppegård kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 10. Nesodden kommune Det vil bli gjennomført 3 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Nesodden kommune hvert halvår Tilsyn N_110_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn N_111_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn N_112_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Nesodden kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 11. Ås kommune Det vil bli gjennomført 3 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Ås kommune hvert halvår Tilsyn Å_113_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn Å_114_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn Å_115_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Ås kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 6

7 12. Frogn kommune Det vil bli gjennomført 3 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Frogn kommune hvert halvår Tilsyn F_116_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn F_117_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn F_118_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Frogn kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 13. Enebakk kommune Det vil bli gjennomført 2 revisjonstilsyn (eventuelt et nærmere bestemt større antall tilsyn etter en enklere tilsynsmetode) og minst 1 møte i Enebakk kommune hvert halvår Tilsyn E_119_09 Tema bestemmes senere. Tilsyn E_120_09 Tema bestemmes senere. Møte med bygningssjefen og byggesaksbehandlere i Enebakk kommune avvikles etter behov, eventuelt etter et gjennomført tilsyn. 14. Tidsplan for felles aktiviteter Felles møte med bygningssjefer og saksbehandlere i Follo-seminar, arrangeres i Ås rådhus onsdag 28. januar 2009, fra kl 11:00 og fram til 16:00. Starter med felles lunch. Felles tilsynsmøte i Bærum samt inter-regionalt tilsynsseminar antas å bli videreført, foreløpig berammet til september/oktober Tilsynsleder er innstilt på å videreføre ordningen med å avholde tilsynene lokalt i kommunene. Vanlig faste kontordager på tilsynskontoret i Ski vil normalt være mandager og fredager. De fleste tilsyn blir gjennomført på tirsdager, onsdager og torsdager. Utarbeidelse av tilsynsprogram for perioden januar - juni 2009 vil foregå fra desember 2008 til april Utarbeidelse av tilsynsprogram for perioden juli desember 2009 vil foregå fra juni 2009 til oktober

8 15. Referanser Plan- og bygningslovgivningen HO-2/2007 Tilsyn. Temaveiledning NS-EN ISO 9000-serien NS-EN ISO 19011: Dokumenthistorikk Dato for endring Rev. Nr Endret av: hpg hpg hpg hpg Endring godkj. Av Endringer Foreløpig forslag Utgitt forslag for kommentarer Foreløpig forslag 1. halvår 2009 Utgitt for kommentar 8