Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk.

Transkript

1 Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk. Dok. nr Sist rev.: hpg Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene Dokumentet er å forstå som en beskrivelse av operasjonelle og taktiske prosedyrer og må leses i lys av HVORDAN vi skal utøve tilsyn med sikte på å oppnå målsettingen slik den er beskrevet i og for øvrig tråd med strategidokumentet (dok. nr. 4). Utøvelse av tilsyn tilrettelegges og ordnes på 3 nivåer med inndeling på kategori, fase og oppgave. Det er definert tre ulike kategorier med fordeling i 4 faser og med (x) antall oppgaver. Antall oppgaver varierer med hvilken kategori og fase disse tilhører. Hver kategori tilordnes en overordnet rutinebeskrivelse. Hver fase tilordnes en rutinebeskrivelse med angivelse av oppgaver. Hver oppgave tilordnes en sjekkliste med unike dokumentmaler. FBT dokument nr gir definisjon og egenskaper ved tilsynskategoriene. Innhold Side 1 Revisjonstilsyn Planlegging Gjennomføring Oppfølging Avslutning Inspeksjonstilsyn (varslet eller ikke varslet) Planlegging Gjennomføring Oppfølging Avslutning Dokumenttilsyn Planlegging Gjennomføring Oppfølging Avslutning Dokumenthistorikk FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 1

2 1 Revisjonstilsyn 1.1 Planlegging 1 I tilknytning til at kommunen skal velge tilsynsobjekt må det på grunn av lovpålagte fristbestemmelser tas hensyn til om det eventuelt er innkommet søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. bygningssjef Det tas stilling til om midlertidig brukstillatelse kan gis på foreliggende grunnlag. Det sendes foreløpig varsel, både om mbt og tilsyn, adressert til ansvarlig søker eventuelt til tiltakshaver. 2 Kommunen velger objekt og formulerer målsetting med tilsynet. Tilsyn avgrenses til ett tiltak relatert til ett foretak og innenfor ett fagområde. Anmodning (bestilling) sendes elektronisk til kontorleder i Follo byggetilsyn. bygningssjef innen frist for behandling av søknaden. NB! Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. Senest 4 uker før forventet gjennomføring av tilsyn 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for perioden og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder i det konkrete tilsynet. 4 Sende innkallingsbrev med foreløpig plan og agenda for tilsynet. Sendes både som ordinær post og som vedlegg til elektronisk beramming av tilsynet. 5 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting mht avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan og agenda for tilsynet. Kontorleder i FBT Umiddelbart etter av bestilling Senest 3 uker før tilsynet Snarest før tilsynet. 6 Forberede spørsmålsliste-/sjekkliste, protokoll og rapportdokument tilpasset målsettingen for tilsynet. Snarest før tilsynet 1.2 Gjennomføring 1 Presentasjon og opplysning om formålet med tilsynet FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 2

3 2 Gjennomføre intervju etter oppsatt møteplan og spørsmålsliste. 3 Sørge for at all relevant dokumentasjon er tilgjengelig, evt at kontrollert utførelse er tilgjengelig for tilsynslag 4 Gjennomføre inspeksjon etter oppsatt plan, enten ved befaring på byggetiltaket eller gjennomgang av medbrakt dokumentasjon. Tilsynslaget (intervju styres av Tilsynslaget (inspeksjon styres av Undersøke/påvise om kontrolldokumentasjon stemmer overens med tillatelse. Evt at utførelse er i samsvar med prosjekteringen/tillatelse. 5 Internmøte i tilsynslaget. Drøfte hvilke fakta som er framkommet og oppsummere funn. Skrive utkast til protokoll. 6 Gjennomføre sluttmøte med skriving og omfordeling av protokoll 7 Skrive tilsynsrapport med avviksmelding og forslag til oppfølging fra kommunen. Konfererer underveis med fagtilsynet mht sidemannskontroll (korrektur). Overleverer dokumentene til videre forføyning i kommunen v/fagtilsynet Tilsynslaget Alle (møtet styres av et bistår underveis i arbeidet. Snarest og innen 1 uke etter 1.3 Oppfølging 1 Dokumenter overlevert fra FBT, jf pkt (venfor): Kommunen foretar endelig kvalitetskontroll av dokumentene med foreslått reaksjonsnivå og implementerer disse i utgående dokument fra kommunen. Dokumentene ekspederes til hovedadressat og til kopiere slik FBT har anført. Snarest og innen 2 uker etter 1.a Reaksjonsnivå 1 Ved mindre feil og mangler. Oppfølgingsbrev med varsel om at tilsynet avsluttes Snarest og innen 2 uker etter 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 3

4 1.b Reaksjonsnivå 2 Ved registrert svikt i kontroll. Svikt er likevel ikke vurdert som vesentlig. Brev med krav om lukking av avvik og med advarsel Snarest og innen 2 uker etter 1.b.1 Tilbakemelding fra ansvarlig foretak på rapporter og oppfølgingsbrev. Avvik lukket (eventuelt ikke lukket). innen 3 uker etter 1.b.1a Brev til ansvarlig foretak. Dersom avvik er lukket gis det varsel om at tilsynet avsluttes. 1.b.1b Brev til ansvarlig foretak. Dersom avvik ikke er lukket, med fornyet krav om lukking av avvik, forsterket advarsel og varsel om at tilbaketrekking av ansvarsrett blir vurdert. 1.b.1b1 Tilbakemelding på fornyet krav, advarsel og varsel om tilbaketrekking 1.b.1b2 Dersom foretaket har etterkommet krav sendes brev om at tilsynet avsluttes 1.b.1b3 Dersom foretaket ikke har etterkommet krav, tas nærmere oppfølging opp til drøfting i kommunen. (eventuell tilbaketrekking av ansvarsrett med melding til BE) 1.c Reaksjonsnivå 3 Ved registrert vesentlig svikt i kontroll. Oppfølgingsbrev med varsel om at kommunen vurderer tilbaketrekking av ansvarsrett, eventuell stansing av byggetiltaket, krav til tiltakshaver/ansvarlig søker om kompenserende ansvarsdekning. Snarest og innen 2 uker etter 1.c.1 Tilbakemelding fra ansvarlig foretak på rapporter og oppfølgingsbrev. Foretakets uttalelse og eventuell lukking av registrerte avvik. innen 3 uker etter 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 4

5 1.c.1a Vurdering av foretakets tilbakemelding. Dersom uttalelsen er avklarende og avvik er lukket gis det varsel om at kommunen vurderer å avslutte tilsynet. 1.c.1b Vurdering av foretakets tilbakemelding. Dersom uttalelsen ikke er avklarende og avvik ikke er lukket, fatter kommunen vedtak om tilbaketrekking av ansvarsrett. Vedtak sendes til ansvarlig foretak. 1.c.2a Dersom klage på vedtak under pkt. 1.c.1b ikke mottas innen fristens utløp, videreføres byggesaken og tilsynet avsluttes. Byggesaksbehandler ( bygningssjef) 2 uker etter ekspedert vedtak (dvs. etter at frist etter fvl 29) er utløpt. 1.c.2b Tilbakemelding fra ansvarlig foretak med eventuell klage på vedtak, jf. pkt. 1.c.1b Innen 3 uker etter av vedtak. (jf. klagefrist etter fvl 29). 1.c.2b1 Behandling av klage på vedtak, jf. pkt. 1.c.1b Eventuell avslutning av tilsynet stilles i bero inntil klagesak er endelig avgjort. innen frist gitt etter SAK Dersom det tilkommer behov for ny gjennomgang bør det vurderes å innkalle til et oppfølgende tilsynsmøte. Det bør drøftes nærmere hvilke prosedyrer som skal følges. Bygningssjef, byggesaksbehandler og tilsynsleder. Tidligst mulig i tilsynsprosessen. 1.4 Avslutning 1 Avslutning av tilsynet kan vurderes etappevis oppfølging, se pkt. <1.a>, <1.b.1a>, <1.b.1b2>, <1.c.1a>, Bygningssjef og fagtilsyn <1.c.2a>, <1.c.2b1>. Eventuelt i tilsynsleder Gjennomgang og oppsummering, dokumentasjon og verifikasjon sjekkes mot grunnlaget for tilsynet. av siste tilbakemelding fra foretaket FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 5

6 2 Kontroll mot nærmere kriterier for når tilsyn kan avsluttes. Brev med varsel om endelig avslutning av tilsynet sendes, eventuelt med kopi til BE. Bygningssjef og fagtilsyn Eventuelt i tilsynsleder innen 1 uke etter gjennomgang og oppsummering. 2 Inspeksjonstilsyn 2.1 Planlegging 1 I tilknytning til at kommunen skal velge tilsynsobjekt må det på grunn av lovpålagte fristbestemmelser tas hensyn til om det eventuelt er innkommet søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. bygningssjef innen frist for behandling av søknaden. Det tas stilling til om midlertidig brukstillatelse kan gis på foreliggende grunnlag. Det sendes foreløpig varsel, både om mbt og tilsyn, adressert til ansvarlig søker eventuelt til tiltakshaver. 2 Kommunen velger objekt og formulerer målsetting med tilsynet. Tilsyn avgrenses til ett tiltak relatert til ett foretak og innenfor ett fagområde. Anmodning (bestilling) sendes elektronisk til kontorleder i Follo byggetilsyn. 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for perioden og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder i det konkrete tilsynet. 4 Sende varsel med foreløpig plan og agenda for tilsynet. (dette gjelder kun for varslet tilsyn). Sendes både som ordinær post og som vedlegg til elektronisk beramming av tilsynet. 5 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting mht avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan og agenda for tilsynet. 6 Forberede spørsmålsliste-/sjekkliste, protokoll og rapportdokument tilpasset målsettingen for tilsynet. bygningssjef Kontorleder i FBT NB! Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. Senest 3 uker før forventet gjennomføring av tilsyn Umiddelbart etter av bestilling Senest 2 uker før tilsynet Snarest før tilsynet. Snarest før tilsynet 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 6

7 2.2 Gjennomføring 1 Presentasjon og opplysning om formålet med tilsynet. 2 Sørge for at relevantedokumenter er tilgjengelige og at eventuell utførelse er tilgjengelig for tilsyn. 3 Befaring med inspeksjon etter oppsatt plan. Observere og påvise eventuelle funn. Eventuelt intervju av representant(er) for ansvarlig foretak. 4 Gjennomføre sluttmøte med skriving og omfordeling av protokoll. Dette gjelder kun ved varslet tilsyn. 5 Skrive tilsynsrapport med avviksmelding og forslag til oppfølging fra kommunen. Konfererer underveis med fagtilsynet mht sidemannskontroll (korrektur). Overleverer dokumentene til videre forføyning i kommunen v/fagtilsynet Tilsynslaget (eventuelt intervju styres av Alle (møtet styres av et bistår underveis i arbeidet. Snarest og innen 1 uke etter 2.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 2.4 Avslutning Standard avslutning (som gitt under pkt. 1.4). 3 Dokumenttilsyn 3.1 Planlegging Nr Oppgave Ansvar Når 1 Tilsynsobjekt velges på grunnlag av observasjon gjort i tilknytning til saksbehandling og/eller oppfølging i byggesaken. Byggesaksbehandler Snarest etter at observasjonen er gjort. På grunn av lovpålagte frister i byggesaksbehandlingen bør det foretas en gjennomgang av byggesaken, snarest etter at søknad og/eller dokumenter i saken er innregistrert. Dette med sikte på å kunne observere eventuelle tilsynsobjekt tidligst mulig. Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 7

8 2 Kommunen velger objekt og formulerer målsetting med tilsynet. Tilsyn avgrenses til ett tiltak relatert til ett foretak og innenfor ett fagområde. Anmodning (bestilling) sendes elektronisk til kontorleder i Follo byggetilsyn. 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for perioden og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder i det konkrete tilsynet. 4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan/agenda for tilsynet. 5 Brev til ansvarlig foretak med krav om innsending av dokumentasjon for tilsyn. (særskilt brevmal) 6 Forberede spørsmålsliste-/sjekkliste, protokoll og rapportdokument tilpasset målsettingen for tilsynet. bygningssjef. Kontorleder i FBT fagtilsyn Snarest etter at observasjonen er gjort. Umiddelbart etter av bestilling Senest 1 uke etter bestilling. Senest 1 uke etter bestilling. (svarfrist 1 uke) Snarest før tilsynet 3.2 Gjennomføring Nr Oppgave Ansvar Når 1 Sende inn etterspurt dokumentasjon Innen 1 uke etter mottatt krav. 2 Gjennomgang og vurdering av mottatt dokumentasjon. Registrerte funn protokolleres. 3 Skrive tilsynsrapport med avviksmelding og forslag til oppfølging fra kommunen. Konfererer underveis med fagtilsynet mht sidemannskontroll (korrektur). Overleverer dokumentene til videre forføyning i kommunen v/fagtilsynet fagtilsyn Innen 1 uke etter mottat dokumentasjon. Innen 2 uke etter mottatt dokumentasjon. 3.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 3.4 Avslutning Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.4) FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 8

9 4 Dokumenthistorikk Dato for endring Rev. Nr Endret av: hpg hpg hpg hpg Endring godkj. Av Endringer Fasedelte oppgaver Innarbeidet forslag til endringer for Revidert forslag til fasedelte oppgaver Korrektur_Oppdatering 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver_prosedyrer doc 9