Sluttrapport etter undersøkelse av Fredrikstad kommune som matrikkelmyndighet Fredrikstad Tidsrom for undersøkelsen:

Transkript

1 Sluttrapport etter undersøkelse av Fredrikstad kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Fredrikstad kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: 1608 Fredrikstad Tidsrom for undersøkelsen: april 2017 Kontaktperson i kommunen: Thor-Aage Solberg Fra Kartverket: Anders Fekjær Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.

2 2 Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet: Samordningen mellom byggesaksbehandling og matrikkelføring av bygg er ikke tilstrekkelig organisert. Utarbeidet dato: 9. mai 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor under tilsynet i Fredrikstad kommune

3 3 Innhold 1. Innledning Omfang Dokumentunderlag Avvik Merknad Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Fredrikstad kommune i perioden april Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Fredrikstad kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til forskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energibruk og oppvarming. I merknaden til forskriften 60 første ledd står det for øvrig: Kommunen skal samtidig med at det gis midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført i alle saker. Avviket ble bekreftet i sluttøtet. 5. Merknad Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet: MERKNAD 1 Samordningen mellom byggesaksbehandling og matrikkelføring av bygg er ikke tilstrekkelig organisert.

6 Kommentar: Byggesakene inneholder ikke alle de nødvendige opplysningene som skal matrikkelføres for bygning, og trolig er rutinen for vedtak i byggesak organisert slik at 5-dagers fristen blir vanskelig å overholde i alle saker Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 26. april 2017 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 27. april 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

7 VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart for Fredrikstad kommune 6. Kommunens rutiner for gjennomføring av alle sakstyper etter matrikkelloven, katalogisert slik: - Forarbeid av oppmålingsforretninger - Etterarbeid til oppmålingsforretninger - Avvik fra ordinære oppmålingsforretninger - Andre matrikkeloppgaver - Retningslinjer - Samhandling - Type oppmålingsforretninger 7. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker, 2 fradelingssaker hvorav en fradelingsasak gikk ut på oppretting av anleggseiendom 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 12. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning

8 8 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Fredrikstad kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Ole Petter Finess Rådmann Intervju Sluttmøte Bente Meinert Kommunalsjef KMB (representerte rådmannsnivået) Thor-Aage Solberg Virksomhetsleder Geomatikk Inger Helene Salhus Oddvar Malm Fagleder Oppmåling, med fagansvar for matrikkelføring av eiendom Overingeniør/ Landmåler og matrikkelfører eiendom Elisabeth Bergstrøm Fagleder Kart/ GIS med fagansvar for matrikkelføring av bygg og adresse Jonas Ørmen Fører bygningsopplysninger i matrikkelen Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.