Endelig rapport etter undersøkelse av Nes kommune i Buskerud som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Nes kommune Saksnummer: 16/00071

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Nes kommune i Buskerud som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Nes kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Rukkedalsvegen 46, 3540 Nesbyen Tidsrom for undersøkelsen: februar 2017 Kontaktperson i kommunen: Svein Magne Bråten Juvhaugen Fra Kartverket: Hege Kvernberg Dahl Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende 2 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning Kartverket Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: Postboks 600 Sentrum, 3507 Hønefoss Telefon: Telefax: E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer:

2 Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering Det ble gitt 4 merknader ved dette tilsynet. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar med hensyn til føring av bygningsinformasjon i matrikkelen. Ved overføring av tilleggsareal praktiserer kommunen fradeling og sammenslåing istedenfor arealoverføring Samling og arkivering av dokumentasjon som ledd i saksbehandling Utarbeidet dato: 17. februar 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Hege Kvernberg Dahl revisor under tilsynet i Nes kommune - 2 -

3 Innhold 1. Innledning Omfang Dokumentunderlag Avvik Merknad Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse - 3 -

4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Nes kommune i perioden februar Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Nes kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet

5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende 2 avvik ble avdekket under denne undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelforskriften 27, 37 og 38. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 38 har krav til hva protokollen fra oppmålingsforretning skal inneholde av opplysninger, og den skal følge med i saken uavhengig av hvordan forretningen blir gjennomført. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e, har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene. Matrikkelforskriften 37 femte ledd har krav til at varsel om oppmålingsforretning gis på dokumenterbar måte. Har partene godtatt en annen varslingsmåte enn den som fremkommer av 37 femte ledd, skal det påtegnes i protokollen hvilken annen varslingsmåte partene har godtatt. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav a, har bestemmelser om at rekvirenten må ha hjemmel til å kreve oppmålingsforretning. Dersom rekvirenten er et foretak må signaturen samsvare med det som er registrert i Enhetsregisteret

6 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. I de sakene som er gjennomført som kontorforretning er det ikke vedlagt protokoll. I en gjennomgang av utlånte saker og etter intervjuer ble det avdekket at det i protokollen ikke dokumenteres fra landmåler at grunnboka er undersøkt, og at partene er blitt spurt om de kjenner til rettigheter/servitutter som kan være til hinder for gjennomføring av saken. Landmåler skal orientere om habilitet under oppmålingsforretningen, dette er ikke dokumentert i protokollen. Dokumentasjon av varsel om oppmålingsforretning mangler i de utlånte saksmappene. Landmåler tilbyr rekvirenten å avholde oppmålingsforretning i marka med parter til stede. Hvis rekvirenten ikke har noe ønske om dette så får han uansett tilsendt forslag til protokoll med kart, og med spørsmål om han har merknader. Denne måten å forholde seg til rekvirenten på er OK, men det må fremkomme i protokollen at forretningen har blitt gjennomført på denne måten. I en av de utlånte sakene mangler det en underskrift på søknad og rekvisisjon fra et foretak der det er 2 deltakere som har signatur i fellesskap. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16, jf. matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a, b og d, tredje og fjerde ledd. Kommentar: Kommunen skal etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b, dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d, skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Avviket bygger på følgende observasjon: I de utlånte saker som gjelder grensejustering foreligger det ikke dokumentasjon av verdivurdering eller regnskap over areal som inngår i justeringen. Dette ble også bekreftet under intervjuene. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet

7 5. Merknad Det ble levert 4 merknader under dette tilsynet: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. MERKNAD 2 Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar med hensyn til føring av bygningsinformasjon i matrikkelen. Kommentar: Det er ikke overlapp innenfor saksfeltet. Det er kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. Dette medfører at det ved ferieavvikling eller et eventuelt langtidsfravær vil frist for føring av bygningsinformasjon ikke bli overholdt. Det er også kun en person som fører matrikkelenhet og adresse, så denne risikoen gjør seg også gjeldende her. MERKNAD 3 Ved overføring av tilleggsareal praktiserer kommunen fradeling og sammenslåing istedenfor arealoverføring. Kommentar: Ved innføring av matrikkelloven ble sakstypen arealoverføring innført. Dette skulle blant annet erstatte delingslovens metode der man overførte tilleggsarealer gjennom først å fradele for dernest å overskjøte og sammenføye. Man skulle motvirke at kommunen gjorde seg ferdig med saken ved utstedelse av målebrev og tildeling av eget gårds og bruksnummer, inntil det var ryddet opp i heftelser og servitutter som sperret for en fullføring av saken. Det tilhører kommunens veiledningsplikt å opplyse om bruken av arealoverføring som riktig sakstype ved overføring av tilleggsarealer. MERKNAD 4 Samling og arkivering av dokumentasjon som ledd i saksbehandling. Kommentar: Gjennom intervjuene kom det fram at det faktisk forelå mer dokumentasjon enn det som var arkivert digitalt etter avslutning av saken. Ved eventuell begjæring om innsyn er det gjennom dette en risiko for at saken ikke er komplett

8 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 15. februar 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 16. februar 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen

9 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart for Nes kommune 6. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 8. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 9. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 10. Rapporter fra matrikkelen om midlertidige forretninger og ikke fullførte oppmålingsforretninger. 11. Kommunens rutine for matrikkelføring av saker for jordskifteretten 12. Kommunens rutine for behandling av krav om retting i matrikkelen - 9 -

10 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Nes kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Magne Bråten Juvhaugen Kommunalsjef Teknisk X X X Anders Halland Avdelingsleder X X X Jan Børre Øien Anne Alu Brøto Saksbehandler oppmåling. Utfører oppmålingsforretning og matrikkelføring Saksbehandler bygningsinformasjon X X X X X X Fra Kartverket deltok Hege Kvernber Dahl og Anders Fekjær, med sistnemnte som tilsynsleder. Emilie Frivold, Kartverket deltok som observatør under tilsynet