Endelig rapport etter undersøkelse av Nærøy kommune som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Nærøy kommune Saksnummer: 15/00121

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Nærøy kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Nærøy kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Idrettsveien 1, 7970 Kolvereid Tidsrom for undersøkelsen: oktober 2016 Kontaktperson i kommunen: Matthias Faustmann Fra Kartverket: John Thomas Aalstad, Hege Kvernberg Dahl Janne Johnsen, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning

2 Ved grensejustering mangler avtale mellom partene. Kommunen dokumenterer heller ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde 2 Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 14. oktober 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen ledet tilsynet i Nærøy kommune

3 3 Innhold 1. Innledning Omfang Dokumentunderlag Avvik Merknad Gjennomføring... 8 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Nærøy kommune i perioden oktober Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Nærøy kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 23. juni Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende 4 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf. matrikkelforskriften 66. Kommentarer: Matrikkelforskriften 66 andre ledd har krav om at kart- og eventuell delingsforretning skal være fullført, og målebrev skal være ferdig og undertegnet innen 31. desember Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkelloven, jf. matrikkelforskriften 66 tredje ledd. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf. matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det ble bekreftet i intervjuene at kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. AVVIK 2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 24 og 33, matrikkelforskriften 27, 37, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 38 har krav til hva protokoll fra oppmålingsforretning skal inneholde opplysninger om Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen

6 Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e, har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene 6 Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav g krever at protokollen skal inneholde kart over grenser og grensemerker for den matrikkelenheten som saken gjelder og hvilke grenser som er nye eller endret Matrikkelforskriften 27 andre ledd bokstav f krever at det foreligger begrunnelse for å ikke merke grenser Matrikkelforskriften 37 femte ledd har krav til at varsel om oppmålingsforretning gis på dokumenterbar måte senest to uker før oppmålingsforretningen Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder Matrikkellovens 24 tredje ledd siste setning krever at ved utstedelse av matrikkelbrev skal kommunen orientere om klageadgang og klagefrist Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. I en gjennomgang av utlånte saker og etter intervjuer ble det avdekket at det under oppmålingsforretning ikke dokumenteres fra landmåler at grunnboka er undersøkt Landmåler skal orientere om habilitet under oppmålingsforretningen, dette er ikke dokumentert i protokollen Protokoll fra oppmålingsforretning mangler kart over grenser og grensemerker som er berørt i forretningen. Det mangler også beskrivelse av hvilke grenser som er nye eller endret Protokoll fra oppmålingsforretning mangler begrunnelse for å ikke merke grenser selv om enkelte grensemerker ikke er satt ut i terrenget Dokumentasjon av varsel om oppmålingsforretning mangler i de utlånte saksmappene Måle- og beregningsdokumentasjonen fulgte ikke med protokollen. Viser til Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel hvor det fremgår at resultatet av måle- og beregningsarbeidet skal være vurdert og kommentert Det er ikke opplyst om klageadgang ved utsendelse av matrikkelbrev AVVIK 3 Ved grensejustering mangler avtale mellom partene. Kommunen dokumenterer heller ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16, jf. matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a,b og d, tredje og fjerde ledd.

7 7 Kommentar: Etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a skal dokumentasjon omfatte skriftlig samtykke fra partene om grensejustering. Kommunen skal også etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Videre etter tredje ledd kan arealet for involverte enheter økes eller reduseres med inntil 5 %. Etter fjerde ledd skal arealets verdi ikke overskride folketrygdens grunnbeløp. Avviket bygger på følgende observasjon: I de utlånte saker som gjelder grensejustering finner vi ingen skriftlig avtale og det foreligger ikke dokumentasjon av verdi eller areal som inngår i justeringen. Dette ble også bekreftet under intervjuene. AVVIK 4 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Bruttoareal føres, men ikke for alle bygg. 5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik.

8 Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 5. oktober 2016 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 6. oktober 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

9 9 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart kommune 6. Delegasjonsreglement for Nærøy kommune 7. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapport fra matrikkelen om midlertidige forretninger uten oppmålingsforretning

10 10 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Nærøy kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Helge Thoresen Rådmann X X X Håvard Hernes Drifts- og utviklingssjef X X X Matthias Faustmann Oppmålingsingeniør X X X Gretha Marie Fosseng Avdelingsingeniør X X X Alexander Båfjord Ingeniør X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad, Hege Kvernberg Dahl og Janne Johnsen, med sistnevnte som tilsynsleder.