Endelig rapport etter undersøkelse av Gaular kommune som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Gaular kommune Saksnummer: 10/04829

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Gaular kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Gaular kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Vadheimsvegen 15, 6973 Sande Tidsrom for undersøkelsen: oktober 2014 Kontaktperson i kommunen: Trond Hegrestad Fra Kartverket: Anders Østerås Knut Holter, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for saker etter matrikkelloven overholdes. Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Ved underretning om matrikkelføring av oppmålingsforretning er opplysningen om klageretten mangelfull. Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger.

2 2 Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Ressursknapphet i kommunen påvirker prioriteringen av arbeidsoppgaver. Dette gjør at kommunen ikke overholder tidsfrister, reduserer muligheten til å gjennomføre kompetanseheving, lage og implementere rutiner. Dette har også medført at arbeidet med adresseringsprosjektet har stoppet opp. Utarbeidet dato: 31. oktober 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Gaular kommune

3 Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Gaular kommune i perioden oktober Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Gaular kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon

4 For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert 4 Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for saker etter matrikkelloven overholdes. Avvik fra: Matrikkelloven 22 og 25 jf. matrikkelforskriften 18, 19 og 60. Kommentar: Matrikkelforskriften 18 første ledd setter frist for å fullføre oppmålingsforretning og matrikkelføre denne. Fristen er 16 uker. Matrikkelforskriftens 19 første ledd setter frist for matrikkelføring av jordskiftesaker og krav om retting. Fristen er 6 uker. Matrikkelforskriftens 60 første ledd setter krav til at søknadspliktige tiltak for bygninger skal føres i matrikkelen samtidig som tillatelsen gis. Samtidig er i kommentarene til matrikkelforskriften fastsatt til 5 dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 16 ukers fristen for å gjennomføre oppmålingsforretning og fullføre matrikkelføring ikke overholdes i en del tilfeller. 6 ukers fristen for føring av saker fra Jordskifteretten og for føring av krav om retting

5 overholdes ikke i alle sakene. Det går også frem av intervjuene og rapporter fra matrikkelen at føring av bygningsinformasjon i en del tilfeller skjer etter 5-dagers fristen. 5 I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Ved underretning om matrikkelføring av oppmålingsforretning er opplysningen om klageretten mangelfull. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 33 og 46, matrikkelforskriften 27 og 34. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd krever at kommunen skal kontrollere at nødvendig dokumentasjon foreligger før matrikkelføring. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av verdianslag. Matrikkellovens 46 første ledd bokstav a, sier at det kan klages på vedtak om matrikkelføring av saker som krever oppmålingsforretning etter matrikkelloven 6, under dette feil ved varsling eller gjennomføring av forretningen. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte saker er det funnet mangler ved dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. Landmåler undersøker grunnboka og spør partene om det forligger bruksretter og servitutter, men dette må komme fram i den skriftlige dokumentasjonen. Videre er det i enkelte av de utlånte sakene manglende dokumentasjon fra måle- og beregningsarbeidet, manglende protokoll og manglende gjenpart fra varsel om oppmålingsforretning. Kommunen skal kontrollere at dette foreligger før matrikkelføring. Det foreligger ikke dokumentasjon på at verdivurdering ved grensejustering. Ved underretning om føring av oppmålingsforretning og opplysning om klagerett skriver kommunen at det kan klages på matrikkelføringen. Opplysningen om klagerett som følger matrikkelbrevet gjelder ikke bare matrikkelføringen, men også varsel om oppmålingsforretning og gjennomføring av denne. Etter gjennomført oppmålingsforretning gir landmåler 3 ukers frist for innspill. Dette ekskluderer ikke klagerett på hele saksprosessen etter matrikkelloven når saken er avsluttet. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.

6 AVVIK 3 Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. 6 Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 bokstav b, står det at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming er mangelfull. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 6. Merknad Følgende to merknader ble gitt: MERKNAD 1 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp når det gis tillatelse til å ta ny bygning i bruk. MERKNAD 2 Ressursknapphet i kommunen påvirker prioriteringen av arbeidsoppgaver. Dette gjør at kommunen ikke overholder tidsfrister, reduserer muligheten til å gjennomføre kompetanseheving, lage og implementere rutiner. Dette har også medført at arbeidet med adresseringsprosjektet har stoppet opp. Kommentar: Samtidig med å overholde tidsfrister for saker etter matrikkelloven er det vanskelig for kommunen å prioritere arbeidet med innføring av vegadresser, ha tid til å gjennomføre kompetanseheving, etablere gode skriftlige rutiner for gjennomføring av saker etter matrikkelloven og rutiner for samordning mellom matrikkelloven og plan- og bygningsloven. Innføringen av vegadresser har stor samfunnsmessig betydning, og er en prioritert oppgave sett fra overordnet myndighets side. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at ressurssituasjonen er vanskelig, at det er ikke er laget rutiner innefor matrikkelarbeidet og at kommunen ikke jobber med adresseprosjektet.

7 7. Gjennomføring 7 Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 21. oktober 2014 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 22. oktober 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

8 8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert Organisasjonsmodell Gaular kommune 6. Saksliste for oppmålingsaker 2013 og Saksmapper for 3 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter

9 9 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Gaular kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Helge Følid Rådmann X X X Truls Hansen Folkestad Leder landbruk/næring og teknisk X X X Trond Hegrestad Plan, oppmåling, adresse, føring X X X Magnar Hellebust Deling, bygg, adresse, føring X X X Fra Statens kartverk deltok Anders Østerås og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.