Endelig rapport etter undersøkelse av Vennesla kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Vennesla kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Vennesla kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks Vennesla Tidsrom for undersøkelsen: oktober 2013 Kontaktperson i kommunen: Kjersti Simonstad Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov.

2 2 - Kommunen utleverer matrikkelinformasjon uten at det skjer registrering av den som mottar nabolister. - Kommunen retter matrikkelenhetsgrenser i matrikkelen uten å underrette hjemmelshavere. Kartverket kom med følgende merknader under undersøkelsen: - Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. - Delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven er ikke oppdatert. - I kommunen er det kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. Videre er det en rutine i forbindelse med ajourhold av bygningsbasen, som kan føre til at fristen for føring av bygg oversittes. Utarbeidet dato: 4. november 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas ledet tilsynet i Vennesla

3 3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Vennesla kommune i perioden oktober Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Vennesla kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 27, 34, 37, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav b har bestemmelser om fullmakt fra part som er representert ved fullmektig. Matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a stiller krav til at fullmektigen har adgang til å ta bindende standpunkt til grensejusteringen. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriftens 37, femte sjuende ledd sier varselet skal gis på en dokumenterbar måte og hva det skal inneholde. Matrikkelforskriftens 38, første ledd bokstav b sier at protokollen skal inneholde opplysninger om varsling og oppmøte. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav c, inneholder krav om at det ved grensejustering skal foreligge avtale med partenes underskrift. Matrikkelforskriften 41, fjerde ledd har krav til at punktene skal måles med en nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standard godkjent av Kartverket. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder.

6 6 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene: Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. I flere av de utlånte grensejusteringssakene mangler det fullmakt til den personen som representerer hjemmelshaver. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. I alle protokollene er varsel om oppmålingsforretning avkrysset som ikke relevant. Videre fremgår det ikke hvordan og når partene er varslet I utleverte saker som går ut på grensejustering mangler signert avtale mellom partene. Det er ikke laget rapport fra målingene og beregningene, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt i alle saker. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 51 jf. matrikkelforskriften 25 og 66 Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelforskriftens ledd har krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven, jamfør 3. ledd i matrikkeforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for en del av ikke fullførte oppmålingsforretninger er fristen for fullføring passert. Det går også fram at kommunen har noen få gjenstående midlertidige forretninger etter gamle delingslov. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.

7 7 AVVIK 3 Kommunen utleverer matrikkelinformasjon uten at det skjer registrering av den som mottar nabolister. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter matrikkelforskriftens 11 eller utlevering etter matrikkelforskriftens 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for slik registrering. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 4 Kommunen retter matrikkelenhetsgrenser i matrikkelen uten å underrette hjemmelshaver, men kun der det foreligger målebrev etter delingsloven og dette er feil registrert i matrikkelen. Avvik fra: Matrikkelloven 26, jf. matrikkelforskriften 10. Kommentar: Ved retting i matrikkelen skal part som retting, endring eller tilføyelser har betydning for, underrettes, jf. matrikkellovens 26 fjerde ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke underretter hjemmelshaver ved retting i matrikkelen i de tilfellene det foreligger målebrev og dette er feil registrert i matrikkelen. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknader Det ble gitt følgende merknad under undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp

8 8 før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. MERKNAD 2 Delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven er ikke oppdatert. Kommentar: Kommunelovens 23 om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, her nr. 4 for delegering av vedtaksmyndighet. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Observasjon: Kommunens delegeringsreglement er sist oppdater i desember 2008 og delegerer myndighet i saker etter delingsloven. Dette ble bekreftet i intervjuene. MERKNAD 3 I kommunen er det kun en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. Videre er det en rutine i forbindelse med ajourhold av bygningsbasen, som kan føre til at fristen for føring av bygg oversittes. Kommentarer: Når kommunen bare har en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen, blir organisasjonen sårbar ved ferieavvikling og evt. langtidsfravær. Kommunen har en rutine med å sende FKB byggbase til Fylkeskartkontoret for oppdatering. Når denne basen er inne til oppdatering føres ikke bygg i matrikkelen. Tar det flere dager før FKB byggbase kommer tilbake til kommunen, vil fristen for føring av bygg i matrikkelen fort passere. Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at det er bare en person som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. Videre at kommunen i forbindelse med ajourhold av bygningsomriss sender FKB byggbase til Fylkeskartkontoret og da stopper føring av bygningsinformasjon. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 10. oktober 2013 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 11. oktober 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

9 VEDLEGG 1 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Personvern og matrikelen, versjon datert Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon Føringsinstruks for matrikkelen, versjon 2.10, oppdatert Årsrapport 2012 for Vennesla kommune 7. Kommuneplan for Vennesla , arealdel og samfunnsdel, vedtatt Delegasjonsreglement for Vennesla kommune, vedtatt Organisasjonskart Vennesla kommune 10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker) 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

18 18 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Vennesla kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Svein Skisland Rådmann X X X Aslak Wegge Kommunalsjef X X X Eivind Mauland Enhetsleder X X X Kjersti Simonstad Fører matrikkel X X X Tormod Amundsen Fører matrikkel X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Østeraas, med sistnevnte som tilsynsleder.