Endelig rapport etter undersøkelse av Stor-Elvdal kommune som matrikkelmyndighet

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Stor-Elvdal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Stor-Elvdal kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Storgata 12, 2480 Koppang Tidsrom for undersøkelsen: februar 2015 Kontaktperson i kommunen: Rikard Østmo Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen, belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket har avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. Kommunen tildeler adressetilleggsnavn uten å konferere skrivemåten, herunder nedarvet skrivemåte, med stedsnavnstjenesten. Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring.

2 2 Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar for tilfellet av langtidsfravær. Kommunen har fattet vedtak om adressenavn på gater og veger, men skilting er ikke fullført. Kommunen setter heller ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato: 18. mars 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter

3 Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Stor-Elvdal kommune i perioden februar Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 11. desember Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: 4 - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende to avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bygningers bruksareal, bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. AVVIK 2 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Avvik fra: Matrikkelloven 24, tredje ledd. Kommentar: Matrikkelloven 24, tredje ledd, siste punktum sier at ved oversending av matrikkelbrev skal det opplyses om adgang til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av utlevert dokumentasjon finner vi at det ikke opplyses om klageadgang. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene. AVVIK 3 Kommunen tildeler adressetilleggsnavn uten å konferere skrivemåten, herunder nedarvet skrivemåte, med stedsnavnstjenesten. Avvik fra: Matrikkelforskriften 54 første ledd og lov av 18. mai 1990 nr.11 om stadnamn.

5 Kommentar: Alle stedsnavn skal vurderes av stedsnavnstjenesten før de blir vedtatt, inkludert adressetilleggsnavn, jf. 6 første ledd i lov om stadnamn. Før vedtak om skrivemåten blir gjort, skal navnekonsulentene gi anbefaling om skrivemåten. Dette er ikke gjort for disse navnene: - Navnene skal følge norsk rettskrivningsprinsipp, jf. 4 i lov om stadnamn. For eksempel er Westgaard med w og aa ikke ihht rettskrivningsprinsippet. - Dersom navnet er registret i norsk stedsnavnsregister (SSR), skal denne skrivemåten følges dersom ikke stedsnavnskonsulentene anbefaler noe annet. - Forklarende tilleggsord som gard/gård skal som hovedregel ikke brukes med mindre det er gitt som en del av bruksnavnet, jf pkt 7 i retningslinjer for bruk av adressetillegsnavn utgitt av Kartverket. - Dersom tilleggsord av spesielle grunner allikevel blir benyttet skal de følge nedarvet uttale på stedet som for Stor-Elvdal er gard med a. - En del bruksnavn samsvarer ikke med navnene i matrikkelen, mht rekkefølgen på retningsgivende tilleggsord som for eksempel Moen Nordre i stedet for Nordre Moen. Det er heller ikke lov å benytte andre navn enn bruksnavnet, for eksempel Bråten Gård som har bruksnavnet (Braatenenget). Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved en gjennomgang av rapporter fra matrikkelen og etter intervjuer har kommunen truffet vedtak om godkjenning av adressetilleggsnavn som ikke først er konferert med stednavnstjenesten etter prosedyrene i lov om stadnavn Merknad Følgende tre merknader ble gitt: Merknad 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. Innføring av formelle rutiner og sjekklister vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling i det daglige. Mangel på slike rutiner kan også ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknad 2 Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar for tilfellet av langtidsfravær. Kommentar: Det er i liten grad overlapp innenfor saksfeltet. Det er kun en person som gjennomfører oppmålingsforretning og matrikkelføring av eiendom, dvs fra det foreligger rekvisisjon til saken avsluttes med matrikkelføring og utstedelse av matrikkelbrev.

6 6 Merknad 3 Kommunen har fattet vedtak om adressenavn på gater og veger, men skilting er ikke fullført. Kommunen setter heller ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Etter matrikkelforskriftens 57 første ledd, har kommunen et ansvar for skilting av gater, veger, stier, områder og plasser. Skiltene skal settes opp så snart som mulig etter at skrivemåten til adressenavnet er vedtatt. Tilsynet ser at skrivemåten på veg/gatenavn er fastsatt etter de prosedyrer som følger av lov om stadnavn, men intervjuene avdekket at skiltingen ikke er fullført. Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp når det gis tillatelse til å ta ny bygning i bruk. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonsamtale og e-postutveksling. Ved intervjuer den 25. februar 2015 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 26. februar 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

7 VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumentersom ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart for Stor-Elvdal kommune 6. Delegeringsreglement 7. Forskrift for navnsetting, adressering og adresseforvaltning i Stor-Elvdal kommune 8. Liste over alle grensejusteringssaker og saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet i 2013 og Saksmapper for 5 saker. 4 av sakene gikk ut på oppretting av matrikkelenhet, og 1 sak gjelder grensejustering. 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter

8 VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stor-Elvdal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Leif Harald Walle Rådmann X X X Elin Grete Budal Virksomhetsleder X X X Marianne Kløften Byggesaksbehandler, og fører bygg i matrikkelen X X X Richard Østmoe Landmåler og fører matrikkelen X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.