Sluttrapport etter undersøkelse av Asker kommune som matrikkelmyndighet. Kommunens navn: Asker kommune Saksnummer: 16/00071

Transkript

1 Sluttrapport etter undersøkelse av Asker kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Asker kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: 1383 Asker Tidsrom for undersøkelsen: juni 2017 Kontaktperson i kommunen: Marte Helene Lie Fra Kartverket: Anders Fekjær Knut Holter Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende 3 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning» - MUF.

2 Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger 2 Det ble ikke levert noen merknader ved dette tilsynet: Utarbeidet dato: 20. juni 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor under tilsynet i Asker kommune Anders Østeraas revisor under tilsynet i Asker kommune

3 3 Innhold 1. Innledning Omfang Dokumentunderlag Avvik Merknad Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Asker kommune i perioden juni Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Asker kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 27, 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav b har bestemmelser om fullmakt fra part som er representert ved fullmektig. Matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a stiller krav til at fullmektigen har adgang til å ta bindende standpunkt til grensejusteringen. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av sakene mangler det dokumentasjon på at matrikkelbrev eller passende utdrag av dette er sendt alle involverte og berørte parter ved saksavslutning. Kommunen sender matrikkelbrev kun til rekvirenten. I en av de tre utlånte grensejusteringssakene mangler dokumentasjon på hvem som kan signere på firmaets vegne. Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.

6 AVVIK 2 6 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning» - MUF. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. I forskriftens 25 tredje ledd står det at: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført». Etter 1. januar 2016 er bestemmelsen i forskriftens 25 tredje ledd følgende: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført. Dersom fullføringen blir bestemt å ta mer enn to år, kan bare merkingen gjenstå. Møtet med partene og innmålingen av grensen må være gjennomført og opplysningene om dette må være ført i matrikkelen før det har gått to år. Det kan ikke settes lengre frist enn fem år regnet fra tinglysingstidspunktet for opprettelse av matrikkelenheten. I sak som ikke krever tinglysing, regnes fristen fra tidspunktet for opprettelsen i matrikkelen». Når det er gitt tillatelse til utsatt oppmålingsforretning skal dette matrikkelføres med brukstilfellet «MUF». Matrikkelens registerdel vil da vise at oppmålingsforretningen ikke er fullført og kartet vil vise at grensepunktene er umerket. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres, herunder blant annet vannforsyning og avløp, energikilder og oppvarming, samt bruttoareal. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at disse feltene gjennomgående ikke føres i dag. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.

7 7 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknader ved dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 7. juni 2017 ble 8 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 8. juni 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

8 VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Asker kommune 6. Kommunens rutiner for gjennomføring av sakstyper etter matrikkelloven, katalogisert slik: - Rutine adressering - Rutine Anleggseiendom - Rutine Arealoverføring - Rutine Bygg finnes i kart registrer i matrikkelen - Rutine Elektronisk tinglysing - Rutine Fradeling av grunneiendom - Rutine Føring av bygningsinformasjon - Rutine Føring av konsesjon - Rutine grensejustering - Rutine Krav om matrikkelføring - Jordskifte - Rutine Krav om retting av matrikkelen - Rutine Oppmålingsforretning - Rutine Oversende saker til tinglysing - Rutine Sammenslåing av eiendommer - Rutine Seksjonering Reseksjonering - Rutine Utsending av matrikkelbrev 7. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker, 2 fradelingssaker hvorav en fradelingsasak gikk ut på oppretting av anleggseiendom 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 12. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning

9 9 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Asker kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Ragnar Sand Fuglum Direktør for kultur og teknikk, X representerer rådmannen Intervju Sluttmøte X Marte Helene Lie Erling Guderud Leder av Plan- og bygningsavdelingen Leder av planseksjonen og leder av oppmåling X X X X X X Kristin Tandberg Leder av seksjon Geodata X X X Ronald Hansen Landmåler X X X Aage Krovoll Landmåler X X X Randi Standnes Liv Knive Geodata, fører matrikkelenhet i matrikkelen Merkantil /fører bygningsopplysninger i matrikkelen. X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter, Anders Østeraas og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.