Undersøkelsen omfattet følgende emner:

Transkript

1 Endelig rapport etter undersøkelse av Nesseby kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Nesseby kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 9840 Varangerbotn Tidsrom for undersøkelsen: september 2013 Kontaktperson i kommunen: Jan-Inge Johansen Fra Kartverket: Nils-Arnt Moen, leder Finn E. Isaksen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon før matrikkelføringen - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av måling og beregningsarbeidet - Kommune sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt - Kommunen leverer ut nabolister uten registrering av den som mottar informasjon

2 2 Og følgende merknader ved dette tilsynet: Personellsituasjonen i kommunen innenfor arbeidsoppgavene etter matrikkelloven synes å være vanskelig Kommunen har i ikke skriftlige rutiner for forvaltning av matrikkelloven og matrikkeloven er ikke innarbeidet i noe internkontrollsystem Kommune har fram til tidspunktet for tilsynet ikke gjennomført noen grensejusteringer. Utarbeidet dato: 4. november 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen Nils-Arnt Moen leder for tilsynet i Nesseby

3 Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4 4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Nesseby kommune i perioden september Undersøkelsen er en del av Kartverket planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Nesseby kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : 5 - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg Avvik Følgende fire avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kravene oppfyller ikke kravene til dokumentasjon ved oppretting av matrikkelenhet. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 27 og 38. Kommentarer: Matrikkelloven bygger på et system der det gjennom oppmålingsforretning skal utarbeides protokoll og fremskaffes dokumentasjon som grunnlag for føring av saken i matrikkelen. Matrikkelforskriften 27 har detaljerte krav til dokumentasjon for matrikkelføring. Første ledd bokstav a har krav om at protokoll skal foreligge Første ledd bokstav d har krav om erklæring fra landmåler om at grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene Første ledd bokstav e har krav om at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene Første ledd bokstav f har krav om kart over grenser og grensemerker for den matrikkelenhet eller grensestrekning som saken gjelder, måledata, beregninger og andre opplysninger som kreves for føring av matrikkelen Første ledd bokstav g har krav om dokumentasjon om hvilke grenser som er nye eller endret, og hvilke eksisterende grenser som inngår i forretningen uten endring. Andre ledd bokstav d har krav om at det foreligger dokument som er nødvendig for å oppfylle vilkår fastsatt i kommunale tillatelser Matrikkelforskriften 38 gir opplysninger om hva protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde. Første ledd bokstav a har krav om opplysninger for bakgrunnen for oppmålingsforretningen Første ledd bokstav b har krav om opplysninger om varsling og oppmøte Første ledd bokstav c har krav om opplysninger om forretningens gang, herunder framlagte dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold Andre ledd har krav om kart med påtegning tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre

6 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet manglende protokoll i alle utenom en sak, og store mangler i dokumentasjonen i samtlige saker. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 6 AVVIK 2 Kravene til dokumentasjon av måling og beregninger mangler. Avvik fra: Matrikkelloven 34, matrikkelforskriften 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften 41, fjerde og femte ledd har bestemmelser om koordinatbestemmelse av grensepunkt, krav til målemetode, nøyaktighet og dokumentasjon av målinger og beregninger. Det skal opplyses med hvilken målemetode og kvalitet koordinatbestemmelsen er gjort. Standarden for Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser sier hva slags informasjon dokumentasjonen skal inneholde. Avviket bygger på følgende observasjoner: Alle sakene mangler måledokumentasjon. Det er ikke laget en rapport for målinger og beregninger, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel Standarden stiller krav til utforming av rapporten, herunder måle- og beregningsdokumentasjon. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 3 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går frem av intervjuene og rapportuttrekk fra matrikkelen at fristen for føring av bygningsinformasjon ikke overholdes. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 4 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister.

7 Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon være gjort kjent med at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets dokument: Personvern og matrikkelen. Avviket bygger på følgende observasjoner: Kommunen foretar ikke registrering av dem som får utlevert nabolister. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknader Det ble gitt to merknader ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Personellsituasjonen i kommunen vedrørende arbeidsoppgaver etter matrikkelloven synes å være vanskelig. Kommentar: Kommunens oppgaveløsning etter matrikkelloven er i hovedsak basert på en person, samme person har også andre oppgaver innenfor samme virksomhetsområde. Dette gjør kommunen svært sårbar ved blant annet ferie- og sykefravær. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Den vanskelige personellsituasjonen innenfor fagområdet, fremkom under intervjuene. MERKNAD 2 Rutiner/sjekklister for kommunens oppgaveløsning etter matrikkelloven foreligger ikke. Kommentar: Mangel på skrevne rutiner/ sjekklister kan være årsak til mangelfull saksbehandling. For tilfellet av nyansettelser, engasjementer eller vikariater vil skrevne rutiner være til stor hjelp. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at det ikke forelå rutiner eller sjekklister for saksbehandling etter matrikkelloven. Matrikkelloven er ikke innarbeidet i noe internkontrollsystem. 5

8 6. Gjennomføring 8 Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 4. september 2013 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 5. september 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

9 VEDLEGG 1 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 VEDLEGG 2 17 Dokumentunderlag for Kartverkets sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkts undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert Delegasjonsreglement Nesseby kommune vedtatt Organisasjonsmodell Nesseby kommune 6. Saksdokumenter for 5 oppmålingsforretninger 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

18 18 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverkets sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Nesseby kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Stian Lindgård Rådmann X X Ann-Jorid Henriksen Virksomhetsleder X X X Jan-Inge Johansen Foretar saksbehandling etter plan og bygningslov og matrikkelloven. X X X Terje Njoulla Bygningsdel/mat.fører X X X Fra Kartverket deltok Finn E. Isaksen og Nils-Arnt Moen, med sistnevnte som tilsynsleder.