Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk. STRATEGI FOR TILSYN ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN

Transkript

1 Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk. Dok. nr. 4 Sist rev.: STRATEGI FOR TILSYN ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN Innhold Side 1 Innledning Formål Definisjoner Omfang Ansvar, myndighet og kommunikasjon Ressurser Personell Infrastruktur Arbeidsmiljø Informasjon Økonomiske ressurser Formidling av strategi Registrering - arkivering Prioritering tema for tilsyn i byggetiltak Tidsavgrensede krav om tilsyn, jf. byggesaksforskriften Sikkerhet for brukerne Sikkerhet mot skader Byggefeil Kompetanse hos foretak Tekniske løsninger Anmodning fra rådmann, politikere og andre myndigheter Media Ulovlighetsoppfølging Utøvelse av tilsyn Dokumenthistorikk Innledning Kommunene Ski, Oppegård, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk har siden 2006 hatt felles tilsynskontor for byggetilsyn. Samarbeidsavtale ble fornyet og gjort gjeldende som permanent driftsavtale fra 1. januar Avtalen gjelder som den grunnleggende del av en helhetlig strategi for utøvelse av tilsyn i samarbeidskommunene. Avtalen og dette strategidokumentet har sentral plass i det helhetlige kvalitetssystemet for Follo byggetilsyn. Ski kommune er vertskommune for tilsynskontoret, Follo byggetilsyn har kontoradresse i Ski rådhus. Tilsynskontoret har fra tatt i bruk nettbrett (ipad) i tilsynsarbeidet. Dette innebærer en meget sterk forbedring, målt både i kvalitet og tidbruk. I tillegg har vi oppnådd en vesentlig miljøgevinst, ipad systemet bruker ikke papir! 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 1

2 2 Formål Overordnet gjelder krav i eller i medhold av LOV nr 71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Formålet med dette strategidokumentet er i hovedsak å beskrive hva som skal gjøres med sikte på å nå hovedmålet for utøvelse av tilsyn. Strategidokumentet vil med andre ord kunne uttrykkes som: en plan for hva som leder mot målet. Strategidokumentet som sådan ligger over de operasjonelle og taktiske beskrivelser som tar for seg hvordan de ulike oppgaver skal gjøres. Fasefordelte oppgaver beskrives i særskilte dokumenter i tilknytning til rutinebeskrivelser for tilsynskategoriene. Hovedmål og delmål: Hovedmålsettingen ved tilsyn i byggesaker er at det offentliges interesse med hensyn til å sikre kvaliteten i byggetiltak blir ivaretatt. Hovedmålsettingen er summen av effektmål (gevinstuttak ved tilsyn) og resultatmål (resultat av tilsyn). I tilknytning til bestilling av tilsyn skal hovedmålet brytes ned til hensiktsmessige delmål som skal harmonere med valgt tilsynskategori og tema for tilsynet. 3 Definisjoner For dette dokumentet og vedlegg til dokumentet gjelder følgende fellesbetegnelser og forkortelser: IG er brukt for igangsettingstillatelse. FA er brukt for ferdigattest. MBT er brukt for midlertidig brukstillatelse. SØK er brukt for funksjonen ansvarlig søker. PRO er brukt for funksjonen ansvarlig prosjekterende. UTF er brukt for funksjonen ansvarlig utførende. KON er brukt for funksjonen ansvarlig kontrollerende (UK). Betegnelsen bygningssjef er brukt også der det menes ansvarlig leder av byggesaksavdelingen i kommunen. 4 Omfang Strategidokumentet gjelder for samarbeidskommunene og for Follo byggetilsyn. Dokumentet utgjør en av hovedkomponentene i kvalitetssystemet for FBT. Alle medarbeidere ved tilsynskontoret, byggesaksbehandlere og øvrige medarbeidere i bygningssjefens organisasjon skal gjøre seg kjent med gjeldende strategi for tilsyn. Tilsynskontoret setter opp særskilte dokumenter for tilsynsprogram og rapportering, slik det er beskrevet i kapittel 5 og 6 i kvalitetssystemet. 5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon I henhold til samarbeidsavtalen pkt 4.1 er det daglige driftsansvaret og faglige ansvaret tillagt leder av tilsynskontoret. Med referanse til avtalens pkt. 4.2 som omhandler drift av Follo byggetilsyn så har tilsynskontoret utarbeidet et helhetlig kvalitetssystem der avtalens bestemmelser på dette punkt er ivaretatt. Kvalitetssystemet inkluderer også utarbeidelsen av det nærværende strategidokumentet sammen med operasjonelle og taktiske dokumenter for utøvelse av tilsyn. Dokumentene inneholder til dels overgripende bestemmelser og rutiner som krever tilslutning fra partene i avtalen. Det er avgjørende for måloppnåelsen i tilsyn at implementering av omforente bestemmelser og rutiner blir ivaretatt både av tilsynskontoret og medlemskommunene. Målsettingen for tilsyn i medlemskommunene er ikke eksplisitt beskrevet i samarbeidsavtalen. Tilsynskontoret har imidlertid forslagsvis formulert hovedmål, effektmål og resultatmål og implementert målformuleringen under pkt. 2 i nærværende dokument. Det vil være avgjørende for måloppnåelsen at hovedmålet brytes ned til detaljerte delmål som beskrives i tilknytning til konkrete tilsyn. En klar forutsetning for å lykkes vil videre være at alle medarbeidere som deltar i tilsyn i medlemskommunene får mulighet til å tilegne seg sams målforståelse i tilsynsarbeidet. Samarbeidskommunene vil hver for seg beholde rollen som tilsynsmyndighet, jf bestemmelse om dette i samarbeidsavtalen pkt. 4.2 første ledd. Det framkommer i tilknytning til samme bestemmelse at tilsynsrapport og forslag til kommunal oppfølging overlates til den enkelte 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 2

3 kommune til videre forføyninger. Det har til nå vært praktisert at tilsynsrapporten sendes byggesaksbehandler i kommunen for sidemannskontroll (korrekturlesing). Tilsynsrapporten har deretter gått tilbake til tilsynskontoret for ekspedisjon, direkte til revidert foretak i tilsynet. Det vil åpenbart innebære tidsgevinst og en formelt sett mer korrekt kommunikasjons- og ekspedisjonslinje mellom tilsynskontor via kommunen (tilsynsmyndigheten) til endelig adressat for rapporten (eller følgene av denne). Det utarbeides derfor et forslag til ny sterkt forenklet rutine for denne prosessen. Det sjekkes ut om forenklingsforslaget har dekning i ovennevnte bestemmelse, jf avtale pkt Alle medarbeidere i kommunene som deltar i aktiviteter, slik disse er beskrevet i overordnet sjekkliste for utøvelse av tilsyn (prosedyre), skal på forhånd ha fått anledning til å sette seg inn i beskrivelsene. Fagtilsynet (byggesaksbehandler) skal fungere som kommunikasjonsledd mellom kommunen og tilsynskontoret. Kommunene og tilsynskontoret skal iverksette en god prosess for å sikre at relevant informasjon vedrørende byggesaker er tilgjengelig ved gjennomføring av de halvårlige tilsynsprogrammene. Rapportering skal ivaretas slik det er bestemt i avtale, jf pkt 4.2. Tilsynskontoret skal formidle relevant informasjon fra tilsyn til Direktoratet for byggkvalitet (DiBK). 6 Ressurser Ved utøvelse av tilsyn må følgende ressurser forutsettes å være tilgjengelig: 6.1 Personell Bygningssjef og leder av tilsynskontoret velger tilsynslag for hvert tilsyn. Normalt vil tilsynsleder og byggesaksbehandler sammen utgjøre tilsynslaget. Tilsynsleder betyr i denne sammenheng den som leder det konkrete tilsynet. Tilsynsleder er ansvarlig for at hvert tilsynslag har riktig kompetanse for å gjennomføre det aktuelle tilsynet. Personell som deltar i tilsyn må ha relevant erfaring, og det sørges for faglig utvikling. Tilsynsleder kan utvide tilsynslaget med juridisk og teknisk ekspertise etter behov. Tilsynsleder kan også, for eksempel i opplæringsøyemed, knytte observatører til tilsynsgruppen Infrastruktur Infrastrukturen som har betydning for gjennomføring av tilsynsprogrammet omfatter ressurser som kontorplass, støttetjenester, informasjons- og kommunikasjonsteknologi samt transportfasiliteter. Tilsynskontoret holder til i Ski rådhus. En vesentlig del av tilsynsarbeidet, planlegging og oppfølging, vil foregå på tilsynskontoret. Tilsynsleder bestemmer for øvrig lokalisering av gjennomføring av tilsyn i hvert enkelt tilfelle. Medlemskommunene har ansvar for å tilrettelegge for at tilsynskontoret får tilgang til påkrevd dokumentasjon med sikte på å få belyst foreliggende grunnlag for aktuelt tilsyn, gjennom innsyn i arkivsaken. Jf for øvrig nedenstående pkt. 8, samt bestemmelser i samarbeidsavtalens pkt 4.1 og 4.2, med hensyn til fase en og to i tilknytning til implementering av system for bruk av ipad i tilsynsarbeidet. Fase to av ovennevnte implementering forutsetter at vertskommunen og medlemskommunene legger til rette for at tilsynskontoret fra sin ipad, kan kommunisere direkte mot sak-/arkiv systemene i de respektive kommunene. Tjenestereiser vil foregå i henhold til Ski kommunes regelverk. 6.3 Arbeidsmiljø Personell som arbeider med tilsyn skal ha et arbeidsmiljø der bestemmelsene etter arbeidsmiljøloven er ivaretatt, for eksempel: Sikkerhetsregler og veiledning, ergonomi på arbeidsplassens, fasiliteter for personellet, varme, fuktighet, lys og trekk, støy og forurensning, verneutstyr på byggeplasser (hjelm og vernesko). 6.4 Informasjon 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 3

4 Personell som arbeider med tilsyn skal ha fri tilgang til de byggesakene og øvrige dokumenter som er nødvendig for å gjennomføre det arbeidet som er beskrevet i tilsynsprogrammet. Saksbehandler (fagtilsynet) skal formidle relevant informasjon basert på dybdekjennskap i saken. 6.5 Økonomiske ressurser Økonomiske ressurser for gjennomføring av tilsyn er beskrevet i samarbeidsavtalen mellom kommunene. Ski kommune (vertskommune) sender faktura til respektive kommuner hvert halvår. Faktura for første halvår sendes i mai, og faktura for annet halvår sendes i november. 7 Formidling av strategi Bygningssjefen i respektive kommune har ansvaret for at omforent og godkjent strategi for tilsyn blir formidlet til og gjort kjent for alle sine medarbeidere som skal delta i tilsyn. 8 Registrering - arkivering Arkivansvaret i tilsynssaker tilligger den enkelte medlemskommune, jf avtalens pkt. 4.2 annet ledd, siste setning. Innføring av system for bruk av ipad i tilsyn deles i to faser relatert til sak- /arkiv i medlemskommunene. I en første innledende fase benyttes epost for sending av tilsynsrelaterte dokumenter til aktuell arkivsak i kommunene. Denne metoden har vært benyttet i stor utstrekning også fram til nå, i vesentlig grad mot kommunene der tilsynskontoret kun vekselvis har hatt nettbasert tilgang til sak-/arkiv systemet. Forsendelsene går til postmottaket i kommunene som i sin tur registrer dokumentene på korrekt arkivsak og formidler forsendelsen videre til saksansvarlig i kommunen. I en senere fase to, vil ventelig ipad systemet kunne kommunisere direkte mot sak-/arkiv systemene i respektive medlemskommuner. Dokumentasjon i tilsynssaker vil normalt være offentlig tilgjengelig, kun i unntakstilfeller vil enkeltdokumenter komme inn under unntak fra offentlighet etter offentlighetsloven. Arkivert dokumentasjon danner grunnlaget for tilsynskontorets rapportering med sikte på å bekrefte gjennomføring av tilsynsprogrammet og oppnåelse av målsetting. 9 Prioritering tema for tilsyn i byggetiltak Valg av tema for tilsyn betyr her å ta stilling til hvilke byggetiltak, hvilke funksjoner, hvilke fagområder, hvilke ansvarsområder og hvilke foretak det skal føres tilsyn med. Tema for tilsyn skal avgrenses og spisses mot konkrete problemstillinger i tilknytning til byggetiltak. Valg av tilsynskategori og tema for tilsyn skal konkretiseres i målsettingen for det aktuelle tilsynet. 9.1 Tidsavgrensede krav om tilsyn, jf. byggesaksforskriften 15-3 Kommunen skal i en periode på 2 år fra 1. januar 2011, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf første ledd bokstav c: a) At det foreligger tilstrekkelig sluttdokumentasjon for tiltaket, herunder samsvarserklæringer, kontrollerklæringer, oversikt over avvik og at dokumentasjon som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold er overlevert til eier b) At avfallsplaner og miljøsaneringsbeskrivelse er utarbeidet og følges. Kommunen skal ved utløpet av perioden på 2 år etter første ledd, i en ny periode på 2 år fra 1. januar 2013, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf første ledd bokstav c: a) At krav til universell utforming er oppfylt i tiltaket b) At krav til energibruk er oppfylt i tiltaket. 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 4

5 Ved utløpet av hver 2-årsperiode skal kommunen sende en oversikt med vurdering av tilsyn etter denne bestemmelsen til departementet. 9.2 Sikkerhet for brukerne Noen bygninger skal brukes av mange personer, for eksempel skoler, barnehager, idrettshaller, kjøpesentre, svømmehaller, gangbruer, hoteller, kinobygg og lignende. Tilsynstema som bør vurderes kan være alle forhold som har tilknytning til sikkerhet for brukerne, bl.a. universell utforming og brannsikkerhet. 9.3 Sikkerhet mot skader Det er viktig at sikring mot ulykker og skader ivaretas etter forskriftene. Ved bygging i områder med for eksempel fare for ras eller flom, må særskilte krav til kontrolltiltak ivaretas. 9.4 Byggefeil Det forekommer byggefeil med store økonomiske konsekvenser, både for brukerne og for storsamfunnet. Det bør foretas tilsyn for å avdekke eventuelle byggefeil tidligst mulig i byggefasen. Tilsyn kan iverksettes som en følge av bekymringsmeldinger fra publikum eller andre tilsynsmyndigheter. 9.5 Kompetanse hos foretak Kommunen bør gjennomføre tilsyn dersom de har mottatt opplysninger om at foretak uten tilstrekkelig kompetanse og seriøsitet er involvert i en byggesak. Tilsynet kan også undersøke foretakenes pålitelighet og dugelighet. Kommunen bør gjennom tilsyn ha fokus på potensial til forbedring. 9.6 Tekniske løsninger Tekniske løsninger er generelt ikke gjenstand for tilsyn. Gjenstand for tilsyn i denne sammenheng kan imidlertid være dokumentasjonen på at den valgte løsningen tilfredsstiller gitt ytelsesnivå. Gjenstand for tilsyn kan også eventuelt være hvordan funksjonskrav er konvertert til målbart ytelsesnivå. 9.7 Anmodning fra rådmann, politikere og andre myndigheter. Det bør være fokus på direkte anmodning som er begrunnet i observasjoner og mulig mangelfullt samsvar mellom kommunale vedtekter, plangrunnlag eller andre styringsdokumenter. 9.8 Media Kommunen bør ha oppmerksomhet og fokus på mulige tilsyn på bakgrunn av oppslag i media. Det bør også i noen grad vurderes å invitere media til å delta på tilsyn som observatør. Dette kan være en hensiktsmessig måte å få synliggjort både overfor bransjen og innbyggerne i kommunen hvordan tilsyn med byggetiltak fungerer. 9.9 Ulovlighetsoppfølging Oppfølging av ulovlige forhold og etterlevelse av vilkår i tilknytning til gitte tillatelser vil være særskilte tilsynstema som må ivaretas, jf. pbl andre ledd, 32-1 første ledd og tredje. Oppfølgingen mht varsling og iverksetting av sanksjoner ivaretas dels gjennom særskilte rutiner i respektive kommuner og dels gjennom rutiner for tilsyn i Follo byggetilsyn. 10 Utøvelse av tilsyn Follo byggetilsyn utøver tilsyn i byggesaker etter LOV nr 71: Lov om 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 5

6 planlegging og byggesaksbehandling 1-4 første ledd og kapittel 25, samt FOR Byggesaksforskriften (SAK10) 15-1 og Det refereres videre til veiledning fra Statens bygningstekniske etat, melding HO-2/2007. FBT rutinebeskrivelse for revisjonstilsyn vil i tillegg være tuftet på elementer i NS-EN ISO 19011, Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitets- og/eller miljøstyring, så langt det passer. Dette kapitlet beskriver ulike tilsynskategorier og fasedeling av utøvelsen av tilsyn. Hvilken kategori som velges vil være avhengig av formål og tema som prioriteres for tilsynet. Oppdragsgiver for tilsyn vil være bygningssjefen i kommunen. Leder for tilsynskontoret og annen medarbeider ved tilsynskontoret vil hver for seg fungere som tilsynsledere i konkrete tilsynssaker, Byggesaksbehandler vil normalt utgjøre fagtilsynet, med dybdekunnskap om byggetiltaket. Tilsynsleder og fagtilsynet utgjør sammen den tilsynsgruppe som gjennomfører tilsyn. Tilsynsgruppen kan knytte til seg teknisk og /eller juridisk ekspertise etter behov. Follo byggetilsyn organiserer og gjennomfører tilsyn i tre hovedkategorier: Revisjonstilsyn (gjennomføres i sann tid med ipad) Inspeksjonstilsyn (gjennomføres i sann tid med ipad) Dokumenttilsyn (gjennomføres i sann tid med ipad) Tilsynskategoriene er hver for seg delt inn i fire faser (etapper): Planlegging (tilsynskontoret med bistand fra kommune) Gjennomføring (tilsynskontoret med bistand fra kommune) Oppfølging (kommune med bistand fra tilsynskontoret) Avslutning (kommune med bistand fra tilsynskontoret) Det er utarbeidet overordnet sjekkliste for framdriften av tilsyn med ipad. Sjekklisten legges til grunn for utøvelsen av alle de tre ovennevnte tilsynskategoriene. Systemet for bruk av ipad i tilsyn, bruker et utvalg tidligere brukte dokumentmaler, valgfritt vekslende mellom utgave i prosatekst i word og skjemautgave. Hvilken utgave som benyttes bestemmes ut fra hvilken som er den mest hensiktsmessige å benytte i det konkrete tilsynet. 11 Dokumenthistorikk Dato for endring Rev. Nr. Endret av: Endring godkj. Av Endringer Strategidokument Innarbeidet forslag til endringer for Revidert forslag til strategidokument Revidert strategidokument _Tilsyn med bruk av ipad. 4_FBT_Strategi _tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 6