MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 21. mars 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1500. Som medlemmer møtte: Trond Vangen (Frp), leder Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Beredskapskoordinator / kommunikasjonsansvarlig Elin Fjestad Kwizombe (sak 12/19) og virksomhetsleder Helsetjenester i hjemmet, Annbjørg Elisabeth Genetenaar (sakene 14/19 og 15/19). Fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sak 13/19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.02.2019 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 07.02.2019 godkjennes. SAK NR. 11/2019 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2018 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2018 tas til orientering. 1
SAK NR. 12/2019 KOMMUNENS BEREDSKAPSARBEID OG ROS-ANALYSER Beredskapskoordinator Elin Fjestad Kwizombe presenterte kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og svarte på spørsmål. Følgende tema ble gjennomgått i møtet: Beredskap og krisehåndtering nasjonale mål. Kommunal beredskapsplikt hensikt (forskrift om kommunal beredskapsplikt). Mål for Stange kommunes beredskapsarbeid. For å sikre måloppnåelse vil Stange kommune: - Gjennomføre ROS-analyser. - Utarbeide beredskapsplaner (overordnet og innenfor ulike fagområder). - Ha nødvendig kompetanse. Beredskaps- og kriseorganisasjon i Stange kommune. Gjennomføring av øvelser (annen hvert år). ROS-analyser: - Ros-analyser (del 1 og del 2). - Med bakgrunn i Ros-analysen iverksettes tiltak for å redusere sannsynligheten for at hendelser inntreffer og som reduserer konsekvensene dersom hendelsen inntreffer. - Risiko for langvarig strømutfall og iverksatte tiltak ble særlig gjennomgått/drøftet. - Planlagte øvelser (mai 2019 i regi av Fylkesmannen, storskalaøvelse i 2021). Kommunal beredskapsplan planverk (handlingsplaner Beredskapsarbeidet 2019 2020. 1. Presentasjon av overordnet beredskapsplan og gjeldende risiko- og sårbarhetsanalyser, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at kommunen har etablert et godt planverk på området, men stiller spørsmål om kvalitetssikringen av ROS-analysens del 2. Det vises bl.a. til: - s. 9: «Radon finnes ikke i vårt fylke». - s. 34-42: «Åsnes kommune» omtales en rekke ganger. Rådmannen bes om å se nærmere på dette. 3. Kontrollutvalget oppfordrer ordfører og rådmann å vurdere om kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap har tilstrekkelig politisk forankring. SAK NR. 13/2019 FORUNDERSØKELSE FORVALTNINGSREVISJON: «BARNEFATTIGDOM» Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte forundersøkelsen og svarte på spørsmål. 2
1. Forundersøkelsen tas til orientering. 2. Med bakgrunn i forundersøkelsens indikasjon på mangler ved kommunens systematiske arbeid med forebygging av barnefattigdom, vil kontrollutvalget å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. 3. Hedmark Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot overordnet styring, samarbeid/samhandling mellom ulike tjenesteområder og effekter av tiltak. Det henvises til forundersøkelsens kap. 10 Mulige problemstillinger, problemstilling 3, 10,11 og 12. 4. Prosjektplanen bes fremlagt i ekstra møte i kontrollutvalget torsdag 23. mai 2019. SAK NR. 14/2019 HJEMMETJENESTEN: PRESENTASJON AV TJENESTEN OG RISIKOVURDERINGER Virksomhetsleder Helsetjenester i hjemmet, Annbjørg Elisabeth Genetenaar orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende tema: Helsetjenester i hjemmet. Kostra-tall (antall brukere pr. 1000 innbygger). Organisering helsetjenester i hjemmet (fire soner). Tjenester: Hjemmebaserte tjenester med hjemmesykepleie, hjemmehjelp, bo- og servicesenter og omsorgsboliger. Tjenester. Økonomi (budsjettramme for 2019 ca. 109 millioner). Sykefravær (2018: 9,81 %). Sykefraværsarbeid (NED-prosjektet erfarte ingen store endringer). Risikovurderinger. Områder med stor risiko (legemiddelhåndtering, fravær, fagkompetanse og riktig bemanning, fagutvikling og opplæringen, dokumentasjon) Risiko for misligheter / tyveri innenfor tjenesten. Kontrollutvalget tar presentasjonen av tjenesten til orientering, med følgende kommentarer: Sykefravær og sykefraværsarbeid: Sykefraværet innenfor tjenesten var på 9,8 % i 2018. Kontrollutvalget har merket seg at det er igangsatt et samarbeid med HR-avdelingen om systematisk jobbing for å få ned sykefraværet. Kontrollutvalget synes dette er interessant, og ønsker å følge med på hvordan det jobbes, og 3
hvilke resultater som oppnås. Saken følges opp ved å be om en ny orientering etter en tid. Å lykkes med såkalt mestringsorientert ledelse anses som ett av suksesskriteriene for å få ned sykefraværet (jf. NEDprosjektet). I kontrollutvalgets senere oppfølging er det ønskelig å få en særlig gjennomgang av hvordan det er arbeidet med lederutvikling innenfor virksomhetsområdet, og i hvilken grad man har nådd målet om utøvelse av mestringsorientert ledelse. Risikovurderinger: Med bakgrunn i presentasjonen i møtet synes som om det er etablert et system for gjennomføring av risikovurderinger innenfor virksomhetsområdet. Når det gjelder risikoen for misligheter/tyveri har kontrollutvalget merket seg at det jobbes systematisk med holdningsskapende arbeid blant de ansatte. Antall ansatte pr. bruker: Ett forhold som bidrar til kvalitet i tjenesten er antall ansatte som hver bruker må forholde seg til. Det antas at jo færre ansatte som følger opp/besøker brukeren, desto bedre kvalitet vil tjenesten oppleves å ha. Kontrollutvalget tar til orientering at man har fokus på dette forholdet i det pågående utviklingsarbeidet innenfor tjenesten. Kontrollutvalget vil vurdere å be om informasjon på et senere tidspunkt om hvordan man har lykkes med dette arbeidet. SAK NR. 15/2019 HJEMMETJENESTEN: OPPFØLGING AV HELSETILSYNETS RAPPORT I 2016 OM LEGEMIDDELHÅNDTERING MV. Virksomhetsleder Helsetjenester i hjemmet, Annbjørg Elisabeth Genetenaar orienterte om hvordan det er jobbet med å følge opp avvikene i rapporten. 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at avvikene i Fylkesmannens tilsyn fra 2016 er fulgt opp på en god måte. 2. Kontrollutvalget har særlig merket seg følgende tiltak som konsekvens av tilsynet: Økt fokus på system, ansvar og ledelse av pasientsikkerhet Lederforankring knyttet til brukerfokus og kvalitet i tjenesten, tydelige forventninger Større fokus på opplæring, internundervisning og faglig 4
oppfølging av personalet Fagutviklingssykepleier som gjør det mulig å jobbe kontinuerlig med fag i tjenesten Ansvarliggjøring av arbeidslagsledernes fagansvar, egne fagmøter for oppdatering og implementering av prosedyrer, kartlegginger, risikovurderinger. SAK NR. 16/2019 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST 2019 Resultatene fra forbrukerrådets kommunetest 2019 ble gjennomgått. Stange kommunes plassering i tidligere tester ble referert (plassering i forhold til alle landets kommuner): År Plassering nr. 2019 186 2016 116 2013 2 2011 204 2010 62 2009 230 1. Kontrollutvalget har merket seg at testen rangerer Stange kommune som nr. 186 (av 422) i landet og nr. 12 (av 22) i Hedmark fylke. 2. Testen er basert på en begrenset stikkprøve der Forbrukerrådet har henvendt seg til kommunen via e post (3 stk.), telefon (2 stk.) og søk på kommunenes nettsider (24 informasjonselement) for å teste kommunens servicenivå. SAK NR. 17/2019 HEDMARK REVISJON IKS: STATUS I ARBEIDET MED SAMMENSLÅING MED INNLANDET REVISJON IKS 1. Status for arbeidet med sammenslåing av Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det er foreslått å nedsette et eierutvalg for å se nærmere på enkelte forhold før saken legges frem til behandling i representantskapet i mai 2019. Ett av forholdene som skal ses på er forslaget om å forplikte deltakerkommunene til å kjøpe alle tjenester fra eget revisjonsselskap. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt løpende orientert om det videre utredningsarbeidet og om fremdriften i sammenslåingsprosessen. 5
SAK NR. 18/2019 REFERATSAKER 1. Tilsynsrapport fra 2011- sosiale tjenester i Stange kommune 2. Protokoller styremøter Boligforetaket 3. Info. om møte i representantskapet i Hias IKS 28.03.2019 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 21. mars 2019. RETT UTSKRIFT: Stange, 21. mars 2019. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TORSDAG 2. MAI 2019 Tidspunkt: KL. 0830 Aktuelle saker: Årsregnskap 2018 Stange kommune kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2018 Boligforetaket kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskapet 2019: Investeringsprosjekter og ubrukte lånemidler (KU-sak 67/18) Møte 23/5-19: Prosjektplan: Barnefattigdom (KU-sak 07/19) Forundersøkelse/prosjektplan: Åkershagan Eiendom AS (KU-sak 07/19) Eierstyring i Stange kommune (avtalt i møte den 21/3-19) Reviderte varslingsrutiner (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018. Jf. også fellesmøte 21.08.18 - sak 38/18) Oppfølging av råd om tipsmottak (KU-sak 05/19, jf. sak 13/18) Tertialrapport 1. tertial 2019 Stange kommune (KU-sak 45/18) 6
Saker til senere oppfølging: Vurdering av forundersøkelse: Økonomistyring helse- og omsorgssentre (KU-sak 07/19) Hedmark Revisjon IKS: Status for sammenslåing med Innlandet Revisjon IKS (KU-sak 17/19) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 03/19): Løpende informasjon tertialrapporter legges frem til orientering Ny presentasjon fra rådmannen (tidlig 2020) NAV/sosialtjenesten: Ny presentasjon/oppfølging fra møte 17/12-18 (KUsak 71/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Tilstandsrapport skole 2018-2019 og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) HIAS IKS/Sirkula IKS: Ny forundersøkelse (KU-sak 76/18, oppf. i 2020?) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Barnefattigdom (KU-sak 07/19) Forundersøkelse/prosjektplan: Ansettelsesprosedyrer (KU-sak 07/19) Forundersøkelse/prosjektplan: Åkershagan Eiendom AS (KU-sak 07/19) Møteplan 2019 kontrollutvalget: Torsdag 07.02.2019 kl. 0830 Torsdag 21.03.2019 kl. 0830 Torsdag 02.05.2019 kl. 0830 Torsdag 23.05.2019 kl. 0830 (i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag 13.06.2019 kl. 0830 Torsdag 12.09.2019 kl. 0830 Tirsdag 08.10.2019 kl. 0830 Torsdag 12.12.2019 kl. 0830 7