MEDLEMSRAPPORTERING FOR NSB AS <MEDLEMSNAVN> For 2018 OFFENTLIG SEKTOR Foto: Flickr, ILO Better Work Programme
Å stille etiske- og sosiale krav i offentlige anskaffelser er nødvendig for å fremme anstendige arbeids- og miljøforhold. Det vil også styrke prinsippet om likebehandling, som er en forutsetning for velfungerende og effektive markeder. Til lesere av rapporten Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker. Med dette følger stor innkjøpsmakt og et stort ansvar. Gjennom forvaltningen av fellesskapets ressurser bør offentlige virksomheter gå foran og etterspørre varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder for arbeids- og miljøforhold i leverandørkjeden. Medlemmer i Initiativ for etisk handel (IEH) har forpliktet seg til å bruke sin innflytelse til å øke oppslutningen om etisk handel. For medlemmer i offentlig sektor betyr det at innkjøpsmakten skal brukes på en måte som fremmer ansvarlig handel og rettferdig konkurranse mellom leverandører, der samfunnsansvar er en viktig komponent på linje med pris, kvalitet, leveringssikkerhet, osv. En viktig målsetting er derfor at etisk handel skal bidra til at useriøse leverandører ikke tildeles offentlige kontrakter. En annen, og like viktig målsetting, er at offentlig sektor anskaffer varer og tjenester på en måte som bidrar til at de som lager produktene får sine grunnleggende rettigheter oppfylt og at produksjonen ikke er til skade for miljøet. Medlemmer i IEH er forpliktet til årlig å rapportere om fremdriften i arbeidet med etisk handel. Rapporten er offentlig tilgjengelig. Medlemmenes innmeldingstidspunkt vil påvirke hvor langt de har kommet. Rapporteringsmalen for medlemmer i offentlig sektor ble revidert 2013, blant annet for å gi et bedre og klarere bilde av medlemmenes arbeid med etisk handel i leverandørkjeden. Andre forhold som miljøvennlige innkjøp, sosial dumping og anskaffelse av rettferdig handel-merkede varer er også viktig, men ikke en del av denne rapporten. Heidi Furustøl Daglig leder IEH 2
Forord fra: Geir Isaksen, konsernsjef i NSB-konsernet NSB-konsernet har som samfunnsoppdrag å skape verdier for eier og samfunn, gjennom å sørge for effektiv, tilgjengelig, sikker og miljøvennlig transport av personer og gods. Gjennom vår nye strategi "Den beste reisen" leverer vi på syv av FNs bærekraftsmål, inkludert mål nummer 17 om å delta i samarbeid for å nå bærekraftsmålene. NSB-konsernet er medlem av Initiativ for etisk handel. Det betyr at vi jobber for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Medlemskap i IEH forplikter til konkret og målrettet forbedringsarbeid mot leverandører over tid innenfor disse områdene, og styrker vårt bidrag til flere av FNs bærekraftsmål. I vårt arbeid med bærekraft og utøvelse av samfunnsansvar skal vi følge disse grunnleggende prinsippene: Hver virksomhetsleder har ansvar for å sørge for at enheten ivaretar sitt samfunnsansvar Samfunnsansvaret er innarbeidet i vårt strategiske grunnlag og våre verdier Vi støtter FNs menneskerettighetserklæring og ILOs kjernekonvensjoner Vi arbeider aktivt mot alle former for korrupsjon Vi skal aktivt bidra til å redusere transportsektorens miljøbelastning Vi rapporterer årlig om status og utvikling for samfunnsansvar i Års- og bærekraftsrapporten I våre etiske krav til leverandører har vi satt krav til etterlevelse av FNs menneskerettighetserklæring og ILOs konvensjoner om arbeidstakerrettigheter, diskriminering, barnearbeid og tvangsarbeid. I tillegg er det satt krav til miljø og forretningsetikk. NSB-konsernet har utarbeidet sin egen miljøpolicy. Alle konsernets aktiviteter skal planlegges og gjennomføres så skånsomt som mulig for mennesker og miljø. 3
OM VIRKSOMHETEN OG RAPPORTERINGSGRUNNLAG Om virksomheten: Navn: NSB AS Antall ansatte: 11 160 Samlet innkjøp av varer og tjenester, inkl. investeringer, i rapporteringsåret (NOK): 6 813 000 000 Anskaffelser og leverandører som omfattes av årsrapporten: Antall anskaffelser som omfattes av rapporten: 55 Hvilke varer som omfattes: PC og Nettbrett, busser og superbusser, el-biler, taxitjenester, ulike vedlikeholds- og reparasjonstjenster knyttet til togmateriell, lakkering og foliering, en rekke husleie- og parkeringsavtaler, diesel, biodiesel og HVO, ladestasjoner, hotelltjenester, fruktkurver, blomster, kantine, drikkevann, renholdstjenester til tog, leie av sengetøy og håndklær, gave- og profileringsartikler. Antall leverandører: 95 Totalverdi (cirka) på anskaffelsene som omfattes av rapporten (NOK): 1 500 000 000 Kontaktinformasjon for rapporten: Navn: Linda Rønneberg Stilling: Innkjøpsdirektør Epost: linda.ronneberg@nsb.no Telefon: + 47 93 69 66 06 Innmeldingsår i IEH: 2016 4
"Vi er opptatt av å være en ansvarlig kjøper for å sikre en bærekraftig verdikjede i alle ledd" Foto: Flickr, ILO Better Work Programme 5
Prioriterte mål / aktiviteter i rapporteringsåret Mål / aktiviteter for rapporteringsåret Status / fremdrift Stille sosiale og etiske krav i alle anskaffelser Være løpende orientert om risiko for brudd på sosiale og etiske krav hos våre leverandører Være profesjonell i oppfølgingen av at sosiale og etiske krav blir overholdt i kontraktsperioden NSB "Code of Conduct" er benyttet som fast vedlegg til anskaffelser og kontrakter Alle kontrakter hvor det foreligger risiko er "tagget" i kontraktssystemet Tiltak gjennomført i 2018 knyttet til anskaffelser og kontrakter med høy risiko Prioriterte mål / aktiviteter for kommende rapporteringsår Mål / aktiviteter Utføre kompetansehevende aktiviteter Rapportere til styret om status på arbeidet med etisk handel Fornye risikoanalyse og identifisere tiltak for anskaffelser og kontraktsoppfølging for 2019 6
1. FORANKRING Forankring, organisering og kompetanse Foto: Peder Austrud 7
1. FORANKRING, ORGANISERING OG KOMPETANSE 1.1 Hvordan arbeid med etisk handel er forankret og organisert i virksomheten Om arbeidet med etisk handel er forankret i strategiske prosesser / dokumenter. NSB-konsernet vedtatt styrende dokumenter som angir hvilken praksis som skal legges til grunn for arbeidet med anskaffelser og kontrakter. I anskaffelsespolicyen er det nedfelt at hensynet til blant annet miljø, universal utforming, sosiale og etiske forhold skal vektlegges ved anskaffelser. Policyen gjelder alle virksomhetene i konsernet og er vedtatt av konsernsjefen. Om det er utarbeidet en konkret plan eller tilsvarende for mål / aktiviteter som gjelder rapporteringsåret. Det utarbeides årlig en innkjøpsplan som viser hvilke anskaffelser som planlegges for det kommende året. Det blir gjennomført en risikoanalyse knyttet til planen. Anskaffelser som blir vurdert å medføre en risiko for brudd på arbeidstaker- eller menneskerettigheter merkes i planen for særskilt oppfølging ved at det identifiseres tiltak som skal redusere risikoen. Det er også utarbeidet en plan for tiltak i eksisterende avtaleportefølje. Om det rapporteres på fremdriften i arbeidet med etisk handel til administrativ / politisk ledelse i virksomheten. Arbeidet med etisk handel rapporteres i virksomhetens årsrapport. Om en person i virksomheten har ansvar for arbeidet med etisk handel. Ansvaret for etisk handel er plassert hos innkjøpsdirektør i konsernet. Om andre personer i virksomheten er involvert i arbeidet med etisk handel. Hver enkelt innkjøpsrådgiver har ansvar for å gjennomføre tiltak i sine anskaffelser og avtaleportefølje. Innkjøpsavdelingen samarbeider tett med Fagsjef for bærekraft i konsernet, samt miljøansvarlige i virksomhetene. 1.2 Kompetanseutvikling og opplæring Om deltakelse på kurs og/eller andre kompetansehevende tiltak i rapporteringsåret for å øke kunnskapen om etisk handel hos ansatte. Alle ansatte i innkjøpsavdelingen deltok på 3-dagers kurs i etisk handel og bruk av risikokartleggingsverktøy i overgangen 2017-2018. Innkjøpsdirektør har deltatt på seminar om utvikling av bærekraftstrategi og etisk handel knyttet til rullende materiell (i regi av Oslo Vognselskap) i 2018. Om virksomheten har identifisert behov for opplæring og/eller andre kompetansehevende tiltak knyttet til etisk handel. Det planlegges å gjøre opplæringstiltak i 2019 for nye medarbeidere i avdelingen samt repetisjon av metode for risikokartlegging for de øvrige. 8
2. IMPLEMENTERING Implementering av etisk handel i anskaffelsesprosessen Foto: Kirkens Nødhjelp 9
2. IMPLEMENTERING AV ETISK HANDEL I ANSKAFFELSESPROSESSEN 2.1 Risikokartlegging Beskriv metode og/eller kilder for risikokartlegging virksomheten bruker, før eller etter inngåelse av kontrakt, for å identifisere risiko for mulige brudd på arbeidstakerrettigheter og miljøforhold i leverandørkjeden. For risikokartlegging knyttet til anskaffelser på innkjøpsplanen benyttes DIFIs liste over høyrisikoprodukter samt Transparancy Internationals korrupsjonsindeks. Det gjøres også en vurdering knyttet til ratifisering av ILOkonvensjoner i opprinnelseslandet. Disse kildene benyttes i 1. trinn av risikovurderingen. For de anskaffelser som kommer ut med høy risiko foretas en dypere analyse ved bruk av kilder i IEH-verktøy for risikokartlegging. Her brukes flere kilder for å vurdere risiko; The US Department of Labour; List of Goods Produced by Child Labor or Forced Labor, ITUC i tillegg til DIFI høyrisikoliste og ratifisering av ILO-konvensjoner. Disse analysene har bare blitt gjort av et fåtall kontrakter/anskaffelser. 2.2 Etiske/sosiale krav i anskaffelsesprosesssen Oppgi i hvilke anskaffelser etiske- og sosiale krav er anvendt i rapporteringsåret, inklusive anskaffelser tidligere år dersom disse er gjenstand for oppfølging; type avtale; antall leverandører som leverer på avtalene; krav i hvilke faser i anskaffelsesprosessen. Virksomheter som legger etiske- og sosiale krav til grunn i alle anskaffelser lister opp minst fem anskaffelser der kravene anses som relevante. I hvilke anskaffelser Type avtale Antall leverandører på avtalen Anvendt etiske/sosiale krav i anskaffelsesprosessen Som Ved kvalifikasjonskrav tildeling av kontrakt Leie av sengetøy Rammeavtale 1 Ja Ja Ja Taxitjenester Rammeavtale 18 Ja Nei Ja El-biler Engangskjøp 1 Ja Nei Ja Renholdstjenester Rammeavtale 3 Ja Nei Ja IT-driftstjenester Engangskjøp 1 Ja Ja Ja Gave og profileringsartikler Rammeavtale 2 Ja Nei Ja Bager og sekker Rammeavtale 1 Ja Nei Ja Hotelltjenester Rammeavtale 9 Ja Nei Ja Som kontraktsvilkår 10
Oppgi hvilken mal for etiske- og sosiale kontraktsvilkår og mal for kvalifikasjonskrav som er brukt i anskaffelsene listet opp i tabellen (IEH, Difi, egen mal, annen mal. NSB har utviklet en egen mal for krav knyttet til sosiale og etiske krav, men den er i hovedsak lik maler fra IEH og DIFI. Malen inneholder de punkter som er angitt som obligatoriske fra IEH. 2.3 Oppfølging av etiske- og sosiale krav i kontraktsfasen Hvilke enkeltprodukter/varer har vært gjenstand for kontraktsoppfølging i rapporteringsåret (kan også innbefatte enkeltprodukter/varer på avtaler inngått tidligere år)? Uniformer, nattkomfortpakker til togene, renholdstjenester samt IT-driftstjenster. Beskriv oppfølgingstiltak og -aktiviteter virksomheten har gjennomført overfor leverandører i rapporteringsåret for å påse etterlevelse av de etiske- og sosiale kravene i kontraktsfasen: Det ble etterspurt egenerklæring for uniformer og nattkomfort i årsskiftet 2017/18. IT-driftstjenester følges opp i faste statusmøter og ved egne besøk i produksjonslandet India. Det ble bedt om revisjonsrapport knyttet til avtalen for bager og sekker. Påseplikten er fulgt opp i renholdskontraktene. Hvor mange leverandører har vært gjenstand for kontraktsfølging knyttet til etiske- og sosiale krav i rapporteringsåret (gjelder avtaler inngått i rapporteringsåret og avtaler inngått tidligere år)? 5 Er det i rapporteringsåret identifisert avvik fra de etiske- og sosiale kontraktskravene hos aktører i leverandørkjeden? Nei Hvis ja : Angi type avvik, hvor i leverandørkjeden avvikene er identifisert, tiltak iverksatt for å rette avvikene, samt status. Type avvik (barnearbeid, HMS, lønn, arbeidstid, etc) Hvor i leverandørkjeden Tiltak iverksatt for å rette avvik Status 11
Beskriv erfaringer i arbeidet med anvendelse av etiske- og sosiale krav i anskaffelsesprosessen. NSB kjøper i hovedsak tjenester som leveres i Norge og Sverige hvor vi har vår virksomhet. De sosiale og etiske kravene har derfor vært stilt hovedsaklig knyttet til å ivareta helse og gode arbeidsforhold for arbeidstakere på hjemlige trakter. Noen få kontrakter har vareproduksjon i risikoland som følges opp med egenerklæringer og revisjonsrapporter. Det vurderes fortløpende å ha eksterne revisjoner men så langt har det ikke vært vurdert som nødvendig. NSB erfarer at det å inneha kompetanse til å gjennomføre gode nok risikoanalyser er et kontinuerlig arbeid. 12
3. PÅDRIVERROLLE Pådriverrolle, dialog og kommunikasjon Foto: Shutterstock 13
3. PÅDRIVERROLLE, DIALOG OG KOMMUNIKASJON 3.1 Øke oppslutning internt og eksternt Har virksomheten gjennomført tiltak/aktiviteter internt og eksternt i rapporteringsåret for å øke bevistheten, kunnskapen og oppslutningen om etisk handel. Ja Hvis ja, beskriv tiltak/aktiviteter Type tiltak Formål Målgruppe Kurs Fagseminar Profesjonell oppfølging av kontrakter, inkl sosiale og etiske krav Stille miljø og sosiale/etiske krav i renholdskontrakter Kontraktsforvaltere Innkjøp og fagansvarlige 3.2 Kommunikasjon Hvordan virksomheten kommuniserer internt om sitt arbeid med etisk handel. Intranettet er benyttet. Hvordan virksomheten kommuniserer eksternt om sitt arbeid med etisk handel. Internett: http://www.nsbkonsernet.no/no/miljo-og-samfunn/samfunnsansvar Års- og bærekraftsrapport Gjennom bruk av NSBs etiske krav til leverandører. 14
15
16
Kontakt: NSB AS Linda Rønneberg linda.ronneberg@nsb.no + 47 93 69 66 06