Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2018/2532 Arkiv: L79/L71 Saksbehandler: Fridtjof Aksel Elvesæther Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet 14.03.2019 Kommunestyret 26.03.2019 Glitre bofellesskap forprosjekt Rådmannens forslag til vedtak: 1. Forprosjekt for Glitre Bofellesskap godkjennes innenfor en ramme på 57 676 454,-. 2. Innenfor kostnadsrammen gis rådmannen myndighet til å gjennomføre prosjektet ihht. prosjektbeskrivelse for Glitre Bofellesskap. Rådmannens saksutredning: Bakgrunn: Den 18. september 2018 vedtok Kommunestyret i sak nr. 68/2018 følgende: 1. Glitre bofellesskap godkjennes utfra oppdatert forslag beskrevet i planheftet som er datert 09.08.2018 (vedlegg til saken). 2. Den videre forprosjektfasen med detaljutarbeidelse av planløsninger gjennomføres i samråd med brukere og utarbeidelse av konkurransegrunnlag for en samspillsfase, igangsettes. 3. Første del av prosjektet (forprosjekt og samspillsfasen) finansieres gjennom eksisterende bevilgning, dvs. 24 mill. til rehabilitering av bygget 4. Rådmannen gis fullmakt til gjennomføring av prosjektet innenfor kalkulert basiskostnad (avrundet), Kr. 47.900.000,-. Kostnadene skal holdes på et nøkternt ambisjonsnivå. 5. Økt behov for investeringsmidler bevilges opp og tas inn i investeringsbudsjettet i HP 2019-2022. 6. Rådmannen gir løpende rapportering til formannskapet på prosjektet. 7. Rådmannen skal legge frem til politisk behandling resultatet av forprosjektet. Det refereres til kommunens styringsdokument 6A. I sak 68/2018 redegjorde Lier Eiendomsselskap KF (LEKF) for bl.a. de økonomiske usikkerhetene som var knyttet til den utarbeidede skissen for et nytt bygg på Gifstadbakken 9. Det fremkom at det på daværende tidspunkt i prosjektet ikke var mulig å fastslå endelig kostnad.
LEKF meldte at ambisjonsnivået i prosjektet og konkurransesituasjonen i markedet, var de to viktigste elementene for fastsettelse av endelig kostnad for prosjektet. Med bakgrunn i tidligere beregning fra Multiconsult og den kostnadskalkylen som var utarbeidet, mente LEKF at prosjektet ville kunne ha en total prosjektkostnad på mellom 35 og 55 mill. Usikkerhetsanalysen som ble utført i programfasen, viste at prosjektet hadde en forventet kostnad på 55,9 mill.kr. Det var en forutsetning at saken skulle til ny politisk behandling dersom endelig foreslått ambisjonsnivå og markedsresponsen endte med en høyere pris enn basiskostnad på kr. 47,9 mill. I tråd med vedtak 68/2018, punkt 7, legges forprosjektet frem for behandling. Sammendrag: Ferdigstilt forprosjekt inkludert utomhus parkanlegg, solskjerming, solcelleanlegg og utvidet velferdsteknologi er utarbeidet til en total prosjektkostnad på 57.676.454,- (målpris). Dette alternativet inkluderer en fremforhandlet reduksjon i målprisen ved fullt omfang. Alternativt prosjekt med redusert omfang på utendørsanlegg, solskjerming, solcelleanlegg og velferdsteknologi er utarbeidet til en total prosjektkostnad på 49.111.774,- (målpris) (se kuttliste under punkt 2.4. og vedlegg) Saksutredning: Videre saksutredning tar for seg følgende temaer: 1. Prosjektbeskrivelse (+ vedlegg) 2. Økonomi 2.1. Alternative byggetider - kostnad 2.2. Drift 2.3. Usikkerheter og risiko usikkerhetsanalyse (vedlegg) 2.4. Kuttliste 3. Velferdsteknologi 4. Energi, klima og miljø 5. Estetikk og kunstnerisk utsmykning 5.1. Juryrapport (vedlegg) 6. Fremdriftsplan 7. Valg av entrepriseform 8. Oppsummering 1. Prosjektbeskrivelse Forprosjektet er utviklet i samarbeid med representanter fra Lier Eiendomsselskap KF, tjenesteområdet, pårørende, entreprenør, arkitekt, konstruksjons- og tekniske rådgivere. Bygget er prosjektert for å ivareta TEK17, passivhusstandard, Husbankens krav til universell utforming og veileder for tilskudd til investeringer. Prosjektet har også lagt til
grunn FKOK (felles kravspesifikasjon for omsorg + i Oslo kommune), Lier kommunes miljøambisjoner og visjon for velferdsteknologi samt brukerønsker. Mer detaljert beskrivelse av forprosjektet framgår av vedlegg. Det er utført en uavhengig evaluering av byggets design og utforming. Bakgrunnen for evalueringen er å vurdere og kvalitetssikre at/hvordan forslaget er/lar seg tilpasse tomtens topografi og eksisterende bebyggelse. Endelig juryrapport framgår av vedlegg. 2. Økonomi 2.1. For å oppnå en rask gjennomføring og fremdrift, ble det i sak 68/2018, foreslått at rådmannen ble gitt fullmakt til å gjennomføre prosjektet dersom målprisen kom under den kalkulerte basiskostnaden på kr. 47.900.000,-. Denne basiskostnaden var som tidligere nevnt svært usikker på daværende tidspunkt i prosjektet, og det var kun 15 % sannsynlighet for å komme under den. (angitt som P15). I saken ble det lagt frem to estimater. Ett estimat var knyttet til kalkulert basiskostnad inkludert utomhus på kr 47 900 000,- (P15), og en forventningsverdi på kr 55 900 000,- som representerte 50 % sannsynlighet for prosjektkostnad (angitt som P50) Bakgrunnen for tallene var hentet ifra usikkerhetsanalysen som var utført for prosjektet. Analysen ble utført i skisseprosjektet med bakgrunn i ønske om tidlige avdekking av risiko. Det er gjennomført en forprosjektfase i et samspill med vinneren av konkurransen. Prosjektet har gjennomgått tilpasninger og endringer gjennom bl.a. kostnadsreduserende tiltak. LEKF, arkitekt og entreprenør har søkt en lav men reell målsum som inkluderer de kvaliteter og det omfang som har fremkommet gjennom prosesser i prosjektet. De overordnede mål, kriterier, innspill fra pårørende og tjenesteområdet, er sammenstilt med bygningsmessige løsninger for å oppfylle kommunestyrets bestilling og slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor bevilget ramme. Den fremforhandlede målprisen som baserer seg på virksomhetens oppdaterte tjenestebeskrivelse og økt omfang av velferdsteknologi samt markedets respons i pris, er over den bevilgede rammen med kr. 9 776 454,- (+ 20,4 %) Den fremforhandlede målprisen med redusert omfang (se kuttliste) men med markedets respons i pris, er over den bevilgede rammen med kr. 1 211 774,- (+ 2,5 %) Erfaringstall kan benyttes som en indikator på hvordan kostnaden er i forhold til markedet. Men det er samtidig vanskelig å sammenligne tallene fordi prosjekter sjeldent er like. Normale basiskostnadspriser for helsebygg i Oslo-området uten parkanlegg ligger på 47.500.- pr m2. For Glitre Bofellesskap er anbefalt målpris uten parkanlegg og utvidet velferdsteknologi på 44 226,- pr m2. Uten parkanlegg men med utvidet pakke for velferdsteknologi ligger kostnaden på 48 549,- pr m2. Tilskudd fra Husbanken utgjør kr 9 510 000,-, og mva- kompensasjon på kr 9 598 336,- for redusert omfang eller kr 11 535 291,- for anbefalt målpris vil komme til fratrekk.
Netto kostnad for Lier kommune blir kr 30 003 438,- for redusert omfang og kr 36 631 163,- for anbefalt målpris. Rådmannen anslår leieinntekten å være på kr 10.000.- pr. leilighet / mnd. Med 8 leiligheter blir den årlige leieinntekt på kr. 960.000.-. 2.2. Drift, Kostnadsoverslag bygg/eiendom Det er utført beregninger av livssykluskostnader etter NS3454 (Livssykluskostnader for bygg- LCC). LCC-beregninger av et bygg- eller anleggsprosjekt, dreiser seg om kostnader for oppføring, (investerings- eller kapitalkostnader), og årlige kostnader i driftsperioden inkludert forvaltning, drift, vedlikehold og utviklingskostnader. (FDVU-kostnader). Summen av dette gir årskostnaden for bygget/anlegget. Kommunens bygningsportefølje er i forskjellig alder, tilstandsgrad og kompleksitet. Dette medfører forskjellige kostnadsberegninger av FDVU på de respektive bygg. Grovt betraktet har nyere bygg en lavere FDVU kostnad pr. år enn eldre bygg. LEKF benytter en avrundet årlig kostnad på FDVU for hele bygg og eiendomsmassen på kr. 800,-/m2. (2018) Glitre Bofelleskap Kr. pr. år FDVU kostnad 861.000,- 2.3. Usikkerhet og risiko Når forprosjektet er utført som et samspill, er allerede entreprenøren på plass og har vært med på å utarbeide en omforent målsum. Dermed er den største usikkerheten i analysen ikke lenger tilstede. Tidlig involvering av partene i prosjektet med tett dialog gir bedre mulighet til å avdekke og håndtere risiko. Samspill med «åpen bok-prinsippet» gir byggherren også direkte innsyn i prosjektets økonomi. Deltakelse i en åpen kalkulasjonsprosess og eierskap til en fastsatt sluttkostnad som prosjektet skal styres mot (målsum), vil gi byggherren større trygghet for å unngå overskridelser siden overskridelser over den avtalte målprisen fordeles mellom byggherren og entreprenøren. Det samme gjelder også ved fordeling av eventuelle besparelser. Dermed er risikoen for overskridelser av målsum mindre enn i en normal totalentreprise, og potensialet for kostnadsreduksjon i forhold til målsum er tilstede. Iht. Dok. 6A skal usikkerhet/uforutsette kostnader innkalkuleres i byggebudsjettet med +/- 10%. Totalbudsjettet i forprosjektfasen beregnes med en sannsynlighet for å innfri på 80 85% (P80 P85). For et samspill med en fastsatt målpris hvor eventuelle overskridelser deles mellom entreprenør og byggherre anses dette som unødvendig mye da den avtalte målsummen er basert på entreprenørens faktiske priser fra markedet og ikke konsulenters-, usikkerhetsanalysens eller andres erfaringstall. For dette prosjektet anses det som tilstrekkelig at bevilgningen legges på valgt målsum ut ifra ambisjonsnivå. Jmf. prosjektkostnader oppgitt i kuttliste. 2.4. Kuttliste
I sak 68/2018 under punkt om finansiering, ble det meddelt: Endelig ambisjonsnivå kan bestemmes i fremleggelse av forprosjekt etter gjennomført samspillsfase, såfremt prosjektet ikke overstiger basiskostnad. Her vil det også vedlegges en oversikt over tilleggs- og fradragsarbeid som kan vurderes (kuttliste). Kuttliste er vedlagt. Vurdering av alternative utforminger, materialvalg og arealreduksjoner Prosjektet har gått igjennom flere runder hvor alternative utforminger og materialvalg er vurdert. Det er gjort alternative utforminger og kostnadsbesparende tiltak på materialvalg på nær kr 2,9 mill. Grunnet strenge krav til robusthet for brukergruppen, er det begrensede valgmuligheter for ytterligere endringer i materialvalg for bygget. Massivtre var vurdert benyttet i prosjektet. Dette vil ha en estimert ekstrakostnad på kr 2 mill. Det er derfor foreslått å benytte standard byggemetoder i stål, betong og treverk. Sedumtak har også blitt vurdert da et slikt grønt tak renser og avkjøler luften. Sedumtak gir også forsinkelse av avrenning og redusert avrenningsintensitet. Det er derimot ikke foreslått benyttet videre grunnet prosjektets landlige beliggenhet. Det vil være mulig å redusere prosjektkostnaden ytterligere ved å senke endelig ambisjonsnivå på robusthet eller å utelate elementer fra miljø og klimaplanen som f.eks passivhusstandard og solcelleanlegg på taket. Dette anbefales derimot ikke. Arealreduksjoner av bygget er også vurdert. Arealet på leilighetene er tilpasset Husbankens krav samt innspill og ønsker fra tjenesteområdet og pårørende. En reduksjon av arealet på leilighetene vil utfordre godkjennelsen av prosjektet i Husbanken. Dette gjelder også for eventuelt reduksjon eller fjerning av tiltenkt fellesareal/aktivitetsrom. Arealene for virksomheten/ansatte er lagt opp til å bidra til en hensiktsmessig bruk av kommunens ressurser og tjenester. Bygget er definert som arbeidsplass og er dimensjonert etter kravene fra arbeidstilsynet. En reduksjon av arealet for tjenesteområdet kan gå på bekostning av kvaliteten på arbeidet samt økte driftsutgifter. Det er derfor ikke anbefalt å redusere disse arealene ytterligere. Det er ikke gjennomført simulering av økonomisk effekt ved eventuell ytterligere arealreduksjon i bygget. 3. Velferdsteknologi Videre arbeid i forprosjektet følger signalene gitt i KS sak 49/2018 den 12. juni 2018. om Velferdsteknologi i Lier kommune. Velferdsteknologi handler om: - Teknologiske hjelpemidler og assistanse som skal bidra til økt trygghet, sikkerhet og sosial deltakelse. - Styrke evnen til livsmestring i hverdagen til tross for nedsatt funksjonsevne. - Bidra til forbedret ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestetilbudet. Kommunen har i løpet av den siste tiden høstet mange nye erfaringer når det gjelder velferdsteknologi gjennom befaring og tilegnet økt kompetanse. I den videre forprosjektfasen ble det i samarbeid med tjenesteområdet derfor foreslått inkludert en utvidet bruk av velferdsteknologi og mer enn opprinnelig planlagt i rehabilitering og skisseprosjektet.
Det er kommet frem nye muligheter og nytteverdier med velferdsteknologi som vil være positivt for sluttbruker, pårørende og tjenesten. Dette utfordrer prosjektkostnaden som øker med kr 4 652 250,-. Med bakgrunn i saken om velferdsteknologi, foreslår rådmannen et utvidet omfanget og økt satsningen på dette feltet. Rådmannen mener følgende gevinster er relevante ved økt omfang og bruk av velferdsteknologi: Økt verdighet Bedre livskvalitet for beboerne Bedre omdømme Økt kvalitet på tjenesten Tryggere arbeidssituasjon for ansatte varsling og ivaretakelse av alarmer. Økt kompetanse og erfaring på velferdsteknologi for denne type bygg og de tekniske løsningene. Læringsarena innen velferdsteknologi for andre ansatte i kommunen. Stabile IT løsninger i bygget Økt engasjement fra ansatte i boligen stolt av egen arbeidsplass Unngåtte/reduserte driftskostnader Det er ikke utarbeidet plan for gevinstrealisering innenfor tjenesteområdet. 4. Energi, klima og miljø Prosjektets overordnede miljøambisjoner vil være innenfor kommuneplan og Energi- og klimaplan. Miljøambisjonene gjelder både for selve bygget, utearealene og for tjenestene knyttet til anlegget i driftsfase. Prosjektets entreprenør får ansvar for å videreføre miljøkrav for detaljprosjektering og utførelse. Det er fra tidligere foreslått for Kommunestyret at man fraviker et miljøstyringssystem som f.eks BREEAM da dette vil medføre en betydelig forlengelse av den totale tidsrammen. Bakgrunnen for dette er at om man ønsker å sertifisere denne type bygg, må det utvikles et eget tilpasset kriteriesett, en såkalt Bespokesertifisering. Det kan nevnes at det for Fosshagen sykehjem pågikk prosessen i rundt ett år før det ferdige kriteriesettet forelå. Kravet om passivhusstandard gir i seg selv BREEAM score pass. Det er i tillegg benyttet en pre-analysekalkulator for å utarbeide en forhåndsevaluering av prosjektet i forhold til BREEAM klasse. Resultatet av analysen representerer ikke formell sertifisering, men viser at prosjektet normalt vil bli sertifisert som very good. Konklusjon: Miljøambisjonene for prosjektet vil derfor være ivaretatt selv med en fravikelse av miljøstyringsprogram. Tilleggskostnaden for BREEAM antas å kunne være på ca. kr 1,5 mill og er ikke inkludert. 5. Estetikk, kunstnerisk utsmykning og uteareal Under den politiske behandlingen i september 2018, kom det frem synspunkter på byggets arkitektur og uttrykk. LEKF har derfor innhentet ytterligere vurderinger (er vedlagt).
Tilbakemeldingene fra virksomheten er at det ikke ønskes kunstnerisk utsmykning da det kan ha negative effekter på beboerne. Dermed er det i prosjektet valgt å se nærmere på estetikken og utformingen av uteområdet. Det er lagt opp til at beboeren ledes ut i et område hvor det kan utøves en form for aktivitet for å få ut energi, istedenfor at man ender opp med utfordrende adferd inne i boligen. Utearealene er foreslått tilrettelagt med muligheter for aktiv bruk på dagtid og det er forsøkt å få til gode estetiske løsninger med sikringsegenskaper som forsterker og bygger trygghetsfølelsen både for ansatte, beboere og naboer. Det er valgt elementer som er tunge og robuste nok til at utfordrende adferd ikke gjør skade. I planen for uteområdet finnes det mange elementer som i utgangspunktet har sin egen funksjon for å invitere til lek og moro. Samtidig som de ivaretar en sikringsfunksjon i form av elementets strategiske plassering som også begrenser mulighetene for rømning og innsyn. Dette skal gi beboerne en større grad av frihet. 5.1. Juryrapport Design og utforming av nybygget i forhold til tomtens topografi og eksisterende bebyggelse er vurdert. (vedlagt) 6. Fremdriftsplan Selve byggefasen er vurdert til et år, men endelig ferdigstillelse vil også avhenge av behandlingstid for byggesaken. Siden prosjektet er tenkt utført som en samspillsentreprise, er entreprenøren allerede engasjert og alle forutsetninger ligger til rette for at avtaleinngåelse med entreprenøren kan gjøres etter et eventuelt vedtak. Dermed vil det være realistisk med ferdig bygg i løpet av april/mai 2020. Dersom byggesaken tar lenger tid, vil ferdigstillelsen kunne bli forskjøvet til midten av juli 2020. Om prosjektet skal ha et miljøstyringsprogram som f.eks. BREEAM vil dette kunne forlenge byggetiden ytterligere, avhengig av hvor lang tid det tar å få utviklet et eget tilpasset kriteriesett gjennom Bespokesertifiseringen. For Fosshagen sykehjem pågikk denne prosessen i ett år før det ferdige kriteriesettet forelå. 7. Valg av entrepriseform Prosjektet er så langt utført som et samspill med entreprenør. Det er fortsatt mulighet til å velge å gjennomføre prosjektet som en normal totalentreprise. LEKF har gjennom flere anbudskonkurranser det siste året, registrert mindre interesse for foretakets konkurranser på Doffin enn normalt. LEKF har fått bekreftelser fra flere aktører om et presset marked og at det er begrenset med kapasitet hos entreprenørene. Med bakgrunn i dette anbefales det ikke å gjennomføre prosjektet som en totalentreprise da det er usikkert hvor stor respons en slik konkurranse vil få samt risiko for at prosjektet trekker ytterligere ut i tid. Det anbefales å videreføre prosjektet som et samspill med entreprenøren som allerede er engasjert i forprosjektet. 8. Oppsummering
Prosjektet har gjennomgått tilpasninger og endringer gjennom bl.a. kostnadsreduserende tiltak. LEKF, arkitekt og entreprenør har søkt en reell målsum som inkluderer de kvaliteter og det omfang som har fremkommet gjennom prosesser i prosjektet. De overordnede mål, kriterier, innspill fra pårørende og tjenesteområdet, er sammenstilt med de bygningsmessige tiltak som er gjort, og rådmannen anbefaler prosjektet som fremlagt i den foreslåtte prosjektbeskrivelsen. Et lavere ambisjonsnivå og omfang som simulert i vedlagt kuttliste, mener rådmannen vil kunne gi redusering av de kvaliteter som kjennetegner prosjektet gjennom fysisk bomiljø, trivsel, kompetanse, attraktivitet og kapasitetsutnyttelse. Rådmannen anbefaler at Lier kommune går videre med et nybygg innenfor en målpris på kr. 57 676 454,-. Vedlegg: Prosjektbeskrivelse Usikkerhetsanalyse Kuttliste Juryrapport