EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget

EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Dato: Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 04.06.2012 Tidspunkt: 13:30 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 007/12 Avgjøres av utvalget: Godkjenning av protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 008/12 Handlingsmål inkluderende arbeidsliv (IA) 20122013 009/12 Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte 04.06.2012 010/12 Spørsmål/orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte 04.06.2012 Egersund, 24. mai 2012 John I. Egeli Utvalgsleder Utvalgsekretær Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til tlf. 51 46 80 24 til Randi Haugstad Følgende varamedlemmer innkalles, andre møter kun etter nærmere avtale: Ingen Side 1 av 50

Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk. Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. etasje. Side 2 av 50 Side 2 av2

Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 11.05.2012 Arkiv: :FE033 Arkivsaksnr.: 12/1122 Journalpostløpenr.: 12/14694 Saksnummer 007/12 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: Epost: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær 51 46 80 24 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Utvalg/komite Arbeidsmiljøutvalget Møtedato 04.06.2012 Godkjenning av protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak 11.05.2012: Protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte den 19.03.12 godkjennes. Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr 229685 Tittel på vedlegg Protokoll fra AMU 19.03.12.doc Side 3 av 50

EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget Utvalg: Møtedato: Tidspunkt fra: Sak fra / til: Arbeidsmiljøutvalget 19.03.2012 Møtested: Formannskapssalen 13:30 Tidspunkt til: 15:00 001/12 006/12 Følgende medlemmer møtte: Kristin Bø Haugeland ARG Kåre Ingvar Helland ARG Gerd Holmen ANS Ketil Helgevold ARG Tore L. Oliversen ARG John I Egeli Utdanningsf. Torild S. Bowitz ANS Ingfrid Koldal ANS Følgende medlemmer hadde forfall: Per Steinar Berentsen ARG Tommy B. Ersdal ANS Følgende varamedlemmer møtte: Jone Omdal ARG Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Merknader til møtet: Det var kun 8 medlemmer tilstede ved møtets start, da Tommy B. Ersdal ANS meldte forfall like før møtets start og ingen vara kunne møte for han. Jone Omdal ARG møtte som vara for Per Steinar Berentsen ARG da vararepresentant Helge Waage ARG var bortreist. Omdal kom ikke før kl.13.15 (under behandling av referatsakene). SAMKO v/kari Birkeland møtte. KOMMUNALSJEF ØKONOMI TORE L. OLIVERSEN forlot møtet kl. 14.35 under behandling av referatsakene. John I. Egeli Utvalgsleder Randi S. Haugstad Utvalgssekretær Side 4 av 50

Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer: Arbeidsgiver medlemmer: Ketil Helgevold Kåre Ingvar Helland Per Steinar Berentsen Tore L Oliversen Kristin Bø Haugeland Varamedlemmer: Dag Kjetil Tonheim Inger Mathisen Rake Helge Waage Bente Bø Torvaldsen Ragnhild Langfeldt Arbeidstaker medlemmer: John I Egeli (Utdanningsforb.) Torild S U Bowitz (Delta) Ingfrid Koldal (Hovedverneombud) Tommy B. Ersdal (Fagforbundet) Gerd Holmen (Fagforbundet) Varamedlemmer: Mona Davidsen(Utdanningsforbundet) Åshild Bakken (NITO) Varamedlemmer Fagforbundet: 1. Bente Grytten 2. Heidi Irene Gravdal 3. Sigrunn Ø. Vasbø 4. Torhild Nesvåg 0 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 001/12 Godkjenning av protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte 07.11.11 002/12 Valg av leder sammensetning av AMU i perioden 01.01.2012 31.12.2013 003/12 Verneområder og verneombud for perioden 2012 2013 004/12 Møteplan for 2012 005/12 Referatsaker til arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 006/12 Spørsmål/orienteringer i arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 Side 5 av 50 2

001/12: Godkjenning av protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte 07.11.11 Forslag til vedtak 06.02.2012: Protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte den 07.11.2011 godkjennes. 19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent. AMU001/12 Vedtak: Protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte den 07.11.2011 godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 002/12: Valg av leder sammensetning av AMU i perioden 01.01.2012 31.12.2013 Rådmannens forslag til vedtak 01.03.2012: AMU godkjenner oppnevnte personer fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden. Kommunalsjef Personal Kristin Bø Haugeland ivaretar ledervervet i AMU for 2012 på vegne av arbeidsgiver. Kommunalsjef Økonomi Tore L. Oliversen ivaretar verv som nestleder. 19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: INGFRID KOLDAL ANS påpekte at det er arbeidstaker som skal ha leder og nestleder i inneværende toårs periode i AMU. På bakgrunn av dette foreslås: John I. Egeli (utdanningsforbundet) overtar som leder i AMU på vegne av arbeidstaker. Ingfrid Koldal (hovedverneombud) overtar vervet som nestleder. 0 KRISTIN BØ HAUGELAND ARG beklaget at forslaget fra rådmannen ble fremstilt med leder/nestleder fra arbeidsgiver. En optimal løsning burde være at arbeidsgiver og arbeidstaker deler lederskapet i Arbeidsmiljøutvalgsperioden, 20122013, og på bakgrunn av dette foreslås: Arbeidsgiver og arbeidstaker deler lederskapet i Arbeidsmiljøutvalgsperioden, 20122013, slik at arbeidstaker har leder og nestleder i inneværende år, dvs. i 2012. Arbeidsgiver overtar lederskapet i 2013 for en toårs periode. Side 6 av 50 3

Votering: Koldals forslag enstemmig vedtatt. Haugelands tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling kom dermed ikke til votering. AMU002/12 Vedtak: John I. Egeli (utdanningsforbundet) overtar som leder i AMU på vegne av arbeidstaker. Ingfrid Koldal (hovedverneombud) overtar vervet som nestleder. Arbeidsgiver og arbeidstaker deler lederskapet i Arbeidsmiljøutvalgsperioden, 20122013, slik at arbeidstaker har leder og nestleder i inneværende år, dvs. i 2012. Arbeidsgiver overtar lederskapet i 2013 for en toårs periode. Vedtaket er enstemmig. 003/12: Verneområder og verneombud for perioden 2012 2013 Rådmannens forslag til vedtak 11.03.2012: AMU vedtar verneområder og verneombud i tråd med forslag i saksforelegget. 19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: JOHN I EGELI ANS sa at det burde være et eget verneombud for renholdere og vaktmestre da dette er en stor gruppe som arbeider innenfor mange områder. På bakgrunn av dette foreslås: Kommunalsjef personal Kristin Bø Haugeland og hovedverneombud Ingfrid Koldal lager en ny skisse for inndeling av verneområdene 3 + 4. Det samme gjelder for verneombud verneområde 3 + 4. De øvrige verneområdene og verneombudene godtas. Ny sak legges frem i neste møte i arbeidsmiljøutvalget. Votering: Egelis forslag enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling kom dermed ikke til votering. AMU003/12 Vedtak: Kommunalsjef personal Kristin Bø Haugeland og hovedverneombud Ingfrid Koldal lager en ny skisse for inndeling av verneområdene 3 + 4. Det samme gjelder for verneombud verneområde 3 + 4. De øvrige verneområdene og verneombudene godtas. Ny sak legges frem i neste møte i arbeidsmiljøutvalget. Side 7 av 50 4

Vedtaket er enstemmig. 004/12: Møteplan for 2012 Forslag til vedtak 11.11.2011: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. 19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. AMU004/12 Vedtak: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. 005/12: Referatsaker til arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 Referatsaker som legges frem for utvalget 06.02.2012: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker 1 12/7052 X 29.02.2012 Kristin Bø Haugeland 2 12/3682 X 29.02.2012 3 12/3685 X 29.02.2012 4 12/3736 X 29.02.2012 5 12/3738 X 29.02.2012 6 12/5093 I 30.01.2012 Samko Egersund Side 8 av 50 Tittel Medarbeiderundersøkelsen 2011 Sykefravær 3.kvartal 2011 Sykefravær 3.kvartal 2011, total fravær Sykefravær 4.kvartal 2011 Sykefravær 4.kvartal 2011, total fravær Samarbeidsavtale mellom SAMKO og Eigersund kommune år 2012 5

19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: 1 Medarbeiderundersøkelsen 2011 KOMMUNALSJEF PERSONAL KRISTIN BØ HAUGELAND viste en presentasjon av medarbeiderundersøkelsen for 2011 som ble gjennomført i høst. En vil til neste undersøkelse se på om denne bør besvares tidligere på året, muligens etter sommerferien. TORILD S. U. BOWITZ ANS viste til undersøkelsen og sa at hun var skuffet over ikke å ha blitt invitert på flere møter. RÅDMANN KETIL HELGEVOLD var godt fornøyd med helheten i undersøkelsen, men mindre fornøyd med tallene i forhold til landsgjennomsnittet. Beklaget også hvis de tillitsvalgte ikke hr blitt fulgt opp. KOMMUNALSJEF PERSONAL KRISTIN BØ HAUGELAND hadde fått forståelsen av at alt var i orden inntil nylig, og beklager hvis en føler seg tilsidesatt. Neste gang undersøkelsen gjennomføres må de tillitsvalgte være mer med. JOHN I. EGELI ANS sa at Eigersund kommune bør se på seg selv innad i bedriften, og ikke sammenligne oss med landet. Når det gjelder enkelte ting så henger arbeidsmiljø og sykefravær sammen. Dette er også viktig å ha fokus på. 0 2 Sykefravær 3.kvartal 2011 KOMMUNALSJEF PERSONAL KRISTIN BØ HAUGELAND orienterte om sykefraværet. 0 Arbeidsmiljøutvalget hadde ingen merknader til de øvrige referatsakene. AMU005/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. Side 9 av 50 6

006/12: Spørsmål/orienteringer i arbeidsmiljøutvalgets møte 19.03.2012 Spørsmål/orienteringer i møtet 06.02.2012: KOMMUNALSJEF PERSONAL KRISTIN BØ HAUGELAND orienterte om at en bør lage rutiner ved varsel om tilsyn. Det har vært tilsyn på bygg og eiendom (rutiner mangler, er ikke oppdatert). En har et HMSsystem som vi bruker, og en jobber målrettet med dette. TORILD S. U. BOWITZ ANS påpekte at det er for dårlig at en har en uttalelsesfrist på 3 dager (inkl. helg) når tillitsvalgte skal uttale seg. Rådmannen beklaget den korte fristen. KOMMUNALSJEF PERSONAL KRISTIN BØ HAUGELAND orienterte om at en nå har gått i gang med å revidere HMSsystemet. Alle parter er med i prosessen. En konsentrerer seg om det overordnede systemet. Neste møte er i uke 13. Det skal lages et forslag som presenteres i neste møte i AMU. Orienteringer fra Bedriftshelsetjenesten KARI BIRKELAND SAMKO viste til medarbeiderundersøkelsen og sa at det var fint med en gjennomgang av denne. Hun registrerer imidlertid at det er stort trøkk på personalavdelingen, og er bekymret for enkeltes arbeidssituasjon. orienterte om at arbeidstilsynet har med jevne mellomrom kampanjer, nå er det bl.a. støy. Det er for eksempel mye støy i barnehagene. Kan en få fokus på dette? registrerer at verneombud liker arbeidet de gjør, og tar gjenvalg. Dette er veldig positivt. Det er også gledelig at HMStjenesten blir brukt. Enkeltpersoner tar og kontakt. Nylig ble en skole besøkt, og dette ble satt pris på i form av gode tilbakemeldinger. TORILD S. U. BOWITZ ANS registrerer at det flere ganger skulle ha vært faglig påfyll, men kursbudsjettet dekker minimalt. Kan HMStjenesten brukes? HMStjenesten kan brukes, men ikke for for store grupper. Side 10 av 50 7

KARI BIRKELAND SAMKO orienterte til slutt om trimprosjektet på Lagård, og at en er i sluttfasen med dette. Når materiellet gjennomgås er det mye positivt (positive tilbakemeldinger). Arbeidsgiver kan fortsette med prosjektet videre. Verneombudenes rolle i organisasjonen? 19.03.2012 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: AMU006/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. Side 11 av 50 8

Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 23.05.2012 Arkiv: :FE461 Arkivsaksnr.: 11/920 Journalpostløpenr.: 12/15634 Saksnummer 008/12 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: Epost: Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Frode Tengs Lorentzen Personalrådgiver 51 46 80 26 frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Utvalg/komite Arbeidsmiljøutvalget Møtedato 04.06.2012 Handlingsmål inkluderende arbeidsliv (IA) 20122013 Sammendrag: I forbindelse med inngåelse av ny samarbeidsavtale om et mer Inkluderende arbeidsliv mellom ledere, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten forplikter arbeidsgiver å utarbeide en årlig handlingsplan for IA arbeidet. Handlingsmålene skal utarbeides i sammen med partene dvs. arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud. Forslag til handlingsmål for 20122013 vil bli drøftet i møte, 25.05.12, med HTV/HVO og representanter fra arbeidsgiver. Eventuelle innspill eller kommentarer til ny handlingsplan for 20122013 vil bli fremlagt i møte i AMU 04.06.12. Handlingsplanen for 20122013 vil bli tatt opp til evaluering i møte, innkalt av arbeidsgiver, på slutten av året, hvor partene vil se nærmere på hvilke mål som eventuelt er oppnådd. Saksgang: Avgjøres i AMU Rådmannens forslag til vedtak : Handlingsplan for Inkluderende Arbeidsliv 20122103 vedtas. Eventuell tidligere politisk behandling: Handlingsmål IA vil bli politisk behandlet årlig med endelig vedtak i AMU. Andre opplysninger / fakta i saken: Nei Saksbehandlers vurderinger: Som arbeidsgiver er vi forpliktet til å utarbeide Handlingsplan for Inkluderende Arbeidsliv. Dette fremgår av inngått samarbeidsavtale om et mer Inkluderende arbeidsliv mellom 1 Side 12 av 50

ledere, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten forplikter arbeidsgiver å utarbeide en årlig handlingsplan for IA arbeidet. Handlingsmålene skal utarbeides i sammen med partene dvs. arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud. Gjennom utarbeidelse av handlingsmål vil partene ha et ytterligere felles fokus på Inkluderende Arbeidsliv som forhåpentligvis vil bidra til positive ringvirkninger ute på den enkeltes arbeidsplass i kommunen. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Ingen økonomiske konsekvenser ~o~ Alternative løsninger: Eigersund kommune som arbeidsgiver er forpliktet, etter å ha inngått samarbeidsavtale om IA, å utarbeide handlingsplan for Inkluderende arbeidsliv. Kan derfor ikke velge andre alternative løsninger. ~o~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr 231560 Tittel på vedlegg Handlingsplan for 20122013.PDF 2 Side 13 av 50

Side 14 av 50 Tiltak forsøkes iverksatt før ansatt blir sykemeldt Forebygge Oppfølging Tilrettelegge 94 % Nærvær øke fokus på jobhnærværet Tilstedeværelse Rutinene for oppfølging av sykefravær må anvendes i den daglige oppfølgingen Oppfølging/tilrettelegging bør være tema på alle personalmøter Sikre systematisk oppfølging og at oppfølgingen av de ansatte alltid er dokumentert Sikre at alle kjenner kommunens rutiner for oppfølging av sykmeldte. Tilretteleggeforhold for å øke sjansen for at ansatte fortsetter i opprinnelig jobb. Forhindre at der oppstår lange fraværsperioder Vi vil ha trygge og tydelige leder som kjenner og møter sine ansatte Ha fokus på tilrettelegging. Ha fokus på det som er bra med min arbeidsplass. Hvorfor vil vi være på jobb? Mine arbeidskollegaer er opptatt av å skape et positivt arbeidsmiljø Mål Delmål 1.: Jfr. tidsfrister som fremgår av kommunens rutiner for oppfølging av sykmeldte Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Tidspian Alle ledere med personalansvar Alle ledere med personalansvar Alle ledere med personalansvar Alle ledere med personalansvar Ansvar Handlingspian for 20122013 laarbeidet i Eigersund kommune BHT, verneombud, tillitsvalgt, NAV, Fastlege, Personal samt andre eksterne samarbeidspartnere BHT, verneombud, tillitsvalgt, NAV og Personal AMU, BHT, verneombud, tillitsvalgte, NAV Lokalt, Personal BHT, vemeombud, tillitsvalgt, NAV og Personal Deltakere/stettefunksjon Forebygge Tiliettelegge Oppfolgingidialog Kartlegging av oppgaver Risikoanalyse i avdelinger Ergonomisk tilrettelegging Arbeidsundersøkelse BHT tiltak vernerunder tiltak Medarbeiderundersøkelsen Rekruttering/Bemanningstiltak God ledelse Trivselstiltak/godt psykosos.miljø Gravid i jobb samarbeid med jordmor Igangsette forbedringsgruppe i avd. Avventende/Åpen sykemelding Tilpasse arbeidsoppgaver Tekniske hjelpemidler Opplæring til annet arbeid Tilpasse arbeidstid Tilpasse stillingsandel Rullering/gode arbeidsrutiner Samarbeid med lokale NAVkontor Samarbeid mjnav Arbeidslivssenter Søke økonomisk støtte fra NAV (eks. søke tilretteleggingstilskudd) Avventende/Åpen sykemelding Oppfølgingsplan etter 4 ukers fravær Dialogmøte I og 2 Tett opplging (JAsamtaler) Systematisk samarbeid mellom leder, ansatt, og aktuelle samarbeidspartnere Dokumentere individuell tiltaksgjennomføringer Samarbeidsmøter BHT samarbeid med lokale NAVkontor og Kommentarer

Side 15 av 50 Tilbakeføring til jobb Samarbeid mellom avdelinger internt i kommunen vedrørende utprøvingsplasser. Ansatte kan søke seg inn i kommunens stillingsbank Omplassering/attføring Tidsplan Igangsette seniortiltak som Kontinuerlig Forhindre for tidlig avgang Seniorpolitikk Alle ledere med personalansvar Ansvar Alle ledere med personalansvar Bedriften skal ivareta ansatte i ulike livsfaser Tidsplan Kontinuerlig Mål øke gjennomsnittlig avgangsalder Alle ledere i samarbeid med eksteme samarb.partnere Aile ledere med personalansvar Alle ledere med personalansvar Ansvar Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig ved henvendelse fra samarbeidspartnere Delmål i: Tiltaksarrangør Være en viktig bidragsyter for å få folk i arbeid Tilsette/ivareta arbeidstakere med redusert funksjonsevne Felles samling for sykmeldte er et tiltak for å ha fokus på bedriftsintern attføring Bidra til at personer far yrkespraksis i kommunen slik at de kan komme seg tilbake i jobb eller få seg ny jobb. Kommunen har i dag flere personer på tiltaksplasser via NAV, både på skole/sfo, bygg og eiendom osv. Mål Delmål 2.: BHT, verneombud, tillitsvalgt, NAV, evt. Fastlege og Personal Deltakere BHT, vemeombud, tillitsvalgt, NAV, Fastlege, Personal og eksterne samarbeidspartnere BHT, vemeombud, tillitsvalgt, NAV, Fastlege, Personal og eksterne samarbeidspartnere BHT, verneombud, tillitsvalgt, Personal og eksterne samarbeidspartnere Deltakere/stettefunksjon Tilrettelegging Opplæring Oppfølging Ansettelse iht utlyste stillinger Kartlegging Seniorsamtale (medarbeidersamtale) Individuelle tilpasninger tilpasset arbeidsforhold etter behov (hvsfaser) Kommentarer Samarbeid med avdelingene internt Tilrettelegging og mdiv. tilpasning Opplæring Dokumentert oppfølging Ansettelse iht utlyste stillinger omplassering/attforing Tiltaksarrangor for eksterne personer som ønsker å komme i arbeid Kommentarer

Side 16 av 50 øke kunnskaper og sette JA på dagsorden øke kunnskapen om laarbeide og den gode samtalen Opplæring JAarbeidet Fokus på forebygging/oppfølging knyttet til vold/trusler om Prosjekter 2012 Jmplementere vedtatte rutiner om oppfølging av gravide arbeidstakere Evaluering av JAavtale I Personalsjef og lagruppa 1 gang i året Personal BHT i samarbeid med NAV og andre samarbeidspartnere JA gruppa JA kontakt innkaller til miate. Kommunens JA kontakt kartlegger langtidsfravær og innkaller til møte. Ansvar Etter behov I gang årlig Annenhver måned JA dager Faste møter i la gruppa Annenhver måned Ansatte blir gjort oppmerksom på arbeidsgiver og ansattes ansvar i forbindelse med oppfølging av sykefravær Behov for andre tiltak og aktiviteter I Felles samlinger for sykmeldte. Gjennomgang av rettigheter/plikter som sykmeldt I Tidsplan I Informasjon/opplæring Mål og prosjekter Egen Prosjektgruppe ni/ledere, HVO, HTV HTV, HVO, Personal Alle ledere med personalansvar og interne organisasjoner Ansatte, ledere, tillitsvalgte og verneombud JA gruppa JA kontakt kommunen, NAV kontakt, BHT, ansattes representant + Hovedverneombud JA gruppa JA kontakt kommunen, NAV kontakt, BHT, ansattes representant Hovedverneombud Deltakere Kartlegging Tiltak /tilrettelegging Omplasseringer Tilrettelegging Opplæring Arbeidstrening og Funksjonsevnevurdering Nyheter/endringer NAV Nyheter innen personalportalen Rutiner JAarbeidet Intemkontroll Virkemidler fra NAV Tiltak/tilrettelegging Rutiner/dokumentasjon Dialogmøter/oppfølging etter lover og retningslinjer Den gode samtalen 15.1 Avslutte et arbeidsforhold gjennomgang av JA avtalen og anleggets JAarbeid Kommentarer

Side 17 av 50 Håndbygiene Har som målsetting å fokusere nærmere liåndhygiene på temaet Håndhygiene, spesielt relatert til kommunens skole og barnehager. alane Prosjektet Prosjekt i samarbeid med IRIS, der en vil følge opp ansatte med muskeliskjelett plage?. Planlegges oppstart høsten 2012. dette.

Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 24.05.2012 Arkiv: :FEArkivsaksnr.: 12/1120 Journalpostløpenr.: 12/14692 Saksnummer 009/12 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: Epost: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær 51 46 80 24 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Utvalg/komite Arbeidsmiljøutvalget Møtedato 04.06.2012 Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte 04.06.2012 Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget 24.05.2012: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/11329 I 19.03.2012 SAMKO v/mia Ree Holen SAMKO v/mia Ree Holen Evaluering av forflytningsprosjekt v/lagård bo og servicesenter Evaluering av prosjektet Myk Start v/lagård bo og servicesenter Rapport vedrørende inneklima toppleiligheten u.off. Rapport etter arbeidshelseundersøkelse 01.02.12 u.off. Rapport etter arbeidshelseundersøkelse u.off. Sykefravær 1.kvartal 2012 Sykefravær 1.kvartal 2012, totalt fravær u.off. 2 12/11328 I 23.03.2012 3 12/14076 I 17.04.2012 Samko 4 12/12993 I 24.04.2012 Samko Egersund 5 12/12797 I 24.04.2012 *** 6 12/15031 X 22.05.2012 7 12/15032 X 18.05.2012 Side 18 av 50

Vedlegg: Dok.nr 224388 224389 224384 224385 224386 224387 228747 227042 226703 230206 230208 230209 230207 230210 Tittel på vedlegg Evaluering av forflytningsprosjekt v/lagård bo og servicesenter Evalueringsskjema Evaluering av prosjektet Myk Start v/lagård bo og servicesenter Spørreskjema med evaluering Treningsprogram Treningsprogram nr. 2 Rapport vedrørende inneklima toppleiligheten Rapport etter arbeidshelseundersøkelse 01.02.12 20120424090909284.pdf Sykefravær 1.kvartal 2012 Oversikt sykefravær 1.kvartal12 Grafisk fremstilling sykefravær 1.kvartal 2012 Sykefravær 1.kvartal 2012, totalt fravær Oversikt totalt sykefravær 1.kvartal 2012.pdf Side 19 av 50 2

Side 20 av 50

Side 21 av 50

Side 22 av 50

Side 23 av 50

Side 24 av 50

Side 25 av 50

Side 26 av 50

Side 27 av 50

Side 28 av 50

Side 29 av 50

Side 30 av 50

Side 31 av 50

Side 32 av 50

Side 33 av 50

Side 34 av 50

Side 35 av 50

Side 36 av 50

Side 37 av 50

Side 38 av 50

Side 39 av 50

Side 40 av 50

Side 41 av 50

Side 42 av 50

Side 43 av 50

Internt notat AMU Administrasjonsutvalget Vår ref.: 12/15031 / 07/3458 / FE461 Dato: 22.05.2012 Saksbehandler: Frode Tengs Lorentzen Telefon: 51 46 80 26 Mobiltelefon: Epost: frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Sykefravær 1.kvartal 2012 Vedlagt følger oversikt over sykefraværet for Eigersund kommune 1. kvartal 2012, oversikt over utviklingen 1. kvartal siden 2010. En har i tillegg valgt å legge med en oversikt over sykefraværet ved den enkelte enhet som en egen referatsak. Denne oversikten er unntatt offentligheten begrunnet med at enkelte enheter som det rapporteres på har så få ansatte at en vil kunne avdekke hvem som er syk og hvor lenge sykefraværet har vært. Utviklingen i det totale sykefraværet fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012 viser en reduksjon fra 9,3 % til 8.3 %. Kortidsfraværet er i 1.kvartal i 2012 helt identisk med 1.kvartal 2011 det vil si på 2,8 %. Langtidsfraværet i 1.kvartal 2012 er 5,5 % og det er en reduksjon på 1,0 % sammenlignet med 1.kvartal i 2011 der langtidsfraværet var 6,5 %. Avdelingsvis er det en generell reduksjon innen så å si alle tjenesteområder. I sentraladministrasjonen har en den største reduksjonen, og totalfraværet er redusert med hele 6,2 % sammenlignet med 1.kvartal 2011. Tallene i barnhagene har vært høye over tid men er redusert med 2,9 % i 1.kvartal 2012 sammenlignet med fraværstallene i 1.kvartal 2011. En vil fortsette det målrettede arbeidet med IA på alle nivå i organisasjonen. Andre aktuelle tiltak: Våre retningslinjer vedrørende oppfølging av sykmeldte ble revidert sommeren 11 med bakgrunn i lovendringer når det gjelder oppfølging av sykmeldte, og sykefraværsoppfølgingen er deretter blitt ytterligere skjerpet. Endringene, dvs. rutinene for tettere oppfølging, har blitt gjennomgått med alle ledere med personalansvar. Det er etablert en IA gruppe hvor arbeidsgiver, ansattes representant, hovedverneombud, NAV og HMS tjenesten er samlet for å ha fokus på IA arbeidet i Eigersund kommune. Erfaringene på denne måten å arbeide på er svært gode. Ansatte innen helse, barnehager, SFO og skoler få tilbud om influensavaksine hver vinter. I april 2012 ble det arrangert IA dager for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Her hadde vi hovedfokus på Inkluderende arbeidsliv i et livsfaseperspektiv med spesielt vekt på seniorene. Eigersund kommune er med i Dalaneprosjektet med fokus på sykefravær i vår region. Her vil en ha fokus på hvordan IA fungerer i praksis og rehabilitering på Side 44 av 50

2 arbeidsplassen ved muskel og skjelettplager. Det siste området er spesielt nyttig da dette gjelder mange av våre sykmeldte arbeidstakere. I forbindelse med inngåelse av ny IAavtale er det utarbeidet en IAhandlingsplan i samarbeid med hovedtillitsvalgte/ hovedverneombud. Det legges opp til to møter i året mellom rådmann og hovedtillitsvalgte/ hovedverneombud hvor IAhandlingsplan evalueres og videreutvikles. AMU vedtar forslag til ny IA handlingsplan for 20122013 i møte 04.06.12. Med vennlig hilsen Frode Tengs Lorentzen Personalrådgiver Dok.nr 230208 230209 Tittel på vedlegg Oversikt sykefravær 1.kvartal12 Grafisk fremstilling sykefravær 1.kvartal 2012 Side 45 av 50

230208_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 1. KVARTAL 2010, 2011 og 2012 KORTTIDS LANGTIDS TOTALT FRAVÆR % FRAVÆR % FRAVÆR % 1.kvart.10 SENTRALADM. 1.kvart11 1.kvart12 1.kvart.10 1.kvart11 1.kvart12 1.kvart.10 1.kvart11 1.kvart12 2,1 3,3 3,2 1,3 9,5 3,4 3,4 12,8 6,6 2,5 3,2 2,6 4,2 5,2 4,7 6,7 8,4 7,3 Skoler 2,5 2,8 2,5 4,1 5,7 5 6,6 8,5 7,5 Barnehager 4,4 6,8 4,7 6,8 6,7 6 11,2 13,6 10,7 HELSE OG OMSORG 2,5 2,5 3 4,9 7,5 6,8 7,5 10 9,8 KULTUR 0,3 0 0,3 0 0 0 0,3 0 0,3 MILJØAVD. 1,5 2,6 3 3,4 6,2 4,8 4,9 8,8 7,8 TOTALT 2,3 2,8 2,8 4,2 6,5 5,5 6,5 9,3 8,3 LEVEKÅRSAVD.: SKOLE/BARNEH.M.M. Side 1 Side 46 av 50

230209_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 1.kvartal 2009, 2010 og 2011 korttidsfravær %langtidsfravær % totalt fravær % 1.kvartal 2010 2,3 4,2 6,5 1.kvartal 2011 2,8 6,5 9,3 1.kvartal 2012 2,8 5,5 8,3 10 8 korttidsfravær % langtidsfravær % totalt fravær % 6 4 2 0 1.kvartal 2010 1.kvartal 2011 1.kvartal 2012 Side 1 Side 47 av 50

Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 11.05.2012 Arkiv: :FE033 Arkivsaksnr.: 12/1123 Journalpostløpenr.: 12/14696 Saksnummer 010/12 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: Epost: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær 51 46 80 24 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Utvalg/komite Arbeidsmiljøutvalget Møtedato 04.06.2012 Spørsmål/orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte 04.06.2012 Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet 04.06.2012: Orienteringer fra Bedriftshelsetjenesten Verneombudenes rolle i organisasjonen? Side 48 av 50

Arbeidsmiljøutvalget AMU toårsperioden 20122013. Leder: John I. Egeli Nestleder: Ingfrid Koldal Arbeidsgiver medlemmer: Ketil Helgevold Kåre Ingvar Helland Per Steinar Berentsen Tore L Oliversen Kristin Bø Haugeland Varamedlemmer: Dag Kjetil Tonheim Inger Mathisen Rake Helge Waage Bente Bø Torvaldsen Ragnhild Langfeldt Arbeidstaker medlemmer: John I Egeli (Utdanningsforb.) Torild S U Bowitz (Delta) Ingfrid Koldal (Hovedverneombud) Tommy B. Ersdal (Fagforbundet) Gerd Holmen (Fagforbundet) Varamedlemmer: Mona Davidsen(Utdanningsforbundet) Åshild Bakken (NITO) Varamedlemmer Fagforbundet: 1. Bente Grytten 2. Heidi Irene Gravdal 3. Sigrunn Ø. Vasbø 4. Torhild Nesvåg Representant fra HMS tjenesten Samko Senter for arbeidsmiljøkompetanse med møte og uttalerett, men ikke stemmerett: Kari Birkeland Side 49 av 50

Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for Kommunestyret, Formannskapet, Planteknisk utvalg, Administrasjonsutvalget, Felles brukerutvalg og Særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har det praktiske ansvaret for oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, protokoll m.m. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk/ under Saksdokumenter til politiske utvalg (med vedtak) Her kan du gå inn på den enkelte sak (uten vedlegg) eller gå inn i en stor (pdf) fil med de komplette saksdokumenter med samtlige vedlegg. Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen, men ordføreren har instruksjonsrett overfor sekretariatet. I sentraladministrasjonen ligger også overformynderiet som er det politiske organ som forvalter umyndige personers økonomi. Dette er politisk ledet av to folkevalgte og har egen sekretær. Styret for Eigersund Havn KF har sin sekretariatsfunksjon hos havnesjefen, som holder til i Havnebygget i Strandgt 2. Kontrollutvalget har sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: 51 46 80 97 Navn Direkte telefon Epost Sekretær for utvalg Sekretariatsleder Leif E Broch leif.broch@eigersund.kommune.no 51 46 80 23 / Mob.:908 81 568 Kommunestyre, Formannskap, Særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad 51 46 80 24 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, Felles brukerutvalg. Arbeidsmiljøutvalget, Mob.:489 98 284 Politisk sekretær Målfrid Espeland maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no 51 46 80 25 Mob.:489 98 717 Politisk sekretær Irene Randen irene.randen@eigersund.kommune.no 51 46 80 45 Mob.:489 98 285 Administrasjonsutvalget, gjeldsrådgivning, avlønning og økonomi. Andre politiske utvalg/organ som ikke har sekretariatsfunksjon hos politisk sekretariat. Geir Melby kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget Sekretær for styret for Eigersund havn KF Sekretær for overformynderiet Knut Seglem 51 46 83 61 knut.seglem@egersund.havn.no Sekretær Ingebjørg Hestnes 51 46 80 17 ingebjorg.hestnes@eigersund.kommune.no 15.11.2011 Side 50 av 50