Utvalg: Møtested: Møteprotokoll Arbeidsutvalget Værnesregionen Stjørdal Møtedato: 18.03.2014 Tidspunkt: 09:00-15:00 Fra sak: PS13/14 Til sak: PS 29/14 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Henrik Vinje Meråker Kristian Rolstad Malvik Kjell Fosse Stjørdal Karsten Reitan Selbu Arne Ketil Auran Frosta Kari Linseth Øfsti Stjørdal Kari Krogstad Roar Øverås TV Runar Asp TV Værnesreg. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Rune Hegge Gunnbjørn Berggård Værnesreg. Tydal Marte Abelsen Strømmen Værnesreg. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Møtet ble ledet av: Henrik Vinje Av medlemmer/varamedlemmer møtte 10 av 12
Merknader: Lars Moksnes møtte som observatør. Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte 18.03.2014 Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 13/14 Administrativ organisering i Værnesregionen 2013/4922 PS 14/14 Orienteringer: Kontrollutvalg og forvaltningsrevisjon overlappende områder. (Jf. Protokoll AU 15.01.14: Ledere i Komsek og Komrev i Nord-Trøndelag og tilvarende i Sør-Trøndelag inviteres til møte i AU 18. mars.) Orienteringssak. PS 15/14 Kommunepsykolog barn og unge i Værnesregionen 2014/2274 PS 16/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Sekretariat 2014/2179 PS 17/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Frisklivssentralen 2014/2179 PS 18/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Forvaltningskontor 2014/2179 PS 19/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen DMS 2014/2179 PS 20/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Legevakt 2014/2179 PS 21/14 Årsrapport 2013 - PPT VR 2014/2179 PS 22/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Barnevern 2014/2179 PS 23/14 Årsrapport 2013 - Lønn og Regnskap 2014/2179 PS 24/14 Årsrapport 2013 - Innkjøp 2014/2179 PS 25/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen IT - VARIT 2014/2179 PS 26/14 Årsrapport 2013 - Personvernombudet 2014/2179 PS 27/14 Årsrapport 2013 - Skatteoppkreverkontoret 2014/2179 PS 28/14 PS 29/14 Eventuelt Etablering av Forstudie for interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten i VR (Saksframlegg oversendes på mail) Godkjenning av møteprotokoll
PS 13/14 Administrativ organisering i Værnesregionen Forslag til innstilling: Regionrådet godkjenner forslag til administrativ organisering i Værnesregionen. Det nedsettes ei arbeidsgruppe bestående av leder AU, tillitsvalgte, Sekretariatet og Organisasjonssjefen i vertskommunen, som utarbeider saksfremlegg med forslag til vedtak i saken «Organisering i Værnesregionen» til møte i AU 09.04.2014. Dette med bakgrunn i notatet fra Rådmann i vertskommune. Arbeidsutvalget behandler saken endelig i møte 09.04.2014. Saken legges frem til orientering i Regionråd i møte 23.04.14. Samarbeidsavtalene for områdene der det er politisk nemnd må endres iht. ny organisering og behandles iht. vanlige styringslinjer (AU PN RR). Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 05.02.2014 Saken utsettes til neste møte i AU. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 05.02.2014 Det etableres fagråd oppvekst bestående av oppvekstsjefene. Fagrådet får ansvar for PPT og Barnevern og andre områder som naturlig hører inn under oppvekstområdet. Samhandlingsleder blir sekretær for fagrådet. Samhandlingsleder innkaller til første møte snarest. Rådmann Kjell Fosse fra vertskommunen Stjørdal bearbeider og utdyper notatet til neste møte i AU 18. mars 2014. PS 14/14 Orienteringer 1) Orientering fra Samhandlingsleder: Orienteringen tas til etterretning. a. Det gås ikke videre med legevaktstelefoni saken pr.dd. b. MUNT utredes videre iht. vedtak i AU 05.02.14 2) Orientering fra Forvaltningsrevisjon (Komsek og Komrev) Orienteringen tas til etterretning. 3) NAV prosjektet Orienteringen tas til etterretning. Prosjektgruppa arbeider videre iht. føringer fra Styringsgruppen for NAV prosjektet i Værnesregionen. Innspill fra Styringsgruppen kommuniseres til prosjektleder i NAV-
prosjektet, ansvar Samhandlingsleder og Organisasjonssjef Stjørdal kommune. 1) Orientering fra Samhandlingsleder Samhandlingsleder gav informasjon om Fagråd oppvekst, Prosjektrapporter rehabiliteirng og felles kommuneoverlegefunksjoner, Lavterskeltilbud/forebyggende tiltak, legevaktstelefoni og MUNT. MUNT: VARIT utarbeider saksfremlegg med organisering, driftskonsept, kostnadskalkyle, finansiering etc., som legges frem for Arbeidsutvalget. Legevaktstelefoni: mulighetsstudie ift. «ruting» av telefoni til Trondheim. Referat fra Fagråd 21.02.14 er utsendt og fremlagt muntlig i AU 18.03.14 Henvendelsen fra Værnesregionen er pr.dd avvist fra Trondheimsområdet. Trondheimsområdet ønsker å kvalitetssikre driften for egne kommuner, før man vurderer å ta inn nye kommuner. Det gås ikke videre med denne saken pr.nå. 2) Kontrollutvalg og forvaltningsrevisjon v/komsek og Komrev i Sør- og Nord Tr.lag Det planlegges et felles orienteringsmøte med kontrollutvalgene for alle kommunene i Værnesregionen høsten 2014. Dette blant annet ift. kontrollutvalgets rolle og oppgaver, samt forholdet mellom de enkelte kontrollutvalgene, ved vertskommunesamarbeid. Det er viktig for kontrollutvalgene (for kommuner som ikke er vertskommune) å være bevisst vertskommuneavtalen (samarbeidsavtalen) som ligger til grunn for samarbeidet. Det er ulike roller for kontrollutvalgene, om man er vertskommune eller ikke. Det jobbes videre med bedre samordning og tettere samarbeid. Samarbeid i Værnesregionen medfører ikke store økonomiske besparelser, men gir klart bedre tjenester (herunder økt faglig forsvarlighet, økt kvalitet og økt profesjonalisering). Bruker kommunene tilsynsrapporter/revisjonsrapporter fra andre kommuner? AU ønsker å utarbeide rutiner for å lære av hverandre gjennom de forvaltningsrevisjoner som er gjennomført. 3) NAV prosjektet Utkast NAV-rapport er utsendt i forkant av møtet, som en underveisrapportering. Det er knytt en del kommentarer og spørsmål til rapporten som må tas direkte med prosjektleder. Det må mere kraft inn i rapporten, bla. gjennom økt fokus på mulighetsrommet som finnes i et slikt samarbeid. Det bør legges vekt på målbilde i en slik rapport, sett fra alle aktører; stat, kommune, ansatte og bruker. Organisering er viktig å beskrive i rapporten, for bla. å svare ut myndighetenes krav og forventninger. Rapporten bør ha et mulighetsfokus. Innspill fra ansatte i kommunene er viktig.
Erfaringer fra ansatte i eksisterende samarbeid er viktig å synliggjøre. Kunnskapsdeling mellom kontorene er viktig å synliggjøring. I videre arbeid er det viktig med prosess der ansatte får delta og komme med innspill. Ansatte i Selbu og Tydal må gis kjennskap til og kunnskap om hvordan Værnes Nord jobber i dag, blant annet gjennom besøk på NAV kontorene (Stjørdal, Frosta, Meråker), orienteringer, samtaler med ansatte etc. Vertskommunesamarbeidet må kommuniseres. Det anbefales å innhente erfaringer fra Midtre-Namdal, som har etablert slikt samarbeid. PS 15/14 Kommunepsykolog barn og unge i Værnesregionen 1. Det etableres interkommunal kommunepsykolog i 100 % stilling for barn og unge i Værnesregionen, som et prosjekt for perioden fom. 01.07.2014-tom. 30.06. 2017. Gjeldende kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta. 2. Forslag på stillingens organisatorisk plassering, styrings- og rapporteringslinje, samarbeid, ansvar, oppgaver etc. samt videre forløp og innhold utarbeides av VR Fagråd, som fremlegges for AU til orientering. 3. Utgiftene til stilling som psykologspesialist i prosjektperioden dekkes med hhv. 510` 1. driftsår, 450` 2. driftsår og 250` 3. driftsår, av H.dir. Utgifter utover dette dekkes av kommunene etter fordelingsnøkkel 20-80. 4. Videre forløp av stillingen etter prosjektperioden avgjøres av AU innen utgangen av 2016 på bakgrunn av intern evaluering og vurdering/anbefaling fra Fagrådet i VR. Arbeidsutvalget vedtar oppretting av en interkommunal psykolog for barn og unge i Værnesregionen iht. saksfremlegg, blant annet med organisatorisk plassering i VR BV. Kostnader dekkes innenfor ordinært budsjett. Det gis en orientering om saken i Politisk Nemnd 01.04.14 og Regionråd 23.04.14. Oppfølging av fosterhjem ble drøftet i forlengelsen av saken. Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 05.02.2014 Saken utsettes til neste møte i AU 18. mars 2014 for endelig behandling. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 05.02.2014 Saken utsettes til neste møte i AU 18. mars 2014 for endelig behandling.
Enstemmig vedtatt. PS 16/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Sekretariat Årsrapport 2013 VR Sekretariatet tas til orientering. PS 17/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Frisklivssentralen Årsrapport 2013 VR Frisklivssentral tas til orientering. PS 18/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Forvaltningskontor Årsrapport 2013, VR Forvaltningskontor tas til orientering. PS 19/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen DMS
Årsrapport 2013 VR DMS tas til orientering. PS 20/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Legevakt Årsrapport 2013 VR Legevakt tas til orientering. PS 21/14 Årsrapport 2013 - PPT VR Årsrapport 2013 VR PPT tas til orientering. PS 22/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen Barnevern Årsrapport 2013 VR Barnevern tas til orientering.
PS 23/14 Årsrapport 2013 - Lønn og Regnskap Årsrapport VR lønn og regnskap tas til orientering. PS 24/14 Årsrapport 2013 - Innkjøp Årsrapport 2013 VR innkjøp tas til orientering. PS 25/14 Årsrapport 2013 - Værnesregionen IT - VARIT Årsrapport 2013 godkjennes og innstilles overfor Regionråd Årsrapport 2013 VARIT tas til orientering. PS 26/14 Årsrapport 2013 - Personvernombudet
Årsrapport 2013 VR Personvernombudet tas til orientering. PS 27/14 Årsrapport 2013 - Skatteoppkreverkontoret Årsrapport 2013 VR Skatteoppkreverkontoret tas til orientering. PS 28/14 Eventuelt 1. Prosjekt plan, miljø og landbruk: a. Det opprettes en prosjektgruppe bestående av representanter for alle involverte kommuner i VR, samt 2 tillitsvalgte. Prosjektgruppen oppnevnes med utgangspunkt i etatsjefer/sektorledere eller tilsvarende i de samarbeidende kommuner. b. Prosjektgruppen gis fullmakt til å oppnevne arbeidsgrupper for de ulike deler av prosjektet etter en faglig vurdering av hva som er formålstjenlig. c. Det utarbeides en kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag for ekstern prosjektledelse av prosjektet. Rammen for ekstern prosjektledelse er det vedtatte prosjektbudsjettet. d. Tidsplanen for prosjektet forskyves slik at prosjektrapport bør foreligge innen 01.01.2015. Hovedprosjekt planlegges gjennomført fra 01.07.2015, etter at de nødvendige politiske vedtak er gjort våren 2015. 2. Etablering av forstudie for interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten: a. Det utarbeides mandat og beskrivelse av en forstudie for interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten i VR. b. Alle kommuner i VR inviteres til å delta i forstudien slik at kommunene kan opparbeide kunnskap om eget og andres tjenestetilbud. c. Sekretariatet utarbeider forslag til mandat og prosjektplan for forstudien og legger frem dette for behandling i AU 11.06.14 3. Budsjett 2014 Ingen vedtak fattet.
4. Innsida 50 % av stillingen som drifter av Innsida dekkes av Stjørdal kommune og den andre 50 % dekkes av VARIT, etter denne kostnadsnøkkelen. Det gjøres gjeldende og som fast ordning fra 01.01.2014. 1) Prosjekt plan, miljø og landbruk Arbeidsutvalget avklarte prosjektgruppen, styringsgruppen og videre fremdrift. Det er viktig at arbeidet fortsetter, i tråd med intensjon. 2) Etablering av forstudie for interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten: Arbeidsutvalget er opptatt av at forstudien gjennomføres og startes opp så snart som mulig. Dette vil gi anbefalinger for videre arbeidet. Det må etableres en tydelig organisering av prosjektgruppen og prosjektleder. 3) Budsjett 2014 Spørsmål om innkjøpsstopp har innvirkning på budsjett 2014 og således evt. behov for revidering. Det presiseres at gjeldende innkjøps-/ansettelsesstopp i Stjørdal gjelder for Stjørdal kommune. Det er ikke vedtatt innkjøps- og ansettelsesstopp i Værnesregionen. Samtidig er det fullt fokus og stor bevissthet rundt dette i VR enhetene. 4) Innsida Det er ikke tatt beslutning på kostnadsfordeling av stilling som drifter Innsida for VR og/eller hvorvidt dette skal videreføres fom. 01.01.2014. 5) Bedriftshelsetjeneste Stjørdal kommune skal ut på anbud. Er det interesse for å delta på dette. Selbu er interessert i å delta. Det anbefales at andre kommuner evt. gis opsjon i deltakelse på senere tidspunkt. Timingen stemmer ikke for alle. PS 29/14 Godkjenning av møteprotokoll Møteprotokoll godkjent.