Norsk Bobil Og Caravan Club Avdeling Hammerfest Årsmøte protokoll 13.02.19 kl 18.00 Sted: Frivillighetssentralen, Storgata 24, 9600 Hammerfest. Antall stemme berettiget: 26. stemmeberettiget. Sak 1: Åpning. Avdelingsleder Kjersti Sollien Iversen åpnet møtet, og ønsket alle medlemmer velkommen. Det ble 1 minutts stillhet for våre medlemmer som har falt bort i året som har vært. Sak 2: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Det ble referert til møteinnkallingen som var varslet og innkalt til i en felles mail 16.12.18. Den har også ligget ute i henhold til fristene på avdelingens Facebook side og avdelingens nettside siden samme dato. Det var satt opp følgende dagsorden: 1. Åpning. 2. Godkjenning av innkalling og dagsorden. 3. Valg av dirigent, møtesekretær og to protokollunderskrivere. 4. Styrets årsberetning. 5. Årsregnskap og revisjonsberetning. 6. Innkomne saker. 7. Budsjettforslag 2019. 8. Valg. 9. Avslutning. Vedtak: Innkallelse og dagsorden ble enstemmig vedtatt og møtet erklært lovlig satt. Sak 3: Valg av møteleder, møtesekretær og to medlemmer til å underskrive protokollen. Møteleder: Kjersti Sollien Iversen Møtesekretær: Kjersti Sollien Iversen To til å underskrive protokoll: Einar Paulsen & Ann Inger Rønquist. Det ble forespurt i salen, men ingen andre ønsket stille som møteleder. Det ble derfor enstemmig bestemt at leder var møteleder og møtesekretær etter årsmøtets ønske. Vedtak: Følgende enstemmig valgt. Sak 4: Styrets årsberetning. Møteleder, spurte om beretningen skulle leses opp. Dette var ikke ønskelig. Kjersti Sollien Iversen leste opp info om nettleie fra Hammerfest energi, som ekstra informasjon i forbindelse med årsberetningen fra avdelingen. Vedtak: Styrets årsberetning ble enstemmig godkjent uten merknader.
Sak 5: Årsregnskap og revisjonsberetning Møteleder leste opp og gjennomgikk regnskapet. Resultat regnskapet tas til etterretning. Balanse regnskapet tas til etterretning. Revisjonsberetningen opplest av møteleder. Regnskapet var revidert 30.01.19 av autorisert regnskapsfører Liv Elin Fagerheim Brun uten anmerkninger. Revisors beretning tas til etterretning. Som tillegg gis styret fullmakt til å sjekke om pris på regnskapsfører, og det er mulig å få det billigere. Vedtak: Regnskapet godkjennes og styrets gis full ansvarsfrihet for regnskapsåret 2018. Sak 6: Innkomne saker, Årsmøtet NBCC avd. Hammerfest 2019. 3 stk Innkommende forslag fra Einar Paulsen. Vi vet jo at likviditet på plassen er et problem til tider. Samt at det bygger seg gjeld hos enkelte som kanskje sliter litt økonomisk. Jeg legger herved inn forslag om følgende. Sak 6 a) Faktura. Innkommet forslag fra Einar Paulsen. Det skal faktureres plassavgift hver mnd. Samt at de som ønsker kan betale 1 år i sin helhet. Med dette slipper vi store beløp utestående og styret kan handle kjappere ved at noen ikke betaler. Styrets innstilling: Styret ønsker ikke å legge til rette for månedlige faktura på plassleie, da dette vil gi et regnskap med svært mange utgående og inngående faktura, samt svært mye mer jobb, og dermed høyere kostnad til regnskapsførsel. Når det er sagt er alle som ønsker å betale hver mnd eller for et helt år, velkommen til å gjøre en månedlig innbetaling etter ønsket beløp. Det er allerede noen få som velger å betale fast beløp hver mnd, og det er helt ok. Innbetalt beløp vil til enhver tid bli postert på de det gjelder, og går til nedbetaling på eksisterende/kommende faktura. Vedtak: Styrets forslag om å ikke ha fakturering hver mnd, og beholde fakturering av plassleie slik den er pr i dag vedtatt med 25 mot 1 stemme. Forfall av plassleie forblir uendret 1. mars og 1. september. Sak 6 b), Strøm fakturering. Innkommet forslag fra Einar Paulsen. Strøm bør betales flere gang i året. Der kan man enkelt se på det historisk å fakturere kvartalsvis for eksempel. Deretter motregner man ved avlesning på våren. Dette gjør også at du som sliter med å betale ikke får for høye regninger og dermed blir det lettere. Styrets innstilling: Styret synes også her dette vil gi et regnskap med svært mange utgående og inngående faktura, samt svært mye mer jobb. Noe som vil fordyre regnskapet. Det vil i tillegg kompliserer regnskapet, spesielt med tanke på de som evt har betalt inn for mye i strøm. Når det er sagt er alle som ønsker å betale litt hver mnd, velkommen til å gjøre en månedlig innbetaling etter ønsket beløp, for både strøm og plassleie. Da kan de som føler at det er en utfordring med en større regning, selv velge om de vil betale et fast beløp pr mnd, eller dette fordelt i noen få faktura. Dersom noen ønsker hjelp med hvilket beløp ut ifra tidligere forbruk strøm/plassleie som vil være hensiktsmessig å legge seg på, ved en slik fast betaling, ta kontakt med leder, så vil de kunne få det oppgitt.
Vedtak: Styrets forslag om og ikke å ha fakturering oftere enn de to ganger det er i dag, enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Sak 6 c), Ansiennitetsplasser. Innkommet forslag fra Einar Paulsen. NBCC avd. Hammerfest har de siste årene slitt med å få folk i styret og i plasskomitéen, spesielt sliter vi med å fylle opp caravanplassen. Foreslår derfor at ansiennitetsplasser tas vekk, slik at folk kan søke på ledige plasser. Plasskomitéen må se på hvilke regler som gjelder ved søknad, dersom flere ønsker samme plass. De som allerede har ansiennitets plasser, skal ikke miste sine plasser, men med å fjerne dette, vil det lette arbeidet ved ledige plasser og bytte av plasser. Det vil også gjøre jobben til plasskomitéen enklere. Styrets innstilling: Et enstemmig styre støtter dette forslaget, og mener det er det beste for plassens fremtid, vil være å fjerne ansiennitetsplasser, og at plassfordeling ved ledige plasser, vil kunne gjøres ut ifra behov, og ikke slik som det er i dag. Vedtak: Årsmøtet stemte for å fjerne ansiennitetsplasser. Enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Plass komitéen gis fullmakt til å utarbeide regler for søknad om plass. Som eksempel, dersom to ønsker samme plass. Disse reglene skal så legges ut, slik at det er klart hvilke regler som gjelder. 6d) Strømpris, Innkommende forslag fra Styret. NBCC avd. Hammerfest har et årsmøtevedtak fra gammelt av på en strømpris pålydende kr 1,- pr Kwh. Med dagens strømpriser og de ulike leietakere sitt forbruk, vil en slik fakturering gjøre at avdelingen går i tap. Så lenge strømprisene varierer og er så høy som den er i dag, er det også vanskelig å sette et tak for hvor mye hver enkelt skal betale for strømmen, slik vi har hatt tidligere. Det har derimot vist seg etter dagens regninger at Kr 1,- pr Kwh ikke holder, og etter dagens tall vil avdelingen være mange titalls tusen i underskudd på strømmen. Styrets forslag er derfor at prisen for hva hver enkelt skal betale for strømmen, regnes ut med å ta gjennomsnittet på strømregningene fra Hammerfest Energi de gjeldene måneder som skal betales for. På den måten vil avdelingen ikke tape penger på strømmen, og vedtaket vil gjøre at avdelingen får betalt deler av det som ellers vil være tapt. Det legges også til rette for at det fra årsmøtet gjøres et vedtak om å faktureres Kr 1,50 pr Kwh for strøm. Dette begrunnes med svært høy strømpris, som antas å fortsette å stige, og at det må påkostes mye på det elektriske anlegget på caravanplassen. Styrets innstilling: Et enstemmig styre mener en slik løsning med gjennomsnittspris på strøm de gjeldene måneder ut ifra fakturert beløp fra Hammerfest Energi, vil slik strøm prisene nå har vært, være mest hensiktsmessig. Etter årsmøtet legges det opp til fastpris på Kr 1,50 pr Kwh. Vedtak: Et enstemmig årsmøte stemte for at all strøm skal faktureres med 1,50 pr Kwh. Dette innebefatter all strøm fra juni 2018 og strøm for fremtiden.
Sak 7. Budsjettforslag 2019. Budsjett avdeling 127 Konto Regnskap 2017 Budsjett 2018 Regnskap 2018 Budsjett 2019 Inntekter Grasrotandelen 3320 9615,48 10000 17081,79 20000 NBCC Sentralt medlems inntekter 3300 14181,50 14000 13090 14000 Rente inntekter 8040/8050/8060 2005,31 2000 3026,54 3000 Sum Inntekter 25802,29 26000 33198,33 37 000,- Utgifter Honnorar Styre 5010 34000 32000 17000 29000 Gaver/Oppmerksomhet 7430 1200 2000 1800 1000 Hjemmeside 6890 0 0 0 0 Profileringartikler 7460 0 9000 2000 2000 Region Gebyr 7411 0 0 0 0 Sum Utgifter 46000 43000 31542,73 37000 Budsjett Skaidi 2019 Inntekter Konto Regnskap 2017 Budsjett 2018 Regnskap 2018 Budsjett 2019 Leieinntekter Plassleie 69x4186 eks MVA 3600/3010 285892,24 301392 269415,71 289000 Salgsinntekter Salgsinntekter Avg. Pliktige 3000 2944,80-3500 3000 Salgsinntekter Avg. Frie 3100 42,89 0 0 0 Andre Driftsintekter Fakturagebyr 3110 12079,44 10000 13090 13000 Lodd salg Skaidi (Ligger i konto 3901 i 2017) 3310 0 0 6903,07 7000 Inntekter arrangementer 3901 18212 20000 17189,54 17000 Engangsbetaling for Fiber tilkopling 0 40000 40000 0 Strøminntekter (+ fiber inntekter) 3910 60943 65000 129431,49 150000 Sum Inntekter 380114,37 436392 479529,81 479000 Utgifter Av-og Avskrivninger 6000 41012,26 40000 40900 40000 nedkrivninger Honorar plasskomite 5000/5010 10000 10000 10000 10000 Tap fordringer Tapte Fordringer leie 7830 0 0 0 0 Tapte Fordringer Strøm 7835 0 0 0 0 Kostnader lokale Leie Lokale 6300 3050 4000 300 300 Renhold/forbruksmateriell/toalettpapir 6360 8117 0 12052,58 10000 Kommunale avgifter 6320 478,40 500 3177,63 3200 Lys, varme 6340 95095,06 95000 130076,92 120000 Eiendoms- og Festeavgift 7750 1796 1800 0 0
Driftsmateriale Utgifter arrangementer 5995/7440 35359,40 35000 50537,20 35000 Verktøy/Driftsmateriale 6500/6550 37657,59 35000 52457,33 30000 Inventar 6540 0 10000 0 3000 Programvare (software) 6550 6000 6000 0 0 Datautstyr (Hardware) 6552 4867,2 5000 0 0 Datarekvisita 6810 0 0 8000 8000 Rep og vedlikehold Reparasjon /Vedlikehold (bygning) 6600 176727,49 65000 81158,03 119600 Rep og vedlikehold Reparasjon /Vedlikehold (annet) 6690 7071,2 0 0 0 Fremmedtjenester Honorar Regnskap/fremmedtjenester 6720 10000 10000 10000 10000 Kontorrekvisita Kontor Rekvisita 6800 5489,6 5000 4904 4500 Kontorrekvisita Møte, kurskostnader 6860 9270,36 5000 10742,73 5000 Telefon & Porto Telefon 6900 3000 3000 2000 2000 Porto 6940 2080 4000 3628,8 500 Reise & diett kost Reisekostnader, ikke oppgavepliktig 7140/7150 2000 6500 5039,41 5000 Forsikring Forsikring 7500 31351 32000 20562 20500 Andre Brøyting 6601/6400 53739,4 50 000 32089,4 32000 Driftskostnader Festeavgift Caravanplass 6405 3324 3300 3386 3400 Internett/Get Tv, Fiber 6905 8498,4 50000 14420,39 12000 Årsavgifter 7600 7660 7000 488 500 Bank og kortgebyr 6560 2299,84 2500 4427,99 4400 Annen kostnad (Gebyrer) 7790 880 0 0 0 Rentekostnader Rentekostnader 8140/8150 540,32 500 103,89 100 Sum Utgifter 567384,52 486100 500452,72 479000 Det er satt opp et rammebudsjett for NBCC avd. Hammerfest, som er forventet ført i 0,- i 2019. Styret bør se på muligheter for å få økt inntektene, og samtidig holde kostnadene så lave som mulige dette året. Dette for å bygge opp egenkapitalen. Vedtak: Rammebudsjettet enstemmig vedtatt av årsmøtet
Valgkomitéens innstilling NBCC avd. Hammerfest Styret 2019-2020 Valgkomitéens innstilling Leder Kjersti Sollien Iversen 2 år, Gjenvalg X Nestleder Helene Paulsen 1 år, Ny X Styremedlem (Sekretær) Bjørn Andor Eliassen Ikke på valg, 1 år igjen Styremedlem Kjetil Jakobsen 2 år, Gjenvalg X Styremedlem Jan Åge Sundquist 2 år, Gjenvalg X Styremedlem Trond Stamsvik 2 år, Ny Styremedlem Tom Christian Robertsen Ikke på valg, 1 år igjen X 1. Vara medlem Leif Småbach 1 år, Gjenvalg X 2. Vara medlem Tone Holmgren 1 år, Ny X Kasserer rollen tas bort da den har vært vanskelig å besette. Vi har regnskapsfører som tar seg av den biten. Alt som skal faktureres og posteringer gjøres direkte av regnskapsfører. Styret er derfor utvidet med et vanlig styremedlem, for en 2 års periode. Økonomi Valgkomitéens innstilling Regnskapsfører Ronny Olsen Revisor Liv Elin Fagerheim Brun 2 år, Gjenvalg. X Vara Revisor Kine Rønquist Ikke på valg, 1 år igjen Valg komité. Valgkomitéens innstilling Leder Amund Utseth 1 år, Ny X Medlem Mona Mikkelsen 1 år, Ny X Medlem Päivi Ärnste 1 år, Ny X Medlem Raymond Ratama 1 år, Ny X Ridderkollegiet Valgkomitéens innstilling Leder Kjersti Sollien Iversen 1 År, Gjenvalg X Medlem Tor Arne Ellingsen 1 År, Gjenvalg X Medlem Arild Mauno 1 År, Gjenvalg X Hammerfest 25.01.19. Jon Atle Birkeland Leder valgkomité
Sak 8. Valg. Antall stemme berettiget ved valget: 26 stk Styret 2019-2020: Leder: Kjersti Sollien Iversen Nestleder: Helene Paulsen Sekretær: Bjørn Andor Eliassen Styremedlem: Jan-Åge Sundquist Styremedlem: Kjetil Jacobsen Styremedlem: Trond Stamsvik Styremedlem: Tom Christian Robertsen 2 år. Gjenvalg. Enstemmig valgt 1 år. Ny i styret. Enstemmig valgt 1 år. Ikke på valg. 2 år. Gjenvalg i styret. Enstemmig valgt 2 år. Gjenvalg i styret. Enstemmig valgt 2 år. Ny i styret. Enstemmig valgt 1 år. Ikke på valg. 1 Vara: Leif Småbach 1 år. Gjenvalg. Enstemmig valgt 2 Vara: Tone Holmgren 1 år. Ny i styret. Enstemmig valgt Årsmøtet gikk enstemmig for valgkomitėens forslag til styre for 2019/2020. Regnskapsfører: Ronny Olsen Revisor: Liv Elin Fagerheim Brun. 2 år. Gjenvalg. Enstemmig valgt Vara Revisor: Kine Rønquist 1 år. Ikke på valg. Enstemmig valgt Valgkomité: Leder: Amund Utseth 1 år. Ny Medlem: Mona Mikkelsen 1 år. Ny Medlem: Päivi Ärnste 1 år. Ny Vara: Raymond Ratama 1 år. Ny Enstemmig valgt Ridder Kollegiet for Det Edle Drag: Leder: Kjersti Sollien Iversen Medlem: Tor Arne Ellingsen Medlem: Arild Mauno Enstemmig valgt 1 år. Gjenvalg. 1 år. Gjenvalg. 1 år. Gjenvalg. Plasskomité: Velges av styret etter årsmøtet. Sak 8: Avslutning Møteleder takket så mye for oppmøtet. Leder takket styre og plass komité for samarbeidet, i årene som har gått. Det ble også takket for samarbeidet til de som har gått utav styret. De nyvalgte i styret, ble ønsket velkommen inn.