Sluttrapport Økonomi og administrasjon Løsning 2 Et prosjekt innenfor IT-Program for bergindustrien Trondheim 28/1-02 Sekretariat: Institutt for geologi og bergteknikk Tlf: 73 59 48 56 Alfred Getzv. 2 Faks: 73 59 08 98 7491 Trondheim e-mail: steinar.ellefmo@geo.ntnu.no Internett: http://www.geo.ntnu.no/igb/itprog
Innledning Prosjektet er gjennomført som en del av Løsning 2 løsningen for de små og mellomstore bedriftene i bransjen. Figuren under illustrerer løsningen. Larvik Granite AS har vært pilotbedrift. Adresser Pilotbedrift Larvik Granite AS Møllegt. 8 3256 Larvik Leverandør Oseberg Kompetansesenter AS Bjellandveien 26 3172 Vear Tlf.: 33 13 82 00, faks: 33 13 82 10 Kontaktperson: Stephan Kleive stephan@larvik-granite.no Tlf.: 33 01 85 50, faks: 33 01 85 55 Kontaktperson: Tore Myhre tmy@oseberg.net
Økonomi og administrasjon Løsning 2 Bakgrunn Med Klaastad Brudd DA som pilotbedrift er det innenfor IT-Program for bergindustrien tidligere gjennomført et prosjekt med tittel Produksjonsstyring blokksteinsuttak. Consilium AS var leverandør. Målsetning med prosjektet var å utvikle rutiner og IT-moduler som gjør det mulig å styre uttaket i bruddet slik at forekomsten utnyttes bedre. God oversikt over råstoffvariasjonene gjør det mulig å variere brytningsmetoden og redusere skrotprosenten. Rutinene og IT-modulene som er utviklet og implementert i bedriften muliggjør en oppdatering av den geologiske modellen ved at tilgjengelig informasjon knyttes til primærblokker eller såkalte kubber. Kubbene kan typisk være 10 x 9 x 7m, og ha en verdi på ca. NOK 1 million. I stor utstrekning sages kubbene ut. Systemet holder rede på hver kubbes posisjon, og ved å referere til plan eller punkt i kubbene, kan geologiske forhold stedfestes. I denne modulen oppfattes blokker som sluttproduktet. En blokk er typisk 2.5*1.2*1 m og har en verdi på ca. NOK 30 000. Systemet holder oversikt over blokkproduksjonen med kvalitet, størrelse, hvilken kubbe den kommer fra og lignende. Det kan genereres produksjonsrapporter, og det er lagt til rette for en tilknytning til bedriftenes ordre, faktura og regnskapssystem. Pilotbedriften Larvik Granite AS har et hovedkontor og flere brudd. De har innsett behovet for å kunne registrere blokker og deres egenskaper i bruddet med bærbare enheter som er i direkte- eller som lett lar seg sette i kontakt med bedriftens hovedsystem. Videre har det vært et krav fra pilotbedriftens side at dens ansatte ved hjelp av internetteknologi enkelt skal kunne aksessere hovedsystemet utenfra for blant annet å sjekke lagerbeholdning. Mål I prosjekt Økonomi og administrasjon Løsning 2 har målsetningen vært velge og implementere et standard økonomi og administrasjonsløsning i en norsk SMB bergverksbedrift, samt å knytte IT-modulene utviklet i Produksjonsstyring Blokksteinsuttak til dette systemet. Økonomi og administrasjonsløsningen skal være en fremtidsrettet løsning som åpner for en utvidet bruk av internetteknologi. Hovedmål Hovedmålsetningen har vært å finne frem til et økonomi og administrasjon system som kan utgjøre ryggraden i bedriftens informasjonsflyt. I tillegg til å utføre de tradisjonelle regnskap og logistikk funksjonene, ønsker vi også å sikre og effektivisere datafangsten i produksjonen. Med flere egne brudd og samarbeidspartnere geografisk spredt i Norge, setter denne hovedmålsetningen store krav til kommunikasjon mellom datasystemene. Systemet skal også kunne tilfredsstille de økende krav kunder setter til informasjon om produktene og til å selv søke på informasjon. Delmål Økonomisystem må kunne håndtere flere juridiske enheter og flere avdelingsnivåer, men samtidig effektivt produsere økonomiske rapporter på alle nivåer og enheter. Logistikksystemet må ivareta vårt noe spesielle produkt. Vi produserer unike individer av hvert produkt, men produktet skal klassifiseres etter flere parametere som f.eks. type, kvalitet, størrelses kategori, lengde, høyde, tykkelse, vekt, kubikkmeter, grunneier og lokasjon. All
denne informasjonen må registreres for hver enkelt blokk og utgjør en meget kritisk prosess. Dette betyr at vi etter hvert har mange tusen produkter, men kun 1 i antall. I motsetning til mer ordinære bedrifter som omsetter et gitt utvalg av produkter, med varierende antall av hvert produkt. Systemet skal også ivareta en sporbarhet på hvert enkelt produkt. Kommunikasjon og drift av nettverk og dataprogrammer. Larvik Granite innehar ikke den nødvendige edb kompetanse. En forutsetning har derfor vært at man finner frem til leverandører som påtar seg ansvar for drift av nettverk og for kommunikasjon mellom de nødvendige dataprogrammer. Vårt økonomi og administrasjonssystem skal danne en plattform for kommunikasjon med andre dataprogrammer innenfor IT-programmet for bergindustrien. Aktiviteter Implementering av Navision Følgende hovedaktiviteter er blitt gjennomført: Gjennomgang av prosjektplan og detaljspesifisering av blokkløsning Utarbeidelse av virksomhetsmodell og virksomhetsforløp Kurs og opplæring i de forskjellig grunnmodulene i Navision Utarbeidelse og gjennomgang av løsninger valgt for grunndata, økonomi, og bokføringsgrupper Import, kontroll og kvalitetsikring av grunndata og opprettelse av tabeller Installasjon av programvare og test av integrasjon mot MicroSoft programmer. Funksjonstest av ASP-løsning med hosting av Navision. Utarbeidelse av interne rutiner og test av delløsninger Forberede case og teste løsning. Planlegge for oppstart og kursing av sluttbrukere Driftstart og assistanse etter driftsstart Løsning for filoverføring av nye blokker fra system for produksjonsstyring til Navision Det er avtalt arbeidsfordeling mellom Navision og Consilium AS på en slik måte at system for produksjonsstyring forestår datafangst og visualisering av blokker. I tillegg dekker dette systemet planlegging og modellering av kubber samt deponi i brudd. Videre merkantil materialstyring av blokker utføres av Navision frem til leveranse og fakturerering mot kunde. System for produksjonsstyring bruker Microstation til å skisse/tegne opp blokker. Dette innebærer at det lages en felles fil som inneholder informasjon om både blokk og kubbe. I Navision lages det eget register for Kubber som automatisk oppdateres dersom informasjon om kubbe varierer (ny og endre). De feltinformasjoner som system for produksjonsstyring ikke automatisk kan gi data til i Navision, oppdateres via behandlingsregler som er etablert i Navision ved manuell registrering
I system for produksjonsstyring kan det etter behov defineres spørringer direkte i MS Access mot Navision s database for å kombinere relevant informasjon i ERP-systemet mot egne data. Det vil være hensiktsmessig å dokumentere aktuelle uttrekk på et senere tidspunkt. Teknologisk vil en slik løsning være tilgjengelig umiddelbart og dekke ønsket behov for sammenstilling av data langs verdikjeden i bedriftene. Resultater Selv om prosjektet kommer til å videreføres ser man allerede meget positive resultater. Navision med tilpasninger er installert og i drift. Programmet fungerer etter hensikt og har gitt oss en mye bedre kontroll over logistikk og regnskap. Vi har et system som både håndterer vår egen produksjon og innkjøpte steinprodukter fra samarbeidspartnere. I kombinasjon med ASP-tjenesten fra Intellinet gir systemet oss en mulighet til å utveksle informasjon fra alle våre bruddlokasjoner og de hjemmekontor vi har definert. Ved å investere i bærbar/mobil teknologi kan man logge seg på uansett hvor i verden en befinner seg. ASPtjenesten ivaretar alt vedlikehold og sikkerhet i forbindelse med våre programmer og kommunikasjon med disse. Dette gjelder oppdateringer, sikkerhetskopier, virusprogrammer og brukersupport. Kommunikasjonen mellom de forskjellige programmene fungerer utmerket. Vi kan sende og innhente informasjon ved hjelp av standard funksjoner i MicroSoft kompatible programmer. Vi har nå full frihet til å velge innformasjonsutveksling ved vanlig utskrift, elektronisk faks, e-post, eller html/programfil. Vi kan dermed ubegrenset eksportere informasjon for videre detaljbearbeiding, for eksempel detalj analyser i MS Excel, eller for presentasjoner i Power Point. Tilsvarende kan vi etter en enkel kontroll importere informasjon til Navision, for eksempel ved oppdatering av prislister, lagerlister etc. Dette gir oss en mulighet til å bearbeide og kvalitetsikre dataene innen de importeres og aktiveres i programmet. Lønnsomhetsvurdering Det er vanskelig å kvantifisere våre besparelser foreløpig. Navision har til nå effektivisert vår ordre og regnskaps behandling. Systemet bidrar også til å kvalitetssikre våre rutiner. Når de grunnleggende oppsett er etablert sikrer systemet korrekt bokføring, statistikk grunnlag og utskrift av informasjon. Standard rapporter og utskrifter er enkelt å definere og bidrar til en effektiv ordrebehandling og korrekte utskrifter. Sporbarheten i systemet gir til en hver tid god oversikt både økonomisk og logistisk. Det er enkelt for andre brukere å overta en kundeforespørsel eller å fullføre denne med utskrift av de nødvendige dokumenter. Utviklingen av blokkløsningen gir oss meget gode sorteringsmuligheter og vi kan enkelt tilfredstille kundenes forskjellige søkekriterier. Blokkløsningen ivaretar også de relevante problemstillingene med korreksjoner av mål og vekt, som ofte oppstår under lagerhåndtering. ASP-løsningen gir oss tilgang til Navision fra flere lokasjoner og gir oss en mulighet for å oppdatere systemene der hvor informasjonen oppstår. Fra bruddet kan våre kontrollører selv registrere blokkinformasjon og har også anledning til å hente ut transport informasjon til forsendelsen. Fra alle lokasjoner kan Navision og MicroSoft programmene benyttes, men en kan også begrense den enkeltes tilgang om ønskelig.
Bransjerelevans Mange små og mellomstore bedrifter slik som Larvik Granite AS opplever at kundene og myndigheter stiller stadig større krav til informasjon, samtidig som IT-industrien utvikler med en takt som de færreste har anledning til følge i detalj. De løsninger som er valgt i dette prosjektet tilbyr løsninger både innenfor økonomi og administrasjon, samt it-teknologi. Navision med tilpasningen for håndtering av blokk er blitt et allsidig økonomi og administrasjon program som ivaretar de generelle kravene bransjens bedrifter har til et økonomi- og administrasjonssystem, samt de spesielle kravene natursteinsindustrien har til oppfølging og sporing av blokker. Prinsippene bak utviklingen er basert på ønsket om å kunne stedfeste og visualisere informasjon som ligger i øk/adm systemet. Denne problemstillingen er relevant for alle bedriftene i bransjen der man har mulighet til å stedfeste relevant informasjon i øk/adm systemet. Så snart informasjonen er stedfestet, kan den visualiseres i planleggingsverktøyet og dermed utnytte den i planleggingsarbeidet. Eksempler kan være stedfesting av brytningskostnader, oppnådd pris på produkt, sikringskostnader etc. Dette vil indirekte gi geologisk informasjon som over tid kan utnyttes i planleggingsarbeidet. ASP-tjenesten fra Intellinet har vist at å kjøpe komplekse datatjenester er lønnsomt. Et slikt system gir nettverk med stor fleksibilitet og høy kvalitet. Teknisk brukerstøtte gir meget god støtte og løser problemer som ville ha kostet store beløp i konsulent honorarer. Systemet stiller ingen store krav til PC ene, nye PC er leveres ferdig konfigurert og er klare til bruk. Endringer som ønskes gjennomført kan avtales per telefon / e-mail og utføres fra Intellinets driftssentral. Teknologiske fremskritt muliggjør en innsamling av informasjon via små bærbare enheter. Disse må kunne kommunisere med bedriftens øvrige system. Dette prosjektet har sett på problemstillingen hvordan en slik kommunikasjon bør og kan fungere. Overgangen til små bærbare enheter for informasjonsinnsamling og integrasjon med bedriftens øvrige datasystem vil fremover kunne bidra med mye innenfor alle deler av bransjen, der informasjon om lager er viktig for produksjonen og for muligheten til å beholde et godt forhold til kundene og der rask tilbakemelding om råstoffsvariasjoner er viktig for en optimal utnyttelse av forekomsten.