Hattfjelldal kommune Fotballbanen i Hattfjelldal - fase 2 kunstgress Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: FA-D11 09/330 12/4045 Karl-Olav Bostad 11.06. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 18.06. 059/12 Kommunestyret 27.06. Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre beslutter å gjennomføre fase 2 av fotballbane med legging av Det forutsettes av Hattfjelldal idrettslag, fotballgruppa, delfinansierer prosjektet med kr.500.000,- til hele prosjektet (Fase 1 og 2, med kr.350.000,- i tilskudd og kr.150.000,- i form av dugnad). Kommunen forskutterer spillemidler. Det innledes kontraktsforhandlinger med Ipas Sport AS. Investeringset reguleres slik: Budsjett Avvik Justert Kostnadstype 30100.931.381.9517 Fastlønn* 270 000 270 000 32300.931.381.9517 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 190 000 1 307 000 34290.931.381.9517 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 Finansiering Budsjett Avvik Justert 37300.931.381.9517 Fra fylkeskommuner -1 774 500 1 774 500 0 38900.931.381.9517 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481.931.381.9517 Bruk gen.investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700.931.381.9517 Overf.fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 Drifts: 15700.111.381.9517 Overf.til investeringsbudsj. 624 000-297 00 327 000 17280.11.381.9517 Moms.komp.investering -624 000 297 000-327 000 Bent Øverby rådmann
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Side 2 av 5 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 23.05. 55071 Høringsuttalelse fra idrettsrådet i Hattfjelldal 23.05. 55073 Høring fotballbane og prosjekt ballbinge 31.05. 55366 Høring kunstgress og ballbinge Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 S 28.05.2009 Oppretting av prosjektorganisasjon og rammer for prosjekt fotballbane 6 S 26.11.2009 Godkjenning av forprosjekt kunstgressbane Hattfjelldal oppvekstsenter 15 S 01.06.2011 Fotballbanen i Hattfjelldal 28 S 11.01. Fotballbanen i Hattfjelldal - forberedende arbeid til legging av Saksopplysninger: Det vises til vedtak i kommunestyresak 006/12, den 01.02.12: Hattfjelldal kommunestyre vedtar at det gjennomføres planlegging og anbudsinnhenting som grunnlag for gjennomføring av fase 2 av kunstgressbaneprosjektet. Sak om finansiering og evt. bygging, forelegges kommunestyret våren. Det vises samtidig til tidligere behandlinger av fotballbanesaken. Rådmannen har i hht. vedtaket planlagt og gjennomført en anbudsprosess med frist 18.05.12. Ved anbudsfristen utløp hadde man mottatt 6 anbud. Anbudet var basert på valg av det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, hvor kriteriene pris, leveringstid og levetid på gresset, ble lagt til grunn. Det er summen av poeng for disse kriteriene som viser hvilken tilbyder som skal velges. Høyest poengsum gir høyest rang. Resultatet av anbudet kan oppsummeres slik: Det er i anbudet mottatt to alternative løsninger. En løsning med pad og en uten pad. Pad er et støtdempende sjikt /underlag som kunstgresset legges på (legges på grusen, før
Side 3 av 5 kunstgresset) som gir en kraftig kvalitetsforbedring i banen. Det sparer også kostnad og arbeid ved utskifting av kunstgresset når det behovet melder seg. Prisene i tabellene ovenfor er inkl.mva, men kommunen mottar moms-kompensasjon så tilbudenes reelle kostnad er eks. mva. Den tilbyderen som kom best ut i løsningen med pad er IPAS Sport AS, Narvik med en pris på kr. 1.080.000,- eks. mva. For løsningen uten pad har Desso Sport AS beste tilbud med kr. 835.864.-. Forarbeid grusbane: Som forarbeid til legging av kunstgress må banen ha et godkjent underlag i form av topplag med grus med riktig kvalitet. Dette topplaget er annerledes enn topplaget på en grusbane. Pr. i dag er det ikke lagt topplag ferdig på grusbanen i påvente av resultatet av denne saken. Prisen for topplaget er ca. kr.200.000,-. Topplag er ert i fase 1 (2011). Pr. dato er det ikke ferdigforhandlet løsning med entreprenør for fase 1. Dette vil bli gjort snart som mulig. Det skal også være asfalt rundt hele banen. Antatt kostnad for denne er ca. 150.000,-. Investeringskostnader fase 2 kunstgress: Samlet kostnad i fase to med kunstgress, forutsatt valg av løsning med pad er da slik: Kunstgress 1.080.000,- Asfalt 150.000,- Børsteslodd (vedlikeholdsutstyr) 15.000,- Uforutsett 5% 62.000,- Sum 1.307.000,- Sett i fht. kostnadsoverslaget som tidligere har vært lagt til grunn er dette kr 293.000,- lavere for En utsettelse av fase 2 vil gi en økt kostnad totalt i prosjektet på kr 420.000,- som følge av at topplaget på grusbanen må fjernes (50.000,-). Banen må så planeres på nytt før legging av nytt topplag (kr.200.000,-) og så planeres en gang til (samlet planering kr.170.000,-). Så kan pad og kunstgress legges. I er følgende ert for kunstgress: Budsjett Anbud Avvik Justert Kostnadstype 30100 Fastlønn* 270 000 270 000 32300 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 2 497 000 1 307 000 1 190 000 1 307 000 34290 Merverdiavgift som gir rett til momskomp 624 000 327 000 297 000 327 000 Sum utgifter 3 391 000 1 904 000 * fastlønn på 270.000,- er overføring av lønnskostnader til avd.ingeniør fra driftsregnskapet. Dette ligger allerede i driftset for og medfører ingen reell ekstra kostnad. Beløpet inngår som grunnlag for beregning av spillemidler. Finansiering: Finansieringsmessig er det slik at Nordland fylkeskommune tildeler spillemidler for inntil 40% av kostnadene. Fotballgruppa i Hattfjelldal idrettslag har i tillegg garantert for kr. 500.000,- i form av dugnad og penger i fase 2 med legging av Det er i, fase 2 av fotballbanen ert med kr.250.000,- i tilskudd fra fotballgruppa. Kommunen forutsetter at ytterligere kr.100.000,- ytes som tilskudd og restbeløp på kr.150.000,- er dugnadsinnsats. Fotballgruppa har i fase 1 med grusbane allerede levert dugnad for ca. 40.000,-. Dvs. at kommunens andel av kunstgressdelen blir ca. kr. 434.200,-.
Side 4 av 5 Tilskudd NFK (spillemidler 40%) 522.800,- Tilskudd fotballgruppa 350.000,- Kommunal andel 434.200,- Sum 1.307.000,- I er fase 2 av fotballbanen ert med brt.kr.3.391.000,-. Dette et forutsetter ca. 1,7 mill.kr. i spillemidler. (inkl. spillemidler fra fase 1). Tar man hensyn til kostnadene etter anbud og vurderer forskuttering av spillemidler kan et revideres slik: Avvik Justert Budsjett 37300 Fra fylkeskommuner -1 774 500*) 1 774 500 0 38900 Overf. fra andre (private) -250 000 100 000-350 000 39481 Bruk gen.investeringsfond -742 500 484 500-1 227 000 39700 Overf.fra driftsregnskap -624 000 297 000-327 000 Sum inntekter -3 391 000-1 904 000 *)Spillemidler beregnet ut fra total prosjektkostnad, fase 1 og 2. Ettersom Nordland fylkeskommune har gitt signaler om at spillemidler tidligst kan påregnes bevilget i 2013-14, må kommunen også forskuttere spillemidler til Dette vil innebære et ekstra rentetap på ca. kr.32.000,- over 2 år. Vedlikehold og levetid: Kunstgressets levetid Kunstgresset har en garanti fra produsenten på 8 år. Garantien er gitt ut fra 10 timers bruk 365 dager pr år. Leverandøren IPAS angir en antatt levetid på 15 år ut fra samme kriterier. Dette tilsvarer en brukstid på 10 brukstimer/dag x 365 dager /år x 15 år noe som gir totalt 54750 bruks timer før gresset må skiftes ut. Hattfjelldal kunstgressbane skal ikke brukes på vinter og man kan da regne en aktiv brukstid på 5 mnd. Brukstimer pr år blir da 10 timer/dag i 150 dager noe som gir 1500 timer / år. Ut fra dette kan man estimere en levetid ut fra vårt bruksmønster på 54750/1500 noe som tilsvarer 36,5 år før gresset må skiftes ut på grunn av slitasje. Vedlikeholdet består i rensking av banen for organisk materialer, innfylling av granulat, slådding jevnlig og dyprens ca. 1 gang pr. år. Fotballgruppa har påtatt seg alle vedlikeholdskostnader utover hva kommunen i dag benytter på grusbanen. Vurdering: Det ble i anbudet beskrevet hva slags kvalitet man ønsket i kunstgressbanen. Det ble imidlertid ikke beskrevet at løsningen skulle kun være med pad. Noen tilbydere har derfor også tilbudt løsning uten pad. Kunstgress med eller uten støtdempende sjikt En kunstgressbane med pad gir jevnere idrettsfunksjonelle egenskaper over hele banen i forhold til en bane uten pad. Pad en bidrar også sterkt til å redusere belastningsskader for alle brukerne. Ettersom det i hovedsak er barn som skal bruke banen, er det viktig at man har fokus på de helsemessige konsekvensene banekvaliteten. En kunstgressbane med pad kan også være kostnadsbesparende den dagen kunstgressdekket må skiftes. Pad har 3 ganger levetiden til kunstgresset og kan derfor benyttes flere ganger ved rehabilitering av anlegget. Vedlikehold av banen og driftskostnader Hattfjelldal fotballgruppe har i brev bekreftet at de påtar seg drift og vedlikeholdsansvaret ved kunstgressbanen.
Side 5 av 5 Kostnader ut over normal pleie av banen som slodding, kontroll av skjøter og renhold er: Dyprens av banen, dette bør utføres en gang per år og tilbys fra leverandør for kr 12.000,-. Leverandøren tilbyr da også etterfylling av gummigranuler, normalt forbruk pr år er kr 5000,-. Det som del av saksforberedelsen vært gjennomført kort høringsrunde. Høringsnotat med vedlegg har vært til behandling hos Hattfjelldal oppvekstsenter, med tilhørende samarbeidsorganer, idrettsrådet, idrettslaget v/fotballgruppa og hos Rådet for eldre og funksjonshemmede. I hovedsak er mottatte merknader slik at en ønsker ferdigstilt kunstgressbanen så snart som mulig og i prioritet før det vurderes bygget en ballbinge. Se vedlegg for detaljer. Administrative og økonomiske konsekvenser: De økonomiske konsekvensene for kommunen er ved gjennomføring av fase 2 finansieringen på kr. 434.200,-, samt den rentekostnaden på kr. 32.000,- som kommunen får dersom en forskutterer spillemidler på kr. 522.800,- over 2 år. I fase 1 har kommunestyret allerede vedtatt forskuttering av spillemidler. Denne merkostnaden på imidlertid sees i sammenheng med den ekstra kostnaden kommunen får ved en utsettelse av fase 2. Ettersom topplaget for grusbane er forskjellig med topplaget for kunstgress, vil man ved en utsettelse av fase 2 (forutsatt at grusbanen skal gjøres ferdig), måtte skifte topplaget og foreta ny avretting. Nytt topplag og avretting vil anslagsvis koste kommunen ca. 420.000,-. Prisstigning på materiell og arbeid vil komme i tillegg. Av merkostnaden vil trolig spillemidlene dekke 40%. Det er usikkert om fortballgruppa på et senere tidspunkt (ved utsettelse) vil garantere for sine 500.000,-. Kontering: Se innstilling. Konklusjon/anbefaling: Ut fra en helhetlig vurdering vil det være økonomisk fordelaktig å installere kunstgress i denne fasen. Å bygge banen med støtdempende sjikt vil gi jevnere idrettsfunksjonelle egenskaper over hele banen i forhold til en bane uten pad, samt redusere risikoen for belastningsskader. Det vil også gi en økonomisk gevinst på sikt og bidra til reduserte kostnader ved bytte av Det anbefales at kunstgress legges i denne fasen av prosjektet av økonomiske grunner og at alternativet med pad velges da denne løsningen gir store fordeler i forhold til kunstgress uten pad. Ettersom det her er flere muligheter finner saksbehandler det riktig å klargjøre tre alternativer. Rangert i prioritert rekkefølge: Alt. 1: Det innledes kontraktsforhandlinger med Ipas Sport AS. Det gjennomføres bygging av kunstgressbane med pad. Alt.2: Det innledes kontraktsforhandlinger med Desso Sport AS. Det gjennomføres bygging av kunstgressbane uten pad. Alt. 3: Grusbanen ferdigstilles. Fase 2 av prosjekt Hattfjelldal kunstgressbane utsettes og ny anbudskonkurranse gjennomføres når spillemidler fra Nordland fylkeskommune foreligger. Grusbane ferdigstilles. Karl-Olav Bostad avdelingsingeniør