KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 27. februar 2019 kl. 13.00 Stad: Fjell Rådhus, møterom 107 Møteleiar: Kristian Johannessen Medlem som møtte: Svein Lie, Audhild Solsvik, Anders Fjell Medlem som ikkje møtte: Helene Berger Saksliste: 1/2019 Innkalling og saksliste 2/2019 Skatteoppkrevjar 2018 Kontrollrapport, rapport stedlig kontroll og årsrapport 3/2019 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune hjelp i arbeid med konkurranseutsetting 4/2019 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune Forslag til konkurransegrunnlag 5/2019 Eventuelt 1/2019: Innkalling og saksliste Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. 2/2019: Skatteoppkrevjar 2018 Kontrollrapport, rapport stedlig kontroll og årsrapport Saksopplysing: Skattekontoret har gjennomført kontroll av skatteoppkrevjaren i Fjell, Sund og Øygarden kommune. Formålet med kontrollen er å avklare: - om skatteoppkrevjaren har ein tilfredsstillande internkontroll for utføringa av sine gjeremål - om føring av rekneskapen, rapportering og avlegging av årsrapporten og årsrekneskapen samsvarar med gjeldande regelverk - om utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølging av restansane samsvarar med gjeldande regelverk - om utføringa av arbeidsgjevarkontrollen samsvarar med gjeldande regelverk Saksdokument:
Side 2 av 8 Kontrollrapport 2018 vedkommande kemnerkontoret for Fjell, Sund og Øygarden kommune. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Handsamling i møte: Kontrollutvalet gjekk gjennom rapporten. Vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 3/2019: Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune hjelp i arbeid med konkurranseutsetting Bakgrunn for saka: Fellesnemnda i Nye Øygarden kommune gjorde slikt vedtak i PS 70/18 i møte 17.12.2018: 1. Nye Øygarden kommune vel å kjøpe revisjonstenester i marknaden. 2. Kontrollutvala syter for at kommunane Fjell, Sund og Øygarden får avvikla noverande revisjonskontraktar slik at dei opphøyrer 31.12.2019. Her må takast med at revisor likevel reviderer ferdig årsrekneskapen for dei tre kommunane i løpet av vårhalvåret 2020, samt avsluttar revisjonar som har starta opp på andre område, t.d. pågåande forvaltningsrevisjonar. 3. Kontrollutvala får ansvar for å gjennomføra konkurranse om revisjonstenester for Nye Øygarden kommune, med verknad fom. 01.01.2020. Det inneber bl.a. utarbeiding av konkurransegrunnlag, knyta til seg naudsynt hjelp og å gjennomføra konkurransen heilt fram til at kontrollutvala innstiller overfor fellesnemnda på val av ny revisor. Kontrollutvala må konferere med prosjektrådmannen ved utarbeiding av konkurransegrunnlaget. 4. Fellesnemnda skal ta endeleg avgjerd i saka etter innstilling frå kontrollutvala i kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Drøfting: For å følgja lov om offentlege anskaffingar må det lysast ut ny konkurranse i 2019. Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Viser til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 16, 2. lekk: Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Departementet sine merknader til 16, 2. lekk, er slik: Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalet må såleis ta stilling til korleis prosessen skal gjennomførast, om samordning med andre kommunar, og om kva instans kontrollutvalet vil nytta når det gjeld innkjøpsfagleg kompetanse.
Side 3 av 8 Sekretariatet har hatt kontakt med sekretariat for kontrollutvalet i Sund og Øygarden kommune, som har brei røynsle frå slikt innkjøpsarbeid. Sekretariatet er sekretariat for 17 kommunar, Bergen kirkelige fellesråd (BKF) og fylkeskommunen. 11 av desse kommunane, Bergen Kirkelige Fellesråd (BKF) samt HFK, har i dag konkurranseutsett revisjonstenestene og sekretariatet har bistått i konkurranseutsettinga i alle desse kommunane inkludert BKF. For nokre av kommunane fleire gonger. I dette arbeidet vert innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune konsultert, m.a. når det gjeld juridisk innkjøpsfagleg kompetanse. Det er i slike tilfelle gjort avtale om at innkjøparen som vert nytta skal rapportere til kontrollutvala via sekretariatet og ikkje til fylkesrådmannen. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er i dag sekretariat for kontrollutvala i Sund og Øygarden kommunar. Det vil vera ein naturleg del av arbeidet som sekretær for kontrollutvalet å bistå i arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene. I tråd med dette vil sekretariatet tilrå at kontrollutvala i Sund, Øygarden og Fjell kommunar nyttar sekretariatet for Sund og Øygarden til å bistå seg i utarbeiding av konkurransegrunnlag og vidare prosess med konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Øygarden kommune. Kostnader med arbeidet vil kome i 2019 og sekretariatet rår til at det vert dekka innafor budsjettramma som kontrollutvala har fått tildelt for 2019. Det vil alltid vera ein del kostnader knytt til det å skifta leverandør, enten det gjeld revisjonstenester eller andre tenester. Her kan nemnast utarbeiding av tilbodsdokument, utlysing, vurdering av tilboda, vedtaksprosessen og eventuelle klager. Arbeidet som skal gjerast vil i tilfelle verta fakturert etter timeforbruk og etter gjeldande timeprisar pr. 01.01.2019. Timeforbruket til dette arbeidet vert normalt delt mellom dei tre kommunane dersom ein vel å nytta sekretariatet til å bistå seg i dette arbeidet. Konklusjon: Det vert tilrådd at sekretariat for kontrollutvala i Sund og Øygarden kommune vert beden om å gjennomføra arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune. Innstilling frå sekretariatet: 1. Kontrollutvalet vil be sekretariat for kontrollutvalet i Sund og Øygarden kommunar om å bistå seg i prosessen med utlysing av konkurranse av revisjonstenester for nye Øygarden kommune 2. Bistand omfattar: o utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon o utkast til konkurransegrunnlag o Kunngjering o Protokollføring o evaluering av inkomne tilbod o o varsling om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og fellesnemnd. 3. Arbeid knytt til eventuell klage vert å avtala særskilt Handsaming i møte: Sekretariatet gjorde greie for bakgrunnen for saka. Kontrollutvalet sin leiar informerte om at det vart avhelde eit møte mellom leiarane i kontrollutvala i Sund, Øygarden og Fjell kommune den 4. februar 2019, der leiarane for kontrollutvalet i Sund og
Side 4 av 8 Øygarden hadde gjeve uttrykk for at dei ynskte ei løysing der anbodspapira ikkje vert utforma av kommunen sjølv, men av ein ekstern aktør. Leiar informerte vidare om at førre gong revisjonstenestene var ute på anbod, var det kommunen sjølv som utarbeida anbodsdokumenta. Kontrollutvalet vurderte det slik at anbodsprosessen kan utførast enten av kommunen si innkjøpsavdeling eller av ein ekstern aktør. Leiaren i kontrollutvalet informerte om at det skal vere eit nytt møte med dei tre leiarane i kontrollutvala i mars. Kontrollutvalet ynskjer at dei tre kontrollutvala saman kjem fram til korleis anbodsprosessen skal gjennomførast, og vel derfor å utsetje handsaming av saka fram til det har vorte avhalde nytt møte mellom dei tre leiarane i kontrollutvala. Vedtak: Kontrollutvalet utset handsaming av saka til det har vorte avhalde nytt møte mellom de tre leiarane i kontrollutvala. 4/2019: Konkurranseutsetting av revisjonstenester for nye Øygarden kommune Forslag til konkurransegrunnlag Bakgrunn for saka: Fellesnemnda i nye Øygarden kommune gjorde slikt vedtak i sak PS 70/18 i møte 17.12.2018: 1. Nye Øygarden kommune vel å kjøpe revisjonstenester i marknaden. 2. Kontrollutvala syter for at kommunane Fjell, Sund og Øygarden får avvikla noverande revisjonskontraktar slik at dei opphøyrer 31.12.2019. Her må takast med at revisor likevel reviderer ferdig årsrekneskapen for dei tre kommunane i løpet av vårhalvåret 2020, samt avsluttar revisjonar som har starta opp på andre område, t.d. pågåande forvaltningsrevisjonar. 3. Kontrollutvala får ansvar for å gjennomføra konkurranse om revisjonstenester for Nye Øygarden kommune, med verknad fom. 01.01.2020. Det inneber bl.a. utarbeiding av konkurransegrunnlag, knyta til seg naudsynt hjelp og å gjennomføra konkurransen heilt fram til at kontrollutvala innstiller overfor fellesnemnda på val av ny revisor. Kontrollutvala må konferere med prosjektrådmannen ved utarbeiding av konkurransegrunnlaget. 4. Fellesnemnda skal ta endeleg avgjerd i saka etter innstilling frå kontrollutvala i kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Drøfting: For å følgja lov om offentlege anskaffingar må det lysast ut ny konkurranse i 2019. Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Viser til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 16, 2. lekk Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Departementet sine merknader til 16, 2. lekk, er slik: Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalet må såleis ta stilling til korleis prosessen skal gjennomførast, om samordning med andre kommunar, og om kva instans kontrollutvalet vil nytta når det gjeld innkjøpsfagleg kompetanse.
Side 5 av 8 Sekretariatet i Sund og Øygarden skal i same periode gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Bjørnafjorden kommune, som er ei samanslåing av Fusa og Os kommunar. Det vil vera ei føremon, både reint praktisk og ikkje minst økonomisk, at konkurranseutsetting av revisjonstenestene for nye Øygarden kommune vert gjort samstundes med konkurranseutsetting av revisjonstenestene for Bjørnafjorden kommune. Ei slik løysing vil medføre at kostnadene kan delast mellom Sund, Øygarden, Fjell, Fusa og Os kommunar. Sekretariatet i Sund og Øygarden har opplyst at i tilsvarande arbeid frå tidligare felles konkurransar, er det gått med anslagsvis 20 30 timer til dette arbeidet pr. kommune. I forslag til konkurransegrunnlag har sekretariatet i Sund og Øygarden lagt opp til at det skal gjennomførast ein felles konkurranse. Saksdokument: - Vedlegg A Kravspesifikasjon - Vedlegg B Leverandør si skildring av leveransen - Vedlegg C Prisar word Om prosessen: Det kan vere nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosess kan skisserast i skjema. (sjå under) der dei ulike trinn framgår, og der det kan leggjast inn kor lang tid som trengst i kvar fase. Kven Kva Når Valt tilbydar Start kontraktsperiode 01.01.2020 Tilbydarar Tilbodet står ved lag til 31.12.2019 Sekretariatet Signering av kontrakt November/desember Tilbydarar Utløp av karensperiode 10 dagar etter melding om tildeling Sekretariatet Melding om tildeling Oktober/november Fellesnemnda Endeleg vedtak om val av revisor for nye September 2019 Øygarden kommune Kontrollutval i Sund, Tilråding September 2019 Øygarden og Fjell kommunar Kontrollutvala i Sund, Presentasjon av forslag til evaluering av tilbod Mai/juni 2019 Øygarden og Fjell kommunar Sekretariatet Evaluering av innkomne tilbod April - mai Tilbydarar Innsending av tilbod (Anbodsopning) 25.04.2019 kl. 12.00 Sekretariatet/innkjøp Siste dag svar på spørsmål til konk.grunnlaget 10.04.2019 Innkjøp Anbod kunngjort i DOFFIN og evt. TED 11.03.2019 Kontrollutvala i Sund, Godkjenning av konkurransegrunnlag Feb 2019 Øygarden og Fjell kommunar Kontrollutvala i Sund, Val av hjelp til konkurranseutsetting Feb 2019 Øygarden og Fjell kommunar Sekretariatet /Innkjøp Utarbeiding av konkurransegrunnlag 01.01.19 28.02.19 Om konkurransegrunnlaget
Side 6 av 8 Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har, saman med jurist utlånt frå innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune, utarbeidd forslag til konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget tar utgangspunkt i ein mal som vert nytta av innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune til alle innkjøp. Desse dokumenta er tilpassa innkjøp av revisjonstenester for nye Øygarden kommune. Det er desse vedlagte dokumenta som vil vera av særskilt interesse for kontrollutvala å drøfte: Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Leverandøren si skildring av leveransen Vedlegg C Prisar Dei andre dokumenta i konkurransegrunnlaget inneheld for det meste formaliteter som vil gjelde for alle typar innkjøp. Av desse dokumenta går det m.a. fram dette som kan vera relevant for kontrollutvalet å drøfte: «TILDELINGSKRITERIUM Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris 40 % Ferdig utfylt Vedlegg C - Prisskjema Kvalitet (løysing av oppdraget) 30 % Ferdig utfylt Vedlegg B - Leverandøren si skildring av leveransen Kompetanse 30 % Ferdig utfylt Vedlegg B Tildelinga skjer på grunnlag av kva for tilbod som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på desse kriteria: Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 6 er høgast og 0 er lågast. Oppdragsgjevar nyttar ein evalueringsmodell der beste pristilbod får 6 poeng, medan dei andre pristilboda får poeng basert på forholdsmessig metode (PB/PE x 6 =, der PB står for beste pristilbod og PE for det evaluerte pristilbodet). Beste tilbod på det einskilde kvalitative kriterium vil verte oppjustert til maksimalt antal poeng, og dei andre tilbydarane vert flytta proporsjonalt etter dette.» «TIDSLENGD Rammeavtalen trer i kraft 01.01.2020 og varar til 30.06.2024. Rekneskapsrevisjon for perioden 01.01. 30.06.2020 skal omfatte naudsynt revisjon for rekneskapsåret 2020 i tråd med punkt 3 i vedlegg A Kravspesifikasjon. Prissetting for dette halvåret skal avspegle at dagens revisor reviderer årsrekneskapane for 2019 i vårhalvår 2020, slik at det vert mindre arbeid for ny revisor i dette halvåret enn i øvrige vårhalvår. Eventuelle attestasjonar ol. som gjeld rekneskapsåret 2019 skal inngå i arbeidet som revisor for dei gamle kommunane skal gjennomføre. Revisjon for 2023 inneheld revisjon av
Side 7 av 8 årsrekneskapen for 2023, ferdig gjennomført våren 2024. Kontrakten vert avslutta ved avtaletida si utløp, utan føreutgåande oppseiing.» Kontrollutvalet vert invitert til å gjennomgå og ta stilling til dei aktuelle dokumenta som viser forslag til områder som konkurransegrunnlaget skal omfatta, og som skal lysast ut. Det må reknast god tid for kontrollutvala til gjennomgang og drøfting av innhaldet. Konklusjon: Kontrollutvala føretek gjennomgang av anbodsdokumenta i møtet. Innstilling frå sekretariatet: 1. Det skal gjennomførast konkurranse av revisjonstenester for nye Øygarden kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.01.2020. 2. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess no. 3. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 4. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Handsaming i møte: Sekretariatet gjorde greie for bakgrunnen for saka. Kontrollutvalet sin leiar informerte om at det vart avhelde eit møte mellom leiarane i kontrollutvala i Sund, Øygarden og Fjell kommune den 4. februar 2019, der leiarane for kontrollutvalet i Sund og Øygarden hadde gjeve uttrykk for at dei ynskte ei løysing der anbodspapira ikkje vert utforma av kommunen sjølv, men av ein ekstern aktør. Leiar informerte vidare om at førre gong revisjonstenestene var ute på anbod, var det kommunen sjølv som utarbeida anbodsdokumenta. Kontrollutvalet vurderte det slik at anbodsprosessen kan utførast enten av kommunen si innkjøpsavdeling eller av ein ekstern aktør. Leiaren i kontrollutvalet informerte om at det skal vere eit nytt møte med dei tre leiarane i kontrollutvala i mars. Kontrollutvalet ynskjer at dei tre kontrollutvala saman kjem fram til korleis anbodsprosessen skal gjennomførast, og vel derfor å utsetje handsaming av saka fram til det har vorte avhalde nytt møte mellom dei tre leiarane i kontrollutvala. Vedtak: Kontrollutvalet utset handsaming av saka til det har vorte avhalde nytt møte mellom de tre leiarane i kontrollutvala. 5/2019 - EVENTUELT 5.1/2019 I kontrollutvalets sak 24/ 2018 som vart behandla på møte 19.desember 2018 fekk kontrollutvalet framlagt Deloitte sin rapport for forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaksavdelinga i Fjell kommune. I rapporten vert det peika på at sjukefråvær som ein av grunnane til at klager ikkje vert behandla fort nok i avdelinga. Det vart og vist til at dette sjukefråværet var på veg ned på det tidspunkt rapporten vart levert, i september 2018. Spørsmålet om sjukefråvær var også eit tema i det siste kommunestyremøtet. På bakgrunn av dette ynskjer kontrollutvalet å få ei oppdatering frå rådmannen i Fjell kommune knytt til korleis tiltak som er sett i gang
Side 8 av 8 for å redusere sjukefråværet og kor vidt sjukefråværet faktisk har gått ned i tida etter rapporten vart framlagd. 5.2/2019 Leiaren i kontrollutvalet har motteke ein e-post som knyter seg til eit spørsmål om betaling av leige for kommunal bustad. Ein er kjend med at også rådmannen har motteke denne meldinga. Kontrollutvalet er kjend med at saka er løyst og avslutta. Kontrollutvalet ynskjer å få ei oppdatering frå rådmannen knytt til korleis denne saka har vorte handtert. Sekretariatet vil be rådmannen om å delta på neste møte i kontrollutvalet den 10. april 2019, kl. 13:00 i forbindelse med sak 5.1 og 5.2. Møtet vart heva kl. 13:50. Dato for neste møte er 10. april 2019, kl. 13:00. Bergen, 28. februar 2019 ***** Jofrid Orvedal Aase Sekretariat