KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 9. desember 2015, kl. 14:00- Stad: Fjell Rådhus, Skuespillerfoajeen Møteleiar: Kristian Johannssen Medlem som møtte: Svein Lie, Audhild Solsvik (frem til kl ), Jorunn S. Gjersvik (vara), Gunnar Buvik (vara) Forfall: Frå revisjonen: Anders Fjell, Kirsten Syljeset Gunnar Husabø, Espen Hordvik Saker: 13/2015 Innkalling og saksliste 14/2015 Gjennomgang av arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval 15/2015 Erfaringar frå tidlegare periode ( ) 16/2015 Handlingsplan for kontrollutvalet i Fjell kommune 17/2015 Plan for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon Leiar: Sekretariat: Kristian Johannessen Advokat Morten D. Haldorsen Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig Telefon: Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen E-post: kristian@garlid-johannessen.com Telefon / E-post: mdh@svw.no

2 14/2015: GJENNOMGANG AV ARBEIDSOPPGÅVER OG ARBEIDSFORM FOR KONTROLLUTVAL Skriv/dokument: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsett 15.juni 2004, Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, fastsett 15. juni Kontrollutvalsboka, Kommunal- og regionaldepartementet SAKSOPPLYSNING I møtet blei det gitt ei generell orientering om kontrollutvalet sine oppgåver og arbeidsform. Gunnar Husabø orienterte om forvaltnings- og selskapsrevisjon. Espen Hordvik orienterte om regnskapsrevisjon. Kontrollutvalet er eit tilsynsorgan og utfører tilsynet sitt via revisjonen. Internkontroll i kommunane har fått stadig større fokus dei seinare år. Det kan liggje ei utfordring i å halde klart kva som er kontrollutvalet si rolle og kva saker utvalet skal handsame. Det kan vere naturleg å ha ei arbeidsform som går på periodiske kontrollar og møter. Utvalet vel sjølv kor mange møter ein har. Saker bør være utgreidde med innstilling til vedtak før dei vert handsama i møte. Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS har sekretariatsfunksjon for utvalet. INNSTILLING: Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval til Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval til

3 15/2015: ERFARINGER FRÅ TIDLEGARE PERIODE ( ) Skriv/dokument: Rapport om verksemda i Kontrollutvalet i Fjell kommune i perioden SAKSOPPLYSNING: Kontrollutvalet for perioden som nå er gått ut hadde det siste møtet sitt i oktober I forbindelse med at det er valt et nytt kontrollutval vart det utarbeidd ein rapport til kommunestyret med oppsummering av arbeid og erfaringar i perioden 2011 til Rapporten er utarbeidd etter handlingsplan for same periode og den kan gi kunnskapsoverføring til det nye utvalet som no trer i funksjon. Handlingsplanen for kontrollutvalet for perioden var godkjent av kommunestyret. Rapporten ble handsama av det førre kontrollutvalet som godkjende rapporten og det ble samstundes vedteke å framlegga rapporten for kommunestyret som orienteringssak. INNSTILLING: Kontrollutvalet tek rapport om verksemda i kontrollutvalet perioden til Kontrollutvalet tek rapport om verksemda i kontrollutvalet perioden til 16/2015 HANDLINGSPLAN FOR KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Skriv / dokument: Handlingsplan for Kontrollutvalet i Fjell kommune ( ) vedteken av Kontrollutvalet i møte den 7. desember Utkast til Handlingsplan for Kontrollutvalet i Fjell kommune ( ) SAKSOPPLYSNING Kontrollutvalet er eit hjelpeorgan for kommunestyret og kommunestyret har det endelege ansvaret for at tilsynsoppgåva blir ivareteken på ein tilfredsstillande måte. Etter ønskje frå kommunestyret har det tidlegare vore utarbeidd handlingsplanar for Kontrollutvalet. Handlingsplanane har ikkje vore utforma som endelege. Dei har vore utforma for å kunne inngå i ein kontinuerleg prosess samordna direkte med revisjonen sine prioriterte oppgåver. Dokumenta plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart lagt fram som eit døme på slike planer og for kunnskapsoverføring.

4 Handlingsplanen for perioden er laget etter mønster for handlingsplanen for perioden Planen vert no lagt fram for det nye utvalet til drøfting, utan innstilling. Handsaming i møte: Utvalet diskuterte ulike punkter i utkastet. Utvalet var einig om ein språkleg justering i andre avsnitt, men var elles einig om innhaldet og dei prinsipp som der kjem til uttrykk. Kontrollutvalet fant at saka var godt nok opplyst til å fatte vedtak. Kontrollutvalet vedtar handlingsplanen med endring som nemnt ovanfor. Handlingsplanen er lagt ved møteprotokollen. 17/2015 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon frå perioden Plan for selskapskontroll frå perioden SAKSOPPLYSNING Etter kontrollutvalsforskrifta skal kontrollutvalet utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innan utgangen av valåret. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret

5 eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret vedtar planen, mens det er kontrollutvalet som bestemmer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) har utarbeidd ein rettleiar til selskapskontroll. Rettleiinga seier følgjande om plan for selskapskontroll: Planen bør inneholde en oversikt over alle selskaper som kommunen har interesser i. Det bør kort angis hva selskapenes formål er, og det bør inngå en generell risiko- og vesentlighetsvurdering på det nivå som finnes hensiktsmessig. For rasjonell og fleksibel gjennomføring av selskapskontrollen bør kommunestyret vedta at kontrollutvalget ved behov kan foreta endringer i planen i planperioden" Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Føremålet med den overordna analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å leggje ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon. Handsaming i møte: Det vart drøfta ulike sider ved forvaltningsrevisjon, og korleis ny plan skal utarbeidast. Utvalet gjekk kort igjennom siste periode og kva som då vart utført. Før sommaren 2017 bør utvalet ta stilling til kontrollområder i neste plan. Utvalet kan inntil vidare prioritere kontrolltiltak innanfor gjeldande plan.

6 INNSTILLING: Kontrollutvalet vil gje kommunen sin revisor for perioden i oppdrag å starte arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valperioden Kontrollutvalet gjer Deloitte i oppdrag å starte arbeid med prosjektplan for overordna analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valperioden Denne vert lagt frem i neste kontrollutvalsmøte. Kontrollutvalet i Fjell kommune, den 10. desember 2015 Kristian Johannessen Leiar Morten D. Haldorsen sekretariat