KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tysdag 12. april kl Stad: Fjell Rådhus, møterom 416 Møteleiar: Medlem som møtte: Forfall: Frå revisjonen: Kristian Johannessen Svein Lie, Helene W. Berger, Audhild Solsvik Anders Fjell Birte Bjørkelo, Maja Finnes Sollid SAKER: 06/2016 Innkalling og saksliste 07/2016 Møteplan 08/2016 "Risikospel" kartlegging av risikofylte område 09/2016 Saker til orientering 10/2016 Eventuelt (lagt til i møte) Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: / E-post: een@svw.no

2 Side 2 av 5 06/2016: INNKALLING OG SAKSLISTE Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste sendt ut den 5. april Det kom ein merknad til innkalling og saksliste. Kontrollutvalet ønsker eit avsluttande punkt om eventuelt til framtidige sakslister. Det var semje om at dagens møte også skulle innehalde eit avsluttande punkt om eventuelt som vil ha saksnummer 10/ /2016: MØTEPLAN Kontrollutvalet skal utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalet vedtok i møte den prosjektplan og framdriftsplan av februar 2016 frå Deloitte AS for overordna analyse i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er i prosjekt- og framdriftsplanen tilrådd at kontrollutvalet skal ha eit møte om kartlegging av risikofylte område, eit møte om prioritering av prosjekt og eit møte for vedtak av planar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet legg difor opp til følgjande møteplan: Prosessmøte 1: "Risikospel" kartlegging av risikofylte område Prosessmøte 2: Prioritering av prosjekt Vedtak av planar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalet vedtek den framlagde møteplanen. Kontrollutvalet drøfta møteplanen. Det kom innspel om at møtetidspunktet den i veke 41 kan bli problematisk grunna avvikling av haustferien. Det vart difor foreslått at møte den vert flytta til tysdag Revisjonsselskapet viste til at det også må holdast eit møte i april/mai for uttale om årsrekneskap og årsmelding for Fjell kommune for Kontrollutvalet vil planlegge eit møte for dette formål etter mottak av årsrekneskap og årsmelding for Det kom forslag om at neste møte for uttale om årsrekneskap og årsmelding for Fjell kommune for 2015 kan haldast den 4. mai 2016, dersom kontrollutvalet har mottatt årsrekneskap og årsmelding i forkant av

3 Side 3 av 5 denne datoen. Sekretariatet vil ta kontakt med Fjell kommune for opplysingar om når årsrekneskap og årsmelding er klart. Kontrollutvalet vedtek følgjande møteplan i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Prosessmøte 1: "Risikospel" kartlegging av risikofylte område Prosessmøte 2: Prioritering av prosjekt Vedtak av planar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 08/2016: "RISIKOSPEL" KARTLEGGING AV RISIKOFYLTE OMRÅDE Kontrollutvalet skal utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalet vedtok i møte den prosjektplan og framdriftsplan av februar 2016 frå Deloitte AS for overordna analyse i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Føremålet med den overordna analysen er å få fram relevant informasjon om verksemdsområda og eigarinteressene til kommunen, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere arbeidet med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Etter prosjekt- og framdriftsplanen er det tilrådd at kontrollutvalet først har eit møte for kartlegging av risikofylte område. I dette møte er det lagt opp til eit "risikospel", som har ei oversikt over dei ulike tenesteområda i kommunen. Gjennom risikospelet får kontrollutvalsmedlemmene høve til å vurdere risiko ved ulike tenesteområde. Kontrollutvalet tek kartlegginga av risikofylte område til vitande for det vidare arbeidet med den overordna analysen i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisjonsselskapet gjekk innleiingsvis gjennom risikospelet. Kontrollutvalet identifiserte risikoområde og analyserte risikoar ved ulike tenesteområde i kommunen ut frå eigne erfaringar ved at medlemmane la fram sitt syn. Det vart også diskutert kva tiltak kommunen tidlegare hadde gjort innanfor ulike tenesteområde. Revisjonsselskapet noterte seg kontrollutvalet sine synspunkt. Revisjonsselskapet vil presentere det samla risikobilete etter datainnsamling i prosessmøte nr. 2. Etter risikospelet hadde kontrollutvalet ei kort evaluering av risikospelet.

4 Side 4 av 5 Kontrollutvalet tek kartlegginga av risikofylte område til vitande for det vidare arbeidet med den overordna analysen i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 09/2016: SAKER TIL ORIENTERING Skriv/dokument: Konkurransegrunnlag for revisjonstenester for Fjell kommune Årsrekneskap 2014 for Fjell kommune Årsbudsjett 2016 og økonomiplan for Fjell kommune Fjell kommune har lagt ut konkurransegrunnlag i høve open anbodskonkurranse for revisjonstenester i perioden for Fjell kommune. Anskaffinga omfattar rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, særrekneskap/særattestasjon, selskapskontroll, finansforvaltning med meir. Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Kontrollutvalet sin leiar orienterte kort om status for anbodskonkurransen. Kontrollutvalet gjekk gjennom konkurransegrunnlaget, og framdriftsplanen for anbodskonkurransen. Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. 10/2016: EVENTUELT Kontrollutvalet sin leiar orienterte om ei sak omtalt av Vestnytt den 8. april 2016 om ein lærar som vart politimeld for vald. Kontrollutvalet sin leiar la fram forslag om at kontrollutvalet bør få ei kort orientering frå kommunen v/rådmannen om saka. Orienteringa skal omfatte både korleis lærar og elev er følgd opp i denne saka,

5 Side 5 av 5 samt gjeldande rutinar for oppfølging i denne type saker. Øvrige medlem av kontrollutvalet var samde i forslaget. Kontrollutvalet ber kommunen v/rådmannen om ei kort orientering om saka omtalt i Vestnytt den 8. april 2016 om ein lærar som vart politimeld for vald. Orienteringa skal omfatte både korleis lærar og elev er følgd opp i saka, samt gjeldande rutinar for oppfølging i denne type saker. *** Kontrollutvalet i Fjell kommune, 12. april 2016 Kristian Garlid Johannessen Leiar Eiliv Engelsen Sekretariat