KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tysdag 24. oktober 2017 kl Stad: Fjell Rådhus, Kultursalen Møteleiar: Medlem som møtte: Medlem som ikkje møtte: Varamedlem som møtte: Frå revisjonen: Kristian Johannessen Svein Lie, Audhild Solsvik, Anders Fjell Helene W. Berger Gunnar Buvik Line M. Johansen, Espen Hordvik Saksliste: 19/2017 Innkalling og saksliste 20/2017 Plan for rekneskapsrevisjon 21/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport for /2017 Brev av frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling 23/2017 Oppfølging av tidlegare vedtak 24/2017 Eventuelt Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: / E-post: een@svw.no

2 19/2017: INNKALLING OG SAKSLISTE Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. 20/2017: PLAN FOR REKNESKAPSREVISJON Skriv/dokument: Uavhengighetserklæring frå Deloitte AS v/helge-roald Johnsen av Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 6, jf. kommunelova 77 nr. 4, at: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Deloitte AS v/helge-roald Johnsen har vurdert eigen uavhengighet og objektivitet i samhøve til kommunelova 79. Kontrollutvalet vil handsame eigenvurderinga frå revisjonsselskapet. Deloitte AS vil under møte også gjera kort greie for plan for rekneskapsrevisjon, og orientere om gjennomført rekneskapsrevisjon så langt. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek plan og status for rekneskapsrevisjon frå Deloitte AS til orientering. Deloitte AS gjekk gjennom plan for rekneskapsrevisjon, og gjennomført rekneskapsrevisjon så langt. Det vart i plan for rekneskapsrevisjon lagt opp til at Deloitte AS gir kontrollutvalet ei oppsummering over midlertidig rekneskapsrevisjon (interimrevisjon) i desember 2017, og legg fram endeleg revisjonsrapport i mai Det var høve for kontrollutvalet til å stille spørsmål. Kontrollutvalet tek plan og status for rekneskapsrevisjon frå Deloitte AS til orientering. Side 2 av 6

3 21/2017: FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FOR 2017 Skriv/dokument: "Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring, spesialundervising og samarbeid med PPT" av oktober 2017 utarbeida av Deloitte AS med vedlegg Deloitte AS har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Fjell kommune, vedtatt i sak 3/2017, gjennomført ein forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring, spesialundervisning og samarbeid med PPT i grunnskulane i Fjell. Høyringsuttale frå rådmann i Fjell kommune er inntatt som vedlegg 1 til forvaltningsrevisjonsrapporten. Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje i kva grad elevane ved grunnskulane i Fjell kommune får ei opplæring som er tilpassa deira evner og føresetnader, og å undersøke i kva grad sakshandsaminga knytt til vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i regelverket. Vidare har det vore eit føremål å undersøke om det er etablert gode system og rutinar for samarbeid mellom skulane og PPT både når det gjeld systemretta og individretta arbeid. Deloitte AS vil i møte gjennomgå forvaltningsrevisjonsrapporten, og vera tilgjengeleg for spørsmål om innhaldet i rapporten. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek følgjande innstilling til Kommunestyret: Kontrollutvalet sluttar seg til premissane og konklusjonane i "Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring, spesialundervising og samarbeid med PPT" av oktober 2017 utarbeida av Deloitte AS med vedlegg, og tilrår at Fjell kommune i tråd med forvaltningsrevisjonsrapporten sett i verk følgjande tiltak: 1. Vurderer i kva grad og korleis kommunen kan redusere nokre av hindringane som blir framheva i undersøkinga, med tanke på å gi elevane tilpassa opplæring. 2. Vurderer kva tiltak som kan setjast i verk for i større grad å sikre at også elevar med svakare og sterkare læreføresetnader enn gjennomsnittet får ei tilpassa opplæring. 3. Sikrar at lova sine krav om tidleg innsats på trinn, både innanfor norsk og matematikk, og lesing og rekning, blir oppfylt ved alle barneskulane i kommunen. 4. Sikrar at alle skulane i kommunen har ein innarbeidd framgangsmåte for korleis lærarane som ein del av undervegsvurderinga systematisk og løpande skal vurdere om elevane har tilfredsstillande utbytte av opplæringa, samt vurderer å tydeleggjere dette kravet gjennom felles rutiner. 5. Reduserer sakshandsamingstida og ventetida knytt til utarbeiding av sakkyndig vurdering, slik at disse blir utarbeidd innan rimeleg tid og utan ugrunna opphald. 6. Sikrar at PPT har tilstrekkeleg kapasitet til i aukande grad å jobbe systemretta overfor skulane, i samsvar med oppll. 5-6 og nasjonale og lokale målsettingar, samt at PPT i aukande grad kan bistå skulane i arbeidet med tiltak innanfor ordinær udervisningssituasjon. 7. Vurderer å utarbeide ei overordna retningslinje som skildrar saksgang, ansvar, oppgåver og bruk av malar i prosessen frå bekymring for ein elev sitt læringsutbytte, og fram til enkeltvedtak om spesialundervisning. Side 3 av 6

4 8. Sikrar at sakshandsaminga i samband med vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i opplæringslova og forvaltningslova (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 5.4.2). Deloitte AS gjekk gjennom forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalet stilte spørsmål. Det vart for ordens skyld opplyst at Deloitte AS ville sende ein revidert rapport for å rette opp i opplistinga over problemstillingar på side 8 punkt 1.2 på side 8, slik at problemstillingane vert opplista i bokstavar og ikkje kulepunkt. For å lette kontrollutvalet sitt oppfølgingsansvar vart foreslått at kontrollutvalet i innstillinga til kommunestyret legg inn ein dato for kommunen til å orientere kommunestyret om kva tiltak som er planlagt, og ein seinare dato for kommunen til å orientere kommunestyret om tiltak som er gjort. Det var vidare semje i kontrollutvalet om at leiaren av kontrollutvalet skal leggje fram forvaltningsrevisjonsrapporten for kommunestyret. Kontrollutvalet vedtek følgjande innstilling til Kommunestyret: Kontrollutvalet sluttar seg til premissane og konklusjonane i "Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring, spesialundervising og samarbeid med PPT" av oktober 2017 utarbeida av Deloitte AS med vedlegg, og tilrår at Fjell kommune i tråd med forvaltningsrevisjonsrapporten sett i verk følgjande tiltak: 1. Vurderer i kva grad og korleis kommunen kan redusere nokre av hindringane som blir framheva i undersøkinga, med tanke på å gi elevane tilpassa opplæring. 2. Vurderer kva tiltak som kan setjast i verk for i større grad å sikre at også elevar med svakare og sterkare læreføresetnader enn gjennomsnittet får ei tilpassa opplæring. 3. Sikrar at lova sine krav om tidleg innsats på trinn, både innanfor norsk og matematikk, og lesing og rekning, blir oppfylt ved alle barneskulane i kommunen. 4. Sikrar at alle skulane i kommunen har ein innarbeidd framgangsmåte for korleis lærarane som ein del av undervegsvurderinga systematisk og løpande skal vurdere om elevane har tilfredsstillande utbytte av opplæringa, samt vurderer å tydeleggjere dette kravet gjennom felles rutiner. 5. Reduserer sakshandsamingstida og ventetida knytt til utarbeiding av sakkyndig vurdering, slik at disse blir utarbeidd innan rimeleg tid og utan ugrunna opphald. 6. Sikrar at PPT har tilstrekkeleg kapasitet til i aukande grad å jobbe systemretta overfor skulane, i samsvar med oppll. 5-6 og nasjonale og lokale målsettingar, samt at PPT i aukande grad kan bistå skulane i arbeidet med tiltak innanfor ordinær udervisningssituasjon. 7. Vurderer å utarbeide ei overordna retningslinje som skildrar saksgang, ansvar, oppgåver og bruk av malar i prosessen frå bekymring for ein elev sitt læringsutbytte, og fram til enkeltvedtak om spesialundervisning. 8. Sikrar at sakshandsaminga i samband med vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i opplæringslova og forvaltningslova (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 5.4.2). Side 4 av 6

5 Fjell kommune skal innan utløpet av februar 2018 gi ei orientering til kommunestyret om kva tiltak som er planlagt sett i verk i tråd med forvaltningsrevisjonsrapporten. Fjell kommune skal innan utgangen av 2018 gi ei orientering til kommunestyret om kva tiltak som er gjennomført i tråd med forvaltningsrevisjonsrapporten. 22/2017: BREV AV FRÅ RETTFERDIG OFFENTLIG SAKSBEHANDLING Skriv/dokument: Brev av 20. september 2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling (ROS) v/georg Indrevik Kontrollutvalet har mottatt brev av 20. september 2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling (ROS) v/georg Indrevik. Brevet gjeld fastsatt gebyr for vatn, og knytter seg til vedtak gjort i kommunestyret den 15. juni I brevet vert stilt spørsmål ved utrekninga av gebyret, og det er etterlyst dokumentasjon i form av kalkyle for sjølvkost som er lagt til grunn for vedtaket. Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet gjekk gjennom brevet av 20. september 2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling (ROS). Kontrollutvalet vurderte førespurnaden for å vera direkte retta mot vedtaket som er fatta i kommunestyret den 15. juni Det vart understrekt at kontrollutvalet ikkje er eit klageorgan for vedtak, jf. kommuneloven 77 og forvaltningsloven kapittel 6. Det var difor stilt spørsmål ved om det var klaga på vedtaket i samhøve til forvaltningsloven kapittel 6 innan klagefristen. Det vart vidare det føreslått at ROS bør be om innsyn i etterspurt grunnlag frå organ som har handsama saka. Kontrollutvalet vil halde kontakt med ROS om vidare framdrift i saka. Kontrollutvalet er i samhøve til kommuneloven 77 og forvaltningsloven kapittel 6 ikkje eit klageorgan for vedtak treft i kommunen, og vil på dette tidspunktet difor ikkje følgje opp saka basert på det som kjem frå av brevet frå ROS av 20. september Kontrollutvalet meiner ROS bør be om innsyn i etterspurt grunnlag frå organet som har handsama saka i samhøve til offentleglova. Dersom aktuelle organ skulle nekte ROS slikt innsyn, vil det måtte gjerast ei vurdering av om kontrollutvalet i det heile har moglegheit til å innhente grunnlaget og deretter offentleggjere resultatet, slik ROS har bedt om i brevet av 20. september Side 5 av 6

6 23/2017: OPPFØLGING AV TIDLEGARE VEDTAK Kontrollutvalet vedtok i sak 17/2017 at ein ville følgje opp saker det vart orientert om ved å vera tilstade under orientering i formannskapet om personalsaken med kommuneadvokat Dag-Heine Bjørndal, og ved å be om kopi av den eksterne granskingsrapporten i saka mellom Fjell kommune og Frank Bjelland. Kontrollutvalet har ikkje fått følgt opp orienteringa i formannskapet om personalsaken, og Deloitte AS er framleis ikkje klar med den eksterne granskingsrapporten i saka mellom Fjell kommune og Frank Bjelland. Kontrollutvalet vil difor diskutere status og vidare framdrift i sakene som er omtalt i sak 17/2017. Saka vert fremja utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet diskuterte vidare framdrift i sak 17/2017. Det vart foreslått at kontrollutvalet ved leiaren og sekretariatet tek kontakt med kommunen for å høyre den interne framdriftsplanen for sakene, og at den eksterne granskingsrapporten vil bli gjennomgått på første møte etter at rapporten er sendt til sekretariatet. Kontrollutvalet vil følgje opp sak 17/2017 ved å få opplyst den interne framdriftsplanen for sakene i kommunen, og den eksterne granskingsrapporten i saka mellom Fjell kommune og Frank Bjelland vil bli gjennomgått på første møte i kontrollutvalet etter at rapporten er sendt til sekretariatet til kontrollutvalet. 24/2017: EVENTUELT Møte vart heva kl Kontrollutvalet dato- og tidfesta neste møte til 5. desember 2017 kl ***** Kontrollutvalet i Fjell kommune, 24. oktober 2017 Kristian Garlid Johannessen Leiar Eiliv Engelsen Sekretariat Side 6 av 6