Skriftlige spørsmål Komite for finans behandlet saken i møtet 150611 sak 74-11: 10. Fra Mathias Hunskår Furevik (R): "Det er de siste årene gjennomført store rehabiliteringsarbeider for mange av skolene i Bergen. Ved behandlingen av Skolebruksplanen høsten 2010 ble det fra flere hold uttrykt bekymring for om de gjennomførte prosjektene hadde hatt tilfredsstillende effekt. Ettersom bystyret ikke er blitt orientert om status for 415-prosjektene i det siste tillater vi oss å stille følgende spørsmål: 1. Hva er fordelingen av bokførte investeringsutgifter på de ulike skolene omfattet av 415-prosjektet? 2. Hva er status med hensyn til inneklima på de respektive skolene som var omfattet av 415-prosjektet og hva var status på de respektive skolene før prosjektet ble igangsatt?" Øistein Christoffersen besvarte spørsmålet. 11. Fra Mathias Hunskår Furevik (R): "Bergen kommune har i 2011 tatt i bruk nytt lønns- og personalsystem basert på SAP. Løsningen er levert av EDB Ergogroup. Selskapet meddelte i april at SAP-løsningen ikke lenger vil selges og at tidligere ErgoGroups løsning basert på Agresso skal være satsingsplattform for selskapet. Bergen kommune har investert 27,4 millioner kroner i løsningen fra EDB Ergogroup. 1. Hvordan vurderer finansbyråden den valgte løsningens fremtidsutsikter i lys av EDB Ergogroups kunngjøring? 2. Hvilke avtaleklausuler har Bergen kommune overfor EDB Ergogroup for å sikre at den valgte løsningen vedlikeholdes og videreutvikles? 3. Mener finansbyråden beslutningen om å velge et nytt og uprøvd system i 2008 var riktig?" 1. Representantens spørsmål bygger på en forutsetning om at leverandøren Ergo EDB ikke lenger satser på sitt lønn-og personalsystem basert på SAP (også kalt ERV). Finansbyråden har også registrert med en viss bekymring uttaleleser Ergo EDB har hatt vedrørende sin videre satsing på ERV i media de siste månedene. Dette er tatt opp med ledelsen i Ergo EDB. Senest sist uke bekrefter konserndirektør Håvard Larsen i møte med kommunaldirektør Rune Haugsdal at Ergo EDB har til hensikt å sluttføre utviklingen av ERV og levere dette i henhold til avtale med Bergen kommune. Dette forholder Bergen kommune seg til. Ergo EDB bekrefter også at man ikke vil selge ERV til nye kunder før løsningen er mer stabil og eksisterende kunder er ivaretatt på en god måte. 2. Den inngåtte kjøpsavtale sikrer nødvendig vedlikehold og videreutvikling av den funksjonalitet Bergen kommune har etterspurt. 1
3. Bergen kommune forholder seg strengt til inngåtte avtaler og forutsetter at leverandøren Ergo EDB leverer ihht den avtale som ble inngått i 2008. Den konkurranse-messige situasjonen stiller oss imidlertid nå overfor noen utfordringer. Under forutsetning av at EDB fortsatt satser på ERV, mener finansbyråden at beslutningen om valgte løsning er den mest fordelaktige for Bergen kommune. Vi ønsker også å presisere at løsningen ikke var ny og uprøvd i 2008. Det var kunder som benyttet løsningen allerede da. Det er imidlertid riktig at noe av den kommunespesifikke funksjonalitet Bergen kommune er avhengig av er utviklet de siste årene. Det er også riktig at leverandøren har hatt leveranseproblemer i forhold til den funksjonalitet Bergen kommune har forespurt og at dette er noe vi følger opp tett sammen med leverandør 12. Fra Mathias Hunskår Furevik (R): "Siden 2005 har Bergen kommune investert betydelig i kommunens nettsider. Spørsmål: 1. Hvor store har investeringsutgiftene vært i denne perioden? Med investeringsutgifter menes alle utgifter i selve portalprosjektet og utgifter for å tilrettelegge tjenester m.v. - - altså alle utgifter med relasjon til portalen. 2. Hva er de årlige driftsutgiftene i samme prosjekt? 3. Hvor store besparelser har Bergen kommune realisert ved å gjennomføre investeringen?" 1. Hvor store har investeringsutgiftene vært i denne perioden? Med investeringsutgifter menes alle utgifter i selve portalprosjektet og utgifter for å tilrettelegge tjenester m.v. - - altså alle utgifter med relasjon til portalen. Arbeidet med kommunens eforvaltningsløsninger (elektroniske tjenester og selvbetjening) har vært organisert i en rekke prosjekter siden 2005, herunder Kommuneportal, Systemarkitektur, eskjema, Portalutvikling MinSide, Innbyggertjenester, tjenester for næringsliv og organisasjoner m.fl. I tillegg til innføring av elektroniske tjenester og selvbetjening er det benyttet ressurser til å innføre forenklede verktøy for brukere som publiserer informasjon i portal. Spesielt kan her nevnes følgende: Innføring av enkel publisering for barnehager og skoler. Løsningene medfører at de som skal publisere informasjon gis tilgang til et verktøy som forenkler arbeidet med publisering, noe som medfører at informasjon om viktige tjenestetilbud lettere blir publisert og vedlikeholdt. Forbedring av verktøy for publisering av tjenestebeskrivelser. Tjenestebeskrivelsene i portal er et av de viktigste fundamentene for å beskrive hvilke tjenester kommunen er forpliktet til å levere. Tjenestebeskrivelsen er koplet sammen med de elektroniske tjenestene og medvirker til effektivisering både av interne prosesser og av mulighetene for selvbetjening til innbyggere og næringsliv. 2
Portalforbedringsprosjektet. Stor forbedring av design, navigasjon og informasjonsstruktur i portal. Medfører lettere tilgang til tjenestetilbudet for innbyggere og næringsliv, samtidig som det er gjort tilnærming til universell utforming for mange av tjenestene. I tillegg medfører ny informasjonsstruktur mulighet for enda bedre og mer effektive tjenester. Innenfor rammene av prosjektene knyttet til kommuneportal er det også realisert mange systemkoblinger som er essensielle for de elektroniske tjenestene og selvbetjeningsløsningene. Spesielt kan nevnes: Bruk av MinId som identitetstjeneste for pålogging i portal Etablering av tjenesteoversikt hos norge.no Etablering av meldingstjeneste til innbyggernes postkasse på minside (norge.no) Etablering av identitetstjeneste for tjenester for næringsliv, lag og organisasjoner hos altinn Automatisk innlegging av skjema og søknader om tilskudd fra innbyggere og næringsliv i saks- og arkivsystemet (BKSAK). Oppslagstjenester med visning av resultat i portal fra nasjonal tjenestekatalog (Kommuneforlaget), økonomisystemet (Agresso), Bergen parkering (Cowi), eiendomsregistre (GAB), planarkiv (Geomatikk/Geoplan), fakturahotell (Strålfors) m.fl. Oversikten under viser de mest relevante prosjektene og tilhørende investeringsutgifter knyttet til portalarbeidet for perioden fra 2005-2011: Bergen kommune har mottatt tilskuddsmidler fra Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) i 2010-2011, ca 7 mill., for prosjekter innenfor portal- og tjenesteutvikling. 2. Hva er de årlige driftsutgiftene i samme prosjekt? Tabellen under viser de mest relevante årlige driftsutgiftene som er inngått med IKT Drift og eksterne leverandører for drift av portalen og tilhørende komponenter: Tjeneste Beløp NTK/LTK abonnement Kommuneforlaget 223 000 Altinn Brønnøysundregistrene 20 000 Escenic/OKS til IKT Drift 39 936 Grunnmur og Portalen test til IKT Drift 1 825 620 Portlett til Dexter-løsning til IKT Drift 48 960 edoc løsning til IKT Drift 333 936 Escenic til leverandør 69 502 Oracle til leverandør 100 000 Sem & Stenersen 260 000 Kommuneforlaget 223 000 edialog 22 200 SUM 3 166 154 3
3. Hvor store besparelser har Bergen kommune realisert ved å gjennomføre investeringen? Bergen kommune har følgende visjon for utnyttelse av teknologi: Bergen kommune skal benytte teknologi på en innovativ måte, for å muliggjøre bedre tjenestekvalitet, bedre dialog med tjenestemottaker og sikre effektiv ressursbruk i kommunen. Målsettingen har videre vært at Kommuneportalen (www.bergen.kommune.no) skal være hovedverktøyet for informasjonsformidling, tjenesteformidling og samhandling med innbyggere, organisasjoner og næringsliv. Resultatet av arbeidet med portal- og tjenesteutvikling skal være fullverdig elektronisk verdikjede for innbygger, organisasjoner og næringsliv. Gjennom portalprosjektene er det levert bl.a følgende: Selvbetjeningsløsninger for innbygger, organisasjoner og næringsliv. Alle byrådsavdelingene har vært/er i dialog om tilrettelegging av tjenestetilbud via Kommuneportalen gjennom samarbeid med IKT Konsern. Innsynstjenester Redaksjonelle tjenester, løsninger for publisering og redaksjonelle verktøy, søk og gjenfinning av informasjon i portalen Tekniske løsninger basert på felleskomponenter fra norge.no og altinn.no: autentisering, meldingstjeneste og lenketjenester. Den elektroniske verdikjeden ytterligere utviklet mht felleskomponenter og teknologi som gir større grad av fult ut elektroniske prosesser, saksbehandling og samhandling. Det er utviklet og implementert et felles konsept/rammeverk for helelektroniske tjenester og saksbehandling som omfatter Elektronisk saksbehandling Elektronisk arkiv Meldingstjenester og elektronisk svar ut til innbygger/næringsliv Det er med dette hentet ut betydelige positive effekter i form av virksomhetsutvikling, bedre tjenestekvalitet og effektivisering, både internt i kommunen og for kommunens innbyggere. Noen av de resultatene som forventes oppnådd er: Effekt for kommunens innbyggere og næringsliv Forenkle tilgang til kommunens tjenestetilbud digitalt førstevalg Døgnåpen forvaltning Kortere saksbehandlingstid Forenklet og standardisert prosess Bedre service og brukervennlighet Økt mulighet for selvbetjening Forenkle for innbygger og næringsliv Effekt for kommunen Effektivisering av arbeidsprosesser i forvaltningen Bedre datakvalitet og sikkerhet i fagsystemene Effektiv samhandling mellom kommunal forvaltning og innbygger, organisasjon og næringsliv 4
Redusert miljøbelastning Reduserte kostnader Bedre omdømme Praksis har vært at det er tjenesteeier selv som tar ut eventuell besparelse når en arbeidsoppgave løses på en ny og mer effektiv måte. Gjennom prosjektene for levering av "hel-elektroniske" tjenester og saksbehandling til organisasjonen, innbygger og næringsliv er det identifisert mulige budsjettmessige gevinster. For de leveransene som utvikles gjøres en kost-nytte vurdering for å identifisere gevinstpotensialet med ny løsning. IKT Konsern jobber med en modell som kartlegger og muliggjør realisering av de planlagte tjenesteleveransene innenfor ulike kategorier. Det er laget en generell modell for å identifisere de kvantitative og kvalitative gevinstene ved fullverdig elektronisk verdikjede ("hel-elektronisk"). Omfanget og bruken av integrerte elektroniske tjenestene øker. Organisasjonen får stadig større effekt/gevinst av arbeidet og det er aktuelt å arbeide videre med modell for gevinstrealisering. Løsning for statistikk og analyse av bruksmønster gir tjenesteeier mulighet til å synliggjøre og bidra til gevinstrealisering. Vi har tidligere besvart spørsmål ang. portalprosjektet og viser derfor også til svarene: https://www.bergen.kommune.no/aktuell/tema/budsjett-2011/6910 13. Mathias Hunskår Furevik (R): "I byrådssak 128/11 heter det at Kommunal- og regionaldepartementet har gitt tillatelse til å lånefinansiere bykassens kontantunderskudd over flere år. Når har departementet konkret gitt en slik tillatelse og mener byråden en slik tillatelse er lovlig etter kommuneloven 50 nr. 7? Det vises her særskilt til kommunenes selvstendige ansvar for å opptre i tråd med loven uavhengig av departementets uttalelser, jf. Vik-brevet." 14. Fra Mathias Hunskår Furevik (R): "I kommuneproposisjonen varsler Kommunal- og regionaldepartementet at amortiseringsperioden for premieavvik vil reduseres fra 15 til 10 år med virkning fra akkumulert premieavvik fra 2011. Hva vil, gitt dagens anslag for premieavvik for 2011, budsjettkonsekvensen for økonomiplanperioden 2012-2014 være på bakgrunn av den varslede forskriftsendringen?" 5