Kunderegisteret Søk og vedlikehold
Page 2 of 7 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Kunderegister 07.03.2014 BDR 2.0 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Søk kunde i kunderegisteret... 3 Forklaring til felter i kunderegisteret (BD60)... 4 Knappene i kundekortet... 5 Administrative funksjoner tilgjengelig i kunderegisteret... 5
Page 3 of 7 Forord Kunder som skal handle på kreditt, må være opprettet i kunderegisteret. Kunden kan deretter søkes opp fra for eksempel ordreregistrering (OF14), fra kassen, og fra CS-Mobile. Søk kunde i kunderegisteret Etter at du har valgt kunderegister (BD60) kan du søke opp kunde, enten på kundens navn eller kundenummer. Bruk «Søk» knappen eller <F5> så får du opp følgende bilde: Skriv inn søkebegrep på kunden, og bruk gjerne * (frisøk), så får du mer eksakt treff. Du kan selvfølgelig også søke etter 2 eller flere navn med * imellom. Frisøk, søker på navne-feltene/adresse/mobiltelefon. Da kommer du til liste på de kundene som hadde verdien du søkte etter. Og i denne listen velger du da den riktige kunden. Ta kunden med tilbake med Enter, eller knappen «Endre» Anbefaler at det er definerte rutiner for hvem/hva som kan endres i kunderegisteret.
Page 4 of 7 Forklaring til felter i kunderegisteret (BD60) Det anbefales gode retningslinjer i bedriften for opprettelse av kunder, slik at kunderegisteret blir så godt som mulig. Kundenr Følger teller i systemet, kan overstyres hvis nødvendig. Kan også styres til egen nummerserie pr butikk (se beskrivelse tilleggsfunksjoner under). Kundeinformasjon generelt legges inn i henhold til beskrivelsen i bildet. Annen grunnleggende informasjon kommer fra oppsett i «Grunn-parameter». Dette settes pr firma, og bør gjøres av den som administrer løsningen hos deg. Informasjon fra grunn-parameter kan overstyre. Det kan være aktuelt for eksempel ved «Fakturatype» hvis denne skal sette til M (mail). Se ellers hjelpetekst tilhørende feltene. For EHF se egne dokumentasjon for korrekt oppsett. Kundegruppe Her er det sjekk mot tabell i BD61, og kontrollen er case-sensitiv /forskjell på små og store bokstaver Det står ellers hjelpetekst til hvert felt underveis, og bruken av de forskjellige feltene avhenger av bransje og hva slags struktur som er ønskelig.
Page 5 of 7 Knappene i kundekortet Mulighet til å legge inn flere kontaktpersoner på kunden. (ref bedrifter). Kundens ID (EAN) der det er i bruk. Legg inn e-postadresse til kunden. Det er denne som blir brukt ved automatisk utsendelse av mail. Mulighet for å legge til kategori i henhold til ADR01 (adressekundekategori). Regningsadresse, der denne avviker fra kundens adresse. Viser oversikt over fakturaer pr periode/faktura på kunden. Viser omsetning pr periode på kunden. slettes. Hvis kunden skal slettes. Kunder som har transaksjoner liggende kan ikke Administrative funksjoner tilgjengelig i kunderegisteret Forklaring til funksjoner ved inngangsbildet til kunderegisteret. Importere kundeinformasjon basert på en.csv fil. Filen kan lastes opp fra lokal disk, og definisjon på felter finnes under knappen som du ser etter å ha valgt «Importere kunde-info». Felt-rekkefølgen kan for eksempel se slik ut:
Page 6 of 7 Bokstavene henviser til kolonne i den opprinnelige.csv filen. Det er ikke noe mal for import, men tilpasning til hvordan det ligger i.csv filen. Kolonnehenvisningen her kan med andre ord endres i henhold til den filen som skal importeres. Det er kun definerte kolonner som blir importer til kunderegisteret. Leser ut kunderegisteret til Excel fil. Kan kjøres fra/til kundenr. Knappene «Omsetning» og «Kontoutdrag» er oppslag på den kunden du står på i listen, og er samme funksjon som finnes i kundekortet. Flere tilleggsfunksjoner. Viktig funksjoner her er Grunn-parameter, for å sette hvilke betingelser som skal foreslås ved opprettelse av ny kunde.
Page 7 of 7 I tillegg til hva som foreslås som grunninformasjon ved opprettelse av ny kunde får man her muligheten til å styre tilgang for brukere til å opprette kunde «Adgang: Ny» og endre eksisterende kunder «Adgang: Endre». Disse tallene henviser til hvor mye høyere brukeren må ligge på BD i CS10 enn BD60 i CS15 for å få tillatelse til henholdsvis opprette ny kunde, eller endre eksisterende. Det er også styring av hva som skal viser i liste på søk, ref. felt Adr1/Adr2 som styrer dette med forskjellige valg i henhold til beskrive ved feltet. Hvis referansene som ligger på kundekortet automatisk skal blir overført til OF14 ved ordreregistrering så defineres det også her. Masseinnlegging av parameter Hvis det er behov for å endre grunn-informasjon ved eksisterende kunder: Definere kundenummerserie pr butikk Hvis det er ønskelig å ha forskjellig nummerserier pr butikk er det her dette defineres.