Guide til effektiv dialog med forretningskollegaer 1 2 3 4 Behandle forretningen som VIP Ha alltid en plan Fortell en tydelig, overbevisende historie Gi alternativer / finn løsninger 5 Visualiser IT og målbilder 6 7 8 Utdann egne medarbeidere i kommunikasjon Organiser kontaktpunkter med forretningen Industrialiser portefølje, prosjekt, og forvaltning 12.11.2012
1 Behandle forretningen som VIP «Hun hadde ikke fylt ut riktig skjema!» Forretningen IT-organisasjonen
1 Behandle forretningen som VIP Helpdesk Leverandører CIO Forretningen Prosjekt Forvaltning Porteføljestyring Arkitektur 4
2 Ha alltid en plan Lag din egen 100-dagers plan 2 weeks 6 weeks 4 weeks Establish team Address issues Review plans Set strategic agenda Define meeting structure Hold social event Meet key business personnel Identify and prioritize burning issues Organize action Review existing strategy Review existing projects Clarify and prioritize goals Ensure action plans to achieve goals Develop organizational capabilities Inform and inspire IT and business 5
2 Ha alltid en plan Visualiser den langsiktige reisen 2011 2014 2016 Fix the basics Improve the business Differentiate the business Improve business Improve IT Initiative 1 Initiative 2 Initiative 3 Initiative 4 Initiative 5 Initiative 6 Improve business Initiative 1 Initiative 2 Initiative 3 Initiative 4 Initiative 5 Initiative 6 Differentiate Improve business Initiative 1 Initiative 2 Initiative 3 Initiative 4 Initiative 5 Initiative 6 Burning issues Initiative 7 Initiative 8 Initiative 9 Initiative 10 Improve IT Initiative 7 Initiative 8 Initiative 9 Initiative 10 Improve IT Initiative 7 Initiative 8 Initiative 9 Initiative 10 6
3 Fortell en tydelig, overbevisende story Lag strukturerte sammendrag Situasjon Utfordring Løsning SFR må etablere egen infrastruktur SFR er skilt ut fra Statoil SFR må derfor anskaffe egen infrastruktur SFR har valgt å outsource til leverandør A Prosjektet er forsinket på grunn av et urutinert team Forsinkelsen er minst 3 måneder, og planene er uklare Leverandør A stiller med et altfor urutinert team Egen prosjektledelse klarer ikke å korrigere kursen Hele teamet må oppgraderes og ny plan utarbeides Leverandør A må fly inn rutinerte ressurser SFR må rigge opp ny prosjektledelse Det nye teamet må lage en realistisk plan 7
3 Fortell en tydelig, overbevisende story Skisser ditt storyboard før produksjon 8
4 Gi alternativer / finn løsninger Det er lett å finne problemer med et forslag Konstruktiv dialog + Raskest leveranser + Lavest kostnader + Forsinker ikke andre prosjekt - Må tro på forbedring - Må leve m/forsinkelse - Må ta replan kost 9
4 Gi alternativer / finn løsninger Skyt heller ned alternativene Velge ny leverandør Konstruktiv dialog Bruke advokater + Få sikrere leverandør i framtiden - Et år forsinkelse! - Forsinker andre prosj - Enorme kostnader! + Raskest leveranser + Lavest kostnader + Forsinker ikke andre prosjekt - Må tro på forbedring - Må leve m/forsinkelse - Må ta replan kost + Mulig å redusere påløpte kostnader - Høyst usikkert utfall - Øker forsinkelse - Enorm indirekte kost! 10
5 Visualiser IT og målbilder Visualiser IT-løsningene og kost Item Unit cost Units Total ATG X Y Z Pump X Y Z OPT X Y Z POS X Y Z Office PC X Y Z Broadband X Y Z 5) Office PC 6) Broadband 4) POS 3) OPT 2) Pump 1) ATG
5 Visualiser IT og målbilder Visualiser forretningsprosesser og problemer Nåværende kundeopplevelse (bokkjøper) Reise til bokhandel Finne interessant bok Betale bok Lese bok Komme tilbake senere Høy terskel Lite referanser Dyrt Ofte skuffet Irritert / Faller fra Lagre bøker På lager Ja Nei Bestille manglende bok Stort lager / lite utvalg OK Nåværende prosess (bokselger) 12
5 Visualiser IT og målbilder Visualiser målbilde for kundeopplevelsen 1 Enter 2 Get advice 3 Purchase = Read 13
Guide til effektiv dialog med forretningskollegaer 1 2 3 4 Behandle forretningen som VIP Ha alltid en plan Fortell en tydelig, overbevisende historie Gi alternativer / finn løsninger 5 Visualiser IT og målbilder 6 7 8 Utdann egne medarbeidere i kommunikasjon Organiser kontaktpunkter med forretningen Industrialiser portefølje, prosjekt, og forvaltning
6 Utdann egne medarbeidere i kommunikasjon «Pimp My Presentation» utvider din verktøykasse! Message PowerPoint Stage Technique/tool Meeting planning Executive summary Storyline Pimp your Tools Killer slides Iteration & sparring Next steps Rule the stage Purpose Prepare mentally with 5xP Create crisp Situation Complication - Solution Sketch presentation top-down Accelerate with plug-ins and shortcuts Draw slides with clear messages fast Learn to iterate on early drafts Synthesize the discussion and next steps No karaoke involved! 15
7 Organiser kontaktpunkter med forretningen Posisjoner nøkkelpersoner i IT inn i forretningen By value chain, function, etc. By product, geography, etc. Support Functions Value Chain A IT Line managers? Solution architects? Business Unit 1 Business Unit 2 Business Unit 3 Value Chain B Value Chain C IT line managers? IT portfolio managers? IT key accounts? 16
8 Industrialiser portefølje, prosjekt og forvaltning Industrialiserte kjerneprosesser skaper transparens LEAN BUSINESS CUSTOMERS Requirements Demand LEAN PORTFOLIO MANAGEMENT 2015 Issues / changes LEAN PROJECT S K U P BIZ IT Portfolio forum Portfolio & Budget Resources/budgets LEAN MAINTENANCE Yes! No! IT Project manager Methodology IT Helpline BIZ IT User forum Prioritized requirements & design Prioritized issues & changes LEAN IT ARCHITECURE / APP PORTFOLIO Kilde: Storebrand IT 17
Guide til effektiv dialog med forretningskollegaer 1 2 3 4 Behandle forretningen som VIP Ha alltid en plan Fortell en tydelig, overbevisende historie Gi alternativer / finn løsninger 5 Visualiser IT og målbilder 6 7 8 Utdann egne medarbeidere i kommunikasjon Organiser kontaktpunkter med forretningen Industrialiser portefølje, prosjekt, og forvaltning