Mamut Academy //Mamut datax Software Regnskap
Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Kurssenter : Mamut AS Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf. 23 20 34 44, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no/academy E-post: academy@mamut.no Support : Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no KDR 20120109 2011 Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS et selskap i Visma-gruppen. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.
Innhold Mamut Academy //Mamut datax Software Regnskap i i //01 Innledning 1 //02 Skrivebordet 2 //03 Mamut Supportsenter 3 //04 Start 4 Sikkerhetskopiering... 4 Innstillinger... 6 //08 Opprette ny klient 8 //12 Næringsregnskap 12 Opprett/endre regnskap og år... 12 Statusvinduet... 13 //14 Kontoplan 14 Oppgave 1... 15 //16 Kunder og leverandører (reskontro) 16 //17 Bilagsføring 17 Ny/endre bilag... 18 Oppgave 2... 19 Oppgave 3... 19 //20 Standardbilag 20 //21 Budsjett 21 Ny/endre budsjett... 22 //23 Omsetningsoppgaven 23 Omsetningsoppgave... 23 Generelle bestemmelser... 23 Utskrift av omsetningsoppgaven... 23 Innsending til Altinn... 23 //26 Avslutning av mva-termin 26 Mamut Academy Innhold i
//27 Årsoppgjør 27 //28 Rapporter 28 //29 Innstillinger 29 //31 Mamut Online Backup 31 //32 Vedlegg oppgave 2 32 //34 Fasit 34 Oppgave 1... 34 Oppgave 2... 34 Oppgave 3... 34 Oppgave 4... 34 Mamut Academy Innhold ii
//01 Innledning Kursets mål: Grunnleggende innføring i systemet og hvordan det er bygd opp, samt hvordan manøvrere og sette aktuelle innstillinger. Generell kompetanseheving i bruk av Mamut datax Software. Hete tips : oppslagsverk etc. - Slå opp i dokumentasjonen og annet trykt materiale som følger med produktet. Du vil her som oftest kunne finne mye av den informasjonen du er ute etter, noe som vil spare deg for tid. - Eventuelt kan du slå opp i hjelpetekstene som er integrert i programmet og søke etter stikkord. - Besøk vår supporttjeneste på Internett for å se om svaret ligger registrert her: http://www.mamut.no/support/. På artikkelsøk får du en oversikt over de mest stilte spørsmålene (FAQ) fra våre kunder med svar. Øvelse gjør mester Som følge av de tidligere nevnte funksjonene kan man si at Mamut datax Software tar vare på det beste fra både MS-DOS- og MS Windows-miljøet. Vi håper derfor at selv en garvet bruker av eldre tekstbaserte kundeoppfølgingssystemer vil kjenne seg igjen samtidig som vi ikke har brutt nevneverdig med den veldefinerte MS Windows-standarden. Like fullt anbefaler vi deg som enda ikke er helt fortrolig med MS Windows om å trene på dette en tid før du starter med innlegging av reelle data. Opprett gjerne en "testklient" og legg inn data på denne. Forsøk alle omtalte varianter for innlegging av tall, tekst og valg av kategorier. Denne testklienten kan naturligvis slettes når du er klar for å legge inn ditt eget regnskap. Mamut Academy 1
//02 Skrivebordet Mamut datax Software har et felles grensesnitt som integrerer alle modulene og funksjonene i et hovedvindu. Dette hovedvinduet består av en tittellinje som viser aktivt firma, en menylinje og et åpningsbilde som du selv kan velge. Du kan velge hvorvidt startsiden skal være online eller offline. Boksen Mine favoritter vil du kunne tilpasse med dine snarveier til Mamut datax funksjoner. I Hovedmenyen får du en oversikt over modulene og funksjoner du har tilgang til. Mamut Information Desk er en portal der Mamut publiserer diverse informasjon. Du vil også kunne komme i kontakt med supportsidene til Mamut datax, samt legge inn henvendelser til brukerstøtte. Velger du Startside Offline vil du se et rødt kryss over knappen for dette. Under verktøylinjen får du frem underliggende alternativer ved å klikke på ønsket menyvalg. De enkelte modulene kan også nåes via Hovedmenyen på venstre side. Den venstre ruten i programmets hovedvindu er kalt Oppgaver. Denne er delt inn i feltene Mine favoritter og Hovedmeny. I Hovedmenyen velger du hvilken modul du ønsker å jobbe i. Hvilke moduler som vises vil avhenge av programmet du har kjøpt. De enkelte modulene kan også velges fra Menylinjen øverst i bildet. Når du har klikket på ønsket modul i Hovedmenyen, vil modulene som ligger under dette området vises som snarveier. Du kommer så direkte til ønsket modul ved å klikke på snarveien. De enkelte modulene er også tilgjengelig via Menylinjen og valget Gå til. Mine favoritter gir deg muligheten til å legge opp egne snarveier til de Mamut datax funksjonene og nettsidene du bruker mest, slik at du enkelt og raskt kan åpne disse uavhengig av hvor du er i programmet. Du angir hvilke snarveier du vil vise ved å gå inn på Start Innstillinger, velg Utseende og farger og klikk deretter på knappen Innhold på favorittmeny. Mamut Academy 2
//03 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider www.mamut.com. Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Det går selvfølgelig også an å sende en e-post til support@mamut.com. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man selvfølgelig også ringe til supportavdelingen på Tlf. 815 55 470 eller sende en faks til 23 20 35 71. Mamut Academy 3
//04 Start Når du åpner programmet første gang vil modulen Start åpnes automatisk. Modulens innhold vil være det samme uavhengig av hvilken programversjon du har. Her finner du mange viktige funksjoner og innstillinger. For å kunne bruke programmet på best mulig måte, er det viktig at du gjør deg kjent med mulighetene som ligger her. Under Kom i gang ser du en grafisk oversikt over alle tilgjengelige moduler i ditt program. Piler mellom de ulike modulene viser informasjonsflyten i programmet. Kalender gir deg mulighet til å holde oversikt over ulike aktiviteter i ditt datax-program. Du kan fritt opprette notiser som du ønsker skal vises i kalenderen. Under Sikkerhets-/tilbakekopiering finner du funksjonalitet for å utføre manuell sikkerhetskopiering og tilbakekopiering av sikkerhetskopi. Les mer om dette nedenfor. Når du velger Programoppdatering kan du klikke på knappen Søk etter oppdateringer. Programmet vil da automatisk sjekke på Internett om det finnes en ny versjon av ditt program tilgjengelig for nedlasting. Under Innstillinger kan du gjøre tilpasninger som gjør at programmet fungerer slik du ønsker og kan jobbe raskere. Det anbefales at du går igjennom innstillingene før du begynner å arbeide med programmet. Les mer om dette nedenfor. Sikkerhetskopiering Hvis du velger Start og Sikkerhets-/tilbakekopiering i hovedmenyen på venstre side, finner du funksjonalitet for å utføre manuell sikkerhetskopiering og tilbakekopiering av sikkerhetskopi. Du har også tilgang til innstillinger for sikkerhetskopiering og du kan rydde opp i tidligere tatte sikkerhetskopier. Mamut Academy 4
Ønsker du å ta en manuell sikkerhetskopi klikker du på knappen Sikkerhetskopiering under Sikkerhets-/tilbakekopiering. Ved manuell sikkerhetskopiering kan du skrive inn en beskrivelse av sikkerhetskopien i det store hvite feltet øverst. Beskrivelsen vil kunne hjelpe deg å finne rett sikkerhetskopi dersom du skulle få behov for å tilbakekopiere sikkerhetskopien ved en senere anledning. Ved tilbakekopiering får du opp en veiviser som skal hjelpe deg å tilbakekopiere rett sikkerhetskopi. I første steg i veiviseren må du angi om sikkerhetskopien du skal tilbakekopiere er tatt i ditt program, i så fall velger du Tilbakekopier en sikkerhetskopi fra ditt system og klikker Neste. I neste steg vil du se en oversikt over sikkerhetskopiene dine. For å tilbakekopiere markerer du aktuell sikkerhetskopi og klikker Neste. Velger du å Tilbakekopiere en ekstern sikkerhetskopi, dvs. en sikkerhetskopi som er tatt i et tilsvarende system, på en annen maskin, eller som du f.eks. har fått i retur fra Mamut Supportsenter, må du bla deg frem til katalogen der du har lagret sikkerhetskopien. Før du klikker Fullfør og bekrefter at du vil tilbakekopiere sikkerhetskopien, vil du kunne se informasjon og beskrivelse av sikkerhetskopien. Det er viktig at det er rett sikkerhetskopi du tilbakekopierer, da eksisterende data i programmet vil bli overskrevet ved tilbakekopiering. Mamut Academy 5
Under Innstillinger for sikkerhetskopiering setter du alle innstillinger som har med sikkerhetskopiering å gjøre. I tillegg til å kunne sette innstillinger finner du også en fullstendig logg over alle sikkerhetskopieringer og tilbakekopieringer som har funnet sted i programmet. Under Opprydding finner du en oversikt over alle sikkerhetskopier som er tatt i programmet. Har du mange sikkerhetskopier kan du slette de eldste for å frigjøre plass på maskinen din. Innstillinger Under Innstillinger kan du gjøre tilpasninger som gjør at programmet fungerer slik du ønsker og kan jobbe raskere. Klikk på den innstillingen du vil endre. Mamut Academy 6
Generelle innstillinger Her kan du fastsette overordnede innstillinger for hvordan programmet skal fungere. Du kan her bl.a. velge om du ønsker at startsiden skal være online eller offline. Merk at endringene du foretar her, ikke vil ta effekt før du har startet programmet på nytt. Posttabell Når du klikker på knappen Posttabell, åpnes en liste med oversikt over postnumre og kommuner i Norge. I utgangspunktet skal alle poststeder være registrert, men det er mulig å opprette nye og endre/slette eksisterende ved hjelp av knappene Ny, Endre og Slett. TIPS: Dersom du ønsker å søke etter et poststed som du kun har navnet på, kan du gjøre dette ved å først klikke på kolonnen Poststed. Du vil da se at teksten Søk på ved søkefeltet øverst til høyre endres til Søk på poststed. Skriv så søkeordet i feltet, og trykk på TAB-tasten på tastaturet. Programmet vil nå hente opp aktuelt poststed. Samme fremgangsmåte for søk brukes også andre steder i programmet. Klikk på kolonnen du ønsker å søke etter, og skriv søkeordet etterfulgt av TAB-tasten. Kalender Under Kalender kan du bestemme hvilken informasjon som automatisk skal overføres til kalenderen i programmet. Du kommer til Kalenderinnstillingene ved å velge Innstillinger under Start på Hovedmenyen. Datasynkronisering Datasynkronisering lar deg synkronisere data mellom to maskiner. Funksjonaliteten forutsetter at du har to gyldige lisenser på ditt datax-program, og at programmet er installert på begge maskiner. Mamut Teamwork (eller Mamut Online Backup) må også være installert på begge maskinene som du skal benytte ved synkronisering og være satt opp med samme brukerkonto (e-postadresse). Brukerrettigheter og passord Programmet er i utgangspunktet ikke passordbeskyttet, men du kan imidlertid legge til brukere med passord eller passordbeskytte hele systemet. Klikk på Brukerrettigheter og passord i innstillingsvinduet for å åpne innstillingene. OBS! Dersom du skal benytte datax til å sende rapporter til Altinn er det et krav at du oppretter et brukernavn. Det er ikke nødvendig med passord på brukerkontoen, men du må ha et brukernavn. Utseende og farger Gjennom Utseende og farger kan du sette innstillinger for venstremenyen og farger i programmet. Passord til Internett Support Hvis du vil registrere supporthenvendelser på Internett gjennom din vanlige nettleser i stedet for via Mamut Informasjon Desk er du nødt til å taste inn brukernavn/kundenummer og passord. Skrivere og utskrifter Det kan være praktisk å sette opp ulike skrivere som standardskrivere for ulike operasjoner i hverdagen. Systemet benytter skriveren du har definert som standardskriver i operativsystemet, men dette kan overstyres ved hjelp av Innstillinger for utskrift. Du kan definere Standard utskriftsmedie, som da vil gjelde for alle utskrifter dersom ikke annet er angitt. For enkelte typer dokumenter kan du spesifisere egen skriver. Det kan for eksempel være praktisk dersom du skriver ut etiketter og har etikettskriveren satt opp som standard for denne type utskrifter. Det vil også være mulig å skrive ut en faktura med giro til en skriver, og kopien, uten giro, til en annen, eller eventuelt til en annen skuff på samme skriver. Mamut Academy 7
//08 Opprette ny klient En klient er et firma, men kan også være en familie. I en klient opprettes fakturabok og regnskap, men også privatregnskap og selvangivelse. Regnskap som er i forskjellige klienter vil ikke påvirke hverandre på noen som helst måte. I og med at man oppretter f.eks. selvangivelsen i en klient må man også legge inn personene i klienten (gjelder kun programmer med modulen Skatt). I Mamut datax Software kan du opprette en klient ved å velge Fil og Ny/Endre klient fra menylinjen. Når programmet blir installert for første gang må du opprette en klient før du kan fortsette bruken av programmet. Ved å velge Fil og Ny/Endre klient vil du komme inn i en veiviser som tar deg gjennom denne prosessen. I det første bilde du kommer inn i, kan du velge om du ønsker å opprette en Egen klient eller en klient med eksempeldata. Du velger å opprette egen klient dersom du ønsker en klient som er helt tom for data, som du skal benytte til et reelt formål. Dersom du ønsker en klient til testformål som allerede inneholder litt data velger du klient med eksempeldata. Klikk så. Etter å ha lest gjennom informasjonen i det andre bildet i veiviseren, klikker du komme videre. for å Mamut Academy 8
I dette bildet legger du inn informasjon om klienten. Informasjonen som legges inn her vil være det Mamut har av informasjon på firmaet ditt. Navnet på klienten påvirker ikke regnskapet eller faktureringen. Klienten kan f.eks. hete Familien Hansen. Når du er ferdig med å legge inn informasjon her, klikker du på. I steget Firmainformasjon i veiviseren registrerer du nærmere informasjon om firmaet du oppretter klient for. Organisasjonsnr består av ni siffer. Bokstavkoden "MVA" vil bli lagt til på slutten av organisasjonsnummeret i Fakturamodulen automatisk dersom foretaket er merket som avgiftspliktig. Informasjonen som legges inn her, vil være informasjonen som vises på fakturaen som skrives ut fra programmet. Informasjonen kan endres i ettertid. Mamut Academy 9
I neste bilde får du mulighet til å velge Type kontoplan. Valget Standard kontoplan vil opprette en standard norsk kontoplan, mens valget Tilpasset kontoplan gir deg mulighet til å opprette en kontoplan tilpasset forretningsform og bransje. Dersom dette valget velges, vil du få mulighet til å legge inn forretningsform, næringsvei og bransje i de påfølgende vinduene. Valget Begrenset kontoplan oppretter en begrenset Kontoplan, som ikke inneholder så mange kontoer som i en standard kontoplan. Valget Kopier kontoplan gir deg mulighet til å kopiere kontoplanen fra en tidligere opprettet klient. I de påfølgende vinduene velger du hvilken klient og hvilket regnskap du ønsker å kopiere fra. Uansett hvilket valg som velges i dette bildet kan kontoplanen tilpasses i ettertid ved å opprette egne konti, og slette de du ikke har behov for. I steget Kontoer for lønnsbilag får du mulighet til å velge at programmet skal opprette kostnadskontoer i forbindelse med lønn. Dersom du har ansatte og skal føre lønnskostnader i regnskapet, kan det være fordelaktig at programmet oppretter disse for deg. Dersom du ikke oppretter disse kontoene nå, er det ingenting i veien for å opprette disse manuelt i kontoplanen senere. Mamut Academy 10
I steget Perioder og moms velger du hvorvidt regnskapet ditt skal være momspliktig eller ikke, og hvilken periode regnskapsåret ditt skal starte i. Klikk når du er ferdig. Merk: Du skal alltid velge januar som første periode selv om du begynner å bruke systemet midt i året. Velger du noe annet enn januar vil du få avvikende regnskapsår. Dette valget er ikke reverserbart. I steget Regnskapsår velger du hvilket regnskapsår som skal opprettes i klienten. Du kan helt fint opprette regnskapsår både bakover og fremover etter at du har kommet inn i klienten. Du velger også her hvilke kolonner du ønsker å se i bilagsføringsbildet. Fjern haken for de kolonnene som ikke er nødvendig for deg å ha fremme. Klikk så. Steget Personer får du kun opp dersom programmet du har kjøpt inneholder modulen Skatt. Her må du legge inn minst én person for å komme videre. De personer du legger inn her vil du finne igjen i Privatregnskapsmodulen, og Skattemodulen. Klikk for å legge inn en ny person her. Klikk deretter for å komme videre i veiviseren. Du får så beskjed om at du er Ferdig og klar til å bruke ditt program. Klikk på starte programmet. for å Mamut Academy 11
//12 Næringsregnskap Regnskapsmodulen i Mamut datax er skreddersydd for selvstendig næringsdrivende, små foretak og foreninger. I denne modulen kan du enkelt opprette en kontoplan etter Norsk Standard som du selv kan tilpasse etter eget ønske og behov. Endring, sletting eller opprettelse av nye konti gjøres svært enkelt. Skal du føre andre typer regnskap i programmet, kan du raskt bygge opp din egen kontoplan slik du ønsker den. Dette kapittelet lar deg bli kjent med basisteknikkene for bruk av næringsregnskap i programmet. Opprett/endre regnskap og år Fra ett og samme vindu kan du opprette nye, endre og slette regnskap, samt foreta årsavslutning og overføre ny inngående balanse (startsaldo). Alt dette ligger under disse tre menyvalgene til venstre i vinduet: Velg regnskap og år, Opprett/endre regnskap og år og Årsavslutning og overføring av ny IB. Den delen du er inne i vil markeres med fet skrift ute i venstre kant, og vinduet til høyre vil endre seg i forhold til hvilket valg du er inne i. Du kan til enhver tid opprette og endre regnskap. Dette gjør du ved å gå til Næringsregnskap og velge Fil Ny/endre næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Du må velge hvilket regnskap og hvilket år du skal jobbe med hver gang du åpner Næringsregnskap. Vinduet åpnes automatisk når du går inn i regnskapet. Dersom du har fjernet avmerkingen for Valg ved oppstart av modul, vil du komme direkte inn i det regnskapet du sist jobbet med. Mamut Academy 12
Velg hvilket regnskap du vil jobbe med fra nedtrekkslisten Velg regnskap. Marker hvilket regnskapsår du vil jobbe med i listen Velg regnskapsår. Klikk deretter på Velg. Statusvinduet Under Status i Næringsregnskap får du raskt oversikt over status for de ulike sidene ved regnskapet ditt. Øverst ser du hvilket regnskap som er aktivt. Ved å klikke på navnet på aktivt regnskap kan du bytte mellom regnskapene dine. Du kan også bytte regnskap ved å velge Fil - Ny/endre næringsregnskap. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til Næringsregnskap Status. Resultat Resultatet er alle inntekter minus alle utgifter. Dersom du er avgiftspliktig (mvapliktig), vil resultatet være eksklusive avgift. Inntekter: Bedriftens samlede inntekter (3000 3999) Kostnader: Bedriftens samlede kostnader (4000 8999) Resultat: Netto resultat (3000 8999) Balanse (1000-2999) Balansen viser hva en bedrift eier og hva den skylder på et gitt tidspunkt. Balansen viser altså bedriftens økonomiske status. Balansen består av to deler; en debetside (Eiendeler) og en kreditside (Egenkapital og gjeld). Et annet navn for Eiendeler er aktiva og for Gjeld/Egenkapital er passiva. Ved å skrive ut kontoplanen kan du se nærmere på dette. Mamut Academy 13
//14 Kontoplan Ved opprettelse av et regnskap vil Norsk Standard kontoplan NS4102 tas i bruk. Kontoplanen er bygget opp etter kontogrupper. Det er kontonummeret som bestemmer hvilken kontogruppe en konto hører til. Hvis du ønsker en fullstendig oversikt over NS4102, kan denne bestilles fra Norsk Standardiseringsforbund. I korte trekk er NS4102 og kontoplanen i Mamut datax Totaløkonomi delt inn i 8 kontogrupper: 1. Eiendeler 2. Egenkapital og gjeld 3. Salgs og driftinntekter 4. Varekostnad 5. Lønns- og personalkostnader 6. Annen driftskostnad, av- og nedskrivninger 7. Annen driftskostnad, av- og nedskrivninger 8. Finansinntekter og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader samt skatt. Alle konti som begynner med 1 er dermed Eiendeler, begynner kontonummeret med 2 er det Egenkapital og/eller gjeld osv. For å legge til nye konti, redigere og tilpasse kontoplanen til din bedrift, velger du Innstillinger og deretter knappen Kontoplan og inngående balanse. Klikk Ny for å opprette en ny konto. Det kan for eksempel være en ny salgskonto, dersom det er ønskelig å skille to inntekter fra hverandre. Klikk Endre for å endre eller se egenskapene for den markerte kontoen. Ved å klikke Endre kan du også legge inn Inngående balanse og budsjett. Klikk Slett dersom du ikke skal bruke kontoen, og ønsker å slette den helt. Ved å klikke Sett inaktiv vil du kunne sette den markerte kontoen inaktiv. Hvis du ikke skal bruke kontoen kan dette være praktisk. Dersom du skulle ønske det kan du sette inaktive kontoer aktive igjen. Mamut Academy 14
Kontonummer: Første siffer angir kontogruppen. Du kan derfor se at dette er en salgskonto. Inngående Balanse: Dette er den saldoen du starter et regnskapsår med. Inngående balanse legges kun inn på balansekontoer, dvs. kontoer i kontogruppe 1 og 2. Avgiftskoden angir hvilken avgiftsbehandling som programmet foreslår ved føring av bilag på kontoen. Avgiftskoden kan overstyres når bilaget føres. På inntekter og utgifter kan du også legge inn Budsjett. Dette er et estimat på hva du forventer av inntekter og utgifter. Kontotype skal normalt aldri endres. Programmet foreslår riktig kontotype basert på NS4102. Inngående Balanse I alle næringsregnskap er det viktig at du legger inn like mye på hver side av balansen. Dette betyr at alle betalingsmidler Omløpsmidler + alle Anleggsmidler/eiendeler (Aktiva) skal være nøyaktig like store som all Gjeld og Egenkapital (Passiva). Har du differanse mellom disse, skal denne legges inn som Egenkapital pr. 01.01 (konto 2050, Annen egenkapital). Oppgave 1 Gå inn i kontoplan og opprett en ny salgs konto. Legg denne inn med kontonummer 3002, og gi den kontonavn Salgsinntekter 15%. Dette er en inntektskonto, og du skal bruke avgiftskode Utgående avgift 15%. Legg også inn en ny kostnadskonto, konto 6901, Mobiltelefon. Sett fradrag for inngående avgift 25% på denne. Mamut Academy 15
//16 Kunder og leverandører (reskontro) En felles betegnelse for kunder og leverandører er reskontro. Alle inntekter og utgifter føres via reskontroen. På denne måten får du full kontroll over hvor pengestrømmen flyter. Du vil også til en hver tid kunne se hvor mye en kunde skylder og hvor mye utestående du har hos den enkelte leverandør. Alle kunder må legges inn i kundereskontroen. De vil da få tildelt et kundenummer som er mellom 10000 og 49999. Kundenummeret i næringsregnskapet vil være det samme som kundenummeret i fakturaboken. Reskontronummeret og kundenummeret vil være likt. Alle kunder har en egen konto i regnskapet. Totalsummen av alle kundereskontroer vises på konto 1500 Kundefordringer i regnskapet. Alle leverandører legges inn i leverandørreskontroen. Leverandørene vil få tildelt et leverandørnummer som er mellom 50000 og 99999. Alle leverandører har også en konto i regnskapet og dette er 2400 Leverandørgjeld. Denne kontoen viser det totale beløpet som du er skyldig dine leverandører. Som du kan se så skiller reskontroen seg ut fra vanlige kontoer ved at de har et 5-sifret kontonummer. Mamut Academy 16
//17 Bilagsføring Et bilag inneholder en økonomisk hendelse. Du tar for eksempel penger ut av din bankkonto for å betale strømregningen. Det er denne kontantstrømmen en bilagsføring skal representere. Ved å føre bilag, vil du til enhver tid se hvilken vei dine pengetransaksjoner går, hvor pengene kommer fra og hvor de plasseres Et bilag må alltid bestå av minst to linjer. Pengene går ut fra en konto og inn på en annen. I Mamut datax er det 3 ulike metoder du kan benytte deg av ved bilagsføring. Du velger føringsmetoden du ønsker å benytte under Innstillinger og knappen Bilagsføring Føringsmetode Saldoen på kontoen øker Saldoen på kontoen minker Debet/kredit Debet Kredit Til/fra Til Fra Fortegn + - Mamut Academy 17
Ny/endre bilag Når du klikker på Ny eller Endre i Bilagsføring, åpnes dette vinduet. Vær klar over at bilagene blir ført med neste bilagsnummer idet du klikker OK, og de får bilagsdato ut fra intervallet du har valgt. Bilagsnr. fylles ut automatisk. Endre Bilagsdato hvis du skulle ønske en annen enn dagens dato. Skriv datoen direkte inn i feltet, bla deg frem/tilbake ved hjelp av pilene, eller klikk på kalenderknappen til høyre for feltet og velg en dato herfra. Bruk alltid TAB-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. TAB-tasten finner du rett over Caps Lock på tastaturet. Klikk på Ny for å føre en ny linje på bilaget. Markøren plasseres først i feltet Kontonr., og en søkeknapp kommer til syne. Klikk på denne for å åpne kontoplanen og velge en konto herfra. Du kan også bruke TAB-tasten for å åpne kontoplanen. Fyll ut de andre kolonnene. Forflytt deg videre til disse ved hjelp av TAB-tasten. Når du har skrevet inn beløpet i debet/kredit, og taster ENTER, vil du få opp en ny bilagslinje automatisk. Hent ønsket konto her også, og bruk TAB-tasten til å forflytte deg helt til kreditkolonnen. Trykk så på TAB-tasten én gang til, og du vil se at OK-knappen blir aktiv. Klikk på Endre for å redigere en bilagslinje. Plasser markøren i det feltet du vil endre. Benytt deg av TAB-tasten for å forflytte deg mellom kolonnene og å lagre endringene. Marker bilagslinjen og klikk på Slett for å fjerne linjen fra bilaget. Klikk på Skriv ut hvis du vil ha utskrift av bilaget. Klikk OK for å lagre bilaget. Du kommer nå tilbake til oppdatert register, eventuelt direkte til et nytt bilag hvis du har valgt dette i Innstillinger. Mamut Academy 18
Hvis du opplever at programmet henger under registrering av ny bilagslinje, kan du trykke på ESC på tastaturet. Da avsluttes linjen du jobber med. Tips: Du kan bruke tasten <Insert> på tastaturet for å sette inn en ny bilagslinje. Bruk <TAB> for å hoppe til neste felt. Eksempel på et bilag, strømregning fra Hafslund ASA Bilagsdato: 01.04.11 Debet kostnadskontoen for Lys, varme vedr. lokaler 6340 og Kredit på leverandørreskontroen til Hafslund 50002. Når fakturaen betales føres et nytt bilag med beløpet som Debet på leverandørreskontroen til Hafslund ASA og Kredit på bankkontoen som pengene går i fra. Oppgave 2 På side 32 og 33 finner du to fakturaer som du har mottatt fra dine leverandører. Disse skal du bokføre ved å bruke menyen Bilagsføring. Oppgave 3 I forrige oppgave registrerte du to inngående fakturaer. Disse har nå blitt betalt, og du har mottatt kvittering fra banken på at de har blitt betalt. Dette må nå bokføres fra bilagsføringen slik at bankkontoen og leverandørreskontroen blir oppdatert. Datoen på bilagene er 15.07.20XX Mamut Academy 19
//20 Standardbilag Ofte vil de økonomiske transaksjonene være de samme uke etter uke, måned etter måned, år etter år. På denne standard kontantstrømmen vil opprettelse av standardbilag være en måte å forenkle bilagsføringen på. Du kan lage så mange standardbilag som du måtte ønske. Ved bilagsføring vil du kunne hente frem disse standardbilagene, og føre raskt og enkelt. For å opprette standardbilag velger du Innstillinger og klikker på knappen Standardbilagsregister. Klikk deretter på Ny for å lage et nytt standardbilag. Gi bilaget en passende beskrivelse og legg inn de linjene som er aktuelle for standardbilaget. Det er viktig å bemerke seg at på hver linje i standardbilaget så må du spesifisere en Type. Type Fast Variabel Sum Bruk denne typen når beløpet på den aktuelle linjen er fast. Bruk denne typen når beløpet på den aktuelle linjen er variabel. Det vil si at beløpet forandrer seg for hver gang bilaget blir brukt. Det kan for eksempel være en telefonregning. Denne typen brukes når alle linjene skal summeres. Denne brukes med fordel på reskontrolinjen. Det skal kun være én Sum linje pr. standardbilag. Når du skal føre bilag ved hjelp av standardbilaget velger du ønsket standardbilag i nedtrekkslisten i selve bilaget. Fyll ut feltene og klikk OK for å føre bilaget. Pass på å legge inn korrekt forfallsdato og beskrivelse på bilaget. Oppgave 4 Opprett et nytt Standardbilag i Standardbilagregisteret. Dette skal være et standardbilag for registrering av strøm, og beløpet varierer fra gang til gang. Det skal gå til konto Lys, varme vedr. lokaler, og motkonto er leverandørkonto Strømleverandøren AS. Før så et nytt bilag fra bilagsføringen der du bruker dette standardbilaget. Mamut Academy 20
//21 Budsjett I Budsjett kan du både legge inn nye og justere eksisterende budsjetter. Du kan også få opp bilag som er ført på hver enkelt konto. I tillegg finner du en oversikt over hva som er budsjettert og ført på hver enkelt konto i fjor sammenlignet med i år. Merk! Du kan ikke legge inn budsjett på balansekontoer. Velg Gå til Næringsregnskap Budsjett fra menyen, eller klikk på Budsjett blant snarveiene til venstre. Marker kontoen du vil legge inn eller endre budsjett på og klikk på Budsjett. Da åpnes vinduet Budsjett. Du kan søke fram kontoer med nummer eller navn ved hjelp av feltet Søk øverst i høyre hjørne. Klikk først på kolonneoverskriften som tilsvarer det du vil søke etter, skriv inn søkeord og tast ENTER. Tips! Ved å høyreklikke med musen får du opp noen alternative verktøy du kan ha nytte av. Mamut Academy 21
Ny/endre budsjett Dette vinduet åpnes via knappen Budsjett inne i Budsjett. Her legger du inn/endrer budsjett på de ulike inntekts- og kostnadskontoene. Budsjettet legges inn for hver enkelt måned. I tillegg er det mulig å registrere budsjett per avdeling. På et eget fanekort finnes oversikt over bilag som er ført på den aktuelle kontoen. Disse bilagene kan endres fra dette fanekortet. I vinduets øvre felt finner du opplysninger om kontoen hentet fra kontoplanen. Hvis du vil gjøre endringer i dette, må du gå til Innstillinger Kontoplan. Legg inn Budsjett for hver måned. Bruk TAB-tasten til å forflytte deg mellom feltene. Skal du ha samme budsjett i alle måneder, legger du summen inn i januar og trykker TAB. Da spør programmet om resterende måneder skal fylles ut med samme sum. Klikk på knappen Pr. avd. for å legge inn budsjett på enkeltavdelinger i selskapet. Da åpnes vinduet Budsjett pr. avdeling. For å kunne registrere forskjellige budsjetter på ulike avdelinger, må avdelingene først legges inn i Innstillinger. Mamut Academy 22
//23 Omsetningsoppgaven Omsetningsoppgave Bedrifter som omsetter varer eller tjenester innen avgiftsområdet er pliktige til å rapportere til myndighetene hva differansen mellom Utgående og Inngående MVA er. Omsetningsoppgaven oppgir om staten skylder bedriften avgift eller om bedriften skylder staten avgift. Generelle bestemmelser Oppgaven må være fylkesskattekontoret i hende en måned og ti dager etter terminslutt. Du skal sende inn oppgave selv om omsetningen for en periode har vært null. Regnskapet danner grunnlaget for oppgaven, det er derfor viktig at regnskapet er ajourført før terminoppgaven skrives ut. Når omsetningsoppgaven er underskrevet vil det si det samme som at den næringsdrivende har erklært at oppgaven er i overensstemmelse med regnskapet og de faktiske forhold. Utskrift av omsetningsoppgaven Omsetningsoppgaven skrives ut ved å velge Rapporter i hovedmenyen til venstre i programmet. Oppgaven gir deg tallene som skal innrapporteres i omsetningsoppgaven til myndighetene. Innsending til Altinn Det er også mulig å levere omsetningsoppgaven (og andre skjemaer) via internett og Altinnportalen. Altinn er myndighetenes offisielle kanal for innlevering av opplysninger til det offentlige over Internett. Fordelene med Altinn er at du sparer tid, automatiserer rapporteringen, reduserer mulige feilkilder og lagrer historikk på skjemaene. For å kunne sende skjemaer direkte fra datax til Altinn må du registrere på altinn at du bruker datax som regnskapssystem. Logg deg derfor inn på www.altinn.no. Velg deretter Tilgangsstyring øverst i menyen. Klikk videre på Datasystemer på venstre side i menyen. Mamut Academy 23
I feltet Beskrivelse kan du skrive akkurat hva du ønsker, et forslag kan være datax. I nedtrekkslisten Type datasystem velger du Mamut. Finn så på et passord, legg det inn i feltet Passord, og bekreft det i feltet Bekreft passord. Klikk så på knappen Legg til. Du får da opp en ID nederst på skjermen. Denne ID`en skal legges inn i datax ved å velge Innstillinger nederst i Næringsregnskapsmenyen til venstre i programmet, og videre derifra klikke på knappen Altinn. Passordet som skal legges inn her er det egenopprettede passordet du la inn på altinn-portalen. Mamut Academy 24
Når du så skal sende Omsetningsoppgaven til Altinn klikker du på menyen Rapporter til venstre i menyen, og markerer rapporten Omsetningsoppgave. Klikk så på knappen Send skjemaet til Altinn og velg korrekt Termin. Du får så opp en melding på skjermen om at skjemaet er sendt til arbeidsområdet i Altinn. Klikk Ok på meldingen, og du får opp et oversiktsbilde over alle dine innsendte skjemaer. Bruk knappen Oppdater status for å oppdatere statusen på skjema. NB! Husk at du må logge deg inn på altinn-portalen og signere skjemaet etter innsending fra programmet. Mamut Academy 25
//26 Avslutning av mva-termin Ved bruk av riktige momskoder på bilagene vil momsen bli trukket ut automatisk. Hvis du fører et bilag med utgående mva vil saldoen på kontoen for utgående mva synke. Når terminen er ferdig ført kan du se hvor mye inngående og utgående mva som har blitt ført, samt samle alle transaksjonene på oppgjørskontoen for mva, som igjen vil vise hvor mye mva som skal betales inn for denne terminen. For å kjøre en avslutning av en termin velger du Innstillinger og klikker på knappen Mva innstillinger og terminavslutning. Her velger du hvilken termin som skal avsluttes og har en oversikt over terminer som allerede er avsluttet. Når terminen avsluttes vil det automatisk bli ført et bilag på den siste datoen i den aktuelle terminen. Bilaget tømmer alle mva konti mot konto 2740 som er oppgjørskontoen for merverdiavgift. Når momsen betales må du føre et bilag på transaksjonen mellom oppgjørskontoen og banken. Terminen som avsluttes blir også sperret for alle videre føringer. Mamut Academy 26
//27 Årsoppgjør Når du er ferdig med regnskapet og skal avslutte dette, kjører du årsoppgjørsfunksjonen i programmet. Denne finner du ved å velge Fil i menylinjen og klikke Ny/Endre Næringsregnskap. I dette vinduet finner du to ulike knapper: Foreta årsavslutning og Oppdatere IB og budsjett. Begge prosesser styres av veivisere som gir viktig informasjon og støtte på hvert trinn. Når årsavslutningen er gjennomført, opprettes et nytt regnskapsår med korrekt inngående saldo. Man kan også få overført årets regnskapstall som budsjett for nytt regnskapsår. Oppdatering av IB og budsjett er aktuelt hvis du får behov for å overføre inngående balanse på nytt. Hvis du for eksempel har foretatt årsavslutning før fjorårets regnskapsår var ferdig, vil det være nødvendig å overføre inngående balanse på nytt. Klikk på knappen Foreta årsavslutning når det er på tide å gjennomføre årsavslutning i regnskapet. Du må foreta årsavslutning for å kunne begynne på nytt regnskapsår. Riktig balanse overføres ved hjelp av funksjonen beskrevet under. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Klikk på knappen Oppdatere IB og budsjett hvis regnskapet trenger en slik oppdatering. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Har du lagt inn et eget budsjett, vil dette bli overskrevet hvis du velger å overføre et nytt budsjett. IB står for Inngående Balanse. Dette er det samme som startsaldo. Ved et årsoppgjør vil du også få mulighet til å opprette budsjett basert på foregående regnskapsår, kopiere det samme budsjettet eller ikke ta med budsjett i det hele tatt over til nytt år. Viktig! Regnskapsåret blir ikke sperret for føringer etter årsavslutning. Du kan derfor benytte rutinen for å opprette et nytt regnskapsår selv om du ikke er ferdig med foregående år. Hvis du har avsluttet alle mva-terminer, men har behov for å gjøre visse korrigeringer for eksempel ekstra posteringer fra revisor, kan disse føringene gjøres på dato 31/12, da dette er en fri dato. Mamut Academy 27
//28 Rapporter Gjennom utskrifter av ulike Rapporter kan du få oversikt over enkeltstående sider ved regnskapet. Lovpålagte utskrifter oppbevares i 10 år ( 2-7 i Regnskapsloven). Velg Gå til Næringsregnskap Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter blant snarveiene til venstre. Nesten alle rapporter har en eller annen form for utvalg som må spesifiseres. Ved å markere en rapport i det øvre vinduet, får du en beskrivelse av rapporten presentert i det nedre vinduet. På den måten kan du få mer informasjon om rapporter du er usikker på innholdet i. Klikk på Oppsett for å endre skriver innstillinger. Det er mulig å skrive rapporter til: Forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Marker rapporten du vil ha utskrift av og klikk på Skriv ut. I de fleste tilfeller vil du da få opp et lite vindu hvor du kan avgrense rapportens omfang ved hjelp av dato, konto, avdeling, prosjekt og lignende. Mamut Academy 28
//29 Innstillinger Under Innstillinger settes alle sentrale innstillinger for Næringsregnskap. Standardbilag opprettes her og du kan tilpasse kontoplanen samt legge inn inngående balanse på kontoer. Du kan også sette innstillinger for nettbank, bilagsføring, regnskapsperioder, mva-innstillinger og utskrifter. Velg Gå til Næringsregnskap Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. I tillegg til de funksjonene som allerede er behandlet i tidligere kapitler finner du her: Bilagsføring Klikk på Bilagsføring for å tilpasse bilagsføringen i Næringsregnskap. Selve dataene i bilaget lagres på samme måte. Dette bestemmer hvordan du foretrekker å registrere bilagene. Marker avmerkingsboksen Kopier beskrivelse, avdeling og prosjekt hvis du vil at disse opplysningene skal kopieres til neste linje når du fører bilag. Marker avmerkingsboksen Fortsett bilagsføring når forrige bilag er ferdig hvis du vil at programmet da automatisk skal starte på et nytt bilag. Dette vil gjøre at føringen går raskere når du har flere bilag du vil registrere samtidig. Marker avmerkingsboksen Hent utestående fakturaer fra fakturamodulen, hvis du ønsker at disse skal komme opp ved bilagsføring. Velg også hvilke kolonner du ønsker skal vises i vinduet for registrering av bilag. Mamut Academy 29
Perioder Klikk på Perioder for å sette innstillinger for regnskapsperiodene. Da åpnes vinduet Perioder og terminavslutning. Her kan du Avslutte perioder og dermed sperre dem for videre føringer, du kan Gjenåpne perioder (dersom de ikke befinner seg innen en sperret termin), og du kan Endre perioder (dersom det ikke er ført bilag i dem). Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. Utskrift Under Utskrift kan du sette innstillinger for utskrift av rapporter. Sett kryss i avmerkingsboksen, hvis du ønsker å skrive ut Næringsoppgaven i farger. Velger du knappen Skriveroppsett vil du kunne sette innstillinger for hvilken skriver du ønsker utskrift fra. Nettbankinnstillinger Under Nettbankinnstillinger kan du opprette kobling mellom dine nettbankkontoer og ditt privatregnskap i programmet, du kan gjøre endringer i eksisterende koblinger, men også slette koblinger dersom det er aktuelt. Klikk på knappen Ny for å opprette en kobling. En veiviser vil åpnes og hjelpe deg å opprette kobling til nettbanken din. Mamut Academy 30
//31Mamut Online Backup Mamut tilbyr kostnadsfri tjeneste ved navn Mamut Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. En av mulighetene her er Online Backup. Online Tjenesten er en Internettbasert, sanntid backup og lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til server hvor dataene oppbevares kryptert. Dataene krypteres med dine private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Du laster ned Mamut Online Backup og velger hvilke mapper du ønsker å sikre. Det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows 2000,XP,Vista eller Win7. På www.mamut.no kan du til en hver tid sjekke systemkrav. Dersom du har en PC som er eldre enn 18 måneder må du laste ned Microsoft.NET Framework. Mamut Online Backup krever også Internet Explorer. Det kreves minimum ADSL, fastlinje eller kabelmodem for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup. For ytterligere informasjon se http://www.mamut.com/no/onlinebackup/ Mamut Academy 31