Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 14. juni 2018, kl. 09:00, kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 21/18 Godkjenning av innkalling til møte den 14. juni 2018 Sak 22/18 Protokoll fra møte den 20. april 2018 Sak 23/18 Årsregnskap Gratangen kommune 2017 Sak 24/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av Gratangen kommune 2017 Sak 25/18 Sak 26/18 Sak 27/18 Sak 28/18 Sak 29/18 Sak 30/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Omstillingsprogrammet SPIRE Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Avgiftsbehandling ved uttak fra kommunens massedeponi Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 8. juni 2018 Narvik, 8. juni 2018 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/18 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 14. juni 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 14. juni 2018.

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 20. april 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 20. april 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 20. april 2018

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen 20.4.2018 Fra sak: Til sak: 12/18 20/18 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:55 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Nils Sørli (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Olaf Øien Aina Tollefsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Økonomileder Ted Okstad Seksjonsleder forvaltning og utvikling Karl-Johnny Holtmo og fagkonsulent jordbruk Torbjørn Johnsen var også tilstede i møtet under behandling av sak 14/18. Rådgiver personal Ragnfrid Masterbakk var tilstede i møtet under behandling av sak 16/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen og forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalt vara anmodet om at kontrollutvalget for fremtiden måtte forsøke å forholde seg til vedtatt møteplan. Det ble orientert om at det i noen tilfeller av forskjellige årsaker måtte gjøres justeringer i den vedtatte møteplanen.

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 12/18 Godkjenning av innkalling til møte den 20. april 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 20. april 2018 godkjennes. Innkalling til møte den 20. april 2018 ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 20. april 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 13/18 Protokoll fra møte den 15. februar 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 15. februar 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte var blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra begge møtedeltakerne på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Ingen av møtedeltakerne hadde noen kommentarer til protokollen fra forrige kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 15. februar 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 14/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i bygge- og konsesjonssaker Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling i bygge- og konsesjonssaker til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 20. april 2018 sak 12/18 20/18 Side 2 av 6

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling i bygge- og konsesjonssaker, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Seksjonsleder forvaltning og utvikling Karl-Johnny Holtmo og fagkonsulent jordbruk Torbjørn Johnsen var også tilstede i møtet, og kommenterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling i bygge- og konsesjonssaker til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7, herunder vurdere tilstrekkeligheten av kommunens ressurser og kapasitet i kommunens tekniske avdeling. Enstemmig vedtak Sak 15/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune tas til orientering. I begynnelsen av 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 20. april 2018 sak 12/18 20/18 Side 3 av 6

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 16/18 Kommunens postjournal Ingen Kontrollutvalget ba i forrige møte om å få oversendt skriftlige rutinebeskrivelser i forhold til offentliggjøring av dokumenter i kommunens postjournal. Kontrollutvalget mottok i etterkant av møtet gjeldende rutinebeskrivelser fra rådmannen. Kontrollutvalgets leder redegjorde for at han etter forrige møte har funnet saker på kommunens postliste som han mener at burde vært unntatt offentlighet. Økonomileder Ted Okstad og rådgiver personal Ragnfrid Masterbakk var tilstede i møtet. De ble orientert om kontrollutvalgsleders funn. Okstad og Masterbakk redegjorde for kommunens praksis på området, sett opp imot gjeldende regelverk, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Det er videre orientert om at kommunens rutinehåndbok for postbehandling er under revisjon i forbindelse med innføring av Public 360. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar mottatte rutinebeskrivelser samt redegjørelse fra administrasjonen til orientering. Enstemmig vedtak Sak 17/18 Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon, jf. kommunestyrets vedtak i sak 101/16. Kontrollutvalget kan i tilfeller hvor de er gjort kjent med saker som det er tilknyttet risiko til å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som ikke er en del av Plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker i den forbindelse å få gjennomført en forvaltningsrevisjon utenfor planen, som undersøker kommunens håndtering av omstillingsprogrammet SPIRE. Saken har vært mye omtalt i media, og det foreligger momenter tilknyttet saken som kontrollutvalget ønsker belyst gjennom en forvaltningsrevisjon. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 20. april 2018 sak 12/18 20/18 Side 4 av 6

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sekretariatet ba kontrollutvalgets medlemmer ta stilling til sin habilitet i forhold til behandling av saken, og viser til tidligere saker vedrørende SPIRE der leder av kontrollutvalget har erklært seg inhabil. Kontrollutvalgets leder vurderte sin habilitet. Sekretariatet ble anmodet om å avklare med forvaltningsrevisor hvorvidt en slik forvaltningsrevisjon kan gjennomføres innenfor rammen av tilgjengelige ressurser. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Under forutsetning av at kontrollutvalget har tilstrekkelig ressurser tilgjengelig for å få gjennomført en forvaltningsrevisjon på området, utarbeider sekretariatet forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak Sak 18/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Ingen Kontrollutvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å behandle saken, og fattet følgende VEDTAK: Saken utsettes. Enstemmig vedtak Sak 19/18 Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Thomas Jensen fra Hålogaland Revisjon AS redegjorde for status på selskapskontrollen i møtet. Thomas Jensen fortalte også litt om det videre arbeidet fremover. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Astafjord Vekst AS tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 20. april 2018 sak 12/18 20/18 Side 5 av 6

Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 20/18 Eventuelt Det var ingen saker til behandling under Eventuelt. Neste møte ble berammet til onsdag 23. mai 2018. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:55. Gratangen, 20. april 2018 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 20. april 2018 sak 12/18 20/18 Side 6 av 6

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/18 Sakstittel: Årsregnskap Gratangen kommune 2017 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5. Årsregnskapet for Gratangen kommune 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget.

Revisjonsberetning er datert 5. juni 2018. Årsregnskapet til Gratangen kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 2 464 710. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Revisor har tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert 16.04.2018, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig årsregnskap var på dette tidspunkt ikke avgitt av administrasjonssjefen, og årsberetning var ikke utarbeidet.» Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Årsberetning Gratangen kommune 2017 Årsregnskap Gratangen kommune 2017 Revisjonsberetning Gratangen kommune 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Gratangen kommune 2017

Gratangen kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Gratangen kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Gratangen kommunes årsregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte 14.6.2018 behandlet Gratangen kommunes årsregnskap for 2017. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetning datert 5.6.2018. I tillegg har revisor og økonomileder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Gratangen kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på kr 2 464 710. Kontrollutvalget har også merket seg at det i revisjonsberetningen er tatt med ei presisering om at årsregnskapet og rådmannens årsberetning var avlagt for sent. Kontrollutvalget mener det er uheldig at kommunens årsregnskap og rådmannens årsberetning ikke blir avlagt i henhold til fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Gratangen kommunes årsregnskap for 2017. Gratangen, den 14. juni 2018 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev etter revisjon av Gratangen kommune 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017, som er sendt fra revisor til administrasjonssjefen. Revisor vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i brevet. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget tar en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget innhentet fra rådmannen en oppdatert liste over politiske vedtak fattet av kommunestyret, hvor rådmannen også har påført status for hvordan vedtakene er fulgt opp. Kontrollutvalget vedtok i forrige møte å utsette saken. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Astafjord Vekst AS høsten 2017. Rapport fra selskapskontroll er nå ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Hålogaland Revisjon AS tar en gjennomgang av rapporten i møtet. Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Astafjord Vekst AS inkl. vedlegg

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført en forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens håndtering av omstillingsprogrammet SPIRE. Forvaltningsrevisjonsprosjektet er ikke en del av vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, men kontrollutvalget har myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, jf. vedtak i kommunestyret sak 101/16. Sekretariatet ble i forrige møte anmodet om å avklare med forvaltningsrevisor hvorvidt en slik forvaltningsrevisjon kan gjennomføres innenfor rammen av tilgjengelige ressurser. Videre saksgang drøftes i møtet.

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune tas til orientering. Saksopplysninger: I begynnelsen av 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet har i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor 6.6.18

Thomas Jensen Fra: Ida Simonsen <ida.simonsen@komrevnord.no> Sendt: 6. juni 2018 09:52 Til: Thomas Jensen Kopi: Margrete Mjølhus Kleiven Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gratangen kommune Hei Thomas, Visendteet rapportutkast22.5.2018 tilkommunen for bekreftelseavvåre faktabeskrivelser.visatte i utgangspunktet fristfor tilbakemelding til5.juni,men kommunen baom utsettelse,ogvibleenigeom 18.juni. Som følge av sommerensferieavviklinger planen å sende rapporten påhøring ibegynnelsen av august.forutsattat kommunen overholdertidsfristene fortilbakemeldinger, erdet realistisk å forvente atrapporten kanferdigstillesi tide forbehandling ikontrollutvalgetsmøte iseptember elleroktober. Medvennlig hilsen S nsen Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS Tlf: 776005 17/9152 6284 E-post: is@komrevnord.no Post- og besøksadresse: Vestregt.33 9008TROMSØ www.komrevnord.no Fra: Thomas Jensen<tje@halogalandrevisjon.no> Sendt: 6.juni 201807:42 Til: Ida Simonsen <ida.simonsen@komrevnord.no> Kopi: Margrete Mjølhus Kleiven<margrete.kleiven@komrevnord.no> Emne: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gratangen kommune Hei Ida Kontrollutvalget harberammetnestemøte til14.juni.vi tar sikte pååsende ut innkalling til møtet førhelga. Kan dere gioss enkortstatusoppdatering påforvaltningsrevisjonsprosjektet påoffentlige anskaffelser igratangen kommune? 1

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/18 Sakstittel: Avgiftsbehandling ved uttak fra kommunens massedeponi Ingen Saksopplysninger: Saken ble behandlet i kontrollutvalgsmøte 26. januar 2017, hvor det ble fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget anser mottatt dokumentasjon fra kommuneadministrasjonen som tilfredsstillende, men ønsker at kommunen selv undersøker den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene nærmere.» Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på hvorvidt den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene i kommunen er undersøkt nærmere.

Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/18 Sakstittel: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tast til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april 2018. Vedlegg: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS