Visma.net Expense reiseregning - Brukerveiledning 1 Aktivering av egen brukerkonto Etter hvert som enheter blir overført til Expense, vil dere motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense (følge lenken i e-posten). Når dette er gjort kan du begynne å registrere reiseregninger. Tilgangen til å registrere deg som bruker med eget passord gjelder i to døgn fra du får mailen. Det er imidlertid ikke noe problem dersom du ikke får aktivert brukerkontoen straks du kan når som helst i ettertid registrere nytt passord å trykke på «glemt passord» på innloggingssiden her: https://signin.visma.net Når du logger inn med riktig mailadresse og riktig passord kommer du rett inn i reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise. Denne påloggingen kan benyttes fra eksterne PCer og nettbrett. side 1
2 Innlogging fra PC på arbeidsplass Når du er innlogget på egen PC på jobb går du til «Min side» på Visma. Når du klikker på Meg selv finner du Reiseregning som et valg helt til høyre. Klikk på denne og deretter på Start Expense-knappen i neste bilde Du kommer inn i selve reiseregningsmodulen og kan starte registreringen: Du kan få hjelp til utfyllingen ved å bruke Hurtigguide-funksjon i høyre del av skjermbildet. Denne blir tilgjengelig når du begynner å registrere. side 2
3 Tips om utfylling av reiseregningen Generelt Hurtigguiden som ligger ute til høyre er et fint hjelpemiddel til registreringen. Dersom du avbryter utfyllingen av en reiseregning, må du gå inn på den samme regningen når du skal fullføre. Trykk på regningen og fortsett registreringene. Husk «Legg til» eller «Lagre» underveis i prosessen. Valg Reise benyttes både for dagsreise og reise med overnatting. Kjørebok velges dersom du kun skal registrere kjøring og utgifter til kjøring (eks parkering og bompenger) Utlegg velges hvis du skal ha refundert utgifter (eks databriller, årsavgift Diners, møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kursavgift etc). Dette kan også gjelde forhåndsbetalte flyreiser og kursavgifter. Reise I feltet «Beskrivelse» skal du legge inn en kortfattet beskrivelse av reisen (vises som navn i oversikt) Konteringen må være riktig. For å endre, trykk her o Dersom reisen ikke er foretatt i din ordinære stilling, må du velge riktig organisasjonsenhet for å få tilgang til tjenester og ansvar knyttet til den enheten o Velg deretter riktig tjeneste og ansvar o Eventuelt prosjektnummer må registreres I feltet «Formål/Arrangement» kan du legge inn om det er kurs, konferanse mv og hvem som er arrangør. Er et må felt. «Reise på regning» er bare aktuelt for dem som ikke skal ha utbetalt noe diett eller de som er borte over 5 timer og har kjøring innen 15 km en vei Velg «Ingen diett» Legg inn reisedato og klokkeslett fra- til. side 3
Diett Måltider o Hvis alle måltider er dekket for alle dager velg «Måltid dekket» for frokost/ lunsj/ middag i første linje o Hvis det er enkeltmåltider som er dekket og noe som skal utbetales, velg frokost/ lunsj/middag dag for dag Overnattingstyper o Hvis det er samme type overnatting, velg kun i første linje, eventuelt nattillegg, hvis det er privat/pensjonat (Privat = med kokemuligheter, Pensjonat = uten kokemuligheter). o Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks hotell en natt og deretter privat/ pensjonat, velg nedtrekk dag for dag. o Ved overnattingstype Hotell velg «Ingen nattillegg» boksen til høyre o Ved overnattingstype Hybel/pensjonat/privat velg «Nattillegg» når det er avtalt Nattillegg o Nattillegg utbetales uten at den reisende må redegjøre for hvor overnatting har funnet sted (ulegitimert) - nattillegg utbetales derfor kun ved overnatting hybel/pensjonat/privat o Nattillegg utbetales ikke ved hotellovernatting utgiften legitimeres og dekkes etter bilag Reduserte diettsatser o Hovedregelen er at det skal utbetales diett etter reglene i Statens reiseregulativ på tjenestereiser. I Expense er det ikke mulig å overstyre diettsatsene Kjørebok Opprett en kjørebok pr måned for småkjøringer. Skriv i føreste feltet: Kjørebok «måned». Sendes inn når måneden er slutt Hvis du skal lage kjørebok for flere reisedager samtidig: Registrer en kjøring med riktig dato, trykk Neste og gå tilbake og registrer ny kjøring på ny dato Hvis det kjøres ekstra i forhold til omkjøring, legg inn formål for omkjøring Det legges inn en og en passasjer med km, velg + for ny linje Hak av for «Arbeidssted Tromsø» under Ekstra godtgjørelse dersom Tromsø-tillegget skal utløses. Antall kilometer må registreres her også. side 4
Utlegg Velg utlegg etter nedtrekk (trykk page down for flere valg, ligger alfabetisk) Dersom arbeidsgiver har dekket utgifter til transport eller andre utgifter skal ikke dette registreres Utlegg ved reiser i utland: Velg riktig utgiftstype (for eksempel tog, drosje). Husk å hake av for «Utlegg utenlands» Hotellregninger innenlands skal alltid splittes o Overnatting: Legg inn hele beløpet i feltet «Beløp» og pris for frokost i feltet «Herav frokost». Splittingen skjer automatisk i sammendraget Overnatting Legg inn navn og adresse på overnattingssted i feltet under navn/adresse med riktig dato Hvis det er forskjellige overnattingssteder - legg inn flere linjer Definisjoner: o Privat overnatting/brakkeovernatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, telt, snøhule, campinghytte, fjellhytter o Pensjonatovernatting uten kokemuligheter: Motell, pensjonat, buss, bil, båt, fly, tog, herberger, private fjellstuer, turistheimer, vandrerhjem Sammendrag Her finner du oversikt over registrerte utlegg og oversikt over hva som utbetales. Trykk på Lagre dersom utfyllingen ikke er ferdig «Send til godkjenning» dersom utfyllingen er komplett Det er også mulig å slette en påbegynt regning. side 5
4 Bilag skal fortrinnsvis vedlegges elektronisk Elektroniske bilag lastes opp ved å trykke på knappen «Vedlegg». Her kan du velge fra filer du har scannet og lagt på egen PC eller Dropbox, eller fra appen «Visma Attach» Med appen «Visma Attach» (lastes ned fra Appstore og Google Play) kan du ta bilde av kvitteringene dine og sende dem direkte inn i løsningen. Her kan du se mer om hvordan appen virker: https://www.visma.net/no/tjenester/visma net-expense/reiseregning/ Ved scanning av reisebilag der TFK skal ha momsrefusjon (tog, buss, fly mv), må dere påføre formålet med reisen, hvilket arrangement du har deltatt i og signere bilaget Program og/eller invitasjon skal alltid legges ved reiseregningen Dersom bilag ikke vedlegges elektronisk skal alle bilag, kvitteringer og program legges i konvolutt som sendes attestant Program velg utleggstype «Program for reise, uten utlegg» - legg inn beløp kr. 0,01 (kommer ikke til utbetaling). Last opp program. 5 Oversikt egne regninger Reiseregningene er merket slik Grønn er gått til utbetaling Blå ligger i saksgangen (symbol klokke) Regninger med oransje merke er ikke sendt videre Søke og sorteringsmuligheter Sortere etter Status, Dato eller Sist oppdatert Søke på «Status» og få oversikt over egne regninger Søke på «Tid» - Alle, siste 3, 6 eller 12 mnd Hent den enkelte reiseregning (velg PDF- ikonet) side 6