November 2015 Nyheter og forbedringer Visma Avendo Lønn 10.00
Oslo, november 2015 1. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.
INNHOLD Innledning... 1 Nyheter... 2 Ansatt...2 Arbeidsforhold A-melding...2 Permisjon A-melding...3 Selvstendig næringsdrivende A-melding...3 "Maks dato fravær"...3 Skattekort...3 Lønnsart / a-melding...3 Altinn meldingsboks...4 Arbeidssteder A-melding...4 Nøkkeltall...4 Fravær...4 Fraværskode...4 Kronisk syke barn...4 Rapporter... 6 A-melding, kontrolliste før innsending versjon 2.0...6 A-melding, kontrolliste inntektskombinasjoner versjon 2.0...6 Overlappende transaksjoner i ansatthistorikk...6 A-melding bankliste...7 A-melding rapportering (A02)...7 Personalkort...7 Forbedringer... 8 Arbeidsgiveravgiftsregel Godstransport på vei (GG)...8 Konsern og rapportering av "annen bagatellmessig støtte"...8 Visma HR & Travel...8 Lønnsopplysninger...8 Fraværsmal...9 Rapporter...9 A-melding...9 Fraværsoversikt...9 Årsverk...9 Pensjon - FNO Bransjestandard...9 Kontrollrapporter a-melding...9 Status mine lønnsklienter...9 Terminoppgave/Årsoppgave/Avstemming / Ansattstatistikk...9 SSB...10 Grunndata og satser... 10 Satser og grenser...10 Grense innberetningsplikt ideell organisasjon...10 Normrente...10 Fribeløp arbeidsgiveravgift...10 Lønnsartår...10
INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Avendo Lønn versjon 10.00. Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Avendo Lønn versjon 10.00. Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Forbedret kontrollrapporter rundt a-melding Merk: Nyheter og Forbedringer inneholder korte og enkle beskrivelser av endringene som er gjort til versjon 10.00. Merk: Installasjon av Visma Avendo Lønn krever spesiell erfaring og kompetanse. Du må lese "Tips til oppgradering" og "Installasjonsveiledning" nøye. Merk: Du må minimum ha versjon 9.50.X for å kunne oppgradere til versjon 10.00. På Visma Community kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 1
NYHETER De største endringene til denne versjonen er Ansatt Arbeidsforhold A-melding Fane "5 SSB / AA-opplysninger" i ansattregisteret er endret til «Arbeidsforhold». Ansatt med flere yrker og/eller flere arbeidssteder kan angis her. De fleste ansatte vil følgelig kun ha 1 arbeidsforhold. Dette vil forøvrig automatisk bli fylt ut ved opprettelse av ny ansatt. Personer som slutter vil bli registrert med "til dato" (ved innsending A-melding). Om personen kommer tilbake igjen, slik at "status" på ansatt endres fra sluttet til aktiv, vil du få beskjed om å registrere et nytt arbeidsforhold. Merk: "Andel av stilling" benyttes kun om en person har 2 eller flere arbeidsforhold. Feltet skal således stå til 100 % også for ansatte i redusert stilling. Merk: "Arbeidsforhold-id" er ikke et felt du trenger å forholde deg til, det benyttes i a-melding 2 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
Permisjon A-melding Ansatt med "status" permisjon (3 varianter) rapporteres inn som det (forutsatt < 6 mnd. siden). Selvstendig næringsdrivende A-melding Godtgjørelse til selvstendig næringsdrivende er som kjent ikke en del av A-meldingen. Dette betyr at personer med hake for "selvstendig næringsdrivende" skal være definert som sluttet. Om du utbetaler lønn til en slik person, blir det sendt A-melding. Om lønn ikke er utbetalt, er det kun ansattopplysninger som blir rapportert i a-meldingen. "Maks dato fravær" Det er lagt inn et nytt felt på ansatt "Maks dato fravær". Feltet finner du på "Ansatt / Personalopplysninger". Feltet brukes til å angi dato for maks dato for refusjon av sykepenger. Du får melding i fraværsregistreringen om du prøver å registrere fravær etter denne datoen (fraværskode "Legemeldt sykefravær"). Skattekort Det er lagt inn et nytt felt på ansatt år, "Ikke hent skattekort". Krysser du i dette feltet blir ikke skattekort fra Altinn lest inn (brukes for eksempel til frikort saldo på skattefri virksomhet). Lønnsart / a-melding Med A-melding er det viktigere enn noen gang at lønnsarter er korrekt definert. Skattepliktige lønnsarter skal være definert som det, tilsvarende arbeidsgiveravgiftspliktige. Dette betyr f.eks. at lønnsart for "Lønn/trekk ved feriepengeutbetaling" (art 285) må være definert med "Forskuddstrekk = Tabelltrekk". Feriepenger utbetales (nesten alltid) uten forskuddstrekk, således må lønnsartene være definert med "Forskuddstrekk = Ikke trekkpliktig". For at feriepenger skal bli korrekt innrapportert, spesialhåndterer Visma Avendo Lønn dette. For å kunne løse andre spesielle varianter, er det lagt inn et nytt felt på lønnsarten "Inngår i grunnlag for trekk a-melding" på lønnsart under "Lønnsartår". Ved oppgradering til 10.0 får alle trekkpliktige lønnsarter hake for det. For å komplisere bildet litt betyr det at spesielle inntjeningsforhold som "Skattefri arbeidsinntekt barn under 13 år" eller "Jan Mayen og bilandene" ikke får hake for "Inngår i grunnlag for trekk a-melding" (a-meldingskodene 3912 og 3902). Hva betyr dette for deg? Normalt ingen ting. Men om du f.eks. utbetaler lønn til personer du forventer kommer under oppgavegrense (kr 1000) på lønnsart uten forskuddstrekk, må du således sette hake i feltet "Inngår i grunnlag for trekk". Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 3
Altinn meldingsboks Du kan nå skrive ut kvittering fra Altinn meldingsboks. Når du har hentet tilbakemelding A03 a-melding og velger "Vis meldinger" får du nå en knapp for "Skriv ut" i bildet. Når du har åpnet a-meldingsreturen får du valgt andre bilder i Visma Avendo Lønn når du har returmeldingen oppe. Arbeidssteder A-melding Det er lagt inn et kryss for "ikke aktiv" på arbeidssted. Dersom du har gamle arbeidssteder du ikke vil at noen skal benytte, kan du sette på dette krysset. Du vil da få en melding hvis du prøver å legge inn dette arbeidsstedet som hovedarbeidssted. Nøkkeltall Status om a-melding er lagt inn i bilde Nøkkeltall. Fravær Fraværskode Det er lagt inn ny fraværskode 14-Permisjon uten lønn. Kronisk syke barn Ansatt Har den ansatte barn som er kronisk syke registrerer du det på den ansatte under Barn Ansatt / 7.Personalopplysninger / 4. Pårørende, i tabellen Barn. Her registrerer du barnets navn, fødselsdato og krysser av i feltet for Kronisk syk. Fraværskode Det er laget en egen standard fraværskode for kronisk syke barn, hvor fraværstype er "Omsorgspenger". Det er fraværskode 11- Barn kronisk syk. Fraværskoden blir lagt inn på nytt firma og ved oppgradering. Maks dager totalt er satt til 10 på fraværskoden, det er det antall dager du får i tillegg dersom du har et barn som er kronisk syk. Når du har barn som har kronisk sykdom og har fravær på grunn av dette, skal du først bruke opp de 10 dagene som alle har for barn syk under 12 år. Når du har brukt opp de vanlige dagene du har, skal du registrere på kode 11 - barn kronisk syk. Har den ansatte flere barn som er kronisk syke registrerer du dette under fraværsbetingelser. Koden er ikke krysset for Knytt mot betingelser fra annen fraværskode. Det betyr at alle tilfellene vil bli sett enkeltvis, uansett om de er på 1 dag eller 10 dager. Alle tilfellene vil komme fram på fanen NAV i bilde fraværsregistrering, du kan krysse for "Send skjema" og få fylt ut skjemaet med antall dager avhengig av barn og betingelser som er registrert på den ansatte. Du kan når som helst knytte et fravær med denne koden sammen med et tidligere fravær på samme kode innenfor samme kalenderår manuelt. Dersom du ønsker å knytte sammen fravær for 4 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
kronisk syke barn automatisk, kan du sette på kryss for Automatisk knytting av fraværstilfeller når antall kalenderdager mellom tilfellene er færre enn. Du skal ikke legge inn noe i kalenderdager mellom tilfellene, fraværene blir alltid knyttet når de er innenfor samme kalenderår. Når du krysser for "Send skjema" og velger "Inntekts- og trekkopplysninger", sjekker Visma Avendo Lønn om du har kronisk syke barn. Hvis du har minst ett kronisk syk barn under 18 år, henter vi ut sist brukte fraværskode på den ansatte som har kodebehandling "Fravær pga barns sykdom" og fraværstype "Omsorgspenger". Deretter henter vi antall dager du kan søke refusjon for fra denne fraværskoden. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 5
RAPPORTER A-melding, kontrolliste før innsending versjon 2.0 Det er lagt inn en ny rapport "A-melding, kontrolliste før innsending versjon 2.0". Denne rapporten inneholder de fleste forretningsregler som ligger i Altinn når du sender inn a-melding. Rapporten finner du i Utskrifter / Kontrollrapporter a-melding. Merk: Vi anbefaler at du kjører rapporten før du sender inn a-melding til Altinn A-melding, kontrolliste inntektskombinasjoner versjon 2.0 Det er lagt inn en ny rapport "A-melding, kontrolliste inntektskombinasjoner versjon 2.0". Rapporten sjekker om det er feil på transaksjonene i godkjent lønn i forhold til hvordan inntektskombinasjon er satt opp i Visma Avendo Lønn. Du kan velge om du vil skrive ut rapporten med kun feilmeldinger. Rapporten finner du i Utskrifter / Kontrollrapporter a-melding. Merk: Vi anbefaler at du kjører rapporten før du sender inn a-melding hak av for "Skriv bare feilmeldinger". Overlappende transaksjoner i ansatthistorikk Det er lagt inn en ny rapport "Overlappende transaksjoner i ansatthistorikk". Rapporten sjekker ansatte som har overlappende transaksjoner i historikk, dvs. 2 transaksjoner som gjelder samtidig for samme type arbeidsforhold; f.eks. (hoved)avdelinger, arbeidsstatus eller hovedarbeidssted. Dette er feil som må korrigeres. Rapporten finner du i Utskrifter / Kontrollrapporter. Merk: Vi anbefaler at du kjører rapporten før du sender inn a-melding 6 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
A-melding bankliste Det er lagt inn en ny rapport "A-melding bankliste 2.0". Her velger du år og utvalgte lønnskjørenummer. Lønnskjørenr som velges må være innenfor samme termin. Denne rapporten finner du i mappen "Periodiske rapporter". Rapporten skriver ut sum forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk med kontonummer, KID og forfallsdato. A-melding rapportering (A02) KID-nummer for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk blir nå skrevet på rapporten. Personalkort Rapporten personalkort er tilpasset a-meldingen. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 7
FORBEDRINGER Arbeidsgiveravgiftsregel Godstransport på vei (GG) Firmaer som skal beregne arbeidsgiveravgift etter regel for GG, må manuelt gå inn å endre fribeløpet til kr 250.000,-. Dette endrer du under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Arb.giv.avg.regler". Konsern og rapportering av "annen bagatellmessig støtte" Det har manglet støtte i Visma Avendo Lønn for å kunne rapportere "annen bagatellmessig støtte". Dette er nå implementert. Dette brukes av firmaer som er en del av et konsern hvor og firmaene er i næringer som benytter seg av fribeløpet. Les om dette på Community Fribeløp og konsern Altinn info Grunnen til at dette må med i A-meldingen er fordi skatteetaten trenger en forklaring på hvorfor det benyttes høy arbeidsgiveravgift sats. Et firma som er berørt av dette må gjøre følgende: Fribeløpet må manuelt endres under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Arb.giv.avg.regler" Legg inn verdien "Annen bagatellmessig støtte" under "Verktøy / Administratorfunksjoner / Generelt / Generelt" i feltet "Start skjermbilde" skriv 700321. Her taster du inn den andelen av fribeløpet som er brukt i andre deler av konsernet. Eksempel: Taster inn 100.000 i "Annen bagatellmessig støtte", da må "Fribeløp" endres manuelt til 400.000. Taster inn 300.000 i "Annen bagatellmessig støtte", da må "Fribeløp" endres manuelt til 200.000. Taster inn 500.000 i "Annen bagatellmessig støtte", da må "Fribeløp" endres manuelt til 0. Visma HR & Travel Når du leser inn lønnsgrunnlag må du velge "fra og til dato" i dialogen for innlesning. Noen få kunder har erfaring med at importen tidvis stopper opp (store datamengder), dette løses ved å lese inn data uke-for-uke i steden for hele måneden. Lønnsopplysninger Feltet "Er IA-bedrift" er flyttet fra bilde "Oppfølging av sykmeldte" til bildet "Lønnsopplysninger". 8 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
Fraværsmal Ansatt som har sluttet får ikke generert fraværssmal for 2017. Rapporter A-melding Ansatte som begynner og slutter i samme måned kommer nå med i a-melding. Du kan rapportere A-melding som kun inneholder Fradrag / refusjon, Tilskudd og premie til pensjon og fradrag i grunnlag for utenlandsk. Fraværsoversikt Rapporten "Fraværsoversikt" tar ikke fravær med kodebehandling "Ferie" og "Permisjon" med i antall dagsverk og antall dager. Dette påvirket også bedriftens sykefraværsprosent. Årsverk Rapporten "Årsverk" benytter feltet "Ant. timer pr. år (eksklusiv ferie/fridager)" på ansatt / Personalopplysninger / Pensjon_oppsigelser for ansatte som er timelønnet. Dette vil påvirke antall årsverk i virksomheten. Pensjon - FNO Bransjestandard Alle timer på lønnsarter i feltet Periodelønn kommer med også om man er fastlønnet. Kontrollrapporter a-melding Kontrollrapporter til a-melding er flyttet til ny mappe "Kontrollrapporter a-melding". Status mine lønnsklienter A-melding sendt kommer nå med på rapporten. Terminoppgave/Årsoppgave/Avstemming / Ansattstatistikk Rapporter som har med innrapportering på gamle formater er flyttet i fra "Periodiske rapporter, Avstemming og Årsrapporter" til ny mappe "Termin/årsoppgaver". Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 9
SSB Gamle SSB-lønnsstatistikk er flyttet til "Andre rapporter". GRUNNDATA OG SATSER Satser og grenser Grunnbeløp pr 01.05.15 settes til kr. 90.068. Grense innberetningsplikt ideell organisasjon Verdien for grense innberetningsplikt ideell organisasjon er endret til 8000 f.o.m lønnsår 2015. Normrente Rentesatser for hele 2015 er oppdatert. Følgende satser gjelder. Fribeløp arbeidsgiveravgift Fribeløp arbeidsgiveravgift blir ikke oppdatert via "Oppdatering av grunndata". Lønnsartår Ved oppgradering settes alle lønnsartår med a-meldingsnummer 2601 til 2603. Det samme nummer oppdateres på lønnsregistrering og godkjente lønnstransaksjoner. A-meldingsnummer 2601 er fjernet og er erstattet med a-meldingsnummer 2603. 10 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer