Rapport 1. tertial 2010 Innhold: Personal...2 Sykefravær...2 Økonomi...3 Resultat...3 Investeringer...7 Prognose...7 Årsverksutvikling...7 Salg til eksterne...8 Oppfølging av Riksrevisjonenes rapport om økonomistyring i helseforetakene...8 Risikostyring...9
Personal Sykefravær Sykefraværet for Sykehusapotek Nord HF for første kvartal 2010 var på 4,5 %. For samme periode i fjor var fraværet på 10,9 %. Egenmeldinger S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 1. kvartal 2009 2,4 % 0,1 % 0,6 % 1,5 % 6,4 % 11,0 % 1. kvartal 2010 1,7 % 0,2 % 0,2 % 1,0 % 1,4 % 4,5 % Endring -0,7 % 0,1 % -0,4 % -0,5 % -5,0 % -6,5 % I forhold til første kvartal 2009 er det særlig det lengste fraværet som er redusert, men også det kortere fraværet er redusert i forhold til i fjor. Figuren under viser utviklingen i fravær per måned. Figuren viser at fraværet i januar 2009 var svært høyt, men at fraværet i februar og mars var betydelig lavere. Fraværet stabiliserte seg utover året, men er nå ytterligere redusert. 16,0 % 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % Fravær 2009 Fravær 2010 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des
Økonomi Budsjetterte inntekter er periodisert i henhold til inntektsutviklingen i 2009, budsjetterte varekostnader er periodisert i henhold til kostnadsutviklingen i 2009, mens lønnsbudsjettet er periodisert i forhold til periodiseringsnøkkelen som brukes i Helse Nord. Avsetninger for å dekke lønnsoppgjøret er regnskapsført. Budsjett for øvrige kostnader er stort sett periodisert med 1/12 per måned. Resultat Regnskapet for 1. tertial 2010 viser et underskudd på 1,51 millioner. For samme periode i 2009 var resultatet et underskudd på 0,36 millioner. Det er budsjettert med et underskudd på 1,15 millioner per 1. tertial, slik at resultatet er 0,36 millioner lavere enn budsjettert. Regnskapet for april 2010 viser et underskudd på 0,92 millioner. Det var budsjettert med et underskudd på 0,39 millioner, slik at resultatet er 0,53 millioner lavere enn budsjettert. 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Resultat 2009 Resultat 2010 Budsjett 2010 Akkumulert budsjettavvik -500 000-1 000 000-1 500 000 Figuren over viser resultat per måned for 2009, budsjett per måned i 2010, resultat per måned hittil i 2010 og akkumulert budsjettavvik hittil i år. Figuren viser at budsjettavviket var positivt til og med mars, mens resultatet for april medførte at budsjettavviket nå er negativt.
Figuren under viser resultatet for 2010 fordelt på ulike områder. Apoteket Apoteket Lokalsykehukostnader Felles- Totalt Budsjett Totalt i Bodø i Tromsø per 30.04.10 per 30.04.10 per 30.04.09 Salg til sykehus/institusjoner 16 421 315 30 834 544 13 053 220 60 309 079 59 879 640 57 626 864 Salg til publikum 15 911 813 21 598 573 2 263 311 39 773 697 36 801 645 33 547 422 Salg tilsynstj./ underv. 536 901 978 865 589 112 2 104 878 2 578 600 2 193 448 Annet 58 186 60 400-22 400 34 311 29 480-200 -63 578 Sum driftsinntekter 32 928 215 53 472 382 15 883 243 34 311 102 217 134 99 259 685 93 304 155 Varekostnader 27 679 859 43 253 389 13 006 428 83 841 589 80 310 465 75 220 028 Personalkostnader 4 093 482 7 657 808 2 152 435 2 014 707 15 918 431 16 163 397 15 004 286 Andre driftskostnader 845 709 1 495 726 407 671 1 049 515 3 795 691 3 760 011 3 337 570 Ordinære avskrivninger 48 998 75 609 126 877 251 483 248 020 209 600 Sum driftskostnader 32 668 047 52 482 532 15 693 411 3 064 222 103 807 195 100 481 893 93 771 485 Driftsresultat 260 168 989 850 189 832-3 029 911-1 590 061-1 222 209-467 330 Finansinntekter 76 005 76 005 70 000 111 498 Finanskostnader 101 Resultat 260 168 989 850 189 832-2 953 906-1 514 157-1 152 209-355 832 Inntekter Inntektene er 2,9 millioner høyere enn budsjettert, og 8,9 millioner høyere enn på samme tidspunkt i 2009, dette tilsvarer en økning på 9,6 %. Universitetssykehuset Nord-Norge Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge er uendret i forhold til samme periode i fjor. I Tromsø har det vært en reduksjon på 1 %, i Harstad har det vært en økning på 7 %, mens det er en økning på 2,9 % i Narvik. 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 UNN 2008 UNN 2009 UNN 2010 4 000 000 2 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser salg til UNN per måned i 2008, 2009 og hittil i 2010. Figuren viser reduksjonen i omsetning i 2009 i forhold til 2008, og at det ikke har vært noen økning i 2010 i
forhold til 2009. Den høye omsetningen i mars ble kompensert av tilsvarende lavere salg i april. Nordlandssykehuset Omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset har økt med 12,4 %. I Bodø er det en økning på 12,9 %, mens det er en reduksjon på 7,3 % i Lofoten og en økning på 17,9 % i Vesterålen. 7 000 000 6 000 000 5 000 000 4 000 000 3 000 000 NLSH 2008 NLSH 2009 NLSH 2010 2 000 000 1 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren viser at det har vært høyere omsetning alle måneder i 2010 i forhold til tilsvarende måneder i 2009. Det er hovedsakelig salget av tnf-alfahemmere som har økt. Publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene har økt med 18,6 % i forhold til samme periode i 2009. Ved apoteket i Tromsø har det vært en omsetningsøkning på 7,6 %, mens apoteket i Bodø har hatt en økning på 18 %. For Harstad har vi ikke sammenligningstall, men omsetning her er 0,35 millioner høyere enn budsjettert.
5 000 000 4 500 000 4 000 000 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 PUB Bodø 2008 PUB Bodø 2009 PUB Bodø 2010 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser at omsetningen ved publikumsavdelingen i Bodø har økt nesten hver eneste måned både i 2009 og 2010. Figuren under viser at det også har vært økning i Tromsø, men at den ikke har vært like stor som i Bodø. For Tromsø er det særlig omsetningen i mars som gjør at det har vært en økning hittil i år i forhold til i fjor, mens For Bodø har det vært økning alle måneder med unntak av januar. 7 000 000 6 000 000 5 000 000 4 000 000 3 000 000 PUB Tromsø 2008 PUB Tromsø 2009 PUB Tromsø 2010 2 000 000 1 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Varekostnader Vareforbruket er på 86,6 % per 1. tertial, noe som er 0,75 prosentpoeng høyere enn budsjettert. For samme periode i 2009 var vareforbruket på 85,4 %. Vareforbruket per april er på 85,5 % for apoteket i Tromsø mot 84,9 % på samme tid i 2009. Vareforbruket er på 88,2 % for apoteket i Bodø mot 85,0 % per april 2009. Vareforbruket i Harstad er på 88,9 % mot 86,2 % i 2009. I Narvik er vareforbruket redusert med 2,8
prosentpoeng, mens det har vært en økning på 5,7 prosentpoeng i Lofoten og en reduksjon på 2 prosentpoeng i Vesterålen. Prinsipp for verdsetting av varer i bestilling i forbindelse med periodeavslutning er endret. Dette er gjort i samarbeid med de øvrige sykehusapotekforetakene. Rapporter fra apoteksystemet som viste varer i bestilling har tidligere vært benyttet for å beregne verdien av varer i bestilling. Det har vist seg at disse viser for høye beløp. Disse rapportene er nå erstattet med rapporter fra NMD som viser varer som er fakturert men ikke levert ved periodeslutt. Dersom prinsipp for verdsetting av varer i bestilling hadde blitt brukt som tidligere, ville varekostnadene vært 0,5 millioner lavere enn med den nye måten å vurdere verdien på. Dette er en engangseffekt, og det forventes at den nye måten å beregne verdien på vil gi et mer korrekt resultat. Personalkostnader Personalkostnadene er 0,25 millioner lavere enn budsjettert. Det er særlig fast lønn og pensjon og arbeidsgiveravgift som er lavere enn budsjettert. Årsaken til dette er vakante stillinger i avdeling for klinisk farmasi og rådgivning i Tromsø og ved publikumsavdelingen i Bodø. I forhold til i 2009 har lønnskostnadene økt med 0,9 millioner. Halvparten av økningen kommer av lavere sykepengerefusjoner i 2010 enn i 2009, mens resten er forårsaket av avsetninger i forbindelse med lønnsoppgjøret. Andre driftskostnader Andre driftskostnader er omtrent som budsjettert. Investeringer Det har ikke påløpt investeringskostnader per 1. tertial. Isolatorbenk til produksjonsavdelingen er bestilt og forventes levert i juni. Ingen ytterligere investeringer er planlagt foreløpig. Prognose Prognosen er foreløpig satt lik budsjett. Til tross for at resultatet per april er noe lavere enn budsjettert er utviklingen resten av året så pass usikker at prognostisert resultat er satt lik budsjettert resultat. Årsverksutvikling Tabellen under viser utviklingen i antall månedsverk hittil i år og for samme periode i fjor. Jan Feb Mar Apr Gjennomsnitt 2009 77 79 80 78 79 2010 76 80 77 75 77
Det har vært en reduksjon i antall månedsverk i forhold til i 2009. Dette er et resultat av at det er enkelte vakante stillinger. Figuren over viser utviklingen i månedsverk tre siste år. Gjennomsnittlig antall månedsverk ble redusert med 3 fra 2008 til 2009. Denne nedgangen har fortsatt også inn i 2010. Salg til eksterne Salg av ikke reseptpliktige varer og reseptomsetning til pasienter som ikke er tilknyttet sykehuset skal utgjøre under 20 % av totalomsetningen. For 1. tertial 2010 utgjør dette salget 14,0 % av total omsetning. Andelen er økt i forhold til samme periode i fjor. Årsak til dette er åpningen av publikumsavdeling i Harstad, samt omsetningsøkning i de øvrige publikumsavdelingene. Oppfølging av Riksrevisjonenes rapport om økonomistyring i helseforetakene Riksrevisjonen har gjennomført en undersøkelse om økonomistyring i helseforetakene. I henhold til oppdragsdokumentet skal Sykehusapotek Nord HF rapportere på oppfølgingen av rapporten i rapporten for 1. tertial. Sykehusapotekforetakene har ikke vært en del av undersøkelsen. I Helse Nord er det bare Helgelandssykehuset som vært undersøkt. Rapporten belyser følgende problemstillinger: I hvilken grad har helseforetakene ivaretatt eiers økonomisks krav? Hvordan sikrer helseforetakene at økonomistyringen bidrar til å ivareta eiers krav til økonomisk resultat og god kostnadskontroll?
Hvordan legger de regionale helseforetakene til rettet for en god økonomistyring i helseforetakene? I hvilken grad har Helse- og omsorgsdepartementet lagt til rette for at de regionale helseforetakene og helseforetakene skal kunne utøve en god økonomistyring? I oppsummeringen av rapporten er følgende forhold påpekt og bør følges opp: Mange helseforetak bør starte budsjettprosessen tidligere for å oppnå økonomisk effekt av omstillingstiltak. For sen oppstart av budsjettprosessen oppleves ikke som noe problem i Sykehusapotek Nord HF. Prosessen følger tidsplanen og fristene som er satt opp av Helse Nord. Prosessen starter like etter sommerferien, en tidligere start enn dette er vanskelig å få til. Mange budsjettansvarlige ledere blir ikke tilstrekkelig involvert i budsjettprosessen. Dette har nok også vært tilfelle i Sykehusapotek Nord HF. I forbindelse med budsjettprosessen for 2010 ble dette endret, og det ble gjennomført egne budsjettmøter med alle ledere. Dette var nyttig og meningsfullt og vil bli fulgt opp også i forbindelse med prosessen for 2011. Mange mellomledere mener at de ikke har tid og nødvendig økonomikompetanse til å styre økonomien i enheten. Dette oppleves ikke som et problem. Økonomi er tema på ledermøter og det er korte linjer i foretaket slik at mellomledere har gode muligheter til å stille spørsmål og få belyst problemstillinger i forbindelse med økonomistyringen. Gode styringsdata og et mer langsiktig fokus kan bidra til en bedre kostnadskontroll. Manglende kostnadskontroll oppleves ikke som et stort problem. De kostnadene vi har mulighet til å påvirke i særlig grad (lønn og andre driftskostnader) har vi god kontroll på. Det har vært vanskeligere å få god styring på varekostnadene da disse i stor grad er avhengig av hva kundene kjøper. For å styre disse best mulig har det vært, og er det, fokus på best mulig logistikk. Styringsdataene utvikles kontinuerlig med tanke på best mulig kostnadskontroll, oppfølging av aktiviteten og oppfølging av aktivitet. Risikostyring I henhold til Retningslinjer for risikostyring i Helse Nord skal foretakene per 1. tertial ha gjennomført en risikovurdering av de overordnede målsetningene og styringsvariablene som er besluttet fulgt opp det aktuelle året. Lederteamet i Sykehusapotek Nord HF har vært samlet for å gjennomføre risikovurdering. Følgende overordnede mål skulle vurderes: Fag: Det er et mål av pasientene i løpet av 2010 skal oppleve en kortere ventetid og gode pasientforløp av god kvalitet. Siden dette målet i liten grad passer for virksomheten til sykehusapoteket er det ikke gjort noen risikovurdering av dette målet.
Økonomi: Resultat i henhold til budsjett 2010. Dette målet inneholdt to styringsvariable, tiltaksgjennomføring og ajouritet og pålitelighet i grunnlag for økonomiske beslutninger. Siden Sykehusapotek Nord HF for tiden ikke har noen tiltak er det bare ajouritet og pålitelighet i grunnlag for økonomiske beslutninger som er risikovurdert. Tabellen under oppsummerer risikovurderingen: Mål Resultat i henhold til budsjett 2010 Ajouritet og pålitelighet i grunnlag for økonomiske beslutninger Suksessfaktor Risikofaktor Nåsituasjon Korrekt rapportering som gir grunnlag for beslutninger Risiko for at rapportering som gir grunnlag for beslutninger er ikke korrekt Rapporteringen er korrekt på apoteknivå, men avdelingsregnskape ne har mulighet for forbedringer Liten Styringsvariabel Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Økonomisjef/ Jobbe videre med å utvikle budsjett og regnskap. Lagerstyre alle varer. Tiltaksansvarlig Økonomisjef/ Kompetanse og system Risiko for at kompetanse og system er for dårlig Det kan skje feil i alle ledd (varemottak og lignende). Kompetansen er generelt god. Liten Økonomisjef/ Videreutvikle dataman, fortsatt fokus på kompetanseutvikling. Økonomisjef/ System som fanger opp jevnlig utvikling God rapporteringskultur i organisasjonen Risiko for at systemene ikke fanger opp jevnlig utvikling Risiko for at det ikke er god rapporteringskultur i organisasjonen Regnskapet fanger opp jevnlig utvikling. Det rapporteres også på en rekke aktivitetsog logistikkparametre månedlig. Disse understøtter regnskapet. Det rapporteres månedlig fra laveste nivå. Liten Økonomisjef/ Liten Økonomisjef Ingen særskilte tiltak Ingen særskilte tiltak Kvalitetssikring i regnskap og resultat Risiko for at kvalitetssikrin g i regnskap og resultat er for dårlig Regnskapet avstemmes fortløpende, og er av god kvalitet. Liten Alvorlig Økonomisjef Ingen særskilte tiltak En periodisering av budsjett og regnskap som gir riktig bilde av den økonomiske situasjonen Risiko for at periodisering av budsjett og regnskap ikke gir et riktig bilde av den økonomiske situasjonen Regnskapet og budsjettet periodiseres så langt dette lar seg gjøre. Overordnede prinsipper i Helse Nord følges. Liten Økonomisjef Ingen særskilte tiltak
Muskel og skjelettplager I forbindelse med at Arbeidstilsynet hadde tilsyn ved Sykehusapoteket i Tromsø med fokus på forebygging av muskel og skjelettplager ble det også gjort en risikovurdering med tanke på forebygging av slike plager. De ansatte skal ha en arbeidshverdag som ikke fører til muskel og skjelettplager Suksessfaktor Risikofaktor Nåsituasjon Variasjon arbeidsstilling Kunnskap om muskel og skjelettplager Vi har ikke variasjon i arbeidsstilling Vi har manglende kunnskap om muskel og skjelettplager (forebygging, tiltak, oppfølging, egen bevissthet) De fleste har variasjon, unntak er bl.a kontorpersonell, sterilteknikere og cytostatikaproduksj on Vi har for lite kunnskap om muskel og skjelettplager (forebygging, tiltak, oppfølging, egen bevissthet) Mål/styringsvariabel Sannsynlighet Konsekvens Risikoeier Tiltak Apotekere Direktør/ Tiltaksansvarlig Ergonomigjennomganger -Opplæring av nye verneombud og nyansatte -Opplæring AMU -Fullføre arbeidet med HMS-system Apotekere Direktør/ Ansatte holder seg i god form egentrening Ansatte holder seg ikke i god form ingen egentrening -Aktivt apotek/sykehus, - rabatt treningssenter, -ikke tilrettelagt trening i arbeidstiden -fokusområde for styret,-dusjmuligheter Alvorlig Direktør/ -Nye runder med aktivt apotek -Tilbud om deltakelse i aktivt apotek til alle enheter Samarbeidsutvalg/ Tilrettelagt arbeidsplass /utstyr Arbeidsplass/ utstyr er ikke tilrettelagt - heve-senke-bord, frekvenslager, nye stoler, dempet underlag Liten Apotekere Ergonomigjennomganger Apotekere Sette på agendaen jevnlig, fokus på temaet Settes ikke på agendaen jevnlig, det er ikke fokus på temaet - ikke gode nok på vernerunder, ergonomigjennomg anger - ikke fast tema på møter - rolleavklaring ifht hvem er ansvarlig for å sette det på agendaen - påminnelse ansatte ifht å skrive arbeidsrelatert på egenmelding dersom det er relevant, viktigheten av dette. - vi gjør mye bra, men tenker ikke over det. Direktør/ Opplæring av nye verneombud og nyansatte -Opplæring AMU -Fullføre arbeidet med HMS-system -Trivsel og arbeidsglede på agendaen -Vurdere bedriftshelsetjeneste -Jevnlig gjennomgang av meldte avvik -Fokus på at arbeidsrelatert fravær meldes på egenmelding Direktør/
I etterkant av risikogjennomgangen har også ekstern bedriftshelsetjeneste blitt leid inn for å foreta en risikogjennomgang. Dette for å sikre at de rette tiltakene gjennomføres i forbindelse med tilrettelegging av arbeidsplasser og lignende. Arbeidet med risikovurderinger fortsetter i foretaket. Det er blant annet planlagt bruk av metodikken for å vurdere handlingsplanen for 2010 og i forbindelse med utarbeidelse av strategiplan 2011 2014.