MØTEINNKALLING Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 26.10.2016 Tid: 09:00 MERK TIDSPUNKT! Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 70/16 15/1592 KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER HAUGERUD OG DOKMOVEIEN 71/16 16/507 KOSTNADSRAMME FOR TILRETTELAGT OMSORGSBOLIG I VIKINGVEIEN 72/16 16/1751 REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.2016-2 TERTIAL ALSTAHAUG ASYLMOTTAK 73/16 16/1750 REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.2016 2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE 74/16 16/1071 SYKEFRAVÆRSRAPPORT SAMLET FOR 2. TERTIAL 2016 75/16 13/2323 REVISJONSORDNING FOR ALSTAHAUG KOMMUNE. ENDRING AV FRAMDRIFTSPLAN. 76/16 16/825 OPPNEVNING AV VALGSTYRE ALSTAHAUG KOMMUNE 77/16 16/1759 FRITAK FRA POLITISKE VERV - AMUND SKJELLSTAD NB! MERK TIDSPUNKT!
Før behandling av ordinære saker, blir det budsjettkonferanse med følgende agenda: 1. KS v/ Håvard Moe. Inntektssystemet, KOSTRA tall og politisk styring. 2. De viktigste momentene fra statsbudsjettet med følger for Alstahaug. 3. Gjennomgang av konsekvensjustert budsjett 4. Omstillingsarbeidet, gjennomgang av de forslag som arbeidsgruppene har jobbet frem 5. Veien videre, ambisjoner og konsekvenser Dette er et grovt program for dagen, og det vil kunne bli endringer i program og tema. Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. ipad og mail. I tillegg er de lagt ut på www.alstahaug.kommune.no Sandnessjøen, 19.10.2016 Bård Anders Langø ordfører
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 73/15 Formannskapet 26.08.2015 54/15 Kommunestyret 30.09.2015 54/16 Formannskapet 15.06.2016 35/16 Kommunestyret 22.06.2016 92/16 Formannskapet 19.10.2016 70/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Linda Bamberg Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/1592 Arkivnr.: L82 SAK: KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER HAUGERUD OG DOKMOVEIEN I II III Saksdokumenter (vedlagt): Kommunestyrevedtak i sak 35/16 med saksfremlegg (kommunestyremøte 22.06.16) Anbudstegninger Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksfremlegg ang Foged Falchs vei-forprosjekt (15/1592) Tilsagnsbrev fra Husbanken Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 35/16 at utbyggingen av kommunale boliger i Dokmoveien og Haugerudveien igangsettes som selvfinansierende prosjekter. Prosjektet har vært lagt ut på doffin og det er kommet inn tilbud fra entreprenører. Samlet prosjektkostnad beregnes til 23.300.000 kr 3
Sak 70/16 Finansiering: Finansieringsplan 12 boliger Kostnader Kr Andel % Prosjektkostnad 23 300 000 Investeringstilskudd Husbanken Høgåsen og Haugerud 7 600 000 33 % Låneopptak 15 600 000 67 % Finanskostnadene i byggeperioden er beregnet inn i prosjektkostnaden. Husleieberegning Kostnader År Mnd Finanskostnad (3,0 % rente i 40 år) 670 000 FDV-kostnad byggdrift (375 kr/m2 * 705 m2) 260 000 Samlet kostnad 930 000 77 500 Gjennomsnittlig husleie pr boenhet (12 stk) 78 000 6 500 IV Saksbehandlers innstilling: Prosjektet gjennomføres med de forutsetninger som ligger til grunn. Det tas opp et lån stort kr. 15 600 000,-. Administrasjonssjefen får fullmakt til å avgjøre øvrige lånevilkår. Sandnessjøen, den 10.okt 2016 V Enhetsleders innstilling: Linda Bamberg Prosjektleder Innstillingen tiltres. Sandnessjøen den 10.okt 2016 VI Administrasjonssjefens innstilling: Arve Berg Enhetsleder Enhetsleders innstiling tiltres. Sandnessjøen den 12.10.16 Børge Toft Administrasjonssjef Formannskapet den 19.10.2016: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: Prosjektet gjennomføres med de forutsetninger som ligger til grunn. Det tas opp et lån stort kr. 15 600 000,-. Administrasjonssjefen får fullmakt til å avgjøre øvrige lånevilkår. Bevitnes: Kristin Vangen - Sekr. Side 4 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 53/16 Formannskapet 15.06.2016 34/16 Kommunestyret 22.06.2016 93/16 Formannskapet 19.10.2016 71/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Linda Bamberg Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/507 Arkivnr.: 613 SAK: KOSTNADSRAMME FOR TILRETTELAGT OMSORGSBOLIG I VIKINGVEIEN I Saksdokumenter (vedlagt): II III Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksnr 34/16 fra møte 22.06.16 i kommunestyret, og saksnr 53/16 fra møte 15.06.16 i Formannskapet Budsjett og økonomiplan 2014-2017 Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Bakgrunn: Prosjekt 14529 Andvågen, tilrettelagt omsorgsbolig ble vedtatt som selvfinansierende prosjekt i budsjett og økonomiplan 2014-2017. Eksisterende omsorgsbolig i Andvågen har store setningsskader som etter hvert gjør at boligene er i svært dårlig stand. Boligene skal rives og erstattes med nye tilrettelagte omsorgsboliger for beboerne. Kommunestyret vedtok i saksnr 34/16 fra møte 22.06.16, at prosjektet 14529 gis en ny kostnadsramme på kr 24 500 000, for inntil 6 boenheter. Lånerammen ble økt til inntil kr 11 600 000. Prosjektet skulle fortsatt være selvfinansierende med en maksimal husleie på kr 7 500,- pr boenhet. 5
Sak 71/16 For å imøtekomme naboklager er det gjort en del endringer på bygget. I samarbeid med tjenesten for funksjonshemmede (TFF) er det redusert til 5 boenheter i stedet for 6, slik at bygningen er innefor byggegrensene og BYA-krav. Dette gir lavere samlet investeringstilskudd fra Husbanken, men opprettholder 1.377.000,- pr boenhet. Økonomi: Tomt For å utnytte kommunal grunn og samtidig oppnå en lokalisering som er ønskelig fra fagenheten og beboere er det akseptert relativt store kostnader knyttet til følgekostnader av reguleringsendring. Konkret er dette anlegsbidrag til kraftlaget for oppgradering/flytting av trafo og anlegsbidrag til veiomlegging og kommunaltekniske anlegg. Prosjektet er i alt belastet med kr. 600.000 i tomtekostnader hvor det meste vil gå til infrastruktur. Det er derfor ikke beregnet egene kostnader til råtomt i prosjektet. Husleie/servicedel Beregning for betaling gjennom husleie vil mest naturlig skje ved arealmessig oppdeling av bygningen i en servicedel og en boligdel. Boligdelen består av den private boenheten samt en andel av felles stue/kjøkken. Servicedelen, dvs rom/kontorer som benyttes av personell til ulike formål, skal ikke inngå i grunnlaget for husleieberegningen. Leiekostnad pr leilighet pr mnd: Månedlig kostnad på lånekostnad med annuitetslån med 3 % rente og 40 års nedbetaling som grunnlag. kr 6.150,- Forvaltning, drift og vedlikehold beregnes til 375 kr /m 2 Brutto areal pr boenhet (inkl andel av fellsarealer) = 73 m 2 FDV-kostnader pr leilighet pr mnd: 375 kr/m 2 * 73 m 2 /12 kr 2.300,- Sum beregnet husleie (inkludert strøm): kr 8.450,- Kostnad kommunalt disponert serviceareal pr mnd: Månedlig lånekostnad med annuitetslån med 3 % rente og 40 års nedbetaling som grunnlag. (Låneopptak på kr 2.300.000,-) kr 8.299,- Forvaltning, drift og vedlikehold beregnes til 375 kr /m 2 Brutto areal kommunalt disponert areal = 55 m 2 FDV-kostnader pr mnd: 375 kr/m 2 * 73 m 2 /12 kr 1.714,- Månedlige kostnader til kommunalt disponert serviceareal på 55 kvm dekkes innenfor driftsbudsjett for Bygg/eiendom og beregnes til: kr 10.013,- I denne kalkylen inngår strøm, men ikke renhold som ivaretas av personellet som bemanner boligene. Konklusjon: Strøm inngår i månedlig husleie og husleien beregnes til 8.450,- pr mnd pr boenhet. Månedlige kostnader til kommunalt disponert serviceareal på 55 kvm dekkes innenfor driftsbudsjett for Bygg/eiendom og beregnes til 10.013,- pr mnd. Side 6 av 25
Sak 71/16 IV Saksbehandlers innstilling: 1. Kommunestyret vedtar bygging av omsorgsboliger i Vikingveien innefor gitte kostnadsrammer. 2. Kommunestyret vedtar at driftsbudsjettet til Bygg/eiendom økes for å dekke investering i servicearealer for kommunal bruk. Dette utgjør ved realisering av prosjektet kr 120.000 pr år. Sandnessjøen, den 10.okt 2016 V Enhetsleders innstilling: Linda Bamberg Prosjektleder Innstillingen tiltres. Sandnessjøen den 10.okt 2016 VI Administrasjonssjefens innstilling: Arve Berg Enhetsleder Enhetsleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den 12.10.16 Børge Toft Administrasjonssjef Formannskapet den 19.10.2016: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar bygging av omsorgsboliger i Vikingveien innenfor gitte kostnadsrammer. 2. Kommunestyret vedtar at driftsbudsjettet til Bygg/eiendom økes for å dekke investering i servicearealer for kommunal bruk. Dette utgjør ved realisering av prosjektet kr 120.000 pr år. Bevitnes: Kristin Vangen Sekr. Side 7 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 72/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/1751 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.2016 2. TERTIAL ALSTAHAUG ASYLMOTTAK I II Saksdokumenter (vedlagt): Regnskapsrapport pr. 31.08.16 2.tertial Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Økonomireglementet pkt.6.1 legger opp til at i løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: 1. pr. 31.04-1.tertial 2. pr. 31.08-2.tertial Viser til vedlagte rapport fra leder ved Alstahaug Asylmottak KF IV Styrets innstilling Alstahaug kommunestyre tar foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.16 til etterretning. Sandnessjøen, den 19.10.16 8
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 91/16 Formannskapet 19.10.2016 73/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/1750 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORTERING PR. 31.08.2016 2. TERTIAL ALSTAHAUG KOMMUNE I II III Saksdokumenter (vedlagt): Regnskap Kulturbadet Regnskapsrapporter fra enhetene Saksdokumenter (ikke vedlagt): Alstahaug kommunes økonomireglemet Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr. 28. februar, 30. april, 31. august og 31.oktober. Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr. 28.02 og 31.10 Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr. 30.4 og 31.08. Administasjonssjefen skal uavhengig av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering. Saksutredning Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig enhetsleder rapporterer til administrasjonssjef via kommunalsjef. 9
Sak 73/16 Sentrale styringsorganer Gruppeansvar 100 Sekretatiat/info/arkiv, ingen oppfølgingstiltak nødvendig på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 110 Rådmannens kontor, ingen nødvendige tiltak. Gruppeansvar 112 IKT, ingen nødvendige tiltak. Gruppeansvar 120 Personal, ingen nødvendige tiltak. Gruppeansvar 400 Bygg og eiendom, Driftsbudsjettet korrigert for avskrivninger er hovedsakelig i balanse med noe avvik innenfor gruppeartene. Dette korrigeres internt. Vannskade i Åsheim terrasse er belastet drift over flere budsjettår. Forsikringsoppgjør knyttet til denne saken forventes å bli mer enn kr. 300 000,- En av bilene bygg og eiendom disponerer er utrangert og avskiltet i forbindelse med EUkontroll i 2016. Av forsikringsoppgjøret foreslås kr. 175 000,- overført til investeringsbudsjettet for kjøp av kjøretøy. Gruppeansvar 130 økonomi, ingen tiltak nødvendig. Oppvekst og kultur Ansvar 20 Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 har et negativt avvik på vel 7 % i forhold til budsjett. Ansvar 2002 er på utgiftsiden i balanse med budsjett. Det er imidlertid bare 14 % av inntekten som er regnskapsført pr august. Dette vil gå i balanse innen årets slutt. Ansvar 21 Kultur Regnskap viser et negativt avvik på 5 % i forhold til budsjett. Regnskapet inneholder imidlertid ikke billettinntekter og salg for august. Totalt en merinntekt på 502 000 utover det regnskapet viser. Det er budsjettert for lite lønnsutgifter sommervikar i bad, kiosk og kino. Dette må rettes opp. Enhet for kultur vil gå ut i balanse om besøk siste måneder blir som forventet. Ansvar 22 Bofellesskapet Regnskap viser et større negativt avvik grunnet sein behandling av refusjoner i Bufetat. Forbruk/utgift er i balanse med budsjett. Ansvar 23 PP-tjenesten PPT har et større avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjoner ikke er regnskapsført pr august. Forbruk/utgift er i balanse med budsjett. PPT er forventet å gå i balanse pr 31.12. Ansvar 24 Barnehage Barnehage har totalt et negativt avvik i forhold til budsjett på 4 %. Kommunale barnehager har et positivt avvik i forhold til budsjett på 5 %. Overskudd i forhold til budsjett skyldes i hovedsak økt foreldrebetaling. Tilskudd til ikke kommunale barnehager har et negativt avvik Side 10 av 25
Sak 73/16 på 10 %, men dette er pga at også september er regnskapsført. Ansvar 2550 ble budsjett justert med en reduksjon på 2,8 mill pr juni. Det er forventet at dette skal gå i balanse ved årets slutt. Ansvar 25 Skolefritidsordning SFO er i balanse med budsjettet. SFO hadde i vår et positivt avvik i forhold til budsjett på nesten 8 %. Det er langt færre brukere i sommerhalvåret, samtidig som det er en måned uten foreldrebetaling. Dette påvirker mye på gjennomsnittet for året. Ansvar 26/27 Grunnskole Grunnskole er i balanse med budsjett. Lønn knyttet til minoritetsspråklige elever er underbudsjettert. Totalt er grunnskole forventet å gå i balanse. Ansvar 28 Voksenopplæring Voksenopplæringa har et større negativt avvik i forhold til budsjett. Voksenopplæringa er i balanse med budsjett i forhold til forbruk/utgifter. Inntektene har et negativt avvik på 6 % i forhold til budsjett. Leirfjord kommune sa opp deler av sin avtale med Alstahaug voksneopplæring høsten 15 og den resterende før sommeren 16. Dette gir et inntektstap på ca 500 000 for høsten 16. Ansvar 29 Kulturskole Kulturskolen er i balanse med budsjett. Noen lønnsutgifter er flyttet til kjøp av tjeneste. Dette gjelder Fyret. Helse og velferd Gruppeansvar 300 Helsesektor, Det er satt i verk tiltak for å hindre betydelig budsjettsprekk innen støttekontaktordningen. 180 brukere har vedtak om støttekontakt, og dette er mer en fordoblet på få år. Støttekontaktordningen er lovpålagt tjeneste, men administrasjonen ser nå på en omlegging av tjenesten særlig i forhold til effektivisering av driften for bedre ressursutnyttelse. Gruppeansvar 310 NAV, Ingen tiltak nødvendig Gruppeansvar 316 Barnevern, For barnevernsområdet rapporteres det fra Leirfjord kommune om en forventet budsjettsprekk på 2,7 millioner kroner. Det er en sprekk på 16 % i forhold til budsjett, og anses som alvorlig, Administrasjonen i Alstahaug har utfordret Leirfjord i forhold til å iverksette adekvate tiltak for å få ned merforbruket. Gruppeansvar 330 Pleie- og omsorg, Ingen tiltak nødvendig. Fortsatt nøktern, men forsvarlig drift. Gruppeansvar 340 Tjenesten for funksjonshemmede, Ingen nødvendige tiltak. Enheten styrer mot balanse ved årets slutt. Samfunnsutvikling Gruppeansvar 401 Næring, For seint innkommet faktura som gjelder år 2015 kr. 127 900,- fra Helgeland reiseliv. Det er ikke dekning for denne i budsjett 2016 for rammeområde næring. Side 11 av 25
Sak 73/16 Gruppeansvar 410 Brann og beredskap, Ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 420 Kommunalteknisk, Alle ansvarsområder i henhold til budsjett og ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt. Gruppeansvar 460 Plansektor, ingen nødvendige tiltak. Gruppeansvar 470 Landbruk og miljø, ingen nødvendige tiltak. Finansområdet Rammetilskudd/ skatt Det er budsjettert med kr. 388 468 000 i frie inntekter (skatt/ inntektsutjevning/ rammetilskudd). Siste prognose fra KS 10.10.16 viser en økning i skatt og rammetilskudd på tilsammen kr. 3 932 000. Eiendomsskatt Det er fakturert kr. 20 602 000 på de tre første terminene. Budsjettet er på 28 250 000. Det ligger an til en inntektssvikt på kr. 780 000. Renter Det er budsjettert med kr. 17 150 000 i renteutgifter. Kommunen har fast rente på ca 40 % av sin låneportefølje. Sammensettingen av flytende-fast rente vurderes kontinuerlig innenfor rammene av økonomireglementet. Budsjettet holder. Aksjer/ utbytte Budsjettert utbytte fra Helgelandskraft A/S er på 3 320 000 millioner kroner, som ble regulert ned i junimøtet etter vedtak i selskapets besluttende organer forslag. Det er videre budsjettert med et utbytte stort kr. 400 000 fra Alstahaug Asylsøkermottak KF. Kommunestyret fastsatte dette utbytte ved behandlingen av regnskapet for mottaket i juni. Kommunen har fått melding fra SHMIL IKS at det vil bli betalt utbytte til eierne for 2015. For Alstahaug innebærer dette en inntekt på kr. 365 000 som ble budsjettregulert inn i junimøtet. Avdrag på lån Budsjettert avdrag på lån er kr. 26 964 000. Budsjettet holder. Bruk av disposisjonsfond Budsjettet er saldert med bruk av disposisjonsfond på kr. 9 462 000. Gjeldsforvaltning Jfr. kommunens finansreglement, skal rådmannen i forbindelse med tertialrapportering per 30.april og per 31.august, rapportere på status for gjeldsforvaltning. Side 12 av 25
Sak 73/16 Grupper Motparts navn Restgjeld Nåværen Rentety Fastrente Avdra Sluttdato Betalte avdrag Betalte renter etter termin rente Total 677 380 650,00 Fastrente 305 278 880,00 KBN-20130291 KommunalBanken 18 441 560,00 2,9200% Fastrente 11.06.2018 Serie 11.12.2051 259 240,00 273 039,00 KBN-20150232 KommunalBanken 28 281 760,00 2,4800% Fastrente 13.05.2022 Serie 15.05.2045 487 620,00 356 740,00 KBN-20150500 KommunalBanken 118 410 060,00 2,1300% Fastrente 20.10.2022 Serie 22.10.2046 1 941 150,00 1 281 740,00 KBN-20150501 KommunalBanken 76 919 500,00 1,6800% Fastrente 21.10.2019 Serie 22.10.2029 2 848 870,00 670 054,00 KBN-20160245 KommunalBanken 63 226 000,00 2,2000% Fastrente 18.05.2023 Serie 18.05.2046 Grønn p.t. 500 000,00 1,6551% KBN-20120676 KommunalBanken 500 000,00 1,6551% Flytende Serie 28.12.2032 P.t. rente 371 601 770,00 1,7141% KBN-20110181 KommunalBanken 9 575 200,00 1,8000% Flytende Serie 01.04.2031 319 170,00 226 581,00 KBN-20110182 KommunalBanken 11 392 400,00 1,8000% Flytende Serie 02.10.2051 94 869,00 KBN-20120501 KommunalBanken 19 618 750,00 1,7082% Flytende Serie 01.11.2052 268 750,00 163 622,00 KBN-20130292 KommunalBanken 23 051 920,00 1,7408% Flytende Serie 11.12.2051 324 680,00 287 532,00 KBN-20150497 KommunalBanken 110 859 620,00 1,6984% Flytende Serie 20.10.2028 4 439 940,00 1 043 167,00 KBN-20150502 KommunalBanken 161 442 520,00 1,6984% Flytende Serie 20.10.2051 1 335 992,00 KBN-20150506 KommunalBanken 35 661 360,00 1,7033% Flytende Serie 26.10.2048 548 640,00 299 551,00 Grupper Motpart Restgjeld NåværendeRentetypFastrente AvdragSluttdato Betalte avdrag Betalte renter etter termin rente Total 112 985 414,00 Fastrente 24 327 534,00 KLP-5388802 Kommunekreditt 21 622 784,00 1,800% Fastrente 11.05.2018 Serie 11.05.2055 277 216,00 197 100,00 KLP-5231679 Kommunekreditt 2 704 750,00 4,060% Fastrente 17.10.2021 Serie 17.10.2031 87 250,00 56 678,00 P.t. rente 88 657 880,33 KLP-5038860 Kommunekreditt 22 347 599,00 2,300% Flytende Serie 10.06.2046 372 500,00 253 718,00 KLP-5030746 Kommunekreditt 45 800 233,00 2,300% Flytende Serie 10.02.2031 1 012 813 KLP-5032021 kommunekreditt 52 696,00 2,300% Flytende Serie 01.02.2018 35 134,00 1 018,00 KLP-5032072 kommunekreditt 31 442,00 2,300% Flytende Serie 02.02.2018 20 968,00 608,00 KLP-5412452 kommunekreditt 20 425 910,33 2,000% Flytende Serie 10.11.2040 420 000,00 235 387,00 Grupper Motpart Restgjeld NåværendeRentetypFastrente AvdragSluttdato Betalte avdrag Betalte renter etter termin rente Total 59 689 042,68 Flytende rente Oppføringslån15304655 Husbanken 7 518 903,00 0,515% Flytende Serie 2028 479 931,00 44 755,54 Oppføringslån15912527 Husbanken 480 000,00 0,562% Flytende Serie 2020 60 000,00 1 870,21 Oppføringslån15912851 Husbanken 670 320,00 0,562% Flytende Serie 2022 55 860,00 2 535,88 Oppføringslån15912911 Husbanken 965 250,00 1,537% Flytende Serie 2022 74 250,00 3 634,85 Oppføringslån15912911 Husbanken 965 251,00 1,537% Flytende Serie 2022 74 250,00 3 634,85 7 846 640,33 Lån til videreutlån Startlån 15267725 Husbanken 41 400,00 1,065% Flytende 5 400,00 243,02 Startlån 15267865 Husbanken 43 125,00 1,044% Flytende 5 175,00 251,46 Startlån 15267871 Husbanken 43 125,00 1,044% Flytende 5 175,00 251,46 Startlån 15321046 Husbanken 11 744 960,00 1,527% Flytende 1 768 976,00 108 327,00 Startlån 15321356 Husbanken 13 895 468,00 1,520% Flytende 202 873,00 128 085,00 Startlån 15321693 Husbanken 3 323 655,00 1,520% Flytende 92 096,00 62 460,00 Startlån 15322091 Husbanken 17 058 196,00 1,523% Flytende 228 595,00 147 762,00 Startlån 15300798 Husbanken 2 939 389,68 1,876% Flytende 2 232 907,32 56 166,22 Alstahaug kommune har en samlet gjeld pr. 31.08.16 på kr. 850 055 105. Lån til videreutlån (startlån/etableringslån) er medregnet i samlet gjeld og utgjør kr. 49 089 320. Alstahaug havnevesen KF s lån er ikke med i denne oversikten. Betalte avdrag pr. 31.08 er på kr. 13 395 419. Avdrag for startlån er holdt utenfor da disse avdragene føres i investeringsregnskapet. Betalte renter tilhørende lån (eksl.startlån) er pr. 31.08. regnskapsført med kr. 7 846 640. Kommunen har fast rente på ca 40 % av sin låneportefølje. Side 13 av 25
Sak 73/16 Oppsummering Fra Leirfjord kommune meldes det om en budsjettsprekk for området barnevern med ca. kr. 2 700 000.- Dette er en sprekk på 16 % og anses som alvorlig. For barnevernstjenesten har Leirfjord kommune besluttet følgende endring fra 01.10.16: Barnevernstjenesten skal egen virksomhetsleder, som har delegert myndighet på økonomi, personal og fag. Det er satt i gang tiltak for å forhindre budsjettoverskridelser innen støttekontaktordningen. Det ligger an til en inntektssvikt på eiendomsskatt med kr. 780 000,- Siste prognose fra KS 10.10.16 viser en økning i skatt og rammetilskudd på tilsammen kr. 3 932 000,- Budsjettendringer Administrasjonssjefen foreslår følgende budsjettreguleringer: Budsjettendringer drift (beløp i hele tusen) Nr. Rammeområde Art - tekst Budsjett Utg opp Side 14 av 25 innt. opp ramme innt. ned utg.ned Nytt budjett 1 210 Kultursektoren Ungdomsarbeid 8 426 200 8 626 2 310 NAV Andre kommunale tilskudd 5 542 50 5 592 3 316 Barnevern Ref.barnevern andre kommuner 16 400 2 700 19 100 340 Tjeneste for 4 funksjonshemmede Ressurskrevende tjenester 35 463 256 35 719 5 400 Bygg og eiendom Ref. fra andre 33 875-300 33 575 6 400 Bygg og eiendom Overføring fra drift til investering 33 575 175 33 750 7 401 Næring Andre kjøpte tjenester 2 725 128 2 853 8 500 Finans Eiendomsskatt -417 307 780-416 527 8 200 Undervisning Kjøp av tjenester 3 435 80 3 515 10 500 finans Økning i skatt og rammetilskudd -416 527-3 932-420 459 11 500 finans Bruk av fond -420 459-137 - 420 596 Følgende budsjettreguleringer foreslås: 4 369-4 369 1. Det er tildelt kr. 200 000,- i skjønnsmidler 3. kvartal til prosjekt ungdomsarbeid. Kr. 200 000,- budsjettreguleres inn under rammeområde 210 Kultursektor. 2. Økning i medlemskontingent til krisesenteret med bakgrunn i befolkningsgrunnlaget fra SSB pr. 1.1.16 kr. 50 000,- Rammeområde 310 NAV tilføres kr. 50 000,- 3. Det er forventet et overforbruk hos barnevernet. Rammeområde 316 barnevern tilføres kr. 2 700 000,-
Sak 73/16 4. Det er tildelt kr. 256 000,- i skjønnsmidler 3.kvartal til ressurskrevende tjenester. Kr. 256 000,- budsjettreguleres inn under rammeområde 340 tjenesten for funksjonshemmede. 5. Forsikringsoppgjør knyttet til vannskade på Åsheim terrasse forventes å bli mer enn kr. 300 000,-. Kr. 300 000,- budsjettreguleres inn som en inntekt på rammeområde 400 bygg og eiendom. 6. En av bilene bygg og eiendom disponerer er utrangert og avskiltet i forbindelse med EU kontroll i 2016. Av forsikringsoppgjøret foreslås kr. 175 000,- overført fra drift til investering for kjøp av kjøretøy. Rammeområde 400 bygg og eiendom. 7. For seint innkommet faktura som gjelder år 2015 kr. 127 900,- fra Helgeland reiseliv. Det er ikke dekning for denne i budsjett 2016. Rammeområde 401 Næring tilføres kr. 127 900,- 8. Det ligger an til en inntektssvikt på eiendomskatten med kr. 780 000,- Inntekter for eiendomsskatt reguleres ned med kr. 780 000,- Rammeområde 500 finans. 9. Jfr. sak 70/6 Prosessplan skole - Mulighetsstudie ny skole «Formannskapet bevilger kr. 80 000,- til gjennomføring av mulighetsstudie i regi av planutvikling Midt-Norge» kr. 80 000,- budsjettreguleres inn under rammeområde 200 undervisning. 10. Siste prognose fra KS 10.10.16 viser en økning i skatt og rammetilskudd på til sammen kr. 3 932 000,- Kr. 3 932 000,- budsjettreguleres inn som økte innteker innen rammeområde 500 finans. 11. Budsjettet avbalanseres med bruk av disposisjonsfond kr. 137 000,- Budsjettendringer investering Nr. Rammeområde Art - tekst Budsjett Utg opp innt. opp ramme innt. ned utg.ned 1 400 Bygg og eiendom 32100 kjøp av transportmiddel 175 000 400 Bygg og eiendom 39700 overføring fra driftsregnskapet 175 000 Nytt budjett Følgende budsjettregulering foreslås: 1. Det foreslås overført kr 175.000,- fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet for kjøp av kjøretøy innen rammeområde 400 bygg og eiendom. Budsjettreguleres med kr. 175 000,- på utgifts og inntektssiden. Side 15 av 25
Sak 73/16 IV Saksbehandlers innstilling: Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.16 2. tertial tas til etterretning. De budsjettreguleringene som framgår av saksframlegget vedtas Sandnessjøen, den 11.10.16 V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Regnskapssjef Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Frank Pedersn Økonomisjef Enhetsleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den 12.10.16 Børge Toft Administrasjonssjef Formannskapet den 19.10.2016: Administrasjonssjefens innstilling enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: Foreliggende regnskapsrapport pr. 31.08.16 2. tertial tas til etterretning. De budsjettreguleringene som framgår av saksframlegget vedtas Bevitnes: Kristin Vangen Sekr. Side 16 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 47/16 Kommunestyret 22.06.2016 74/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Hans Jan Aarsund Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/1071 Arkivnr.: 461 SAK: SYKEFRAVÆRSRAPPORT SAMLET FOR 2. TERTIAL 2016 I II Saksdokumenter (vedlagt): Samlet sykefraværsrapport for 2. tertial 2016. Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Alstahaug kommune har som målsetting at sykefraværet ikke skal overstige 6 %. I 2013 og 2014 var sykefraværet 7,6 % og i 2015 8,4 %. Dette inkluderer både egenmeldt og legemeldt fravær. 1. tertial 2016 var sykefraværet på 8,4 % og 2. tertial er oppe i 8,9 %. Det er høyt. Det er sektor undervisning og kultur som har det høyeste sykefraværet, men med noen unntak. Der det på enheter jobbes målbevisst og systematisk med syke- og nærversoppfølging, som får ned sykefraværet. Et eksempel på dette er tjenesten for funksjonshemmede med 77 ansatte. Fraraværet på 2. tertial er nede på 4 %. For 2015 var sykefraværet på 9,9 %. Alstahaug kommune har verktøy, eksterne støttespillere og vilje til å oppnå et høyere arbeidsnærvær, men lederne må tilbys kompetansehevende tiltak i ledelse og sykefraværsarbeid for at målet om 6 % sykefravær skal nås. IV Saksbehandlers innstilling: Kommunestyret tar vedlagte sykefraværsrapport 2. tertial 2016 til etterretning. Sandnessjøen, den Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef 17
Sak 74/16 VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer innstillingen. Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef Side 18 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 69/13 Formannskapet 26.11.2013 62/13 Kommunestyret 27.11.2013 7/16 Formannskapet 27.01.2016 3/16 Kommunestyret 10.02.2016 20/16 Kommunestyret 11.05.2016 75/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Frank Pedersen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 13/2323 Arkivnr.: 216 SAK: REVISJONSORDNING FOR ALSTAHAUG KOMMUNE. ENDRING AV FRAMDRIFTSPLAN. I Saksdokumenter (vedlagt): Kommunestyrets vedtak i møte den 10.02.16 sak 3/ 16. Kommunestyrets vedtak i møte den 11.05.16 sak 20/ 16. Skriv fra SEKON datert 12.07.16. m/ følgene vedlegg: Nordland Fykestings vedtak i møte den 06.06.16 - sak 80/16. Nordland Kommunerevisorforening uttalelse på årsmøte 18.05.16, sak 7. II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Alstahaug kommunestyre fattet i sak 3/ 16 følgende vedtak: «Alstahaug kommunestyre viser til vedtak fattet i sak 62/ 13 og konstaterer at etableringen av nytt revisjonsselskap som forutsatt i vedtaket, ikke har latt seg realisere. Alstahaug kommunestyre anmoder kontrollutvalget å vurdere organiseringen av revisjonsordningen med følgende alternativer: 19
Sak 75/16 - Fortsettes om tidligere med samme antall deltakerkommuner. - Konkurranseutsetting av revisjonen. - Sammenslåing med annen revisjonsenhet. Kontrollutvalget skal i dette arbeidet samarbeide med de øvrige kontrollutvalgene nedslagsfeltet for Ytre Helgeland Kommunerevisjon samt styret for Ytre Helgeland Kommunerevisjon. Kommunestyret skal ha seg forelagt en framdriftsplan for arbeidet innen utgangen av april 2016.» Følgende fremdriftsplan ble skissert i saksframlegg til kommunestyret 11.05.16: Aktivitet Tidspunkt Involvering Kommentar Workshop (samling + styret i I løpet av mai 2016 1 og 2 revisjonsenheten Evaluering nåværende ordning September 2016 3 og 4 Utredning og sakframlegg til Innen 15. oktober 2016 1,2,3 og 4 kontrollutvalgene Behandling i kontrollutvalgene Innen 31.10 2016 1 Innstilling oversendes deltagerkommunene Innvolverte i prosesssen: 1-kontrollutvalgene i deltagerkommunene 2-styret i revisjonsenheten 3-administrativ ledelse i deltagerkommunene 4-politisk ledelse i deltagerkommunene Kommunestyret fattet i møte den 11.05.16, sak 20/ 16 følgende vedtak: «Foreliggende framdriftsplan for arbeidet med vurderingen av revisjonsordningen tas til etteretning.» I skriv av 12.07.16 fra SEKON oppsumeres det med følgende: «Det er kontrollutvalgenes oppfatning at fremdriftsplanen justeres i tråd md ovennevnte, slik at deltagerkommunene får et bredest mulig grunnlag for sin beslutning om fremtidig revisjonsordning. Opprinnelig frist var satt til 31. oktober 2016. Endringen består i hovedtrekk i at sluttbehandlingen av kontyrollutvalgenes innstilling først vil skje våren 2017, i etterkant av Nordland Fylkeskommunes har foretatt valg av fremtidig løsning for sin del. Den reviderte fremdriftsplan oversendes deltagerkommunene til orientering og videre behandling.» Saken burde ideelt sett vært behandlet på kommunestyrets møte i september, men kommer nå fordi oversendelsen fra SEKON ikke er oversendt/ registrert i kommunens postmottak. Saken legges fram uten innstilling. Side 20 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 74/16 Formannskapet 24.08.2016 68/16 Kommunestyret 21.09.2016 76/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/825 Arkivnr.: 014 SAK: OPPNEVNING AV VALGSTYRE ALSTAHAUG KOMMUNE I II Saksdokumenter (vedlagt): Oversikt over formannskapet Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Valgloven 4-1 slår fast at det i hver kommune skal være et valgstyre som velges av kommunestyret selv. I uttrykket kommunestyret selv ligger at myndigheten ikke kan delegeres til andre. Valgstyret er et fast utvalg i kommunelovens forstand, og lovens regler om valg av slike utvalg kommer til anvendelse. Valgbarhetsreglene i kommunelovens 14 gjelder, og man må påse at kravene til kjønnsmessig representasjon i hht kommunelovens 36 38 oppfylles. Kommunestyre skal velge valgstyrets leder og nestleder, jf. Kommunelovens 10 nr. 3. I forrige periode var formannskapet valgt som valgstyre. Av praktiske grunner har det vært vanlig å innkalle til valgstyremøte i forbindelse med formannskapsmøter. Hva angår kjønnsmessig representasjon består Alstahaug formannskap (faste repr.) av 4 menn og 3 kvinner og oppfyller dermed lovens krav. 21
Sak 76/16 Med bakgrunn i ovennevnte tilrås at formannskapet velges som valgstyre for resten av inneværende valgperiode. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre velger formannskapet m/vara som valgstyre for resten av valgperioden. Som leder velges: Som nestleder velges: Sandnessjøen, den 03.10.16 V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 12.10.16 Hans Jan Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef Side 22 av 25
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 77/16 Kommunestyret 26.10.2016 Saksbehandler: Kristin Vangen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 16/1759 Arkivnr.: 033 SAK: FRITAK FRA POLITISKE VERV - AMUND SKJELLSTAD I II Saksdokumenter (vedlagt): Oversikt over representanter i Kommunestyret Kontrollutvalget Saksdokumenter (ikke vedlagt): Mail fra Amund Skjellstad datert 27.09.16 III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I mail datert 27.09.16 søker Amund Skjellstad om fritak fra sine verv i kommunestyret og kontrollutvalget. Søknaden begrunnes med studier i Tromsø, og representanten vil sannsynligvis ikke flytte tilbake til Alstahaug før valgperioden er over. Kommunelovens 15.2 siteres: Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, frita den som ikke uten forholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Fritaksgrunn vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører. Fra kommentarene i kommuneloven siteres: Finner kommunestyret at lovlig fritaksgrunn er til stede, må det deretter vurdere om det er rimelig å innvilge søknaden. Her må det tas hensyn til både søkerens og kommunens situasjon. 23
Sak 77/16 Fast representant i KOMMUNESTYRET Fra kommunelovens 16. 1 Opprykk og nyvalg siteres: Hvis medlemmer av kommunestyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. I hht. 16.1 vil 1. vararepresentant for Arbeiderpartiet Grethe Tønder, tre inn som fast representant for nevnte tidsrom. Når søknaden fra repr. Skjellstad behandles, har repr. Tønder inntatt plassen som 1. vara igjen etter at hun har vært fast representant i kommunestyret i Hanne C. Schjelderup-Eriksens permisjon i perioden 11.04.16 11.10.16. Om ledig varaplass i kommunestyret Dersom en eller flere vararepresentantplasser i kommunestyret blir stående ledig kan ordføreren i henhold til valglovens 14-2 foreta en skjønnsmessig vurdering av hvorvidt det er nødvendig med nytt valgoppgjør. De momenter som her normalt tas i betraktning, er hvor mange medlemmer gruppen har i kommunestyret, hvor mange varaplasser som fortsatt er besatt, og hvor lenge det er til neste valg. Hvis ordføreren finner at nytt valgoppgjør er nødvendig, er det valgstyret i kommunen som gjennomfører dette. Oppgjøret skjer med grunnlag i resultatene fra det siste valget. Fast representant i KONTROLLUTVALGET Utvalget har 3 medlemmer, og minst ett av medlemmene skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Dette medlemmet har vært repr. Skjellstad. Ved nyvalg må altså det nye medlemmet være fast medlem i kommunestyret. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen. Når det gjelder kjønnsmessig sammensetning i kontrollutvalg på tre medlemmer, må hvert kjønn være representert. Oppnevningen av kontrollutvalget 21.10.15 ble gjennomført som avtalevalg. Side 24 av 25
Sak 77/16 IV Saksbehandlers innstilling: Med henvisning til kommunelovens 15.2 innvilger kommunestyret representanten Amund Skjellstad fritak fra sitt verv som Fast representant i kommunestyret Fast representant i kontrollutvalget Fritaket gjelder resten av valgperioden. Det fore tas nyvalg Kontrollutvalget som ny fast representant velges: Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Kristin Vangen Formannskapssekretær Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 12.10.16 Hans Jan Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef Side 25 av 25