Handlingsplan ifb ROS-analyse 1.tertial 2014 Foretaksnivå KD = Kirurgisk divisjon, = pedisk klinikk, = Medisinsk divisjon, = Kvinneklinikken, PHV =Psykisk helsevern, = Barne og ungdomsklinikken, DST = Divisjon for service og teknikk, DDT = Divisjon for diagnostikk og teknologi, Stab = samlebegrep for stabsenhetene. Her inngår: HR, Utviklingsenheten, Enhet for forskning og pasientsikkerhet og Sekretariatet. Mål Målbeskrivelse Tiltak Måltall Ansvarlig Frist Kommentar/status måloppnåelse 1 Gjennomsnittlig ventetid alle pasienter < < 65 HF Høy Høy : Ingen, Middels : KD,,, 65 dager, Lav : PHV, 1. Prosjekt Poliklinikk Medio juni 2014 Prosjekt poliklinikk ferdigstiller sitt arbeid og leverer prosjektrapport medio juni. Prosjektet har til hensikt å identifisere og implementere tiltak som vil bidra til å nå målet om < 65 dagers ventetid og redusere fristbrudd m.m 2. Gjennomgå og rydde i ventelister KD, Kontinuerlig Hovedutfordring ved KD er knyttet til gastrokirurgi. Generelt liten operasjonskapasitet divisjonen. Mangel på opr.spl. Lange ventelister, problemer med oversikt. 3. Etablere og vedlikeholde legelister frem i tid., KD, : Rolle/kompetansebaserte lister. : Innfrir på måltallet, men setter inn tiltak for å redusere for økt ventetid ifb sommerferieavviklingen. 4. Organisere vurdering av henvisninger slik at frister overholdes, benytte oversikter over ventelister og LIS portalen som styringsverktøy *, KD *Også tiltak under fristbrudd 5. Bruke av nasjonale prioriteringsveiledere ved vurdering av henvisninger * * Også tiltak under fristbrudd. Benyttes både for pas med og uten rett. 2 Andel fristbrudd 0 % 0 % HF Middels Høy : Ingen, Middels : KD,,,, PHV, Lav :. KD og viser til arbeid for å sikre at kontrollpasienter følges opp og får time til kontroll til riktig tid. 1. Oppfølging av tiltak i Prosjekt Poliklinikk 2. Øke aktiviteten i poliklinikk - bedre ressursutnyttelse og bruk av oppsatt tid 3. Etablere rollebaserte legelister for 4 måneder frem i tid KD Innlevering av prosjekt rapport i midten av juni. Prosjektet har til hensikt å identifisere og implementere tiltak som vil bidra til å nå målet om < 65 dagers ventetid og redusere fristbrudd
4. Utarbeide arbeidsflyt, pasientflyt og interne rutiner som sikrer effektiv behandling av henvisninger med høy kvalitet. 5. Rekruttere overleger. Sikre tilstrekkelig kompetanse og bemanning i samsvar med behovet for poliklinisk behandling 6. Åpningstider på poliklinikk tilpasset behov 7. Strykninger av pasientlister på poliklinikk skal godkjennes av avd sjef 8. Oppfølging av etablerte rutiner fra forbedringsprosjekt og stabilisere praksis. Fristbrudd vil utløses ved (syke)fravær av spisskompetanse => ikke realistisk å nå måltallet. Avd habilitering: Risiko mht psykologkapasitet ved autismeutredninger, der henvisningsvolumet er stort. Fagansvarlige leger og merkantil følger ventelister og prioritering av pasienter i månedlige møter, samt løpende tett dialog. Det pågår planlegging innfor sommerferien 2014 PHV: Fristbrudd ved avd DPS som har et stort pasientvolum, og avd Voksenhabilitering som har pasienter som krever spesiell kompetanse hos fagpersonellet. 4 Pasienter får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning 80 % HF Middels Høy : Ingen, Middels :,, KD, PHV,, Lav : 1. Etablering av ortopedisk klinikk 31.12.2014 Ferdigstille etablering av ortopedisk poliklinikk med etablert organisasjonsstruktur og uavhengig drift. 2. Prosjekt poliklinikk 3. Legelister for 4 måneder frem i tid KD, KD: Legelister foreligger. Det er imidlertid kapasitetsproblemer for enkelte pasientgrupper og lang ventetid (e.eks varice- og orchiopexi kirurgi). : Legelister foreligger, må være legespesifikke grunnet små fagområder og spisskompetanse. 4. Identifisere flaskehalser og arbeide med tiltak for direktebooking for pasientgrupper der dette ikke er på plass Vanskelig å oppnå direktebooking for alle grupper, særlig ved tverrfaglige, komplekse utredninger ved avd habilitering eller for pasienter innen gastroenterologi der timelistene må detaljplanlegges mellom kontroller og nyhenviste pasienter. 5. Opplæring av merkantilt personell har gode tall, men vurderer at det er rom for å øke andelen direktebookede enda litt mer.
PHV: Rutinen er innført i alle avdelinger med elektiv behandling, hovedsakelig poliklinisk behandlig. 6 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 0 budsjett avvik HF Høy Høy :,,, KD, Middels :, DDT, Lav : PHV, DST, STAB. 1. Klinisk handlingsplan KD: Underskudd fra 2013 er en utfordring. Det er ikke rom for nødvendige investeringer i 2014. Ingen tiltak beskrevet. 2. Økt elektiv virksomhet 3. Prosjekt poliklinikk 4. Oppfølging av utskrinvningsklare pasienter og månedlig fakturering. 5. Systematisk budsjett- og regnskapsoppfølging på avd- og seksjonsnivå. Driftsmøter med direktør og controller. Benytte rapporteringsverktøy for oppfølging av budsjett. 6. Fokus på kostnadskontroll: Ansettelser/lønnskostnader, innleie, varekostander, innkjøpskontroll/stopp og redusert bruk av overtid. 7. Kompetanseheving og oppfølging av leder på regnskap, fakturahåndtering og budsjett 8. Iverksette en arbeidsgruppe for å se på vakter, vikarbruk, variabel lønn, inneleie og turnus på fødebarsel., Ledere, ansatte, TV og VO involveres i budsjettprosessen skårer på middels fordi det tas høyde for kommende utfordringer, herunder kompetanse (innleie) Ikke rom for nødvendige investeringer ved 7 90 % belegg i voksensomatikk 90 % HF Høy Høy :,, KD, Middels :, Lav : Ingen 1. Oppfølging av Kongsvingeravtalen og Osloavtalen om avlastning av ø- hjelpspasienter, KD : Positiv trend ift belegget, men for tidlig å si hvorvidt dette skyldes effekt av tiltak eller naturlige svingninger. KD: Gastrokir. har det høyeste pasientbelegget i divisjonen (gj.snitt 103 % 1. tertial). Utfordring med gastro ø-hjelp. Omdisponering av senger i samarbeid med 2. Konvertere pasienter fra SOP til DKS
3. Prosjekt visittforbedring 4. Fasttrack hofte 5. Utnytte ledig sengekapasitet maksimalt 6. Logistikksykepleier i akuttmottaket er til enhver tid oppdatert på ledig kapasitet og informerer vaktlaget om status 7. Utarbeide en pasientflyt for fagområder som konkretiserer behovet/nivået for kompetanse, pleie, diagnostikk og behandling KD, Inkl. samarbeid på tvers av avdelinger og divisjoner. 8. Etablere akuttpoliklinikker 9. Ny organisering av indremedisinsk vakttjeneste 10. Sikre utskrivelser før kl 12 på formiddager. Tilpasset fordeling av senger, etter behov for fagområder. 11. Oppfølging av tiltak i samhandlingsreformen 12. Øke antall senger i barselhotellet fra 20 til 25 i perioden april til august. Belegget ved føde og barsel øker ifb høyaktivitetsperioder. Klinikken opplever økende aktivitet på gyn i ukedagene og beleggsituasjonen er stadig mer krevende. Har hentet ut maksimalt ved konvertering til dagkirurgi og sammedagskirurgi. 8 Etterleve Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser 0 Aml brudd HF Middels 1. Opplæring av leger i GAT 2. Oppfølging av arbeidsplaner,, KD vaktbytte og innleie 3. Organisering av turnusdekning med tanke på Aml brudd, påse kompetanse blant ledere på utarbeidelse av turnus og Aml brudd Høy :,, Middels :,, KD, DDT, DST, Lav : PHV, STAB 4. Fokus på arbeidsbelastning, bemanning og reduksjon av overtid og turnover 5. Bygge kompetanse blant ledere på oppfølging av sykmeldt personell. Tiltak for å forebygge/redusere sykefravær., :Prosjekt helsefremmende arbeidsmiljø
6. Rekruttere og bygge fagkompetanse 7. Iverksette et prosjekt for å se på grunnene til Aml brudd 1-3 spesialister pr fagområde. Økt kompetase vil gi økt mulighet for måloppnåelse. ser en nedgang i Aml brudd, men ønsker å se nærmere på årsakene til at brudd oppstår. 8. Fokus på god ressursstyring ved å legge gode bemanningsplaner som fordeler arbeidsbelastningen. DST Målet er å redusere innleie og AML brudd og opplevelsen fra de ansatte om ubalanse mellom oppgaver og ressurser 9.Fokus på sykefraværsoppfølging DST, DST: Sykefraværsoppfølging med bistand fra HR rådgiver og BHT ved behov