Ressursplanlegging : for utdanningsvirksomheten ved UiO
Styringsgruppemøte 12. april 2018 Side Agendapunkter Dimensjoner 4 Bakgrunn og begrunnelse 5 Prosjektets mål og gevinster Informasjon om prosjektet 6 Prosjektets leveranser og avgrensning 7 Organisering og ansvar 8 Status og utfordringer Hvor er vi nå? 9 Tidsplan 10 Hva skal systemet være? Avrapportering Diskusjon 11 Arbeidsutvalg (AU)? 12 Evaluering av møtet, neste møtepunkt, viktigste forventninger fremover Oppsummering og veien videre
Bakgrunn og begrunnelse Flere fakulteter og SKAIT ønsker felles system for ressursplanlegging Forprosjekt våren 2017 Oversikt over behov for funksjonalitet og ønsket forvaltning Oversikt over systemer som brukes til ressursplanlegging i dag (AURA, div. excel, filemaker, MedFak egen, WorkPlan) Oversikt over andre aktuelle systemer som brukes til tilgrensende eller overlappende oppgaver (TP, EPN, Tableau, FS) Prosjektgruppen begynte arbeidet rett før påske Hvordan skal ressursplanleggingsverktøy se ut og brukes? Hvordan skal data flyte mellom aktuelle fagsystemer og ressursplanleggingsverktøy? Utrede og anbefale forvaltningsmodell og registreringspraksis Lokale vs sentrale løsninger Kartlegge aktuelle systemer og anskaffe eller få utviklet verktøy Gjennomføre pilot med valgt verktøy og anbefalt forvaltningsmodell Studie-BOTT er informert og holdes orientert om prosjektet Vi får en del henvendelser fra BOTT-institusjoner (og andre) om prosjektet 3
Rektorat v/ prorektor for studier Dekanmøtet SKAIT Universitetsdirektøren Styringsgruppen v/system- og prosjekteier Utdanningskomitéen Direktørnettverket Prosjektgruppen Admin. studieledere Tjenestemannsorganisasjonene Organisering og ansvar 4
Styringsgruppa Hanna Ekeli (AF), prosjekteier Rita Hvistendal (ILS/UV) Lars Oftedal (USIT) Johannes Falk Paulsen (EL) Erling Hjelmeng (JurFak) Monica Bakken (HF) Knut Mørken (MN) Per Grøttum (MedFak) Jan Børge Tjäder (ADS) 5
Prosjektgruppa Dag Langmyhr (IFI/MN) Frode Fagerbakk (MedFak) Astrid Lied (IFIKK/HF) Alberto Valiente Thoresen (ISP/UV) Karen Sikkeland, prosjektleder (AF) Ressurspersoner Kristin Steen Slåttå (JurFak) Guro Schmidt Øvregård (ISV/SV) 6
Pilot Mål for prosjektet fra regnskap til planlegging Gevinster Strategisk mål Enhetene skal kunne vite hvorvidt de har nødvendige ressurser til utdanningsvirksomheten Bedre styringsgrunnlag Prosjektleveransen skal brukes til planlegging av undervisning og undervisningsportefølje Effektmål Hva skal enhetene oppnå med ressursplanleggingsverktøyet? Digitalisere og dermed effektivisere undervisningsplanleggingsprosessen Forenkle registrering for enheter med undervisningsregnskap Registrere data ett sted (fortrinnsvis i aktuelt fagsystem) Bruke mindre tid på undervisningsregnskap God oversikt over emne- og programportefølje God oversikt over bemanningsressurser for undervisningen Verktøyet skal kunne være til hjelp i utvikling av emne- og programportefølje Bidra til lettere deling av undervisningsressurser på tvers av institusjonen Spare tid Bedre datakvalitet Mer nøyaktige oversikter Oversikt over tverrfaglig samarbeid internt på undervisningssiden Resultatmål Hva skal være oppnådd når prosjektet er ferdig? Kravspesifikasjon av system/verktøy Retningslinjer for bruk av systemet Anskaffet/fått utviklet system Integrasjon mellom fagsystemer (FS, TP, POLS) og planleggingssystem 7
Prosjektets leveranser og avgrensning Viktigste leveranser: Anbefale registreringspraksis og forvaltningsmodell Kravspesifisere verktøy Anskaffelse eller utvikling av verktøy på bakgrunn av kravspek Pilot på verktøy og forvaltningsmodell Avgrensning: Kun utdanningsvirksomheten/studieporteføljen (ikke andre deler av virksomheten) Vi har en diskusjon om administrasjonsplikten skal inngå eller ikke IKKE reell arbeidstid (hvis så, = timereg i HR-portalen) Ikke økonomi, dvs ikke reelt bilde av kostnader, mulig tentative inntekter/kostnader gitt studienivå, fagtype og stillingskategori Timebruk eller tidsbruk er hovedfokus Mot andre systemer: TP, EPN, Tableau 8
Status og utfordringer Konseptutvikling startet i forbindelse med forprosjektet V17 Prosjektbeskrivelse H17 Forankret og mandat vedtatt i Dekanmøtet januar Mål Milepæl- og aktivitetsplan og risikovurdering *Plan for gevinster Gjennomføring Fase 1 kravspek Fase 2 systemog forvaltningsvurde ring Fase 3 Utvikling/anskaff else Fase 4 - Pilot Overlevering Sluttrapport Avsluttende evaluering, læringspunkter Gevinstrealisering ved utrulling i linja Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold, evaluering og justering Løpende evaluering av prosjektet og avsjekk mot mandate, styringsgruppe og linjeinteressenter. 9
Overordnet tidsplan mar 2018 april mai juni aug okt Kravspek1 Opprinnelig plan var oppstart i oktober 2017, det ble mars 2018. SKAIT-midler ble tildelt i desember 2017 fordi man ikke rakk å behandle saker om porteføljemidler oktober 2017. Forankring tar tid. Det nye rektoratet er blitt informert og Dekanmøtet står bak mandatet. Kartlegging systemer og forvaltningsmodell Revidere kravspek Valg av foretrukket system og forvaltningsmodell Utvikling/Anskaffelse Denne tidsplanen må justeres for å ta høyde for strategiske rammebetingelser fra Dekanmøtet. nov jan 2019 juni Teste og pilotere Sluttføre, overgang drift 10
Hva skal verktøyet være? Styringsgruppa ser flere dilemmaer med prosjektet og et ressursplanleggingsverktøy Skal systemet ha egne data, eller kun vise data fra fagsystemer? Hva er egentlig de forskjellige behovene til fakultetene og kan de samordnes i ett system? Hvor detaljert skal man føre data i systemet? Bør man gripe anledningen til å fjerne dagens timeregnskap? Hvordan skal UiOs undervisningssatsning kunne gjennomføres med detaljerte timeregnskap og privatiserte tall? Hvilken tidshorisont skal systemet ha? Kun planlegging pr semester eller for en lengre periode også? Er ressursforvaltning eller regnskap for den enkelte viktigst? Prosjektets gjennomførbarhet som sådan må vurderes. Prosjektet må gå tilbake til Dekanmøtet og be dem diskutere hvilken retning de ønsker på verktøyet jfr de dilemmaene som er dukket opp. Prosjektet må kartlegge behovene til systemet skriftlig. 11
Behov for arbeidsutvalg (AU)? Arbeidsutvalg fungerer som saksforberedende organ til styringsgruppa Arbeidsutvalget har hyppigere kontakt med prosjektleder og er sparringpartner for mer løpende avklaringer i prosjektperioden Beslutning: Styringsgruppa mener det på det nåværende tidspunkt er for mange viktige diskusjoner som alle bør være med på til å ha et AU. Det bør derfor nå være tilstrekkelig med at styringsgruppeleder, prosjektleder og prosjektets sekretær/dokumentarist forbereder sakspapirer til styringsgruppa. 12
Oppsummering av veien videre Hvor var vi nå igjen? Ca. 6 mnd forsinket oppstart ytterligere forsinkelse ventes nå grunnet behov for avklaringer fra Dekanmøtet Første runde med planlegging er sluttført I oppstart med kravspek (gjennomføring igangsatt) Hva skal vi ha klart til neste møte 1. juni? Kravspesifikasjon (versjon 1) Avklaring fra Dekanmøtet vedr. dilemmaer Presentasjon av resultatene av forprosjektet Oversikt over systemer i bruk Presentasjon av EPN for styringsgruppa Hvordan gikk møtet? 13