Prosjektbeskrivelse for: UiO digital eksamen - papirløs eksamen for studenter, vitenskapelig og administrativt ansatte Fase 3 høsten 2016

Transkript

1 Prosjektbeskrivelse for: UiO digital eksamen - papirløs eksamen for studenter, vitenskapelig og administrativt ansatte Fase 3 høsten 2016 Dette dokumentet definerer og beskriver hva prosjektet skal gjøre, levere og bidra til, og med hvilken myndighet, hvordan, når og med hvilke personlige og finansielle ressurser arbeidet skal gjennomføres.

2 Skrevet av: Gry Anita Hemsing Status: Vedtatt av styringsgruppen 2. september 2016 Opprettet: Sist endret: Revisjonshistorikk: Dato Versjon Beskrivelse Forfatter v.01 Gry Anita Hemsing Vedtatt i styringsgruppemøte Gry Anita Hemsing 2

3 1 Generelt om prosjektet og prosjektdokumentasjonen Navn og eierskap Prosjektnavn: Prosjekteier: Prosjektleder: UiO digital eksamen Johannes Falk Paulsen, underdirektør Enhet for lederstøtte Gry Anita Hemsing, Avdeling for fagstøtte Mandat: Bakgrunn, mål, leveranser, avgrensning Bakgrunn for prosjektet Prosjektet UiO digital eksamen er etablert på bakgrunn av styrevedtak av : «Universitetsdirektøren etablerer et prosjekt for digitalisering av arbeidsprosesser knyttet til eksamen». I tillegg ligger følgende to tiltak i UiOs årsplan til grunn: Tiltak 6 Nyskaping i undervisning og læring : «UiO skal prioritere arbeidet med digitalisering av eksamen. Digitalisering vil forenkle arbeidet med eksamen og redusere manuelt arbeid og mulige feilkilder. Avdeling for fagstøtte vil i tett samarbeid med fakultetene og USIT i 2014 utarbeide en detaljert prosjektplan som legger grunnlag for beslutning om videre prioriteringer og tiltak knyttet til digital eksamen ved UiO.» Tiltak 11 Administrativ omstilling : «Internt handlingsrom ble avsluttet som prosjekt høsten Gjennomføring av konkrete tiltak knyttet til de prioriterte områdene vil fortsette i perioden Dette gjelder særlig områdene eksternfinansierte prosjekter, bilagslønn, arkiv og digitalisering av eksamen.» Digitalisering av eksamen står på agendaen til hele den norske UH-sektoren, og har lenge vært ønsket av våre studenter. For UiO er bedre kvalitet for alle aktører gjennom hele eksamensprosessen en viktig gevinst ved digitalisering. For studentene vil digitalisering gi en eksamenssituasjon som ligner mer på studiehverdagen og på det arbeidslivet de skal ut i. At skoleeksamen kan skrives på pc, vil gi dem bedre tid og gjøre det enklere og disponere og redigere teksten. For faglærere gir digitalisering muligheter til å tenke nytt om læring og vurdering. Sensorene vil motta kandidatens eksamensbesvarelse elektronisk umiddelbart etter at den er levert, og kan sensurere digitalt. Dette gir bedre tid til sensur sammenlignet med dagens manuelle sortering og postforsendelse av besvarelser. I tillegg er det enklere og raskere å lese maskinelle besvarelser enn studentenes håndskrift. For administrasjonen vil digitalisering av administrativt for- og etterarbeid ved eksamen spare de ansatte for manuell jobbing og redusere muligheten for feilkilder. Mål UiOs mål er å gjøre eksamen papirløs for studenten, administratoren og fagansvarlig/sensor. Prosjektet skal bidra til at UiO kan nå dette målet ved å levere "tjenesten digital eksamen» til UiOs fakulteter. Tjenesten skal muliggjøre digital gjennomføring for studentene av de hyppigst brukte vurderingsformene, og digitalisere hovedprosessene for vitenskapelig og administrativt ansatte før, under og etter en eksamen. Prosjektet mål uttrykt ved sluttmilepælene for fase 1, 2 og 3 fram til : 3

4 Fase 1: Når videre retning og rammer for tjenesten UiO digital eksamen er besluttet på grunnlag av kravspesifikasjon, testing og erfaringsinnhenting. Fase 2: Når tjenesten UiO digital eksamen er pilotert, og videre plan for utrulling av digital eksamen er besluttet. Fase 3: Når utrulling er igangsatt, og linja er satt i stand til å ta over drift og forvaltning av tjenesten digital eksamen. Omfang leveranser Prosjektet har i fase 3 - høsten 2016 følgende hovedleveranser: Klargjøre Silurveien 2 for gjennomføring av digital skoleeksamen høsten 2016 Identifisere mulighetene for fleksibilitet og effektivisering av UiOs eksamensplanlegging Lage fremdriftsplan for implementering av juridiske endringer i UiOs regelverk Identifisere hva som gjenstår før fakultetene kan driftssette digital eksamen Revidere prosjektleveransen «Forvaltningsorganisasjon» fra fase 1 med konkretisering av roller og ansvar lokalt og sentralt, inkludert Silurveien. Avklare forlengelse av prosjektressurser for våren 2017 Overlevere systemeierskapet for Inspera til Fagstøtte v/ssd Sluttmilepæl for fase 3 er overlevering av «tjenesten UiO digital eksamen» fra prosjekt til drift. Fra og med 1. januar 2017 skal planlegging og gjennomføring av digital eksamen i Silurveien og på campus settes i ordinær drift. Milepælsplan for fase 3 er vedlagt. Avgrensninger Prosjektet skal ikke omfatte/levere følgende: Faglig-pedagogisk endring av vurderingsformer. Faglig utviklingsarbeid og valg av vurderingsform må foregå i fagmiljøene, og skjer blant annet i regi av tiltak i UiOs og fakultetenes årsplaner. Det er imidlertid viktig for prosjektet at «tjenesten UiO digital eksamen» består av tekniske løsninger som er fleksible nok til å møte pedagogiske endringer. Prosjektgruppen erfarer da også at digitalisering av eksamen muliggjør pedagogisk endring og at denne muligheten tas i bruk av mange faglærere. Drift og videreutvikling av de lokale eksamensløsningene ved fakultetene JUS og MED tas hånd om i linjen. MED sine skoleeksamener flyttes til Silurveien. Suksesskriterier og viktigste risikoer for gjennomføring Suksesskriterier Noen suksesskriterier for prosjektet er: En god prosess for å overdra prosjektet til ordinær drift knyttet til avklaring av oppgaver, roller og ansvar At prosjektet er godt forankret på fakultetene 4

5 At tekniske løsninger er driftssikre og stabile Risikoer Noen utfordringer som medfører risiko i prosjektet er følgende: Motstand mot digitalisering/endring i fagmiljøene: oppleves som et administrativt prosjekt Manglende mottaksapparat i driftsorganisasjonen for prosjektleveranser Å få på plass effektiv og sikker organisatorisk og teknisk drift av Silurveien 2 høsten 2016 Ansvar for oppfølging av prosjektbeskrivelsen Prosjektbeskrivelsen og tilhørende planverk forvaltes av prosjektleder og er dennes avtale med prosjekteier. Prosjektleder har ansvar for at beskrivelsen er oppdatert og kjent for de andre deltagerne i prosjektet og viktige interessenter. Ved endringer i mandat og prosjektbeskrivelse skal dokumentet godkjennes på nytt av prosjekteier, og prosjektdeltagere og relevante interessenter orienteres om endringene. Aktivitet Utarbeidelse av prosjektplan Vedlikehold av prosjektplan Gjøre prosjektplanen kjent for alle deltagere av prosjektet samt relevante interessenter Godkjenne prosjektplanen Gjøre seg kjent med prosjektplanen Ansvar Prosjektleder Gry Anita Hemsing Prosjektleder Gry Anita Hemsing Prosjektleder Gry Anita Hemsing Styringsgruppen Prosjektdeltakere og styringsgruppen Prosjektdokumentene det henvises til i denne planen er lagret i ephorte samt finnes på prosjektområdets nettsider: 2 Rammer og premisser for prosjektet I januar 2016 vedtok universitetsdirektøren opprettelsen av «Program for digitalt læringsmiljø». UiO digital eksamen ble da en av fire aktiviteter som sorterer under programmet. Styringsgruppen for UiO digital eksamen ble med noen endringer i sammensetningen (se side 8), videreført som styringsgruppe for programmet. Samtidig som programmet ble opprettet, ble det klart at Eiendomsavdelingen hadde klart å skaffe et lokale som svarte ut kravspesifikasjonen fra prosjekt UiO digital eksamen. I mars 2016 ble det tegnet leiekontrakt for Silurveien 2, og prosjektgruppen fikk da inn en ny stor aktivitet organisert som eget delprosjekt: Istandsetting av Silurveien fra råbygg til digitalt eksamenslokale klar for drift til 3. oktober Styringsgruppen vedtok i møte 23. juni 2016 å anbefale for universitetsdirektøren at følgende prosesser skal prioriteres i programmet høsten 2016: 5

6 i Silurveien, og klargjøring av prosessen fra prosjekt til drift. Prosjekt FlexEx ser på et revidert mandat og utarbeider planverk med sikte på oppstart Dette tas til styringsgruppa i løpet av høsten. Plagiatkontroll: Aktivitetene går som planlagt med deltagelse i UNINETTs anbudsprosess LMS: Aktivitetene fortsetter som planlagt med deltagelse i UNINETTs anbudsprosess Universitetsdirektøren ga sin tilslutning til prioriteringen 29. juni Tidsramme Oppstartsdato for prosjekt UiO digital eksamen var 15. september Mandat og endelig sammensetning av prosjekt- og styringsgruppe ble godkjent av universitetsdirektøren 11. november Avslutningsdato for fase 1 var 15. desember Avslutningsdato for fase 2 var 1. juli Prosjektets sluttdato er Det vil imidlertid bli satt av en sentral ressurs for å følge opp driftssetting av Silurveien og fakultetene våren Budsjett og prognose Prosjektet fikk tildelt driftsmidler for 2016 i universitetsstyremøte Det ble samtidig tildelt midler til årsverk i Avdeling for fagstøtte og USIT etter budsjettinnspill fra respektive fagdirektører. I ettertid er både Program for digitalt læringsmiljø og Silurveien kommet til. Som følge av dette er det gjennomført omdisponeringer i budsjettet innenfor bevilgede rammer. Tekniske rammebetingelser Prosjektets fase 3 omfatter gjennomføring av digital eksamen med systemet Inspera Assessment ved samtlige åtte fakultet. I tillegg vil det i Silurveien bli gjennomført digital eksamen i MED sitt system Question Mark Perception. 3 Milepæler, resultatløp, planverk og kvalitetssikring fase 3 Milepæls- og aktivitetsplan med ansvarskart vil bli lagt ut på prosjektets nettsider. Oppstart Prosjektfase 3 startet 1. august Avslutning Prosjektfase 3 avsluttes når UiO går over til drift av digital eksamen fra 1. januar Kommunikasjonsplan Det er laget en egen kommunikasjonsplan for prosjektet som godkjennes av styringsgruppen. 6

7 Utrullingsplan Universitetet i Oslo Prosjektet har utarbeidet plan for utrulling høsten 2016 sammen med fakultetene. Planen innebærer en tredobling av volumet fra vårsemesteret 2016 og en tidobling av volumet fra 2015, og omfatter alle fakultet. Prosjektet vil overlevere driftsorganisasjonen et forslag til videre skalering med identifiserte gevinster og utfordringer fra og med 1/ Opplæringsplan Prosjektet vil avholde egne erfaringsmøter med eksamens- og IT-koordinatorer fra fakultetene gjennom høsten. Fakultet som ønsker eller behøver ekstra oppfølging fra prosjektet vil få dette. Prosjektet vil jobbe videre med opplæringsplaner og kompetanseprofiler for sentrale og lokale roller (student, adm, faglig, IT, vakt). Risikohåndtering Prosjektgruppen gjør fortløpende risikovurdering ift framdrift og milepælsoppnåelse, og rapporterer status til prosjekteier med forslag til tiltak. Det lages en egen risikoanalyse for prosjektfase 3 med prioriteringer og tiltak. Risikoer fra fase 1 og 2 som fortsatt er aktuelle vil bli videreført med forslag til tiltak i fase 3. Kvalitetssikring Prosjekteier i samarbeid med prosjektleder har ansvar for å sikre kvaliteten i rammer og planverk for prosjektet når det gis endelig godkjenning. 4 Organisering, roller og ressurser Det er inngått avtale om frikjøp av prosjektleder (100 %), assisterende prosjektleder (50 %) og fakultetskoordinator (90 %). Fakultetskoordinator innehar også rollen som delprosjektleder for Silurveien. Fagstøtte ved SSD stiller med ca to fulle årsverk og USIT med ca ett. Eksamenskoordinatorene ved HF og SV er dedikert med 20 % hver inn i prosjektgruppa. Bruken av den enkelte deltaker vil variere med leveransenes art og omfang gjennom prosjektperioden. Prosjektet er i tillegg avhengig av delleveranser fra fakultetene og fra Fagstøtte, USIT og Eiendomsavdelingen. Arbeidssted og fasiliteter Prosjektgruppen har faste ukentlige arbeidsmøter i Lucy Smiths Hus. har også et prosjektrom i 6. etasje med pc er og mac er hvor vi gjennomfører tester av Inspera. Høsten 2016 vil prosjektgruppens medlemmer dele på og arbeide i Silurveien 2 under eksamensgjennomføringen. 7

8 Organisasjonskart Universitetsdirektøren Prorektor Dekanmøtet SKAIT Styringsgruppen v/ System- og prosjekteier Direktørmøtet Prosjektgruppe Referansegruppe (Utdanningskomiteen) Adm. studieledere Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Studentparlamentet Eksamensnettverket Roller, ansvar og myndighet Styringsgruppemedlem Tilhørighet Benedicte Rustad Johannes Falk Paulsen Solveig Kristensen Det juridiske fakultet Enhet for lederstøtte Det matematisknaturvitenskapelige fakultet Rolle Fakultetsdirektør og styringsgruppeleder Underdirektør og prosjekteier Studiedekan Eirik Welo Det humanistiske fakultet Studiedekan Ingrid Os Det medisinske fakultet Studiedekan Lars Oftedal USIT IT-direktør Hanna Ekeli Avdeling for fagstøtte Avdelingsdirektør Ingvild Stensrud Studentparlamentet Studie- og læringsmiljøansvarlig 8

9 Prosjektgruppedeltaker Tilhørighet Rolle i prosjektet Gry Anita Hemsing Avdeling for fagstøtte Prosjektleder Knut Augedal USIT Assisterende prosjektleder Aleksander Lorentzen Det juridiske fakultet Prosjektdeltaker/fakultetskoordinator Torill Stave Det humanistiske fakultet Prosjektdeltaker Kari Henriksen Det samfunnsvitenskapelige fakultet Prosjektdeltaker Eirik Stennes Skaar USIT Prosjektdeltaker Johanne R. Smestad Avdeling for fagstøtte Prosjektdeltaker Siv-Ellen Østengen Avdeling for fagstøtte Prosjektdeltaker Andre ressurspersoner fra UiOs enheter og avdelinger vil bli trukket inn i bestemte aktiviteter knyttet til ulike milepæler etter behov. Personressurser og involvering av disse over tid Det vil bli inngått egne ressursavtaler med de enhetene som avgir ressurser til prosjektet. 5 Gjennomføringsmetodikk, administrasjon og dokumentasjon Språk og metodikk Hovedspråk i prosjektet er norsk, og planverk og annen dokumentasjon skrives på norsk. UiO sitt rammeverk for administrative prosjekter benyttes for å planlegge, følge opp og dokumentere prosjektet. UiOs rammeverk ble oppdatert i vinter, men prosjekt UiO digital eksamen vil fullføre sin prosjektperiode med det rammeverket som lå til grunn ved prosjektstart H14. Arbeidsform, møter, rapportering Møter i prosjektgruppen Prosjektgruppen har faste arbeids- og planleggingsmøter hver uke og har primært fokus på avklaringer og fordeling av oppgaver for kommende uke. Andre møter Jevnlige møter med arbeidsutvalget for styringsgruppen (består av prosjekteier, styringsgruppeleder, IT-direktør og avdelingsdirektør Fagstøtte) og med styringsgruppen. Arbeidsmøter med hvert enkelt fakultet etter behov, og felles månedlige erfaringsmøter med alle fakultetene samlet. Faste møter med Inspera og med våre partnere universitetene i Bergen og Agder. Nærmere møtestruktur fremgår av kommunikasjonsplanen. 9

10 Timerapportering Prosjektet praktiserer ikke timerapportering. Økonomioppfølging Prosjektleder har ansvar for å følge opp budsjett og regnskap, og rapportere til prosjekteier ved avvik. Dokumentmaler og lagringsrutiner Prosjektet bruker maler og metodikk fra UiOs rammeverk for administrative prosjekter. Lagringsrutiner Prosjektet har egne nettsider som inneholder både åpen informasjon og adgangsbegrensede interne arbeidsmapper. Området administreres av prosjektgruppen. Styringsgruppen og utvalgte ressurspersoner har adgang til de adgangsbegrensede sidene. Dokumentasjon som er arkivverdig etter arkivloven arkiveres i ephorte. 6 Endrings- og versjonshåndtering Mindre endringer i omfang, framdrift eller ressurser i prosjektet vurderes fortløpende av prosjektleder og besluttes av prosjekteier i samråd med berørte linjeledere. 7 Åpne punkter Ingen. 8 Vedlegg og referansedokumenter Alle plandokumenter fra fase 1 og 2 er gjennomgått. Interessentanalysen og fullmaktsmatrisen videreføres i uendret form. Øvrige dokument er oppdatert for fase 3. Navn på dokument Milepælsplan med ansvarskart Kommunikasjonsplan og interessentanalyse ROS-analyse med tiltak Fullmaktsmatrise Gevinstrealisering Referanse Prosjektets nettsider Prosjektets nettsider Prosjektets nettsider Prosjektets nettsider Prosjektets nettsider 10