Universitetet i Oslo Prosjektbeskrivelse: Ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten

Transkript

1 : Ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Avdeling for fagstøtte (AF) søker om midler til prosjekt for ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten ved UiO. Flere fakulteter og SKAIT har meldt inn at de ønsker felles system for ressursplanlegging. Avdeling for fagstøtte (AF) hadde derfor våren 2017 et forprosjekt for å utrede behov for systemstøtte til ressursplanlegging. Forprosjektet omfattet to leveranser: 1. Oversikt over dagens behov og systembruk 2. Oversikt over ønsket funksjonalitet med tanke på kravspesifikasjon for ressursplanleggingsverktøy Forprosjektet bekreftet inntrykket vi hadde i forkant om at enhetenes ønsker og behov er forskjellige, og at de bruker flere forskjellige systemer. Felles for alle var imidlertid i utgangspunktet et ønske om et felles system med felles systemstøtte, selv om det ble uttrykt engstelse for at de skulle miste kontroll og påvirkningsmulighet med et felles system. Den aller viktigste funksjonaliteten for enhetene er dataflyt mellom ressursplanleggingsverktøyet og fagsystemene, slik at de slipper dobbeltregistrering. Forprosjektet har levert oversikt over ønsker og behov som enhetene har knyttet til funksjonalitet og forvaltning, samt hvilke systemer som er i bruk. 1 Systemene, praksisene og behovene som brukes i dag må nå vurderes opp mot den ønskede funksjonaliteten og det ønskede formålet til ressursplanleggingsverktøyet som velges. Prosjektet må derfor utrede og anbefale en hensiktsmessig forvaltningsmodell og registreringspraksis, herunder i hvilken grad det er hensiktsmessig med lokale versus sentrale løsninger i et felles system. Med tanke på formålet og gevinstene som ønskes oppnådd ved å innføre felles system, hvor fleksibelt er det hensiktsmessig at verktøyet er? Prosjektet har mandat til å komme med et forslag til hvordan et felles ressursplanleggingsverktøy kan se ut og hvordan data kan flyte mellom aktuelle systemer. Prosjektet må kartlegge systemer på markedet og de som er i bruk ved UiO, for å anskaffe, eller utvikle, et egnet ressursplanleggingsverktøy. Prosjektet skal også gjennomføre pilot for valgt verktøy. 1. Mål og ønskede gevinster Det overordnede formålet med et ressursplanleggingsverktøy er at enhetene skal kunne holde oversikt med hvorvidt de besitter den nødvendige kapasiteten til å tilby undervisning og gi veiledning til sine studenter. I tillegg må enhetsledelsen sikre at ansatte ikke over- eller underbelastes over tid. Et ressursplanleggingsverktøy skal være til hjelp i arbeid med bemanningsplaner og utvikling av emne- og programportefølje. Den overordnede gevinsten med et felles ressursplanleggingsverktøy er å spare tid. Ledelsen skal ha nødvendige oversikter lett tilgjengelig for å kunne fatte beslutninger om bemanning og studieportefølje, den enkelte ansatte skal lett kunne finne det som til enhver tid er registrert om seg. Ikke minst vil et system med integrasjoner lette arbeidet til studieadministrasjonen, både som støttespillere for fagledelsen og siden de registrerer planlagt undervisning, veiledning og eksamen for kommende semestre. 1 Se vedlagt PowerPoint: Presentasjon Ressursplanlegging_SKAIT_ som tidligere presentert i SKAIT. Dokumenteier: AF Status: versjon til vedtak Versjon: 1.0 KASI

2 Se også gevinstoversikt under punkt Rammebetingelser Workshoper i forprosjektet gjorde det tydelig at det ikke er noen enhetlig politikk ved UiO, noe som gjenspeiles i de opplevde behov enhetene har. Forprosjektet anbefalte i størst mulig grad å gå for felles system, felles forvaltning, samt felles oppgaver og aktiviteter med felles uttelling. Dette for å sikre likebehandling og sammenlignbarhet på tvers. Men enhetene var ikke samstemte i at en fullstendig fellesløsning ville fungere med dagens praksis og det vil tvinge fram grunnleggende politiske diskusjoner å innføre dette. Problemstillingene knyttet til dette må sees i lys av nærhetsmodellen. Dersom enhetene ikke ønsker å ha fullstendig felles løsning, har vi ikke noe grunnlag til å kunne følge anbefalingen til forprosjektet, selv om det er hevet over tvil at en fullstendig fellesløsning vil være lettest å håndtere for systemeier. Kort sagt: dersom enhetene ikke ønsker felles kategorier eller felles faktorer for uttelling, så vil det i liten grad tjene prosjektet å tvinge igjennom en politikk som enhetene ikke vil ha, samtidig må nærhetsmodellens perspektiv avveies mot behovet for å få et oversiktlig og forutsigbart system. Er det ønskelig å ha felles måte å planlegge og føre regnskap for ressursbruk knyttet til undervisning på? Hvilke konsekvenser får det å synliggjøre tid brukt til undervisningsoppgaver? Hvilke oppgaver og aktiviteter skal det kunne planlegges og føres regnskap over - og hva slags uttelling skal de gi? Svarene på disse spørsmålene, vil være rammebetingelser for systemet og ikke minst for den forvaltning og praksis man legger opp til. Prosjektet vil i utgangspunktet følge anbefalingen for forprosjektet, men vil justere dersom forhold i prosessen, eller piloten, tyder på at det er bedre med mer fleksibilitet i systemet. 3. Prosjektets leveranser og avgrensning Leveranser Beskrivelse Fase 1 Kartlegging funksjonalitet Prosjektet sammenfatter enhetenes behov og ønsker knyttet til funksjonalitet fra forprosjektet. Fase 1 Kartlegging forvaltning Prosjektet sammenfatter registreringspraksiser og forvaltningsmodeller som er blitt skissert i forprosjektet. Fase 1 Kartlegging systemer Prosjektet kartlegger aktuelle systemer som kan anskaffes eller utvikles med henblikk på utarbeidelse av kravspek. Fase 1 Kravspesifikasjon (kravspek) Prosjektet lager på bakgrunn av kartleggingene en kravspek til verktøy. Kravspek skal ligge til grunn for anbefaling av anskaffelse/utvikling av verktøy. Fase 2 Anbefaling Prosjektet anbefaler registreringspraksis og forvaltningsmodell som skal benyttes i pilot. Fase 2 Anskaffelse/Utvikling Prosjektet anskaffer eller får utviklet ett felles ressursplanleggingsverktøy på bakgrunn av kravspek og anbefalt forvaltningsmodell. Fase 2 Systemstøtte Prosjektet utarbeider rutiner for brukersupport og veiledninger for bruk av ressursplanleggingsverktøyet og KASI

3 forvaltningsmodellen som er blitt valgt, herunder ha avklart systemeierskap og plan for overføring til linjen etter pilot. Fase 2 Registreringspraksis Prosjektet lager rutiner for felles registreringspraksis av undervisning, eksamen og veiledning i FS og TP, slik at man får de data man trenger i ressursplanleggingsverktøyet. Fase 3 Pilot Prosjektet gjennomfører pilot med utvalgte enheter. Fase 4 Avslutning/evaluering Prosjektet som helhet avsluttes og evalueres, utrulling av system og forvaltning til linjen. Ressursplanlegging dreier seg om best mulig forvaltning av og kunnskap om undervisningskapasiteten man har til rådighet til den emne- og programporteføljen man er forpliktet til og ønsker å tilby. Prosjektet er kjent med at spørsmål som har med det såkalte arbeidspliktregnskapet kan være en kilde til konflikt. Prosjektet vil ikke gå inn i de arbeidspolitiske problemstillingene knyttet til dette, men vil fokusere på å finne en systemløsning som kan benyttes av alle enhetene for å automatisere dagens manuelle registreringer og gi instituttene et godt system for oversikt over tilgjengelige undervisningsressurser. Prosjektet er avgrenset til å gjelde ressursplanlegging for studieporteføljen. Prosjektet gjelder altså bare den delen av primærvirksomheten som er knyttet til undervisning. Tid og oppgaver knyttet til forskning og formidling faller ikke innenfor prosjektets område. Prosjektet og systemet skal ikke ha som mål å kunne presentere et bilde av undervisningspersonalets reelle arbeidstid. Det er videre kun data knyttet til undervisning, vurdering, veiledning og undervisningspersonale som er av interesse, altså dvs. data fra FS, TP og SAP. Det er i utgangspunktet ikke tenkt integrasjon mot økonomisystemer. Det er likevel stor interesse for en viss type økonomiske opplysninger. Det store spørsmålet for fagledelse er: Når går et emne/fag/institutt/program i null? Slik sett er det ønske om å knytte ressursplanleggingen til økonomiske data også, men vår foreløbige vurdering er at i selve ressursplanleggingssystemet vil vi i beste fall kunne levere tentative kostnader og inntekter. Det kan føres argumenter for at en slik tentativ kostnad har en pedagogisk funksjon og at den derfor bør inkluderes i ressursplanleggingsverktøyet. Prosjektet må se på i hvilken grad det er hensiktsmessig å inkludere tentative økonomiske data. Det må også gås opp grenseganger mot tre systemer som løser eller skal løse tilgrensende problemstillinger: TP (sitter på mange av dataene som ønskes allerede, er utviklet ved AF/UiO, har utviklermiljø og eksisterende dataflyt for undervisning, eksamen, fagpersoner) EPN emneplanlegging på nett (en funksjonalitet som ønskes i ressursplanleggingsverktøyet, nasjonal løsning, utviklermiljø på CERES, dataflyt til FS) Tableau (pågående arbeid med å koble studie- og økonomidata, mulig å se ressurser brukt til undervisning i et kostnadsperspektiv, anslå prognoser for tilgjengelige ressurser og kostnader?) Av disse tre systemene må TP og EPN også vurderes som potensielle ressursplanleggingsverktøy. 4. Vurdering av usikkerhet i prosjektet: Trusler og muligheter KASI

4 Trusler Beskrivelse Reduserende tiltak Lokale rutiner for registrering av timeregnskap og satser i timeregnskap Lokal praksis for timeregnskap Manglende eller dårlige data i kildesystem Valgfritt å ta i bruk Det er pr dags dato lokalt bestemt om man har timeregnskap og hvordan dette foregår. Forskjellige enheter har forskjellig arbeidspraksis og regime for uttelling i dag Avhengig av hvilke data som skal inngå, men ikke alle registrerer veiledning i FS eller sensurkommisjoner for eksempel. Det vil være nødvendig om man ønsker å få inn data på dette i ressursplanleggingssystemet. Fordi systemet skal være valgfritt å ta i bruk, kan det hende at få eller ingen enheter tar systemet i bruk Dialog med enheter, avdeling for personalstøtte og tjenestemannsorganisasjonene. Innføre godt definerte kategorier og satser. Forbedre registreringspraksis i kildesystemene. Merregistrering av vurderingsdata kommer på grunn av digital eksamen uansett. Systemet leverer på behov enhetene har for ressursplanlegging. Muligheter Beskrivelse Tiltak Videreutvikle eller anskaffe et system som allerede er i drift ved UiO. Få videreutviklet eller anskaffet system som er i bruk ellers i sektoren. Undersøke i hvilken grad systemer som er i bruk ved UiO kan møte funksjonalitetskravene. Undersøke i hvilken grad systemer som er i bruk ellers i sektoren som kan møte funksjonalitetskravene. Kartlegge aktuelle systemer: FS, TP, AURA, WorkPLAN, MF-egen, FileMaker, excel Kartlegge aktuelle systemer: EPN, andre systemer som brukes i UH-sektoren 5. Valg av alternativ og nytte/kost-vurdering 5.1. Alternative løsninger/konsepter med vurdering og valg Vi har to hovedvurderinger som må fattes: 1. Kjøpe eller utvikle system 2. I hvor stor grad skal systemet være felles Til 1 det er ikke gitt hvorvidt det er best å kjøpe eller utvikle et system. Dersom et system på markedet i stor grad oppfyller kravspek med mindre justeringer, kan det være kostnadssparende å kjøpe framfor å utvikle. På den andre siden, så vil det å utvikle et system som allerede er i bruk, kanskje heller ikke være spesielt kostnadskrevende og man vil da kunne utforme systemet etter den kravspek man har. Prosjektet må i alle fall ganske tidlig finne ut av hvilken av løsningene man ønsker å gå for. Kravspek og god undersøkelse av foreliggende systemer vil klargjøre dette. KASI

5 Til 2 Som vi var inne på under rammebetingelser vil valg av løsning her kunne oppleves styrende for fakultetene. Alternativene er: A) Felles forvaltning med felles forhåndsdefinerte kategorier som det gis lik uttelling for B) Felles forvaltning med felles forhåndsdefinerte kategorier som det kan gis ulik uttelling for C) Felles forvaltning med forhåndsdefinerte kategorier som kan bestemmes på enhetsnivå som det kan gis ulik uttelling for D) Desentralisert forvaltning i felles system med kategorier som kan endres løpende, men der tilhørende uttelling som også kan endres E) Status quo: desentralisert forvaltning i ulike systemer, med ulike kategorier og ulik uttelling Alternativ E er ikke et reelt alternativ, da er prosjektet overflødig. Alternativ D er mer utfordrende i praksis, da det ikke vil gjøre arbeidet med ressursplanlegging vesentlig lettere, siden løpende endring av kategorier og uttelling vil kunne endre på resultat i uforholdsmessig stor grad etter at det som er planlagt skal effektueres. I så fall må systemet også ha mer funksjonalitet for avvikshåndtering, slik at slike endringer, og deres konsekvenser, blir synliggjort. I tillegg vil dette alternativet ikke hjelpe de enhetene som bruker mye tid og ressurser på etterføring av timer. Av alternativene A-C virker alle å være gjennomførbare. Et ressursplanleggingsverktøy bør egentlig kunne håndtere alle tre scenarier, men vi ønsker i pilot å legge alternativ A til grunn, det vil si et system med felles forvaltning, felles forhåndsdefinerte kategorier og felles uttelling for de aktuelle kategoriene. Alternativene A-C gjør i mindre grad at systemet ligner et arbeidstidsregnskap tilsvarende føring av timer i HRportalen. Det er viktig at både ledelse og ansatte er innforstått med at systemet ikke skal forsøke å gi et bilde av reell arbeidstid, men at det skal brukes som et ledelsesverktøy for å få kunnskap om enhetens ressursforvaltning når det kommer til studieporteføljen. Den enkelte ansatte skal ideelt sett også enkelt kunne ha innsyn i de data som er registrert om seg når det kommer til arbeidsoppgaver knyttet til undervisning, vurdering og veiledning. Vi åpner for å kunne opprette nye kategorier og justere faktorer (dersom faktorer skal med), men i pilot mener vi det er en fordel å teste ut om det mulig å føre en enhetlig politikk nettopp for å teste hvor langt vi kommer med de strengeste rammene, hvilket er det alternativet som presumptivt vil frigjøre mest tid Gevinstoversikt Gevinster For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres Effektivisering, tidsbesparelse Administrasjon Automatiske overføringer av data knyttet til ressursplanlegging (emner, fagpersoner, undervisning). Brukervennlig system, interface. Muligheter for rapporter, oversikter. Ledelse Lettleste rapporter, oversikter, over undervisnings- og emneportefølje, og undervisningspersonale. Vitenskapelig ansatte Gode løsninger som inngir tillit til systemet og de vurderinger som ligger bak. (Slipper å bruke tid på å godkjenne manuelt skrevne KASI

6 rapporter.) Profesjonalisering Administrasjon Automatisering: færre feil og manuelle redigeringer. Ledelse God bruk av foreliggende informasjon. 6. Grov tidsplan og milepæler 2 Tidsplan prosjekt oktober 6. nov >>20. des 1. nov >>jan nov>>1. feb des>>15. mar 2018 Innlevering søknad porteføljemidler Prosjektsøknad behandles i SKAIT Oppnevnelse prosjekt- og styringsgruppe Oppstart prosjektgruppe Kartlegging av alternative systemer, forvaltningsmodeller igangsettes Kartlegging og anbefaling av forskjellige alternativer til forvaltningsog innholdsmodeller er fullført Kartlegging og anbefaling av relevante og aktuelle systemer er gjennomført Tidsplan prosjekt jan>> 15. mar Oppstart kravspek for dataflyt og struktur på vedtatt innhold i foretrukket verktøy 20. jan>>30. mar Valg av forvaltningsmodell og innholdsmodell for systemet må være gjort Hvorvidt system skal anskaffes eller utvikles må være bestemt Hvilket system som foretrekkes må være klart 30. feb>>30. mai Kravspek ferdig Mars-sept>>juni-des August>>oktober Primo des okt>>primo Utvikling/anskaffelse Forarbeid til pilot Oppstartsmøte med pilotenheter Nov/des >> feb 2019 Testkjøring av om resultatdata for våren 2018 og høsten 2018 ser sakssvarende ut for pilotenheter. Disse semestrene vil ikke bli planlagt med verktøyet, men man kan se om man har fått inn de data man ønsker til resultatsiden («undervisningsregnskap») 2 Tidsplan justert 10. januar 2018 KASI

7 Tidsplan prosjekt 2019 Jan/mar>>mar/apr Kontroll av at innkommende balanse fra V18 og H18 stemmer Simulering for plan H19 gjennomføres, fortsetter ideelt sett med utføring av plan deretter følger pilot-enhetene vanlige tidsfrister og rutiner for planleggingen av høsten 2019 Mai/juni Evaluering av pilot Plan for videre utrulling juni Sluttrapport Overgang til drift (H19) 7. Organisering, roller og ansvar Avdeling for fagstøtte (AF) er prosjekteier. Prosjekteier nedsetter en styringsgruppe, prosjektleder og prosjektgruppe med deltakelse fra enhetene. Prosjektleder fra AF (50 %). 8. Interessenter/målgrupper Fakultetene og instituttene ved UiO vil være de enhetene som vil ha størst gevinst med en løsning for ressursplanlegging. Ved å unngå bruk av skyggesystemer og manuelle registreringer, blir enhetene mindre sårbare for endringer i personalet og sparer vesentlig med tid. Andre interessenter er USIT, avdeling for personalstøtte, avdeling for administrativ støtte og potensielt tjenestemannsorganisasjonene. 9. Budsjett Forventet bruk av årsverk Prosjektutgifter interne (ressursbruk personell) Prosjektleder 0,1 0,5 0,25 Prosjektgruppe (4 personer) 0,1*4 =0,4 0,3*4=1,2 0,25*4=1 Utviklingsressurser 0 0,5 0,35 Budsjettramme Utviklingsressurser eller anskaffelse Prosjektleder Interne ressurser Ubrukte midler fra forprosjekt Totalt ,- KASI

8 Det er foreløpig uklart hvorvidt det skal utvikles et system eller anskaffes et system. Hvilket valg som fattes i prosjektet vil påvirke budsjett. Eventuelt ubrukte midler vil tilbakeføres SKAIT. De interne ressursene dekkes som en egenandel fra enhetene og AF gjennom det ordinære driftsbudsjettet. Det vil si at personer deltar i prosjektgruppen, eller blir innhentet ved behov for deres kompetanse. Det søkes herved om kr til prosjektet. 10. Endringslogg Versjon Dato Endring Ansvar for å beskrive endringen Førsteversjon Oppdatert versjon til SKAIT-møte Karen Sikkeland SKAIT 20.des Tidsplan oppdatert Ansvar for godkjenning av endring 11. Distribusjonslogg Versjon Dato Mottakere des SKAIT KASI