Felles studentsystem Telefn: 22852738 CERES Telefax: 22852970 Pstbks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@fsat.n 0316 Osl URL: www.fellesstudentsystem.ui.n Referat Møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20.09.2018 Til stede Åshild Elsebutangen Lunde, UiO Jannike Paulsen, NTNU Hilde Strømmen, USN Lise Bjørkhaug, HVL Kristine Eriksen, UIS Øystein Sørvik, KHIO/AHO/MHS Geir Magne Haraldseid-Lund, OslMet Knut Løvld, Unit Christina Elmar, Unit Frfall: Referent: Christina Elmar, Unit Sist endret: 26.09.2018 Tid: Trsdag 20. september 2018, kl. 10:00 15:00 Møtested: Fridtjf Nansens vei 19, møterm Marilyn 1
Dagsrden 1. Referat fra møte 13.3.2018 Referat gdkjent uten merknader. 2. Hva ønsker vi å fkusere på før neste års pptak Utviklingen av pptak har stått ganske stille de siste årene, g det er strt ptensiale fr å frbedre g effektivisere pptakene. Det er både behv fr frbedringer i pptakssystemene g frenklinger i pptaksreglementet. Det er et klart ønske i gruppen å ta større tak fr å frbedre pptak. Samtidig er det behv fr å gjøre mindre endringer i dagen system, siden det vil ta lang tid til et nytt system er på plass. Områder det er ønskelig å ta tak fram mt neste års pptak Dkumenthåndtering g resultatutveksling Det er særlig behv fr å ta tak i dkumenthåndtering g resultatutveksling, sm enda ikke fungerer gdt nk i dagens system. Institusjnene bruker mye tid på å gå gjennm dkumentene sm søkerne laster pp. Søkerne laster pp samme dkument flere ganger g de laster pp mye irrelevant dkumentasjn. Søkere melder tilbake til institusjnene at de ikke frstår hvr de skal gå fr å laste pp nye dkumenter dersm institusjnen har etterlyst dkumenter. Det er derfr et behv fr å gjøre det enklere fr søker å frstå hvrdan de får lastet pp nye dkumenter i Søknadsweb. Eksempelvis gi søkerne en knapp sm heter «last pp ny dkumentasjn» g varsler m hva de skal gjøre. Mulighet fr dyplenking direkte til Mine dkumenter i Søknadsweb i mangele-psten ville gså vært nyttig. Se pkt. 3 fr knkrete frslag. Autmatisk ppdatering av ventelistenummer i lkal pptak Autmatisk ppdatering av ventelistenummer i lkal pptak uten å måtte kjøre nytt pptak: HVL mener at dette hadde vært veldig nyttig. At dersm en søker lenger fram på ventelista takker nei til ventelisteplassen, så ppdateres ventelistenummeret til andre søkere autmatisk. Dette vil gjøre at søkerne får et mer krrekt bilde av ventelistenummeret de har, uten at pptaksrutinen må gjøres. Per i dag er det bare pptaksrutinen sm ppdaterer ventelistenummer. Det er uenighet i hvilken grad dette er viktig nk til å pririteres nå. Knklusjn Det er ønskelig at det fkuseres på dkumenthåndtering g resultatutveksling fram mt neste års pptak. 3. Dkumenthåndtering Dkumentpplasting: Bedre funksjnalitet fr å definere hvilke typer dkumentasjn sm skal lastes pp. Søkerne burde måtte gi dkumentene navn. Sperre fr at søker kan laste pp flere dkumenter med samme filnavn Funksjnalitet sm gjør at vi kan ta imt sensitiv dkumentasjn i FS. Dkumentene er knyttet til persn g ikke til søknad. Kanskje burde søker angi hvilke dkumenter sm er relevant fr en gitt søknad/søknadsalternativ. Søkerne burde gjøre et aktivt valg m hvilke av dkumentene institusjnen allerede har sm skal gjenbrukes i en gitt søknad. Referat fra møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20. september 2018 Side 2
Ryddig/sletting av dkumenter: Behv fr å få vekk gamle, irrelevante dkumenter. Behv fr å slette gamle dkumenter, g slette dkumenter sm søker ikke burde lastet pp. Per i dag er det fr vanskelig å få slettet dkumenter. Sletting av dkumenter må ses i sammenheng med nye krav sm er kmmet gjennm innføringen av GDPR. Rutine fr ryddig av dkumenter. Hvilke kriterier skal gjelde fr at et dkument skal kunne slettes? Sperring fr sletting av dkumenter: sperren bør bare settes på de dkumentene sm har hake fr at de er relevant, ikke de sm ikke er det. I tillegg bør sperren mt sletting bare gjelde det aktuelle pptaket, g ikke bli tatt vare på i framtidige pptak hvr samme dkument blir brukt, slik at dkumenter sm ble sperret i et tidligere pptak, kan slettes ved ny søknad. Dette krever en gjennmgang av kriterier fr hva sm skal kunne slettes. Er det mulig å gjøre en CRC-sjekk av innhld i filer fr å kntrllere at søkerne ikke laster pp vedlegg med samme innhld? Bedre visning av dkumentene sm gjør det lettere fr saksbehandler å få versikt ver innhldet i vedleggene sm er lastet pp. Resultatutveksling: De siste t årene har det kmmet endringer i pengtildelingsalgritmen etter at pptaket har startet. Bedre visning av hvilke emner sm inngår i graden, g hvilke emner sm ikke inngår g hvilke emner sm inngår i spesialiseringen. Dette er i str grad styrt at hvrdan institusjnene registrerer ppnådde grader, g hvrdan de bruker emnekmbinasjner. Ønske m enklere sletting. F.eks. dersm man har lagt inn en grad med alle emner, så må man kunne slette graden g graden g alle emner uten å måtte slette en g en rad. Rydde pp i verføring av frkurs g fagskleresultater. Ikke J fr Ubehandla dkumentasjn: Kriterier fr at en søker ikke skal kunne laste pp nye dkumenter/ubehandla dkumentasjn skal ikke settes til J selv m det kmmer nye dkumenter/resultater: NOM: jbbe videre med kriteriene Unit/UiO laget våren 2018 g sm ble diskutert i BSU-N. Frslaget går ut på at Ubehandla resultater skal ikke settes til J dersm det kmmer inn nye resultater gjennm resultatutvekslingen fr følgende søkere: søkere sm er 22 år eller yngre, er kvalifisert fr alle studieynskja g har t tilleggspeng. søkere sm er 23 år eller eldre, er dbbeltrangert, er kvalifisert fr alle studieynskja g har t tilleggspeng. Lkale pptak: Følgende kriterier vil gjøre at Ubehandla dkumentasjn ikke skal settes til J fr søkere i lkale pptak. Dette gjelder både fr pplastede dkumenter, resultater gjennm resultatutvekslingen g nye NVB-resultater. Førstepriritetssøkere: Dersm søker har fått tilbud m pptak til førstepriritet, eller dersm alle kvalifiserte søkere får tilbud. Måten man definerer at alle kvalifiserte søkere får pptak er at det bare finnes en kvte, g at denne ikke har kvtesumgruppe. Hvis samtlige søknadsalternativer står med ANN/TRU eller dersm hele søknaden står med TRU/ANN i dk.status skal ikke nye dkumenter gi J i ubehandla dkumentasjn. Dersm disse kriteriene er ppfylt, se på mulighetene fr å hindre at søkere kan laste pp nye dkumenter, i Søknadsweb. Ompriritering: dersm en søker er kvalifisert fr 1. pri, men mpririterer søknaden, må ubehandla dkument settes til J, dersm kriteriene ver ikke lenger er ppfylt. Mulighet fr å sette at en søknad er ferdig. Hake av på enkeltsøknader/individer at denne er helt ferdig g ikke kan endres. Det vil være vanskelig å lage autmatikk fr dette, samtidig vil en slik funksjnalitet kreve at saksbehandler er helt sikker på hvilke situasjner en slik markering av en søknad kan settes. Fr resultatutvekslingen bør J fr ubehandla dkumentasjn bare kunne settes dersm endringer i resultatutvekslinga gjelder materielle endringer; nye emner sm kmmer inn, endringer av karakteren på et allerede imprtert resultat. J fr ubehandla dkumentasjn bør ikke settes dersm endringene i eksterne resultater bare gjelder retting av skrivefeil eller lignende. Referat fra møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20. september 2018 Side 3
4. Status pririteringer FS-541 Avkrysning i nettsøknaden g verføring til FS Frtsatt et prblem, g Unit tar tak i saken på nytt. 5. Ønskeliste En sak mangler på listen Saken m rekkefølgen på felt under SøkAlt-fanen er ikke med i listen ver ønsker. Denne saken er det frtsatt ønskelig å priritere. Unit henter fram saken igjen g sjekker pp status. FS-542 Ubehandla dkument g MOA Saken utgår, da dette ikke lenger er et prblem. FS-626 Opptak fjerning av krtkdenavn i pptaksbrev, lkal pptak Prblemet kan nk løses ved å endre Brevnavn i bildet Brevtype. USN sjekker pp m dette løser prblemet deres. Saken utgår fra ønskelisten. FS-627 Opptak ny rutine fr sletting av kvte/kvterunde i lkalpptak Dette er en manuell jbb alle institusjner må gjøre en gang i året. Unit følger pp saken g finner ut hvr mfattende jbb det er å lage en slik sletterutine. Dersm dette er en enkel jbb bør den gjennmføres, dersm det er en mfattende jbb kan den utsettes. FS-644 Autmatisk utfylling av Grunnutd i søknad samlebilde Behv fr å registrere grunnutdanning fr dktrgradsstudenter g PPU-studenter (rapprtering av ferdigutdannede kandidater). UiO ønsker gså å registrere denne infrmasjnen fr mastersøkere. Fr PPU-studenter er det fag sm er det viktigste å registrere, ikke grad. Fr andre pptak enn dktrgrad g PPU er det kun statistiske frmål dette kan være interessant fr. Fr dktrgrad g PPU er det krav m inf m dette fr rapprtering til DBH. Infrmasjn m NSD Nivå g fag kmmer ikke med i resultatutvekslingen av eksterne kvalifikasjner. Saken tas fram igjen når arbeidet med å få dktrgradspptak inn i Søknadsweb. FS-657 Nminatin: Mulighet fr at partnerinstitusjner selv kan ppdatere infrmasjn m nminatrer UiO er skeptiske til dette frslaget, da de har erfaringer med at partnerinstitusjner ppnevner feil persner. Vil kunne spare nrsk institusjn fr arbeid, men vanskelig å kvalitetssikre. Saken verføres til ekspertgruppen fr studentutveksling. FS-658 Nminatin: innføre separat nminasjnsfrist Saken verføres til ekspertgruppen fr studentutveksling. FS-659 Nminatin: kunne nminere til flere enn én pptakstype UiO støtter dette frslaget. Dette frslaget vil støtte pp under et ønske m å bruke Nminatin i andre sammenhenger enn nminasjn av utvekslingsstudenter. Unit tar dette pp med prdukteier fr Nminatin. FS-662 Opptak endring i Søknad - resultatgrunnlag Frtsatt ønsket, men dersm dette er en str jbb bør den ikke pririteres. Referat fra møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20. september 2018 Side 4
Unit følger pp saken fr å få estimert arbeidsmengde. FS-664 FS101.014 ønske m valg fr å kunne velge kun 1. priritetssøkere Ønsket avvises i denne frmen. Sendes tilbake til Høgsklen i Mlde fr en bedre begrunnelse. FS-700 Flytte feltet «Epst ekst» til øverste delen av Søknad samlebilde Ønsket støttes av samtlige medlemmer av ekspertgruppen. Gjerne plassere feltet et sted øverst til venstre sammen med annen persninf. Eventuelt at hele bildet vises når bildet åpnes i søkemdus. Det beste vil være å ha feltet i øverste del av bildet. I tillegg er det ønskelig at Søknad samlebilde g Søknad samlebilde NOM blir så like. Saken legges på listen ver saker sm utvikling plukker fra. FS-710 Ny Møtt-kde fr registrering ved pprp ved studiestart Strt sprik i hvrdan institusjnene definerer «møtt» g hvrdan rutinene er. På grunn av de stre variasjnene må dette behvet løses på andre måter. Ønsket m ny kde avvises. I stedet anbefaler gruppen at UiA registrerer J fr Møtt på de studentene sm har gitt beskjed m at de møter senere, g deretter tar ut ppmøtelister etter dette sm ikke inkluderer/merker de sm allerede er registrert sm møtt. FS-716 Lagre resultatgrunnlag registrert i bildet Res.grl i Søknad samlebilde histrikk Frslaget støttes. Saken legges på listen ver saker sm utvikling plukker fra. 6. Hva skjer med Fagsklepptak Mange av utviklerne sa pp stillingen sine før smmeren. Per nå er målet å lage en minimumsløsning sm kan håndtere et fagsklepptak i 2020. 7. Nytt fra Unit Presentert sm andre sak fr dagen, da den har betydning fr diskusjnen i sak 2. Unit er midt i en mrganisering, sm skal være landet 1.1.2019. Mye persnressurser går inn i mrganiseringen. Det går utver utviklingsarbeidet. Det er vanskelig å gå avklart pririteringer denne høsten. I tillegg har vi mistet en rekke utviklere sm går ut ver kapasiteten. Vi skal gså flytte stillinger fra Osl, ne sm gjør det uklart hvilke arbeidsppgaver sm skal utføres i Osl g hvilke sm eventuelt skal flyttes til Trndheim. 8. Nytt medlem i gruppen? Alexander Rød går ut av gruppen. HVL stiller med Lise Bjørkhaug fr Linda McGuffie. Gruppen vurderer det slik at det per nå ikke er behv fr nytt medlem. 9. Campus Ingen prblemstillinger g ønsker. Spørsmål fra NTNU ble avklart direkte med NTNU. 10. Eventuelt Prfilspørsmål: OslMet sender inn frslag til neste møte. T ønsker fra UiS m mttatt dkumentasjn: UiS sender inn frslag til neste møte. OslMet syns at tidspunktet fr dette møtet var fr tidlig på høsten, da de frtsatt arbeider med pptakene. Framtidige møter i høstsemester bør derfr settes pp senere enn slutten av september. Gruppen syns det er uklart hvr saker/ønsker sm gjelder Samrdna pptak g deres systemer skal meldes inn g hvem sm behandler endringsønskene. Her er det behv fr en pprydning i de ulike brukergruppene sm finnes g et tydeligere mandat fr de ulike Referat fra møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20. september 2018 Side 5
gruppene, slik at saker ikke faller mellm stler eller ikke blir sett i sammenheng med hverandre. Opptakslederfrum bør ha en rlle i dette arbeidet. Neste møte: nettmøte 29. nvember, 12.00 til 15.00. Referat fra møte i ekspertgruppe fr pptakssystemer 20. september 2018 Side 6