Notat Til: Fra: Leder av fellesnemnda Rådmannen Dato: 10. oktober 2018 Lokalisering utfyllende informasjon og foreløpige vurderinger 1. Bakgrunn Det vises til sak 52/18 om prinsipper for lokalisering som ble behandlet i fellesnemnda 28. september. Det ble i møtet besluttet å utsette saken og legge inn en behandling i ekstraordinært møte i PSU 11. oktober. Hensikten med dette notatet er å gi utfyllende informasjon omkring lokalisering av tjenester i nye Asker kommune. Notatet legges frem for fellesnemnda. 2. Innledning Fra 1. januar 2020 skal nye Asker kommune med sine 6200 ansatte tilby gode, likeverdige og helhetlige tjenester til kommunens 93 000 innbyggere. Dette forutsetter en velfungerende organisasjon, og en lokalisering av tjenestene som både gir robuste fagmiljøer, bidrar til god samhandling og sikrer nærhet til brukerne. Rådmannen legger til grunn at de fleste tjenestene/funksjonene i nye Asker kommune skal være lokalisert der de er i dag. Som en følge av sammenslåingen vil imidlertid noen tjenester måtte relokaliseres. Etter en grundig gjennomgang er det vurdert at kun omkring 10 prosent av arbeidsplassene vil bli gjenstand for flytting i denne fasen. Et administrativt prosjekt med bred deltakelse fra tillitsvalgte og hovedvernombud har utarbeidet en mulighetsstudie for lokalisering av de områdene som blir gjenstand for flytting i denne fasen. Mulighetsstudien beskriver prosjektets forslag til prinsipper og optimal bruk av lokalene for å oppnå målene i intensjonsavtalen. Mulighetsstudien er ikke behandlet av rådmannen. Mulighetsstudien ble i slutten av september sendt på høring til ansatte i de tre kommunene. Hensikten med høringen er å få innspill til de løsningene som er foreslått. Arbeidet med lokalisering har mange avhengigheter til andre prosesser knyttet til kommunesammenslåingen. De viktigste avhengighetene er organisering av virksomhetene, innplassering av ledere og ansatte, digitalisering og økonomi. Rådmannen vil understreke at det er risiko for hele fusjonsprosessen dersom Side 1 av 6
arbeidet med lokalisering av de prioriterte områdene ikke følger oppsatt fremdriftsplan. Fellesnemnda er invitert til å behandle sak om prinsipper for lokalisering, jf. reglementet for fellesnemnda. Rådmannen legger opp til en prosess hvor spørsmålet om lokalisering av de prioriterte områdene drøftes med tillitsvalgte/vernetjenesten og fellesnemnda i desember, før rådmannen deretter tar endelig beslutning om lokalisering. Eventuelle kostnader knyttet til tilpasning av eiendomsmassen og/eller leie av lokaler, samt kostnader knyttet til flytting, vil søkes innarbeidet i budsjettet for 2019/2020. Noe av flyttingen vil kunne gjennomføres i 2019, men hoveddelen av flyttingen vil først skje etter 2020. Rådmannen vil utarbeide en konkret plan for flytting. 3. Hovedmodeller for lokalisering Lokalisering er ett av flere virkemidler for å nå målene i intensjonsavtalen. Etter rådmannens vurdering er det nødvendig å foreta endringer i nåværende bruk av flere av lokalene i de tre kommunene. Telemarksforskning har på oppdrag fra nye Stavanger kommune utarbeidet følgende tre hovedmodeller for lokalisering av kommunal virksomhet, som grunnlag for diskusjon og vurderinger knyttet til lokalisering (TF-notat 28/2018): Samlokaliseringsmodell Funksjonsdelingsmodell Desentralisert modell Hovedmodellene har ulike styrker og svakheter når det gjelder følgende hovedhensyn: Økonomi og stordriftsfordeler Størrelse på fagmiljø og kvalitet på tjenestene Samarbeid på tvers Tilgjengelighet for innbyggerne (fysisk og digitalt) Samfunns- og næringsutvikling Hovedmodellene kan også vektes ulikt avhengig av hvilke typer kommunale tjenester vi snakker om. De kommunale tjenestene kan deles inn i følgende fire kategorier: Interne administrative funksjoner Innbyggerrettede tjenester som krever personlig fremmøte Innbyggerrettede tjenester som i liten/ingen grad krever personlig fremmøte Beredskapsmessige tjenester hvor bruken er uforutsigbar, og hvor tidsfaktoren fra base til stedet tjenesten skal ytes, er avgjørende Nedenfor følger en kort beskrivelse av de tre hovedmodellene. Ingen av de tre modellene kan rendyrkes, og alle modellene har fordeler og ulemper som må vurderes opp mot hvilke typer tjenester som skal lokaliseres. Side 2 av 6
Samlokaliseringsmodell Modellen innebærer at de fleste administrative oppgavene i kommunen vil være lokalisert ett sted. Modellen ivaretar økonomiske stordriftsfordeler, større og sterkere fagmiljøer, samt bedre muligheter for samarbeid mellom kommunale virksomheter. Samtidig er dette den modellen som gir minst fysisk tilgjengelighet til innbyggerne, med unntak av de som bor der samlokaliseringen skjer. Funksjonsdelingsmodell Funksjonsdelingsmodellen innebærer å samle og fordele kommunale oppgaver og tjenester som naturlig hører sammen på ulike lokalisasjoner i kommunen. Modellen ivaretar stordriftsfordeler, større fagmiljøer og samhandling mellom virksomheter som naturlig hører sammen, men ikke nødvendigvis i like stor grad som ved samlokaliseringsmodellen. Modellen bidrar til å styrke arbeidsmarkedene i ulike deler av kommunen, men vil i varierende grad ivareta behovet for fysisk nærhet til innbyggerne, da de ulike tjenester vil bli lokalisert i ulike deler av kommunen. Desentralisert modell En desentralisert modell innebærer at tjenestetilbudet på mange måter blir videreført som i dag, med unntak av de meste sentrale lederstillingene. Alle de gamle kommunene vil fortsatt ha «kommunehus» med et bredt spekter av funksjoner. Denne modellen vil i størst grad ivareta ønsket om fysisk tilgjengelighet for innbyggerne, men vil samtidig gjøre det vanskeligere å dra nytte av større fagmiljøer, sikre utviklingskraft knyttet til samfunnsutvikling og hente ut økonomiske gevinster. 4. Lokalisering i nye Asker kommune Med bakgrunn i føringene i intensjonsavtalen legger rådmannen til grunn at funksjonsdelingsmodellen (samle og fordele tjenester på ulike lokalisasjoner) og den desentraliserte modellen (sikre tjenester til innbyggerne nær der folk bor) er mest relevante for vurderingene knyttet til lokalisering av de prioriterte områdene. Disse modellene sikrer store og robuste fagmiljøer, samt nærhet til innbyggerne for tjenester med stor publikumskontakt. Rådmannen legger til grunn at omkring 90 prosent av de ansatte i nye Asker kommune skal gi tjenester til innbyggerne fra dagens lokalisasjoner. De omkring 10 prosent av arbeidsplassene som vil bli gjenstand for relokalisering arbeider innenfor politisk og administrativ ledelse, administrative funksjoner, servicetorg/innbyggerservice og forvaltningsoppgaver. Rådmannen legger videre til grunn at det skal være tilnærmet like mange kommunale arbeidsplasser i de ulike tettstedene/lokalisasjonene som i dag. Det Side 3 av 6
er imidlertid nødvendig å endre sammensetningen av arbeidsplasser i de ulike tettstedene/lokalisasjonene. Basert på de forslagene som ligger i mulighetsstudien, vil rådmannen nedenfor redegjøre kort for hvilke funksjoner og antall årsverk som vurderes lagt til de ulike tettstedene/lokalisasjonene. Det presiseres at dette er forslag som er i prosess, og at rådmannen avventer høringsinnspill fra organisasjonen. Rådmannen vil bemerke at det derfor kan bli endringer. Det presiseres videre at stipuleringen av antall årsverk er foreløpige anslag, da ny organisering og bemanningsplan for tjenestene ikke er ferdigstilt. Hurum rådhus Omkring 65 personer har i dag sin arbeidsplass på Hurum rådhus. Rådmannen foreslår at Hurum rådhus utvikles som et stort innbyggertorg, samt benyttes til tjenester som krever nærhet til innbyggerne. Følgende funksjoner foreslås lokalisert på Hurum rådhus: Innbyggertorg (ca. 25 årsverk) Tjenestetildeling (ca. 20 årsverk) Plan og byggesak (ca. 20 årsverk) Forslaget innebærer at omkring 65 personer i nye Asker kommune vil ha sin arbeidsplass på Hurum rådhus. Som hovedregel videreføres arbeidsplassene i Bankbygget, men det kan bli noen endringer. Det er blant annet foreslått å samle Barneverntjenesten for å skape et robust fagmiljø og samordnede og helhetlige tjenester. Rådmannen vil legge frem egen sak om modell for innbyggertorg i nye Asker kommune. Røyken rådhus Omkring 130 personer har i dag sin arbeidsplass i hovedbygget i Røyken rådhus. Rådmannen foreslår at hovedbygget i Røyken rådhus utvikles som et innvasjonssenter for nye Asker kommune med følgende funksjoner: Innovasjonssenter: o Kurssenter/kompetanseutvikling o Møtearena o Innovasjonsarena o Lederskole o Prosjektkontor prosjekter knyttet til samfunns- og tjenesteutvikling o Næringsutvikling o Smart City-kontor IKT/digitalisering Side 4 av 6
Dokumentsenter/arkiv Forslaget innebærer at omkring 100 personer i nye Asker kommune vil ha sin arbeidsplass i hovedbygget på Røyken rådhus. I tillegg kommer helsebygget med omkring 70 ansatte (som i dag) og bygget med næringshagen. Basert på erfaringstall fra dagens Kunnskapssenter i Asker kommune, antas det at innovasjonssenteret i tillegg vil ha omkring 50 000 besøkende (interne og eksterne) årlig. Rådmannen vil legge frem egen sak om innovasjonsstrategi for nye Asker kommune. Asker rådhus Omkring 90 personer har i dag sin arbeidsplass på Asker rådhus. Som det fremgår av intensjonsavtalen, blir dagens Asker rådhus også rådhus i nye Asker kommune. Med bakgrunn i en vurdering av hvilke strategiske funksjoner som bør være lokalisert tett på politisk og administrativ ledelse, er følgende funksjoner foreslått lokalisert til Asker rådhus: Politisk og administrativ ledelse Seksjon for virksomhetsstyring Seksjon for strategi og utredning o Politisk sekretariat o Utredningsenheten Seksjon for økonomi og anskaffelser Seksjon for kommunikasjon Strategiske HR-funksjoner (vurderes) Forslaget innebærer at omkring 100 personer i nye Asker kommune vil ha sin arbeidsplass på Asker rådhus. Som en følge av ombygging til landskap får rådhuset noe økt kapasitet i forhold til i dag. I tillegg vil rådmannen tilrettelegge for gode arbeidsfasiliteter for det politiske arbeidet og partiene. Kort om tjenester som lokaliseres i Hurum, Røyken og Asker Hovedprinsippet er at de fleste tjenestene skal være lokalisert der de er i dag. Dette gjelder alle stedbundne tjenester i formålsbygg slik som blant annet barnehager, skoler, institusjoner, bibliotek og driftsstasjoner/renseanlegg knyttet til kommunaltekniske tjenester. Side 5 av 6
I tillegg til de tjenestene som foreslås lokalisert i de tre rådhusene, vil rådmannen spesielt understreke følgende: Følgende publikumsrettede forvaltningstjenester skal være lokalisert på to lokalisasjoner: o NAV lokaliseres både i Røyken sentrum og Asker sentrum. o Tjenestetildeling lokaliseres både i Hurum rådhus og Asker sentrum o Plan og byggesak lokaliseres både i Hurum rådhus og Asker sentrum I tillegg vil disse forvaltningstjenestene være tilgjengelig ved de store innbyggertorgene for å sikre tjenester nær der folk bor. Hurum helsehus på Filtvet ferdigstilles i 2021, og vil ha ca. 20 flere heldøgns omsorgsplasser sammenlignet med dagens kapasitet. I tillegg vil helsehuset ha et nytt storkjøkken som også skal betjene Bråset, noe som krever økt bemanning (ca. 5 årsverk ekstra). Dette innebærer en økning i antall arbeidsplasser på Filtvet. Innbyggertorget på Tofte blir nyetablert med følgende forslag til profil: o Lokale forvaltningstjenester o Aktivitetstilbud for ungdom o Samarbeid om entreprenørskap og gründervirksomhet o Samarbeid med frivilligheten o Kulturtilbud Profil for innbyggertorgene på Spikkestad, Slemmestad, Asker, Heggedal og Holmen er under utredning. Følgende driftstasjoner videreføres eller styrkes: o Tofte driftsstasjon (Øvre Skoledalen 10/12) styrkes o Grette driftsstasjon videreføres som i dag Følgende renseanlegg videreføres: o Rulleto renseanlegg videreføres som i dag o Åros renseanlegg videreføres som i dag o Lahell renseanlegg videreføres som i dag Følgende funksjoner vil ha en hovedlokalisasjon i Asker sentrum: o Sentraladministrasjonen o Oppvekstjenester o Forvaltningsmiljøer o Samfunnstjenester Side 6 av 6