Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT

Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-15-099 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim, UiB (Leder), Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH, Marianne Øhrn Johannessen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Tove Kristin Karlsen Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Torsdag 15. oktober 2015 kl 10:00-15:00 Møtested: FSAT, møterom i 8 et., Forskningsveien 3B, Oslo (se kart) FS-15-099 Innkalling til møte i styret for FSAT 15. oktober 2015 Side 1

Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 9.9.15 Sak 2. Orienteringer a) Status flytting b) Status navn c) Møte i Studieadministrativt utvalg 24. september d) Møte i Samhandlingsforum 25. september e) Møte i KD arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger f) Status strategiarbeidet g) Statsbudsjettet 2016 Sak 3. Orienteringssak a) Masteropptak, forslag fra Kunnskapsdepartementet om etablering av nasjonal søknadsportal b) Status fusjoner Vedtakssaker: Sak 4. Finansieringsmodell Sak 5. Tertialrapport 2. tertial 2015 Sak 6. Budsjett 2016-2017 Sak 7. Styresaker og møteplan 2016 Sak 8. Eventuelt Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT 9.9.2015 FSAT-15-098 Sak 3a) Brev fra Kunnskapsdepartementet ang. forslag til etablering av nasjonal søknadsportal for masteropptak FSAT-15-115 Sak 3b) Notat vedr. fusjoner FS-15-117 Vedtakssaker Sak 4 Sak 5 Sak 6 Finansieringsmodell og fusjoner Saksfremlegg, oppsummering av høringsrunden Vedlegg: Høringssvar fra institusjonene Saksfremlegg Tertialrapport 2. tertial 2015 Budsjett 2016-2017 Saksfremlegg Arbeidsoppgaver og budsjett 2016-2017 FSAT-15-113 FS-15-082-1 FSAT-15-110 FSAT-15-100 FSAT-15-114 FSAT-15-005-3 Sak 7 Styresaker og møteplan 2016 FSAT-15-111-2 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FS-15-099 Innkalling til møte i styret for FSAT 15. oktober 2015 Side 2

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-098 Referat Møte i styret for FSAT 9. september 2015 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Heidrun Hole, WOACT Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT): Grete Christina Lingjærde Agnethe Sidselrud Kathy Foss Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Kathy Foss Haugen/Agnethe Sidselrud Dato: 10.09 2015 Sist endret:

Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 18.6.15 Sak 2. Orienteringer a) Status flytting Drøftingssaker: Sak 3. Strategi for FSAT Sak 4. Budsjett 2016-2017 Sak 5. Evaluering av direktøren Vedtakssaker: Sak 6. Resultatkrav til direktøren Sak 7. Finansieringsmodell og fusjoner Sak 8. Nytt navn for FSAT Orienteringssaker Sak 9. Status fusjoner Sak 10. Status avtaler Sak 11. Opptak 2015 Sak 12. Tilleggsbevilgninger Sak 13. Sluttrapport STAR og videre arbeid Sak 14. Eventuelt FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 2

Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Det var ingen saker til Eventuelt. 1. Referat fra styremøte 18.6.15 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a. Status for flytting Direktøren orienterte. Flytteprosessen går etter planen. Det arbeides nå med romplassering. FSAT tar over de nye lokalene fra 1. desember 2015. b. Oppnevning av arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Styreleder orienterte. Brev fra Kunnskapsdepartementet med oppnevning av arbeidsgruppen ble delt ut på møtet. Gruppen skal utarbeide en helhetlig strategi og forslag til tiltak for hvordan systemer for faglig aktivitet og administrasjon kan brukes og organiseres mer effektivt. Gruppen skal levere sitt forslag innen 1. juni 2016. FSAT er representert i arbeidsgruppen v/grete Christina Lingjærde. 3. Strategi for FSAT Styreleder innledet. Strategien var diskutert på forrige styremøte og kommentarene ble innarbeidet i det framlagte forslaget. Strategien har blitt presentert i flere ulike fora siden forrige styremøte: Administrasjonsutvalget i UHR, FS-planleggingsgruppe og samling for IT-direktører i BOTT-samarbeidet. I disse foraene har det kommet innspill om at FSAT ikke må se for snevert på hvilke prosesser som skal digitaliseres, og det må være mulig for FSAT å omprioritere når det kommer nye områder som FSAT burde arbeide med. Det er viktig at prioriteringene synliggjøres i sektoren. Når det arbeides med standardisering og forenkling av prosesser, er det viktig at disse forankres først i ledelsen ved universiteter og høgskoler. Det er også viktig å trekke inn IT-faglige miljøer i sektoren med tanke på å få innspill til løsninger og aktuelle problemstillinger. Strategien skal senere presenteres på FSATs opptaksseminar, Utdanningsutvalget i UHR, Studieadministrativt utvalg i UHR, og i Samhandlingsforumet. Styret diskuterte det fremlagte utkastet og ga følgende innspill: - Strategien bør vedtas for en treårsperiode. Strukturmeldingen viser til at det vil på sikt komme større endringer i sektoren. Det er derfor ikke hensiktsmessig for FSAT å vedta strategien for lengre periode. - Det er viktig at de overordnete prioriteringene kan endres i dokumentet dersom utviklingen i sektoren viser at det blir nødvendig. - Perspektivet fra aktører som bidrar med prioriteringer i samarbeid om felles ITløsninger i sektoren bør ivaretas i strategien. Det er viktig at strategien forankres både på det nasjonale IT-direktørmøtet, og på studiedirektørmøtet. - Arbeidet med arkitektur bør omtales i strategien. FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 3

- Inspill fra både BOTT-samarbeidet og mindre institusjoner i sektoren bør ivaretas i nytt utkast til dokumentet. - Det foreslås at det opprettes et årlig forum, som består av institusjonene og FSATs styre. Formålet med forumet er forankring av de store prioriteringene samt drøfting av økonomiske problemstillinger knyttet til forvaltning av FSATs tjenester og systemer. - Viktig at dokumentet balanserer riktig mellom det å være overordnet versus handlingsrettet. De overordnete strategiske målene må være såpass konkrete at de lar seg operasjonalisere i form av en årsplan. - Brukervennlighet bør få en formulering/henvisning i strategien. FSAT skal bidra til at studieadministrasjonen blir enklere og dermed effektiv. Institusjonene har selv ansvar for at deres studieadministrasjon utøves mest mulig korrekt. - Standardisering versus fagspesifikke behov. Viktig med riktig balansegang: standardisering for de riktige områdene. - Formuleringene om FSAT som en spennende arbeidsplass bør bli mer konkrete. Det bør tas med en formulering om at FSAT blir en spennende arbeidsplass, fordi UH-sektor er i stadig utvikling. Det bør i tillegg tas inn en formulering som beskriver hva slags organisasjon FSAT bør være for arbeidstakere. «FSAT skal være en spennende arbeidsplass med et ledende og robust fagmiljø. FSAT skal tilby interessante arbeidsoppgaver og legge til rette for den enkeltes kompetanseutvikling. FSAT skal utvikle et sterkt fagmiljø forankret i teamarbeid og kompetansedeling. FSAT skal fortsette arbeidet med kompetanseheving og sikre kontinuitet i organisasjonen». - Dokumentet må få en grundig språkvask. - Det ble stilt spørsmål om hvor bred høring det skal legges opp til. Styret skal få tilsendt nytt utkast både i Power Point- og i Word-format, hvor de kommentarer som fremkom i møtet er tatt hensyn til. Styret oppfordres til å gjøre tillegg/justeringer i dokumentet. Avgjørelsen om hvor bred høring det skal legges opp til, tas på et senere tidspunkt. 4. Budsjett 2016-2017 Styreleder innledet. Det fremlagte budsjettet er et første utkast og legges frem til drøfting før vedtak på neste styremøte. Styret inviteres til drøfting av prioriteringene mens drøfting av de endelige beløpene for inntekter og utgifter tas på møte 15. oktober, etter at statsbudsjettet legges frem 7.oktober. Styreleder redegjorde for foreløpig status for tildelinger og søknader om midler fra FSAT: Det er søkt om midler til å dekke flyttekostnader i størrelsesorden 5,5 mill. - det er bevilget fra Kunnskapsdepartementet 1,5 mill. Det er søkt om midler til omskriving av NVB i størrelsesorden 7 mill. - det er ikke bevilget noen midler til dette foreløpig. Det er søkt om midler til utvikling av Vitnemålsbanken i størrelsesorden 6 mill. - det er bevilget 2,2 for 2015. Det er ikke søkt om midler for å dekke kostnader ifm. fusjoner i sektoren - det er bevilget 1 mill. Det er ikke søkt om midler til å dekke økte administrative kostnader ifm. sammenslåing og ny beregningsmåte av disse kostnadene - det er bevilget 1,5 mill. Tidspunkt for drøfting av FSATs budsjett vil på sikt harmoniseres med avlevering av tertialrapporten for virksomheten samt avlevering av prognosen for årsavslutning for inneværende år. FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 4

På bakgrunn av risikoanalysen for fusjonsprosjektet er budsjettet økt med en stilling i gruppen for FS, GAUS og RUST. Styret diskuterte det fremlagte utkastet til budsjettet og følgende momenter fremkom: - Det er viktig å få frem i budsjettet at digitalisering, herunder digital eksamen er et prioritert område. - Digitalt førstevalg bør også omtales. - Økt fokus på brukervennlighet av systemer og tjenester som tilbys av FSAT bør gjenspeiles både i budsjettdokumentet og i strategien. Styrets kommentarer skal innarbeides i budsjettet for 2016 2017. 5. Evaluering av direktøren u.off. jfr. offl. 5 6. Resultatkrav til direktøren Styreleder innledet. Det er tidligere utarbeidet en instruks for direktøren. Til grunn for evalueringen ligger denne samt de viktigste styringsdokumentene for virksomheten: - Årsplan og budsjett - Mål og resultatstyringsdokument - Referatet fra dialogmøtet med Kunnskapsdepartementet Styret diskuterte saken og følgende innspill fremkom: - Strategisk relasjonsbygging ble trukket frem som et viktig punkt. - Det er viktig at direktøren sikrer et godt beslutningsgrunnlag for styret. Vedtak: Styret fastsetter følgende resultatkrav for direktøren for FSAT for 2015 og 2016 (vår): Tjenestesenteret er i sluttfasen av organisasjonsprosjektet for intern organisering av FSAT. FSATs direktør leder prosjektet og skal implementere den nye organisasjonsmodellen. Organisasjonsprosjektet skal bidra til realisering av gevinstene ved sammenslåing av de tre enhetene: - Økt samordning, felles prioritering og samarbeid mellom de tre enhetene slik at FSAT ivaretar helhetlig tenkning og handling i sine interne prosesser - Sikre en best mulig samhandling med sektoren gjennom en kommuniserbar og forståelig struktur som er lett å forholde seg til - Økt robusthet og effektivitet i oppgaveløsning: organiseringen skal bidra til å skape en struktur som i minst mulig grad skaper fragmentert oppgaveløsning, dobbeltarbeid og gråsoneproblematikk. Organiseringen skal bidra til å samle og utvikle kompetanse for å redusere sårbarhet og øke kvalitet i tjenestene. Tjenestesenteret gjennomfører en flytteprosess for å samlokalisere de tre enhetene. FSATs direktør leder flytteprosjektet og skal sikre at det gjennomføres på en best mulig måte. Flytteprosjektet skal støtte oppom det overordnete målet om det indre liv: FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 5

- FSAT skal ha et arbeidsmiljø som fremmer trivsel og arbeidsglede, samtidig som det er en kultur for resultatoppnåelse. FSAT sine ansatte skal gjennom sammenslåingen og samlokaliseringen få utvidet oversikt over sitt ansvarsområde og tilgrensende felt. FSATs styre gjennomfører en strategiprosess. FSATs direktør skal sikre de ansattes involvering i prosessen. Direktøren har hovedansvar for at strategien implementeres. Styret forventer at det lages en plan for iverksettingen. Dette innebærer at FSATs direktør fremmer forslag til tiltak, virkemidler som er nødvendige for at strategien realiseres. FSATs direktør har ansvar for økonomistyring, og plikter å sikre en robust og stabil økonomiforvaltning. FSATs direktør fremmer budsjettforslag for styret i tråd med styrets strategi for institusjonen. FSATs direktør etablerer en stabil finansieringsmodell som tåler et endret institusjonslandskap samt et langtidsbudsjett for FSAT for perioden 2015-2017. Direktøren skal sørge for at det gjennomføres en risikoanalyse av FSAT sin virksomhet i løpet av året. Direktøren skal i året som kommer ha særlig oppmerksomhet om å være synlig i sektoren for å bygge relasjoner til brukerinstitusjonene og andre aktører som er av betydning for FSATs mandat og virksomhet. Saksdokumentene til styret skal sikre et best mulig beslutningsgrunnlag, gjennom å utrede, framstille og analysere sakenes faglige, økonomiske og juridiske implikasjoner. Direktøren skal i det kommende året særskilt arbeide for å sikre at kvaliteten på saksdokumentene til styret bedres. 7. Finansieringsmodell og fusjoner Direktøren innledet. FSAT må velge en finansieringsmodell som er robust og kan håndtere de store endringene som skjer i sektoren. Samtidig må systemene ikke bli så kostbare at små institusjoner ikke har økonomisk mulighet til å benytte dem. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: Den framlagte modellen fra administrasjonen baserer seg på et fast grunnbeløp, samt en variabel pris per student, som gir en kostnad per student inntil 500 studenter, og en kostnad per student over 500. Det var enighet i styret om at det ikke bør være ulike priser per student under eller over et bestemt antall. Det kom innspill om at et alternativ til et fast grunnbeløp kunne være å fastsette en prosentsats for grunnbeløpet avhengig av institusjonens størrelse. Dette vil imidlertid gi mindre forutsigbarhet ved fusjoner. Styret ønsket ikke å vedta en modell i dette møtet, og gjorde i stedet følgende Vedtak: FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 6

- Administrasjonen og styremedlem Gunnar Bendheim utarbeider et forslag til revidert modell basert på forslaget fra administrasjonen og de innspillene som framkom i møtet. - Modellen beskrives i et høringsnotat. I notatet må det framkomme hva som har vært kriteriene for valg av modell, og det må argumenteres både faglig og økonomisk for hva som er fordelene og ulempene med modellen, for hvorfor modellen anses å være den beste. - Utkastet til høringsnotat sendes på sirkulasjon til styret, før endelig vedtak. Modellen sendes deretter på høring til sektoren med frist 1. oktober 2015. 8. Nytt navn for FSAT Styreleder innledet. Saken ble behandlet i forrige styremøte. Styret ønsket å få eksterne aktører til å gi en vurdering av navneforslagene. Det har kommet betraktninger på navnene fra de to kommunikasjonsbyråene Siste skrik kommunikasjon og Gamit Hill + Knowlton Strategies, som begge er byråer Universitetet i Oslo har avtale med. Styret diskuterte saken. Det var enighet om at Ceres var et navneforslag som vil kunne fungere bra. Undertittelen er imidlertid for lang og bør forkortes og forenkles betydelig. På denne bakgrunn gjorde styret følgende Vedtak: Styret for FSAT vedtar Ceres Senter for student- og forskningsinformasjonssystemer Ceres Center for student and research information systems som styrets forslag til nytt navn for FSAT. Styret ber direktøren fremlegge forslaget for Kunnskapsdepartementet for avgjørelse. 9. Status fusjoner Direktøren orienterte. Fusjonsprosjektet følger planen, og det neste som skal skje er første prøvefusjon. Drift for NTNU ble flyttet til FSAT i juni. 10. Status avtaler Direktøren orienterte. De fleste avtaler er nå på plass. - Avtalen med NSD vedrørende Itar ligger til signering - Avtalen med UiO og UiB vedrørende datavarehus ligger til signering 11. Opptak 2015 FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 7

Leder for Gruppe for Opptak og NVB Geir Andersen orienterte om årets opptak. Opptaket har nok en gang gått utmerket. Det har vært et stabilt system uten endringer de siste årene. Det arbeides med å få tilgang igjen til Folkeregisteret for å få bedre kvalitet på personopplysninger. Dette skal komme på plass i SO 3. og i påvente av ny løsning har man laget tiltak i FS-klienten for å redusere ulempene for institusjonene. Det var en økning i forhold til i fjor av utenlandske søkere og søkere som krysset av for særskiltvurdering på henholdsvis 10% og 20%. Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. 12. Tilleggsbevilgninger Styreleder orienterte. FSAT har fått tre ekstrabevilgninger fra Kunnskapsdepartementet for 2015. Det er for flytteprosess (kr 1,5 mill), økte administrative kostnader (kr 1,5 mill) og fusjonsprosjektet (kr 1 mill). 13. Sluttrapport STAR og videre arbeid Styreleder orienterte. STAR-prosjektet har hatt tre faser og sluttdatoen var 31. august 2015. Prosjektgruppen har levert på alle mandatpunkt og i henhold til den vedtatte leveranseplanen. STAR erstatter det gamle LIST-systemet, som var utarbeidet som et ledelsesinformasjonssystem. Datavarehuset som STAR henter dine data fra, inneholder også data fra CRIStin. UiB og UiO har et eget datavarehusprosjekt, der økonomidata også er lagt i datavarehuset. Siden STAR er et potensielt ledelsesinformasjonssystem, må det avklares om STAR ønskes brukt på denne måten i sektoren. Datavarehuset gir også muligheter for å forenkle leveranser av data til DBH dersom dette er ønskelig, samt at systemet kan levere rapporter, statistikker og analyser som til enhver tid er oppdaterte for de kildesystemene som overfører data til Datavarehuset. Dette gjør også at rollen til DBH/NSD må avklares. Per i dag gir STAR kun institusjonene tilgang til å se egne institusjonsdata. På en del områder, for eksempel når det gjelder frafalls- og gjennomføringsdata for studier, vil det imidlertid kunne være interessant å framstille data på tvers av institusjoner, for eksempel for å vise studentflyten/mobiliteten i sektoren. Systemet er tilrettelagt for dette, men det er et strategisk spørsmål om dette bør gjøres. Det vil være ulike behov for organisering av STAR-systemet i drift, avhengig av om STAR kun skal være et system for studieadministrasjonen, eller om det også skal være et ledelsesinformasjonssystem for institusjonene som gir muligheter for å kople data på tvers av kildesystem. Alle de nevnte punktene må avklares før STAR rulles ut til institusjonene i full skala. Spørsmålene er også relevant for hva som blir stående i FSATs strategi om STAR og datavarehus. FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 8

For å gi styret råd om disse spørsmålene er det oppnevnt en rådgivende gruppe bestående av følgende medlemmer: Johannes Falk Paulsen, underdirektør, Enhet for lederstøtte, UiO Kristin Gåsemyr, seksjonsleder for statistikk og analyse, NSD Marianne Øhrn Johannessen, ass. Studiedirektør, UiA Elisabeth Müller Lysebo, fakultetsdirektør, UiB Steinar Vestad, seniorrådgiver, Universitetsdirektørens kontor, UiB Hans Jacob Berntsen, seniorrådgiver, Utdanningsseksjonen, HIT Marcus Buck, instituttleder, UiT Norges arktiske universitet Geir Magne Vangen, utviklingsleder, FSAT Gruppen skal levere sine anbefalinger innen 31.12.2015. Systemet vil i høst kun være tilgjengelig for superbrukere inntil disse spørsmålene er avklart. STAR rulles ut i full skala etter dette. 14. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Neste møte: Torsdag 15. oktober kl. 10 15. Møtet holdes i Forskningsveien 3b. FSAT-15-098 Referat fra møte i styret for FSAT 09.09.2015 Side 9

<sideskift>

Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep. 0032 OSLO Deres referanse: Vår referanse: Vår dato: 14/244-3 16.09.2015 Forslag om å etablere en nasjonal søknadsportal for opptak til masterstudier og en felles verifiseringsfunksjon for utenlandsk dokumentasjon INNLEDNING Det er en økning i antall internasjonale søkere til masterstudier i Norge. I tillegg er det en økende andel norske søkere som har bachelorgrad fra utenlandske institusjoner og som søker på norske og internasjonale masterstudier ved universiteter og høyskoler i Norge. Det stiller økte krav til utdanningsinstitusjonenes kapasitet og kompetanse til å vurdere utenlandsk dokumentasjon. Universitets- og høgskolerådet (UHR) foreslår, med bakgrunn i to rapporter og høring i sektoren, at departementet tar initiativ til felles løsninger for sektoren som kan sikre kvaliteten og bidra til mer effektiv ressursbruk knyttet til opptak til masterstudier i Norge. BAKGRUNN UHRs utdanningsutvalg satte ned en arbeidsgruppe høsten 2013 for å se på problemstillinger og utfordringer knyttet til opptak av internasjonale søkere til mastergradsutdanninger, samt foreslå en modell for samordning av opptak for denne gruppen. Arbeidsgruppen skulle ikke foreslå organisatorisk plassering eller utrede økonomiske konsekvenser av samordning av masteropptak. Arbeidsgruppen ble ledet av studie- og forskningsdirektør Gunn Rognstad, Høgskolen i Gjøvik, og hadde medlemmer fra Universitetet i Oslo, Universitetet i Nordland, NOKUT, Samordna opptak, Samarbeidstiltaket FS, Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) og Norsk studentorganisasjon (NSO). Den leverte sin første rapport 20. desember 2013. 1 Arbeidsgruppen foreslår i denne rapporten at det opprettes en felles nasjonal søknadsportal for alle søkere og til alle mastergradstudier i Norge, samt en felles nasjonal verifiseringsinstans som vurderer om søkere med utenlandsk dokumentasjon fyller de generelle kravene for opptak. Rapporten ble sendt på høring i sektoren, og arbeidsgruppen utarbeidet våren 2015, med bakgrunn i høringssvarene, en oppfølgingsrapport hvor den forslår en modell for opptak og behandling av søknader til masterstudier i Norge. 2 Arbeidsgruppens forslag, som UHR stiller seg bak, oppsummeres i følgende modell: 1 http://www.uhr.no/documents/soekere_til_masterutdanninger_201213 rapport.pdf 2 http://www.uhr.no/documents/forslag_til_modell_for_samordning_av_opptak_til_ma.pdf Postadresse: Telefon: +47 40 91 49 69 Saksbehandler: Stortorvet 2 postmottak@uhr.no Hege Bolstad Pettersen NO-0155 Oslo www.uhr.no hege.bolstad.pettersen@uhr.no Org.no: 997 058 925 Telefon:

1 Felles, nettbasert søknadsportal og en sentral database for alle mastergradstudier (med unntak av 4) en engelskspråklig side og en norsk side det skilles mellom norsk og utenlandsk dokumentasjon Søkere kan søke på inntil 10 ulike mastergradsstudier Definerte søknadsfrister både vår og høst 2 Nasjonal koordineringsfunksjon vurderer nivå, omfang,og dokumenters ekthet, samt språkkrav till søkere med utenlandsk dokumentasjon søkere med norsk dokumentasjon videresendes direkte til lærestedene 3 Nasjonal koordineringsfunksjons vurdering er endelig og søker varsles om avslag Godkjent dokumentasjon videresendes lærestedene Lærestedene saksbehandler søknadene 4 Saksbehandling fra lærestedene overføres sentral database Tilbud publiseres via søknadsnettsted til den enkelte student søker kan være registrert med ett ja-svar og det vil være definerte svarfrister svaret fra søker registreres i FS og er tilgjengelig for lærestedene MÅL OG FORSLAG TIL ORGANISATORISK PLASSERING En samordning av opptak til masterstudier, jfr. modell ovenfor skal bidra til: Bedre informasjon om studietilbud som gjør det lettere for søkere å finne fram til masterprogram de kan være interesserte i Enklere søknadsprosess for søker og institusjon fordi søker kun laster opp søknadspapirer digitalt ett sted, en gang Økt kvalitet i saksbehandlingen og likebehandling av søkere med utenlandsk dokumentasjon gjennom samordning av saksbehandlingspraksis på tvers av institusjonene Kompetansedeling og heving gjennom etablering av en felles funksjon for vurdering av utenlandsk utdanning, tettere og mer systematisk samarbeid, erfaringsutveksling og felles rutiner Betydelige besparelser for den enkelte institusjon, fordi samme søknad med utenlandsk dokumentasjon ikke vurderes flere ganger, og kun søknader hvor de generelle opptakskravene er innfridd skal vurderes. Institusjonenes lokale søknadsportaler trenger ikke vedlikehold og oppdateringer Myndighetene og institusjonene får tilgang til bedre statistikk og rapporter om søkning til masterstudier i Norge Bedre muligheter for felles markedsføring av masterstudier, også internasjonalt.

For å få til dette, anbefaler UHR at det etableres: 1. En samordningsfunksjon, som tilrettelegger for opptak til alle masterstudier i en felles portal. For denne funksjonene kreves det kompetanse og systemer for samordning av opptak. 2. En verifiseringsfunksjon for behandling av dokumentasjon fra søkere som har utdanning fra utlandet. 3 For denne funksjonen kreves det kompetanse på behandling og verifisering av dokumentasjon fra søkere med høyere utdanning fra utlandet. Verifiseringsfunksjonen vil være en viktig funksjon hvor det ligger an til betydelig effektivisering sammenlignet med dagens situasjon. Kompetanse på behandling og verifisering finnes i dag på institusjonene, hos NOKUT og til dels hos FSAT. Forholdet mellom rollen som systemansvarlig og verifiseringsfunksjonen må fungere godt, og systemene må også tilrettelegges slik at verifiseringsarbeidet kan utføres på en effektiv måte. Mulige løsninger: a) FSAT innehar systemansvarsrollen og NOKUT innehar verifiseringsfunksjonen. Men med to nasjonale instanser vil det være utfordringer knyttet til styring, ledelse og samarbeid mellom de nasjonale instansene. b) FSAT som systemansvarlig får også overordnet ansvar for å koordinere verifiseringsfunksjonen, men at NOKUTs kompetanse benyttes i stor grad, sammen med institusjonenes kompetanse. Utfordringen vil være å sikre tilstrekkelig prioritering av verifiseringsfunksjonens rolle i systemarbeid og arbeidsflyt. c) NOKUT som verifiseringsansvarlig får også systemansvarsrollen. Dette vil sikre fokus på verifiseringsfunksjonen, men medføre at to nasjonale organer får overlappende oppgaver knyttet til systemforvaltning av opptakssystemer. d) I Meld. St. 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren er det foreslått utredet en sammenslåing av FSAT og NOKUTs avdeling for vurdering av utenlandsk utdanning. Dersom det blir en realitet, vil utfordringer knyttet til styring, ledelse og samarbeid i denne saken minimeres, og det vil være selvsagt at dette sammenslåtte organet skal ha det nasjonale ansvaret for samordning av opptak til masterstudier. UHR er opptatt av at arbeidet med opptak til masterstudier skal håndteres på en mest mulig effektiv måte og forutsetter at eksisterende systemer og ressurser utnyttes og videreutvikles. UHR anbefaler derfor at systemansvaret for et nasjonalt masteropptak legges til FSAT, som allerede har ansvaret for samordning av opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høyskoler. Dersom d) ikke blir en realitet med det første, anbefaler UHR alternativ b), men med en tydelig forpliktelse for FSAT til å involvere både NOKUT og institusjonene tett i det videre arbeidet med utvikling av verifiseringsfunksjonen, samt å benytte eksisterende kompetanse på feltet. NSO støtter at det utarbeides en felles søknadsportal og verifiseringsfunksjon, men støtter ikke styrets flertallsforslag om å gi FSAT et systemansvar for samordning av masteropptaket. NSO anbefaler at arbeidsdelingen mellom FSAT og NOKUT videreføres (alternativ a). 3 Kalt «nasjonal koordineringsfunksjon» i modellen over.

FORSLAG TIL VIDERE PROSESS Samordning av opptak til masterstudier springer ut av behov i sektoren, og UHR ber derfor departementet prioritere en felles nasjonal løsning for opptak til masterstudier høyt. UHR har utredet behovet i sektoren og mulig modell, men det gjenstår fortsatt behov for avklaringer knyttet til forvaltningsmessige, juridiske, systemtekniske og økonomiske løsninger. UHR er spesielt opptatt av at det må klargjøres hvordan kostnadene knyttet til opprettelse av en slik fellesfunksjon skal dekkes. UHR anbefaler departementet å etablere et prosjekt for utvikling og implementering av samordna opptak til masterstudier. FSAT har erfaringer og kompetanse som kan videreføres fra samordna opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høyskoler, og UHR har merket seg at departementet i meld. St. 18 (2014-2015) vurderer å overføre oppgaver knyttet til godkjenning av utenlandsk utdanning fra NOKUT til FSAT. UHR mener derfor at det er helt naturlig at FSAT får i oppgave å lede en slik prosjektgruppe. For å sikre at det utvikles et robust og fleksibelt system i tråd med institusjonenes behov, ønsker UHR at et representativt utvalg av utdanningsinstitusjonene involveres, i tillegg til NOKUT og NSO. Vennlig hilsen Ole Petter Ottersen Styreleder Alf Rasmussen Generalsekretær Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UHR og er derfor ikke signert. Kopi til: Felles studieadministrativt tjenestesenter NOKUT Norsk Studentorganisasjon

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-117 OMN Til styret Sak 3b Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som i tidligere notater, men en av risikoene (flytting av drift for NTNU) er tatt ut av notatet. I del 1 får styret informasjon om status og hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i september. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret følger på styremøtene. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf 11. juni 2015 ble Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. Fusjonene ble her stadfestet, med unntak av fusjonen mellom Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund som avsluttes. Veien mot ny struktur i norsk høyere utdanning er beskrevet her: 1

https://www.regjeringen.no/no/tema/utdanning/hoyere-utdanning/innsikt/struktur-i-hoyereutdanning/veien-mot-ny-struktur/id2415316/ 1.2 Status for institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon av FS-databaser: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik - Universitetet i Nordland, Høgskolen i Nord-Trøndelag og Høgskolen i Nesna - Campus Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien o Den fusjonerte institusjonen får navnet VID vitenskapelige høgskole 1.3 Status for framdrift i fusjonsprosjektet i FSAT 1.3.1 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser 2015-2016 - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 2015 - Seminar 1: Gjennomført o 26. 27. mai - Flytting av drift av FS for NTNU Gjennomført o 6. 7. juni - Prøvefusjon 1: o Campus Kristiania Gjennomført o VID vitenskapelige høgskole Gjennomført o Universitetet i Nordland Gjennomført o UiT Uke 41/42 o NTNU Uke 42/43 - Seminar 2: o 28. 29. Oktober - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2016 - Fusjon av databaser: o Februar/mars 2016 - Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016 2

1.3.3 Prøvefusjon nr 1 FSAT er i gang med fusjonsrunde nr 1 i tråd med prosjektplanen. De 3 første prøvefusjonene ble utført i uke 39 og 40. Alle prøvefusjonene i runde nr 1 skal være fullført innen seminaret 28. 29. oktober. Hovedformålet med prøvefusjon nr 1 er å teste fusjonsscriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skal være mulig er man avhengig av at institusjonene har ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Foreløpig er resultatene gode og basene har latt seg fusjonere uten store problemer. Det er oppdaget noen småting og disse skal det ryddes i. Resultatet er som forventet og avdekking av feil er en del av målet med prøvefusjonene. 1.3.4 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 28. 29. oktober FSAT har invitert alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 28. 29. oktober. Seminaret blir en oppfølging av seminaret i mai, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 er gjennomført og man har høstet erfaringer fra denne. Videre er det viktig å hjelpe institusjonene i gang med alle samordningsoppgavene som må på plass før 1. januar 2016. Da skal institusjonene blant annet ha identiske vitnemål og Studentweb, og de må bygges opp i alle databasene. 3

Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko FSAT mener 3 av de 4 risikoene som ble presentert for styret i april fortsatt er de relevante. De presenteres her. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT har i 2015 gjennomført en stor organisasjonsendring, alle ansatte skal flytte i desember, og alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 er hentet internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene er hentet gjennom intern omprioritering. Det har hatt størst konsekvenser for FS-støtte, nå Gruppe for FS, GAUS og RUST. En ansatt i gruppen sa opp sin stilling fra 1. august. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning Kunnskapsdepartementet har tilført 1 millioner kroner til FSAT i forbindelse med fusjonene. Disse vil brukes til å styrke bemanningen, spesielt i gruppe for FS, GAUS og RUST. Det er tilsatt en person i Gruppen for FS, GAUS og RUST med tiltredelse 1. desember 2015 Det jobbes samtidig med en tilsetting i en midlertidig stilling med tiltredelse 1. januar 2016. Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Fordi det tar tid å få nye ansatte på plass og operative er Sannsynlighet og Konsekvens fortsatt uendret. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet 4

Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. NTNU-fusjonen har større utfordringer enn øvrige fusjoner fordi dette blir en stor institusjon med svært mye data. NTNU har også en svært lang historie med lagring av data. Ved at de 4 fusjonsinstitusjonene ligger i 3 VPD-baser er det noen utfordringer fordi flere felleskoder må koordineres. Risikoen vurderes likevel under kontroll. FSAT har sørget for at det i ny versjon av FS som kommer i produksjon rundt 15. november har funksjonalitet for å takle 2 LMS-systemer. Dette var et ønske fra NTNU med bakgrunn i fusjonsprosjektet. Vi vurderer sannsynligheten for manglende oppfølging fra FS-institusjonene og konsekvensen av det slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 5 Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 B AC 5

<sideskift>

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-113 Til styret Sak 6 Ny finansieringsmodell for FS resultat av høringsrunden Bakgrunn Strukturendringene i sektoren har gjort det nødvendig med endringer i modellen for fordeling av brukerbetaling for FS. Styret har derfor arbeidet med å etablere en modell som skal opprettholde FSATs aktivitetsnivå og inntektsgrunnlag, være robust mot ytterligere strukturendringer og sikre at de minste institusjonene fortsatt kan benytte FS. Styret tar sikte på å innføre en ny finansieringsmodell fra og med budsjettåret 2016. Forslag til ny finansieringsmodell ble sendt på høring til institusjonene med svarfrist 1. oktober 2015. Det er mottatt 20 høringssvar. Dagens modell Dagens modell ble utarbeidet i 2003 av daværende styre for FS, og ble godkjent av institusjonene på årsmøte 30. januar 2004. Modellen til finansiering av vedlikehold og utvikling har basert seg på antall registrerte studenter høsten 2 år før virksomhetsåret og vårsemesteret året før virksomhetsåret. Fordelingsnøkkelen har vært 3-delt: - Et grunnbeløp for de første 500 studentene - Nivå 1: en pris pr. student opp til 10000 studenter - Nivå 2: halv pris pr. student over 10000 studenter Kontingent som styret har fastsatt, har tatt utgangspunkt i planlagte arbeidsoppgaver for et år. Ut fra dette har grunnbeløp og pris pr. student blitt justert. Betydning av fusjonene for finansiering av vedlikehold og utvikling av FS Fusjonene i sektoren vil gi færre institusjoner og det blir flere institusjoner som har over 10. 000 studenter. For dagens finansieringsmodell betyr det: - Lavere inntekter fra grunnbeløp - Lavere andel av studenter prises etter nivå 1 - Høyere andel av studenter prises med den laveste prisen pr. student (nivå 2) FSAT-15-113 1

Totalt sett vil inntektene for FSAT reduseres hvis dagens modell opprettholdes. For å kompensere for reduserte inntekter må finansieringsmodellen endres. Forslag til ny finansieringsmodell som ble sendt på høring: Styret mener det er riktig å opprettholde en fast inngangspris for bruk av FS, og at hoveddelen av kostnadene fordeles i henhold til antall studenter. I motsetning til dagens modell, foreslår styret at grunnbeløpet ikke lenger skal inkludere de 500 første studentene. Styrets forslag til ny finansieringsmodell baserer seg derfor på at: - Hver institusjon betaler et grunnbeløp for bruk av FS - Resterende fordeles på institusjonene etter en flat sats pr student. - Styret for FSAT fastsetter satsene årlig som del av budsjettprosessen. Resultat av høringsrunden: Følgende 20 institusjoner sendte inn svar innen fristen: - Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo - Ansgarskolen - Det teologiske Menighetsfakultet - Dronning Mauds Minne Høgskole - Høgskolen i Buskerud og Vestfold - Høyskolen Diakonova - Høgskolen i Ålesund - Høgskolen i Hedmark - Høgskolen i Telemark - Høgskolen i Østfold - Kunsthøgskolen i Bergen - Norges Handelshøyskole - NLA Høgskolen - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet - Politihøgskolen - UiT Norges arktiske universitet - Universitetet i Agder - Universitetet i Nordland - Universitetet i Oslo - Westerdals Høyskole Oslo School of Arts, Communication and Technology 11 av institusjonene gir sin støtte til styrets forslag til ny finansieringsmodell. DMMH støtter forslaget, men ønsker at innføring utsettes til tidligst 1.1.2017. 6 institusjoner støtter ikke forslaget, da modellen etter deres mening heller favoriserer de store institusjonene enn å ta hensyn til de små. Eksempelvis vil den nye modellen totalt sett gi en snittpris på kr 133,- pr student. En institusjon med ca. 200 studenter vil med denne modellen få en snittpris på kr 870,-, mens en institusjon med ca. 17000 studenter vil få en snittpris på kr 112,-. Det blir også påpekt at de private høyskolene og vitenskapelige høyskolene kun får finansiering beregnet ut fra studiepoengproduksjon. FSAT-15-113 2

Forslag fra de minste institusjonene er derfor at grunnbeløpet reduseres, og at en heller tar en høyere pris pr student. UiT støtter forslaget, men ber styret se om grunnbeløpet kan økes noe, slik at det kan gis rabatt for studenter over 10000, men rabatten kan være mindre enn det dagens modell gir. UiO støtter forslaget, men mener at det bør tas hensyn til stordriftsfordeler i modellen. Det foreslås derfor en rabatt på 25 % for studenter over 5300, som er gjennomsnittet blant FSinstitusjonene i år. Alternativt at dagens nivå på 10000 studenter opprettholdes. Drøfting Vi har sett på hvordan de foreslåtte alternativene forslagene ovenfor slår ut: 1) Dersom man reduserer grunnbeløpet med 10 % fra 2015-nivå til kr 142700,- og gir 25 % rabatt for studenter over 5339, i tråd med det de minste institusjonene foreslår, vil det gi en reduksjon på 2-3 % for de aller minste institusjonene (under 200 studenter), sammenlignet med modellen som ble sendt på høring. Fusjonsinstitusjonene vil også få en reduksjon med dette alternativet. 2) Dersom man reduserer grunnbeløpet med 10 % og gir 25 % rabatt for studenter over 10000,-, vil det gi samme pris pr student som innsendt forslag fra UiO (et grunnbeløp på kr 170000,- og en rabattgrense på 5339 studenter). Det fremkommer noen ulike synspunkter i høringssvarene, men i all vesentlighet støttes den foreslåtte modellen. Noen institusjoner ønsker justeringer i modellen, og det vesentlige spørsmålet blir da om man ønsker å gi de minste institusjonene en reduksjon i kontingent i forhold til høringsforslaget, eller de store og da spesielt UiO. Fusjonsinstitusjonene vil samlet sett få en reduksjon. - Et lite grunnbeløp favoriserer de små og et høyt grunnbeløp favoriserer de store institusjonene. Det nivået styret har lagt opp til i sitt forslag er et kompromiss som ivaretar hensynet til både små og store institusjoner - Styret har i tidligere diskusjoner vært opptatt av å ha en finansieringsmodell for FS, som er robust mot ytterligere strukturendringer. Den foreslåtte rabattgrensen på 5339 studenter vil kun være forståelig i 2015, men vil virke tilfeldig over tid. En rabattgrense vil kunne åpne for nye diskusjoner etter eventuelle nye fusjoner. Vi tror at et fast beløp pr. student vil være mer robust og transparent over tid, enn en rabattgrense. På denne bakgrunn foreslåes følgende vedtak: Styret for FSAT vedtar følgende finansieringsmodellen for forvaltning, vedlikehold og utvikling av FS med tilhørende applikasjoner: - Hver institusjon betaler et grunnbeløp for bruk av FS. For 2016 er grunnbeløpet satt til 163 600 kr og vil lønns - og prisjusteres årlig. - Resterende kontingent fordeles på institusjonene etter en flat sats pr student. - Styret for FSAT fastsetter satsene årlig som del av budsjettprosessen. Vedlegg: Høringssvar fra institusjoner FSAT-15-113 3

<sideskift>

<sideskift>

<sideskift>

<sideskift>

Svar Høring Finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner etter fusjonene i UH-sektor Vi har forståelse for endring av finansieringsmodellen. Vi registrerer imidlertid en stor prosentvis endring i faktiske kostnader for Høyskolen Diakonova. Dette vil ha store budsjettmessige konsekvenser for oss. Iverksettelse av ny modell allerede januar 2016 gir oss svært kort tid til å områ oss. Vi ber om at iverksettelse av ny finansieringsmodell tidligst trer i kraft 01.01.2017 Diakonova,25.09.2015 Margrete Thorstad Studiesjef Postadresse: Pb. 6716 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Fredensborgveien 24Q, 0177 Oslo Tlf: +47 22 98 63 00 Epost: post@diakonova.no www.diakonova.no

<sideskift>

-----Original Message----- From: Sylte Andreas [mailto:asy@hials.no] Sent: Wednesday, September 30, 2015 2:02 PM To: postmottak@fsat.no Cc: Vinje Marianne Subject: Høring ny finansieringsmodell FS Hei! Høgskolen i Ålesund har gått gjennom forslag høring om ny finansieringsmodell for FS, og støtter forslag til ny finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner. mvh HOGALOGO h oppl Andreas Sylte Rådgiver / Adviser Studieadministrasjonen / Section for Academic Affairs Høgskolen i Ålesund / Aalesund University College Telephone: +47 70 16 12 41 Mobile: 95 21 91 46 E-mail: asy@hials.no <mailto:asy@hials.no> www.hials.no <http://www.hials.no/>

<sideskift>

Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1086 0316 OSLO Vår saksbehandler: Astrid Sandvoll Telefon: +47 62430031 astrid.sandvoll@hihm.no Deres ref: FS-15-070 AS Vår referanse: 15/02127-2 Dato: 30.09.2015 1 av 1 Svar på høring - Finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner etter fusjonene i UH-sektor Høgskolen i Hedmark stiller seg bak forslaget om ny finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS. Sett i lys av nye strukturer hos medlemsinstitusjonene er det naturlig at finansieringsmodellen justeres. Vi finner at foreslåtte modell, hvor institusjonene betaler et grunnbeløp og deretter en flat sats per student, slår mer rettferdig ut enn nåværende modell. Med vennlig hilsen Høgskolen i Hedmark Astrid Sandvoll Studiesjef Rannveig Haug Rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent uten signatur Høgskolen i Hedmark Postadresse: Postboks 400, 2418 Elverum Besøksadresse: Terningen Arena, Hamarvegen 112, Elverum Telefon +47 62 43 00 00 Telefaks +47 62 43 00 01 E -post postmottak@hihm.no Org. nr 974 251 76 0 www.hihm.no

<sideskift>

1 av 2 Utdanningsseksjonen Deres referanse Vår dato Vår referanse 29.09.2015 15/03518-2 Felles studentsystem - Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postbiks 1086, Blindern 0316 OSLO Høringssvar fra HiT - Finansieringsmodell for Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Vi viser til brev mottatt 18.09.2015 ang. ny finansieringsmodell for vedlikehold, forvaltning og utvikling av FS og tilhørende applikasjoner. Høgskolen i Telemark deler konklusjonene i de vurderingene styret for FSAT har gjort og støtter forslaget om ny modell for brukerbetaling. Vi er enige i at det er viktig å opprettholde aktivitets- og inntektsnivået for FSAT. Med hilsen Jarle T. Bjerkholt viserektor for utdanning Hans Jacob Berntsen Dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ingen signatur Postadresse Besøksadresse Telefon Organisasjonsnummer Saksbehandler Høgskolen i Telemark Kjølnes Ring 56 +47 35026200 971 544 929 Hans Jacob Berntsen Postboks 203 3918 PORSGRUNN E-post Internett 3901 Porsgrunn Arkiv@hit.no www.hit.no Hans.J.Berntsen@hit.no

<sideskift>

<sideskift>

3! Vår dato Vår referanse 30.09.2015 15/01036-2.. Deres dato Deres referanse i DronnlngMaudsMlnne FS-15 070AS HØGSKOLE roa BARNEHAGEUERERUIDANNING., Varsaksbehandler Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT USIT, Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 OSLO Asger Hagerup Asger.Hagerup@dmmh.no Høringssvar fra DMMH om endringer i finansieringsmodell for FS og tilhørende applikasjoner DMMH er kritisk til at informasjonen kommer ut med så kort frist for tilbakemelding, spesielt når det dreier seg om en endring i kostnadsnivå som for vår del er signifikant. Vi er heller ikke fornøyde med en såpass stor prosentvis økning av våre kostnader. Selv om vi er klar over at det er en villet politikk å få institusjoner til å slå seg sammen, synes vi ikke det er riktig at det kommer endringer som straffer små institusjoner økonomisk. For å unngå at de små institusjonene straffes for hardt, foreslår vi at grunnbeløpet reduseres til 125.000 og at inntektsbortfallet kompenseres ved å øke prisen per student. Med hilsen Dronning Mauds Minne Høgskole for barnehagelærerutdanning QM f\ Hans-Jørgen Leksen Rektor Adresse E-post Telefon 0rg.nr DMMH post@dmrnh.n0 +47 73805200 971 574 747 Thrond Nergaards veg 7 Bankkonto 7044 TRONDHEIM 8220-02-20400

<sideskift>

1 av 2 Felles studieadministrativt tjenestesenter, UiO Postboks 1086, Blindern 0316 OSLO Deres ref: Vår ref: Dato 15/00411-2 Bergen, 1. oktober 2015 Høring - Finansieringsmodell Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Viser til høringsnotatet om ny finansieringsmodell for Felles studentsystem (FS). Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) har lenge vært opptatt av det vi mener har vært en skjev betalingsfordeling for felles administrative systemer. Da Uninett tidligere i år fremmet forslag om en ny betalingsmodell som fordelte kostnader etter bevilgning var KHiB svært positiv til dette. KHiB mente at det gir en riktigere kostnadsbelastning institusjonene i mellom, dersom fordelingsmodell er i tråd med bevilgning. KHiB er negativ til en endret finansieringsmodell for FS som innebærer en høyere kostnad for de mindre institusjonene. I så fall mener vi at fastbeløpet bør reduseres til fordel for et høyere variabelt beløp. I forslaget fra FSAT står følgende helt til sist: Selv om de små naturligvis har rygg til å bære akkurat denne ene kostnadsøkningen i kroner, så er det prinsippet som er viktig. Om alle fellestjenester fordeles i sektoren med dette argumentet, så blir det i sum en betydelig kostnad for mindre institusjoner. Med hilsen Cecilie Ohm høgskoledirektør Øivind Skaar økonomisjef A: Strømgaten 1, 5015 Bergen, Norway T: +47 55 58 73 00 F: +47 55 58 73 10 E: post@khib.no W: www.khib.no

2 av 2 Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Kopi til: Enhet for Avdelingsstøtte v/signe Solberg

1 av 1 Vår dato Vår referanse 30.09.2015 15/00256-2 Saksbehandler Solveig.E.Bru@mf.no Deres referanse FS-15-070 AS Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT Svar på høring - Finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner etter fusjonene i UH-sektor Det teologiske Menighetsfakultet (MF) tar til etterretning forslaget om ny modell for brukerbetaling av FS og tilhørende applikasjoner. Vi har forståelse for grunnmodellen og at kostnader jevnt over fordeles i henhold til antall studenter. Det er samtidig ikke til å legge skjul på at mindre, private institusjoner har langt dårligere økonomi og rammevilkår enn de store, statlige institusjonene. Styrets vurdering er at den valgte modell samsvarer med KDs finansieringsmodell for institusjonene. Det medfører riktighet med tanke på å fjerne mengderabatten for de statlige universitetene. Men det gjenspeiler ikke realitetene for de private vitenskapelige høyskolene og høyskolene, som ikke får finansiering av studieplasser (basis / 60-70 %), men kun får finansiering beregnet ut fra studiepoengproduksjonen. Flere av de mindre private høgskolene kommer langt dårligere ut etter den nye modellen. Det gjelder også MF, som dessuten, i likhet med de statlige vitenskapelige høyskolene som ikke fusjonerer, kommer dårlig ut på grunn av institusjonsstørrelse. Vi er derfor, alt i alt, ikke tilfreds med endringen, og stiller spørsmål ved om det er rimelig at alle institusjoner små eller store skal betale samme grunnbeløp. Med hilsen for Det teologiske Menighetsfakultet Vidar L. Haanes rektor Brevet er elektronisk godkjent og derfor ikke signert. Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Foretaksregisteret Det teologiske Menighetsfakultet Gydas vei 4 +47 22 59 05 00 +47 22 59 05 05 NO 970011994 MVA Postboks 5144 Majorstuen Majorstuen Nettside Bankkonto 0302 Oslo E-post www.mf.no 6038 05 58583 post@mf.no

<sideskift>

Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1133 0318 OSLO Vår referanse Seksjon for utredning og kvalitetssikring Vår dato 15/01664-2 Deres referanse 01.10.2015 Deres dato FS-15-070 AS 18.09.2015 Høringssvar - Finansieringsmodell Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Vi viser til deres høringsbrev av 18. september 2015 om foreslått ny finansieringsmodell for FS og tilhørende applikasjoner. NHH har ingen innsigelser til forslaget. Med vennlig hilsen Jorun Gunnerud Studiesjef Kjetil Sudmann Larssen Seksjonsleder Dokumentet er godkjent og ekspedert elektronisk uten signatur

<sideskift>

-----Original Message----- From: Knut Nilsen [mailto:knut.nilsen@nla.no] Sent: Wednesday, September 30, 2015 9:01 AM To: postmottak@fsat.no Cc: Tor Eirik Gjerde; Rolf Kjøde; Elling Føyen Subject: [postmottak] Høring - Finansieringsmodell Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Høring - Finansieringsmodell Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Viser til brev vedr ny finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS. NLA høgskolen har forståelse for at det må gjøres en omlegging i finansieringsmodellen på grunn av den pågående strukturendringen i sektoren. Vi har også stor forståelse for at det er nødvendig å opprettholde aktiviteten på dagens nivå. Når det gjelder fordeling av kostnadene i forhold til små institusjoner i UH sektoren, kan vi ikke se at man har tatt tilstrekkelig hensyn. Som det fremgår av tabellen, vil alle mindre høgskoler (som ikke slår seg sammen) få betydelige tilleggskostnader. NLA høgskolen kommer ut med 10 % økning. Man kunne komme ut med en bedre modell for de mindre høgskolene ved f.eks å senke grunnbeløpet noe og gjøre en mindre økning i pris pr student. mvh Knut Nilsen Studieadminstrativ leder Tlf: 55 54 07 77 Knut.Nilsen@nla.no NLA Høgskolen Bergen Postboks 74 Sandviken 5812 Bergen www.nla.no Facebook Kopi: IT-leder Tor Eirik Gjerde Administrasjonssjef Rolf Kjøde Økonomileder Elling Føyen

<sideskift>

Universitet i Oslo Felles studieadministrativt Tjenestesenter Boks 1072 Blindern 0316 Oslo posttmottak@fsat.no Deres referanse: Vår referanse: 2015/01490-2 008 NORWEGIAN POLICE UNIVERSITY COLLEGE Sted, Dato Oslo, 25.09.2015 HØRINGSSVAR - FINANSIERINGSMODELL FELLES STUDENTSYSTEM OG TILHØRENDE APPLIKASJONER Det vises til e-post fra Felles studieadministrativt tjenestesenter, Universitetet i Oslo, 18. september med vedlegg, om utsendelse av høringssak om finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av felles studentsystem (FS) og tilhørende applikasjoner. Gjennomgangen av modell for fordeling av brukerbetalingen for FS må ses i lys av den pågående sturturreformen i universitets- og høgskolesektoren (UH-sektoren) med fusjoner av utdanningsinstitusjoner på høyere nivå. Reformen medfører færre institusjoner totalt, men flere institusjoner som har over 10 000 studenter, noe som virker inn på fordelingsnøkkelen i dagens finansieringsmodell. Det foreslås derfor å endre dagens modell for beregning av kontingent/årlig bidrag til vedlikehold, forvaltning og utvikling. Den nye modellen er ment å ivareta robusthet, stabilitet i fordelingen og hensynet til små institusjoner. Modellen endres slik at fordeling av brukerbetaling blir som følger; hver institusjon betaler et grunnbeløp for bruk av FS, resterende fordeles på institusjonene etter en flat sats per student og satsene fastsettes årlig (av styret for FSAT) som en del av budsjettprosessen. Politihøgskolen har gjennomgått høringssaken med det utgangspunkt at Politihøgskolen, som følge av strukturreformen i UH-sektoren, går fra å være en middels stor høgskole til en mindre høgskole. Vi ingen merknader til høringen utover at vi støtter de foreslåtte endringene. Med hilsen Nina Skarpenes rektor/sjef Politihøgskolen Jorunn Lindholt Seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent uten signatur. Kopi til: Politidirektoratet POLITIHØGSKOLEN Pb.5027 Majorstuen, 0301 Oslo Slemdalsveien 5 Tlf: 23 19 99 00 /Faks: 23 19 99 01 Org. nr: 974 761 017 / Giro: 7694.05.08335 www.phs.no /postmottak@phs.no Avdeling Bodø Pb. 6004, 8002 Bodø Universitetsalleen 1 Tlf: 23 19 99 00 Faks: 75 58 80 30 Utdanningssenter Kongsvinger Pb. 100, 2201 Kongsvinger Motjernsvegen Tlf: 23 19 99 00 Faks: 62 82 59 50 Justissektorens kurs- og øvingssenter Avdeling Stavern Pb. 204, 3291 Stavern Fredriksvern Verft Tlf: 23 19 99 00 Faks: 33 20 61 00

<sideskift>

Avdeling for økonomi Deres ref.: Vår ref.: 2015/4408 Dato: 01.10.2015 Felles studieadministrativt tjenestesenter postmottak@fsat.no Svar på høring fra UiT - Finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner etter fusjonene i UH-sektor Viser til høringsbrev om ny finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS. UiT Norges arktiske universitet har forståelse for at dagens budsjettmodell må endres som følge av fusjonene i sektoren. Vi støtter også hovedprinsippet om at det bør opprettholdes en fast inngangspris for bruk av FS uavhengig av studenttall og at hoveddelen av kostnadene må fordeles i henhold til antall studenter. Størrelsen på grunnbeløpet Det er slik vi forstår kostnadene for vedlikehold, forvaltning og utvikling av FS, brukerstøtte mv som skal dekkes inn av denne kontingenten. Det er viktig å synliggjøre disse kostnadene for å få enda bedre frem hva som danner utgangspunkt for fastsetting av pris og at disse da fordeles mellom grunnbeløpet og pris pr student. Det er noe uklart hvordan størrelsen på selve grunnbeløpet er beregnet. Det fremgår av høringsbrevet at styret har vurdert om en fast prosentsats av den samlede brukerkontingenten skulle fordeles likt mellom brukerne, men kom frem til at et fast kronebeløp er mer robust for ytterligere strukturendringen. Hvorfor og hvordan beløpet er fastsatt er imidlertid uklart. I dagens modell er utgjør grunnbeløp 23% av de totale kostnadene og fordeles med et fast beløp på hver institusjon. Dagens nivå på grunnbeløpet vil slik vi ser det kunne økes noe uten at det er en for høy inngangspris for de minste institusjonene og vil da kunne redusere kostnadene pr. student for de institusjonene med stor studentmasse. Argumentet for en økning av grunnbeløpet er at 23% av totalkostnadene er noe lavt og det vil være grunnleggende kostnader med deltakelse i samarbeidet som opp til et gitt nivå er uavhengig av størrelse på institusjonen og antall studenter. Dette bør dekkes gjennom grunnbeløpet, og UiT foreslår en økning fra 23% av totalkostnadene til et nivå FSAT finner dekker grunnleggende kostnader og fortsatt ivaretar hensynet til de minste institusjonene. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

En fast pris pr student eller differensiering Styret for FSAT foreslår å avvikle dagens rabatt for hver student over 10.000. UiT er enig i at hoveddelen av kostnadene må fordeles i hht studenttallet og følger prinsippet om at dette følger KDs finansieringsmodell. Vi ser likevel argumenter for at kostnadene pr student over et visst antall bør bli lavere, og støtter dermed argumentet for en viss rabatt for de institusjonene med høy studentmasse. Størrelsen på rabatten eller redusert pris pr student, bør ses i sammenheng med økningen av grunnbeløpet og være av en slik størrelsesorden at det gir en budsjettmodell som sikrer den robusthet som en fremtidig modell krever. Dvs en mindre rabatt enn dagens som er halv pris for hver student over 10.000. Vennlig hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør Eli Margrethe Pedersen økonomidirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

<sideskift>

<sideskift>

Universitetet i Oslo Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1086 0316 OSLO Dato: 30.09.2015 Deres ref.: Vår ref.: 2015/11958 STVJFP1 Høring - Finansieringsmodell Felles studentsystem og tilhørende applikasjoner Vi viser til høring om finansieringsmodell for utvikling, forvaltning og vedlikehold av FS og tilhørende applikasjoner etter fusjonene i UH-sektoren. Brukerinstitusjonene skal dekke alle utgifter for vedlikehold, forvaltning og videreutvikling av FS og tilhørende applikasjoner gjennom et årlig bidrag til FSAT. Kontingenten er basert på kostnader for vedlikehold, forvalting og utvikling av FS, brukerstøtte, dokumentasjon, superbrukerkurs, møter mm. Universitetet i Oslo (UiO) ser at strukturendringene i sektoren på kort sikt ikke vil gi reduserte kostnader for FSAT, og mener at det er viktig at fokuset på videreutvikling av systemet, økt digitalisering og tjenesteutvikling opprettholdes. I høringsbrevet skriver FSAT at «styret har vurdert hvordan kundestrukturen ( ) og framtidige endringer påvirker kostnadsdriverne i organisasjonen ( ), kundenes ulike bidrag gjennom testing, deltakelse i arbeidsgrupper og utvikling mm og kundenes påvirkning og innflytelse f.eks på prioritering av arbeidsoppgaver.» Det vises også til KD finansieringsmodell, og hvordan andre system og tjenesteleverandører priser sine tjenester. UiO mener at modellen som skal legges til for kostnadsfordeling, må være basert på hva som er kostnadsdrivende for FSAT. Kort oppsummert mener UiO at man skal legge et enkelt prinsipp til grunn, man skal betale etter bruk. I forslaget fra FSAT blandes det etter vår mening sammen ulike prinsipper slik at det blir uklart hvilke prinsipper som ligger til grunn for kostnadsfordelingen. UiO støtter forslaget om at en fast grunnpris opprettholdes, men mener at denne er noe for lav i den foreslåtte modellen. Vi støtter også at satsen per student slår inn fra første student, og at hoveddelen av kostnadene må fordeles i henhold til antall studenter. Vi mener imidlertid at det bør tas hensyn til stordriftsfordeler i finansieringsmodellen, i tråd med hvordan andre system og tjenesteleverandører priser sine tjenester. Dette vil kunne gjøres ved at man viderefører dagens trinnmodell, med justeringer. Universitetsdirektøren Postadr.: Postboks 1072 Blindern, 0316 Oslo Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7, 9. et., 0313 Oslo Telefon: 22 85 63 01 Telefaks: 22 85 44 42 postmottak@admin.uio.no www.uio.no Org.nr.: 971 035 854

2 Oppsummert: UiO foreslår en fordelingsnøkkel med et noe høyere grunnbeløp (uavhengig av antall studenter), og med to nivå for stykkpris pr student. I og med at sektoren nå får færre og større institusjoner bør stykkprisrabatten reduseres til 25 %, og vi foreslår at nivå to inntreffer ved et studentantall over gjennomsnittet blant kundene til FSAT (ca studenter 5300 for år 2015). Sekundært at nivå fra dagens modell med en grense på 10 000 studenter beholdes. Element I dag Forslag FSAT Forslag UiO Grunnbeløp 158 600,- 163600 170 000 Grunnbeløp inkl. første 500 studenter Ja Nei Nei Nivå delt: Ja Nei Ja Full pris opp til 10 000 studenter Full pris opp til snitt studenter (p.t 5300) Halv pris over 10 000 studenter 25 rabatt over snitt Dette vil etter UiOs oppfatning være en modell som ivaretar hensynene til robusthet, stabilitet, de små institusjonene og samtidig tar hensyn til stordriftsfordeler. Vedlagt ligger et regneark som viser effekten av UiO sin foreslåtte modell i forhold til forslaget fra styret i FSAT. Med hilsen Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Universitetsdirektør Johannes Falk Paulsen Underdirektør. Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Kopi til: Avdeling for fagstøtte Saksbehandler: Johannes Falk Paulsen +4722854057, j.f.paulsen@admin.uio.no

<sideskift>

<sideskift>

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-110 AS Til styret Sak 5 Virksomhetsrapport 2. tertial 2015 for FSAT Det legges frem virksomhetsrapport for 2. tertial 2015 for FSAT. Rapporten består av: - virksomhetsrapport per 2. tertial med hovedvekt på status for de vedtatte hovedprioriteringene for FSAT - regnskapet per 30. august for FSAT Forslag til vedtak: Styret for FSAT tar virksomhetsrapporten for 2. tertial 2015 til etterretning. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2015 opprettholdes. FSAT-15-110 AS

<sideskift>

Generelt Dette er tertialrapport for FSAT for andre tertial 2015. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-010-10 Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett 2015-2016. Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med vitnemålsbanken I etterkant er det kommet til nye oppgaver FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som gjennomføres i tiden fremover. I det følgende kommenteres og vurderes status for hovedprioriteringer for FSAT for 2015. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 1

Aktiviteter 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Funksjons- og bemanningsplan: Funksjons- og bemanningsplan ble ferdigstilt 11.juni. Ansatte og ledere ble innplassert i stillingene pr. 1.juli.2015. Tillitsvalgte ble informert om innplassering av de ansatte 17.juni, og ledere og ansatte ble orientert 18.juni. Ny organisasjon ble iverksatt fra 1.juli. Stillingen Seksjonssjef for Seksjon for systemforvaltning ble utlyst i juli. Nytt navn for FSAT: FSAT har vært i dialog med to byråer vedrørende vurdering av rapporten med navneforslag. Navneforslag behandles på styremøtet i september. Avtaler: I andre tertial ble det inngått avtale mellom Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo om drift av FSAT. Det ble også inngått avtale mellom FSAT og UiO om administrative tjenester. Det arbeides videre med følgende avtaler: avtalen med NSD vedrørende ITAR og avtale med UiO og UiB vedrørende datavarehus. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. I andre tertial ble det utarbeidet en overordnet skisse til hovedmålene i strategi for FSAT. Skissen ble utarbeidet i utgangspunktet i det overordnete målet for FSAT slik det er formulert av Kunnskapsdepartementet, oppgaver gitt FSAT gjennom vedtektene, og noen overordnete fokusområder identifisert av styret gjennom SWOT-analysen. Skissen skal brukes som utgangspunkt for presentasjoner for eksterne aktører. Skissen til strategien ble presentert for BOTT-samarbeidet, Planleggingsgruppe for FS og UHRs Administrasjonsutvalg i august 2015. Møter med eksterne aktører holdes som beskrevet i tidsplanen for strategiprosessen. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 2

3. Samlokalisering Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Flyttegruppen har i andre tertial jobbet med å lage romkabal for seksjonene i FSAT. Det ble utarbeidet kriterier for tildeling av enekontor. Arbeid med romkabal ferdigstilles i september. Flyttegruppen har i andre tertial startet dialogen med USIT for bistand til flytting av nett og PCer til de nye lokalene. Det ble søkt om engangsstøtte til flytteutgifter. Arbeide med flytting går i henhold til plan. FSAT tar over de nye lokalene fra 1.desember 2015. 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå Status for fremdrift i henhold til plan: (gult) Kommentar: Arbeidet er forsinket grunnet interne omprioriteringer. Det ble ikke jobbet med samarbeidsforum i andre tertial. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Arbeidet med å samordne senterets administrative oppgaver er høyt prioritert. Det er gjort en kartlegging av arbeidsoppgaver og rutiner for områdene personal og økonomi ved de opprinnelige enhetene SO og SUN/SFS. Det er inngått en avtale om administrasjon av FSAT med UiO. Arbeidsfordeling mellom UiO og FSAT vil gjennomgås i detalj i september 2015 og det vil bli laget felles rutiner for alle FSAT ansatte for støttetjenestene innenfor områdene personal og økonomi. Arbeidet med å etablere felles rutiner for lokal-it-støtte ved FSAT starter i september. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 3

Hovedopptak, suppleringsopptak og etterfyllingsopptak: Hovedopptaket ble gjennomført uten større problemer og etter fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. I hovedopptaket ble det gitt 88984 tilbud (84810 i 2014) som ga 59993 JA-svar (57664). For suppleringsopptaket var tallene 5568 (5557) og 3525 (3400). For første del av årets opptak ble således en større andel av tilbudene gitt allerede i hovedopptaket, slik tendensen også var i fjor. Frem til 21. august er det gitt 110085 tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til 53788 studieplasser, mot 104761 og 52889 i 2014 (sluttall). Vi kjenner til at to læresteder vurderte å trekke studier etter at hovedopptaket var gjennomført. I den grad SO har blitt konsultert, har vi vist til at fristen for trekking av studier er 20. juni og at økonomiske vurderinger ikke er tilstrekkelig grunn til å omgå denne fristen. Ledige studieplasser: Det er registrert 7918 (7542 ved sesongslutt i fjor) søkere til ledige studieplasser med totalt 20635 studieønsker (19556 til samme dato i 2012). 2402 av disse søkerne (2559) søkte ikke ordinært innen 15. april. Det er per dato gitt 14510 (14447) tilbud på ledige studieplasser som har gitt 4438 (4412) JA-svar Vitnemålsbehandling: Sjekk av elektroniske vitnemål avdekket at det er uklarheter i regelverket for føring av vitnemål for videregående opplæring, og som resultat av dette noe ulik praksis lærestedene i mellom mht. godkjenning av yrkesfaglige vitnemål for bruk i kvoten for førstegangsvitnemål. Forholdet ble tatt opp med lærestedene og vil bli fulgt opp ytterligere på opptaksseminaret i høst. FSAT har ansvar for likebehandling av søkerne, uansett hvilket lærested de blir saksbehandlet ved. KD ble holdt orientert om saken. Avvik mht. personopplysninger: Det er ikke meldt om avvik vis a vis bestemmelsene i personopplysningsloven. Avvik mht. tilgjengelighet: Det har ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering: Samordna opptak behandler søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering av søknaden sin. I år var det 3435 søkere med utenlandsk, ikke-nordisk utdanningsbakgrunn, mens antallet i 2014 var 3149. 2625 hadde krysset av for særskilt vurdering. Dette er en økning fra 2014 da tallet var 2434. Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Kompetansevurdering I denne perioden er det opptaksarbeid som har vært hovedaktiviteten i seksjonen. Seksjonen har behandlet til sammen 4216 søknader. De landene fordelt på de ulike regionene som har flest søkere er Frankrike (108), Tyskland (110), Polen (146), Russland (159), Ukraina (111), USA (138), Brasil (43), Eritrea (62), Etiopia (53), Filippinene (117), Kina (67), Iran (86), Australia (22), Palestina (20) og Syria FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 4

(20). Seksjonen behandler søkere med utdanningsbakgrunn fra svært mange land i verden. Fra land som Tadsjikistan, Armenia, Haiti, Barbados, Paraguay, Panama, Liberia, Zambia, Burundi, Guinea- Bissau, Benin, Kambodsja, Malaysia, Taiwan, Myanmar, Oman, Yemen, De forente arabiske emirater er det få søknader. Selv om det er få søkere fra enkelte land er det krevende å sette seg inn i alle skolesystemer og vurdere disse opp mot det norske utdanningssystemet, poengberegne og rangere søkerne. Avdelingen arbeider derfor kontinuerlig med å utvikle vurderingshåndbok med omregningstabeller for flest mulig land. Arbeidet med dette foregår primært i perioden septembermars. Opptaksperioden er hektisk og seksjonen mottar en rekke henvendelser både på telefon og e- post fra søkerne og de ulike lærestedene. Videre bistår vi lærestedene i behandlingen av enkeltsøknader dersom de ber om dette. Brutt ned på regioner er tallene slik, se tabell under. Region 2015 2014 Norske/særskilt vurdering 2196 Tall kommer Norske steinerskole 437 461 Vest-Europa 457 455 Norden 69 46 Øst-Europa og tidligere Sovjet 844 725 Amerika 280 294 Afrika 304 242 Asia 552 485 Oseania 23 10 Midt-Østen/Tyrkia 92 82 Internasjonale utdanninger EB/IB 22 23 Sum 4216 I perioden fra april til september behandler vi ikke vurderingssaker, men vi mottar en rekke saker som behandles straks opptaket er over. I denne perioden i år har det kommet inn ca. 100 saker. I opptaksperioden sendes det ut kvitteringsbrev de som henvender seg, med beskjed om at saken blir behandlet så snart vi er ferdig med opptaket. Seksjon for kompetansevurdering har sekretærfunksjonen for Nasjonal klagenemnd for opptakssaker. Så langt i år har det kommet inn 80 klagesaker. 68 av disse ble behandlet på nemndas møte i september. Kun en fikk medhold, en sak ble utsatt i påvente av mer informasjon og en sak ble avvist. Neste møte er i oktober. Omregningsutvalget har hatt sitt første møte nå i høst. De andre utvalgene, Nordenutvalget, Dispensasjonsutvalget, Brukerstøtteutvalget vil også ha møter med det første. Utvalgene er sammensatt av medlemmer fra lærestedene og Seksjon for kompetansevurdering. Det har videre vært avholdet et møte i GSU-gruppen som består av medlemmer både fra seksjonen og NOKUT. Seksjon for kompetansevurdering er bidragsyter på kurs i godkjenningsordninger for utenlandsk utdanning i regi av Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi). Dette er en kursrekke over to FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 5

dager på seks ulike steder i Norge. Samordna opptak var i utgangspunktet ikke inkludert i denne opplæringen, men vi meldte vår interesse og fikk være med. Dette betyr at måtte utarbeide kursmateriell/kurshefte, samt lage et kursopplegg i sommer. Dette tok en del tid og ressurser i den mest hektiske opptaksperioden. 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Prosjektet ble avsluttet i hovedsak i henhold til plan. Videre implementering er overlatt til linjeorganisasjonen. Status for fremdrift i henhold til plan: I andre tertial har SO 3.0 prosjektet blitt avsluttet i hovedsak i henhold til plan (30. juni) og det videre arbeidet har blitt flyttet til linjeorganisasjonen. Implementeringen har per 1. september kommet kortere enn ønsket, i hovedsak fordi det har tatt ekstra tid å få opp et fungerende test- og produksjonsmiljø. Etter prosjektets avslutning har vi hatt målsetting om produksjonssetting 10. november. Som i første tertial har arbeidet med søknadsportal, støttetjenester og produksjonsmiljø vært sentrale: Søknad om opptak (søknadsprosessen). Etablere en velfungerende søknadsportal Forvaltning av opptak, studier og institusjon. Støttetjenester for læresteder og forvaltning. Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester). Digitalisering mot søkere. Muliggjør å redusere papir i saksbehandlingen. Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere («Baksiden»). Støttetjenester for læresteder og forvaltning. Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø. Testing Etablere driftsmiljø. Aktivitetene fremover fokuserer på disse områdene. Dette må på plass for å lansere portal og søknad for opptaket 2016. Arbeidet er godt i gang og ventes å fortsette i tredje tertial. Prioriteringer. Vekten av arbeidet har i andre tertial vært å etablere driftsmiljøer for utvikling, test og produksjon. Både utvikling og testmiljø for søkerportal og støttetjenester er nå på plass og arbeidet med produksjonsmiljø vil være prioritert fremover. I forbindelse med etableringen av testmiljø har testing blitt igangsatt og vil fortsette. Videre prioriteringer vil være å ferdigstille nødvendig funksjonalitet for gjennomføring av opptak. Forutsetninger. Utfordringer vil fremover være ferdigstillelse av tjenester, testing og kvalitetssikring. Driftsmiljø, rutiner og prosesshåndtering for overtagelse må på plass for at dette skal bli vellykket, samtidig med at ferdigstillingen av nødvendig funksjonalitet blir prioritert. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 6

Risiko. Applikasjoner utviklet i prosjektet var per 1. september ennå ikke tilstrekkelig testet. Vi har derfor ennå ikke tilstrekkelig sikkerhet for at alle deler av leveransen fra prosjektet er klar til å settes i produksjon i det nye produksjonsmiljøet. 8. Forvalte FS Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. FS-kontaktforum. Arbeidet med planlegging av FS-kontaktforum våren 2016 har startet. Det blir et seminar hvor alle tidligere deltakere fra fusjonerte institusjoner inviteres. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt ett møte i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for StudentWeb og gruppen for Doktorgradsmodulen. Det ble i tillegg avholdt ett to-dagers møter i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. Fusjonsprosjektet går i henhold til plan. Det ble avholdt et todagers seminar i mai. Arbeidet prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT ble fullført i juni. Arbeidet går utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FS-støtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Behovet vil også bli aktuelt utover 2015 dersom fusjonene i kategori 2 og 3 vedtas. Drift av FS. FSAT overtok driftsansvar for FS fra 1.1.2014. Det var vært avholdt 3 ordinære møter med USIT angående driften av FS og applikasjoner. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i tredje tertial 2015. Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. 9. Videreutvikle FS i henhold til plan Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) (gult) Kommentar: Arbeidet går etter planen på integrasjoner, StudentWeb og SøknadWeb. Arbeidet med fusjoner har ført til omprioriteringer. Dette har fått konsekvenser for tidligere prioriteringer som arbeidet med ny undervisningsmodul, UTF8, brukerstøtte og dokumentasjon. I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, STAR og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST tas i bruk ved flere institusjoner. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 7

I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. Generelt Strukturmeldingen fra KD. Etter at budsjett og planer for 2015 ble lagt, er ressurssituasjonen noe endret i FSAT pga strukturmeldingen. I 2015 må FSAT (FS) avgi rundt tre årsverk til arbeid med fusjoner. Avtale med UiO om kjøp av administrasjon kom først på plass i sommer. Det har dermed ikke vært rom så langt for å erstatte personale som benyttes til fusjoner. Dette har gått ut over oppgaver som er planlagt for 2015, både drifts- og videreutviklingsoppgaver. Også i en situasjon der en kan sette inn midlertidig ansatte, vil dette gå utover planlagte oppgaver, da opplæringsperioden ofte er lang. Etter at nå avtale om kjøp av administrative tjenester er på plass, er det utlyst flere stillinger, både innen utvikling og forvaltning. Personale i disse stillingene vil ikke være på plass for rundt årsskiftet. Prioriteringen i år er nå: Generell drift Bistå i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt 1.4.2016. Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner vil gå som normalt, det samme gjelder for Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som blir prioritert ned nå er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette vil i noen grad også gå utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet må gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert og utviklet et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet er ferdigstilt, og vil settes i pilotproduksjon for noen eksamener i høst. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I starten av året har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Pr 31. august 2015 har 30 institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om at alle tar i bruk ny Studentweb innen utgangen av året. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. Etter sommeren er det også utviklet ny funksjonalitet i Studentweb, og dette arbeidet vil fortsette ut året. Søknadsweb: Ny versjon av Søknadsweb har gjennom omfattende testing ved institusjonene. Siste testrunde ble avsluttet etter sommeren. Applikasjonen er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 8

funksjonalitet. Målet er å få ny Søknadsweb i pilotproduksjon ved noen institusjoner for våropptaket senere i høst. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon, tidligst våren 2016. Studentmobilitet EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. Ale felleskomponenter for EMREX ble ferdig utviklet i god tid før sommeren. FSAT arbeider nå med utvikling av Vitnemålsbanken, som vil inngå i EMREX-nettverket. Parallelt med dette vil Søknadsweb og Studentweb få funksjonalitet der studentene kan benytte EMREX for å levere resultater fra andre land. Institusjonene forberedes nå på Field Trial, som vil starte i desember 2015. Arbeidet følger planen. Saksflytsystem: Denne er ikke påbegynt, er planlagt for høsten 2015. Vil starte når EMREX er levert i november. Integrasjon med TimeEdit: Spesifikasjon er laget i 1 tertial, og integrasjon ble utviklet i 2. tertial. Løsningen kan settes i produksjon når den er testet ut ved noen institusjoner. Arbeidet med utvikling følger planen. Å få gjennomført testing ved institusjoner tar mer tid enn antatt. Integrasjon med kortsystemer: Integrasjonen er utviklet, men ikke tatt i bruk av noen institusjon enda. Løsningen er utviklet for å forenkle arbeidet institusjonene har med å føre inn bilder av studenter i FS, noe som bør gjøres for å utnytte Studentbevisappen best mulig. Integrasjon med folkeregisteret: Det er utviklet en generell tjeneste for integrasjon med folkeregisteret i regi av SO3.0, og denne løsningen vil også benyttes av FS. Det arbeides med å avklare mulighetene for å bruke folkeregisterdata, og hvilke avtaler som må på plass for å gjøre dette. Pilottjenester for Connect: FS deltar i pilotprosjekt for Connect, og før sommeren 2015 kom det på plass flere tjenester fra FS side. Piloten avsluttes mars 2016. Arbeidet går etter planen. Ny betalingsmodul: Det er planlagt å spesifisere ny løsning høsten 2015. Det vurderes å skyve spesifikasjonen til 2016 pga ressursene som går til fusjoner. Studentbevisapp: Løsningen ble videreutviklet før sommeren, og tilbudt alle institusjoner. App en ble også sikkerhetstestet før sommeren. Løsningen har så langt vært driftet av HIOA, og det er ønskelig å beholde denne driftsløsningen inntil en kan få en permanent løsning f eks i den nye UH-skyen. I dag kjører deler av løsningen i Microsoft Azure (Irland). Det arbeides med avtaler for videreutvikling og drift av tjenesten. Pr 31. august 2015 har 33 institusjoner tatt i bruk app en. Integrasjon med beredskapssystemet kunnskapscim: Dette er en integrasjon som ikke har stått på planen for 2015. Flere (15-20?) institusjoner har anskaffet beredskapssystemet CiM. Hvordan denne skal integreres med de administrative systemene for å få tilgang til informasjon om studenter og ansatte er ikke klart. Det er heller ikke noen koordinering av dette arbeidet på tvers av institusjonene, og det er ikke laget noen spesifikasjoner. Hvilken rolle skal FS spille i dette arbeidet? FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 9

10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen på ITAR og Datavarehusprosjektet og CRIStin. CRIStin For Cristin 2.0-prosjektet har hovedfokus i andre tertial vært utarbeidelse av spesifikasjon for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret samt tilpasning av prosjektkatalogen til å støtte helseprosjekter og utvidelse av datamodellen for registrering av infrastrukturer. Andre oppgaver har blitt nedprioritert for å rekke fristen for leveranse av integrasjonstjenestene før jul. Cristin har forvaltningsansvaret for Nora-tjenesten og oppdraget med videreutvikling og vedlikehold av denne tjenesten er lagt til Cristin-utvikler i FSAT. I løpet av 2. tertial har arbeidet i hovedsak dreid seg om å få produksjonssatt Nora-tjenesten og kartlagt behovet for videreutvikling. Løpende oppgaver har vært vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon i form av utvidet eller endret funksjonalitet, feilrettinger, datakonverteringer, datarydding, uthenting av rapporter, samt arbeid i forbindelse med oppgraderinger av servermiljøene. Det siste har vist seg å være mer omfattende enn forventet da det var feil i produktene fra leverandøren. Arbeidet med dette vil fortsette ut i tredje tertial. ITAR Det er i andre tertial jobbet videre med omlegging av importtjenesten fra kilden ISI World of Science til Scopus fra Elsevier. Arbeidet med omskriving av hele ITAR-applikasjonen til ny teknisk plattform som ble startet i første tertial er i ferdigstillelsesfasen og er klart til testing. Applikasjonen har fått det nye navnet PIA. Løpende oppgaver har vært drift av importtjenesten og import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus og Bibsys). Datavarehusprosjektet Datavarehus har to medlemmer i STAR-gruppen. I STAR har fokus dette tertial vært å bli enige om at rapporter og de data som presenteres. Dette arbeidet er krevende for alle parter og det er nå oppnådd enighet om de viktigste områdene. I annet kvartal har Star jobbet for å avslutte oppgaver i Star-prosjektet. Datavarehusgruppen har gitt kurs til læresteder som har bedt om det og fremover vil gruppen arbeide med de oppfølgingspunkter Star har pekt på i sin sluttrapport. Datavarehus har en datavarehusløsning for Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen (UiB) for flere av deres systemer. For økonomi har datavarehus først og fremst vedlikeholdt eksisterende løsning som gjelder data for eiendom, økonomi, innkjøp, budsjett og lønnstransaksjoner. I tillegg har datavarehus forberedt styringsgruppemøter og bistått UiO og UiB i deres evaluering av verktøyet FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 10

Tableau. Dette arbeidet fortsetter utover høsten når UiO og UiB begynner med implementering av Tableau for økonomienhetene. Datavarehus gjennomførte våren en oppgradering av plattform som gjelder infrastruktur og nødvendige oppgraderinger. Den første delen ble avsluttet i juni. Siste del gjøres mot slutten av året (databaseoppgradering). 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen på GAUS, RUST og NVB. Nasjonal vitnemålsdatabase NVB har hatt mange ulike aktiviteter i perioden Heller ikke i andre tertial var det ressurser til å reimportere alle KL-vitnemål, et arbeid som skulle sikre bedre datakvalitet i NVB. Konsekvensen er at elektroniske vitnemål som inneholder feil fortsatt vises som gyldige for elever i vis-vitnemål-tjenesten, for søkere i nettsøknaden og for videregående skoler i NVB-web. Statistikk, analyser og oppfølging av vitnemålsinnsamling NVB arbeidet med statistikk og analyser knyttet til regler for fagsammensetning og føring av vitnemål samt problemstillinger knyttet til innsamling og bruk av elektroniske vitnemål. Vi fokuserte på problemstillingene som ble diskutert på nasjonal konferanse for fagopplæringer, gjennomført i samarbeid med VIGO og Utdanningsdirektoratet, og på samlingene med videregående skolesektoren i de ulike fylkene. I perioden fra 1. mai 2015 til 1. september 2015 ble det importert 48861 vitnemål i NVB mens 1064 vitnemål ble avvist. NVB blir som regel kontaktet når andre instanser ikke klarer å svare på spørsmål om spesielt kompliserte regler eller fordi de ikke har tilstrekkelig oversikt over de ulike systemene og tjenestene. Oppfølging av slike saker krever mye utredning og testing, noe som er ekstra ressurskrevende grunnet manglende verktøy. Da sommeren er perioden for bruken av de elektroniske vitnemålene i opptaket, fokuserte vi på å lage gode verktøy som supplement til diagnosemeldinger eller rapporter i FS for å bidra til økt kvalitet i den elektroniske saksbehandlingen. Vi laget bl.a. rapporter som viste elektroniske vitnemål for NOM-2015-søkere med både feil, men også gyldige avvik fra reglene (dispensasjonsvitnemål og forsøksvitnemål) som likevel ikke ble benyttet i saksbehandlingen. Vi utarbeidet instrukser for hvordan slike vitnemål skulle behandles. Arbeid med regelverket FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 11

NVB arbeidet med tolkning av regelverket knyttet til føring av vitnemål for fullført TAF/YSK-løp for å kunne lage etterspurte kontroller for slike vitnemål. Vi behandlet også en hastesak fra Utdanningsdirektoratet mht. kontroll av vitnemål der karakter 1 er ført som standpunkt og særskilt eksamen eller trekkeksamen er bestått. NVB-forvaltning deltok i forskriftsteamets arbeid med opptaksforskriften. Nye kontroller for videregående opplæring i NVB NVB lanserte 2 nye versjoner av kontrollprogrammet. 1. Versjonen lansert i juni inneholdt bl.a. kontroller for vitnemål for voksne, TAF-/YSK-vitnemål, nye karakterføringskontroller for enkelte fremmedspråk. Det ble importert nye løp og nye fagkoder fra UDIRs kodeverk GREP. 2. En ekstra versjon av kontrollprogrammet måtte lanseres i juli for å kunne håndtere vitnemål utstedt med dispensasjon fra Utdanningsdirektoratet. Versjonen inneholdt en endring i NVBs importprogram. Kommunikasjonsarbeidet knyttet til spesielle utfordringer Spesiell utfordring oppstod i perioden ifm. annulleringer i NVB. NVB måtte håndtere uvanlig mange henvendelser fra både skolene, søkerne, deres representanter, opptakskontorer og media. Departementet ble orientert om problemstillingen. NVB arbeidet med oppfølging av søkere i NOM 2015 med en spesiell føringsfeil. Jobben innebar kommunikasjon med Utdanningsdirektoratet, de 67 berørte søkerne, 45 ulike videregående skoler og opptakskontorene ved universiteter og høyskoler. Oppfølging av retting av de feilførte vitnemålene i NVB og oppføling av import av nye vitnemål ført i tråd med reglene eller merket som dispensasjonsvitnemål krevde mye tid ressurser. En annen spesiell problemstilling var knyttet til føring av dokumentasjon som gir både yrkeskompetanse og generell studiekompetanse. Spørsmål knyttet til merking av slike vitnemål som førstegangsvitnemål ble avklart og kommunisert til både videregående skolesektoren og UH-sektoren. NVB har utarbeidet et notat for behandling av søkere med dobbel kompetanse i førstegangsvitnemålskvoten. Vi har gjennomført et nytt møte med det nye landsomfattende skolesystemet Visma Flyt Skole for å kartlegge deres ønsker og behov for integrasjon med NVB og kontrollmotoren. Vi har i perioden startet arbeidet med konsekvensutredning knyttet til NVB og laget SWOT-analyse. I samme periode arbeidet vi med å kartlegge avvik fra Personopplysningsloven knyttet til utlevering av data fra NVB og rette feil knyttet til utlevering av data som bryter med personvernsprinsippene. GAUS I andre tertial ble arbeidet med rutinebeskrivelser for registrering av godkjenningssaker i Godkjenningsmodulen for rapportering til GAUS ferdigstilt. Ekspertgruppen for GAUS og godkjenningssaker hadde møte 2. juni 2015. Det ble i tillegg jobbet med å utrede behov for FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 12

oppdatering av Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning for å sikre hjemmelsgrunnlaget for avlevering av data fra FS til GAUS. RUST RUST ble tatt i bruk i oktober 2014. Kunnskapsdepartementet har sendt ut på høring Forskrift om register for utestengte studenter RUST. Frist for høringssvar var 26. juni 2015. Det har vært en stor medieoppmerksomhet rundt funksjonalitet i RUST og konsekvenser for studenter. RUST ble i andre tertial omtalt i Dagbladet og Dagens næringsliv. 12. Arbeide med vitnemålsbanken Status for fremdrift i henhold til plan: (grønt) Kommentar: Arbeidet går etter planen. Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. Det er for 2015 tildelt kr 2,2 mill for å starte utvikling av en vitnemålsbank. Tjenesten er planlagt, med mål om produksjonssetting 1.1.2017, forutsatt fullfinansiering av prosjektet i 2016. Det har vært arbeidet med hjemmelsgrunnlag for tjenesten, og konklusjon på møte med KD og Datatilsynet var at denne bør hjemles i lov. Forslag til lov er laget, og sendt på høring. I 2015 vil det meste av ressursinnsatsen for Vitnemålsbanken omhandle utvikling. Utviklingen ses i sammenheng med EMREX-prosjektet, der Vitnemålsbanken vil inngå i EMREX som den norske tjenesten for videreformidling av resultatinformasjon. Denne prioriteringen er avklart med KD. EMREX vil trenge samme funksjonalitet i Vitnemålsbanken som en trenger for rekrutteringssystemer. Vitnemålsbanken for bruk i EMREX skal være klar for pilot i november 2015. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 13

Regnskap pr 31.08.2015 Tertialavslutning 2.tertial: FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 14

Kommentar til regnskapet for 2. tertial: Regnskap per 2. tertial viser et overskudd på 22 mill kr. Hovedårsak til at denne er så høy ved tertialavslutning er at inntektene fra FS-kontingent kommer inn tidlig på året. 2015 er et overgangsår for FSAT. Periodisering i budsjettet er derfor ikke riktig for 2015 for FSAT og det skal arbeides med å få riktig periodisering av både inntekster og kostnader for 2016-budsjettet. Det skal i tillegg arbeides med å få skilt ut bevilgningsbasert og oppdragsbasert virksomhet i regnskap og budsjett for FSAT. Prognosen viser 6,7 mill i overskudd. Her er det noe usikkerhet om hva som blir den endelige summen da det må gjøres mer analyse om hva kostnader i forbindelse med flytteprosessen blir, samt at det ikke er lagt inn ny aktivitet som følge av nye tildelinger. Der er estimert en overføring på 5,5 mill i forslag til budsjett 2016. Prognosen på lønn har endret seg etter at ny lønnstabell for 2015 ble lagt inn. Lønnsveksten er lavere enn det som lå inne som en forutsetning for budsjettet. Prognosen for personalkostnader er nå 1 mill lavere enn budsjettet. FSAT-15-100 Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 15

<sideskift>

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-114 AS Til styret Sak 6 Budsjett 2016-2017 Forslag til budsjett og arbeidsplan for 2016 ble drøftet på styremøte 9. oktober 2015. Budsjettet er justert i tråd med styrets diskusjon og i tråd med bevilgning til FSAT i Statsbudsjettet lagt frem 7. oktober 2015. FSAT samarbeider høsten 2015 med UiOs Enhet for intern administrasjon for å utarbeide en versjon av FSATs budsjett sortert på artskontoplan som brukes i økonomistyring ved UiO. FSATs budsjett vil da kunne legges inn i UiOs budsjettverktøy på den måten som gjør det mulig å ta ut oversiktlige regnskapsrapporter. Det vil også gjøre økonomistyringen lettere for direktøren. Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar forslag til budsjett og arbeidsplan for 2016, med de merknader som fremkom i møte. FSAT-15-114 AS

<sideskift>

Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett 2016-2017 Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Arbeidsoppgaver og ressurser for FSAT 2016 og 2017 Innledning I 2016 disponerer organisasjonen 82,43 årsverk. Mål for 2016 FSAT vil i 2016 ha følgende overordnede mål: Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Bidra i fusjonsarbeidet Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan o Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen o Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging o Produksjonssette saksflytsystem for FS Ferdigstille Vitnemålsbanken Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Starte arbeidet med omskriving av NVB Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Den nye strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, drive frem innovative løsninger og nyskapning. Strategien setter i tillegg mål om å videreutvikle

FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. Styret for FSAT vedtar tiltaksplan for å nå de overordnete målene. Bidra i fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden 2015-2017. FSAT bistår17 institusjoner i fusjonsarbeidet (til sammen 6 fusjonsprosjekter). Første gruppe med fusjoner ferdigstilles våren 2016. I 2016 skal det gjennomføres prøvefusjon, fusjon av databaser (februar/mars 2016) og etterarbeid fremt il semesterstart 2016. Andre gruppe ferdigstilles våren 2017. Det er inngått avtale om bistand med til sammen 1 årsverk. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Styret for FSAT ønsker å implementere én enhetlig driftsmodell for alle FS-institusjonene. Pr 2015 er det 3 institusjoner som ikke driftes av FSAT: UiB, NHH og UiO. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, vil FSAT gjennomføre en risikovurdering for virksomheten. Risikovurderingen vil deretter følges opp på halvårs basis. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket Kunnskapsdepartementet nedsatte en arbeidsgruppe for utredning av alternative modeller for samordning av masteropptak med det overordnede målet å effektivisere og standardisere masteropptaket for UH-sektor. Styret for FSAT ønsker at det samordnete masteropptaket forvaltes og utvikles av FSAT, og vil derfor sette i gang en utredning av økonomiske konsekvenser forut for oppstart av et samordningsprosjekt. Ta i bruk ny nettsøknad til studieåret 2016/2017 Ny nettsøknad er en leveranse fra SO 3.0-prosjektet, som ble avsluttet juni 2015. Ny nettsøknad skal tas i bruk for opptaket som gjennomføres våren 2016. Gjennomføre opptaket (NOM) til studieåret 2016/2017 Opptaket til studieåret 2016/2017 planlegges gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Den praktiske gjennomføringen vil innebære noen endringer, siden et nytt opptakssystem (dvs ny nettsøknad) skal tas i bruk til dette opptaket. 2

Løpende gjennomføring av kompetansevurdering: Seksjon for kompetansevurdering behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, Steinerskole, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. Til sammen er dette en søkermasse på omlag 4000 søknader. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST ihht plan Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2016 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Fagpersonweb, Søknadsweb, Saksflytsystem, STAR for FS samt Feide Connect og integrasjon med TimeEdit og kortsystemer. Det er planlagt videreutvikling av Studentweb. Det arbeides kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. FSATs bidrag til effektivisering, standardisering og digitalisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UH-sektoren inkluderer produksjonssetting av saksflytsystem for FS. Systemet er en «søm» mellom FS og de institusjonelle arkiv- og saksbehandlingssystemer, og vil særlig bidra til å lette arbeidet med godkjenning og innpassing av ekstern utdanning. Det er gjennomført en analyse av gevinstrealisering for systemet. Systemet vil sørge for betydelige kostnadsbesparelser og økt datakvalitet som følge av desentral datafangst. Nye oppgaver inkluderer bl.a. utvikling av ny versjon av EpN og EVUweb. Det er planlagt modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen og integrasjon med Folkeregisteret. 27,75 årsverk utvikling og forvaltning er foreslått brukt på FS, GAUS og RUST. For detaljert informasjon om oppgavene for 2016, se vedlegg 2. Datavarehus for studiedata Rådgivende gruppe for STAR-prosjektet leverer sin anbefaling av videreføring av arbeidet med datavarehus for studiedata mot slutten av 2015. FSAT vil i 2016 følge opp anbefalingene fra gruppen. 3

Arbeide med prosjektene for nyutvikling av vitnemålsbanken og omskriving av NVB Utvikling av en vitnemålsbank vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Prosjektet ble påbegynt i 2015 og fortsetter i 2016. Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. I 2016 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til nytt teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Leveranse av utviklingstjenester FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 9,4 årsverk. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det skal i 2016 videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. 4

BUDSJETT 2016 Inntekter og utgifter 2016 for FSAT Inntekter 2016 Budsjettpost Sum 2016 Budsjett 2015 KD Bevilgning til FSAT -38 300 000-34 800 000 KD Bevilgning øremerket Vitnemålsbanken* -4 300 000-2 200 000 KD Bevilgning til drift av Vitnemålsbanken** -300 000 0 Sum bevilgninger -42 900 000-37 000 000 Salg av timer Timepris kr 810,- Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/11 250 t -9 113 000-8 831 250 Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t -608 000-588 750 Salg av utviklingstjenester datavarehus UiO/UiB, 1 årsverk/1 500 t -1 215 000-1 177 500 UiO-årsverk, 0,4 årsverk/600 t -486 000-1 177 500 Fusjoner, 1 årsverk/1 500 t -1 215 000 Sum salg av timer -12 637 000-11 775 000 Kontingenter Kontingent for institusjonene -32 537 000 Sum Kontingenter -32 537 000-29 828 676 Systemdrift *** Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk -12 039 000 Sum driftsinntekter -12 039 000-10 227 150 Andre inntekter EU Bevilgning fra EU til utvikling av Emrex -833 000 0 EU Bevilgning fra EU til utvikling av Erasmus Without 0 Paper -233 000 Betalingskurs/konsulentoppdrag -155 000 Leieinntekter fra CRIStin**** -1 230 000 Sum andre inntekter -2 451 000-5 269 324 Sum overføringer -3 500 000-5 500 000 SUM INNTEKTER 2016-106 064 000-99 600 150 *Forutsetter bevilgning fra KD. I Statsbudsjettet er bevilgningen nevnt uten et beløp **Forutsetter bevilgning fra KD. I Statsbudsjettet er bevilgningen nevnt uten et beløp ***Utgifter fra USIT-drift foreligger ikke på nåværende tidspunkt. Beløpet er derfor et estimat. ****Leieavtale fra UiO, med priser på tjenester foreligger ikke på nåværende tidspunkt, men vi har mottatt et estimat fra UiO. Leieprisen for CRIStin er derfor ikke endelig avklart 5

Utgifter 2016 Budsjettpost Sum 2016 Budsjett 2015 Lønn FSAT * Lønn 82,43 årsverk 62 476 000 Lønn overtid 700 000 Sum lønn FSAT 63 176 000 62 700 000 Administrative tjenester** Administrative tjenester UiO 7 521 000 Sum administrative tjenester 7 521 000 7 179 000 Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak 300 000 Felles klagenemnd, studentsaker 800 000 Sum andre tjenester 1 100 000 800 000 Møter, seminarer, Styremøter 412 000 kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) 1 700 000 Kompetanseutvikling, personalseminar 2 700 000 Sum møter, seminarer etc. 4 812 000 3 826 150 Systemdrift*** FSATs andel av drift 4 595 000 Institusjonenes andel av drift, inkl. forvaltning og brukerstøtte samt innkjøp av base for UiB/NHH 12 339 000 Sum drift 16 988 000 13 253 000 Husleie Husleie m.m. 7 670 000 Sum husleie 7 670 000 4 700 000 Andre utgifter Kjøp av konsulenttjenester 600 000 Support rapportverktøy 277 000 Serviceavtaler/abonnementer 721 000 Utstyr, programvare, rekvisita 1 105 000 Grafisk profil og logo 500 000 Sum andre utgifter 3 203 000 7 142 000 Saldo 1 594 000 SUM UTGIFTER 2016 106 064 000 99 600 150 *Forutsetter bevilgning fra KD til vitnemålsbanken **UiO sentralt, kr 5 797 000,- og tjenester vedr. personal/økonomi kr 1 541 000,-. Beløp er ikke endelig fastsatt, og er derfor beregnet ut fra en prisøkning på 3 % fra 2015. *** Estimat, driftskostnader fra USIT foreligger ikke på det nåværende tidspunkt. 6

BUDSJETT 2017 Inntekter og utgifter 2017 for FSAT Inntekter 2017 Budsjettpost KD Bevilgning til FSAT -39 494 000 KD Bevilgning øremerket Vitnemålsbanken** -5 632 000 Sum bevilgninger -45 126 000 Salg av timer Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/11 250 t -9 413 000 Timepris kr 838,- Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t -628 000 Salg av utviklingstjenester datavarehus UiO/UiB, 1 årsverk/1 500 t -1 255 000 Sum salg av timer -11 296 000 Kontingenter Kontingent for institusjonene -33 610 000 Sum kontingenter -33 610 000 Systemdrift* Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk -11 927 000 Sum driftsinntekter -11 927 000 Andre inntekter EU Bevilgning fra EU til utvikling av Emrex -833 000 EU Bevilgning fra EU til utvikling av Erasmus Without Paper -233 000 Betalingskurs/konsulentoppdrag -155 000 Refusjon sykelønn -1 000 000 Leieinntekter fra CRIStin -1 813 000 Sum andre inntekter -4 034 000 Sum SUM INNTEKTER 2017-105 993 000 * Inntekter vedrørende systemdrift er et estimat **forutsetter bevilgning fra KD 7

Utgifter 2017 Budsjettpost Lønn FSAT Lønn 83,1 årsverk 64 426 000 Lønn overtid 721 000 Sum lønn FSAT 65 147 000 Administrative tjenester* Sum Administrative tjenester UiO 7 759 000 Sum administrative tjenester 7 759 500 Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak 300 000 Felles klagenemnd, studentsaker 800 000 Sum andre tjenester 1 100 000 Møter, seminarer, Styremøter 424 000 kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) 1 751 000 Kompetanseutvikling, personalseminar 2 266 000 Sum møter, seminarer etc. 4 441 000 Systemdrift* Drift av alle systemer i FSAT 16 016 000 Sum drift 16 016 000 Husleie Husleie m.m. 8 178 000 Sum husleie 8 178 000 Andre utgifter Kjøp av konsulenttjenester 600 000 Support rapportverktøy 285 000 Serviceavtaler/abonnementer 743 000 Utstyr, programvare, rekvisita 1 138 000 Sum andre utgifter 2 766 000 Saldo 586 000 SUM UTGIFTER 2017 105 993 000 *UiO sentralt, kr 6 171 000,- og tjenester vedr. personal/økonomi kr 1 588 000,- **Kostnader til systemdrift er et estimat 8

Vedlegg 1: Kommentarer til budsjettpostene 2016 Inntekter Bevilgning fra KD Statsbudsjettet 2016 legges frem 7. oktober 2015. Budsjett 2016 for FSAT tar utgangspunkt i bevilgningen for 2015, økt med kr 1,5 mill. som kompenserer utgifter til administrative kostnader etter sammenslåingen, og bevilgning av kr 1 mill. til Felles klagenemnd (grunnet økt saksportefølje). Det er regnet inn en pris- og lønnsvekst på 3 % i budsjettet. Endelig behandling av statsbudsjettet i Stortinget skjer før jul. Salg av utviklingstjenester Det er budsjettert med salg av til sammen 10,4 årsverk (15600 timer) til CRIStin, ITAR, datavarehusprosjektet, samt et eget FS-årsverk til UiO og et eget årsverk dedikert til prosjektledelse av fusjonsprosjektet i sektoren. Det foreslås en timepris for 2016 på kr 810,- som er beregnet ut fra en timeprisøkning fra USIT på 3 %. Kontingent fra institusjoner som bruker FS Kontingenten fra institusjoner som bruker FS foreslås økt til kr 32 537 000,-. Kontingenten er økt med til sammen 5 %, herav 3 % for lønns- og prisvekst. I tillegg er det lagt til en stilling til brukerstøtte som utgjør 1 årsverk. Økningen skyldes behov for økt kapasitet i utviklingsgruppen. FS-kontingenten ble frosset i 2015, noe som i realiteten var et kutt den gang. Den økte kontingenten vil bidra til økt effektivisering, digitalisering og gevinstrealisering i forbindelse med institusjonenes administrative omstillinger. Systemdrift av FS, GAUS, RUST og Datavarehus FSAT sørger for drift av FS for 46 institusjoner, i tillegg til drift av GAUS, RUST og datavarehus for alle institusjoner. Alle driftstjenestene kjøpes fra USIT. For 2016 beregnes det en kostnad på kr 12 339 000,- for drift av FS med tilhørende applikasjoner. Kostnaden inkluderer forvaltning og brukerstøtte på totalt 0,26 årsverk. Disse utgiftene faktureres institusjonene som kjøper drift via FS. 9

Betalingskurs/konsulentoppdrag FSAT tilbyr kurs til institusjonene mot betaling. Det er også beregnet noe salg av timer til datauttrekk for forskningsprosjekter. Refusjon UiO FSAT har en medarbeider som av ulike grunner er ansatt i FSAT, men som utfører oppgaver for UiO. Vi foreslår at FSAT dekker kostnadene, men at disse blir refundert fra UiO. Leieinntekter fra CRIStin FSAT dekker leiekostnadene for kontorlokalene i Fr. Nansens vei 17 for FSAT og CRIStin. Estimerte leiekostnadene refundert fra CRIStin, beregnet på kvm-pris, er på kr 1 230 000. Leieprisen justeres når endelig leieavtale med UiO foreligger. Bevilgninger fra EU Det er bevilget kr 833 000 for utvikling av EMREX i 2016 (bevilgning på kr 2,5 mill. for en periode over 3 år). Det er også bevilget kr 236 500 for EWP-prosjektet (Erasmus Without Paper) for 2016 (50 000 euro for en periode av 2 år). Forslag til søknad om midler fra Kunnskapsdepartementet: Det foreslås å søke om midler til videreutvikling av NVB. Overføring fra 2015 Overføring fra 2015 er estimert til kr 3,5 millioner. 10

Utgifter Lønn Lønnsutgiftene er beregnet på bakgrunn av lønnstrinn til de ansatte før lokale forhandlinger høsten 2015, men med et påslag på 3 % for alle. Dette er estimert til å dekke lønnsvekst fra mai 2016, samt de tillegg enkelte ansatte måtte få i lokale forhandlinger. Det er i tillegg tatt høyde for overtid. FSAT har i 2016 82,43 årsverk. Dette inkluderer 4 nye stillinger til utvikling, 1 stilling til forvaltning av vitnemålsbanken, som følge av bevilgningen av øremerkede midler, 1 ekstra stilling til Avdeling for kompetansevurdering for å ivareta økt mengde oppgaver etter at 4 midlertidige engasjementer i avdelingen er avsluttet og 1 ekstra stilling til Gruppe for FS for å ivareta økt mengde oppgaver knyttet til brukerstøtte. Konsulenttjenester Det er for 2016 satt opp kr 600 000,- for kjøp av eksterne konsulenttjenester. Administrative tjenester, UiO Utgiftene for kjøp av administrative tjenester fra sentraladministrasjonen ved UiO er basert på at FSAT kjøper tjenester fra UiO sentralt for 82,93 årsverk Satsen på kr 72 100,- pr. årsverk er et estimat, og baserer seg på fordeling av administrative kostnader som UiO har. Endelig pris pr ansatt vil foreligger på et senere tidspunkt. Dette er kostnader knyttet til bruk av lønnssystemet, økonomisystemet, nettverk, kontortelefon med mer. Utgiftene for kjøp av administrative tjenester for personal/økonomi med mer er basert på at FSAT kjøper administrative tjenester fra USIT/UiO for 1,5 årsverk. Møtevirksomhet (seminarer og lignende) Dette er utgifter til nasjonale seminarer, møter i utvalg og ekspertgrupper, samt annen møtevirksomhet. Utgifter for kompetanseutvikling og personalseminar ble redusert/fjernet i 2015 og er nå lagt inn for 2016. Systemdrift Utgifter til drift av FS med tilhørende applikasjoner for institusjonene er basert på et estimat fra USIT. 11

Vedlegg 2: FS, GAUS og RUST utvikling 2016-2017 For FS, GAUS og RUST er det for 2016 totalt budsjettert med 23 årsverk for utvikling forvaltning og brukerstøtte, en økning på 1 årsverk fra 2015. I tillegg er det for vitnemålsbanken budsjettert med 3 årsverk. Tabellen under gir en oppstilling over oppgaver for 2016 som er en videreføring av oppgaver som er påbegynt i 2014 eller tidligere. Dette har totalt et omfang på 19 årsverk. Videreføring av oppgaver fra 2015: Ressursestimat 2016 Brukerstøtte 6 årsverk Systemvedlikehold 4 årsverk STAR: ferdigstille rapporter i nytt verktøy 3 årsverk Ny Undervisningsmodul: utvikling (produksjonssetting 2017) 2 årsverk Studentweb3.0: Videreutvikling 1,75 årsverk Ny Fagpersonweb: Produksjonssetting 0,5 årsverk Søknadsweb3.0: Produksjonssetting, mindre vedlikehold 0,25 årsverk Studentbevis videreutvikling 1 månedsverk + kostnader til ekstern leverandør GAUS: integrasjon med NOKUTs system 1 månedsverk Studentmobilitet EMREX 0,5 årsverk Saksflytsystem produksjonssetting 0,4 årsverk Integrasjon med TimeEdit produksjonssetting 0,1 årsverk Integrasjon med kortsystem produksjonssetting 0,1 årsverk Connect produksjonssetting 0,2 årsverk 12

Tabellen under viser nye oppgaver som kan påbegynnes i 2016/2017 (det må foretas en prioritering). For 2016 er omfanget inntil 4 årsverk. Nye oppgaver 2016/2017 Ressursestimat 2016 Ressursestimat 2017 Vitnemålsbanken (produksjonssetting 2016) 3 årsverk 4,5 årsverk Digital eksamen: sensur, begrunnelse og klage, tilrettelegging EpN: Ny versjon med utvidet funksjonalitet (for å få faset ut WO-versjonen) 1 årsverk 4,5 årsverk 1 årsverk Studentmobilitet EWP: utvikling 0,5 årsverk 0,5 årsverk EVUweb: spesifisering 2015, utvikling 2015 og 2016, og produksjonssetting i 2016 Integrasjon med folkeregisteret Ny betalingsmodul: spesifisering i 2015 og utvikling 2017 Learning Agreement for inn- og utreisende: utvikling Doktorgradsopptak i Søknadsweb: utvikling Modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen Nomination nytt brukergrensesnitt Nasjonalt masteropptak 1,3 årsverk 1-4 årsverk 0,2 årsverk 2-3 årsverk 6 månedsverk 6 månedsverk 3 månedsverk 1 månedsverk Ikke estimert 13

Mer detaljert beskrivelse av nye oppgaver Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging) Hele prosessen for vurdering skal digitaliseres. Mye er på plass allerede, men det er fortsatt en del ugjort, spesielt på fagsiden (oppgaveproduksjon, sensurering etc). I 2015 ble det utviklet FS-integrasjoner mot digitale eksamenssystemer, inkludert tilbakeføring av sensur til FS. På administrativ side er det noen oppgaver som ikke er standardisert, som tilrettelegging, begrunnelse, klageprosess. Noe av dette kan tenkes å ha en naturlig plass i Studentweb, som å be om tilrettelegging, be om begrunnelse, klage på resultat eller andre forhold ved vurderingsprosessen. Når det gjelder sensurering vil mange av verktøyene for digital eksamen inneholde slik funksjonalitet. I en periode frem til all vurdering gjøres digitalt, kan en tenke seg en frittstående løsning for sensurering innenfor Fagpersonweb. Verktøy for sensurering vil gi en stor gevinst administrativt, da det ikke er nødvendig med dobbeltregistrering, og fjerne en feilkilde. Standardisert løsning for å be om tilrettelegging, be om begrunnelse og klage på vurdering gir bedre tjenester for studenten. Begrunnelse bør ses i sammenheng med verktøy for sensurregistrering, for å forenkle/standardisere dette. Det er ikke gjort noen beregninger av utviklingskostnader for disse oppgavene, da de i liten grad er spesifisert på nåværende tidspunkt. Vitnemålsbanken Vitnemålsbanken er en tjeneste som gir alle norske borgere tilgang til sine resultater, for å dele dem med andre. Deling kan skje med bedrifter, norske og utenlandske utdanningsinstitusjoner etc. Deler av tjenesten er utviklet i 2015, i samarbeid med EMREXprosjektet. Tjenesten gir stor innsparing på utdanningsinstitusjonene, i og med at en i stor grad kan avvikle produksjon av karakterutskrifter og i neste omgang vitnemål (dersom dette ikke vil beholdes av seremonielle årsaker). Institusjonene vil heller ikke lengre måtte svare på henvendelser om riktighet av dokumenter som er utstedt. For mottaker av informasjonen, skal de kunne stole på at informasjonen er korrekt og uforandret etter at den forlot institusjonen. Det er informasjon, ikke dokumenter som videreformidles, noe som betyr at denne mer effektivt kan benyttes i digitale prosesser hos mottaker. Innsparing bare for bedrifter er antakelig i størrelsesorden hundre millioner på årsbasis når tjenesten tas i bruk. 14

For den som eier resultatene (norske borgere), gir dette en mulighet til å styre bruken av informasjonen, og en mye enklere måte å videreformidle denne. Utviklingskostnader er beregnet til fire årsverk, i tillegg til prosjektstyring og driftskostnader se egen spesifikasjon av tjenesten fra februar 2013. EVUweb ny versjon Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens EVUweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Kravspesifikasjon for ny løsning ble utarbeidet i 2015. Arbeidsomfanget av en ny løsning er ikke klart pr nå, og utviklingen av denne planlegges i hovedsak gjort i 2017. Studentmobilitet Emrex FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som ble satt i gang mellom norske institusjoner sist høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. I 2015 ble det gitt Erasmus+ midler for gjennomføring av EMREX, som et treårsprosjekt. FSAT er partner i prosjektet, med hovedansvar for utvikling og standardisering. Hoveddelen av utviklingen er gjennomført i 2015, bl a er det laget en tidlig versjon av vitnemålsbanken som vil være en del av EMREX-nettverket. I 2016 vil det gjennomføres en Field trial av løsningen, og den vil bli evaluert i 2017. Studentmobilitet Erasmus Without Paper Et nytt Erasmus+ - prosjekt, der FSAT inngår som partner, er Erasmus Without Paper (EWP). EWP har som målsetting i fulldigitalisere utdanningsinstitusjonenes prosesser som gjelder studentmobilitet. Prosjektet skal beskrive disse prosessene, og utvikle grensesnitt og systemer for datautveksling mellom institusjonene. 15

FSAT sin rolle i EWP er som leder av Work package for standardisering, og å utvikle integrasjonene mot FS som den norske delen av EWP. Saksflyt Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. I 2015 ble utvikling av saksflytsystem initiert, bl a som del av Fagpersonweb. Det er estimert 4 månedsverk for ferdigstillelse og implementasjon ved institusjonene. Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre på grunn av begrensninger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FS-institusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Integrasjonen ble utviklet og testet i 2015. Det er estimert 1 månedsverk for 2016 for å produksjonssette integrasjonen ved institusjonene. Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsninger for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS ble utvikler i 2015, men er ikke tatt i bruk ved noen institusjon enda. Dette forutsetter utviklingsarbeid på institusjonene/hos leverandør av kortsystem. Det er estimert 0,1 årsverk til å hjelpe institusjonene med implementasjon i 2016. 16

Integrasjon med folkeregisteret Integrasjon med folkeregisteret har vært forsøkt tidligere i FS, men SFS har ikke klart å få en felles avtale med Skattedirektoratet om tilgang til folkeregisteret. Det som ønskes her, er innhenting av navn, adresse, telefonnr for en person, basert på fødselsnummer. Med en slik integrasjon vil nyoppretting av søkere og studenter gi en mye bedre datakvalitet, og en bedre funksjonalitet både for søkere, studenter og ansatte. SO har hatt en slik avtale tidligere, men har ikke hatt denne funksjonaliteten siste året på grunn av tekniske oppgraderinger. Erfaringen har vært tydelig, med adskillig dårligere datakvalitet. Det er estimert 2 månedsverk til utviklingsarbeidet. EpN Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i 2013. Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny Studentweb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WOapplikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny Studentweb settes i produksjon. Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er estimert 1 årsverk til utviklingsarbeidet. Connect Connect er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. Uninett har i 2015 gjennomført en pilottesting av tjenestene innenfor Connect, og FS har vært involvert på tjenestesiden i dette arbeidet. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Connect er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både app er og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. Connect skal settes i produksjon i 2016. Arbeidet med utvikling innenfor FS er estimert til 0,2 årsverk i 2016. Ny betalingsmodul Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder 17

reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontantprinsippet er beholdt for semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektsføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. Estimert tidsbruk i 2016 er et månedsverk, og 2-3 årsverk i 2017 for selve utviklingen. Studentbevisapp App for studentbevis/semesterkvittering ble overtatt av FSAT i 2015, og tilbudt til alle institusjoner. 75 % av institusjonene har tatt denne i bruk i 2015. For 2016 vil vedlikehold av tjenesten inkludere 0,1 årsverk fra FSAT og kr 200.000,- til ekstern leverandør. Det er for 2016 ikke satt av ressurser for utvikling for Windows phone (som vi anslår til kr 400.000). Learning agreement for inn- og utreisende (foreslått 2017) For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av Nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i Studentweb, Søknadsweb, FS-klienten og muligens i Fagpersonweb. Arbeidet med learning agreement må ses i sammenheng med EWP-prosjektet. Estimert omfang er 6 månedsverk. 18

Doktorgradsopptak i Søknadsweb (foreslått 2017) For doktorgrad er det en egen funksjonalitet i FS for opptak, som ikke understøttes av webløsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med Søknadsweb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjent, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Estimert omfang er 6 månedsverk. Modernisering av integrasjonen mot Lånekassen (foreslått 2017) Eksport av studentstatus og eksamensresultater til Lånekassen ble utviklet for over ti år siden, og har teknisk sett vært uforandret siden da. Det er behov for en modernisering av denne løsningen, både for å følge nye arkitekturprinsipper, og gi institusjonen bedre kontroll med overføringen. Det er også ønskelig med ny funksjonalitet slik at lånesøker kan få informasjon fra FS om studieprogramtilhørighet i det vedkommende søker om lån. Møter med Lånekassen har konkludert med at dette tidligst vil kunne starte i 2017. Estimert omfang utvikling er 3 månedsverk. Nomination nytt brukergrensesnitt (foreslått 2017) Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Estimert omfang utvikling er 1 månedsverk. Nasjonalt masteropptak (start 2016?) Det foregår nå planlegging av nytt nasjonalt masteropptak. Hvordan denne prosessen vil foregå er ikke avklart enda, men mye tyder på at opptaksmodulen i FS vil være sentral også for dette opptaket. 19

Forslag til oppgaver for 2016 (samlet oversikt) 20