Innkalling for Kommunestyret

Birkenes kommune Innkalling for Kommunestyret Møtedato: 03.02.2015 Møtested: Valstrand kulturarena - kantina NB Møtested Møtetid: 18:00-20:00 Orientering om kommuneplanens samfunnsdel v/arealplanlegger Øyvind Raen prosess utredning kommunereform Knutepunkt Sørlandet v/ordfører Arild Windsland og rådmann Gro Anita Trøan Hjemsending av lengeværende barn i asylmottak v/grethe Loe, leder SANA Birkeland Interpellasjon fra FrP: Kommunesammenslåing folkeavstemming Saksliste Saksnr Tittel 001/15 Godkjenning av møteprotokoll 11.12.2014 002/15 Øynaheia -Toplandsheia vinterturområde - revidert-ny avtale 003/15 Konsekvenser av budsjettvedtak 2015 og gjennomføring av kommunens strategier 004/15 Kommuneplanens arealdel - melding om oppstart og høring av planprogram 005/15 Hovedprosjekt utredning av felles barneverntjeneste i knutepunkt kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes 006/15 Samarbeid mellom Birkenes og Lillesand kommuner om tekniske tjenester 007/15 Helehetlig ROS - analyse, beredskapsplan og krisekommunikasjonsplan Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/politikk

Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 20.01./03.02.2015 Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 001/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 15/174 Godkjenning av møteprotokoll 11.12.2014 Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 11.12.2014 godkjennes.

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 005/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 006/15 Formannskapet PS 28.01.2015 002/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Wenche Flaa Eieland K2 - D11, K3 - &01 06/878 Øynaheia -Toplandsheia vinterturområde - revidert-ny avtale mellom Øynaheia løypelag og kommunene Arendal, Froland, Birkenes tilleggsavtale med Nils Haugaas. Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune vedtar å slutte seg til revidert/ny avtale mellom Øynaheia løypelag og kommunene Arendal, Froland, Birkenes og Grimstad, dat. 13. november 2014 og avtale mellom de samme kommunene og Nils Haugaas, dat. 03. november 2014. Vedlegg: Revidert-ny avtale mellom Øynaheia løypelag og kommunene Arendal, Froland, Birkenes og Grimstad Saksopplysninger: Øynaheia/Toplandsheia er et vintereldorado med flotte preparerte skiløyper både for skøyting og klassisk. Området ligger i Birkenes/Froland. Det er Øynaheia løypelag som har ansvar for drift av løypenettet og de består av Herefoss IL og IK Grane. Løypelaget får faste tilskudd til driften fra kommunene som ligger rundt; Arendal, Grimstad, Froland og Birkenes samt også noe av Midt Agder Friluftsråd og Lillesand kommune. Toplandsheia og Øynaheia er utgangspunkt for løypenettet og det er store parkeringsplasser begge steder med plass til flere hundre biler. Det er toalett på begge steder. På Øynaheia ligger Øynastua som er skikafe og som regel åpen i helgene. Løypene går i området mellom

Toplandsheia og Øynaheia. Fra Toplandsheia er det løyper på 16 km, 11,5 km og 3,5 km. Det er også merket sommerløype til Tvitjennknatten som inngår i toppturprosjektet i Birkenes. Det er store infoskilt ved begge parkeringsplassene. Det er også utgitt eget opplevelseskart for Øynaheioa/Toplandsheia. Fra midten av l990-årene har det vært ytet tilskudd til driften av vinterløypene på Øynaheia/Toplandsheia vinterturområde. Gjeldende avtale mellom Øynaheia løypelag og Arendal, Froland, Birkenes og Grimstad kommuner,utgår 31.12. i 2014, og har en varighet fra 01.01.2005 til 31.12.2014. I første del av denne perioden, var det årlige tilskuddet fra de fire kommunene, kr. l75.000.-. Det ble økt til kr. l93.000.-. Avtalen har ingen bestemmelse om økning av tilskuddet iht årlig pris- og kostnadsstigning. Tilskuddet skal dekke: Leie av grunn, avtale mellom berørte grunneiere og løypelaget. Godtgjørelse for barmarksarbeid til hvert av de to idrettslagene som løypelaget består av, nemlig Herefoss IL og IK Grane fotball. Drifts- og kjøreutgifter av løypemaskinen. Kapitalutgifter, dvs. renter og avdrag ved evt. låneopptak, for eksempel anskaffelse av ny løypemaskin. Evt. overskudd skal forbli i løypelaget. Bakgrunn Dialogen mellom løypelaget og kommunene er svært god. Kommunene blir invitert og deltar på årsmøtene i løypelaget, der også berørte grunneiere deltar.

Det må også nevnes følgende positive momenter: Løypene er så godt opparbeidet før vintersesongen tar til, at det skal lite snø før de kan kjøres opp. Området er svært snørikt/snøsikkert, som normalt gir en lang skisesong. Kort reisetid for størstedelen av befolkningen i kommunene. De ulike løypene er så vel snille som krevende, slik at de tilfredsstiller så vel mosjonister som mer konkurranse løpere. Kjøreren av løypemaskinen viser en interesse utover det vanlige for alltid å ha svært gode løyper, når snøen gir mulighet for det. Løypene og området ved parkeringsplassen på Toplandsheia og Øynastua er svært familie- og barnevennlige. Froland kommune har utvidet parkeringsplassen vesentlig ved Øynastua. Det har vært full enighet mellom de fire kommunene at avtalen, som nå går ut, måtte fornyes, og da primært for en periode som løypelaget har med grunneierne, dvs. ut 2028. Det har vært jevnlig kontakt om ny avtale, og enighet om at ny avtale i hovedsak måtte bygge på samme innhold som eksisterende avtale. Kommunene var imidlertid enige om at det måtte tas kontakt med Lillesand kommune, for å få de med som den femte kommunen. Dette ut fra at mange innbyggere fra Lillesand bruker området, og at de enkelte år har ytet direkte tilskudd til driften. Det har tatt noe tid å få avklart kommunens mening om dette. Bystyret i Lillesand vedtok imidlertid i møte 29.oktober, å yte et tilskudd med kr. 25.000.- for 2015 og deretter opprette en egen avtale med løypelaget med en varighet for hver kommunestyreperiode. Det har vært en egen avtale med Nils Haugaas, som er den største grunneieren av løypenettet, og at det ut fra to forhold, nemlig: Leie av grunn ved Kvennheia Leie av myr før Øynastua til evt. parkeringsplass har vært grunnlag for en tilleggsavtale med Haugås ut 2014, med et årlig tilskudd de siste årene på kr. 15.000.-.

Vurdering Flere og flere birkenesinger har fått øynene opp for de fantastiske løypeforholdene det er på Toplandsheia og det er bare 15-20 min kjøretur for å komme opp i dette flotte vinterturområdet. Området egner seg for både store og små, for langrennsentusiaster og for friluftslivsentusiaster og for helt vanlige folk som vil ha seg en skitur.folkehelse er et av satsingsområdene i forslag til ny kommuneplan og dette er et tiltak som gir mye folkehelse igjen for pengene. I og med at løypelaget har avtale med grunneierne ut 2028, er det naturlig at også ny avtale har samme lengde. Avtalen er oppbygd og har nærmest samme innhold som gjeldende avtale. En av endringene er nå punkt 5, som sier at det årlige tilskuddet justeres med kommunal deflator for hvert år, og at beløpet er økt til kr. 240.000.-. Kommunene var i første omgang innstilt på at dette bare ble økt til kr. 215.000.-, og at det ble sett i sammenheng med tilskuddet fra Lillesand kommune, slik at totalt årlig tilskudd ble kr. 240.000.-. Det ble ført forhandlinger med løypelaget. De mente at tilskuddet måtte økes til kr. 240.000.-, uavhengig av tilskuddet fra Lillesand kommune. Og hovedbegrunnelsen var at tilskuddet ikke var økt siden 1994, bortsett fra en økning i 2004 grunnet høyere grunn. Ut fra et tilskudd på kr. 240.000.- gir det følgende tilskudd fra hver av de fire kommunene, som innbetales til Arendal kommune, som vertskommune: Arendal kr. 122.000.-. Froland kr. 40.000.-. Birkenes kr. 22.000.-. Grimstad kr. 56.000.-. Sum: kr. 240.000.- Når det gjelder avtalen med Nils Haugaas, har den en noe endret begrunnelse, som kommunene har akseptert. Tilskuddet fortsetter med kr. 15.000.- i 2015. Det gir følgende fordeling:

Arendal kr. 8.000.-. Froland kr. 3.000.-. Birkenes kr. 1.000.-. Grimstad kr. 3.000.- Sum: kr. 15.000.-. Dersom klimaet skulle endres, og at snøforholdene i løpet av perioden skulle endres i sterk grad, vil pkt. 3, 2. avsnitt komme til anvendelse. Arendal er fortsatt vertskommune for avtalene. For Birkenes sin del har tilskuddet til løypene de siste årene ligget på kr 17000. Ved den nye avtalen vil summen øke til kr 23000, ergo en årlig økning på kr 6000. For 2015 vil dette beløpet måttet belastes innenfor rammen av kulturbudsjettet. Fra 2016 vil budsjettposten 4211 justeres ihht. økning på kr 6000. Anbefaling Det anbefales å slutte seg til avtalen

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 004/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 003/15 Formannskapet PS 28.01.2015 003/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 15/58 Konsekvenser av budsjettvedtak 2015 og gjennomføring av kommunens strategier Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunens innsparingstiltak på til sammen 2,1 mill. og økning tilskudd (KS 089/14) blir lagt til rammeområde som helhet med følgende fordeling: Område Vedtatt endring Forslag til ny rammeområdet fordeling Skole og barnehage -900 000-700 000 Ressurssenter 0-100 000 Helse og velferd 0-100 000 Teknisk -700 000 Generell -700 000 +200 000 Kultur +250 000 Servicesenteret -500 000-450 000 SUM -1 850 000-1 850 000 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok 11.12.2014 KS 089/14 årsbudsjett 2015 som medfører at organisasjonen må foreta innsparinger i sitt budsjett på kr 2,1 mill. På bakgrunn av det har administrasjonen utarbeidet et notat gjeldene hva det betyr for kommunens tjenestetilbud og gir andre forslag til fordeling av beløpene for å oppnå innsparingen, samt en vurdering av gjennomførbarhet og realisme. K-styre 11.12.2014 082/14 økonomiplan og budsjett

Pkt 2. d: Eiendomsskattesatsen endres fra 4 til 3,3 promille: Inndekning: Skole/spesialundervisning: kr 900 000,- (adm. Velger art) Strøm: 500 000,- (art 118001) IKT: Kr 500 000,- (art 124000/124001) Brøyting: Kr 200 000,-(art 123014) Bakgrunn: Kulturmidler: økes med kr 250.000,- (ansvar 4206,art 147000) Det er en generell utfordring å sikre forsvarlig kvalitet og håndtere vekst samtidig med kostnadskutt. Skole/spesialundervisning: Spesialundervisning er basert på rettigheter definert i lov og forskrift og kostnadene knyttet til denne form for undervisning kan derfor ikke reduseres uten videre. Dette betyr at det at det må gjøres en vurdering av eksisterende vedtak og eventuelt finne annen tilpasset opplæring ved for eksempel bruk av hjelpemidler. I administrasjonens budsjett ligger det allerede inne udefinerte innsparinger på kr 790 000,- som skal forsøkes tas ut som gevinster ved å være bevisst på muligheter som oppstår i året. Kommunestyrets vedtak om kutt på ytterligere kr 900 000,- kommer dermed i tillegg. Den ekstra innsparingen vil medføre økt risiko for budsjettoverskridelser. Når totalrammen reduseres ytterligere, vil det bli en risiko for budsjettoverskridelse pga. de rettigheter barna faktisk har. Strategi: Det er i høringsforslaget til den nye kommuneplanens samfunnsdel satt et mål som lyder «barnehagene og skolene fremmer mestring, læring og utvikling for alle.» Satsingsområdene for dette er i skolen: tidlig innsats, ledelse på alle nivå og vurdering for læring barnehagen: ledelse, språk, språkutvikling, uteliv, natur, motorikk og IKT. Tidlig innsats er definert som et satsingsområde i hele kommunen, og det satses på å gjennomføre kompetanseutviklingsprogram med RVTS sør «trygge voksne» (Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging) innen tjenesteområde skole og barnehage, Ressurssenteret samt overfor aller ledere med fag-, økonomi- og personalansvar. Utvikling av bedre praksis og læringsmiljø i en lærende organisasjon, samt arbeide målbevisst mot det som virker, og som er forskningsbasert, er viktige strategiske grep i kommunen. Det ble i 2014 satt i gang systemrettet arbeid med sikte på å få ned den høyes spesialundervisningen i kommunen. Et av tiltakene er forsøksordning med et to-læresystem i 1. klasse på Birkeland skole fra høsten 2015. Nevnte tiltak samt vurdering for læring, RVTS og skolen som arena for barn og unges psykiske helse,

er en del av den satsingen som blir gjort for å nå kommunens mål. Det vil dermed kunne virke mot sin hensikt å redusere skolens rammer på kort sikt, fordi det kreves en del for å snu ressursinnsatsen før det kan høstes gevinster. Strategien for dette er å få til et bedre læringsmiljø for elevene og barna i skole og barnehage i tråd med målsettingen kommunen har satt seg. Det arbeides kontinuerlig med å tilpasse den daglige driften til de lovpålagte kravene man har i skolen og samtidig holde budsjetter. Innsparingen som Kommunestyret vedtok 11.12.14 på kr 0,9 mill. innen skolen er tatt opp på ledersamling med avdelingsledere i hele kommunen. Det er mulig å finne andre måter å tilpasse opplæring på ved hjelp av nye hjelpemidler, organisering ol. Dette vil kreve en systematisk gjennomgang i løpet av kort tid. Effekten av dette arbeidet er usikkert og vil nødvendigvis ta tid. Innsparingen må derfor fordeles på flere områder og selv da er det høy budsjettrisiko knyttet til dette. Innsparingen på rammeområdet foreslås derfor redusert og fordelt på skole og barnehage som helhet. Selv etter denne reduksjonen og en systematisk gjennomgang av spesialundervisningen vil altså budsjettrammen være utfordrende å oppnå for 2015 gitt den informasjonen vi har pr i dag. Det vil i de kommende årene forventes flere barn i skole og barnehage(ssb-prognoser). Før det slår inn for fullt, er det viktig at kommunen får til en dreining av ressursinnsats, for å kunne gi et godt nok tilbud til alle barn i kommunen, enten de går på en stor eller liten skole. I den skolestrukturen kommunen har i dag, som knyttes opp mot den foreslåtte målsettingen i samfunnsdelen av kommuneplanen om «Vi har tre levende sentre og skaper gode vekstvilkår for næringsutvikling», må det påregnes at det blir økte kostnader fremover. Dette som følge av at veksten i stor grad kommer i Birkeland sentrum i følge SSB. Med dette som bakgrunn er det derfor viktig at aktivitet innen skole og barnehage er innrettet på en slik måte at kommunen kan nå sine mål og levere god kvalitet på skole og barnehage. Administrasjonen foreslår derfor å redusere kuttet på rammeområdet fra kr 900 000 til kr 700 000 samt fordele kuttet på både skole og barnehage. Strøm og vintervedlikehold: Budsjett i administrasjonens forslag på vintervedlikehold og strøm er basert på tidligere års forbruk og erfaring. En innsparing på hver av artene vintervedlikehold og strømkostnader med til sammen kr 0,7 mill. vurderes som urealistisk og gir for stor risiko for overforbruk. Det må også tas hensyn til prisstigning ift. tidligere års budsjett. Brøyting og vintervedlikehold har kostet kommunen kr 3,3 mill. hittil i år. Dette er resultatet i et år som ikke ansees å være særlig snørikt. Spesielt siste del av året har det vært lite til ingen snø. Budsjettet for 2015 er etter budsjettjusteringen kr 2,9 mill. Strøm til oppvarming/ belysning blir ca. kr 5,1 mill. i 2014, mens budsjett 2014 var på kr 4,3 mill. Budsjettet for 2015 er etter kommunestyrets vedtak justert ned til kr 4,7 mill. Det er stort fokus på energibesparende tiltak, ENØK. Det gjenspeiles også i investeringsbudsjettet. Det kan likevel ikke forventes stor effekt av dette i 2015, ettersom det er begrenset gjennomføringskapasitet i 2015. I tillegg skal investering i SD-anlegg (Sentral driftskontroll-anlegg) gjøres over flere år. Alternativt må investeringsbudsjett og gjennomføringskapasitet økes, for å få en raskere effekt enn planlagt. Dette vil likevel ikke gi en så stor reduksjon på strømutgiftene allerede for 2015 som budsjettvedtaket tilsier. Foreløpig har det vært en snøfattig og mild vinter. Dersom det fortsetter, kan noe av innsparingene tas. Gjeldende vintervedlikeholdet kan også noe finansieres av andre poster på veibudsjettet, dersom

det skulle bli nødvendig. Det medfører derimot mindre vedlikehold av veier som en konsekvens. Det kan også være nødvendig å ta noe av budsjettet tiltenkt kjøp av private tjenester. Det gjøres også oppmerksom på at kommunen er bundet økonomisk til de avtalene som er inngått innenfor både brøyting og kjøp av strøm. Det er en del av en strategi som går på å kjøpe eller samarbeide om tjenester kommunen ikke har kapasitet eller kompetanse på selv. Det vil alltid være det som kalles transaksjonskostnader forbundet med inngåelse av denne type avtaler. Dette er kostnader knyttet til ressurser vi bruker på å finne og velge de beste produktene eller tjenestene, inkludert evalueringskostnader. Det blir som nevnt arbeidet aktivt med energireduserende tiltak. For øvrig må tjenesteområde Teknisk prioritere lovpålagte arbeidsoppgaver, samt forsøke å ta igjen vedlikeholdsetterslepet både når det gjelder veier og bygningsmasse. Administrasjonen foreslår derfor at innsparingen på kr 700 000 fordeles på hele teknisk med tilhørende budsjettrisiko. IKT: IKT skal ved bruk av informasjonsteknologi fremme en god, effektiv og sikker forvaltning og tjenesteyting i Birkenes kommune. KR IKT ble etablert i 2014 (felles driftsmiljø med Kristiansand, Lillesand, Songdalen og Birkenes). Dette er et viktig strategisk grep for å styrke dette fagområdet mht. fremtidige leveranser. Dette grepet er innført for å redusere sårbarheten og øke kompetansen innen IKT. Det er ikke mulig å legge inn en innsparing på IKT-området når det i KR-IKT arbeides etter en fremdriftsplan som tilsier at eventuelle innsparinger ikke kommer før i 2016 og utover i planperioden. Det er lagt inn en ny budsjettpost på kr 1,56 mill. som tydeliggjør at vi nå er inne i et driftssamarbeid med KR-IKT Det er påregnet en driftsavgift pr pc på hhv kr 2.762/år (adm.pc) og kr. 2.101 (elev-pc). Denne posten er imidlertid uavklart fordi det ennå ikke er etablert utgiftsfordelingsnøkkel mellom eierkommunene i KR-IKT. I januar skal (Arbeidsutvalget KR-IKT) starte arbeidet med felles IT-strategi. Da vurderes hva som er felles og hva som er enkeltkommuners interesser. KR-IKT vil se på redundans i nett-tilførsel i sammenheng med flytting av datarom (servere)nå. Prisen er fremdeles den samme - men vi lar halvsirkelen på TDC gå fra Kristiansand via Lillesand til Birkeland, og så lar vi halvsirkelen fra Telenor gå fra Kristiansand via Birkeland til Lillesand. På den måten spleiser vi med Lillesand på begge og ender opp i en kostnadsreduksjon på anslagsvis kr 100 000. Dette kan vi få til slik at det får helårsvirkning allerede i 2015. SLA (Service level agreement) skal også etableres etter hvert. Det er ganske varierende praksis i de fem kommunene til nå. Posten 124001 Vedlikeholdsavtaler EDB vil som varslet i 2013 øke kraftig grunnet nye priskriterier fra samtlige leverandører. Her legger man seg lavere på kostnadene ved selve anskaffelsen, mens vedlikeholdsavgiftene og lisensene øker. I tillegg kjøpes det inn moduler til eksisterende programmer for å møte nye lovlighetskrav (f.eks. fra arkiv/skole) eller effektiviseringsbehov (f.eks. Helse/velferd ). Det er dessverre ikke mulig å redusere denne posten nå, men i løpet av 2016 skal vi gå inn i et år hvor alle dataprogrammene i de fem eierkommunene skal gjennomgås og samordnes. I denne prosessen vil et nødvendig krav til gevinst være tydelig. Og det var to viktige momenter som var utgangspunktet for etableringen av KR-IKT: Større robusthet og bedret forhandlingsposisjon mot leverandørene. Det er i siste halvdel av økonomiplanperioden forutsatt at vi får ut gevinster i dette arbeidet.

De resterende 0,35 mill. må forsøkes å tas på andre budsjettposter til Servicesenteret. Det betyr at det blir en høyere risiko i budsjettet totalt sett. Ettersom Servicesenteret skal bidra til å sikre betryggende kontroll av kommunens tjenester og forsvarlig virksomhetsstyring, vil også rådmannens vurdering for hva som er forsvarlig aktivitet innenfor disse områdene påvirke aktivitets- og utgiftsnivå. I tillegg er det ikke mulig å omstille kommunens tjenester uten at aktiviteten hos Servicesenteret øker. Det er ikke tilrådelig å utsette nødvendig omstilling i tjenestene pga. for lav kapasitet i Servicesenteret. Administrasjonen foreslår derfor å redusere kuttet med kr 50 000, fra kr 500 000 til kr 450 000 med tilhørende budsjettrisiko. Tilskudd til kulturmidler: Det ble i budsjett 2012 (KS 014/12) foretatt et kutt i kulturmidlene som en andel av et totalt innsparingskrav i kommunen på kr 2,0 mill. Totalt sett utgjorde kuttforslaget kr 0,1 mill. innenfor kultur. Utviklingen på de aktuelle budsjettpostene har vært slik: Tiltak Ansvar Art 2011 2015 Vedtak februar 2012 Faktisk endring Kulturadministrasjon 4200 Lønnsmidler 995 410 964 864 46 000-30 546 Kulturadministrasjon 4200 Andre driftskostnader 33 100 31 500 20 000-1 600 Kapitaltilskudd frivillige organisasjoner 4217 Overført til andre private 57 000 0 17 000-57 000 Tilskudd grende-samfunnshus 4262 Overført til andre private 42 000 31 000 13 000-11 000 Kulturarrangementer 4203 Totalutgifter(driftsutgifter) 170 000 165 000 15 000-5 000 Kulturformål-tilskudd 4206 Totalbudsjett 330 000 727 000 397 000 Andre idrettsanlegg 4211 Overført til andre private 395 000 400 000 5 000 Totalbudsjett kultur 4 019 773 4 168 050 111 000 148 277 Ekstraordinært tilskudd 2011 ny kunstgressbane Birkenesparken og hinderløype 220 000 Birkenesparken Budsjettøkning 2011-2015 368 277 Den totale budsjettreduksjonen den gangen utgjorde kr 111 000. En del av dette er i 2015 reversert som en naturlig prisvekst og andre endringer er også oppstått. Den totale endringen fra budsjett 2011 til 2015 er ikke urimelig med 3,7 % økning i perioden, 2011 budsjettet inneholder imidlertid noen ekstraordinære midler som var inkludert det året slik at totalt sett har budsjettøkningen vært på 368 277,- mellom 2011 og 2015. Budsjettøkningen på 250 000 blir da ca. 5,9 % siden 2011 (justert for ekstraordinære tilskudd i 2011), mens kr 120 000 utgjør en normal prisstigning. Administrasjonen foreslår derfor en noe mindre økning pga. nivået som allerede ligger inne i budsjett 2015, dvs. at tilskuddet økes med kr 200 000 istedenfor kr 250 000. Når kommunen har så lite midler disponibelt til lovpålagte oppgaver, bør det være visse kriterier oppfylt før man øker tilskuddet til organisasjoner. Formålet er å øke nytteverdi for tilskuddet i forhold til tjenester som kommunen uansett må gjøre i 2015, samtidig som det vil være samfunnsnyttig. Det er flere organisasjoner som har prosjekter med gode samfunnsmessige formål som allmennheten har nytte av. Administrasjonen foreslår derfor å prioritere økt tilskudd til å øke kapitaltilskuddet til organisasjoner med samfunnsnyttige formål. Fordeling av økte kulturmidler vil fremmes som egen sak til tjenesteutvalget basert på dagens tildelinger.

Vurdering Innsparingstiltakene vurderes som til dels urealistiske, og vil måtte erstattes av andre innsparinger. Dette vil øke risikoen totalt sett, og det vil ikke være rom for å dekke vekst i behovet innenfor rammene. Det vurderes som for høy budsjettrisiko å foreta de innsparingstiltakene som kommunestyret vedtok 11.12.2014. Begrunnelsen er at de foreslåtte områdene ikke vil kunne redusere så store beløp i 2015, det innebærer risiko for at budsjettet bare blir overskredet uten å få til store nok innsparinger. Det gir ingen gode styringsmekanismer, hvis man på forhånd vet at budsjettet ikke er mulig å oppnå uansett hva man gjør. Vedtatte budsjettreduksjoner vil også hemme kommunens mål og strategier som baserer seg på tidlig innsats, bosetting, økt samarbeid med andre kommuner og privatisering av tjenester der det er hensiktsmessig. Det foreslås derfor at administrasjonen får arbeide med at innsparingene tas fra flere områder for å unngå uheldige styringsmekanismer som vil hindre oppdraget om å bli bedre og billigere. Anbefaling Det foretas en omregulering av budsjettreduksjonen til rammeområde for å avlaste særlig skole for den store andelen av innsparingen de var pålagt. Spesifikke områder løses internt innenfor ramme. Område SUM Kommentar Skole og barnehage 700 000 Dette er et stort innsparingskrav for området når de samtidig arbeider med å endre drift Ressurssenter 100 000 Noen vakante stillinger i en periode i 2015. Helse og velferd 100 000 Er i omstilling som må sette seg før man ser på nye innsparingsmuligheter Teknisk 750 000 Forutsetter en relativt varm og snøfattig vinter og en liten reduksjon av tildelte kulturmidler Servicesenteret 450000 Reduksjonen tas på flere områder enn IT Totalt 2 100 000

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 015/15 Planutvalget PS 28.01.2015 Planutvalget PS 004/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-140, K3 - &13 13/1996 Kommuneplanens arealdel - melding om oppstart og høring av planprogram Administrasjonens forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar å varsle oppstart av revisjon av kommuneplanens arealdel og legger planprogram for revisjon av kommuneplanens arealdel for perioden 2015-2027 ut til offentlig ettersyn jf. pbl 11-5, 11-12, 11-13, og 4-1. Forslag til nye utbyggingsområder for fritidsbolig og næring, med unntak av masseuttak og stedsspesifikk næring, vil ikke bli vurdert. Frist for kommentarer til planprogrammet settes til 6. april 2015. Vedlegg: Planprogram kommuneplanens arealdel Innspillsskjema 533926_Tegningshefte_0_Sentrumsnære Planutvalget - 015/15 PL - behandling: Saken ble behandlet etter sak 002/14 Arealplanlegger Øyvind Raen informerte og besvarte spørsmål. Forslag fra FrP v/odd Gunnar Tveit: Punkt 2 om fritidsboliger og næring. Fritidsbolig går ut. Forslaget ble ikke votert over, pga utsettelsesvedtaket. Uttsettelsesforslag Nils Olav Eikenes H: Saken utsettes.

6 stemmer for og 3 mot utsettelsesforslaget. PL - vedtak: Saken utsettes. Planprogram: Planprogrammet skal gjøre rede for formålet med planarbeidet, planprosessen og opplegget for medvirkning. Det skal ligge til grunn for gjennomføring av en konsekvensutredning etter 4 2 andre ledd. Planprogrammet skal også avklare behovet og opplegget for utredninger av planens virkninger for miljø og samfunn. Saksopplysninger: Gjeldende kommuneplan for Birkenes (Kommuneplan for Birkenes 2010 2022) ble vedtatt 6. september 2011. Kommunen er i gang med revisjonen av kommuneplanens samfunnsdel og starter nå arbeidet med å revidere kommuneplanens arealdel. Gjennom vedtak av kommunal planstrategi 13.12.2013 bestemte Birkenes kommunestyre at kommuneplanens samfunnsdel skulle revideres. Begrunnelsen var at gjeldende samfunnsdel ikke var nok spisset mot prioriterte satsingsområder, mål og visjoner. I planstrategien ble det ikke vedtatt å prioritere revisjon av kommuneplanens arealdel. Når Birkenes kommune nå allikevel ønsker å revidere kommuneplanens arealdel henger det sammen med flere forhold: 1. Gjeldende bestemmelser er svært mangelfulle og ikke utformet slik at de sikrer det formelle grunnlaget hjemlet i PBL. Dette gjør det utfordrende å lage gode og robuste planer som gir forutsigbarhet for innbyggere og utbyggere. 2. Det har kommet innspill fra barn og unges representant i kommunen som påpeker at det i dag ikke er bestemmelser som sikrer tilstrekkelig leke- og oppholdsareal i reguleringsplaner. Rikspolitiske retningslinjer for barn og unge stiller krav om slike bestemmelser. 3. I løpet av planperioden er det gjort et omfattende arbeid knyttet til etablering av vindmøllepark i Birkenes. Om Olje- og energidepartementet ikke omgjør konsesjonsvedtaket for Storehei vil det føre til store endringer i arealbruken i kommunen. Så store endringer i arealbruken vil føre til at eksisterende arealplan ikke er i overenstemmelse med nåsituasjonen.

Bakgrunn 4. Birkenes vokser og vil ifølge prognosene fortsatt vokse. Slik situasjonen er i dag er det nok boligtomter i kommunen til å møte veksten de nærmeste årene. Men for å sikre en helhetlig og god styring av utbyggingen i Birkenes vil det være fornuftig å starte arbeidet med å legge til rette for fremtidige utbyggingsområder, særlig i sentrumsnære områder nær Birkeland. Kommuneplanprosessen kan også brukes til å styre utbyggingen av boliger på en arealeffektiv måte. 5. Aust-Agder fylkeskommune påpekte i sitt innspill ved oppstarten av arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel at store endringer i samfunnsdelen vil ha konsekvenser for arealdelen. Det ble derfor anbefalt at kommunen foretok en revisjon av kommuneplanens arealdel i forbindelse med vedtak av samfunnsdelen. 6. På bakgrunn av fylkesmannen i Aust-Agders tilsynsrapport om avvik i kommunens samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid er det ønskelig å ta en vurdering av dette forholdet i kommuneplanens arealdel. Aktiv arealplanlegging er en forutsetning for et godt samfunnssikkerhetsarbeid i kommunen. Formålet med utarbeidelsen av en ny arealplan for Birkenes kommune er å få et godt verktøy for arealplanleggingen i kommunen. Samtidig skal planen bidra til å nå målene i kommuneplanens samfunnsdel. Arealdelen har med andre ord en sammenheng med samfunnsdelen. Utbyggingsvalg som gjøres i forbindelse med arealdelen vil for eksempel kunne ha direkte påvirkning på det tredje hovedsatsingsområdet i kommuneplanen som er stedsutvikling (Engesland, Herefoss og Birkeland). Birkenes kommune har allerede endret seg på flere områder i forhold til planen fra 2011. Flere av boligområdene som var eller ble påbegynt rundt den perioden har i dag blitt etablerte boligområder. Siden forrige revisjon har det også kommet nye nasjonale og regionale føringer for arealbruken og prioriteringer i planleggingen. Det er flere usikkerhetsmomenter knyttet til den neste 12- årsperioden. Vekst i befolkningen, svak økonomi i flere år fremover og signaler om endret kommunestruktur som vil påvirke Birkenes. Arealplanen skal være et godt styringsverktøy for utarbeidelse av område- og detaljreguleringer, samt byggesaksbehandling. For å sikre dette er det avgjørende at kommunen har en oppdatert plan å styre etter. Vurdering Administrasjonens vurdering er at det er nødvendig å foreta en gjennomgang av det eksisterende overordnete planverket. Det er svært viktig å sørge for at det formelle grunnlaget for videre utvikling av arealene i kommunen har rett forankring. Dette handler blant annet om bestemmelser som ikke treffer plan- og bygningslovens intensjoner. De kan være utydelige eller svært krevende å benytte i saksbehandling. Bestemmelsene må være hjemlet i bestemte paragrafer i plan- og bygningsloven. Det er usikkert om dette er godt nok i gjeldende kommuneplan og det kan derfor stilles spørsmål ved

den formelle hjemmelen. Som det blir påpekt i punkt 2 i innledningen har heller ikke kommunen gode nok bestemmelser i forhold til sikring av leke- og oppholdsarealer. Punkt 3, som i noen grad avhenger av avgjørelsen til Olje- og energidepartementet, er spørsmålet om konsesjonen til vindmølleparken opprettholdes eller ikke. Uavhengig av utfallet av Storeheikonsesjonen er det to andre områder som ikke er endelig avgjort. Det bør derfor foretas en vurdering av om dette bør innarbeides i kommuneplanen. Punkt 4 gjelder behov for nye boligområder. Birkenes og flere andre kommuner opplever for tiden at det er en utflating i omsetninger av boliger. Slike svingninger vil forekomme og ligger ikke til grunn for kommunens langsiktige arbeid. I et langsiktig perspektiv vil det være behov for å legge til rette for flere boligtomter, særlig i sentrumsnære områder. Kommunens administrasjon er enig i vurderingen som er gjort av fylkeskommunen (punkt 5) i at endringen som er gjort i forhold til samfunnsdelen bør reflekteres i arealdelen. Birkenes kommune har etter fylkesmannens tilsyn og påpekning av manglende samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid jobbet grundig for å gjøre kommunen bedre rustet til å møte uønskede hendelser (punkt 6). For å følge opp dette arbeidet ser administrasjonen det som naturlig at dette arbeidet også reflekteres i kommuneplanens arealdel. Administrasjonen vurderer det som unødvendig med en omfattende rullering av kommuneplanens arealdel. Det er noen forhold som er prekære og som må revideres. Samtidig er det to formål som vanligvis er en viktig del av kommuneplanen som etter administrasjonens vurdering ikke er påtrengende å rullere: 1. fritidsboligområder og 2. næringsområder Når det gjelder fritidsboliger vurderer administrasjonen det som lite hensiktsmessig å legge til rette for flere nye utbyggingsområder. Det er i dag og i overskuelig fremtid godt med arealer til dette formålet og flere av de eldre fritidsboligområdene er enten ikke påbegynt eller bare delvis påbegynt. Det foreslås derfor at det i denne omgangen ikke åpnes for å gi innspill til nye fritidsboligområder. Konsekvensen av å åpne opp for slike innspill vil gjøre at kommuneplanen nærmer seg å bli en full rullering med den konsekvens at arbeidet blir mer omfattende og tidkrevende. Administrasjonen har også foretatt en vurdering av behovet for nye næringsområder. Kommunen har i de siste årene lagt til rette for næring på Tveide Næringspark. Det er fortsatt kapasitet på området som er tilrettelagt, samtidig som det er et større område som ligger som en reserve ved fremtidige behov. I tillegg er det ledige tomter på andre eksisterende næringsområder. Administrasjonen foreslår derfor at det ikke legges til rette for å komme med innspill til nye næringsområder. Unntaket er forslag til nye områder til masseuttak/mineralutvinning og eventuelt næring som er knyttet til bestemte lokasjoner. Konsekvensen av å åpne opp for alle typer innspill om næring er at arbeidet blir mer omfattende og tidkrevende.

Det settes ikke begrensinger på innspill på andre formål som for eksempel offentlig/privat tjenesteyting, idrettsanlegg, parkområder eller bolig. Målet med å revidere bestemmelsene og begrense muligheten for innspill er å få en raskest mulig saksgang, med bred medvirkning som gir en ny, forenklet og robust kommuneplan. Føringer for videre utbygging Det har blitt utarbeidet en mulighetsstudie på oppdrag fra kommunen over mulige nye utbyggingsområder nær Birkeland sentrum. Dette er vedlagt og vil være en et svært viktig dokument i utarbeidelsen av kommuneplanen. For å støtte opp om utviklingen av livskraftige bygder i Birkenes er det avgjørende at brorparten av videre utbygging skjer på Birkeland, Herefoss og Engesland. Kommuneplanens samfunnsdel peker på nettopp disse bygdene som viktige satsingsområder. Vedlagt ligger forslag til innspillskjema for nye utbyggingsområder i Birkenes. For å sikre en effektiv saksbehandling er det etter administrasjonens vurdering viktig at konsekvensene ved en utbygging er godt dokumentert. Til innspillskjemaet vil derfor kommunen lage en kort beskrivelse av hva som er forventet av den som leverer innspillet. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at Birkenes kommune foretar en rullering av kommuneplanen med fokus på å forenkle bestemmelsene og hjemle dem på en bedre måte i nasjonalt lovverk. Kommunen vil kunne utarbeide et plankart som i større grad enn i dag ivaretar samfunnssikkerhet og beredskap. Det foreslås videre at det settes en begrensing på innspill som vil bli behandlet. Fritidsboligområder og næringsområder, med unntak nevnt over, vil ikke bli vurdert. Det foreslås videre at høringsfristen for kommentarer til planprogrammet settes til 6. april og at planprogram vedtas på møte 6. mai 2015. Forslag til fremdriftsplan finnes på side 10 i planprogrammet. Administrasjonen legger opp til at det endelige planprogrammet fastsettes før innspillsperioden. Et fastsatt planprogram før innspillsperioden vil etter vår vurdering bidra til et mer forutsigbart arbeid og effektiv saksbehandling.

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 006/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 005/15 Formannskapet PS 28.01.2015 005/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 002/15 Administrasjonsutvalget PS 26.01.2015 005/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K1-411, K2 - F40 14/3416 Hovedprosjekt utredning av felles barneverntjeneste i knutepunkt kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til anbefalingene fra Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet og godkjenner at det iverksettes et arbeid med sikte på å etablere en felles interkommunal barneverntjeneste mellom kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes med oppstart 1.1.2016, forutsatt en betryggende omstilling. 2. Forslag til samarbeidsavtale mellom medlemskommunene og vertskommunen legges fram til politisk beslutning i kommunene våren 2015. 3. Det legges til grunn at deler av barneverntjenestens arbeid fortsatt skal utføres og lokaliseres i medlemskommunene. 4. Finansieringen av den interkommunale barneverntjenesten skjer ved at tiltakskostnadene for hvert enkelt barn henføres barnets bostedskommune. Administrasjonskostnadene fordeles etter en overgangsperiode på tre år forholdsvis mellom medlemskommunene på basis av kriteriene i inntektssystemet. 5. Forslag til budsjett innarbeides i og vedtas i forbindelse med behandling av kommunenes handlingsplaner og budsjett for 2016 2019.

Vedlegg: Saksframstilling interkommunal barneverntjeneste Administrasjonsutvalget - 002/15 ADM - behandling: ADM - vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til anbefalingene fra Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet og godkjenner at det iverksettes et arbeid med sikte på å etablere en felles interkommunal barneverntjeneste mellom kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes med oppstart 1.1.2016, forutsatt en betryggende omstilling. 2. Forslag til samarbeidsavtale mellom medlemskommunene og vertskommunen legges fram til politisk beslutning i kommunene våren 2015. 3. Det legges til grunn at deler av barneverntjenestens arbeid fortsatt skal utføres og lokaliseres i medlemskommunene. 4. Finansieringen av den interkommunale barneverntjenesten skjer ved at tiltakskostnadene for hvert enkelt barn henføres barnets bostedskommune. Administrasjonskostnadene fordeles etter en overgangsperiode på tre år forholdsvis mellom medlemskommunene på basis av kriteriene i inntektssystemet. 5. Forslag til budsjett innarbeides i og vedtas i forbindelse med behandling av kommunenes handlingsplaner og budsjett for 2016 2019.

Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet (KnpS) tok i 2013 initiativ til en utredning av barneverntjenestene i knutepunkt kommunene. Bakgrunnen var Stortingsproposisjon 106 L som varslet økte krav til kommunenes robusthet innen barnevern og en rekke endringer i barnevernloven. Telemarksforskning ble engasjert av Rådmannsutvalget for å gjennomføre utredningen. På bakgrunn av rapporten fra Telemarksforskning besluttet rådmannsutvalget i KnpS, å utrede alternative samarbeidsformer mellom barneverntjenestene. Det ble etablert et eget prosjekt under ledelse av en prosjektleder engasjert av KnpS. Barnevernlederne ble oppnevnt som prosjektgruppe mens oppvekstnettverket har fungert som styringsgruppe. Oppvekstnettverkets anbefalinger ble behandlet i Rådmannsutvalget i KnpS 6. november 2014. Rådmannsutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Rådmannsutvalget tar styringsgruppens anbefalinger om felles barnevern for kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen til etterretning. 2. Det utarbeides et felles saksfremlegg som grunnlag for politisk beslutninger i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Nødvendige vedtak må foreligge i løpet av feb. 2015. 3. Det settes i gang et arbeid med å utarbeide et prosjektdirektiv for hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering av hovedprosjektet iverksettes i feb. 2015 på bakgrunn av vedtak i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 5. Felles oppstartstidspunkt planlegges til 1.1.2016 forutsatt en betryggende omstilling Anbefalingene om å etablere en felles barneverntjeneste er både faglige og økonomisk begrunnet. Det må påregnes en fortsatt økning i antall barn som vil ha krav på barneverntjenester i årene framover. Gjennom lovendringer er kravene til robusthet og faglighet i kommunenes barneverntjenester, økt. I tillegg overføres oppgaver fra statlig (Bufetat) til kommunalt barnevern, og kommunenes ansvar for å finansiere barneverntiltakene øker. I sum medfører dette økt press på kommunenes barneverntjenester både faglig og økonomisk. Fagmiljøene i de aktuelle kommunene mener derfor at en felles barneverntjeneste vil være bedre rustet til å ivareta barnevernets oppgaver og utfordringer i framtiden. Gjennom prosjektarbeidet og prosjektrapporten utdypes argumentene for å etablere en interkommunal barneverntjeneste som svar på disse utfordringene. Saksframstillingen beskriver hvordan en interkommunal barneverntjeneste kan organiseres gjennom en vertskommunemodell. Denne sikrer medlemskommunene politisk og administrativ styring med tjenesten på vegne av kommunens innbyggere. Modellen som skisseres forutsetter stedlig barneverntjeneste i medlemskommunene. Det redegjøres for de økonomiske utfordringene som følger av økt oppgaveoverføring fra statlig til kommunalt barnevern samt større krav til kommunal finansiering av barneverntiltakene. Avslutningsvis foreslås det en modell for utgiftsfordeling mellom deltakerkommunene. Modellen bygger på at tiltakskostnadene knyttet til hvert enkelt barn henføres

den enkelte kommune. Administrasjonskostnadene fordeles forholdsmessig mellom kommunene etter kriteriene i inntektssystemet. Det foreslås en gradvis tilpasning til denne fordelingen i løpet av perioden 2016 2018. Til slutt skisseres det en tentativ tidsplan for arbeidet fram mot etablering av en eventuell interkommunal barneverntjeneste fra 1.1.2016. Oppsummert fra Prosjektrapporten, sluttet Oppvekstnettverket i KnpS seg til flg ni anbefalinger i møte 24. oktober 2014; 1. Det opprettes et interkommunalt barnevern for kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 2. Det anbefales at Kristiansand kommune blir vertskommune etter vertskommunemodellen. 3. Det anbefales at barnevernets ulike funksjoner utføres og lokaliseres både lokalt og sentralt. 4. Det anbefales at overføring av ansatte skjer etter reglene for virksomhetsoverdragelse. 5. Det anbefales at tiltakskostnader for det enkelte barn belastes barnets kommune, mens saksbehandlings- / administrasjonskostnader fordeles etter objektive kriterier i inntektssystemet. 6. Det anbefales at det opprettes et samarbeidsutvalg bestående av rådmennene og et arbeidsutvalg. 7. Det anbefales at det felles interkommunale barnevernet søker om status som forsøkskommune i Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet for overtakelse av statlige barnevernoppgaver. 8. Det anbefales at det opprettes et hovedprosjekt for å sikre god implementering med oppstart så raskt som mulig på nyåret 2015. 9. Det anbefales at et nytt felles interkommunalt barnevern har et felles oppstartstidspunkt. Vurdering: Etablering av en felles barneverntjeneste for Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes må sees i lys av de framtidige utfordringene knyttet til økt vekst i barnebefolkningen, økte krav til robuste og forsvarlige barneverntjenester og oppgaveoverføringer fra statlig til kommunalt barnevern. I dette ligger det muligheter for kommunene til å utvikle lokale barneverntiltak med høy kvalitet og kompetanse. Målsettingen med en interkommunal barneverntjeneste må være å utvikle bedre barneverntiltak for de barna som har behov for dette gjennom å styrke både forebyggende og spesialiserte tiltak. Samtidig bør det være et mål at kommunene gjennom denne satsingen begrenser utgiftsveksten i tjenesten. En forutsetning for at en interkommunal barneverntjeneste skal nå disse målene er at det legges til rette for en balanse mellom hensynet til lokal tilknytning / lokalisering og samarbeid med andre kommunale tjenester, samtidig som det etableres og videreutvikles mer spisskompetente miljøer og tiltak. Kommunestyret har tidligere fattet vedtak om etablering av felles barnevern mellom Birkenes og Lillesand, med Lillesand som vertskapskommune. Arbeidet med sammenslutning og fysisk samlokalisering er godt i gang, og planlagt oppstart er satt til 1 mars. Administrasjonen ser på dette som et positivt ift til forestående arbeid med å etablere et større og mer robust barnevern med nevnte kommuner i KnpS. Prosessen anses å bli forenklet gjennom at man nå går inn med et felles barnevern i stedet for to. Videre vil man ha et mer robust fagmiljø å spille på når oppgavefordeling mellom «sentraliserte» tjenester og kjernebarnevernet i kommunene skal avklares og

dimensjoneres. Medbestemmelse har vært godt ivaretatt i prosjektarbeidet så langt, og det legges opp til bred representasjon i det videre arbeidet. Administrasjonen forutsetter at dato for oppstart av felles barnevern for nevnte kommuner i KnpS betinger en betryggende omstillingsprosess. Hvis dette ikke er tilfelle, må senere oppstartdato vurderes.

Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 004/15 Formannskapet PS 28.01.2015 006/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 003/15 Administrasjonsutvalget PS 26.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Halvor Nes K1-020 14/3877 Samarbeid mellom Birkenes og Lillesand kommuner om tekniske tjenester Fase 1 Administrasjonens forslag til vedtak: Det etableres et vertskommunesamarbeid om enkelte fagområder innen tekniske tjenester mellom Lillesand og Birkenes kommuner. Samarbeidet etableres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 b). Rådmannen legger fram for Birkenes kommunestyret følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyre gir sin tilslutning til at det etableres et administrativt vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning mellom Lillesand og Birkenes kommuner med hjemmel i kommuneloven 28-1 b). 2. Vertskommune for samarbeidet er Birkenes kommune. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene (avtalen er vedlagt saksframstillingen). Vedlegg: Notat organisering_samarbeid tekniske tjenester i Lillesand og Birkenes kommuner_25112014 Høringsuttalelser samlet Samarbeidsavtale utkast pr 1301 Prosjektmandat teknisk - godkjent styringsgruppe

Administrasjonsutvalget - 003/15 ADM - behandling: ADM - vedtak: Det etableres et vertskommunesamarbeid om enkelte fagområder innen tekniske tjenester mellom Lillesand og Birkenes kommuner. Samarbeidet etableres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 b). Rådmannen legger fram for Birkenes kommunestyret følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyre gir sin tilslutning til at det etableres et administrativt vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning mellom Lillesand og Birkenes kommuner med hjemmel i kommuneloven 28-1 b). 2. Vertskommune for samarbeidet er Birkenes kommune. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene (avtalen er vedlagt saksframstillingen). SAMMENDRAG Rådmannen anbefaler å etablere et administrativt vertskommunesamarbeid mellom Lillesand og Birkenes kommuner, for fagområdene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord-/skogbruk og vilt-/ naturforvaltning. Birkenes kommune anbefales valgt som vertskommune. Styringsgruppens konklusjon er at potensialet for måloppnåelse ved å inngå et samarbeid i hovedsak er tilstede. De ansatte i Lillesand som inngår i samarbeidet anbefales overført til Birkenes kommune gjennom en virksomhetsoverdragelse, som innebærer at deres vilkår videreføres uendret. Ingen ansatte sies opp som følge av samarbeidet. Ansatte er gitt mulighet til påvirkning gjennom representasjon i prosjektgruppe og styringsgruppe, samt ved involvering i kartlegging og ved høring. Ansatte i Lillesand kommune er uenige i at jord-

/skogbruk og vilt-/naturforvaltning skal tas inn i vertskommunesamarbeidet i denne fasen. Det legges til grunn at omstillingen gjennomføres innenfor de administrative ressursene som foreligger. Det må påregnes kostnader til etablering av samarbeidet (istandsetting av lokaler og ikt). BAKGRUNN Tjenesteproduksjonen i kommunene vil fremover måtte løses med færre ressurser. Det å bygge mer solide og robuste fagmiljøer er en måte å møte disse utfordringene på. Kommunestyret i Birkenes (sak 070/13) og bystyret i Lillesand (sak 158/12, sak 104/13 og sak 065/14) har vedtatt å utrede mulig samarbeid mellom teknisk sektor i kommunene. Vedtakene er fulgt opp ved at det på administrativ nivå er igangsatt sonderinger om samarbeid mellom teknisk sektor i Birkenes og Lillesand. På bakgrunn av sonderingene er det opprettet et samarbeidsprosjekt som skal vurdere samarbeid innenfor tekniske tjenester i kommunene. Tjenesteutvalg og formannskap er i begge kommunene blitt orientert om mandat og etablering av samarbeidsprosjektet. PROSJEKTETS FORMÅL Av prosjektmandatet fremgår det at formålet med prosjektet er å etablere et formelt samarbeid mellom teknisk sektor i Birkenes og Lillesand kommune. Samarbeidet kan gjelde hele eller deler av teknisk sektor. Målsetting med et samarbeid innenfor teknisk sektor mellom Birkenes kommune og Lillesand kommune er: 1. Redusere sårbarhet og risiko Kravene til kompetanse og behovet for oppdatering øker innenfor teknisk sektor. Et formål og krav til samarbeidet er at det bidrar til redusert sårbarhet og risiko for kommunen. 2. Øke kompetanse Mulighetene for å lære av hverandre er mange, og kompetanseutvikling muliggjøres ved samarbeid. 3. Øke muligheten til å fokusere på utvikling Det å kunne dele på ressurser kan frigjøre tid, og gjør det enklere å investere og holde seg à jour mht. utstyr, tekniske løsninger, nye prosesser og mer effektiv oppgaveløsning. 4. Bygge robust arbeids-/fagmiljø Mer attraktiv som arbeidsgiver, lettere å rekruttere og beholde personell. 5. Effektivisering - Samarbeidet skal innen de enkelte fag/tjenester bidra til effektiviseringsgevinst

for begge kommunene 6. Opprettholde/forbedre tjenestetilbudet som et resultat av effektivisering I første fase er det planlagt at samarbeidet skal omfatte fagområdene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord-/ skogbruk og vilt-/ naturforvaltning. Det er et sentralt premiss for samarbeidet at det skal være skalerbart, dvs prosjektet og arbeidet skal organiseres slik at de øvrige tjenestene innenfor teknisk sektor i begge kommunene kan legges inn i samarbeidet. Det holdes åpent at det etter evaluering for enkelte fagfelt/tjenester ikke anses formålstjenlig å etablere et felles formalisert samarbeid, samt at det kan etableres ulike organisasjonsformer for samarbeid innen de enkelte fagfelt/tjenestene innen teknisk sektor. Formalisering av samarbeid innenfor tekniske tjenester er utfordrende da tjenesteområdet er vidt og tjenestene/fagene ikke er likeartede. Dels er det snakk om myndighetsoppgaver/ forvaltningsoppgaver og dels er det drift/ produksjonsoppgaver som kan konkurranseutsettes. I tillegg er enkelte av tjenestene baseres på selvkostprinsipp, mens dette ikke gjelder for andre tjenester. Det er derfor gjort en betydelig innsats for å utrede mulig samarbeid. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektet er forankret hos rådmennene i de respektive to kommuner. Prosjektgruppens sammensetning endres etter hvilke fagområder som vurderes gjennom at representanter for fagområdet skiftes/suppleres med aktuelle deltakere. Prosjektleder rapporterer løpende til prosjektansvarlige. Prosjektansvarlige og prosjektleder møter i