Budsjettrundskriv BOA 2018 Det helsevitenskapelige fakultet Oppdatert 28.2.2018
Innhold 1 Innledning... 2 1.1 Generelle bestemmelser... 2 1.2 Ansvar... 2 1.3 Hjemmel... 2 1.4 Prosjektnummer... 3 2 Budsjettering... 3 2.1 Flerårige budsjett... 3 2.2 Bruk av avsetninger som skyldes ubrukte midler... 3 2.3 Budsjettering av ansatte... 3 2.4 Periodisering... 3 2.5 Kontobruk... 3 2.6 Bokføre videreformidling til partnere... 4 2.7 Egeninnsats og indirekte kostnader... 5 2.8 TDI... 6 2.8.1 Leiested... 6 2.8.2 Fakturering av leiested, generell lab og kjernefasilitet, på eksternt finansierte bidragsprosjekter7 2.8.3 Indirekte kostnader... 8 2.9 Internt ansatte... 9 2.10 Timeregistrering i FP7 og H2020-prosjekter... 10 3 Eksempler... 11 Ompostering lønn og indirekte kostnader... 11 Utfyllelse av budsjettmal... 12 Plassering av ansatte i mal... 13 Bruk av infrastruktur... 13 Spesifikasjon av prosjektets påvirkning på bevilgningsøkonomien i prosjektperioden... 13 1
1 Innledning Budsjettrundskrivet for BOA ved Helsefak skal fungere som en praktisk veileder. Det skal sikre en lik budsjettprosess og en lik forståelse for gjennomføring av regelverket. Budsjettrundskrivet skal være med på å forbedre kvaliteten på de eksterne budsjettene og sikre sammenlignbarhet mellom enhetene. 1.1 Generelle bestemmelser Alle typer BOA skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap for disse. Det periodiserte budsjettet skal inneholde et anslag over antatte inntekter i prosjektet. Det vil si hva som finansieres av eksterne kilder og eventuelt hva institusjonen dekker med egne midler (egenfinansiering). Videre skal prosjektbudsjettet vise hvilke direkte kostnader som vil påløpe, herunder et anslag over egne ansattes tidsbruk i prosjektet omregnet i kroner. Prosjektbudsjettet skal også vise alle indirekte kostnader som vil påløpe. Det enkelte prosjekt skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Jf. Punkt 4.4.4, sporbarhet, i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Prosjektbudsjett skal alltid arkiveres sammen med kontrakt i ephorte. Dersom de økonomiske forutsetningene for prosjektet endres skal dette registreres i ephorte sammen med nytt prosjektbudsjett. Nytt prosjektbudsjett skal også sendes til Helsefak sine controllere for innlasting i UBW On!. 1.2 Ansvar Budsjettansvarlig for enheten er den øverste leder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dette betyr at for fakultetsadministrasjon og seksjonene er det dekan som er budsjettansvarlig og for de øvrige enheter er det instituttleder. Budsjettansvarlig kan delegere arbeidet knyttet til utarbeidelsen av budsjettet der det synes fornuftig, imidlertid er budsjettansvarlig pliktig til å overholde frister omtalt i budsjettkalenderen og levere fullstendig budsjett. Oversikt over delegering av myndighet til å signere søknader og kontrakter for prosjekter har ephortenummer 2009/368-10. Oppfølging av prosjekter, herunder også budsjettering, regnskapsføring og budsjettavvik, gjøres av enheten som eier prosjektet. 1.3 Hjemmel Rundskriv F-07-13 Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. Budsjettrundskrivet er også basert på: Budsjettprinsipper for UiT Norges arktiske universitet, 2012/4024, 2013/3709 og 2014/50. Retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, 2015/1391. Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Universitetet i Tromsø, 2015/1788. Innføring av TDI ved UiT, 2012/6168 og nye retningslinjer for TDI ved Helsefak 2016/1685-19. Det forutsettes at de som jobber med budsjett, eller har budsjettansvar, setter seg grundig inn i disse dokumentene. 2
1.4 Prosjektnummer Fra implementeringen av TDI ble ny nummerserie for eksternfinansiering tatt i bruk, A65*. Ny serie ligger på intranett under verktøykasse økonomi. 2 Budsjettering Sentral økonomiavdeling utarbeider og vedlikeholder budsjettmaler BOA. Det er link til malene på verktøykasse økonomi. Målet er at malene skal benyttes både i søknadsfasen og ved prosjektoppstart, men det anbefales at veiledning til søknadsutforming hos finansieringskilder som har egne søknadsregler leses nøye, for eksempel NFR. Vær oppmerksom på at malen for registrering av budsjett er inkludert i budsjettmalen, dersom en kun skal revidere budsjett trenger ikke arkfane 1 fylles ut. Bidrags og oppdragsprosjekter budsjetteres i samme mal, default er bidragsprosjekter. Dersom en skal registrere og budsjettere oppdragsprosjekter velges det oppdragsprosjekt fra nedtrekksmeny i arkfane 1. 2.1 Flerårige budsjett Fra og med 2014 kunne alle nye prosjekter budsjetteres flerårig. Dette har en rekke fordeler: budsjettet blir mer lik virkeligheten, det er ikke lengre nødvendig å budsjettere hele balansen for prosjektet på ett år for at prosjektleder skal vite hvor mye midler prosjektet rår over og budsjettavviket blir mindre. Budsjettavviket vil kunne brukes til å si noe om fremgangen og den økonomiske situasjonen til prosjektet. Revidering av flerårige budsjett gjøres fortløpende. Eksempel: dersom budsjett 2016 skal revideres må dette gjøres før regnskapsåret 2016 stenger. 2.2 Bruk av avsetninger som skyldes ubrukte midler Bruk av avsetninger fra tidligere år skal budsjetteres som merforbruk. Avsetninger til et prosjekt skal ikke budsjetteres som inntekt. 2.3 Budsjettering av ansatte I de nye malene kan en velge å budsjettere lønn detaljert eller forenklet. I den forenklede versjonen vil en måtte akseptere gjennomsnittslønn dersom en har flere ansatte i samme type stilling med ulikt lønnstrinn. I den detaljerte versjonen legger en inn nøyaktige lønnstrinn og stillingstype for hver ansatt. 2.4 Periodisering Budsjettet periodiseres per tertial i UiT sin eksterne økonomi. Oppfølging av budsjettavvik bør derfor gjøres per tertial. Nøyaktighet i utfyllelse av start- og sluttperiode er viktig for at periodiseringen skal bli korrekt i UBW On!. Dersom en forventer store inntekter, eller planlegger kjøp av dyrt utstyr, i f.eks. desember kan en gi beskjed til controller som laster opp budsjett om å justere periodiseringen i UBW On! slik at store budsjettavvik i løpet av året kan unngås. 2.5 Kontobruk Hovedprinsipp er at budsjett skal ligge på konto der inntekter og utgifter forventes å påløpe. Inntekter, indirekte kostnader og egeninnsats skal budsjetteres på 4-sifferet konto. Eksempel konto 3400 direkte innbetaling fra NFR. Dersom enheten ikke planlegger å følge opp prosjektøkonomien på kontonivå er det 3
ok å bruke budsjettkontoer med 5 siffer for drift og reise. Eksempel konto 60000 budsjett andre driftskostnader. Kontoplanen finner du på intranett under verktøykasse økonomi. 2.6 Bokføre videreformidling til partnere Inntekten fra bidragsyter føres på riktig konto, i kontogruppe 34, i henhold til protype. Enheten omposterer andelen av innbetalingen, som skal brukes til videreformidling, mellom konto for videreformidling i kontogruppe 34 (styres også av protype) til balansekonto 2999 annen kortsiktig gjeld. Når enhet utbetaler til partnere belastes utbetalingen konto 2999. Kontoen viser status for videreformidlingen på prosjektet. Denne kontoen finnes ikke i VEV-spørringen. Eksempel bokføring UiT mottar kr 1 500 000,- fra NFR vedr. en kontrakt som vi er koordinator på. Av dette beløpet skal 500 000,- videreformidles i henhold til konsortieavtale. Bokføring av innbetalingen: Debet konto 1501 100000 100000 kr 1 500 000,- (skjer automatisk) Kredit konto 3400 311141 A20281 kr 1 500 000,- Bokføring av beløp til videreformidling: Debet konto 3401 311141 A20281 kr 500 000,- Kredit konto 2999 311141 A20281 kr 500 000,- Bokføring av utbetaling i henhold til konsortieavtale: Kredit konto 2401 100000 100000 kr 500 000,- (skjer automatisk) Debet konto 2999 311141 A20281 kr 500 000,- 4
2.7 Egeninnsats og indirekte kostnader Figuren viser hvordan egeninnsats, indirekte kostnader og dekningsbidrag skal budsjetteres og regnskapsføres. Figur 1 Budsjettering og regnskapsføring av egeninnsats og indirekte kostnader 5
2.8 TDI Nye retningslinjer for TDI ved Helsefak, 2016/1685-19. Alle prosjekter på Helsefak skal benytte seg av TDI-priser. Enkelte kjernefasiliteter gir automatisk egeninnsats til bidragsprosjekter. Ved søknadsbudsjett må en være spesielt oppmerksom på å søke om full kostnadsdekning fra eksterne finansieringskilder. I godt finansierte prosjekter vil dette kunne gi et handlingsrom som instituttet kan forvalte fritt. Fakultetet anbefaler at instituttet som hovedregel bruker dette handlingsrommet til å redusere egen egeninnsats inn i prosjektet. Figur 2 Hvordan håndtere egeninnsats fra kjernefasilitetene i regnskapet 2.8.1 Leiested Tabellen viser en oversikt over generell lab ved Helsefak. Det skal gjøres en individuell vurdering for hvert prosjekt og hver ansatt på hvor mye tid som planlegges brukt på leiested generell lab. Eksempelvis 75 % av stillingen antas brukt på generell lab. For å minimere unødig administrasjon skal det i gamle prosjekter, hvor det tidligere har vært budsjettert med teknisk infrastruktur på ansatte, budsjetteres med 100% bruk av leiested generell lab. Dette gjelder kun gamle prosjekter og er en overgangsordning. Leiested generell lab Bidragspris per år (2018) IMB IFA 243 000 kr IKM IPS 226 000 kr IKO (pris 2018 vil oppdateres i budsjettrundskrivet så snart beregningene er 202 000 kr ferdig) Lab IKO m/særlig kostbart utstyr 355 kr/t I tillegg kommer mva. og påslag på oppdragsprosjekt. Helsefak har i dag 8 kjernefasiliteter med ulikt tjenestetilbud. Alle bruker TDI modellen i utregning av de totale kostnadene og deretter tilpasset fordeling av kostnader til sin tjenestepakke. Eksempelvis har AKM 6
priser som «bur per uke» eller «gris per uke», mens KAM har timespris på ulike instrumenteringer og stykkpris på enkelte prøver. PET har timespris for bruk av lab inkludert teknisk bistand mens TUS har pris per uttak av data. Oversikt over kjernefasilitetene og deres priser finner du her. Prisene vil oppdateres årlig og ferdigstilles innen 20. desember hvert år. 2.8.2 Fakturering av leiested, generell lab og kjernefasilitet, på eksternt finansierte bidragsprosjekter Alle eksternfinansierte prosjekter på UiT skal synliggjøre totale kostnader i budsjett og regnskap. Enkelte kjernefasiliteter opererer med egeninnsats inn i bidragsprosjekter. Hvordan dette skal budsjetteres og regnskapsføres vises i figur 4. Instituttet godskrives totale inntekter knyttet til bruk av generell lab og øvrig infrastruktur, men har mulighet til å gjøre tilbakeføring til prosjektet ved behov. Figur 3 viser hvordan leiestedskostnad skal budsjetteres og regnskapsføres i bidragsprosjekt og på generell lab. For generell lab er det opp til instituttet å vurdere behovet for tilbakeføring av midler i hvert enkelt prosjekt. Figur 3 Budsjettering og regnskapsføring av leiestedskostnader generell lab i bidragsprosjekter 7
Figur 4 Budsjettering og regnskapsføring av leiestedskostnader Kjernefasilitet i bidragsprosjekter 2.8.3 Indirekte kostnader Det er i 2018 gjort nye beregninger for indirekte kostnader og beregningene gjelder fra 1.5.2018 på alle nye prosjekter. Administrative eller teknisk støttepersonell i prosjektene skal budsjetteres tilsvarende arbeidsplassats. Satser 2018/773 Arbeidsplass Sentrale tjenester Lokale tjenester Sum indirekte kostnader vitenskapelige årsverk Beløp 147 000 kr 109 000 kr 144 000 kr 400 000 kr Prosjekter opprettet før 1.5.2018 kan bruke gammel sats for indirekte kostnader, ref. 2015/1391. Satser 2015/1391 Arbeidsplass Sentrale tjenester Lokale tjenester Sum indirekte kostnader vitenskapelige årsverk Beløp 118 000 kr 126 000 kr 106 000 kr 350 000 kr Ved bidrag som kan betraktes som «små driftsmidler», beløp opp til 100 000 kr, og som anses som rene driftstilskudd, skal det trekkes minimum 10,5 % dekningsbidrag. 10,5 % tas av total inntekt over prosjektets periode. Dekningsbidraget fordeler seg til 3,5 % til sentraladministrasjonen, 3,5 % til fakultetsadministrasjonen og 3,5 % til institutt. 8
2.9 Internt ansatte Figur 5 viser et eksempel hvor lønn og indirekte kostnader av internt ansatte er fullt ut finansiert med egeninnsats. Dersom hele eller deler av kostnaden knyttet til internt ansatte dekkes av eksterne midler, reduseres egeninnsatsen tilsvarende. Vær oppmerksom på at egeninnsatsen på konto 9154 aldri skal være høyere enn lønn (9011) og indirekte kostnader (9042). Skal egeninnsatsen i prosjektet være større følges oppskriften i figur 1. Når en fyller inn årsverk som internt finansiert i budsjettmalen vil budsjettet legges automatisk på korrekte kontoer. Ompostering av lønn og indirekte kostnader for internt finansierte må gjøres manuelt. Dersom en har ansatte som får lønn direkte fra prosjektet skal disse i malen legges på årsverk eksternt finansiert. Det er viktig at de som er lagt inn som årsverk eksternt finansiert i budsjettmalen er kontert direkte på prosjektet i PAGA. Ompostering av indirekte kostnader for eksternt finansierte må gjøres manuelt. Et godt tips dersom det skal rapporteres til finansieringskilder på personnivå er å skrive lønnsnummer/ansattnummer først i teksten til posteringen. F.eks. «123456 omp. lønnskostnader janjuni». Eksternt prosjekt 9111 Ompostering lønn 9142 Indirekte kostnader 9054 Egeninnsats internt mellom enheter, belastet internt ansatte, belastet ansatte, godskrevet + = Debet Kredi t Debet Kredi t Debet Kredi t X X X Institutt 9011 Ompostering lønn 9042 Indirekte kostnader 9154 Egeninnsats internt mellom enheter, godskrevet internt ansatte, godskrevet ansatte, belastet + = Debet Kredi t Debet Kredi t Debet Kredi t X X X Figur 5 Budsjettering og regnskapsføring av internt ansatte på prosjekt Historisk har budsjettering av internt ansatte som jobber på eksterne prosjekt variert mellom de ulike enhetene. For å forbedre praksis og sikre at Helsefak følger regelverket ble det i januar 2014 satt sammen en arbeidsgruppe som hadde i oppdrag å finne en løsning på problemet. Figur 5 er produkt av arbeidet til arbeidsgruppen. 9
2.10 Timeregistrering i FP7 og H2020-prosjekter Viser til Retningslinje for beregning av lønn i FP7- og H2020-prosjekter (arkivref. 2017/1439). For FP7- og H2020-prosjekter må personalkostnader dokumenteres ved hjelp av timelister. Disse skal være skriftlig og må godkjennes (signeres) minimum en gang i måneden. Timelister skal samsvare med den tilsattes arbeidskontrakt, regelverk for arbeidstid, registrert ferie, sykefravær, reiser og annet fravær. For å ivareta dette, er det utarbeidet en standard mal for timeregistrering (Excel-format) som gjelder for hele UiT fra og med 2018. Timelisten tilfredsstiller alle krav til timeregistrering i FP7- og H2020- prosjekter. Standard timeregistreringsskjema er obligatorisk for alle FP7- og H2020-prosjekter, og skal brukes konsekvent av alle enhetene ved universitetet. Den kan også brukes til alle andre typer prosjekter. Timeregistreringsskjemaet ligger på ØA sine nettsider, under tema EU. 10
3 Eksempler Ompostering lønn og indirekte kostnader Her er et eksempel på ompostering av lønn og indirekte kostnder. Figur 6 Eksempel på ompostering av lønn, indirekte kostnader og egeninnsats I dette tilfellet skal prosjektet betale lønn til internt ansatt og indirekte kostnader som følger med den ansatte. Dette posteres derfor som debet på prosjektet og kredit i internøkonomien. Deretter er det gjort en faglig begrunnelse om at enheten som eier prosjektet skal gå inn med egeninnsats tilsvarende lønn og indirekte kostnader. Denne begrunnelsen skal være gjort av instituttleder. Ompostering av egeninnsatsen gjøres i de siste to linjene av omposteringsbilaget. 11
Utfyllelse av budsjettmal Det er samme mal for oppretting av budsjett og budsjettering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Dersom en skal budsjettere oppdragsprosjekter må en velge oppdrag i nedtrekksmeny i arkfane 1. Malen gir budsjett etter NFR sine kriterier i arkfane 5. I malen er det viktig at prosjektnummer, avdeling, startperiode og sluttperiode utfylles. Vær oppmerksom på at tallene i malen oppgir beløp i 1000 kroner. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å bruke samme konto på flere linjer. Andre direkte kostnader 2015 2016 60000 Budsjett andre driftskostnader 70000 Budsjett andre driftskostnader 6422 Leie programvare 6541 Inventar 6550 IT- og AV utstyr 6422 Leie programvare Kontoer for direkte kostnader og inntekter som ligger i malen er eksempler og skal endres i henhold til planlagt bruk. 12
Plassering av ansatte i mal Bruk av infrastruktur Ved bruk av infrastruktur i et prosjekt må arkfane 3. Leiested fylles ut. For generell lab budsjetteres bruk i prosent av årsverk. Ved bruk av kjernefasiliteter bør en i budsjetteringsfasen ha dialog med kjernefasiliteten for å sikre seg et realistisk tids og prisanslag på de tjenester en skal ha utført i prosjektet. Spesifikasjon av prosjektets påvirkning på bevilgningsøkonomien i prosjektperioden For Helsefak må sats for dekningsbidrag økes til 7%. 13