Budsjettrundskriv BOA Det helsevitenskaplige fakultet

Transkript

1 Budsjettrundskriv BOA 2015 Det helsevitenskaplige fakultet

2 Innhold 1 Innledning Generelle bestemmelser Ansvar Hjemmel Prosjektnummer Budsjettering Flerårige budsjett Bruk av balanse Budsjettering av ansatte Periodisering Kontobruk Bokføre videreformidling til partnere Egeninnsats og indirekte kostnader Innføring av ny totalkostnadsmodell, TDI Leiested Fakturering av leiested på eksternt finansierte bidragsprosjekter Indirekte kostnader Internt ansatte Eksempler Ompostering lønn og indirekte kostnader Utfyllelse av budsjettmal Nytt ved malen i

3 1 Innledning Budsjettrundskrivet for BOA ved Helsefak skal fungere som en praktisk veileder. Det skal sikre en lik budsjettprosess og en lik forståelse for gjennomføring av regelverket. Budsjettrundskrivet skal være med på å forbedre kvaliteten på de eksterne budsjettene og sikre sammenlignbarhet mellom enhetene. 1.1 Generelle bestemmelser Alle typer BOA skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap for disse. Det periodiserte budsjettet skal inneholde et anslag over antatte inntekter i prosjektet. Det vil si hva som finansieres av eksterne kilder og eventuelt hva institusjonen dekker med egne midler (egenfinansiering). Videre skal prosjektbudsjettet vise hvilke direkte kostnader som vil påløpe, herunder et anslag over egne ansattes tidsbruk i prosjektet omregnet i kroner. Prosjektbudsjettet skal også vise alle indirekte kostnader som vil påløpe. Det enkelte prosjekt skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Jf. Punkt 4.4.4, sporbarhet, i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Prosjektbudsjett skal alltid arkiveres sammen med kontrakt i ephorte. Dersom de økonomiske forutsetningene for prosjektet endres skal dette registreres i ephorte sammen med nytt prosjektbudsjett. Nytt prosjektbudsjett skal også sendes til Helsefak sine controllere for innlasting i Agresso. 1.2 Ansvar Budsjettansvarlig for enheten er den øverste leder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dette betyr at for fakultetsadministrasjon og seksjonene er det dekan som er budsjettansvarlig og for de øvrige enheter er det instituttleder. Budsjettansvarlig kan delegere arbeidet knyttet til utarbeidelsen av budsjettet der det synes fornuftig, imidlertid er budsjettansvarlig pliktig til å overholde frister omtalt i budsjettkalenderen og levere fullstendig budsjett. Oppfølging av prosjekter, herunder også budsjettering, regnskapsføring og budsjettavvik, gjøres av enheten som eier prosjektet. 1.3 Hjemmel Rundskriv F Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. Budsjettrundskrivet er også basert på: Budsjettprinsipper for UiT Norges arktiske universitet, 2012/4024, 2013/3709 og 2014/50. Retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, 2015/1391. Retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Universitetet i Tromsø, 2015/1788. Det forutsettes at de som jobber med budsjett, eller har budsjettansvar, setter seg grundig inn i disse dokumentene. 1.4 Prosjektnummer Fra implementeringen av TDI vil ny nummerserie for eksternfinansiering tas i bruk, A65*. Ny serie ligger på intranett under budsjettprosess

4 2 Budsjettering Sentral økonomiavdeling har utarbeidet ulike budsjettmaler som skal brukes ved budsjettering av eksterne budsjetter. Målet er at malene skal benyttes både i søknadsfasen og ved prosjektoppstart, men det anbefales at veiledning til søknadsutforming hos finansieringskilder som har egne søknadsregler leses nøye, for eksempel NFR. o o o o Bidragsprosjekter Oppdragsprosjekter Etter- og videreutdanningsprosjekter Timebaserte bidragsprosjekter 2.1 Flerårige budsjett Fra og med 2014 kan alle nye prosjekter budsjetteres flerårig. Dette har en rekke fordeler: budsjettet blir mer lik virkeligheten, det er ikke lengre nødvendig å budsjettere hele balansen for prosjektet på ett år for at prosjektleder skal vite hvor mye midler prosjektet rår over og budsjettavviket blir mindre. Budsjettavviket vil kunne brukes til å si noe om fremgangen og den økonomiske situasjonen til prosjektet. Ved bruk av flerårige budsjetter skal registrert budsjett i Agresso være likt samlet budsjett for prosjektet. Dette må hensynstas ved revidering av budsjettet. Det innebærer for eksempel at dersom budsjetterte utgifter reduseres ett år, så må budsjetterte utgifter økes tilsvarende ett annet år slik at samlede utgifter forblir uendret. Samlet budsjett for bidragsprosjekt skal balansere (samlede inntekter = samlede kostnader), men dette gjelder nødvendigvis ikke for det enkelte år. 2.2 Bruk av balanse Bruk av avsetninger fra tidligere år skal budsjetteres som merforbruk. Balansen til et prosjekt skal ikke budsjetteres som inntekt. 2.3 Budsjettering av ansatte I de nye malene kan en velge å budsjettere lønn detaljert eller forenklet. I den forenklede versjonen vil en måtte akseptere gjennomsnittslønn dersom en har flere ansatte i samme type stilling men med ulikt lønnstrinn. I den detaljerte versjonen legger en inn nøyaktige lønnstrinn og stillingstype for hver ansatt. 2.4 Periodisering Budsjettet periodiseres per tertial i UiT sin eksterne økonomi. Oppfølging av budsjettavvik bør derfor gjøres per tertial. Nøyaktighet i utfyllelse av start- og sluttperiode er viktig for at periodiseringen skal bli korrekt i Agresso. Se del 3 for informasjon om utfyllelse av budsjettmal. 2.5 Kontobruk Hovedprinsipp er at budsjett skal ligge på konto der inntekter og utgifter forventes å påløpe. Inntekter, indirekte kostnader og egeninnsats som skal budsjetteres på 4-sifferet konto. Eksempel konto 3400 direkte innbetaling fra NFR. Dersom enheten ikke planlegger å følge opp prosjektøkonomien på kontonivå er det ok å bruke budsjettkontoer med 5 siffer for lønn, drift og reise. Eksempel konto budsjett andre driftskostnader. Kontoplanen finner du på intranett under budsjettprosess

5 2.6 Bokføre videreformidling til partnere Inntekten fra bidragsyter føres på riktig konto, i kontogruppe 34, i henhold til protype. Enheten omposterer andelen av innbetalingen, som skal brukes til videreformidling, mellom konto for videreformidling i kontogruppe 34 (styres også av protype) til balansekonto 2999 annen kortsiktig gjeld. Når enhet utbetaler til partnere belastes utbetalingen konto Kontoen viser status for videreformidlingen på prosjektet. Denne kontoen finnes ikke i VEV-spørringen. Eksempel bokføring UiT mottar kr ,- fra NFR vedr. en kontrakt som vi er koordinator på. Av dette beløpet skal ,- videreformidles i henhold til konsortieavtale. Bokføring av innbetalingen: Debet konto kr ,- (skjer automatisk) Kredit konto A20281 kr ,- Bokføring av beløp til videreformidling: Debet konto A20281 kr ,- Kredit konto A20281 kr ,- Bokføring av utbetaling i henhold til konsortieavtale: Kredit konto kr ,- (skjer automatisk) Debet konto A20281 kr ,- 5

6 2.7 Egeninnsats og indirekte kostnader Figuren viser hvordan egeninnsats, indirekte kostnader og dekningsbidrag skal budsjetteres og regnskapsføres. Figur 1 Budsjettering og regnskapsføring av egeninnsats og indirekte kostnader 6

7 2.8 Innføring av ny totalkostnadsmodell, TDI Fra innføres TDI, en ny totalkostnadsmodell ved UiT, 2012/6168. Sentrale elementer i TDImodellen er leiested og indirekte kostnader. Leiestedskostnader er kostnader knyttet til bruk av forskningsinfrastruktur, som for eksempel laboratorier, bruk av vitenskapelig utstyr, driftsmateriell og teknisk støttepersonell. Leiestedskostnadene er direkte kostnader. I 2015 vil leiested og nye indirekte kostnader tas i bruk for nye prosjekt. Fra 2016 skal alle prosjekter på Helsefak benytte seg av TDI-priser Leiested Tabellen viser en oversikt over leiesteder ved Helsefak. Det skal gjøres en individuell vurdering for hvert prosjekt og hver ansatt på hvor mye tid som skal brukes på leiested generell lab. Eksempelvis 75 % av stillingen antas brukt på generell lab. For å minimere unødig administrasjon skal det i gamle prosjekter, hvor det tidligere har vært budsjettert med teknings infrastruktur på ansatte, budsjetteres med 100% bruk av leiested generell lab. Dette gjelder kun gamle prosjekter og er en overgangsordning. Leiested generell lab IMB IFA IKM IPS IKO Lab IKO m/særlig kostbart utstyr Bidragspris per år kr kr kr kr I tillegg kommer mva. og påslag på oppdragsprosjekt. Leiested spesifikk lab AKM Pris per uke per bur, akvarium og dyr. BioBank TUPP Tromsø University Proteomics Platform KAM Kjernefasilitet for avansert mikroskopi GSCT Genomics Support Center Tromsø Preklinisk PET/CT Bidragspris Mus 261 kr Rotte 399 kr Gris 4046 kr Zebrafisk 200 kr 3,28 kr per rør per år Oppdatert prisliste på nett. TDI priser skal beregnes i løpet av I tillegg kommer mva. og påslag på oppdragsprosjekt. 7

8 Prisene vil oppdateres årlig og ferdigstilles innen 1.mars hvert år. Det vil være differensiering av priser ut fra brukergruppe. Differensieringen av priser baserer seg på TDI-modellen samt tidligere prissystem ved Helsefak. 1. Aktivitet ved Helsefak finansiert over statsbevilgningen, definert som tiltak i universitetets økonomimodell (protype 10-15), skal belastes for drift. 2. Aktivitet ved UiT finansiert av eksterne, definert som bidragsprosjekt i universitetets økonomimodell, samt aktivitet på andre enheter ved UiT finansiert over statsbevilgningen, skal belastes med leiestedspris for bidragsprosjekter. 3. Aktivitet ved UiT finansiert av eksterne, definert som oppdragsprosjekt i universitetets økonomimodell, skal belastes med leiestedspris for oppdragsprosjekter. 4. Aktører utenfor UiT skal belastes med leiestedspris for oppdragsprosjekter, med mindre det inngås samarbeidsavtaler som tilsier annen prissetting. Det gjøres ikke forskjell på aktører utenfor UiT avhengig av om de har bidratt til finansiering av utstyr eller kjernefasilitet, med mindre en samarbeidsavtale foreligger. UNN er eksempelvis å anse som en ekstern aktør. 8

9 2.8.2 Fakturering av leiested på eksternt finansierte bidragsprosjekter For å dekke opp behovene til prosjektøkonomien etter avvikling av garantiordningen og innføring av TDI vil Helsefak subsidiere ut fra type leiested. Alle eksternfinansierte prosjekter på UIT skal synliggjøre totale kostnader i budsjett og regnskap. For å unngå en utilsiktet omfordeling av midler foreslås det at alle kostnadskomponenter i leiestedsprisen, med unntak av driftsmidler, tilbakeføres bidragsprosjektene som faktureres for bruk av kjernefasiliteter. Kjernefasilitetene skal hente de driftsmidlene de behøver gjennom prising av tjenester, Jf. FS 21/14, og komponenten driftsmidler blir derfor inntektsført kjernefasiliteten. Instituttet godskrives totale inntekter knyttet til bruk av generell lab og øvrig infrastruktur, men har mulighet til å gjøre tilbakeføring til prosjektet ved behov. Figuren viser hvordan leiestedskostnad skal budsjetteres og regnskapsføres i bidragsprosjekt og på kjernefasilitetene/generell lab. For generell lab og leiesteder som ikke er kjernefasiliteter vil det være opp til instituttet å vurdere behovet for tilbakeføring av midler. Totale leiestedskostnader Tilbakeføring leiestedskostnader 9121 leiested, belastet 9055 egeninnsats leiested, godskrevet Eksternt prosjekt Debet Kredi t Debet Kredi t X1 X leiested, godskrevet 9155 egeninnsats leiested, belastet Leiested Debet Kredi t Debet Kredi t X1 X2 x1 = totale leiestedskostnader x2 = leiestedskostnader minus drift Figur 2 Budsjettering og regnskapsføring av leiestedskostnader i bidragsprosjekter 9

10 2.8.3 Indirekte kostnader Det er utarbeidet nye satser for indirekte kostnader for alle nye eksterne prosjekter, ref. 2015/1391. Fra skal alle søknader bruke de nye satsene for indirekte kostnader slik de fremkommer i tabellen under (TDI-sats 2015). Hver enhet må vurdere om de har pågående prosjekter hvor det er aktuelt å bruke de nye satsene, og dersom det er aktuelt, avklare dette med finansieringskildene. Det kan eksempelvis være prosjekter som nettopp er startet eller som er av en slik karakter at de ikke avsluttes, men stadig får ny finansiering. Fra 2016 skal alle prosjekter på Helsefak bruke nye satser for indirekte kostnader, ref. 2014/1482. Dersom det er administrative eller teknisk støttepersonell i prosjektene skal disse budsjetteres tilsvarende arbeidsplassats, kr. Satser TDI-sats 2015 Arbeidsplass kr Sentrale tjenester kr Lokale tjenester kr Sum indirekte kostnader vitenskapelige årsverk kr De gamle standardsatsene for indirekte kostnader, ref. 2011/741, vil være gjeldene for gamle prosjekter ut Personlig arbeidsplass Indirekte kostnader per vitenskapelig årsverk kr Indirekte kostnader per administrative årsverk kr Teknisk infrastruktur Indirekte kostnader for teknisk infrastruktur per vitenskapelig årsverk kr Ved bidrag som kan betraktes som «små driftsmidler», beløp opp til kr, og som anses som rene driftstilskudd, skal det trekkes minimum 10,5 % dekningsbidrag. 10,5 % tas av total inntekt over prosjektets periode. Dekningsbidraget fordeler seg til 3,5 % til sentraladministrasjonen, 3,5 % til fakultetsadministrasjonen og 3,5 % til institutt. 10

11 2.9 Internt ansatte Historisk har budsjettering av internt ansatte som jobber på eksterne prosjekt variert mellom de ulike enhetene. For å forbedre praksis og sikre at Helsefak følger regelverket ble det i januar 2014 satt sammen en arbeidsgruppe som hadde i oppdrag å finne en løsning på problemet. Figur 2 er produkt av arbeidet til arbeidsgruppen. Figuren ble presentert på økonomiforum Alle nye prosjekter med internt ansatte skal fra og med mars 2014 budsjetteres i henhold til figur 2. Figuren viser et eksempel hvor lønn og indirekte kostnader av internt ansatte er fullt ut finansiert med egeninnsats. Dersom hele eller deler av kostnaden knyttet til internt ansatte dekkes av eksterne midler, reduseres egeninnsatsen tilsvarende. Vær oppmerksom på at egeninnsatsen på konto 9154 aldri skal være høyere enn lønn (9011) og indirekte kostnader (9042). Skal egeninnsatsen i prosjektet være større følges oppskriften i figur 1. Eksternt prosjekt 9111 Ompostering lønn 9142 Indirekte kostnader 9054 Egeninnsats internt mellom enheter, belastet internt ansatte, belastet ansatte, godskrevet + = Debet Kredi t Debet Kredi t Debet Kredi t X X X Institutt 9011 Ompostering lønn 9042 Indirekte kostnader 9154 Egeninnsats internt mellom enheter, godskrevet internt ansatte, godskrevet ansatte, belastet + = Debet Kredi t Debet Kredi t Debet Kredi t X X X Figur 3 Budsjettering og regnskapsføring av internt ansatte på prosjekt 11

12 3 Eksempler Ompostering lønn og indirekte kostnader Her er et eksempel på ompostering av lønn og indirekte kostnder. Figur 4 Eksempel på ompostering av lønn, indirekte kostnader og egeninnsats I dette tilfellet skal prosjektet betale lønn til internt ansatt og indirekte kostnader som følger med den ansatte. Dette posteres derfor som debet på prosjektet og kredit i internøkonomien. Deretter er det gjort en faglig begrunnelse om at enheten som eier prosjektet skal gå inn med egeninnsats tilsvarende lønn og indirekte kostnader. Denne begrunnelsen skal være gjort av instituttleder. Ompostering av egeninnsatsen gjøres i de siste to linjene av omposteringsbilaget. 12

13 Utfyllelse av budsjettmal I malen er det viktig at prosjektnummer, avdeling, startperiode og sluttperiode utfylles. Startperiode må være januar (201501), mai (201505) eller september (201509). Eksempel; dersom startperiode februar fylles inn vil alt periodiseres til de to siste tertial, ingenting vil være i første tertial. Start og sluttperiode i opplysningsfelt må omfatte alle år som skal lastes inn i Agresso. Vær oppmerksom på at tallene i malen oppgir beløp i 1000 kroner. Versjon GPB13-23 Prosjektnr Avdeling Gjeldende budsjettår Startperiode Sluttperiode Tall i 1000 Versjon mal Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å bruke samme konto på flere linjer. Andre direkte kostnader Budsjett andre driftskostnader Budsjett andre driftskostnader 6422 Leie programvare 6541 Inventar 6550 IT- og AV utstyr 6422 Leie programvare Nytt ved malen i 2015 Ved bruk av infrastruktur i et prosjekt må arkfane 3. Leiested fylles ut. For generell lab budsjetteres bruk i prosent av årsverk. Ved bruk av kjernefasiliteter bør en i budsjetteringsfasen ha dialog med kjernefasiliteten for å sikre seg et realistisk tids og prisanslag på de tjenester en skal ha utført i prosjektet. 13

14 14