INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Tom Fjæstad (H) Truls Wadd (Ap) - FORFALL Anne-Grethe Henriksen (Ap) Arne Andreassen (PP), første vara Gjøvik, 29. august 2018. J.nr./referanse: 14-18/ST/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Torsdag 6. september 2018 Tid: Kl. 0830 ca. 1500 Sted: Møterom 421, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Forfall og innkalling av vara: Truls Wadd (Ap) har meldt forfall. Første vara for Ap/Sv/PP, Arne Andreassen (PP) er innkalt. Eventuelt ytterligere forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til 995 77 903, eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Deltakelse fra andre i møtet: Sak 46 Risikovurdering misligheter/tyveri: Økonomisjef Torill Hoel orienterer. Saken er satt opp til behandling kl. 1000. Sak 47 Regnskapsrevisjon: Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen orienterer. Saken er satt opp til behandling kl. 1200. Sak 48 og 49 - Statusrapport revisjon og ny oppdragsavtale: Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterer. Saken er satt opp til behandling kl. 1330. Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Torsdag 6. september 2018 kl. 0830. (Rom 421, rådhuset) SAK NR. 43/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.06.2018 SAK NR. 44/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.08.2018 SAK NR. 45/2018 SAK NR. 46/2018 SAK NR. 47/2018 SAK NR. 48/2018 SAK NR. 49/2018 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET VURDERING AV RISIKO FOR MISLIGHETER/TYVERI FRA BRUKERE AV KOMMUNALE TJENESTER REGNSKAPSREVISJON: REVISJONSSTRATEGI 2018 FOR STANGE KOMMUNE OG STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF STATUSRAPPORT REVISJON 1. HALVÅR 2018 - HEDMARK REVISJON IKS OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2019 SAK NR. 50/2018 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2019 SAK NR. 51/2018 REFERATSAKER Stange, 29. august 2018. For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

SAK NR. 43/2018 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.06.2018 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.06.2018 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.06.2018 godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 21. juni 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1430. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Økonomisjef Torill Hoel (sak 31), økonomirådgiver Frode Bråthen (sak 31), kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen (sak 34) og skolekonsulent Kristin Schjetne (sak 34). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 30/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.05.2018 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24.05.2018 godkjennes. SAK NR. 31/2018 KOMMUNENS TJENESTEBILER: OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS FORUTSETNING OM INNSPARINGER Fra behandlingen: Økonomisjef Torill Hoel og økonomirådgiver Frode Bråthen orienterte og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble gjennomgått/presentert: Bakgrunn Status Videre drift og fokus Vurdering av ordningen / økonomi 1

Miljøregnskap utslipp Retningslinjer for bruk av kommunale tjenestebiler (utdelt i møtet) Bilpool Vedtak, enstemmig: 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet mener kontrollutvalget at kommunestyrets vedtak fra 2015 om forutsatt innsparingseffekt på samlet 1,5 million i 2016 og 2017 er oppfylt. Vedtatt plan om avslutning av leasingkontrakter og kjøp av biler (avsatt 7 millioner i 2016 og 7 millioner i 2017) er gjennomført som forutsatt. 53 biler ble kjøpt. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunestyret i sitt møte den 14. desember 2017 (sak årsbudsjett 2018 økonomiplan 2018-2021) vedtok at alle kommunens tjenestebiler skulle overføres til felles biladministrasjon. Kontrollutvalget er orientert om at dette er gjennomført, og at ordningen pr. 1. juni 2018 omfatter 94 kommunale tjenestebiler (36 personbiler og 58 varebiler). 3. Kontrollutvalget tar til orientering at det er utarbeidet og godkjent retningslinjer for bruk av kommunens tjenestebiler. SAK NR. 32/2018 RISIKOVURDERINGER: MISBRUK/TYVERI AV BRUKERE SINE MIDLER Fra behandlingen: Utvalgsleder orienterte om bakgrunnen for saken. Vedtak, enstemmig: 1. Flere ansatte i Stange kommune er ansvarlig for å forvalte brukere sine midler/klient- og beboermidler. En eventuell svikt på dette området er alvorlig, og vil bl.a. føre til tillitsbrudd og negativt omdømme. Kontrollutvalget mener det derfor er viktig at man har oversikt over de ulike områdene, slik at det kan gjøres nødvendige risikovurderinger og iverksette nødvendige tiltak. 2. Rådmannen inviteres til å presentere hvilke områder i kommunen der ansatte forvalter brukere sine midler, hvilke risikovurderinger som er gjort, og hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt. SAK NR. 33/2018 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORTER FRA 2014 VEDR. INNKJØP / ANSKAFFELSER Fra behandlingen: Følgende forvaltningsrevisjonsrapporter ble drøftet mht. oppfølging: 2

Vedtak, enstemmig: 1. «Kjøp av konsulenttjenester mellom 100 000 og 500 000». 2. «Oppfølging av rammeavtaler i Stange kommune» Mottatte opplysninger fra Hedmark Revisjon IKS v/regnskapsrevisor ble referert. Her fremgår bl.a. at det årlig blir utført en forenklet kontroll på stikkprøvebasis når det gjelder etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Det ble opplyst om resultatene fra denne kontrollen de siste årene: 2015: Driftsregnskapet funnet feil uten avtale på 0,4 % av total innkjøp. Investeringer ingen avvik 2016: Driftsregnskapet funnet feil uten avtale 0,08 % av totale innkjøp. Investeringer funnet feil på 0,64 % feil på totale innkjøp 2017: Driftsregnskapet ingen feil funnet. Investeringer ingen avvik. De to revisjonsrapportene fra 2014 følges opp slik: 1. Rapporten «Kjøp av konsulenttjenester mellom 100 000 og 500 000»: Med bakgrunn i at terskelverdien for anskaffelse av varer og tjenester er økt fra 500 000 til 1,3 millioner i 2018 (regelendring etter 2014), er det i dag flere innkjøp som gjøres uten offentlig utlysning enn i 2014. Dette kan gi økt behov for kontroll. Kontrollutvalget tar med seg dette inn i den løpende diskusjonen om prioritering av forvaltningsrevisjoner i Stange kommune. Som et alternativ til en omfattende forvaltningsrevisjon vil kontrollutvalget vurdere å be om en utvidet stikkprøvetaking i f.m. revisjonen av årsregnskapet. Spørsmålet drøftes med revisjonen i forbindelse med presentasjon av revisjonsstrategi for 2018 (høsten 2019). 2. Rapporten «Oppfølging av rammeavtaler i Stange kommune»: Med bakgrunn i resultatene fra forvaltningsrevisjonen (lite feil ble avdekket) prioriteres ikke en oppfølgingskontroll på dette området. SAK NR. 34/2018 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2017-2018. KOMMUNENS ARBEID MED Å FORHINDRE MOBBING I SKOLEN. Fra behandlingen: Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen og skolekonsulent Kristin Schjetne orienterte og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble gjennomgått/presentert: Elevundersøkelsen 2017 barnetrinn Elevundersøkelsen 2017 ungdomstrinn Oppfølging av resultatene overfor skolene Diverse statistikk Opplæringslovens 9A (elevene sitt skolemiljø) 3

Hvordan jobber kommunen for å forhindre mobbing Satsingsområdene fremover: - Inkluderende lek- og læringsfelleskap - «Well beeing & well becoming» (tilhørighet og mestring er avgjørende virkemiddel for levekår) Utfordringer: - Ivaretakelse av tilhørighet og trivsel hos alle barn og unge - Språkutvikling - Faglig progresjon fra 5.- 8. trinn Endringer og utviklingstrekk innenfor skoleområdet Vedtak, enstemmig: 1. Tilstandsrapport for grunnskolen i Stange kommune for 2017-2018 tas til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert rutiner for å følge opp mobbing, og at det jobbes kontinuerlig med å sikre alle barn i Stangeskolen et godt skolemiljø. 3. Kontrollutvalget tar presentasjon av ny 9A i opplæringsloven om elevene sitt skolemiljø, til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at nytt lovverk skjerper aktivitetsplikten for alle voksne som jobber i skolen. 4. Kontrollutvalget har merket seg variasjonene når det gjelder antall barn som opplever at de blir mobbet ved de ulike skolene i Stange. 5. Kontrollutvalget ønsker å følge kommunens arbeid på området, og ber om en ny presentasjon i 2019 med utgangspunkt i tilstandsrapport for grunnskolen for 2018-2019. I tillegg til en generell presentasjon av tilstandsrapporten bes det særskilt om informasjon om: a) Aktivitetsplikten, jf. (jf. ny 9A i opplæringsloven): Hvordan praktiseres dette i Stangeskolen? b) Utviklingen innenfor 5-8 trinn mht. fag: Mellomtrinnet viser en nedgang i resultatene. Hvordan har man jobbet med å snu denne trenden? c) Utviklingen i antall elever som føler seg mobbet og skolenes oppfølging av dette: Hvordan er utviklingen på de ulike skolene? Hvordan er utviklingen innenfor de ulike årskullene ved de ulike skolene? Med bakgrunn i tallene for 2017-2018 bes det særlig om tilbakemelding om hvordan man jobber ved Espa barneskole, Stange barneskole og Stange ungdomsskole. d) Overganger: Hvilke rutiner har kommunen for å sikre gode overganger mellom barnehage barneskole, mellom barneskole ungdomsskole, og mellom ungdomsskole - videregående? 4

SAK NR. 35/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Revisjonsuttalelser: Beboerregnskap ved Stange Helse- og omsorgssenter, avdeling 5 Forvaltning av private økonomiske midler ved Stange Helse- og omsorgssenter (ved avdeling 3). 2. Kobler folkevalgte tettere på barnevernstjenesten (KS-artikkel 26.04.2018) 3. Informasjon fra Hedmark Revisjon IKS om utpekte regnskapsrevisorer i Stange kommune 2018-2019 4. HR-utfordringer (presentasjon på budsjettkonferanse Stange kommune) 5. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalget 03.05.2018 (sak 22 Eventuelt): Sekretær bes om å undersøke muligheten for at kontrollutvalget kan leggs inn sammen med øvrige politiske utvalg i kommunens møteplan på kommunens hjemmeside. 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste: Fellesmøte kontrollutvalg 21.08.2018 ekstra møte Følgende ble lagt frem direkte i møtet: Haakon A. Alm orienterte om kommunestyrets møte den 20.06.2018 og behandling av sak k.sak 52/18 (sak: Søknad om fritak fra politiske verv - Nina Jendal, Høyre). Det ble informert om at det ble vedtatt endring i sammensetningen av kontrollutvalget i tilknytning til saken. Følgende ble vedtatt: På bakgrunn av at Håkon Alm velges som medlem i planutvalget, velges Tom Fjæstad inn som nytt medlem i kontrollutvalget. Vedtak, enstemmig: 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det i k.sak 52/18 (kommunestyrets møte 20.06.2018) ble foretatt endringer i sammensetningen i kontrollutvalget. Utvalgssekretær følger opp dette. 3. Det tas til orientering at fellesmøte for kontrollutvalgene i Hamarregionen er fastsatt til tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 i Hamar rådhus. Stange, 21. juni 2018. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 21. juni 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 21. AUGUST 2018 (fellesmøte kontrollutvalg, Hamar rådhus) Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Hias IKS: Presentasjon av selskapet v/daglig leder Hias IKS: Presentasjon av forundersøkelse v/hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget som tipsmottak Hvordan oppnå økt fokus på evaluering av kvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forvaltningsrevisjoner? Forvaltningsrevisjoner i regionen oversikt, resultater og erfaringer Vurdering av felles revisjonsprosjekter i Hamarregionen Møte 6/9-18: Risikovurderinger: Misbruk/tyveri av brukere sine midler (KU-sak 32/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi 2018 + vurdering av økt stikkprøvetaking vedr. innkjøp/lov om offentlige anskaffelser (KU-sak 33/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Kontrollutvalgets budsjett 2019 Oppdragsavtale 2019 med Hedmark Revisjon IKS Saker til senere oppfølging: Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018). Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) 2019: Tilstandsrapport skole 2018-2019 og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årlige saker: Årsrapport virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). 6

Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Forundersøkelse HIAS IKS (betinget av enighet mellom 4 kontrollutvalg) Dialog med revisor om forundersøkelser og fokus på tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse (KU-sak 06/18) Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag 25.01. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.03. 2018 kl. 0830 Tirsdag 10.04.2018 kl. 0830 (møtet avlyst) Torsdag 03.05. 2018 kl. 0830 Torsdag 24.05.2018 kl. 0830 (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag 21.06. 2018 kl. 0830 Tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag 06.09. 2018 kl. 0830 Tirsdag 16.10. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.11. 2018 kl. 0830 Mandag 17.12. 2018 kl. 0830 7

SAK NR. 44/2018 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21.08.2018 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.08.2018 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.08.2018 godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 21. august 2018 holdt kontrollutvalget møte i Hamar rådhus fra kl. 0900 1540. Møtet var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar, Stange og Løten. Som medlemmer møtte: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Tom Fjæstad (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Trond Vangen, leder (Frp) Som varamedlem møtte: Camilla Eilertsen (V), første vara for Frp/V Ellers møtte: Fra Hias IKS: Administrerende direktør Morten Finborud (sak 36-37), administrasjonssjef Nina Stokke Tronsrud (sak 36) og leder for datterselskapet How2o AS, Anders T. Øftsi (sak 36). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 36-37), forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sakene 36-37), oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth (sakene 38-42) og oppdragsansvarlig forvaltingsrevisor Jo Erik Skjeggestad (sakene 38-42). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med nestleder Marit Tofastrud Vestli som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 36/2018 HIAS IKS: PRESENTASJON AV SELSKAPET Fra behandlingen: Administrerende direktør Morten Finborud orienterte og svarte på spørsmål. Til stede fra selskapet var også administrasjonssjef Nina Stokke Tronsrud, og leder for datterselskapet How2o AS Anders T. Øftsi. Hovedtema som ble berørt i presentasjonen var: Organisering av selskapet. Utvalgte nøkkeltall (mengder, inntekter, investeringer, kvalitetsindikatorer) Status for datterselskapet How2O 1

Formålet til Hias IKS Status for utviklingsmål 2018 Rammebetingelser, trender, utviklingstrekk Økonomiplan 2019-2022 Bemanningsutvikling Drifts- og finanskostnader Priser fra Hias IKS til kommunene Lånebehov for Hias IKS i langsiktig perspektiv (550 mill. i neste 4-års periode) Nytt prosessanlegg Internkontroll og styring Risikovurderinger Hvordan arbeider selskapet med etikk? Selvkost Sammenligning og benchmarking Vedtak, enstemmig: Presentasjonen av Hias IKS, inkludert datterselskapet How2O, tas til orientering. SAK NR. 37/2018 HIAS IKS: FORUNDERSØKELSE Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte forundersøkelsen og svarte på spørsmål. På spørsmål fra kontrollutvalget orienterte daglig leder i Hias IKS, Morten Finborud, om igangsatt prosess i selskapet der man ser på samhandlingen mellom selskapet og eierkommunene. Sak om dette er planlagt fremlagt for kommunestyrene i løpet av høsten 2018. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar gjennomført forundersøkelse til orientering, herunder de foreslåtte hovedproblemstillingene for aktuelle revisjoner: Løp 1: Hvordan fungerer det administrative samarbeidet mellom Hias IKS og TKH/eierkommunene? I hvilken grad samarbeider eierkommunene og Hias IKS om å nå målene i kommunedelplanen for vann og avløp? Løp 2: I hvilken grad prosjektstyres investeringsprosjekter i Hias IKS? 2. Kontrollutvalget avventer igangsetting av kontroll med selskapet på nåværende tidspunkt. Saken tas opp til ny drøfting etter at den varslede saken om samhandling mellom selskapet og kommunene er behandlet i kommunestyrene høsten 2018. 2

SAK NR. 38/2018 KONTROLLUTVALGET SOM TIPSMOTTAK? Fra behandlingen: Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte saken og svarte på spørsmål. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget har merket seg følgende fra Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (rapport fra KS/Oslo Economics, 2018): «I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.» 2. Med bakgrunn i anbefalingen ønsker kontrollutvalget å drøfte: a) Dagens ordning for å ta mot og håndtere tips fra innbyggere og andre som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. b) Kontrollutvalgets rolle som tipskanal. 3. Saken følges opp høsten 2018 der det også bes om å bli fremlagt eksempler på hvordan tipsmottak praktiseres i andre kommuner. SAK NR. 39/2018 GJENNOMFØRTE FORVALTNINGSREVISJONER HEDMARK REVISJON IKS Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltingsrevisor Jo Erik Skjeggestad informerte om selskapets forvaltningsrevisjoner i årene 2016-2018. Vedtak, enstemmig: Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av gjennomførte og pågående forvaltningsrevisjoner overfor sine eierkommuner, tas til orientering. SAK NR. 40/2018 ORIENTERING OM KONTROLL I FELLESEID SELSKAP: MJØSANKER AS Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth presenterte hovedtrekkene i revisjonsrapporten etter kontroll med selskapet Mjøsanker AS (eid av Hamar kommune, Ringsaker kommune, Stange kommune, Løten kommune og Oppland fylkeskommune). Vedtak, enstemmig: Gjennomført eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Mjøsanker AS, bestilt av kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune, tas til orientering. 3

SAK NR. 41/2018 HVORDAN FÅ ØKT FOKUS PÅ TJENESTEKVALITET, PRODUKTIVITET OG MÅLOPPNÅELSE I FORVALTNINGSREVISJONER? Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth orienterte. Vedtak, enstemmig: 1. Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av perspektivene tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forvaltningsrevisjonen, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget oppfordrer Hedmark Revisjon IKS til økt bevissthet ved gjennomføring av forundersøkelser omkring de nevnte perspektivene. Det oppfordres til å etablere praksis med å innarbeide vurderinger av perspektivene tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forundersøkelsesrapportene. SAK NR. 42/2018 FELLES FORUNDERSØKELSER AKTUELLE OMRÅDER/TEMA Fra behandlingen: Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken presenterte saken. Vedtak, enstemmig: Saken følges opp i løpet av høsten 2018 der målsettingen er å finne aktuelle tema/områder for gjennomføring av felles forundersøkelser i kommunene i Hamarregionen. Prioritert liste over aktuelle tema sendes de øvrige kontrollutvalgene i regionen til orientering. Stange, 21. august 2018. Marit Tofastrud Vestli nestleder RETT UTSKRIFT: Stange, 21. august 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

NESTE MØTE Dato: TORSDAG 6. SEPEMBER 2018 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Risikovurderinger: Misbruk/tyveri av brukere sine midler (KU-sak 32/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi 2018 + vurdering av økt stikkprøvetaking vedr. innkjøp/lov om offentlige anskaffelser (KU-sak 33/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Kontrollutvalgets budsjett 2019 Oppdragsavtale 2019 med Hedmark Revisjon IKS Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 38/18) Saker til senere oppfølging: Forundersøkelse Hias IKS vurdering av felles revisjonsprosjekt (KU-sak 37/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018. Jf. også fellesmøtet 21.08.18 - sak 38/18) Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Saker til oppfølging i 2019: Tilstandsrapport skole 2018-2019 og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årlige saker: Årsrapport virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 5

Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag 25.01. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.03. 2018 kl. 0830 Tirsdag 10.04.2018 kl. 0830 (avlyst) Torsdag 03.05. 2018 kl. 0830 Torsdag 24.05.2018 kl. 0830 (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag 21.06. 2018 kl. 0830 Tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag 06.09. 2018 kl. 0830 Tirsdag 16.10. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.11. 2018 kl. 0830 Mandag 17.12. 2018 kl. 0830 6

SAK NR. 45/2018 Stange kommune EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Kontrollutvalgsboken, 2015 Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Etter ønske fra kontrollutvalget, og i tråd med anbefaling i departementets veileder om kontrollutvalg (Kontrollutvalgsboken, 2015) legges det herved opp til en egenevaluering av kontrollutvalget arbeid så langt i valgperioden. Saken legges frem til drøfting, uten forslag til vedtak. Nedenfor følger utdrag fra Kontrollutvalgsboken der egenevaluering er omtalt. Her går også frem forslag til konkrete tema for evalueringen. Evaluering Egenevaluering Det kan være nyttig for kontrollutvalget å jevnlig gjennomføre evaluering av eget arbeid. Målsettingen er å sørge for kontinuerlig læring og forbedring ved å fokusere på hvordan kontrollutvalget ivaretar sin kontroll- og tilsynsfunksjon. 1

Samhandlingen kontrollutvalget har med sekretariatet og revisjonen bør være en del av evalueringen. Evalueringen kan gjerne foregå gjennom en dialog med revisor og sekretær, dersom dette ikke er til hinder for at kontrollutvalget kan snakke åpent og ærlig om sine erfaringer. Sentrale spørsmål vil være om kontrollutvalgets forventninger blir innfridd, om saker blir forberedt tilstrekkelig og hvordan samhandlingen kan bli enda bedre. Tema for evaluering Gjennomføres møtene på en effektiv og engasjerende måte? Er antall møter tilstrekkelig i forhold til saksmengde? Klarer kontrollutvalget å ivareta kontrollfunksjonen på en god måte? Hvordan oppfattes utvalget av andre sentrale aktører slik som kommunestyret og administrasjonen? Er roller og ansvarsdeling klar mellom kontrollutvalg, kommunestyret og administrasjonen? Hvordan fungerer samhandling med revisor? Hvordan fungerer samhandling med sekretariatet? Det kan skrives et referat fra evalueringen. Dersom det identifiseres forbedringsområder, bør konkrete tiltak bli foreslått. Slik evaluering kan gjennomføres en gang i året, gjerne i forkant av utarbeidelse av årsmelding og årsplan, slik at forbedringstiltak kan integreres i utvalgets virksomhetsplan. Evaluering av kontrollutvalgets arbeid og samhandling Kontrollutvalget i Fredrikstad bestemte seg for å gjennomføre evalueringer av egen virksomhet med et spesielt fokus på samhandling mellom utvalget, ordføreren og administrasjonssjefen. I oppstarten fikk de ekstern prosessveiledning for å lære om hvordan slike evalueringsprosesser kan gjennomføres. I ettertid har kontrollutvalget gjennomført slike evalueringssamlinger med jevne mellomrom. På disse samlingene deltar både ordføreren og administrasjonssjefen sammen med utvalget. Møtene oppfattes som en god anledning til å diskutere hvordan kontrollutvalget kan ivareta sine kontrolloppgaver, og hvordan det kan legges til rette for god samhandling mellom utvalget, ordføreren og administrasjonssjefen. Spesielt har de fokusert på hvordan saker som ikke er planlagte, som for eksempel granskninger, skal behandles. «Utvikling skjer ved erfaring og opplæring. Fellesmøter med andre kontrollutvalg og kontrollutvalgsledere gir nye impulser og utvikling.» (Kontrollutvalgsleder, Rindal) En god måte å få innspill til tema i evalueringsmøter, er gjennom erfaringsutveksling med andre kontrollutvalg. Da kan en ta opp erfaringer knyttet til arbeidet i kontrollutvalget og gi hverandre innspill til gode arbeidsformer og lignende. Involvering av samhandlingspartnere Det er også viktig at kontrollutvalgets samhandlingspartnere får anledning til å evaluere arbeidet til kontrollutvalget og komme med innspill til forbedringsområder. Både kommunestyret og administrasjonen kan ha verdifulle erfaringer som kan være med på å gjøre kontrollutvalgets arbeid enda bedre. Å invitere disse aktørene med på en slik evaluering kan også bidra til å synliggjøre og forankre kontrollutvalgets arbeid. Evalueringen kan gjennomføres ved at ordfører og gruppeledere og administrativ ledelse blir invitert til et møte. 2

SAK NR. 46/2018 Stange kommune VURDERING AV RISIKO FOR MISLIGHETER/TYVERI FRA BRUKERE AV KOMMUNALE TJENESTER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Saken ble drøftet i kontrollutvalgets møte den 21/6-18 i sak 32/2018. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Flere ansatte i Stange kommune er ansvarlig for å forvalte brukere sine midler/klientog beboermidler. En eventuell svikt på dette området er alvorlig, og vil bl.a. føre til tillitsbrudd og negativt omdømme. Kontrollutvalget mener det derfor er viktig at man har oversikt over de ulike områdene, slik at det kan gjøres nødvendige risikovurderinger og iverksette nødvendige tiltak. 2. Rådmannen inviteres til å presentere hvilke områder i kommunen der ansatte forvalter brukere sine midler, hvilke risikovurderinger som er gjort, og hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt. 1

Av antatte områder der man antar det kan foreligge risiko, ble følgende områder nevnt muntlig i kontrollutvalgets møte den 21.06.2018: Sykehjemmet (trygden/pasientregnskaper, hvordan håndteres evt. verdigjenstander som brukere har med seg, oppbevaring av evt. kontanter for brukere) Hjemmetjenesten (mange ansatte er inne i hjemmet til mennesker med nedsatt funksjonsnivå) Psykisk utviklingshemmede (brukere som får hjelp til å håndtere pengene sine hvor ansatte i Stange kommune bidrar) NAV (brukere som må ha hjelp til å forvalte pengene sine) Skoler (lærere som tar hånd om penger til elever/foreldre, turkasser, penger tilhørende foreldreutvalg e.l?) Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak er rådmannen/administrasjonen invitert til å orientere. Saken legges frem uten forslag til vedtak. 2

SAK NR. 47/2018 Stange kommune REGNSKAPSREVISJON: STRATEGI FOR REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2018 FOR STANGE KOMMUNE OG STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor (brev av 28.02.2018 fra Hedmark Revisjon IKS til kontrollutvalget) Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av årsregnskap 2018 for Stange kommune og Stange kommunale Boligforetak KF til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: I tråd med tidligere praksis presenterer Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for inneværende år. Som en del av saken presenteres også revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til kommunen (vedlegg 1). Kravet om å avgi årlig egenvurdering til kontrollutvalget fremgår av forskrift om revisjon ( 15). 1

Til oppfølging: Vurdering av utvidet stikkprøvetaking på innkjøpsområdet: I forbindelse med saken «Oppfølging av revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp/anskaffelser» i kontrollutvalgets møte den 21.06.2018, ble det bl.a. fattet slikt vedtak: Rapporten «Kjøp av konsulenttjenester mellom 100 000 og 500 000»: Med bakgrunn i at terskelverdien for anskaffelse av varer og tjenester er økt fra 500 000 til 1,3 millioner i 2018 (regelendring etter 2014), er det i dag flere innkjøp som gjøres uten offentlig utlysning enn i 2014. Dette kan gi økt behov for kontroll. Kontrollutvalget tar med seg dette inn i den løpende diskusjonen om prioritering av forvaltningsrevisjoner i Stange kommune. Som et alternativ til en omfattende forvaltningsrevisjon vil kontrollutvalget vurdere å be om en utvidet stikkprøvetaking i f.m. revisjonen av årsregnskapet. Spørsmålet drøftes med revisjonen i forbindelse med presentasjon av revisjonsstrategi for 2018 (høsten 2019). Spørsmålet som stilles tas opp til drøfting med revisjonen i f.m. saken. Revisjonsstrategien og kontrollutvalgets rolle/ansvar: Bakgrunnen for revisors presentasjon av revisjonsstrategien overfor kontrollutvalget er forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Dersom man skal holde seg løpende orientert mv. slik forskriften krever, vil kunnskap om revisors planlegging og revisjonsstrategi være viktig informasjon. Dette fremgår også av egen veileder for kontrollutvalget om det ansvaret kontrollutvalget har overfor regnskapsrevisor (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund, 2010). I veilederen står bl.a.: Kunnskap om revisjonens innhold For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalgene ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne være til hjelp. Hensikten med et engasjementsbrev er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Her vil formål og innhold i revisjonen utdypes nærmere, sammen med en avklaring av hva som er kommunens ansvar. Det er utarbeidet en revisjonsstandard som omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Spesielt forhold knyttet til rapportering og kommunikasjon vil kunne bidra til nyttige avklaringer i forhold til kontrollutvalgets oppgave og forventninger. Hva kan det forventes at revisor skal rapportere når og i hvilken form? Eksempler vil være revisjonsberetningen og hva som ligger til grunn for denne, rapporteringsrutiner om avdekkede misligheter, såkalte nummererte brev og hva som vil bli rapportert i disse og eventuelt annen rapportering fra revisor. Det vises til ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdraget når det gjelder engasjementsbrev fra revisor. Kontrollutvalget må gjøre seg kjent med dette brevet. 2

Årlig presentasjon av revisjonsstrategien er også nedfelt i kontrollutvalgets avtale med Hedmark Revisjon IKS (oppdragsavtalen). Krav og forventinger til den årlige presentasjonen er beskrevet slik i avtalens vedlegg 1: Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap er lagt opp på en betryggende måte. Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi legges frem for kontrollutvalget. Hovedtrekkene er overordnet beskrivelse og vurdering av: Inndeling av kommunen i revisjonsområder Risiko- og vesentlighetsvurderinger Metodikk og angrepsvinkel Risikofaktorer til oppfølging Strukturert orientering med muligheter for dialog med kontrollutvalget. 3

Kontrollutvalget i Stange kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: 974 644 576 MVA Bankgiro: 1822.46.49505 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innledning Ifølge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Vedlagte egenvurdering omfatter kommunen og kommunale foretak. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Både Kommuneloven ( 79) og Forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I flg. Kommuneloven 79 og 13 i Forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke: 1. være ansatt i andre stillinger i (fylkes)kommunen eller i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg stiller loven 79 og forskriften 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. (fylkes)kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

Revisors egenvurdering av punktene på forrige side Pkt. 1: Ansettelsesforhold Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i revisjonsselskapet Hedmark Revisjon IKS. Pkt. 2: Medlem i styrende organer Pkt. 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Pkt. 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som kommunen deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til kommunen som har betydning for min uavhengighet og objektivitet. Undertegnede bekrefter at det ikke ytes rådgivnings- eller andre tjenester overfor kommunen som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Før slike tjenester eventuelt utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Pkt. 6: Tjenester under (fylkes) kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede bekrefter at det ikke ytes tjenester overfor kommunen som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold Undertegnede bekrefter at Hedmark Revisjon IKS ikke opptrer som fullmektig for kommunen. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til min uavhengighet og objektivitet. Løten, den 28. februar 2018 Tommy Pettersen oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 2

SAK NR. 48/2018 Stange kommune STATUSRAPPORT 1. HALVÅR 2018 FRA HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Statusrapport revisjon 1. halvår 2018 fra Hedmark Revisjon IKS Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Statusrapport for 1. halvår 2018 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget har i sin avtale med revisjonen (oppdragsavtalen) avtalt halvårlig rapportering til kontrollutvalget m.h.t. økonomi, jf. avtalens pkt. 5.5. Hensikten med rapporteringen er bl.a. å lette kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av budsjettet for kjøp av revisjonstjenester (den vesentligste posten i kontrollutvalgets budsjett), herunder sikre løpende dialog med revisor mht. økonomi og betaling for tjenester. Vedlagt følger rapportering fra Hedmark Revisjon IKS for første halvår. Samlet viser statusrapporten en årsprognose på 1625 timer mot budsjettert 1625 timer, dvs. null avvik. Dette betyr bl.a. at kontrollutvalget ikke har mulighet, innenfor avsatte midler til kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS, til å igangsette nye undersøkelser i 2018 (forvaltningsrevisjon mv). 1

Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2018 1. halvår Stange kommune 1.halvår 2018 Utarbeidet 10.08.18

Rapportering Av oppdragsavtale for 2018 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. halvår. Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, samt statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Rapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Timer Timer medgått Timer medgått Forbruk Prognose Regnskapsrevisjon avtalt pr 30.06 pr 31.12 2018 Timer*) 2018 1 Regnskapsrevisjon 950 402,25-2 Revisjonsuttalelser 250 153,25-3 Beboerregnskap 25 7,00-4 Veiledning/bistand 25 11,50 - SUM 1-4 1 250 574,00-45,92 % 1 150 Bestilte rev.tj. 5 Mindre undersøkelser 0 14,00 6 Forvaltningsrevisjon 325 128,00 7 Selskapskontroll 0 - SUM 5-7 325 142,00 43,69 % 400 Annet 8 Møter i Kontrollutvalg/ Kommunestyre 100 37,75 37,75 % 75 SUM TOTALT 1-8 1 675 753,75 45,00 % 1 625 *) Prognosen kan bli justert i 2.halvår Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: 1350 Foranalyse selskapskontroll Hias IKS 14,00 timer Totalt 14,00 timer 1

Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 178 Barnevern 4,00 timer 209 Tidlig innsats og spesialundervisning 124,00 timer Totalt 128,00 tiimer Prosjektet «Tidlig innsats og spesialundervisning» ble bestilt i sak 56/17 den 06.11.2017. Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ingen selskapskontroller bestilt 1. halvår 2018. Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Stange kommunes regnskap for 2017 er avlagt i april 2018. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Prosjektet vedrørende tidlig innsats har en ramme på 350 timer, og skal ferdigstilles innen oktober 2018. Stange kommune belastes for 24% av timene som påløper på utarbeidelsen av foranalysen til selskapskontrol i Hias IKS. I forhold til de kjente bestillingene som er vedtatt vil det påløpe noen flere timer enn de 325 timer som ligger i årets oppdragsavtale, ansslagsvis 50-70 timer. Disse dekkes ved et evt mindreforbruk på linjene 1-4 eller gjennom kontrollutvalgets budsjettpost 2018 (kjøp av tjenester fra andre.) Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 14,75 timer på møtedeltakelse og 23,00 timer på forberedelser i 1.halvår 2018. I tillegg kommer kjøring med 21,25 timer som er innkalkulert som en del av timeprisen på kr 950. 2

Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen for 2018 og/eller gjennom kontrollutvalgets post kjøp av tjenester fra andre.. Etter revisors vurdering er det derfor ikke behov for særskilt oppfølging av statusrapporten fra kontrollutvalget siden det ikke er registrert vesentlige avvik i forhold til oppdragsavtalen for 2018. Løten, den 10. august 2018 Morten Alm Birkelid daglig leder 3

SAK NR. 49/2018 Stange kommune OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2019 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Forslag til oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS for 2019. 2. Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS. Vedlagt: Vedlegg 1 Nei FORSLAG TIL VEDTAK: Oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS for 2019 godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for 2019. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Kommunen inngår i et forpliktende samarbeid med en rekke andre kommuner og Hedmark Fylkeskommune om deltakelse i det interkommunale revisjonsselskapet Hedmark Revisjon IKS. Dette er regulert i en egen selskapsavtale, som bl.a. forplikter kommunene å kjøpe/bestille den lovpålagte regnskapsrevisjonen (bekreftelse av kommuneregnskapet) fra selskapet. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå nærmere avtale med Hedmark Revisjon IKS om kjøp av konkrete revisjonstjenester. Denne avtalen er kalt oppdragsavtale, og det er etablert en praksis med årlig gjennomgang og justering. Vedlagt saken følger oppdragsavtale for neste år. 1

Sammenlignet med fjorårets avtale er det i hovedsak kun fortatt endringer i avtalens kap. 3 Økonomi. Følgende endringer er gjort: Timepris: Økt fra 950 til 975 (ca 2,6 % økning). Antall timer og kontraktens totalsum endringer fra fjoråret: Totalt: Samlet antall timer er redusert fra 1675 til 1665 timer. Regnskapsrevisjon: Antall timer er redusert fra 1250 til 1215 timer. Bestilte revisjonstjenester (forvaltningsrevisjon mv.): Antall timer er økt fra 325 til 350 timer. Annet/møter: Antall timer er uendret fra fjoråret (100 timer). Oppdragsavtalen harmonerer med selskapsavtalen når det gjelder bestemmelser omkring økonomi. Generelt om oppdragsavtalen: Oppdragavtalen fungerer som et overordnet dokument i styringsdialogen mellom kontrollutvalget (oppdragsgiver/bestiller) og Hedmark Revisjon IKS (leverandør/utfører), og bidrar til å oppfylle kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisor (påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at revisjonsarbeidet er i tråd med lover, regler, faglige standarder mv., jf. forskrift om kontrollutvalg 4 og 6). I tillegg til å regulere innhold og omfang av revisjonstjenestene det enkelte år, fungerer avtalen også som budsjettgrunnlag for kontrollutvalgets utgifter til revisjon kommende år. Oppdragsavtalen rulleres derfor årlig, samtidig med utarbeidelse av budsjett for kommende år. Pga. at selskapet er valgt som eneleverandør av regnskapsrevisjonstjenester, og dermed ikke er utsatt for konkurranse på denne tjenesten, har kontrollutvalget i oppdragsavtalen krevd at selskapet gjennomfører en årlig sammenligning/ benchmarking av revisjonskostnader med andre kommuner. Hva kan kontrollutvalget påvirke av pris/kostnader? Timepris: Det er selskapet selv som fastsetter timeprisen. Kontrollutvalget har mao. ingen mulighet til å påvirke denne. Regnskapsrevisjon (linje 1-4): Kontrollutvalget har ingen direkte påvirkning. Omfang/antall timer er et faglig skjønn som tilligger revisor å avgjøre, mens timepris blir fastsatt av representantskapet i selskapet. Bestilte revisjonstjenester - forvaltningsrevisjon/selskapskontroll (linje 5-7): Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er lovpålagte oppgaver for kontrollutvalget. For forvaltningsrevisjon fremgår av regelverket at det gjennomføres årlig, men det for selskapskontroll ikke er noe krav om omfang. Kontrollutvalget har dermed en stor påvirkningskraft på omfanget/budsjettet for denne delen av revisjonen. Det er kommunestyret som legger rammen for kontrollutvalgets virksomhet, og kontrollutvalgets godkjenning av oppdragsavtalen med revisjonen forutsetter dermed kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett. Møter i kontrollutvalg og k-styre (linje 8): Revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan møte uten nærmere avtale med ordinær timebetaling. I praksis møter revisor etter behov, og i tråd med kontrollutvalgets ønsker. Også revisors forberedelse til møter ligger i denne budsjettposten. 2

OPPDRAGSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE OG 2019

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 1 GENERELT Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget jf. pkt. 4. Hedmark Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglig utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. 2 KONTRAKTSPERIODEN Oppdragsavtalen inngås for perioden 01.01.19 31.12.19. Oppdragsavtale for 2020 forhandles høsten 2019. 3 ØKONOMI BETALING FOR TJENESTER Nedenfor følger oversikt over aktuelle tjenester med tilhørende stipulert tidsbruk og budsjett: Avtalen forutsetter kr 975 i timesats for 2019 med forbehold om godkjennelse i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS. Tjeneste Timer Timepris Kroner Kontrollutvalget Side 2

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Regnskapsrevisjon 1 Revisjon av kommunens årsregnskap 925 975 901 875 2 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 250 975 243 750 3 Revisjon av beboerregnskap 15 975 14 625 4 Veiledning/bistand 25 975 24 375 SUM 1-4 1 215 975 1 184 625 Bestilte revisjonstjenester 5 Bestilte mindre undersøkelser 975 6 Forvaltningsrevisjon 975 7 Selskapskontroll 975 SUM 5-7 350 975 341 250 Annet 8 Møter i kontrollutvalg og k-styre 100 975 97 500 SUM TOTALT 1 665 975 1 623 375 Kommentarer: Tjenestene på linje 1-4 og 8 gjennomføres uten nærmere avtale. Tjenestene på linje 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal på ¼ av oppdragsavtalte timer. Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 20. januar påfølgende år. Det er knyttet forutsetninger til stipulert tid innenfor revisjon av tjeneste 1 (revisjon av årsregnskapet) og tjeneste 2 (attestasjoner/revisjonsuttalelser): o Revisjon av årsregnskapet: Det forutsettes at årsregnskapet avlegges innen 15/2 og årsberetningen innen 31/3 i samsvar med bokføringsloven, kommuneloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Sammen med årsregnskapet skal det framlegges underbyggende dokumentasjon som bekrefter kommunens balansetall samt avstemminger av balansen og de sammenhenger som ellers forventes å være i regnskapet. Videre skal skjema for Lønn og pensjonskostnader foreligge avstemt mot regnskapet. o Attestasjoner/revisjonsuttalelser vedr. kommunens momskompensasjonskrav, spillemiddelregnskaper m.m. forutsettes framlagt for revisor minimum 14 dager før innsendingsfristen. Det skal legges fram nødvendig dokumentasjon i form av talloppsett, regnskapsmateriale og eksempelvis tilsagn, ferdigattester etc. for at revisor skal kunne utføre jobben på en effektiv måte. Kontrollutvalget Side 3

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 4 Dialog mellom revisjonen og kontrollutvalget Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innenfor regnskapsrevisjonen skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget får en god forståelse av revisjonsmandatet, planlagte og gjennomførte revisjonshandlinger. Innenfor bestilte revisjonstjenester skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget og revisjonen har en lik forventninger til tjenesten, herunder lik forståelse av formålet med, rammene for og forventet nytte av bestillingen. Forvaltningsrevisjonsprosjektene skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon med tilhørende veileder. Revisjonen skal informere om vesentlige endringer i premissene for bestillingene. Kontrollutvalget utferdiger skriftlige bestillinger til bestilte revisjonstjenester. 5 RAPPORTERING 5.1 Formålet med rapporteringen Revisjonens rapportering til kontrollutvalget skal sikre at kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon for å kunne påse at; Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) 5.2 Rapportering av revisjonsordningen Oppdragsansvarlig revisor skal årlig rapportere at han/hun oppfylle krav til uavhengighet. Hedmark Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget at Nye oppdragsansvarlige revisorer oppfyller kravet til utdanning og praksis, samt vandel 5.3 Rapportering av regnskapsrevisjonen Formålet med rapporteringen er å gi kontrollutvalget en løpende orientering om revisjonsarbeidet som gir dem et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere at regnskapet blir revidert på en betryggende måte. Oppdragsansvarlig revisor for kommunens årsregnskap rapporterer sitt arbeid årlig til kontrollutvalget slik (minimumskrav): Plan/revisjonsstrategi (høst) Interimsrapport (vinter) Årsavslutning (vår) Kontrollutvalget Side 4

Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Krav og forventninger til innholdet i rapporteringen av regnskapsrevisjonen er utdypet i vedlegg 1. 5.4 Rapportering av bestilte tjenester Formålet med rapportering av tilleggstjenester, forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller er å sikre at kontrollutvalget: Får levert de prosjektene som er bestilt Prosjektene er i henhold til bestilling Gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablert og anerkjente standarder på området Rapportering gjøres hovedsakelig muntlig etter behov i revisjonsprosessen og med skriftlig sluttrapportering med muntlig orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres og rapporteres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. 5.5 Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 30.06 og en årsrapport pr 31.12. Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Rapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av rapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. 6 ANDRE FORHOLD Hedmark Revisjon IKS skal være medlem av NKRF og er derfor underlagt foreningsbasert kvalitetskontroll. Hedmark Revisjon IKS skal orientere kontrollutvalget om resultatene av kvalitetskontrollene. Kontrollutvalget og sekretær skal ta eventuell kritikk av revisor eller revisjonen opp med Hedmark Revisjon IKS. 7 VEDLEGG TIL AVTALEN Avtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Regnskapsrevisjon: Tjenesteleveranser - forventninger og krav Stange, den 6. september 2018 Trond Vangen kontrollutvalgsleder Stange kommune Morten Alm Birkelid daglig leder Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget Side 5

SAK NR. 50/2018 Stange kommune KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2019 Sluttbehandles i: Kommunestyret Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2017 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2019 Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2018 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 2 160 000, med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Budsjett 2019 10802 Møtegodgjørelse 83 000 10803 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 10990 Arbeidsgiveravgift 13 000 11001 Aviser og faglitteratur 15 000 11151 Bevertning under møter 6 000 11500 Opplæring, kurs 32 000 11600 Skyssgodtgjøring 1 000 12700 Konsulenttjenster (forvaltningsrevisjon) 97 000 13500 Kjøp av tjenester fra interk.samarbeid 13700 Kjøp av tjenester fra private (sekretær) 280 000 13750 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS 1 623 000 14290 Betalt merverdiavgift (utgift) 70 000 17290 Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) - 70 000 SUM KONTROLLUTVALGET 2 160 000 1

SAKSOPPLYSNINGER: Spesielle regler om budsjettbehandlingen i kontrollutvalget: Bakgrunn for saken er særbestemmelser om behandlingen av kontrollutvalgets budsjett, jf. 18 i Forskrift om kontrollutvalg: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Med bakgrunn i lovverket utformes kontrollutvalgets vedtak som en innstilling til kommunestyret. Innstillingen kan behandles videre på følgende måter: 1. Egen sak til kommunestyret der kommunestyret tar eksplisitt stilling til kontrollutvalgets budsjettramme forut for behandlingen av nytt budsjett for hele kommunen. 2. Rådmannen innarbeider innstillingen i sitt forslag til samlet budsjett for kommunen som legges frem for formannskapet senere i høst. Kontrollutvalgets budsjettforslag blir da en del av formannskapets innstilling til kommunestyret. Informasjon om kontrollutvalgets forslag til egen budsjettramme skal videre legges ved formannskapets innstilling til kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg. God praksis tilsier at kommunestyret får kontrollutvalgets budsjett til særskilt behandling dersom formannskapet foreslår en lavere budsjettramme for kontrollutvalget enn kontrollutvalgets eget forslag. Bakgrunnen for dette er at en eventuell reduksjon av kontrollutvalgets budsjett, foretatt av rådmannen og/eller formannskapet (som begge er underlagt tilsyn av kontrollutvalget), skal bli realitetsbehandlet av kommunestyret. BUDSJETTFORSLAG KONTROLL OG REVISJON (ANSVAR 07000): Nedenfor følger budsjettforslag for neste år. For sammenligningens skyld er årets budsjett medtatt sammen med regnskapstall fra tidligere år. Konto BUDSJETT- FORSLAG 2019 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2016 10802 Møtegodgjørelse 83 000 83 000 46 240 58 000 10803 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 15 000 5 264 10 339 10990 Arbeidsgiveravgift 13 000 10 000 7 262 9 636 11001 Aviser og faglitteratur 15 000 14 000 14 875 13 375 11151 Bevertning under møter 6 000 7 000 5 724 6 979 11500 Opplæring, kurs 32 000 32 000 0 0 11600 Skyssgodtgjøring 1 000 1 000 0 0 12700 Konsulenttjenster (forvaltningsrevisjon) 97 000 94 000 0 0 13500 Kjøp av tjenester fra interk.samarbeid 0 14 000 0 13700 Kjøp av tjenester fra private (sekretær) 280 000 260 000 293 292 280 269 13750 Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS 1 623 000 1 591 000 1 516 575 1 783 375 14290 Betalt merverdiavgift (utgift) 70 000 55 000 73 323 70 067 17290 Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) - 70 000-55 000-73 323-70 067 19404 Bruk av disposisjonsfond - - -387 875 SUM KONTROLLUTVALGET 2 160 000 2 107 000 1 903 232 1 774 097 Kontrollutvalgets budsjettramme er økt med ca. 2,5 % fra fjoråret. 2

Kommentarer til budsjettpostene: Godtgjørelse folkevalgte: Kommunens reglement pr. 1/1-16: Leder: Fast godtgjøring for leder 3 % av ordførers lønn (ca. 27.000 årlig) + møtegodtgjørelse. Øvrige medlemmer: Godtgjørelse pr. møte (0,15 % av ordførers lønn, dvs. ca 1400,- pr. møte). Budsjettering: Utvalget har 5 medlemmer. Det budsjetteres med inntil 8 møter i året. Møtegodtgjørelse utgjør ca 7 000 pr. møte, dvs. ca. ca. 56 000 årlig. Møtegodtgjørelse og fast godtgjørelse utgjør totalt ca. 83 000. Tapt arbeidsfortjeneste: Erfaringer fra tidligere år er lagt til grunn. Budsjett 10 000. Aviser og faglitteratur: Abonnement på fagtidsskriftet Kommunerevisoren (5 stk.) og abonnement på ukeavisen Kommunal Rapport (5 stk). Totalt ca. kr. 15 000. Kommunal bevertning: Kaffe og rundstykker i f.m. møter. Det budsjetteres med 8 møter a kr. 750,-, dvs. ca. kr. 6 000. Opplæring/kurs + kjøregodtgjørelse: Det budsjetteres med mulighet for å tilby alle medlemmene å reise på den årlige Kontrollutvalgskonferansen i begynnelsen av februar neste år. Pris er ca 6500 pr. pers. Totalt ca. 32 000. Kjøp av konsulenttjenester: Budsjettposten representerer kontrollutvalgets handlingsrom til kjøp av revisjonstjenester i det private markedet. Dette gjelder forvaltningsrevisjonstjenster og selskapskontroll. For neste år er kr. 97 000 foreslått avsatt. Det er også avsatt penger til kjøp av denne type tjenester fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon). Disse posten må derfor ses i sammenheng. Kjøp av tjenster fra andre (sekretærtjenester): Kommunen har inngått avtale om kjøp av skretærtjenester fra Kontrollutvalgstjenster Kjetil Solbrækken. Avtalen gjelder for perioden 01.10.2017-30.09.2020 med mulighet for ett års forlengelse. Under forutsetning om samme aktivitetsnivå, samme antall møter og lik bruk av sekretær som tidligere år, er nivået fra de siste årene lagt til grunn for budsjetteringen. Kjøp av tjenster fra Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget er delegert myndighet fra kommunestyret til å inngå avtale om kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS. Det vises til oppdragsavtale for neste år der det er stipulert bruk av 1665 timer, noe som utgjør totalt 1 623 375. Dette er lagt til grunn for budsjetteringen av kostander til revisjon for neste år. Av totalbeløpet utgjør kjøp av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr. 341 250 (350 timer). Merverdiavgift (utgift og inntekt): Merverdiavgift regnskapsføres både som en utgift og en inntekt og får derfor ingen virkning. Mva-pliktig tjeneste (kjøp av sekretærtjenester) er derfor budsjettert ekslusiv mva. Fakturering fra Hedmark Revisjon IKS utløser ikke beregning av mva. 3

SAK NR. 51/2018 Stange kommune REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 06.09.2018 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Saksliste til styremøte i Stange kommunale boligforetak KF 16.08.2018 2. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2018 Kontrollutvalget 3. Orientering om håndtering av innsynskrav - Kontrollutvalget 4. Oppfølging av tertialrapporter i kontrollutvalget 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste: Vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Muntlig orientering Muntlig orientering Muntlig orientering FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering. 1