Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 20.02.2018, kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3. etasje, møterom Newtontoppen Følgende medlemmer møtte: Funksjon Representerer Vara for Arild Olsen Leder AP Eirik Berger Nestleder V Kristin Furu Grøtting Medlem V Odd Gunnar Brøto Braathen Varamedlem AP/V/MDG Kristin Jæger Wexahl Kjetil Figenschou Medlem H Andre frammøtte: Hege Walør Fagertun Morten Dyrstad Anne Søvold Vikanes Elin Dolmseth Ronja Hermansen Ingeborg Runde Administrasjonssjef Sektorsjef teknisk Sektorsjef oppvekst og kultur Økonomisjef Ungdomsrepresentant (vara) Barnetalsperson Merknad: Ingen Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen lokalstyreleder. Svein Olav Ween sekretær
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 18/5 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 18/6 Oppstart av rullering av lokalsamfunnsplan - prosess og formål PS 18/7 Utbyggingsavtale delplan D49 Gruvedalen førstegangsbehandling før offentlig høring PS 18/8 Søknad om tilskudd fra Næringsfondet - Svalbard treningsopplevelser PS 18/9 Økonomireglement for Longyearbyen lokalstyre PS 18/10 Svalbard Folkehøyskole AS - tilbud om eierskap PS 18/11 Longyearbyen som "Smart Arctic City" - smarte samfunn og innovasjon PS 18/12 Rapport om finansforvaltning 31.12.17 PS 18/13 Skredsikring av Lia under Sukkertoppen og Vannledningsdalen - Koordineringsdokument PS 18/14 Søknad om skjenkebevilling 2017-2020 - Isbjørnbutikken AS, Magnum Bistro PS 18/15 Søknad om skjenkebevilling 2018-2020 - Svalbard Hotell The Vault Til drøfting: - Innspill til tema til strategikonferansen 11. og 12. juni - (Utsatt til nytt AU-møte den 27/2) Orientering fra administrasjonen v/økonomisjef Elin Dolmseth: - Brev fra LL til Justis- og beredskapsdepartementet med innspill til revidert nasjonalbudsjett 2018 - Orientering om regnskap 2017
PS 18/5 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Ingen merknader. Protokoll fra møte 23.1.2018 godkjennes. PS 18/6 Oppstart av rullering av lokalsamfunnsplan - prosess og formål Enhetsleder plan og utvikling Annlaug Kjelstad orienterte innledningsvis nærmere om saken. Saken ble drøftet og det ble gitt innspill til det videre arbeidet. Administrasjonsutvalget anbefaler at følgende blir lagt til grunn for rulleringen og utforming av nye hovedmål for lokalsamfunnsutviklingen: - Bolyst /-stedsutvikling /-kvalitet - Skredsikring og trygge/nye boliger - Rammer og utvikling av næringslivet - Robust organisasjon Administrasjonen tar med seg det som kom fram under drøftingen i møtet i det videre arbeidet. Visjonen "Longyearbyen - unikt, trygt og skapende" skal benyttes i det videre arbeidet. Prosessen for rulleringen av planen bør følge Alternativ 2 i denne saksutredningen. PS 18/7 Utbyggingsavtale delplan D49 Gruvedalen førstegangsbehandling før offentlig høring Saken går videre til behandling i TU.
Teknisk utvalg legger forslaget til utbyggingsavtale ut til offentlig ettersyn, jamfør Byggeforskrift for Longyearbyen planområde 2, og jamfør plan- og bygningsloven 17-4. Frist for å sende inn merknader til avtalen er 06.04.2018. PS 18/8 Søknad om tilskudd fra Næringsfondet - Svalbard treningsopplevelser Lokalstyreleder Arild Olsen foreslo å øke beløpet til kr. 50.000. Administrasjonssjefens anbefaling med lokalstyrelederens forslag til økning av beløpet ble enstemmig vedtatt. Svalbard Treningsopplevelser ved Helle M. Jakobsen innvilges inntil kr 50.000,- til produktutvikling Svalbard Treningsopplevelser. 50 % av tilskuddet utbetales ved prosjektstart. Resten betales når prosjektet er fullført, senest to år etter tilsagnsåret, og etter innlevering av bekreftet kostnadsoversikt for prosjektet. PS 18/9 Økonomireglement for Longyearbyen lokalstyre Lokalstyret vedtar administrasjonssjefens forslag til økonomireglement. Reglementet gjøres gjeldende fra 1.4.18. PS 18/10 Svalbard Folkehøyskole AS - tilbud om eierskap Det ble enighet om at ordlyden i nest siste setning endres til: I avtalen skal det framkomme at LL gis rett til å utpeke (velge) styremedlem(mer) med personlig vara i forhold til antall aksjer LL eier. Administrasjonssjefens anbefaling med endringen i nest siste setning ble enstemmig vedtatt.
Longyearbyen lokalstyre (LL) går inn som eier i Svalbard folkehøgskole AS ved å kjøpe aksjer for inntil kr 140.000,-. Longyearbyen lokalstyre kjøper 10 aksjer hos hver av de fire private eierne for kr 1.000,- per aksje. Aksjekjøp inntil kr 100.000,- blir nye aksjer og en del av emisjonen. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfondet. Investeringsbudsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å inngå aksjonæravtale. I avtalen skal det framkomme at LL gis rett til å utpeke (velge) styremedlemm(er) med personlig vara i forhold til antall aksjer LL eier. Dette i samsvar med eierskapspolitisk plattform for LL. Avtalen forelegges administrasjonsutvalget til orientering. PS 18/11 Longyearbyen som "Smart Arctic City" - smarte samfunn og innovasjon Administrasjonsjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Satsing på smartby skal være ei hovedretning for Longyearbyen og implementeres i framtidig arbeid og planer. Fundamentert på innovasjon, bærekraftig og effektive løsninger. Lokalstyret ber administrasjonen i sitt arbeide ha fokus på smarte samfunn og innovasjon. Lokalstyret mener Longyearbyen har gode forutsetninger for å ta en posisjon som smartby. Målet er at Longyearbyen skal bli lagt merke til som "Smart Arctic City". PS 18/12 Rapport om finansforvaltning 31.12.17
Finansforvaltningsrapport pr 31.12.17 tas til orientering. PS 18/13 Skredsikring av Lia under Sukkertoppen og Vannledningsdalen - Koordineringsdokument 1.Plan for koordinering av skredsikringsarbeidet i Lia under Sukkertoppen og Vannledningsdalen vedtas. 2.AU er styringsgruppe for arbeidet. Administrasjonen rapporterer status og framdrift til AU. PS 18/14 Søknad om skjenkebevilling 2017-2020 - Isbjørnbutikken AS, Magnum Bistro Kjetil Figenschou (H) satte fram forslag om at alternativ anbefaling 1 i saksutredningen skulle vedtas: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling i Magnum Bistro for perioden fram til 30/6-2020. Skjenketider: Øl/vin kl. 11.00 01.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Figenschous forslag ble satt opp mot administrasjonssjefens forslag. Administrasjonssjefens anbefaling ble vedtatt med 4 mot 1 stemme.
Søknaden fra Isbjørnbutikken AS om skjenkebevilling i Magnum Bistro avslås, da lokalene ikke oppfyller kravene i Ruspolitisk handlingsplan/skjenkebestemmelsene til utforming av skjenkelokalene. PS 18/15 Søknad om skjenkebevilling 2018-2020 - Svalbard Hotell The Vault Lokalstyreleder Arild Olsen foreslo å stryke "og inngangsparti" i andre setning. Administrasjonssjefens anbefaling med lokalstyrelederens endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Svalbard Adventure Group Drift AS gis skjenkebevilling på Svalbard Hotell The Vault fram til 30/6-2020. Bevillingen omfatter også uteservering på terrasse samt øl og vin i minibarene på rommene. Skjenketider inne: Brennevin: kl. 13.00 02.00 Øl/vin kl. 11.00 02.00 Skjenketider uteservering: Brennevin kl. 13.00 24.00 Øl/vin kl. 11.00 24.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Stein-Ove S. Johannessen Kristine Sandsleth Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras.