PROFIL IPLOS i Profil

PROFIL IPLOS i Profil Oppdatert 27.juni 2017

Innhold 1.0 INNLEDNING.... 3 1.1 BRUKERDOKUMENTASJON I PROFIL... 3 1.2 VARIABLENE... 3 2.0 KODEVERK.... 4 2.1 MASTER... 4 2.2 ANNET KODEVERK... 6 2.3 RAPPORTER... 7 3.0 REGISTRERING AV IPLOS-OPPLYSNINGER.... 8 3.1 OPPLYSNINGER OM PERSON OG BOLIGSITUASJON... 8 3.2 OPPLYSNINGER OM VURDERT AV TANNHELSEPERSONELL/LEGE... 9 3.3 OPPLYSNINGER OM BEHOV FOR BISTAND/ASSISTANSE/HELSEHJELP... 9 3.3.0 FØRSTE REGISTRERING.... 11 3.3.1 SIGNATUR... 11 3.3.2 BISTANDSBEHOV... 11 3.3.3 SENERE REGISTRERINGER.... 11 3.3.4 DATO FOR NESTE VURDERING... 12 3.3.5 NB! (MERKNADSFELT)... 13 3.3.6 GRAF... 13 3.4 OPPLYSNINGER OM SAMFUNNSDELTAKELSE... 14 3.5 OPPLYSNINGER OM RELEVANT(E) DIAGNOSE(R)... 15 3.6 OPPLYSNINGER OM LEGEMIDDELGJENNOMGANG (LMG)... 16 3.7 OPPLYSNINGER OM ERNÆRING... 17 3.8 OPPLYSNINGER OM KOMMUNALE TJENESTER... 18 3.8.0 VEDTAK OG TJENESTER... 18 3.8.1 TJENESTER SOM IKKE ER KNYTTET TIL SAK.... 18 3.8.2 AVSLAG.... 19 3.8.3 DATO SØKNAD MOTTATT... 19 3.8.4 RULLERENDE AVLASTNINGOPPHOLD... 19 3.8.5 REGISTRERING AV OMFANG OG OMFANG RESSURS... 20 3.8.6 REGISTRERING AV OMFANG RESSURS... 20 3.8.7 ORGANISASJONSNUMMER PÅ TJENESTEN... 21 3.10 OPPLYSNINGER OM BRUK AV VARSLINGS- OG LOKALISERINGSTEKNOLOGI (GPS)... 23 3.11 OPPLYSNINGER OM KOMMUNALT ØYEBLIKKELIG HJELP - DØGNOPPHOLD... 23 3.13 OPPLYSNING OM INDIVIDUELL PLAN... 25 4.0 VARIABELLISTE/POSTJOURNAL/HISTORIKK... 26 4.1 VARIABELLISTE... 26 4.2 BOKMERKER I POSTJOURNAL... 26 4.3 HISTORIKK... 27 5.0 RAPPORTER FOR KVALITETSSJEKK/SUMRAPPORTER... 28 Profil 1

5.1 MANGELFULL IPLOS-REGISTRERING... 28 5.2 RAPPORT IPLOS NESTE VURDERING... 29 5.3 RAPPORT IPLOS BISTANDSBEHOV... 30 5.4 IPLOS RAPPORTER (IKKE I BRUK)... 30 5.5 IPLOS STATISTIKK RAPPORTER (IKKE I BRUK)... 30 5.6 IPLOS SUMRAPPORTER... 30 6.0 STATISTIKK.... 31 7.0 BOLIGADMINISTRASJON... 32 Profil 2

1.0 Innledning. 1.1 Brukerdokumentasjon i Profil Dette heftet er ment som en veiledning til hvordan kommunene skal kunne registrere og benytte IPLOS gjennom den daglige bruken av Visma Omsorg Profil. Forskrift om pseudonymt register for individbasert helse- og omsorgsstatistikk: «1-3.IPLOS-registerets formål Formålet med IPLOS-registeret er å samle inn og behandle data fra kommunene om personer som har søkt, mottar eller har mottatt helse- og omsorgstjenester for å: 1. gi grunnlag for overvåking, kvalitetssikring, planlegging, utvikling og overordnet styring av helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgsforvaltningen, 2. gi grunnlag for forskning. Opplysninger i IPLOS-registeret kan foruten til formål som er nevnt i første ledd, behandles og brukes til utarbeiding av nasjonal, regional og lokal pleie- og omsorgsstatistikk.» Helsedirektoratet har gjennomført og gjennomfører egne kurs i den faglige forståelsen av IPLOS og registreringer knyttet til denne. Kommunen må gjerne bestille opplæring fra én av våre konsulenter for å gjennomgå IPLOS-rutinene i Profil, for å sikre at både registrering og rapportering blir korrekt, dette kan også gjennomføres over nett. Det som i heftet står i kursiv er direkte kopi fra Helsedirektoratets veileder, eller annet som da er merket. 1.2 Variablene Noen IPLOS-relaterte opplysninger er knyttet opp mot saksbehandling og tjenesteregistrering i Profil, mens andre opplysninger ligger i egne registreringsbilder. Det er mulig å ta ut rapporter over brukere med mangelfullt utfylte opplysninger. IPLOS består av flere variabler Variablene er inndelt i hovedområder: Opplysninger om person og boforhold Personlige opplysninger som fødselsnummer kjønn, alder, husstand, evt. død dato. Omsorg for barn under 18 år. Bolig om boligen er egnet for søker/tjenestemottaker. Opplysninger om søker/tjenestemottaker er vurdert av tannhelsepersonell/lege Opplysninger om behov for bistand/assistanse 18 variable Om personen har behov for bistand/assistanse/helsehjelp. Opplysninger om samfunnsdeltagelse Gir opplysning om søkers/tjenestemottakers ønsker og behov for praktisk bistand til å delta i arbeid, utdanning, livssyns-, kultur- og fritidsaktiviteter og organisasjonsarbeid. Gir også opplysninger om personen mottar tjenester i forbindelse med disse aktivitetene. Opplysninger om relevant(e) diagnose(r) Følgende kodeverk benyttes: ICPC og ICD Opplysninger om legemiddelgjennomgang Registrering om legemiddelgjennomgang er gjennomført eller ikke. Opplysninger om ernæring Kartlegging av ernæringsstatus, vurdering ernæringsmessig risiko og planlegging av tiltak Profil 3

Opplysninger om kommunale tjenester Dato for søknad om tjenester Dato for vedtak på søknader og type / mengde tjenester Hvilke tjenester som mottas, dato for start og slutt Mulighet til å registrere rullerende opphold Tjenestemottakers bevegelse i tjenesteapparatet, dato klage mottatt, dato klage besvart Boligopplysninger Institusjonstjenester Organisasjonsnummer Opplysninger om bruk av tvang Opplysninger om bruk av varslings- og lokaliseringsteknologi (GPS) Opplysninger om kommunalt øyeblikkelig hjelp - døgnopphold Opplysning om opphold i spesialisthelsetjenesten Opplysninger om det er utarbeidet individuell plan - opplysninger om koordinator 2.0 Kodeverk. Det anbefales å sjekke oppsettet i Systemadministrasjonsmodulen før innsending til SSB. 2.1 Master I modul for Systemadministrasjon angir man i Master at man skal benytte IPLOS som rapporteringssystem. Dette gjør man under skillearket Styring. I feltet vurderingsmodell skal det stå IPLOS. Iplos Ikke relevant som 1: Det må angis om verdien Ikke relevant i vurdering av IPLOS-variablene skal behandles som verdien 1: Ja eller Nei. Profil 4

NB! Ved endring av IPLOS Ikke relevant som 1 i Master, må det kjøres en ny beregning av bistandsbehov for samtlige brukere. Rapporten må kjøres hver gang man endrer Iplos Ikke relevant som 1. Periodisk IPLOS Beregn bistandsbehov på brukere Klikk OK, og rapporten kjøres. Profil 5

2.2 Annet kodeverk Det er innarbeidet tre kodeverk ifm IPLOS. Disse finner du i Systemadministrasjon, under menyvalget Ajourhold IPLOS Funksjonstype (de 18 ulike bistands/assistanse/helsehjelpsvariablene). Tjenestetype (tjenestetypene som IPLOS ønsker at kommunene skal rapportere inn) Diagnosetype Disse kodeverkene er automatisk opprettet iht IPLOS krav og skal i utgangspunktet ikke ajourholdes lokalt, dersom det ikke eksplisitt gis beskjed om dette. I kodeverket for Tjenestekoder i Profil, er det et felt for IPLOS tjenestetype. Ajourhold Tjenester/Leveranser - Tjenestetyper Gjennom å knytte hver tjenestekode til IPLOS tjenestetype vil rapportering på tjenestenivå skje automatisk på grunnlag av tjenesteregistreringen som dere gjør og/eller allerede har gjort. Knytningen gjøres én gang i kodeverket av systemansvarlig, den enkelte saksbehandler trenger ikke å tenke på dette. NB! Denne knytningen er avgjørende for å få riktig IPLOS-statistikk. Tjenester som ikke er IPLOS tjenester skal ikke knyttes opp mot IPLOS tjenestetype. Profil 6

2.3 Rapporter Hvis du ønsker å se om det er mangler i koblingene i kodeverket kan du hente rapporten Sjekk IPLOS kodeverk i Systemadministrasjon. Rapporter Sjekk IPLOS kodeverk Rett så opp de som kan rettes opp og kjør rapporten på nytt. Denne rapporten vil aldri bli helt tom. Rapporten IPLOS/Profil- tjenestetyper viser oversikt over hvilke IPLOS tjenestetyper som er koblet mot kommunens tjenester, sortert på IPLOS tjenestegrupper. Rapporter IPLOS/Profil Tjenestetyper. Profil 7

3.0 Registrering av IPLOS-opplysninger. Profil er ferdig tilrettelagt for IPLOS registreringer og rapportering. I det følgende skal dette heftet vise deg hvor du finner de enkelte IPLOS registreringsmulighetene. I Profil er registreringene tilrettelagt slik at de er plassert der de naturlig hører hjemme. 3.1 Opplysninger om person og boligsituasjon Gir kunnskap om søkers/tjenestemottakers rammebetingelser, som er av betydning for personens behov for tjenester. (Helsedirektoratets IPLOS veileder) Følgende opplysninger skal IPLOS rapporteres: Data: Registreres i: Fødselsnummer Brukerkort Død dato Brukerdetaljer - Status på bruker settes til død og dato angis. Husstand IPLOS-mappen utvides med en kategori Privat, ikke betalt hjelp IPLOS-mappen. Lovlige alternativer hentes fra dropdown (Eget kodeverk) Omsorg for barn under 18 år Nytt, registreres i IPLOS-mappen Er boligen egnet for søker/tjenestemottaker IPLOS-mappen: Ja/Nei Dette skillekortet inneholder IPLOS Person- og samfunnsopplysninger, og innrapporteres til IPLOS. Omsorg for barn under 18 år Egnet bolig Ja/Nei Ja/Nei Profil 8

(Er boligen egnet for søker/ tjenestemottaker) Husstand Individuell plan Koordinator oppnevnt Resterende punkter Skal alltid registreres. Gjelder alle typer boliger og institusjoner. Det skal gjøres en individuell vurdering. Boligen anses egnet dersom boligen fungerer for søker/tjenestemottaker. Planløsningen og tekniske innretninger er hensiktsmessig i forhold til hans/hennes behov for å ivareta dagliglivets aktiviteter. Angi verdi fra dropdown Angi verdi fra dropdown Ja Nei Ikke relevant Fylles ut fra dropdown. Dersom et behovfelt har verdien Ikke relevant eller Ikke behov, så vil tilhørende felt låses. (Det kan ikke angis verdi). 3.2 Opplysninger om vurdert av tannhelsepersonell/lege Vurdert av lege Vurdert av tannhelsepersonell Gir informasjon om personen er vurdert av lege eller tannhelsepersonell. Dersom søker/tjenestemottaker har vært til vurdering/behandling hos tannhelsepersonell/lege, er dette en obligatorisk opplysning. Opplysningen innhentes fra søker/tjenestemottaker, ikke fra tannhelsepersonell/ lege. Registrering av disse datoene gjøres i IPLOS - kortet: Kun angi måned og år. 3.3 Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp Gir opplysninger om søker/tjenestemottakers behov for bistand/assistanse /helsehjelp når det gjelder grunnleggende aktiviteter i dagliglivet. Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp skal registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige i tjenesten, jf.helsepersonelloven 39. Helsedirektoratet gir retningslinjene på hvordan variablene skal registreres. Alle variablene skal registreres med skår på en skala fra 1 5, eventuelt 9 hvis opplysningen er vurdert som ikke relevant. Alternativene 1-5 skåres med eventuell bruk av hjelpemidler. Registreringen skal ta utgangspunkt i om personen har behov for bistand/assistanse/helsehjelp til funksjonen uavhengig av om det brukes hjelpemidler eller ikke. Bruk av hjelpemidler blir derfor ikke synliggjort i IPLOS. Profil 9

Bildet av bistand/assistanse/helsehjelp i Brukermodulen, finnes under menyvalget IPLOS Bistand og assistansebehov Ved å peke på en tallverdi eller en av hakene, så vil teksten som denne skåren har vises. Profil 10

3.3.0 Første registrering. Første gang du skal registrere funksjonsverdier på brukeren, velger du menyvalget IPLOS Bistand og assistansebehov Deretter vil du komme inn i selve registreringsbildet. Du kan også høyreklikke på brukeren å velge Bistand og assistansebehov (IPLOS) Velg ny rad ved Sett inn (som du finner i verktøylinjen). Du kan også bruke INSERT-TASTEN på tastaturet. Registrer så dato. F12 gir dagens dato. I skjermbildet vil så alle funksjonsvariablene det skal rapporteres på, vises i nedre del av bildet. Her haker du av på det som skal registreres. 3.3.1 Signatur Navnet på hvem som har registrert finnes i øverste høyre del av bildet. Og registreringen blir låst etter de rettigheter som er satt i Master (Systemadministrasjon) 3.3.2 Bistandsbehov Bistandsbehov vises i registreringsbildet. 3.3.3 Senere registreringer. Når du senere skal gjøre registreringer av funksjonsverdier, benytter du samme menyvalg IPLOS Bistand og assistansebehov, men du kommer da direkte inn i skjermbildet på siste registrering, og vil se tidligere registreringer listet til høyre. Du kan velge å gå til en tidligere registrering ved å klikke på aktuell dato. Dersom du skal registrere nye verdier, bruker du alltid Sett inn. Registrer dato. Du får da dette spørsmålet: Profil 11

Svarer du Ja her kopieres den forrige registreringen. Du kan likevel gjøre endringer i denne. Denne kan tenkes benyttet på brukere som knapt endrer seg over tid, f.eks et halvt til et år. Svarer du Nei får du en blank registrering, men trenger da kun fylle ut der det er endringer. Gammel registrering står med rød tekst til høyre for variablene. Se bildet neste side. Denne tenkes brukt der dere registrer endringer oftere. I bildet under er det svart nei på kopiering. Den røde teksten viser variabler som ikke er endret i denne registeringen. Det er gammel registrering, altså på variabler som ikke er endret denne gangen. Den blå teksten viser variabler som er endret i denne registreringen. 3.3.4 Dato for neste vurdering Det er mulig å registrere dato for neste vurdering av bistand/assistanse/helsehjelp, som så kan hentes ut i rapport under Rapporter->IPLOS->Dato for neste IPLOS registrering. Profil 12

3.3.5 NB! (Merknadsfelt) Det er nå mulig å skrive en merknad knyttet til den enkelte variabel. Dette gjøres ved å trykke i feltet NB! Se bildet under, hvor det er gjort en merknad på «På og avkledning». Ved merknad på en variabel får feltet et rødt utropstegn. Det er plass til 800 tegn i dette feltet. 3.3.6 Graf Det er også mulig å se en grafisk framstilling av samtlige verdier som er registrert over tid på en variabel. Dette gjøres ved å klikke på knappen Vis Graf. For å komme ut av dette bildet igjen trykkes Skjul Graf. Profil 13

3.4 Opplysninger om samfunnsdeltakelse Gir opplysning om søkers/tjenestemottakers ønsker og behov for praktisk bistand til å delta i arbeid, utdanning, livssyns-, kultur- og fritidsaktiviteter og organisasjonsarbeid. Gir også opplysninger om personen mottar tjenester i forbindelse med disse aktivitetene. Profil 14

3.5 Opplysninger om relevant(e) diagnose(r) Dersom det foreligger en diagnose, er opplysningen obligatorisk. Den enkelte kan reservere seg mot at diagnoseopplysninger som er innhentet sendes til IPLOSregisteret. Dersom det foreligger en diagnose er det obligatorisk å registrere om søker/ tjenestemottaker har reservert seg mot innsending av diagnose opplysninger eller ikke. Reservasjon diagnose Dette er et obligatorisk felt, og finnes på brukerkortet. Du må angi om personen har reservert seg mot å sende inn diagnoseopplysninger. Denne er satt til Nei, som standard. Det betyr at for alle nye brukere blir diagnose sendt inn hvis de ikke aktivt har reservert seg. Diagnoser registreres i mappen Diagnoser i pasientjournalen Bruk Insert eller sett inn ny rad Dette skjermbildet har såkalt intelligent dropdown dette betyr at du kan starte å skrive både i diagnosekode- eller diagnosetekst-feltet, og Profil vil foreslå nærmeste alternativ etterhvert som du skriver. F.eks. hvis du skal registrere diagnosen lungebetennelse går du til Diagnose-feltet og starter å skrive de første bokstavene, og etter at lun er skrevet foreslår systemet Lungebetennelse med korrekt diagnosekode osv. Fra dato blir automatisk satt til dagens dato, denne kan endres. Til dato for diagnosen kan også registreres. Dersom til datoen er satt, og er før den perioden det innberettes for, så blir diagnosen ikke innberettet. Profil 15

3.6 Opplysninger om legemiddelgjennomgang (LMG) Opplysningen innhentes fra lege. Behandlende lege er den sentrale aktøren i legemiddelgjennomgangen, og er ansvarlig for den endelige legemiddelforskrivningen og beslutningene som fattes rundt legemiddelbehandling av pasienten. Dette er relevante opplysninger der tjenesten har ansvar for legemiddelhåndtering og /eller helsetjenester i hjemmet. Registreres i bildet for IPLOS på Brukerkortet. Dersom LMG er aktuelt, men ikke gjennomført registreres det nei fram til LMG er gjennomført. Legemiddelgjennomgang (LMG) gjennomført Beskrivelse LMG ihht Veileder IS-1998 (Helsedir., 2011): Registrering Skal registreres med avkrysning 1. ja 2. nei 9. ikke relevant Profil 16

3.7 Opplysninger om ernæring Kartlegging av ernæringsstatus, vurdering ernæringsmessig risiko og planlegging av tiltak er vesentlig i arbeidet med å forebygge og behandle underernæring blant mottakere av helse-og omsorgstjenester. Informasjon om tjenestemottakers ernæringssituasjon og eventuelle igangsatte tiltak skal dokumenteres på en forsvarlig måte og være en del av informasjonen ved overføring fra et omsorgsledd til et annet. Dette er god ernæringspraksis i henhold til Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av undernæring, IS-1580. I følge IS-1580 skal alle beboere i sykehjem/institusjon og personer innskrevet i hjemmesykepleien (helsetjenester til hjemmeboende) vurderes for ernæringsmessig risiko ved innleggelse/vedtak og deretter månedlig, eller etter et annet faglig begrunnet individuelt opplegg. Det er forankret i helsepersonellovens 4. «Underernæring øker risikoen for komplikasjoner, reduserer motstand mot infeksjoner, forverrer fysisk og mental funksjon, gir redusert livskvalitet, forsinker rekonvalesensen og gir økt dødelighet» (IS-1580) Registreres i bildet for IPLOS på Brukerkortet. Er søker/tjenestemottakers ernæringsstatus kartlagt? Er søker i ernæringsmessig risiko/underernæring? Er det utarbeidet en ernæringsplan som en del av tjenestemottakers tiltaksplan? Beskrivelse Kartlagt og definert i henhold til: Forprosjekt innen kvalitetsindikatorer for ernæring og legemiddelgjennomgang Kartlagt og definert i henhold til: Forprosjekt innen kvalitetsindikatorer for ernæring og legemiddelgjennomgang Kartlagt og definert i henhold til: Forprosjekt innen kvalitetsindikatorer for ernæring og legemiddelgjennomgang Registrering Skal registreres med avkrysning 1. ja 2. nei 9. ikke relevant 1.ja 2.nei 9. ikke relevant 1. ja 2. nei 9. ikke relevant Profil 17

3.8 Opplysninger om kommunale tjenester Gir informasjon om hvilke vedtak/beslutninger som er fattet, hvilke tjenester som mottas, omfanget av tjenestene og eventuelt klage. 3.8.0 Vedtak og tjenester. Koblingen mellom vedtak/sak og tjeneste skjer gjennom journalnummer på tjenesten. Dette opprettes automatisk ved vanlig saksbehandlingsprosedyre. Aktuelt journalnummer kan også søkes fram/hentes inn på den aktuelle tjenesten. All rapportering knyttet til vedtak og tjenester vil, etter at aktuell kobling er laget, skje automatisk på bakgrunn av saksbehandling og tjenesteregistrering. Dato tjenestestart til IPLOS er fra feltet Iverksatt i tjenestebildet. Dato tjenesteslutt til IPLOS er fra feltet Avsluttet dato i tjenestebildet. Dato vedtak til IPLOS er fra feltet Behandlingsdato i Saksbildet. Dato søknad mottatt til IPLOS er fra feltet Dato i Saksbildet. 3.8.1 Tjenester som ikke er knyttet til sak. Har man tjenester som ikke er knyttet mot sak bør dette gjøres for å ha det formelt i orden i Profil. Profil 18

3.8.2 Avslag. IPLOS vil ha oversikt over de avslag som gis, fordelt på tjenestetyper. For å imøtekomme dette kravet har vi gjort det mulig å registrere tjenestetype i de sakene der status settes til Avslått, og der sakstype er Tildeling eller Klagesak. Det er kun i disse tilfellene du kan/skal registrere informasjon om tjenestetype på saken. Aktuelle tjenestetyper framkommer i dropdown i feltet IPLOS tjen.type 3.8.3 Dato søknad mottatt Dato søknad mottatt og dato vedtak/avgjørelse skal rapporteres og gjøres i Saksbildet. Gyldig dato. Dersom registreringen bare er en endring/forlengelse av allerede innvilget tjeneste skal søknadsdato settes til Ikke utfylt/ukjent (= 9999-12-31), registreringene blir ikke med i SSB s beregninger. Dvs at det må registreres 00.00.0000 i dette feltet. 3.8.4 Rullerende avlastningopphold Det er mulig å angi om avlastningsoppholdet er rullerende. Profil 19

1. Registrer tjenesten, og fyll ut informasjon om oppholdet er rullerende eller ikke. Deretter kan du krysse av for antall timer og minutter pr. uke. 2. Fyll deretter ut alle detaljlinjer, slik at samtlige opphold blir registert. Dere vil da få skrevet bruker inn på institusjon ved hvert opphold og liggedøgnsstatistikken blir riktig. 3.8.5 Registrering av omfang og omfang ressurs Omfang Det vil si: hvor mange timer tjenestemottaker får tjenesten per uke. Det er de individrettede tiltakene beskrevet i vedtak/avgjørelse som skal rapporteres i timer per uke. 3.8.6 Registrering av omfang ressurs Ressursinnsats Det vil si: hvor mange timeverk som brukes på tjenesten per uke. (per individ) Hvis det alltid kun er 1 ansatt som utfører tjenesten blir dette tallet det samme som Omfang. Hvis det derimot forekommer at det er to eller flere ansatte som utfører tjenesten, på grunn av tjenestemottakers behov, vil dette tallet være større. Formålet med denne registeringen er å dokumentere kommunens ressursbruk/timeverk for å utføre tiltakene beskrevet i vedtak Profil 20

3.8.7 Organisasjonsnummer på tjenesten Organisasjonsnummer skal registreres for noen tjenester. For boligopplysninger og GPS (varslings- og lokaliseringsteknologi) skal organisasjonsnummer ikke registreres. Om organisasjonsnummer kan eller skal registreres er presisert ved den enkelte tjeneste i veilederen. Det er organisasjonsnummeret til tjenestestedet som yter tjenesten som skal registreres. (Veileder) Første steg mot innberetning av organisasjonsnummer for de aktuelle tjenestetypene er at aktuelle organisatoriske enheter registreres i Profil. Dette gjøres i systemadministrasjons modulen, se eget hefte. Når dette er gjort, vil organisasjonsnummer automatisk knyttes mot tjenesten. I de tilfeller automatisk knytting mellom organisasjonsnummer og tjeneste ikke er gjort, vil man få et varsel om dette ved lagring av tjeneste. Profil 21

Du må da svare Ja eller Nei for å lukke varslet. Svarer du Ja er du tilbake i tjenestebildet, og kan velge å påføre organisasjonsnummeret manuelt. Svarer du Nei så lukkes tjenestebildet. IPLOS org. Man. IPLOS org. Den enhet som genereres automatisk på grunnlag av oppsatte koblinger mellom tjenestetype og brukerens organisatoriske tilhørighet. Den enhet som operatøren eventuelt velger å sette inn manuelt. Profil 22

3.9 Bruk av tvang I hht til IPLOS er bruk av tvang ingen tjeneste, men inngår i klassen «Tjeneste» ved innsending til SSB. Det er mulig å autorisere på hvem som skal ha tilgang til funksjonen, og på den måten utelukke personell fra disse opplysningene. Fag Bruk av tvang Tjeneste Vedtak status Dato vedtak/beslutning Dato start tiltak Dato slutt tiltak Merknad Følgende alternativer kan velges: - Skadeavvergende tiltak - Planlagt tiltak - Helsehjelp med tvang Angi status Innvilget eller Avslått ved Planlagte tiltak. Angi vedtaksdato Angi dato vedtaket gjelder fra Angi dato vedtaket gjelder til Merknadsfelt 3.10 Opplysninger om bruk av varslings- og lokaliseringsteknologi (GPS) Registreres som en tjeneste i Profil. 3.11 Opplysninger om kommunalt øyeblikkelig hjelp - døgnopphold Registreres som en tjeneste i Profil. Profil 23

3.12 Spesialisthelsetjeneste Registreringen viser søkers/tjenestemottakers bevegelser mellom kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten. Institusjon/avdelingstype følger av organisasjonsnummeret. Det er laget et eget skjermbilde for å registrere disse iht standard kodeverk. Dette skjermbildet finner du under menyvalget IPLOS Spesialisthelsetjeneste. Ett eller flere slike tilbud skal registreres med fra- og tildato. Endret dato settes automatisk ved registrering/endring. OBS: Når det skal gjøres en ny registrering, sett først inn en ny rad. Hvis man skriver rett inn i feltet Døgntilbud uten å sette inn ny rad først vil historikken bli borte. Ikke kommunale døgntilbud vil komme med på Registerkortet så lenge brukeren er på et Ikke kommunalt døgntilbud. Forbindelse Fra dato Til dato Det må registreres hvilken institusjon bruker er på, derfor må disse registreres i forbindelsesregisteret med organisasjonsnummer. Trykk F5 for overgang til forbindelsesregisteret (se neste bilde) Angi dato oppholdet starter Angi dato oppholdet slutter NB! Ved overgang til forbindelsesregisteret, vises samtlige forbindelser som er registrert som foretak. Du kan kun returnere (Lukk/hent) til forrige bilde dersom forbindelses er av type Foretak og har et Organisasjonsnummer knyttet til seg. Profil 24

3.13 Opplysning om individuell plan Viser om søker har fått utarbeidet individuell plan Opplysning om individuell Plan registreres i IPLOS -skillekortet. Her skal det også registreres om det er oppnevnt koordinator. Profil 25

4.0 Variabelliste/Postjournal/historikk 4.1 Variabelliste Under menyvalget IPLOS Variabelliste får du automatisk produsert variabellisten (registerkortet) for den brukeren du står markert på. Dette kan du også skrive ut om ønskelig. Variabellisten viser aktuell situasjon for brukeren på det tidspunktet du benytter menyvalget. Du kan endre dato for å ta ut liste for annet tidspunkt. 4.2 Bokmerker i Postjournal Man kan legge bokmerke i maler i Postjournalen og få med IPLOS bistand og assistansevariabler. Bokmerket heter Iplos_variabler Profil 26

4.3 Historikk Historikk kan sees ved å søke på dato i Variabellisten. På Brukerkortet ser man tidligere registreringer ved å klikke på knappen «Historikk» Da får man opp dette bildet som viser tidligere registreringer. Profil 27

5.0 Rapporter for kvalitetssjekk/sumrapporter 5.1 Mangelfull IPLOS-registrering For at man skal kunne kvalitetssikre IPLOS-registreringene i kommunen er det laget en rapport som skal avdekke mangelfull registrering. Rapporten ligger under menyvalget Rapporter IPLOS- Mangelfull IPLOS-registrering i brukermodulen. I bestillingsbildet angir du om du vil kjøre rapporten for en bestemt bruker, hele kommunen eller for ett bestemt organisatorisk nivå, en institusjon eller en avdeling. Det er mulig å filtrere hva en vil kjøre rapporten på. Rapporten kan kjøres for en enkelt bruker, et distrikt/sone/delsone eller institusjon/avdeling. Du kan også hake av for hva du vil kontrollere. Her kan du hake bort de du ikke ønsker å se. Eller hake bort alt utenom tjenester for spesielt å sjekke at disse er knyttet mot sak. Tidspunkt Utvalg basert på Kontroller følgende Angi året rapporten skal kjøres for Angi om du vil kjøre rapporten for en enkelt bruker, distrikt/sone/delsone eller institusjon/avdeling Sett hake ved det du vil kontrollere. På den måten kan du filtrere kontrollen. Når du har valgt dette, kan rapporten startes ved å trykke på knappen «OK». Rapporten vil da framkomme med opplysninger pr bruker, distrikt, eller institusjon, og en liste over hva som ikke er utfylt. Rapporten kan også skrives ut og deles ut som grunnlag for registrering av manglende opplysninger. Den hyppigste feilmeldingen vil være Ikke utfylt, men du vil også kunne få beskjed om at det mangler tiltak (tjeneste) knyttet til sak, at det mangler sak knyttet til tiltak (tjeneste), at tiltak (tjeneste) mangler timer pr uke osv. Disse må da rettes opp. Nedenfor er vist hvordan variablene for Legemiddelgjennomgang og Ernæring fremkommer i rapporten dersom de ikke er fylt. De nye variablene er imidlertid sammensatt av to spørsmål, dvs. svar på selve spørsmålet og en dato. Det er derfor nødvendig å tolke status <Ikke utfylt> i henhold til dette. Når det som vist i eksemplet nedenfor fremkommer at Ernæringsstatus kartlagt ikke er utfylt, så betyr dette et at følgende: Det er ikke svart på spørsmålet (Ja, Nei, Ikke relevant) Det er svart på spørsmålet, men dato er ikke angitt Profil 28

Kun dato angitt Ingen av delene ovenfor 5.2 Rapport IPLOS Neste vurdering Det er mulig å kjøre en rapport som lister alle brukere som skal vurderes på nytt i en periode, hvis man bruker dette feltet i registrering av Bistand og Assistansebehov. Rapporter IPLOS Dato for neste vurdering Profil 29

5.3 Rapport IPLOS Bistandsbehov Rapporter IPLOS Bistandsbehov Denne rapporten gir oversikt over brukeres bistandsbehov. Utvalg på Distrikt/Sone/Delsone. 5.4 IPLOS rapporter (ikke i bruk) Rapporter IPLOS IPLOS rapporter Det er foretatt betydelige endringer i IPLOS og dette innebærer at de «gamle» IPLOS-rapportene ikke kan kjøres uten store feil. Menyvalget Rapporter IPLOS Iplos-rapporter er derfor utilgjengelig i Profil. Nye rapporter er implementert som IPLOS sumrapporter. 5.5 IPLOS statistikk rapporter (ikke i bruk) Rapporter IPLOS Kontroll IPLOS statistikk rapporter 5.6 IPLOS sumrapporter Presentasjonen av IPLOS sumrapporter er laget i en liten applikasjon som ligger ved siden av Profildatabasen. Det betyr at disse må være installert hos kommunen for at du skal kunne jobbe med rapportene. Man må ha tilgang til sumrapportene, disse gir da tilgang til statistikk for hele kommunen. Se egen Brukerdokumentasjon. Profil 30

Systemadministrasjon 6.0 Statistikk. IPLOS forskriftens 2-1 pålegger kommunene å sende inn IPLOS-data. Data sendes inn fra kommunens IT-baserte fagsystem/journaler etter nærmere fastlagte rutiner. IPLOS innsendingssystem (IPIS) skal benyttes ved all innrapportering av data til registeret. Eksport av IPLOS-data gjøres i modul for Systemadministrasjon, under menyvalget Fil Eksporter IPLOS Du får da mulighet til å produsere statistikk for det året du angir. Statistikken legges på det sted du anviser, men Filen som eksporterer IPLOS data fra lokalt system til SSB bør ha et filnavn som inneholder dagens dato (uttrekksdato) og år. Det må være en xml.fil. Eksporten startes med knappen Kjør, og du vil få beskjed når rapporten er ferdig. OBS: Man kan velge å kjøre for gitte tidsrom, se figuren ovenfor. Det er avhaket for å få sendt med alle tjenestene, også de som ikke er koblet mot sak. Dette fordi det i kommunene kan finnes tjenester som skal rapporteres til IPLOS, og som ikke er koblet mot sak. I utgangspunktet bør alle tjenester være koblet mot sak. Overføring av dataene skal skje ved bruk av IPLOS innsendingssystem, IPIS i kommunene. IPIS ivaretar kravene til kryptering og sikker overføring. Innrapporteringen skal inneholde alle endringer og historikk gjennom året. For mer detaljert forklaring til produksjon og innsending av eksport-fil anbefales følgende linker: Statistisk sentralbyrå (SSB): http://www.ssb.no/innrapportering/offentlig-sektor/iplos Helsedirektoratets side for IPLOS http://www.helsedirektoratet.no/iplos NB! Visma forutsetter at dere til enhver tid har installert siste versjon av Visma Omsorg Profil, og kjørt patch-bibliotek for å ha de aller siste oppdateringer på IPLOS. Profil

7.0 Boligadministrasjon For å få en korrekt rapportering til IPLOS må Boliger være registrert i Profil. Dere må derfor sørge for at kodeverket er bygd opp før dere innrapporterer til IPLOS. Ajourhold - Boliggruppe Org.nr. Mulige undertyper Boliggruppe tilknyttet organisasjonsnummer. Dette gjelder kun der IPLOS krever det, se veileder for IPLOS registrering. Angi undertype: - Uten fast tilknyttet personell, ikke del av ordinær boligmasse - Uten fast tilknyttet personell, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, del av ordinær boligmasse Se Helsedirektoratets veileder for IPLOS registrering på hvilke som skal benyttes til hvilke boliger. Profil 32