PROFIL IPLOS i Profil

Transkript

1 PROFIL IPLOS i Profil Oppdatert 25.mars 2015

2 Innhold 1.0 INNLEDNING DETTE HEFTET VARIABLENE KODEVERK MASTER ANNET KODEVERK RAPPORTER REGISTRERING AV IPLOS-OPPLYSNINGER OPPLYSNINGER OM PERSON OG BOLIGSITUASJON OPPLYSNINGER OM VURDERT AV TANNHELSEPERSONELL/LEGE OPPLYSNINGER OM BEHOV FOR BISTAND/ASSISTANSE/HELSEHJELP FØRSTE REGISTRERING SIGNATUR BISTANDSBEHOV SENERE REGISTRERINGER DATO FOR NESTE VURDERING NB! GRAF OPPLYSNINGER OM SAMFUNNSDELTAKELSE OPPLYSNINGER OM RELEVANT(E) DIAGNOSE(R) OPPLYSNINGER OM KOMMUNALE TJENESTER VEDTAK OG TJENESTER TJENESTER SOM IKKE ER KNYTTET TIL SAK AVSLAG DATO SØKNAD MOTTATT RULLERENDE AVLASTNINGOPPHOLD REGISTRERING AV TIMER BRUK AV TVANG SPESIALISTHELSETJENESTE OPPLYSNING OM INDIVIDUELL PLAN VARIABELLISTE RAPPORTER FOR KVALITETSSJEKK MANGELFULL IPLOS-REGISTRERING RAPPORT IPLOS NESTE VURDERING RAPPORT IPLOS BISTANDSBEHOV IPLOS RAPPORTER (IKKE I BRUK) IPLOS STATISTIKK RAPPORTER (IKKE I BRUK) STATISTIKK Profil 1

3 7.0 BOLIGADMINISTRASJON AJOURHOLD BOLIGGRUPPE I PLASSADMINISTRASJON AJOURHOLD BOENHETER I PLASSADMINISTRASJON TILDELE BOLIG TIL BRUKER SLETTE EN REGISTRERING AV TILDELT BOLIG OG REGISTRERING AV FLERE BEBOERE I SAMME BOLIG Profil 2

4 1.0 Innledning. 1.1 Dette heftet Dette heftet er ment som en veiledning til hvordan kommunene skal kunne registrere og benytte IPLOS gjennom den daglige bruken av Visma Omsorg Profil. «IPLOS er et lovbestemt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for helse- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. Helsedirektoratet er databehandlingsansvarlig.» (Helsedirektoratets nettsider; Tema IPLOS) Helsedirektoratet har gjennomført og gjennomfører egne kurs i den faglige forståelsen av IPLOS og registreringer knyttet til denne. Kommunen må gjerne bestille opplæring fra én av våre konsulenter for å gjennomgå IPLOS-rutinene i Profil, for å sikre at både registrering og rapportering blir korrekt. Det som i heftet står i kursiv er direkte kopi fra Helsedirektoratets veileder. 1.2 Variablene IPLOS-relaterte opplysninger er knyttet opp mot saksbehandling og tjenesteregistrering i Profil, mens andre opplysninger ligger i egne registreringsbilder. Det er mulig å ta ut rapporter over brukere med mangelfullt utfylte opplysninger. IPLOS består av flere variabler Variablene er inndelt i hovedområder: Opplysninger om person og boforhold Personlige opplysninger som fødselsnummer kjønn, alder, husstand, evt. død dato. Omsorg for barn under 18 år. Bolig om boligen er egnet for søker/tjenestemottaker. Opplysninger om søker/tjenestemottaker er vurdert av tannhelsepersonell/lege Opplysninger om behov for bistand/assistanse 17 variable Om personen har behov for bistand/assistanse/helsehjelp. Opplysninger om samfunnsdeltagelse Gir opplysning om søkers/tjenestemottakers ønsker og behov for praktisk bistand til å delta i arbeid, utdanning, livssyns-, kultur- og fritidsaktiviteter og organisasjonsarbeid. Gir også opplysninger om personen mottar tjenester i forbindelse med disse aktivitetene. Opplysninger om relevant(e) diagnose(r) Følgende kodeverk benyttes: ICPC og ICD Opplysninger om kommunale tjenester Dato for søknad om tjenester Dato for vedtak på søknader og type / mengde tjenester Hvilke tjenester som mottas, dato for start og slutt Mulighet til å registrere rullerende opphold Tjenestemottakers bevegelse i tjenesteapparatet, dato klage mottatt, dato klage besvart Opplysninger om bruk av tvang Opplysning om opphold i spesialisthelsetjenesten Opplysninger om det er utarbeidet individuell plan - opplysninger om koordinator Profil 3

5 2.0 Kodeverk. Det anbefales å sjekke oppsettet i Systemadministrasjonsmodulen før innsending til SSB. 2.1 Master I modul for Systemadministrasjon angir man i Master at man skal benytte IPLOS som rapporteringssystem. Dette gjør man under skillearket Styring. I feltet vurderingsmodell skal det stå IPLOS. Det må angis om Profil skal behandle IPLOS-variablene med verdien Ikke relevant som 1. Iplos Ikke relevant som 1: Det må angis om verdien Ikke relevant i vurdering av IPLOS-variablene skal behandles som verdien 1 (Utgjør ingen problem/utfordring). Når dere har angitt IPLOS Ikke relevant som 1 i Master, må det kjøres en ny beregning av bistandsbehov for samtlige brukere. Rapporten må kjøres hver gang man endrer Iplos Ikke relevant som 1. Periodisk IPLOS Beregn bistandsbehov på brukere Klikk OK, og rapporten kjøres. Profil 4

6 2.2 Annet kodeverk Det er innarbeidet tre kodeverk ifm IPLOS. Disse finner du i Systemadministrasjon, under menyvalget Ajourhold IPLOS Funksjonstype (de 17 ulike funksjonsvariablene, nå bistands/assistansebehovsvariablene). Tjenestetype (tjenestetypene som IPLOS ønsker at kommunene skal rapportere inn) Diagnosetype Disse kodeverkene er automatisk opprettet iht IPLOS krav og skal i utgangspunktet ikke ajourholdes lokalt, dersom det ikke eksplisitt gis beskjed om dette. I kodeverket for Tjenestekoder i Profil, er det et felt for IPLOS tjenestetype. Ajourhold Tjenester/Leveranser - Tjenestetyper Gjennom å knytte hver tjenestekode til IPLOS tjenestetype vil rapportering på tjenestenivå skje automatisk på grunnlag av tjenesteregistreringen som dere gjør og/eller allerede har gjort. Knytningen gjøres én gang i kodeverket av systemansvarlig, den enkelte saksbehandler trenger ikke å tenke på dette. NB! Denne knytningen er avgjørende for å få riktig IPLOS-statistikk. Tjenester som ikke er IPLOS tjenester skal ikke knyttes opp mot IPLOS tjenestetype. I henhold til oppdatert IPLOS kravspesifikasjon er det introdusert to nye IPLOS tjenestekoder fra versjon a. For hjemmetjenester: 26 Varslings- og lokaliseringsteknologi b. For institusjonsopphold: 25 Kommunal øyeblikkelig hjelp - døgnopphold Disse kodene er nå klare for bruk, og kan kobles opp mot nye tjenestetyper i kodeverket i Systemadministrasjonsmodulen i Profil. Profil 5

7 2.3 Rapporter Hvis du ønsker å se om det er mangler i koblingene i kodeverket kan du hente rapporten Sjekk IPLOS kodeverk i Systemadministrasjon. Rapporter Sjekk IPLOS kodeverk Rett så opp de som kan rettes opp og kjør rapporten på nytt. Denne rapporten vil aldri bli helt tom. Rapporten IPLOS/Profil- tjenestetyper viser oversikt over hvilke IPLOS tjenestetyper som er koblet mot kommunens tjenester, sortert på IPLOS tjenestegrupper. Rapporter IPLOS/Profil Tjenestetyper. Profil 6

8 3.0 Registrering av IPLOS-opplysninger. Profil er ferdig tilrettelagt for IPLOS registreringer og rapportering. I det følgende skal dette heftet vise deg hvor du finner de enkelte IPLOS registreringsmulighetene. I Profil er registreringene tilrettelagt slik at de er plassert der de naturlig hører hjemme. 3.1 Opplysninger om person og boligsituasjon Gir kunnskap om søkers/tjenestemottakers rammebetingelser, som er av betydning for personens behov for tjenester. (Helsedirektoratets IPLOS veileder) IPLOS er ute etter følgende personopplysninger: Data: Registreres i: Fødselsnummer Brukerkort Død dato Brukerdetaljer - Status på bruker settes til død og dato angis. Husstand IPLOS-mappen utvides med en kategori Privat, ikke betalt hjelp IPLOS-mappen. Lovlige alternativer hentes fra dropdown (Eget kodeverk) Omsorg for barn under 18 år Nytt, registreres i IPLOS-mappen Er boligen egnet for IPLOS-mappen: Ja/Nei søker/tjenestemottaker Reservasjon diagnose Dette er et obligatorisk felt, og finnes på brukerkortet. Du må angi om personen har reservert seg mot å sende inn diagnoseopplysninger. Denne er satt til Nei, som standard. Det betyr at for alle nye brukere blir diagnose sendt inn hvis de ikke aktivt har reservert seg. Dette skillekortet inneholder IPLOS Person- og samfunnsopplysninger, og innrapporteres til IPLOS. Profil 7

9 Omsorg for barn under 18 år Egnet bolig (Er boligen egnet for søker/ tjenestemottaker) Husstand Individuell plan Koordinator oppnevnt Resterende punkter Ja/Nei Ja/Nei Skal alltid registreres. Gjelder alle typer boliger og institusjoner. Det skal gjøres en individuell vurdering. Boligen anses egnet dersom boligen fungerer for søker/tjenestemottaker. Planløsningen og tekniske innretninger er hensiktsmessig i forhold til hans/hennes behov for å ivareta dagliglivets aktiviteter. Angi verdi fra dropdown Angi verdi fra dropdown Ja Nei Ikke relevant Fylles ut fra dropdown. Dersom et behovfelt har verdien Ikke relevant eller Ikke behov, så vil tilhørende felt låses. (Det kan ikke angis verdi). 3.2 Opplysninger om vurdert av tannhelsepersonell/lege Vurdert av lege Vurdert av tannhelsepersonell Gir informasjon om personen er vurdert av lege eller tannhelsepersonell. Dersom søker/tjenestemottaker har vært til vurdering/behandling hos tannhelsepersonell/lege, er dette en obligatorisk opplysning. Opplysningen innhentes fra søker/tjenestemottaker, ikke fra tannhelsepersonell/ lege. Registrering av disse datoene gjøres i IPLOS - kortet: Kun angi måned og år. 3.3 Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp Gir opplysninger om søker/tjenestemottakers behov for bistand/assistanse /helsehjelp når det gjelder grunnleggende aktiviteter i dagliglivet. Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp skal registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige i tjenesten, jf.helsepersonelloven 39. Helsedirektoratet gir retningslinjene på hvordan variablene skal registreres. Alle variablene skal registreres med skår på en skala fra 1 5, eventuelt 9 hvis opplysningen er vurdert som ikke relevant. Alternativene 1-5 skåres med eventuell bruk av hjelpemidler. Registreringen skal ta utgangspunkt i om personen har behov for bistand/assistanse/helsehjelp til funksjonen uavhengig av om det brukes hjelpemidler eller ikke. Bruk av hjelpemidler blir derfor ikke synliggjort i IPLOS. Profil 8

10 Registreringsbildet for registrering av bistand/assistanse/helsehjelp i Brukermodulen, under menyvalget IPLOS Bistand og assistansebehov Ved å peke på en tallverdi, så vil det vises tekst som er mer forklarende. Profil 9

11 3.3.0 Første registrering. Første gang du skal registrere funksjonsverdier på brukeren, velger du menyvalget IPLOS Bistand og assistansebehov Deretter vil du komme inn i selve registreringsbildet. Du kan også høyreklikke på brukeren å velge Bistand og assistansebehov (IPLOS) Velg ny rad ved Sett inn (som du finner i verktøylinjen). Du kan også bruke INSERT-TASTEN på tastaturet. Registrer så dato. F12 gir dagens dato. I skjermbildet vil så alle funksjonsvariablene det skal rapporteres på, vises i nedre del av bildet. Her haker du av på det som skal registreres. Du vil finne teksten på skåringene til høyre i nederste del av bildet Signatur Dette bildet er nå implementert som en del av EPJ regimet, slik at endring, retting og sletting er mulig. I tillegg kan man sette restriksjoner for dette bildet i likhet med resten av journalen. Navnet på hvem som har registrert finnes nå i høyre del av bildet. Og registreringen blir låst etter de rettigheter som er satt i Master (Systemadministrasjon) Bistandsbehov Bistandsbehov vises i registreringsbildet Senere registreringer. Når du senere skal gjøre registreringer av funksjonsverdier, benytter du samme menyvalg IPLOS Bistand og assistansebehov, men du kommer da direkte inn i skjermbildet på siste registrering, og vil se tidligere registreringer listet til høyre. Du kan velge å gå til en tidligere registrering ved å klikke på aktuell dato. Dersom du skal registrere nye verdier, bruker du alltid Sett inn. Registrer dato. Du får da dette spørsmålet: Svarer du Ja her kopieres den forrige registreringen. Du kan likevel gjøre endringer i denne. Denne kan tenkes benyttet på brukere som knapt endrer seg over tid, f.eks et halvt til et år. Svarer du Nei får du en blank registrering, men trenger da kun fylle ut der det er endringer. Gammel registrering står med rød tekst til høyre for variablene. Se bildet neste side. Denne tenkes brukt der dere registrer endringer oftere. I bildet under er det svart nei på kopiering. Den røde teksten viser variabler som ikke er endret i denne registeringen. Det er gammel registrering, altså på variabler som ikke er endret denne gangen. Den blå teksten viser variabler som er endret i denne registreringen. Profil 10

12 3.3.4 Dato for neste vurdering Det er nå mulig å registrere dato for neste vurdering av bistand/assistanse/helsehjelp NB! Det er nå mulig å skrive en merknad knyttet til den enkelte variabel. Dette gjøres ved å trykke i feltet NB! Se bildet under, hvor det er gjort en merknad på «På og avkledning». Ved merknad på en variabel får feltet et rødt utropstegn. Profil 11

13 3.3.6 Graf Det er også mulig å se en grafisk framstilling av samtlige verdier som er registrert over tid på en variabel. Dette gjøres ved å klikke på knappen Vis Graf. For å komme ut av dette bildet igjen trykkes Skjul Graf. 3.4 Opplysninger om samfunnsdeltakelse Gir opplysning om søkers/tjenestemottakers ønsker og behov for praktisk bistand til å delta i arbeid, utdanning, livssyns-, kultur- og fritidsaktiviteter og organisasjonsarbeid. Gir også opplysninger om personen mottar tjenester i forbindelse med disse aktivitetene. Profil 12

14 3.5 Opplysninger om relevant(e) diagnose(r) Dersom det foreligger en diagnose, er opplysningen obligatorisk. Den enkelte kan reservere seg mot at diagnoseopplysninger som er innhentet sendes til IPLOSregisteret. Dersom det foreligger en diagnose er det obligatorisk å registrere om søker/ tjenestemottaker har reservert seg mot innsending av diagnose opplysninger eller ikke. Diagnoser registreres i mappen Diagnoser i pasientjournalen Bruk Insert eller sett inn ny rad Dette skjermbildet har såkalt intelligent dropdown dette betyr at du kan starte å skrive både i diagnosekode- eller diagnosetekst-feltet, og Profil vil foreslå nærmeste alternativ etterhvert som du skriver. F.eks. hvis du skal registrere diagnosen lungebetennelse går du til Diagnose-feltet og starter å skrive de første bokstavene, og etter at lun er skrevet foreslår systemet Lungebetennelse med korrekt diagnosekode osv. Fra dato og Til dato for diagnosen kan også registreres. Endret dato stemples automatisk. Profil 13

15 3.6 Opplysninger om kommunale tjenester Gir informasjon om hvilke vedtak/beslutninger som er fattet, hvilke tjenester som mottas, omfanget av tjenestene og eventuelt klage Vedtak og tjenester. Koblingen mellom vedtak/sak og tjeneste skjer gjennom journalnummer på tjenesten. Dette opprettes automatisk ved vanlig saksbehandlingsprosedyre. Aktuelt journalnummer kan også søkes fram/hentes inn på den aktuelle tjenesten. All rapportering knyttet til vedtak og tjenester vil, etter at aktuell kobling er laget, skje automatisk på bakgrunn av saksbehandling og tjenesteregistrering. Dato tjenestestart til IPLOS er fra feltet Iverksatt i tjenestebildet. Dato tjenesteslutt til IPLOS er fra feltet Avsluttet dato i tjenestebildet. Dato vedtak til IPLOS er fra feltet Behandlingsdato i Saksbildet. Dato søknad mottatt til IPLOS er fra feltet Dato i Saksbildet Tjenester som ikke er knyttet til sak. Det vil alltid være noen tjenester som i utgangspunktet ikke er knyttet til sak da de tidligere er saksbehandlet på papir. For å ha dette formelt i orden i Profil må man i skillekortet saker på den aktuelle bruker, lage en ny sak som man i Emne kan kalle Tildeling av tjenester. Når denne er lagret, kan man åpne tjenestebildet. Sett markøren i feltet for Journalnr eller Journalår. Trykk F5. Da åpner det seg et nytt bilde, og når du her trykker på utfør søk vil alle sakene på denne brukeren komme fram. Marker den saken du nettopp laget, og trykk ok. Tjenesten er nå koblet til riktig saksnummer. Du kan selvfølgelig også notere deg Journalnummeret etter å ha registrert saken. Og så registrere dette nummeret manuelt i tjenestebildet. Profil 14

16 3.6.2 Avslag. IPLOS vil ha oversikt over de avslag som gis, fordelt på tjenestetyper. For å imøtekomme dette kravet har vi gjort det mulig å registrere tjenestetype i de sakene der status settes til Avslått, og der sakstype er Tildeling eller Klagesak. Det er kun i disse tilfellene du kan/skal registrere informasjon om tjenestetype på saken. Aktuelle tjenestetyper framkommer i dropdown i feltet IPLOS tjen.type Dato søknad mottatt Dato søknad mottatt skal rapporteres og gjøres i Saksbildet Rullerende avlastningopphold Det er mulig å angi om avlastningsoppholdet er rullerende. Profil 15

17 1. Registrer tjenesten, og fyll ut informasjon om oppholdet er rullerende eller ikke. Deretter kan du krysse av for antall timer og minutter pr. uke. NB!!Vi gjør oppmerksom på at ved å registrere oppholdet på denne måten, så vil ikke disse oppholdene fanges opp i liggedøgnsstatistikker o.l. For å få riktig liggedøgnsstatistikk, anbefaler vi derfor at dere registrere oppholdet som beskrevet under. 2. Registrer tjenesten, og fyll deretter ut alle detaljlinjer, slik at samtlige opphold blir registert. Dere vil da få skrevet bruker inn på institusjon ved hvert opphold og alle statistikker blir riktige. Organisasjonsnummer. Registrering av organisasjonsnummer er obligatorisk for: institusjonstjenestene omsorgsboliger andre boliger kommunen disponerer der det er fast tilknyttet personell (se Helsedirektoratets veileder side 37) Registrering av timer Registrering av timer som rapporteres til SSB på utvalgte tjenester fylles ut øverst i tjenestebildet i feltet Timer/minutt pr. uke. De to feltene under er ikke en del av IPLOS rapporteringen. Utgangspunktet for IPLOS er den enkelte bruker. Det er ikke mulig for en bruker å få flere timer av en enkelt tjeneste enn det er timer i døgnet, dvs. 168 timer pr. uke. En del kommuner ønsker å få en mer fullstendig oversikt over ressursbruken og registrerer fortsatt om tjenesten gis av 2 eller flere tjenesteytere. Denne opplysningen sendes imidlertid ikke til registeret. I tillegg registreres det totale antall timeressurser som brukes under Timer/uke som sendes til IPLOS-registeret. Dette blir feil og SSB kan ikke bruke disse registreringene som grunnlag for statistikk. De behandles derfor som missing. (Ref Helsedir) Altså: Det er slik at man registrerer timeantallet i timer pr uke, som brukeren mottar direkte uavhengig av hjelpere. Beregnet sum/varighet kan da bli fordoblet hvis det er satt opp 2 hjelpere i oppgavelinja. De to feltene trenger da ikke samsvares. Profil 16

18 3.7 Bruk av tvang I hht til IPLOS er bruk av tvang ingen tjeneste, men inngår i klassen «Tjeneste» ved innsending. Det er mulig å autorisere på hvem som skal ha tilgang til funksjonen, og på den måten utelukke personell fra disse opplysningene. Fag Bruk av tvang Tjeneste Vedta status Dato vedtak/beslutning Dato start tiltak Dato slutt tiltak Merknad Følgende alternativer kan velges: - Skadeavvergende tiltak - Planlagt tiltak - Helsehjelp med tvang Angi status Innvilget eller Avslått. Vil være grå for Skadeavvergende tiltak, ettersom det ikke er vedtak. Angi vedtaksdato Angi dato vedtaket gjelder fra Angi dato vedtaket gjelder til Merknadsfelt Profil 17

19 3.8 Spesialisthelsetjeneste Registreringen viser søkers/tjenestemottakers bevegelser mellom kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten. Institusjon/avdelingstype følger av organisasjonsnummeret. Det er laget et eget skjermbilde for å registrere disse iht standard kodeverk. Dette skjermbildet finner du under menyvalget IPLOS Spesialisthelsetjeneste. Ett eller flere slike tilbud skal registreres med fra- og tildato. Endret dato settes automatisk ved registrering/endring. OBS: Når det skal gjøres en ny registrering, sett først inn en ny rad. Hvis man skriver rett inn i feltet Døgntilbud uten å sette inn ny rad først vil historikken bli borte. Ikke kommunale døgntilbud vil komme med på Registerkortet så lenge brukeren er på et Ikke kommunalt døgntilbud. Forbindelse Fra dato Til dato Det må registreres hvilken institusjon bruker er på, derfor må disse registreres i forbindelsesregisteret med organisasjonsnummer. Trykk F5 for overgang til forbindelsesregisteret (se neste bilde) Angi dato oppholdet starter Angi dato oppholdet slutter NB!!!! Ved overgang til forbindelsesregisteret, vises samtlige forbindelser som er registrert som foretak. Det betyr at du kun kan returnere til forrige bilde dersom forbindelses er av type Foretak og har et Organisasjonsnummer knyttet til seg. Profil 18

20 3.9 Opplysning om individuell plan Viser om søker har fått utarbeidet individuell plan Opplysning om individuell Plan registreres i IPLOS -skillekortet. Her skal det også registreres om det er oppnevnt koordinator. Profil 19

21 4.0 Variabelliste Under menyvalget IPLOS Variabelliste får du automatisk produsert variabellisten (registerkortet) for den brukeren du står markert på. Dette kan du også skrive ut om ønskelig. Variabellisten viser aktuell situasjon for brukeren på det tidspunktet du benytter menyvalget. Du kan endre dato for å ta ut liste for annet tidspunkt. Profil 20

22 5.0 Rapporter for kvalitetssjekk 5.1 Mangelfull IPLOS-registrering For at man skal kunne kvalitetssikre IPLOS-registreringene i kommunen er det laget en rapport som skal avdekke mangelfull registrering. Rapporten ligger under menyvalget Rapporter IPLOS- Mangelfull IPLOS-registrering i brukermodulen. I bestillingsbildet angir du om du vil kjøre rapporten for en bestemt bruker, hele kommunen eller for ett bestemt organisatorisk nivå, en institusjon eller en avdeling. Det er foretatt justeringer i rapporten, slik at det nå er mulig å filtrere hva en vil kjøre rapporten på. Rapporten kan kjøres for en enkelt bruker, et distrikt/sone/delsone eller institusjon/avdeling. Du kan også hake av for hva du vil kontrollere. Her kan du hake bort de du ikke ønsker å se. Eller hake bort alt utenom tjenester for spesielt å sjekke at disse er knyttet mot sak. Tidspunkt Utvalg basert på Kontroller følgende Angi året rapporten skal kjøres for Angi om du vil kjøre rapporten for en enkelt bruker, distrikt/sone/delsone eller institusjon/avdeling Sett hake ved det du vil kontrollere. På den måten kan du filtrere kontrollen. Når du har valgt dette, kan rapporten startes med OK. Rapporten vil da framkomme med opplysninger pr bruker, distrikt, eller institusjon, og en liste over hva som ikke er utfylt. Rapporten kan også skrives ut og deles ut som grunnlag for registrering av manglende opplysninger. Den hyppigste feilmeldingen vil være Ikke utfylt, men du vil også kunne få beskjed om at det mangler tiltak (tjeneste) knyttet til sak, at det mangler sak knyttet til tiltak (tjeneste), at tiltak (tjeneste) mangler timer pr uke osv. Disse må da rettes opp. Profil 21

23 5.2 Rapport IPLOS Neste vurdering Det er mulig å kjøre en rapport som lister alle brukere som skal vurderes på nytt i en periode, hvis man bruker dette feltet i registrering av Bistand og Assistansebehov. Rapporter IPLOS Dato for neste vurdering 5.3 Rapport IPLOS Bistandsbehov Rapporter IPLOS Bistandsbehov Denne rapporten gir oversikt over brukeres bistandsbehov. Utvalg på Distrikt/Sone/Delsone. Profil 22

24 5.4 IPLOS rapporter (ikke i bruk) Rapporter IPLOS IPLOS rapporter Det er foretatt betydelige endringer i IPLOS og dette innebærer at de «gamle» IPLOS-rapportene ikke kan kjøres uten store feil. Menyvalget Rapporter IPLOS Iplos-rapporter er derfor utilgjengelig i Profil. Nye rapporter er implementert som IPLOS sumrapporter. 5.5 IPLOS statistikk rapporter (ikke i bruk) Rapporter IPLOS Kontroll IPLOS statistikk rapporter Profil 23

25 Systemadministrasjon 6.0 Statistikk. IPLOS forskriftens 2-1 pålegger kommunene å sende inn IPLOS-data. Data sendes inn fra kommunens IT-baserte fagsystem/journaler etter nærmere fastlagte rutiner. IPLOS innsendingssystem (IPIS) skal benyttes ved all innrapportering av data til registeret. Eksport av IPLOS-data gjøres i modul for Systemadministrasjon, under menyvalget Fil Eksporter IPLOS Du får da mulighet til å produsere statistikk for det året du angir. Statistikken legges på det sted du anviser, men Filen som eksporterer IPLOS data fra lokalt system til SSB bør ha et filnavn som inneholder dagens dato (uttrekksdato) og år. Det må være en xml.fil. Eksporten startes med knappen Kjør, og du vil få beskjed når rapporten er ferdig. OBS: Man kan velge å kjøre for gitte tidsrom, se figuren ovenfor. Det er avhaket for å få sendt med alle tjenestene, også de som ikke er koblet mot sak. Dette fordi det i kommunene kan finnes tjenester som skal rapporteres til IPLOS, og som ikke er koblet mot sak. I utgangspunktet bør alle tjenester være koblet mot sak. Overføring av dataene skal skje ved bruk av IPLOS innsendingssystem, IPIS i kommunene. IPIS ivaretar kravene til kryptering og sikker overføring. Innrapporteringen skal inneholde alle endringer og historikk gjennom året. For mer detaljert forklaring til produksjon og innsending av eksport-fil anbefales følgende linker: Statistisk sentralbyrå (SSB): Helsedirektoratets side for IPLOS NB! Visma forutsetter at dere til enhver tid har installert siste versjon av Visma Omsorg Profil, og kjørt patch-bibliotek for å ha de aller siste oppdateringer på IPLOS. Profil

26 7.0 Boligadministrasjon For å få en korrekt rapportering til IPLOS, er det nå helt nødvendig at dere tar i bruker Boligregistrering i Profil. Vi har valgt å bygge videre på eksisterende funksjonalitet, i stedet for å lage egen IPLOSfunksjonalitet som fort medfører dobbeltregistrering. Dere må derfor sørge for at kodeverket er bygd opp før dere innrapporterer til IPLOS. Ajourhold - Boliggruppe Org.nr. Undertype Boliggruppe må være tilknyttet organisasjonsnummer. Dette gjelder kun der hvor det er fast tilknyttet personell. Angi undertype: - Uten fast tilknyttet personell, ikke del av ordinær boligmasse - Uten fast tilknyttet personell, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, del av ordinær boligmasse Videre forklarer vi hvordan du kan bygge opp kodeverket samt ta i bruk Boligregistrering i Profil. Profil 25

27 7.1 Ajourhold boliggruppe i Plassadministrasjon I modulen Plassadministrasjon kan du administrere kommunens boliggrupper. Dette er bygget opp slik at du kan registrere den enkelte boliggruppe, dernest hvilke boenheter boliggruppen inneholder og en mulighet for å angi leilighetens utleiepris. Du finner bildet hvor du registrerer Boliggruppen ved å velge Ajourhold - Boliggruppe Navn Angi boliggruppens navn. Adresse Angi adresse Poststed Angi postadresse Distrik/Sone/Delsone Dersom du har inndelt organisatorisk nivå slik at boliggruppen er en delsone, kan du angi nøyaktig i hvilken delsone denne boliggruppen ligger. Du kan også bruke kun distrikt. Telefon/Mobil/Ansvarlig Angi telefonnummer til den som er ansvarlig for boliggruppen, samt ansvarliges navn. Tilsyn Angi om det er tilsyn dag, aften og natt Antall pr. dato Feltene oppdaterer seg når du har fylt ut detaljene som dette heftet skal vise som neste del av rutinen. Ansvarlig Angi hvem som er ansvarlig for boliggruppen Org.nr. Boliggruppe må være tilknyttet organisasjonsnummer. Dette gjelder kun der hvor det er fast tilknyttet personell. Undertype Angi undertype: - Uten fast tilknyttet personell, ikke del av ordinær boligmasse - Uten fast tilknyttet personell, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell deler av døgnet, del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, ikke del av ordinær boligmasse - Fast tilknyttet personell hele døgnet, del av ordinær boligmasse Profil 26

28 7.2 Ajourhold boenheter i Plassadministrasjon Du har to muligheter til å finne bildet hvor du kan ajourhold Boenhet ved: 1. Alternativ: Først å velge Fil Velg boliggrupp. Når du har valgt den boliggruppen du ønsker å arbeide med velger du: Fil - Boenhet 2. Alternativ: Ved å velge direkte Fil Boenhet, så når du setter på søket i Profil, åpner du for å velge hvilken Boliggruppe du vil arbeide med, velg boliggruppen og trykk på utfør søk (F2) se bildene under: I bildet får du nå frem den boliggruppen du har valgt. Start registrering ved å bruke Sett inn ny rad Boenhet Angi nummer på leiligheten. Adresse/Poststed Angi adresse og poststed til leiligheten. Poststed Angi postadresse Type Angi den type bolig leiligheten regnes som Rom/Kvadratmeter/Boutgifter Angi antall rom, antall kvadratmeter og leie for boligen. I bruk i boliggruppen / Disponeres av kommunen Angi om boenheten er en del av boliggruppen og om den disponeres av kommunen ved å sette hake i respektive felt (bokser). Profil 27

29 7.3 Tildele bolig til bruker I Brukermodulen finner du brukers mappe og velger skillekortet Tjenester, start registreringen med Sett inn ny rad. Tjeneste Journalnummer/Journalår Ansvarlig Fra dato/til dato Iverksatt dato/ Avslutt dato Generell hyppighet Fra Sett inn Slett Boliggruppe Boenhet Fra dato/til dato Angi tjeneste du tildeler, tjenesten må være registrert slik at det er bilde nr. 7 som benyttes. Dersom du utfører en saksbehandling vil feltene fylles ut av seg selv. Sett inn evt ansvarlig for tjenesten/vedtaket. Angi dato tildeling gjelder fra, til dato fylles ut når tjenesten avsluttes. Angi dato tjenesten iverksettes, fylles standard ut med samme dato som fra dato, du kan overstyre. Angi dato når tjenesten opphører Ikke aktuelt her Angi hvem som yter tjenesten Med knappen setter du inn en rad som gjør at du kan registrere boenheten som tildeles bruker. Med knappen sletter du raden med tildeling av boenheten. Når du klikker i feltet finner du en drop-down som viser alle boliggrupper som er registrert i Profil, velg den du vil bruke. Med mikrosøk henter du frem alle boenheter i gruppen, velg den du vil tildele. Angi fra dato og evt til dato for tildeling av boenheten. NB Sett hake når du skriver bruker inn og/eller ut fra boligen. Profil 28

30 7.4 Slette en registrering av tildelt bolig og registrering av flere beboere i samme bolig I bildet Ajourhold av boenhet dobbeltklikker du på den boenheten hvor feilregistreringen er gjort. I bildet du nå henter frem, velger du knappen Slett beboer. Dette vil også oppdatere tjenestebildet hvor du registrerte en beboer i Brukermodulen.. I samme bilde kan du registrere flere beboere i en leilighet. Velg knappen Ny annen beboer i nedre del av bildet vil du nå kunne angi enten løpenummer dersom vedkommende er registrert som bruker i Profil, eller du kan benytte forbindelsesregisteret dersom denne beboer ikke er bruker. Profil 29