OSLO KOMMUNE. Manual. IPLOS registrering i Gerica. Prosit

Transkript

1 OSLO KOMMUNE Manual IPLOS registrering i Gerica Prosit Manualen er laget med utgangspunkt i manual utarbeidet av Tieto og redigert ift. gjeldende rutiner i Oslo kommune. Bilder er oppdatert til Gerica versjon 8.4.

2 Innhold Generelt... 2 Opplysninger om person og boforhold... 2 Fanen IPLOS... 3 Samtykke til innsending av diagnose... 3 Personopplysninger... 3 Ny registrering... 3 Beskrivelse av feltene:... 4 Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp (ADL)... 6 Ny registrering... 6 Vurderingsdato for tilstand:... 7 Anmerkningsfeltet... 8 Mål... 8 ADL-historikk... 9 Revurdering av ADL-registrering... 9 Endre/ slette registrering... 9 Utskrift Opplysning om Diagnose Oversikt over registrerte diagnoser Registrere Diagnose Forklaring av feltene Opplysninger om kommunale tjenester Saksbildet Generelle opplysninger Opplysninger vedrørende klagesaksbehandling Tjenestebildet Midlertidig stopp - Spesialisthelsetjenester Innlagt i spesialisthelsetjenesten før opphold i kommunal institusjon Kvalitetskontroll av IPLOS data IPLOS feillogg Enkeltvalidering Felles retningslinjer for kvalitetskontroll Opplysninger om bruk av tvang Skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner Planlagte tiltak (Tvang i systematiske tiltak) Helsehjelp med tvang Organisasjonsnummer

3 Endrings historikk Generelt IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for saksbehandling, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Det er viktig å ha fullstendige data for at rapporteringen skal bli korrekt. IPLOS-data fra Gerica blir sendt inn i januar hvert år. Hvordan feltene skal fylles ut og hvilken vurdering som må gjøres i de enkelte tilfellene vises til Veileder for personell i kommunale helse- og omsorgstjenester som er utarbeidet av Helsedirektoratet. Oslo kommune har obligatoriske retningslinjer for registrering av IPLOS opplysninger som ligger på PRO portalen og blir sendt ut i brev fra VST. Merk: fargene på de ulike feltene i manualen kan avvike fra hvordan vi har det i Oslo. Opplysninger om person og boforhold Åpne brukerlista Oversikt liggende foran., søk fram riktig bruker og dobbeltklikk på denne. Bildet åpnes med fanen 2

4 Følgende felter er en del av IPLOS-dataene: Navn - registreres inn i feltet Bruker (navn sendes ikke inn til IPLOS). Adresse - registreres inn i feltet Adresse (adresse sendes ikke inn til IPLOS). Poststed - her registreres brukerens faste adresse som personen er registrert med i folkeregisteret. Fødselsnummer - registreres inn i feltet etter navn, 11siffer må registreres for å få lagret bildet. Død dato - Skal registreres hvis aktuelt. Registreres i feltet Status. Når verdien 6=Død velges, vil det komme opp et datofelt for å registrere dødsdato. Fanen IPLOS Samtykke til innsending av diagnose Feltet Reservasjon mot innsending av diagnoser angir om brukeren har reservert seg mot å sende inn diagnoseopplysninger. Dato for registreringen skal oppgis. Diagnoser blir kun sendt inn dersom det står «Nei» i dette feltet. Dersom feltet er blankt eller «Ja» sendes ikke diagnosene inn. Personopplysninger Ny registrering For å registrere ny klikk på Ny- knappen, og du får opp et bilde som du kan registrere i. Hvis noe er registrert fra før, vil det vises her og du trenger kun å korrigere endringene. 3

5 Beskrivelse av feltene: Fra dato - Sett inn dato registreringen gjelder fra. Dagens dato kommer automatisk. Til dato - Registreres automatisk ved lagring av ny registrering. Vurdert av tannhelse personell - Det registreres gyldig dato eller gyldig måned og år for en vurdering av tannhelsepersonell er utført. (Feltet er ikke obligatorisk). Vurdert av lege - Det registreres gyldig dato eller gyldig måned og år for en vurdering av tannhelsepersonell er utført. (Feltet er ikke obligatorisk). Husstand - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Veileder beskriver definisjon av de ulike alternativene. Omsorg for barn - Trykk F4 og velg Ja eller Nei. Privat hjelp - Trykk F4 og velg ett av seks alternativer. Egnet bolig - Trykk F4 og velg Ja eller Nei. Individuell plan - Trykk F4 og velg ett av fire alternativer. Koordinator oppnevnt - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer Ernæringsstatus kartlagt - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer Dato kartlegging av ernæringsstatus - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Fyll inn dato for kartlegging. Ernæringsplan - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer Ernæringsplan utarbeidet dato - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Fyll inn dato for plan Behov for bistand arbeid og utdanning - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Mottar bistand arbeid og utdanning - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Behov for transport arbeid og utdanning - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Mottar transport arbeid og utdanning - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Behov for bistand org., kultur og fritid - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Mottar bistand org., kultur og fritid - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Behov for transport org., kultur og fritid - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. 4

6 Mottar transport org., kultur og fritid - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Trykk F4 og velg ett av tre alternativer. Legemiddelgjennomgang gjennomført - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer Legemiddelgjennomgang dato - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Fyll ut dato for gjennomgang. Ernæringsmessig risiko/underernæring - Trykk F4 og velg ett av tre alternativer Ernæringsmessig risiko/underernæring dato - Feltet er kun aktivt dersom det er satt ja på feltet over. Fyll ut dato for vurdering. Alle felt er obligatoriske hvis ikke annet er nevnt. Klikk på Lagre- knappen og registreringen vises i oversiktsbildet og som en historikklinje nederst i bildet. 5

7 Opplysninger om behov for bistand/assistanse/helsehjelp (ADL) Opplysningene består av 18 variabler som alle skal registreres. Alle variablene registreres på en skala fra 1-5, eventuelt 9 hvis opplysningen er vurdert som ikke relevant. Veilederen beskriver variablene og verdiene. Det er det ressurser og behov for bistand/assistanse/helsehjelp ved registreringstidspunktet som skal registreres. Registrering av ADL-variablene kan også gjøres fra Lifecare Mobil Pleie (LMP), se egen manual. Ny registrering Velg riktig bruker fra Brukerlisten og åpne så ADL-bildet Du kan også velge bruker inne i ADL-bildet. Dette bildet vil da vises: Dersom det er registrert verdier fra før vil disse vises her. For å registrere inn nye verdier på variablene, trykk på ny knappen øverst i bildet og du får opp et bilde som du kan registrere i. Hvis noe er registrert fra før, vil det vises her og du trenger kun å korrigere endringene. Dette bildet vil da komme fram: 6

8 Brukerens navn og fødselsnummer vil vises øverst i bildet. For å registrere inn en verdi kan du enten hent opp verdiene fra kodeverket ved å trykke F4 i det gule feltet eller registrer verdien direkte inn i feltet. De alternative verdiene er fra 1-5, eller verdi 9 hvis det ikke er relevant å registrere den variablen. Se veileder for IPLOS-registrering. 1. Utgjør ingen problem/utfordring - for søker/tjenestemottaker 2. Ikke behov for bistand/assistanse utfører/klarer selv (evt. med hjelpemidler), men har utfordringer eller endret standard. Endret standard vil si hvordan enkeltindividet utfører/klarer aktiviteten i forhold til tidligere. 3. Middels behov for bistand/assistanse utfører/klarer deler av aktiviteten selv, men trenger personbistand til andre deler av aktiviteten. Bistandsyter kan eventuelt gå til og fra. 4. Store behov for bistand/assistanse. Utfører klarer deler selv, men bistandsyter er til stede for assistanse/tilrettelegging/veiledning hele tiden. 5. Fullt bistands-/assistansebehov - behov for personbistand til alle aktivitetene. 9. Ikke relevant Opplysningen er ikke relevant for å kartlegge ressurser og behov for personbistand. Det foreligger ikke behov for bistand/assistanse/helsehjelp på registreringstidspunktet og opplysningen er ikke relevant for en helhetlig vurdering. Ved å klikke på verdien i hver enkel variabel, vil de i feltet Skår komme opp forklaring på den verdien som er valgt for variabelen. Det er ulik beskrivelse på de ulike verdiene. I feltet Bistand/assistansevariabel vil beskrivelsen av variabelen komme. Det er forskjellig beskrivelse på hver variabel. Vurderingsdato for tilstand: Her settes dato for den dagen vurderingen er gjort. Dagens dato kommer automatisk opp, men den kan settes tilbake i tid. Bruk reell dato for vurderingen. Feltet er et obligatorisk felt. Det er kun mulig å registrere en gang pr dag. Hvis du registrerer flere på samme dag vil datoen bli satt til neste dag. 7

9 Anmerkningsfeltet: Her kan det skrives merknad til registeringen for eksempel hvor vurderingen ble foretatt. Mål I utgangspunktet vises ikke målregistreringer. Hvis man krysser av for vis mål vil dette bildet vises. Mål registreres på samme måte og har de samme verdier som tilstand. Trykk så på lagreknappen. 8

10 ADL-historikk Under Tilstander vil historikken vises. Den siste registreringen ligger øverst. Når ny registrering gjøres vil den forrige registreringen ha gyldighet fram til dato for ny registrering. I dette bildet er det gjort flere kartlegginger. Slik kan du i bildet følge en utvikling av funksjonsnivå. Revurdering av ADL-registrering Ny IPLOS-registrering skal alltid foreligge ved nytt vedtak, og ved endring i tjenestemottakers situasjon og funksjon. I de opplysningene (variablene) det ikke er endring, gjelder siste registrering. Historikken ligger dermed som et grunnlag for ny vurdering. For å redigere funksjonsnivå klikk på Ny-knappen og legg inn ny verdi på de variablene det er endring på. Klikk på Lagre-knappen. Du får da de siste verdiene i bildet, og historikken legges under tilstander. Endre/ slette registrering Helsedirektoratet har gitt åpning for at verdier som er registrert kan endres eller slettes hvis det er feil. I Oslo har Prosit og Systemkoordinatorene tilgang til å endre registreringen. Hvis en skal endre på feilføring i, klikk på helt øverst i bildet. Du vil da få anledning til å endre på de forskjellige verdiene, trykk så på lagre knappen. Det er kun ansatte med administrator-tilgang som har slette- tilgang. 9

11 Utskrift Bildet kan skrives ut og tas med f.eks. på hjemmebesøk som grunnlag for ny vurdering, hvis man ikke benytter LMP og henter opp historikk der. Klikk på knapp for standardrapporter Dette bildet kommer opp Velg rapport: OK ADL Rapport per bruker. Klikk på knappen Skriv ut. Du får opp et nytt dialogvindu. Klikk på skriver-knappen. Du får da denne utskrift. 10

12 Opplysning om Diagnose Relevant(e) diagnose(r) skal registreres med ICPC kode eller ICD kode. Diagnose registreres i Diagnose-journal. Oversikt over registrerte diagnoser Marker bruker i brukerlista og åpne diagnose-bildet oversikt over brukers registrerte diagnoser.. Du får da opp et journalvindu med 11

13 Registrere Diagnose Det er kun diagnoser oppgitt av lege (på epikrise, Helseopplysninger etc) som skal registreres inn. Det må lages en journal for hver diagnose. Klikk på og du får opp vinduet for registrering av ny diagnose: Forklaring av feltene Journal type: Diagnose blir lagret som en diagnosejournal. Bruker: gjeldende bruker Ansatt: Ansatt som registrerer diagnosen i Gerica. Fra dato: Tidspunkt for sykdomsdebut Til dato: Skal være blank til diagnosen ikke lenger er aktuell. For å registrere diagnose, stå i fanen Diagnose og klikk F4 og velg Diagnose enten fra ICPC2 registeret eller ICD10 registeret. 12

14 Det er et stort register med mange alternativer på tilsynelatende like diagnoser, derfor er det nødvendig å få ICPC-kode (bokstaver og nummer) fra legen. Klikk på fritekst-fanen for å legge inn kommentar, for eksempel «Fra epikrise fra OUS » Lagre med lagre- knappen. Opplysninger om kommunale tjenester Tjenester skal registreres med start- og sluttdato. Tjenester er inndelt i Hjemmetjenester, Bolig, Institusjonstjenester og Bruk av tvang. Dato for vedtak skal registreres. Saksbildet Vedtak registreres i saksbildet. 13

15 Generelle opplysninger Følgende felter er en del av IPLOS-dataene: Sakstype - registreres i feltet Sakstype Dato vedtak, - registreres i feltet Vedtak Innvilget, Avslag og Avgjørelse er valgene under Type vedtak. Avgjørelse benyttes når tjenesten ikke krever enkeltvedtak etter forvaltningsloven. De øvrige feltene som skal registreres blir aktive når den aktuelle sakstypen velges. For eksempel ved valg av sakstype Omsorgsbolig, blir feltet Type bolig aktivt. Her må det registreres om boligen har fast personell hele eller deler av døgnet, og om boligen er en del av ordinær boligmasse eller ikke. Dersom hele eller deler av tjenesten utføres av to eller flere personer skal den samlede tiden registreres i feltet "Tid pr uke (ressursinnsats)". Enkelte tjenester skal registreres med timer per uke direkte brukertid i henhold til vedtak. For de tjenestene det gjelder, blir feltet "Timer pr uke (omfang)" aktivt slik at timer og minutter kan registreres. Det skal føres opp det antall timer det er gjort vedtak om, uavhengig hvor mange utøvere det er. Feltene Tidsbruk pr. uke viser planlagte tiltak på aktiv tjeneste knyttet til saken. Feltet rullerende opphold blir aktivt når IPLOS tjenesten Avlastning i institusjon benyttes. Dette gjelder følgende saker og tjenester i Oslo kommune: 31; Avlastning bolig 35; Korttidsopphold avlastning (Eldre) 36; Korttidsopphold avlastning (Eldre) rullerende 14

16 Det er kun aktuelt å fylle inn Fra dato og Til dato når det er snakk om sak; 36 Korttidsopphold avlastning (Eldre) rullerende. Opplysninger vedrørende klagesaksbehandling Det er en egen rutine som skal følges ift. Registrering av klagesaksbehandling, se manual Saksbehandling. Relevante felter: Dato mottatt - Dato for når klagen mottas av bydelen Status Angir hvor i prosessen klagesaken befinner seg Status dato og Dato besvart - Dato for Status hvor det siste datofeltet er når klagesaken er endelig ferdigbehandlet. Tjenestebildet Åpne tjenestebildet et vedtak. og dobbeltklikk på den tjenesten som ble opprettet når det ble gjort Følgende felter er en del av IPLOS-dataene: Dato tjenestestart registreres under Tildelt Dato tjenestestopp registreres under Avsluttet. 15

17 Midlertidig stopp - Spesialisthelsetjenester Hvis årsaken til midlertidig stopp er at bruker mottar spesialisthelsetjenester, registreres det i feltet nederst i bildet på midlertidig stopp: Spesialisthelsetjeneste Døgntilbud. Det er kun når det er registrert noe i Døgntilbud at midlertidig stopp blir rapportert. 16

18 Innlagt i spesialisthelsetjenesten før opphold i kommunal institusjon. Hvis bruker blir innlagt i kommunal institusjon direkte fra spesialisthelsetjenesten, registreres det på samme måte med Midlertidig stopp men tilbakedateres til før oppholdet i kommunal institusjon. Kvalitetskontroll av IPLOS data. Fire ganger i året kjører Prosit en rutine i brukerlisten for å finne ut om det er brukere med ufullstendige IPLOSdata. Når den rutinen er kjørt, vil det vises røde og grønne IPLOS-symboler i brukerlisten, slik som dette: Grønn figur = IPLOSdata OK Gul figur = det er merket av i feilloggen at feltene er rettet Rød figur = Mangler i IPLOSdata. IPLOS feillogg Når du setter markøren på en bruker som har rød figur, blir kontrollknappen Ved å klikke på den, vil det vises hva som er mangler eller er feilregistreringer: aktiv. Ved å klikke på stift-knappen til høyre, blir bildet stående forrest på skjermen mens det gjøres rettinger i andre bilder (brukerbildet er låst). Finn fram de aktuelle saker og tjenester ved hjelp av ID som er oppgitt. Etter hvert som rettinger gjøres, klikk på knappen Merk som rettet. Linjen får da en grønn hake. 17

19 Når alle er rettet, gå ut av bildet med knappen Døra. Når du oppdaterer brukerbildet, blir figuren gul. Enkeltvalidering Det er mulig å validere en enkelt bruker for å sjekke om det er noen mangler i IPLOSregistreringene. Marker bruker i lista og klikk på knappen Når fremdriftsbar- feltet er helt blått er valideringen ferdig. Dersom IPLOS-registreringene er uten mangler blir IPLOS symbolet grønt. Dersom det fortsatt er mangler vil symbolet bli rødt. Klikk på kontrollknappen for å se hva som mangler. Felles retningslinjer for kvalitetskontroll Ulike grupper har ansvar for ulike deler av IPLOS-registreringene. For eksempel er vedtak og omfang på sak saksbehandlers ansvar, mens oppdatert ADL-registrering er tjenesteutførers ansvar. For å forenkle samarbeidet rundt rettelser av IPLOS-mangler skal alle parter følge denne rutinen: På brukere med rødt IPLOS-symbol i brukerlista har alle ansvar for å åpne feilloggen og se hvor feilene ligger. Dersom feilen(e) ligger under vedkommendes ansvarsområde rettes feilen(e) og det kjøres en enkeltvalidering på bruker slik at IPLOS-symbolet blir grønt. Dersom bare noen av feilen(e) ligger under vedkommendes ansvarsområde markeres disse som rettet i feilloggen. Symbolet i brukerlista blir da værende rødt slik at de som har ansvar for disse registreringene fanger opp manglene og retter. Det skal ikke kjøres enkeltvalidering før alle felt er rettet. Enkeltvalidering tas per dagens dato og vil ikke fange opp mangler i tidligere registrering. Opplysninger om bruk av tvang Rutinene som er beskrevet i manualen: Kap. 4A Sosialtjenesteloven Manual for dokumentasjon i Gerica (skal oppdateres!) skal følges i Oslo kommune. Skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner Når skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner etter helse og omsorgstjenesteloven 9-5 tredje ledd bokstav a inntreffer, skal journal 11; Bruk av tvang, opprettes på brukeren. 18

20 Tjenestefeltet skal ikke fylles ut. Det er Bruk av tvang journaler uten knytning til tjeneste som i IPLOS blir registrert som skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner. I dato- og klokkeslettfeltene registreres når og hvor lenge tiltaket varte. Planlagte tiltak (Tvang i systematiske tiltak) I Oslo brukes sak/tjeneste 87; tvang i systematiske tiltak (HOL kap. 9) når det fattes vedtak om planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner eller tiltak for å dekke tjenestemottakerens grunnleggende behov etter helse- og omsorgstjenesteloven 9-5 tredje ledd bokstav b og c. Utført tvang i systematisk tiltak dokumenteres i journal 11; bruk av tvang og tjeneste 87; tvang i systematiske tiltak (HOL kap. 9) knyttes til. Det er dato og klokkeslettfeltene i journalen som angir når og hvor lenge tiltaket varte. Hendelsen beskrives i tillegg i fritekstfeltet. Det er Vedtaksdato og vedtak Type samt Tildelt og Avsluttet datoene på tjenesten som overføres som IPLOS data. Helsehjelp med tvang I Oslo brukes sak/tjeneste 94; helsehjelp med tvang (PBRL kap. 4A) når det fattes vedtak om helsehjelp med tvang etter pasient- og brukerrettighetsloven 4 A-5. Utført helsehjelp med tvang dokumenteres i journal 11; bruk av tvang, og tjeneste 94; helsehjelp med tvang knyttes til. Det er dato og klokkeslettfeltene i journalen som angir når og hvor lenge tiltaket varte. Hendelsen beskrives i tillegg i fritekstfeltet. Det er Vedtaksdato (beslutningsdato) samt Tildelt og Avsluttet datoene på tjenesten som overføres som IPLOS data. Organisasjonsnummer Organisasjonsnummeret hentes fra Nivået på tjenesten. SYE og bydeler (v/systemkoordinator) må registrere dette inn i nivåtreet, og Prosit registrerer org.nummer til enheter/virksomheter som ikke er knyttet til bydelene eller SYE. 19

21 For følgende tjenester skal det oppgis organisasjonsnummer for utførende virksomhet/enhet: langtidsopphold i institusjon tidsbegrensede opphold i institusjon (utredning/behandling- opphold, rehabilitering og habiliteringsopphold, annet) avlastning i institusjon dagopphold i institusjon nattopphold i institusjon helsetjenester i hjemmet praktisk bistand praktisk bistand opplæring brukerstyrt personlig assistanse (BPA) ) dagaktivitetstilbud øyeblikkelig hjelp døgnopphold Følgende tjenester kan det registreres organisasjonsnummer for: rehabilitering og habilitering utenfor institusjon støttekontakt avlastning utenfor institusjon omsorgslønn matombringing trygghetsalarm Følgende tildelinger/tiltak skal det ikke registreres organisasjonsnummer for: vedtak om tilgang til kommunalt disponert bolig (omsorgsbolig annen bolig) varslings- og lokaliseringsteknologi (GPS) Tildeling av bolig/leilighet i bofellesskap er ingen tjeneste det er eventuelle tjenester som ytes til beboerne som skal ha organisasjonsnummer for utførende virksomhet/enhet. Det er altså tjenestene som i denne sammenheng er viktig, ikke selve boligen. Aktuelle organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret hentes fra fil på SSBs område om IPLOSregisteret. Denne filen oppdateres årlig. Hvis dere ikke finner org.nummeret for en enhet ta kontakt med SSB med følgende e-postadresse: iplos@ssb.no Endrings historikk Versjon Dato Forfatter Endrings historikk Tieto Ny manual MBN Tilpasset Oslo, endret skjermbilder 20