MANUAL FOR BEHOVSSTYRT BEMANNING (BOB) I GERICA

Transkript

1 MANUAL FOR BEHOVSSTYRT BEMANNING (BOB) I GERICA Side 1 av 13

2 Innledning Innføringen av Behovsstyrt Bemanning BOB er underlagt Helseetaten. Styringssystemet innføres i Oslo kommunes hjemmesykepleie, for tjenester til personer med utviklingshemming og i sykehjem driftet av Sykehjemsetaten. I Vedlegg 1, Tjenestetyper som genererer Behovsstyrt bemanning gis en oversikt over de tjenestetypene som omfattes av systemet. Innføring av systemet innebærer en del endringer/nye måter å bruke Gerica på. Dette gjelder blant annet bruk av Tiltaksplan dersom man fra før ikke har tatt dette verktøyet i bruk fult ut. Det er avdelingsleder som har ansvaret for å innføre systemet i sin/sine virksomheter. Dette innebærer også at ansatte har nødvendige og tilstrekkelige kunnskaper i Gerica. Ved behov må nødvendig opplæring iverksettes. Systemkoordinator i bydelen/sye vil på vanlig måte kunne bistå med innføring av ny gericarutine samt ha brukerstøtteansvar for det tekniske i Gerica. Helseetaten har brukerstøtteansvar for innføringen av systemet og bistår avdelingslederne i denne prosessen. Det er startet et arbeid for å se på behov for tilrettelegging/videreutvikling i Gerica hvor målet er færre manuelle registreringer og muligheter for sammenstilling av data. Gerica Plan, som kom i 2014 og ny Tiltaksplan i 2016, er eksempler på forbedret funksjonalitet for sluttbrukere i planlegging, fordeling og utførelse av tjenester samt ivaretagelse av den faglige dokumentasjonen. I manualen omtales brukeren/beboeren/pasienten som bruker. Side 2 av 13

3 Innholdsfortegnelse: 1 Brukeropplysninger Registrering av Tjenesteansvarlig (TA) og Primærkontakt (PK) Registrering av Tjenesteansvarlig Registrering av Primærkontakt (PK) Øvrige personopplysninger Brukers kontakter IPLOS - personopplysninger Tjenesteopplysninger/Tiltaksplan Registrering av Tiltak og tidsplan Registrering av brukerens Helse- og livssituasjon Dokumentasjon Dokumentasjon av Helsehjelp Dokumentasjon av endring av behov Kommunikasjon om brukeren i Gerica Mellom Bestiller og Utfører Mellom Utfører og Utfører Kontroll, oppfølging og effektmåling Intern i virksomheten Tjenesteansvarlig Brukeropplysninger Primærkontakt Brukernes Helse- og livssituasjon Dokumentasjon i journal Tabell: Tjenestetyper i Oslo kommune som genererer Behovsstyrt Bemanning Endringskatalog Dato Versjo n Endring Utført av: Første utgave IO/PROSIT Korrigering etter innspill fra BOB-prosjektet IO/PROSIT Korrigering etter visning for systemkoordinatorene, standardtekst i prosedyre (s. 8) og tilpasset rapport i tjenestebildet (s. 11) IO/PROSIT Skiftet bildet av tiltaksplanen på s. 7 IO/PROSIT Endret innledning, fra prosjektorg. til drift IO/PROSIT Hovedsakelig endringer i registreringen av TA og PK IO/PROSIT Beskrevet seleksjon som henter ut mine PK brukere IO/PROSIT Ny versjon av Gerica med bl.a. ny tiltaksplan IO/PROSIT Side 3 av 13

4 1 Brukeropplysninger 1.1 Registrering av Tjenesteansvarlig (TA) og Primærkontakt (PK) Gjøres både på brukerkortet og på brukerens tjeneste. Det er tjenesteleders ansvar å peke ut TA Registrering av Tjenesteansvarlig På brukerkortet, fanen Oversikt: Høyreklikk med musa eller trykk F4 i feltet Tjenesteansvarlig og søk opp aktuell ansatt: Det må lages rutiner for hva som skal skje med registreringen når tjenesten avsluttes, evt. når brukeren har flere aktive BOB - tjenester samtidig. Oversikt over hvem som er registrert i feltet Tjenesteansvarlig for brukeren/brukerne fås ved å bruke dokumentmalen OK_Tjenesteansvarlig (fletting til Excel) eller ved å kjøre rapportene Brukerkort eller Hjemmejournal fra brukerbildet, se pkt for fullstendig oversikt. Side 4 av 13

5 På tjenesten, fanen Ressurser: Oversikt over registrering av Tjenesteansvarlig i feltet Primærkontakt på tjenesten fås ved å kjøre rapporten Primærkontakt fra tjenestebildet, se pkt Registrering av Primærkontakt (PK) Hvis brukeren har behov for Primærkontakt i tillegg til Tjenesteansvarlig registreres dette på tjenestekortet i feltet Sekundærkontakt, og på prosedyrefanen på helse- og livssituasjonstiltaket, se pkt. 3 side 8. Side 5 av 13

6 Oversikt over de brukerne «jeg» er Primærkontakt for fås ved å bruke seleksjonen OK_Oversikt mine primær/sekundærbrukere (NY) fra brukerbildet, se pkt Hvem som er TA og PK for brukeren vises som informasjon i tiltaksplanen og i fordelingsbildet. Tiltaksplan Informasjon om TA og PK kommer opp nederst i bildet når en tidsplan markeres, her tidsplanen til tiltaket Berikning. Fordelingsbildet Trykk på ikonet «Vis mer» fra merket besøk blir synlig: nederst i høyre hjørne, og følgende informasjon 1.2 Øvrige personopplysninger Brukers kontakter Her registreres brukerens hovedpårørende, fullmektig og evt. verge og andre kontaktpersoner som brukeren har, for eksempel ektefelle/samboer, andre familiemedlemmer, støttekontakt, ortoped, tolk osv. Registreres brukerkortet, på fanen Kontakter: Side 6 av 13

7 Oversikt over brukerens kontakter fås ved å kjøre rapportene Brukerkort eller Hjemmejournal fra brukerbildet, se pkt Disse rapportene viser også brukernes aktive tjenester per. dato IPLOS - personopplysninger Registreres på fanen IPLOS: Her registreres bl.a. status på Individuell plan, når brukeren sist ble vurdert av tann helsepersonell og lege, samt opplysninger vedrørende ernæring og LMG. Side 7 av 13

8 2 Tjenesteopplysninger/Tiltaksplan 2.1 Registrering av Tiltak og tidsplan Tiltak og Tidsplan registreres fra Tiltaksplanen og tar utgangspunkt i brukerens vedtak. Virksomhetene som ikke har gode rutiner i å bruke tiltaksplanen i Gerica må lage en plan for hvordan dette skal implementeres/forbedres. 3 Registrering av brukerens Helse- og livssituasjon Det er opprettet Tiltak under alle tjenestene i Gerica som er definert som BOB - tjeneste. Det er disse som skal brukes for å registrere hvilken Helse- og livssituasjon brukeren befinner seg i. Nedenfor vises BOB - tiltakene som er lagt inn under tjenestetype 3; Hjemmesykepleie: Brukeren skal kun ha ett aktivt tiltak som beskriver situasjonen av gangen, uavhengig om brukeren har flere aktive BOB - tjenester. Det betyr at det må lages rutiner for dette. Eks. i forbindelse med rullerende korttidsopphold eller når brukeren har både Hjemmesykepleie og Praktisk bistand og opplæring. Virksomheten må lage rutiner for hvordan dette skal evalueres og følges opp av Tjenesteansvarlig. Tiltaket som beskriver Helse- og livssituasjonen (senere kalt situasjonstiltaket) opprettes fra Tiltaksplanen under situasjonskode 12; Medisinsk oppfølging, slik: Tjenesteansvarlig og evt. Primærkontakt registreres i prosedyreteksten for historikk og oversikt, som vist på side 6. Det er laget en standardtekst med navn OK_BOB_Tjenesteansvarlig og Primærkontakt som kan brukes. Hvis det er ønskelig at brukerens Helse- og livssituasjon kommer med i arbeidslisten må tidsplanen/tidsplanene, tilsvarende brukerens andre aktive tiltak, knyttes til situasjonstiltaket. NB! tidsestimatet på situasjonstiltaket skal alltid settes til null. Feltet Status i Tiltaksplanen skal brukes for å beskrive brukerens status per dato og her er det relevant å beskrive fakta om hvorfor brukeren befinner seg i den valgte Helse- og Side 8 av 13

9 livssituasjonen. Det er knyttet historikk til denne registreringen slik at en lett kan følge utviklingen i brukerens situasjon. Eksempel på Brukerstatus: Oversikt over antall brukere per Helse- og livssituasjon på en gitt dato fås ved å kjøre rapporten Tjenestestatus fra tjenestebildet, se pkt , og oversikt over brukere med aktiv BOB - tjeneste uten aktiv situasjonstiltak hentes ut ved å bruke ulike seleksjoner i brukerbildet, se pkt Dokumentasjon 4.1 Dokumentasjon av Helsehjelp Alle opplysninger som registreres om/på brukeren i Gerica er en del av brukerens elektroniske pasientjournal. Det er definert hvilke typer journaler som skal brukes i den daglige journalføringen av utførte tjenester per type tjeneste. 4.2 Dokumentasjon av endring av behov Det er laget enhetlige rutiner for hvordan endringer av brukerens behov skal meldes fra utfører til bestiller for de aller fleste tjenester i Gerica. Endringer skal meldes ved at det opprettes en Revurderingsjournal knyttet til den tjenesten det gjelder. I tråd med endringen må utfører også oppdatere IPLOS - opplysningene på brukeren. I tillegg er det nedfelt egne rutiner for hvordan endringer for øvrig skal dokumenteres i forbindelse med de ulike sykehjemstjenestene. 5 Kommunikasjon om brukeren i Gerica 5.1 Mellom Bestiller og Utfører Kommunikasjon om brukere som foregår mellom bestiller og utføres gjøres ved å opprette OL Beskjedjournaler, revurderingsjournaler eller tverrfaglig samarbeidsjournaler etter gitte rutiner. Bestiller og utfører må ha innarbeidede rutiner for uttak og oppfølging av dette. 5.2 Mellom Utfører og Utfører Kommunikasjon om brukere som foregår mellom ulike utførere gjøres ved å opprette OL Beskjedjournaler eller tverrfaglig samarbeidsjournaler. Virksomhetene må ha gode innarbeidede rutiner for uttak og oppfølging av dette. 6 Kontroll, oppfølging og effektmåling 6.1 Intern i virksomheten Virksomheten må selv lage rutiner og tilrettelegge for kontroll og oppfølging og uttak av data ifm. effektmålinger. I og med at Gerica ikke dekker alle krav som ligger i BOB enda, vil noe Side 9 av 13

10 av registreringer og sammenstillinger av data være manuelle. Det vil være aktuelt å koble inn Systemkoordinator i bydel/sye for å tilrettelegge rapporter og filtre lokalt. Nedenfor beskrives en del standard tilrettelegginger som er gjort sentralt som kan være utgangspunkt for interne tilrettelegginger Tjenesteansvarlig I brukerbildet er det laget en flettemal som henter ut de brukerne man haker av og kjører over i Excel. Trykk på ikonet Fletting dokumentmal: OK_BOB_Tjenesteansvarlig: i knapperaden, og velg Rediger/sorter Excel - skjemaet og skriv det ut (kan ikke lagres) Seleksjon med id 22834; OK_BOB_Mine brukere i brukerbildet, selekterer ut de brukerne som har en aktiv tjeneste hvor jeg er satt som Tjenesteansvarlig (den som er innlogget i Gerica). Trykk på pilen ved siden av Menna i knapperaden velg seleksjonen:, og For å få opp brukere med en gitt ansatt som Tjenesteansvarlig i brukebildet, kan seleksjonen med id 22835; OK_BOB_Tjenesteansvarlig brukes. Trykke på Menna, og velg seleksjonen: sett inn aktuell ansatt i filteret, f.eks. slik: Side 10 av 13

11 Trykk på lynet Rapporten Primærkontakt som ligger i tjenestebildet henter også ut oversikt over brukernes Tjenesteansvarlig. Velg å kjøre rapporten for et bestemt tjenestenivå og/eller for en bestemt tjenestetype og/eller en bestemt ansatt Brukeropplysninger For å få ut øvrige brukeropplysninger kan rapportene Brukerkort eller Hjemmejournal brukes. Disse ligger i brukerbildet. NB! Den/de brukerne man skal skrive ut rapporten på, må markeres med grønn hake først. Tjenesteansvarlig kalles Primæransvarlig i rapportene. I rapporten: I Gerica: Primærkontakt Det er foreløpig ikke noen rapport som henter ut data som er registrert i feltet Sekundærkontakt på brukerens tjeneste, men hvem som er TA og PK (registreringene i primær- og sekundærfeltene på brukernes tjeneste) vil synes i de nye bildene som kommer med Gerica Plan, og det vil også etter hvert bli laget en ny rapport. Enn så lenge kan seleksjonen som er beskrevet under brukes. Seleksjon med id 26624; OK_Oversikt mine primær/sekundærbrukere (NY) i brukerbildet, selekterer ut de brukerne hvor jeg er registrer som Sekundærkontakt på (aktiv tjeneste). Trykk på pilen ved siden av Menna i knapperaden seleksjonen:, og velg Brukernes Helse- og livssituasjon For å få oversikt over hvilke brukere og/eller hvor mange brukere som er registrert med en bestemt Helse- og livssituasjon, kan rapporten OK_BOB_Tjenestestatus i tjenestebildet brukes. Her kan man også ta ut statistikk per Tjenesteansvarlig ved å fylle inn feltet Tjenesteansvarlig i filteret. Her eksempel på utfylling av filter: Side 11 av 13

12 Med dette filteret får man ut alle brukere som har tjenester fra HS Ekeberg med tiltaket (Hjemmesykepleie Behovsstyrt bemanning Situasjon: Uavklart) som var aktiv per som ansatt Irene Oksdøl har ansvar for. Man kan også sette datoen tilbake i tid ift. situasjonen til brukerne. For å få full oversikt over alle situasjonstiltakene, må rapporten kjøres en gang for hver situasjon. Helseetaten har utarbeidet et Excelskjema som kan brukes av ledelsen ute for å få oversikt over brukernes Helse- og livssituasjon per dato og utviklingen gjennom tid. Bruk rapporten OK_BOB_Tjenestestatus og hent ut antall brukere og evt. tiltakstiden på gitte datoer og plott inn i skjemaet. Ta kontakt med Helseetaten for mer informasjon. Seleksjon med id 22841; OK_BOB_Mangler situasjon henter ut brukere i brukerlista som har en aktiv BOB tjeneste men mangler aktivt situasjonstiltak. Trykk på pilen ved siden av Menna og velg seleksjonen. NB! gjelder alle BOB - tjenestene. Hvis ikke korttidsavdelingen som brukeren er på (eller skal på) har registrert situasjonstiltak, vil brukeren komme opp selv om tiltaket er registrert under brukerens hjemmesykepleietjeneste (som er satt på Midlertidig stopp). Seleksjon med id 22894; OK_BOB_Mine brukere mangler situasjon henter ut de brukerne som jeg (innlogget ansatt) er tjenesteansvarlig for og som mangler situasjonstiltak. Trykk på pilen ved siden av Menna og velg seleksjonen. Side 12 av 13

13 Denne seleksjonen forholder seg ikke til tjenestene brukerne har, kun om brukeren har et aktivt situasjonstiltak eller ikke Dokumentasjon i journal Det er laget en rapport i journalbildet med navn OK_BOB_Beskjedjournal per tjenesteansvarligsom som TA kan bruke for å sjekke om det har kommet noen nye OL- Beskjedjournaler på brukere han/hun har ansvar for. Fyll inn ønsket Fra og med dato og Tjenesteansvarlig. Man kan også velge andre journaltyper hvis ønskelig, eks. Legejournal. Side 13 av 13

14 Tabell: Tjenestetyper i Oslo kommune som genererer Behovsstyrt Bemanning Tjenestetypene (tjeneste id) IPLOStjenestene Kun for SYE (Type plass) Praktisk bistand og opplæring (5) Psykisk helsearbeid (1) Sykepleie til alvorlig syke (2) Hjemmesykepleie (3) Avlastning bolig (31) Korttidsopphold avlastning (eldre) (35) Korttidsopphold avlastning (eldre) rullerende (36) Korttidsopphold - rehabilitering (40) Korttidsopphold annet (42) Korttidsopphold rullerende (44) Korttidsopphold - utredning/behandling (41) Praktisk bistand: daglige gjøremål Hjemmesykepleie, herunder psykiatrisk sykepleie som ytes i hjemmet Avlastning i institusjon/bolig Avlastning i institusjon/bolig Tidsbegrenset opphold re-/habilitering Tidsbegrenset opphold - annet Tidsbegrenset opphold utredning/behandling Korttidsplass, Rullerende korttidsplass + alle korttid utover en bloc plasser Rehabiliteringsplass og Aker-Rehabilitering Korttidsplass, Rullerende korttidsplass + alle korttid utover en bloc plasser Kortidsplass, Intermediærenhet + alle korttid utover en bloc plasser Korttidsplass - akuttplass (43) Langtidsopphold i sykehjem (50) Langtidsopphold Ordinær, Skjermet, Forsterket, Forsterket annet, Kontrakt, Rus, MRSA, UDI og Langtidsplass på korttid Institusjonsplass psykiatri (51) Bokollektiv for demente (52) Spesialsykehjem for yngre (53) Institusjon eller bolig med heldøgns omsorgstjenester (57) Side 14 av 13

15 Side 15 av 13